مديران ارشد سازمان ها از ديرباز “مديريت هزينه” را موضوعي نامرتبط با راهبرد و رهيافت هاي کلان مي پنداشتند. از نظر آنان، مديريت هزينه يک مبحث فرعي بود که بايد در انتهاي فهرست موضوعات لازم براي بررسي در جلسات هيات مديره و مديران ارشد، قرار مي گرفت. مديران علاقمند به رشد و توسعه نيز نسبت به بحث “مديريت هزينه” احساس ناخوشايندي داشتند و به مطالبي که در اين خصوص مطرح مي شد به ديده تحقير مي نگريستند. از نظر آنان مديريت هزينه صرفا در ملاحظات تنگ نظرانه صرفه جويي مالي از طريق کاهش و تعديل کارکنان سازمان و کاهش بودجه هاي تحقيقاتي و سرمايه گذاري خلاصه مي شد. اين طرز تلقي که حتي امروزه نيز کم و بيش بين مديران سازمانهاي مختلف رايج است ناشي از عدم درک و شناخت صحيح مديريت هزينه در تعاريف جديد مي باشد.
مديريت هزينه در تعريف جديد و ابزارهاي آن
در تعريف جديد، مديريت هزينه عبارتست از مجموعه اقداماتي که مديريت براي تامين رضايتمندي مشتريان، همراه با کنترل و کاهش مستمر هزينه هاي سازمان انجام مي دهد. بدين ترتيب نکته حايز اهميت اين است که کاهش هزينه نبايد به قيمت کاهش رضايتمندي مشتريان و کارکنان سازمان باشد. در اين چارچوب جديد:
1-سازمانها بر کاهش مستمر هزينه هاي خود سرمايه گذاري مي کنند تا برتري بر رقبا در حيطه قيمت حاصل شود.
2-سازمان ها مديريت هزينه را به موضوعي فراگير در تمامي بخشهاي خود تبديل مي کنند تا از تعهد و پايبندي همگاني به آن مطمئن شوند.
3-سازمانها هزينه ها را به عنوان پديده اي جامع و فراگير مديريت مي کنند.
پيشرفت سريع و شگرف فناوري همراه با افزايش روزافزون رقابت در بازارهاي پولي و مالي جهاني، مديران را ناگزير از ارائه خدمات مطلوب به مشتريان و در عين حال با کمترين قيمت کرده است. بسياري از واحدهاي اقتصادي به تدريج از ديدگاههاي حسابداري سنتي فاصله مي گيرند و به ايجاد سيستم مديريت هزينه تمايل نشان مي دهند. سيستم فوق نوعي سيستم برنامه ريزي و کنترل است که هدف هاي زير را دنبال مي کند:
1-اندازه گيري بهاي تمام شده منابعي که در راه انجام فعاليتهاي اصلي واحدهاي اقتصادي مورد استفاده قرار مي گيرد.
2-تشخيص و حذف اقلامي از هزينه که ارزش افزوده ايجاد نمي کنند.
3-تعيين کارايي و اثربخشي فعاليتهاي اصلي انجام شده در واحدهاي اقتصادي
4-تشخيص و ارزيابي فعاليتهاي جديدي که مي تواند عملکرد آينده سازمان را بهبود بخشد.
مديريت هزينه فلسفه اي عام است که به فعاليتها يا بخشهاي خاصي از يک سازمان محدود نمي شود و صرفا اقلام خاص يا غيرعادي را در بر نمي گيرد.به بياني ديگر، در چارچوب سيستم مديريت هزينه فقط اقلام هزينه اي که به طور غيرمعمول زياد هستند، هدف کاهش هزينه قرار نمي گيرند بلکه از اين ديدگاه، هر هزينه اي قابل کاهش است و امکانات کاهش آن بررسي مي شود. شعار مديريت هزينه اين است: “هيچ فعاليتي نيست که نتوان آن را با هزينه اي پايين تر از هزينه کنوني انجام داد”. شايد ابتدا چنين به نظر برسد که اين شعار از واقع گرايي به دور است، ولي با مرور تاريخچه ابداعات و نوآوري هايي که انجام کارها را با هزينه و وقت بسيار کمتر از گذشته امکانپذير ساخته اند، در مي يابيم که به راستي همواره راه کم هزينه تري براي انجام دادن هر کاري وجود دارد.
در هر بخشي از سازمان هاي بزرگ مي توان يک تيم کارکردي تشکيل داد و با توجه به دروندادها که نياز مشتريان بيروني، ذينفعان و مراجعان دروني سازمان، اهداف سازمان، متخصصان در زمينه هزينه و… مي باشند فرآيند سيستم را ترسيم کرد. اين سيستم درگير فعاليتهايي است که منجر به کاهش هزينه ها قبل از شناسايي سوق دهنده هاي هزينه (هزينه برها) و بهبود فرآيندها به منظور کاهش هزينه ها، بررسي نيازها و خواسته هاي مشتريان به طور دقيق و… مي شود. در نتيجه انجام اين فرآيند عرضه بهبود يافته، مشتريان راضي تر شده و نهايتا عملکرد سازمان ارتقا» مي يابد، تيم کارکردي براي کاهش هزينه از ابزار و فنون مختلفي مي تواند بهره ببرد که در حوزه حسابداري مديريت ابداع شده است و در سازمان هاي موفق و اصطلاحا “کلاس جهاني” در سطح وسيع استفاده مي شود. از جمله اين ابزارها و فنون مي توان به هزينه يابي بر مبناي فعاليت، هزينه يابي بر مبناي هدف و هزينه يابي کايزن و… اشاره نمود.
نتيجه گيري:
امروزه تامين نيازمنديهاي مشتريان با هزينه پايين و کيفيت بالا، نيازمند برنامه ريزي و کنترل موثر هزينه ها و يا به طور کلي مديريت اثربخش هزينه ها است. اين مهم بدون در دستور کار قرار گرفتن و همکاري تمامي بخشهاي مختلف سازمان (اصطلاحا فرهنگ سازي) انجام نخواهد پذيرفت. براي مديريت موثر هزينه تکنيکها و مدلهاي مختلفي ارائه شده است. اعتقاد عمومي بر اين است که براي دستيابي به برتري رقابتي و همچنين با توجه به بحران مالي جهاني و مشکلات پيش روي کشور، سازمانهاي مختلف بايد برنامه استفاده از اين ابزارها را در پيش بگيرند و براي رهايي از مشکلات پيش رو به بررسي آنها بپردازند.
اکرم آزادي – اداره کارپردازي
بانك تجارت
