انضباط

با عنايت به اهميت نظم و انضباظ در امور در اين مجال بدين موضوع خواهيم پرداخت.
انضباط: اصلاح رفتار نامطلوب کارکنان

تعریف انضباط

ذگروهیف انضباط را قدرتی دانسته اند که باید در سازمان، وجود داشته باشد تا بتوان به وسیله آن کارکنانی را که قوانین و مقررات اداری را زیر پا می گذارند تنبیه نمود. گروهی نیز انضباط را وجود جو و شرایط خاصی در سازمان تعریف کرده اند که کارکنان را ملزم می کند رفتاری معقول و مقبول و در چهارچوب قوانین و مقررات سازمان در پیش گیرند. در حالی که گروه اول، انضباط را تنبیه کارکنان خاطی و گروه دوم، انضباط را رفتار منظم و مرتب آنان در سازمان می دانند، گروه سومی وجود دارند که معتقدند انضباط ابزاری است که سرپرست از آن برای اصلاح رفتار نامطلوب استفاده می نماید.
نکته جالبی که موقع بحث در باره انضباط باید مد نظر داشت این است که کلمه انضباط، ترجمه کلمه Discipline است که از کلمه Disciple به معنی شاگرد و مرید گرفته شده است و اشاره به نقش مهم رئیس (مراد) در شکل گیری رفتار مرئوس (مرید) دارد و نشان می دهد رهبری مؤثر رئیس، عامل اصلی در چگونگی رفتار و کردار فرد است.

تغییر رفتار

در سالیان اخیر مطالعات بی.اف.اسکینر (B.F.Skiner) استاد روانشناسی دانشگاه هاروارد، مورد توجه متخصصان امور پرسنلی و مدیران در صنایع قرار گرفته است. در ابتدا اسکینر آزمایشهایی برای شرطی نمودن رفتار کبوتر انجام داد و در تحقیقیات وسیعی که در پی این آزمایشات اولیه انجام داد، چگونگی شکل گیری رفتار انسان را مورد مطالعه عمیق قرار داد.
در گذشته ای نه چندان دور از یافته های اسکینر بیشتر در روانپزشکی برای درمان کودکان عقب افتاده استفاده می شد، ولی امروزه در سازمانهای اداری و بازرگانی هم از این یافته ها برای تغییر رفتار کودکان و اثر بخشی بیشتر ان استفاده می شود.
اسکینر یکی از برجسته ترین دانشمندان مکتب رفتاری است. در این مکتب به انسان به عنوان موجودی آزاد و با اختیار که رفتارش سنجیده، ارادی و ناشی از تعقل و تفکر است نگریسته نمی شود و رفتار، چیزی جز واکنش در مقابل محرکهای بیرونی دانسته نشده است. پس اسکینر مدعی است که رفتارشناسان باید به جای توجه به دنیای درونی انسان، رابطه میان انسان و محیط را موضوع تحقیقات و تجربیات خود قرار دهند.
اسکینر و شاگردانش معتقد بودند که نتایج ناشی از رفتار عاملی است که در پیدایش، شکل گیری، ظهور و تکرار آن، نقش اساسی دارد. بنابر این چنانچه نتیجه عملی خوب و خوشایند باشد به احتمال تکرار آن عمل افزوده خواهد شد. و هر چیزی که احتمال تکرار رفتار بخصوص را افزایش دهد، تقویت کننده نامیده می شود.

1-      تقویت مثبت
تقویت مثبت روشی است که اسکینر تأکید بیشتری بر آن دارد. تقویت مثبت، هر چیزی است که از نظر فرد، نوعی پاداش به شمار آید. به عبارت دیگر، اینکه چه چیزی می تواند پاداش باشد، بستگی به فرد، ویژگیهای شخصیتی و نظام ارزشی وی دارد.

2- تقویت منفی
در وهله اول باید توجه داشت که تقویت منفی به معنای تنبیه نیست، به طور کلی، هر چیزی که باعث حذف رفتار نامطلوب شود، تقویت منفی به شمار می آید.

3- خاموشی
عدم واکنش در مقابل فرد روش بسیار مؤثری است که می توان از آن برای تغییر رفتار استفاده نمود. این عمل را اصطلاحاٌ خاموشی خوانده اند؛ زیرا باعث فروکشی رفتار می شود.

4- تنبیه
بنا به تعریف، تنبیه هر عملی است که رفتاری را تضعیف کند و احتمال وقوع و تکرار آن را کاهش دهد. تنبیه می تواند به شکل امتناع از اعطای پاداشی که قبل از ارتکاب خطا در اختیار وی قرار می گرفت نیز باشد.

تحقیقات نشان می دهد در حالی که تأثیر پاداش در رفتار، ساده و قابل پیش بینی است، تأثیر تنبیه در رفتار، بسیار پیچیده است و از این رو، همان طور که گفته شد باید با تأمل و دقت بسیاری از آن استفاده شود.
علیرغم نظر اسکینر، ایجاد تغییرات رفتاری به وسیله مکانیسمهایی که شرح داده شد، همیشه و در هر شرایطی با موفقیت توأم نیست، چرا که بر خلاف فرض رفتارگرایان، معمولاً انسان، همزمان تحت تأثیر محرکهای متعدد و متنوعی قرار دارد که اغلب در تضاد با یکدیگرند.
علاوه بر این مشکلات، نظریات اسکینر به خاطر بی اختیار دانستن انسان و بی اهمیت شمردن انگیزه های درونی به عنوان محرکی برای رفتار نیز مورد انتقاد قرار گرفته است.

فرآیند انضباط

قوانین و مقررات انضباطی باید با توجه به اهداف، سیاست و استراتژیهای سازمان وضع گردند. مقررات انضباطی سپس باید به اطلاع کارکنان سازمان برسد و در صورت لزوم، توضیحات کافی به آنان داده شود، در موقع تعیین و اعمال مجازات هرگز نباید فراموش کرد که هدف، اصلاح رفتاری است که مانع دستیابی به اهداف سازمان یا کندی در وصول به آن گردیده است.

انواع تخلفات

تخلفات اداری به چهار گروه اصلی یعنی تأخیر و غیبت، رفتار نامعقول کارمند در داخل سازمان، تقلب و نادرستی، و رفتار نا معقول کارمند در خارج از سازمان تقسیم شده است.

مهمترین دلایل غیبت کارکنان در سازمان به این شرح است:

· سازمان نمی تواند اهداف شخصی و انفرادی کارکنان را با اهداف سازمان همسو و هماهنگ نماید.
· نظر فرد نسبت به کار و سازمان تغییر می یابد.
· ترکیب نیروهای ورودی به بازار کار تغییر نموده است.
· قانون کار در اکثر جوامع طوری نوشته و تنظیم گردیده است که دست کارکنان برای سوء استفاده تا حدودی باز است.
· اخراج کارکنان بسختی امکانپذیر است.

بررسی و ارزیابی تخلفات

فهرست زیر از جمله مهمترین شاخصهایی است که معمولاً هنگام رسیدگی به تخلفات مورد توجه قرار می گیرد.
· اهمیت مشکل
· سابقه فرد
· ماهیت مشکل
· کیفیت کار و سنوات خدمت فرد
· شرایط خاص (عوامل کاهنده)
· آشنایی فرد با قوانین و مقررات انضباطی
· سابقه برخورد با تخلفات مشابه
· تأثیر مجازات در سایر افراد
· مستند بودن مدارک

اعمال مجازات

اثر بخشی مجازات- رعایت نکات زیر تا حدودی از آثار سوء مجازات می کاهد.
· کارمند باید بداند چه رفتاری مطلوب و چه رفتاری نامطلوب به شمار می آید. پس مجازات کارمند برای دست کشیدن از رفتار نامطلوب هنگامی مؤثر است که مدیر، رفتار مطلوب را به او نشان دهد. در غیر این صورت، اندکی پس از تنبیه، رفتار نامطلوب دوباره ظاهر می شود.
· باید دقت داشت آنچه مدیر تنبیه می پندارد، برای کارمند پاداش نباشد. شماتت و تنبیه کارمندی که داوطلبانه و به درخواست همکارانش قدم پیش گذارده و خواسته های آنها را مطرح کرده است، در واقع به رسمیت شناختن و تدیید موقعیت وی به عنوان نماینده و رهبر کارکنان خواهدبود.
· تنبیه باید فوری یا با فاصله کمی بعد از ارتکاب تخلف انجام شود.
· کارمند معمولاً سکوت کارفرما را دلیل رضایت وی از کار و رفتار خود می داند. از این رو نباید خلافهای کارمند را نادیده گرفت و او را به حال خود رها نمود. پس تأخیر در تنبیه جایز نیست،

انضباط مثبت (انضباط بی مجازات)

بر خلاف روشهای معمول که کنترل رفتار و عملکرد مرئوس با رئیس است، در انضباط مثبت، مسئولیت درستی رفتار و کردار شخصی و شغلی کارمند، به عهئه خود او گذارده می شود. رئیس و مرئوس در جوی دوستانه، مسائل را مطرح و با همکاری و همفکری یکدیگر، سعی در یافتن راه حلی برای آنها می نمایند. رئیس هیچ راه حل بخصوصی به مرئوس تحمیل نمی کند، بلکه این دو، با بحث در باره مسأله و حلاجی آن، به توافق می رسند که بهترین طریقه رفع مشکل چیست. پس در انضباط مثبت، تشویق کارمند به یافتن راهی برای اصلاح رفتارش جانشین تهدید و ارعاب می گردد

فرآیند انضباط مثبت معمولاً از سه مرحله تشکیل می شود:

مرحله اول- جلسه ای با حضور رئیس و مرئوس تشکیل گردیده، ضمن طرح موضوع، در باره آن بحث می شود. مرئوس قبول می کند که مشکلی در رفتار او وجود دارد و قول می دهد که آن را رفع کند. رئیس از سرزنش مرئوس و تهدید به اقدامات انضباطی شدید خودداری می کند. اگرچه ممکن است رئیس یادداشتی از نتایج مذاکرات بردارد، گزارش کتبی از این جلسه در پرونده کارمند درج نمی گردد.

مرحله دوم- چنانچه بعد از جلسه اول، رفتار کارمند همچنان نامطلوب باشد، رئیس نشست دومی با مرئوس خواهد داشت تا معلوم  شود چرا راه حلی که هر دوی آنها معتقد بودند گره گشای مسأله خواهدبود، مؤثر واقع نگردیده است. ولی علاوه بر مذاکرات شفاهی، در خاتمه این جلسه، یک یادداشت کتبی نیز تسلیم کارمند می گردد. در این یادداشت نتیجه مذاکرات و راه حل جدیدی که برای رفع مشکل مورد توافق رئیس و مرئوس قرار گرفته است، ذکر می شود و یادآوری می گردد اصلاح رفتار کارمند، شرط ادامه خدمت می در سازمان خواهد بود.

مرحله سوم- چنانچه جلسات قبلی بی اثر باشد و تغییری در رفتار نامطلوب کارمند به وجود نیاید، در مرحله سوم، یک یا دو روز مرخصی با حقوق به وی داده می شود تا به آینده خود فکر کند و ثصمیم بگیرد که آیا می خواهد با اصلاح رفتار خویش به خدمت خود در سازمان ادامه دهد یا خیر. اگر بعد از تصمیم به ادامه خدمت، رفتار نامطلوب کارمند باز هم ادامه یافت، رئیس با اعتقاد بر اینکه کارمند در قبال سازمان احساس مسئولیت نمیکند، عذر وی را خواهد خواست.

انواع اقدامات انضباطی
تذکر شفاهی، اخطار کتبی، انفصال موقت (تعلیق)، تنزل مقام (تقلیل گروه)، کسر حقوق و مزایا، و اخراج از جمله اقدامات انضباطی است که در مورد کارکنان متخلف اعمال می گردد.

منبع: مدیریت منابع انسانی؛ دکتر اسفندیار سعادت، انتشارات سمت

The following articles, taken from recent issues of our Optimus newsletters, will prove invaluable for anyone with a professional or personal interest in Staff discipline. To ensure you stay up-to-date with the very latest thinking in this area, please make use of the articles below. If you can’t find what you’re looking for here, simply click on another category on the left or ‘search the library’.