نویسنده: سید صادق بحرینی
مهندسي مجدد فرآيندها
چکيده:
انديشمندان و کارگزاران مديريت براي بهبود عملکرد سازمان‌ها از يکي از نوآوري‌هاي مديريتي به نام مهندسي مجدد فرآيندها استفاده مي‌کنند، مهندسي مجدد بر طراحي مجدد فرآيندهاي کاري جهت دستيابي به بهره‌وري و مزيت رقابتي تمرکز مي‌کند. در سال‌هاي اخير، دانشگاه‌ها نيز به دليل پيشرفت در فناوري، افزايش هزينه آموزش، رقابت جهاني و انتظار جامعه، با چالش‌ها و بحران‌هاي زيادي روبرو هستند، از اين‌رو بسياري از آنها به اقدام‌هاي مهندسي مجدد و طراحي مجدد فرآيندهاي خود روي آورده‌اند. لذا در اين مقاله تعريف، اهداف، اصول، فنون، عوامل موفقيت، موانع، ديدگاه‌ها، عناصر مهندسي مجدد و همچنين ضرورت مهندسي مجدد فرآيندها در دانشگاه، چالش‌هاي فراروي دانشگاه‌ها و نهايتاً ماهيت دانشگاه‌ها در آينده بحث شده است.
کليدواژه‌ها:
مهندسي مجدد فرآيندها ـ دانشگاه ـ مديريت سازمان ـ آموزش عالي
مقدمه
انديشمندان و کارگزاران مديريت براي بهبود عملکرد سازمان‌ها، اقدام به نوآوري‌هاي مختلفي از جمله مديريت کيفيت جامع، بهبود مستمر، تحول سازماني، تعيين اندازه صحيح سازمان‌ها نموده‌اند. هدف مشترک تمامي اين رويکردها، تغيير نحوه انجام کارها به منظور بهبود عملکرد سازماني بوده است. در اين ميان يکي از نوآوري‌هاي مديريتي که به سرعت متداول شده، مهندسي مجدد فرآيند کسب و کار (BPR)[1] است.
مهندسي مجدد با فرآيند محوري و با تغييرهاي اساسي که در سازمان به وجود مي‌آورد فعاليت‌هايي که در سازمان ارزش افزوده ايجاد نمي‌کنند را با فرآيندهاي جديد جايگزين مي‌کند. در آن صورت، انرژي سازمان روي کارهاي واقعي و ارزش آفرين متمرکز مي‌شود که ارتقاي بهره‌وري را با افزايش سرعت، ارتقاي کيفيت، بهبود خدمات و کاهش قيمت تمام شده به دنبال خواهد داشت. در سال‌هاي اخير، دانشگاه‌ها نيز به دليل پيشرفت در فناوري، افزايش هزينه آموزش، رقابت جهاني و انتظار جامعه، با چالش‌ها و بحران‌هاي زيادي روبرو هستند، بسياري از آنها براي فائق آمدن بر چالش‌ها و بحران‌هاي ناشي از آن، به اقدام‌هاي مهندسي مجدد و طراحي مجدد فرآيندهاي خود پرداخته‌اند.
هدف دانشگاه از مهندسي مجدد فرآيندها، ساده‌سازي روش‌هاي انجام فعاليت‌ها به منظور افزايش رضايت افرادي که به آنها خدمات ارائه مي‌گردد، مانند اعضاي هيئت علمي‌ها، دانشجويان، کارکنان، پشتيباني کنندگان مالي و کاهش معني‌دار هزينه‌ها مي‌باشد.
1- بيان مسئله
امروزه دانشگاه‌ها با مشکلات متعددي درگير هستند. اهداف يا به خوبي تدوين نشده و يا راهبرد‌هاي حاکم آنها را به مقصد نمي‌رسانند. لذا براي رسيدن به اهداف عاليه خويش لزوم بازنگري، تغيير و تحول روزآمد، تجديدنظر در برخي اهداف و برنامه‌هاي عملياتي خويش را احساس نموده‌اند. براي اين کار بايد از شناخت کامل و همه جانبه فرآيندهاي مختلف دانشگاه شروع نموده تا وضعيت موجود بدست آيد و سپس با استفاده از فنون مديريتي از جمله فن مهندسي مجدد فرآيندها که در دنياي کسب و کار قوياً مورد استفاده قرار گرفته است، دست به تغيير و بهبود فرآيندها زد.
مهندسي مجدد با دگرگون سازي و طراحي جديد، تغيير ذهنيت، فرهنگ و نظام ارزشي در ساختار فرآيندها و روش استفاده از منابع و امکانات تحول بنيادي ايجاد مي‌نمايد، در اينجا بايد پرسيد شرايط مناسب و اوليه براي اجراي BPR در دانشگاه کدامند؟ روش مناسب BPR براي انجام در دانشگاه چه خصوصياتي بايد داشته باشد؟ چگونه مي‌توان شرايط لازم براي اجراي مؤثر BPR را در دانشگاه فراهم آورد؟
2- تعريف مهندسي مجدد فرآيندها
هر سازمان و يا شرکت، يک نهاد اجتماعي است که مبتني بر هدف بوده و داراي سيستم‌هاي فعال و هماهنگ است و با محيط خارجي ارتباط دارد. در گذشته، هنگامي که محيط نسبتاً با ثبات بود بيشتر سازمان‌ها براي بهره‌برداري از فرصت‌هاي پيش‌آمده به تغييرهاي تدريجي و اندک اکتفا مي‌کردند ؛ اما با گذشت زمان، در سراسر دنيا سازمان‌ها دريافته‌اند که تنها تغييرهاي تدريجي راهگشاي مشکلات کنوني آنان نيست و گاهي براي بقاي سازمان لازم است تغييرهايي به صورتي اساسي و زيربنايي در سازمان ايجاد شود. امروزه در سراسر دنيا اين تغييرهاي انقلابي را با نام مهندسي مجدد مي‌شناسند؛ مهندسي مجدد (BPR) روندي است که در آن وظيفه‌هاي فعلي سازمان جاي خود را با فرآيندهاي اصلي کسب و کار عوض کرده و بنابراين، سازمان از حالت وظيفه‌گرايي به سوي فرآيند‌محوري حرکت مي‌کند. همين امر موجب سرعت بخشيدن به روند کسب و کار و کاهش هزينه‌ها و در نتيجه رقابتي‌تر شدن سازمان مي‌گردد.
در مهندسي مجدد اعتقاد بر اين است که مهندسي مجدد را نمي‌توان با گام‌هاي کوچک و محتاط به اجرا درآورد. اين قضيه همان قضيه صفر يا يک است؛ به عبارت ديگر يا تغييري تحقق نيابد و يا در صورت تحقق از ريشه و بنيان تغيير حاصل گردد. مهندسي مجدد به اين معنا نيست که آنچه را که از پيش وجود دارد ترميم کنيم يا تغييرهايي اضافي بدهيم و ساختارهاي اصلي را دست نخورده باقي بگذاريم؛ مهندسي مجدد يعني از نقطه صفر شروع کردن، يعني به کنار نهادن روش‌هاي قديمي و افکندن نگاهي نو به کار.
مهندسي مجدد را با نام‌هاي متفاوتي مي‌توان شناخت، نام‌هايي از قبيل طراحي مجدد فرآيندهاي اصلي (کالپان و مورداک)[2]، نوآوري فرآيندي (داونپورت)[3]، طراحي مجدد فرآيندهاي کسب و کار (داونپورت، شورت و ابلنسکي)[4]، مهندسي مجدد سازمان (لوونتال، همر و چمپي)[5]، طراحي مجدد ريشه‌اي (جوهاتسون)[6] و معماري مجدد سازمان (تالوار)[7] همگي از نام‌هايي هستند که مقوله مهندسي مجدد را معرفي کرده‌اند (همر، 1377).
مايکل همر با مقاله «اتوماسيون کارساز نيست، فرآيندهاي زائد را حذف کنيد»، در مجله[8] H.B.R در سال 1991 نظريه مهندسي مجدد را به جهان مديريت معرفي کرد و پس از آن با چاپ کتاب مهندسي مجدد سازمان‌ها توسط مايکل همر و جيمز چمپي در سال 1993، مهندسي مجدد مانند يک کشتي نجات براي سازمان‌هاي امروزي مطرح گرديد (ابلنسکي، 1376).
مطالعات و بررسي‌هاي به عمل آمده بيانگر آن است که بيش از يک دهه از تدوين علمي اين نظريه نمي‌گذرد که به شدت در جهان مطرح شده و به عنوان يکي از بحث‌هاي داغ سازماندهي مطرح مي‌باشد. جديدترين بررسي‌هاي به عمل آمده در خصوص تکامل اين نظريه حاکي از آن است که از شدت مباحث داغ اوليه آن که حکايت از تغيير بنيادي و انقلابي داشته کاسته شده و مؤلفه‌هاي ديگر اين نظريه از جمله فرآيند به عنوان مهمترين نمود مهندسي دوباره مطرح مي‌باشد.
واژة کليدي در تعريف مهندسي مجدد «فرآيند» است. هر چند اين واژه مهمترين نقش را در تعريف ما دارد، به همان نسبت براي بيشتر مديران بزرگترين دردسرها را به همراه مي‌آورد. بيشتر دست‌اندرکاران دنياي کسب و کار تاکنون «فرآيندگرا»[9] نبوده‌اند. توجه آنها به وظيفه‌ها، شغل‌ها، افراد، و ساختارها معطوف است، و به فرآيندها عنايتي ندارند.
فرآيند کار، مجموعة گام‌هايي است که يک يا چند «درونداد»[10] را بکار گرفته و «بروندادي»[11] مي‌آفرينند که براي مشتري سودمند و خواستني است. به طور مثال پذيرش درخواست مشتري بعنوان «درونداد» و تحويل رضايت‌بخش کالا بدست وي در حکم «برونداد»، و ارزشي مي‌باشد که فرآيند بوجود آورده است (صديقيان، 1382).
انديشة وظيفه‌گرايي، يعني خرد کردن کار به ساده‌ترين اجزاء و سپردن هر جزء به يک متخصص، به مدت دويست سال بر طراحي سازمان شرکتها تأثير داشته است. ولي چرخش بسوي انديشه فرآيندگرايي آغاز گرديده، و اين چرخش، در دگرگوني‌هاي ريشه‌اي که در پاره‌اي از شرکت‌هاي کهن و سرشناس رخ داده است، بخوبي به چشم مي‌خورد.
لازم به ذکر است تفاوت ميان وظيفه و فرآيند همانند تفاوت ميان جزء و کل است. وظيفه واحدي از کار است، فعاليتي که معمولاً يک نفر انجام مي‌دهد. در برابر، فرآيند گروهي از وظيفه‌هاي به هم پيوسته است که با همديگر، نتيجه‌اي بــا ارزش از ديد مشتري را به بار مي‌آورند (صديقيان، 1382).
3- اهداف مهندسي مجدد
اهدافي که مهندسي مجدد به دنبال آنها است اهداف جهشي[12] هستند. رسيدن به اين اهداف سبب بهبود و ارتقاء چشمگير و اساسي در عملکرد سازمان خواهد شد. بر اين اساس دگرگوني‌هاي که مهندسي مجدد دنبال مي‌کند همه ابعاد سازماني از استراتژي و برنامه‌ريزي گرفته تا سيستم‌هاي سازماني و نيروي انساني و تحول تکنولوژيکي و مهندسي تشکيلات و سازمان را بر پايه نيازهاي مشتري و با سازماندهي بر محور فرآيندها را در بر مي‌گيرد. در اين خصوص آقاي داونپورت مي‌گويد: «مهندسي مجدد زماني با معني خواهد بود که بهبود فرآيند سازگار و هماهنگ با رسالت و استراتژي‌هاي سازمان باشد».
4- اصول مهندسي مجدد
بطور خلاصه اصول مهندسي مجدد به شرح زير است:
الف) آرمان محوري
ب) تأکيد بر فرآيندهاي داراي ارزش افزوده
پ) تغيير ريشه‌اي فرآيند محوري
ت) رقابت پذيري
ث) بازنگري در نحوه مصرف منابع و هزينه‌ها
ج) تأکيد بر گسترش کاربردهاي تکنولوژي اطلاعات
چ) تأکيد بر اصل بهبود مستمر فرآيندها
5- فنون مهندسي مجدد
فنوني که مهندسي مجدد در مراحل مختلف از آن استفاده مي‌کند در چهار گروه به شرح زير مي‌باشد:
الف) فنون گرافيکي، ب) فنون آماري، ج) فنون مدل‌سازي، د) فنون متني
6- عوامل بحراني موفقيت[13] برنامه‌هاي مهندسي مجدد
الف) درک مهندسي مجدد و مفاهيم آن
ب) تدوين رويکرد مديريت مبتني بر فرآيند
پ) معيارها و شاخص‌هاي اندازه‌گيري پيوسته عملکرد
ت) تجربه مديريت تحول و فراهم ساختن مرکز پشتيباني
ث) اداره و هدايت کردن پروژه‌هاي مهندسي مجدد بر اساس نتايج
7- موانع سر راه تلاش‌هاي مهندسي مجدد
اين موانع را به طور کلي در چهار گروه زير مي‌توان طبقه‌بندي کرد:
الف) موانع فرهنگي
ب) موانع سازماني و آئين‌نامه‌اي
پ) موانع تکنولوژيکي
ت) موانع قانوني (Tsichritzis, 1997)
8- ديدگاه‌ها و عناصر مهندسي مجدد در سازمان
مهندسي مجدد از ديدگاه‌هاي مختلفي مورد بررسي قرار گرفته است، اين ديدگاه‌ها را مي‌توان در چهارچوب دو مکتب «تندرو» و «محافظه کار» مورد بررسي قرار داد.
مکتب تندرو توسط «مايکل همر»[14]، متخصص کامپيوتر و مشاور مديريت، ارائه و راهبري مي‌گردد. وي مهندسي مجدد را به عنوان يک رويکرد کاملاً جديد و انقلابي براي بهبود فرآيند معرفي مي‌کند و بيان مي‌دارد که اين رويکرد با مديريت کيفيت جامع که رويکرد تدريجي بهبود فرآيند است، متفاوت مي‌باشد (خالقي، 1382).
دومين مکتب که در انتظارات و پيش‌بيني‌ها محافظه کارتر است، توسط «داونپورت» هدايت مي‌شود. در اين مکتب طراحي مجدد و بنيادي فرآيند اصلي، صرفاً به عنوان يک ابزار جديد براي بهبود فرآيند در کنار ساير ابزارها مانند مديريت کيفيت جامع، در نظر گرفته شده است (نگاهي دوباره، 1382).
اخيراً، کليه مکاتب بر اين اصل مشترک تأکيد دارند، که دستاورد اصلي جنبش مهندسي مجدد فرآيند، صرفاً ارايه يک رويکرد بنيادي و انقلابي براي تغيير سازمان نبود، بلکه افزايش آگاهي مديريت در مورد اهميت فرآيند و مزاياي توجه به آن در طراحي و بهبود سازماني مي‌باشد. اين مکاتب براي بکارگيري مهندسي مجدد در سازمان بر هشت اصل ذيل تاکيد دارند:
الف) نتايج را سازماندهي مي‌کند نه وظايف را
ب) مواردي را بررسي مي‌کند که از نتايج فرآيندي براي انجام فرآيند ديگر استفاده مي‌کنند
پ) کار پردازش اطلاعات را در طبقه کار واقعي توليد کننده اطلاعات قرار مي‌دهد
ت) با منابع متفرق از لحاظ جغرافيايي به صورت متمرکز رفتار مي‌کند
ث) فعاليت‌هاي موازي را به جاي يکپارچه کردن نتايج با آن بهم مرتبط مي‌کند
ج) نقطه تصحيح را در جايي قرار مي‌دهد که کار در حال انجام است و فرآيند را کنترل مي‌کند
چ) جمع‌آوري اطلاعات در مورد منابع بعمل مي‌آورد
ح) عموماً مهندسي مجدد در سازمان شامل چهار عنصر استراتژي‌ها، فرآيندها، فناوري و منابع انساني مي‌گردد. استراتژي‌ها و فرآيندها مبنايي را براي بهره‌گيري از فناوري‌ها و طراحي مجدد سيستم منابع انساني ايجاد مي‌کنند.
9- ضرورت مهندسي مجدد فرآيندها در دانشگاه
در سال‌هاي اخير، دانشگاه‌ها به دليل پيشرفت در فناوري، افزايش هزينه آموزش، رقابت جهاني و انتظار جامعه، با چالش‌ها و بحران‌هاي زيادي روبرو هستند، بسياري از آنها براي فائق آمدن بر چالش‌ها و بحران‌هاي ناشي از آن، به اقدام‌هاي مهندسي مجدد و طراحي مجدد فرآيندهاي اداري خود پرداخته‌اند.
در حال حاضر در عرصه آموزش عالي بسياري از دانشگاه‌ها از برنامه‌هاي مهندسي مجدد و طراحي مجدد در فرآيندهاي اداري خود بهره مي‌گيرند، برخي از اين دانشگاه‌ها که گزارش‌هايي در مورد برنامه‌هايشان اعلام نموده‌اند عبارتند از دانشگاه‌هايMaryland, Delaware, Virginia, Sheffield, Kansas و بسياري از دانشگاه‌هاي ديگر.
با توجه به اينکه دانشگاه‌هاي کشور دولتي و غير دولتي مي‌باشد، لذا در اين مقاله ابتدا سازمان‌هاي دولتي و غير دولتي و تأثير مهندسي مجدد فرآيند بر هر يک از عوامل آنها مورد بررسي قرار گرفته است. سپس چالش‌هاي فراسوي دانشگاه‌ها و مهندسي مجدد در دانشگاه‌ها تشريح، و در پايان دورنمائي از دانشگاه‌ها در آينده بيان گرديده است.
10- سازمان‌هاي دولتي و مهندسي مجدد فرآيندها
بسياري از صاحب‌نظران بر تفاوت‌هاي سازمان‌هاي دولتي و خصوصي صحه گذاشته‌اند (ابلنسکي، 1376). هر يک از اين صاحب‌نظران ويژگي‌هاي خاص اين دو نوع سازمان‌ها را از زواياي مختلف مورد بررسي قرار داده‌اند. در اين ميان ريني و همکارانش تفاوت‌هاي سازمان‌هاي دولتي و خصوصي را به سه دسته عوامل محيطي، مبادلات بين سازمان و محيط و فرآيندها و ساختار دروني تقسيم کرده‌اند. در ادامه به بررسي اين عوامل و تأثير آنها بر BPR پرداخته شده است .
10-1- عوامل محيطي
سازمان‌هاي دولتي کمتر بازار محورند و بيشتر به تخصيص بودجه‌هاي عمومي متکي مي‌باشند. اين امر باعث مي‌شود که اين سازمان‌ها انگيزه کمتري براي بهره‌وري و کارايي و تخصيص کارا در منابع وجود داشته باشند و اطلاعاتي نظير سود و هزينه که جنبه بازاري دارند، کمتر وجود داشته باشد. از طرف ديگر محدوديت‌هاي قانوني و رسمي بر اين سازمان‌ها بيشتر وارد مي‌شود و تحت تأثير نفوذهاي سياسي شديدي از جمله تأثير گروه‌هاي ذينفع و ضرورت حمايت ذينفع‌ها هستند (اشراق نياي جهرمي، 1383).
10-2- مبادلات بين سازمان و محيط
دولت به علت برخورداري از قدرت مبتني بر اختيارات قانوني و مصوبات منحصر بفرد، سازمان‌هاي دولتي را وادار به اطاعت از دستورات مي‌کند. با توجه به حيطه وسيع و اهميت اقدام‌هاي دولت، اين سازمان‌ها بر منفعت عام تأثير گذارند و با توجه به اينکه برخي مقام‌هاي دولتي منتخب مردم هستند لذا انتظار مي‌رود که منصفانه و دوستانه‌تر عمل کرده و نسبت به اقدام‌هاي خود در برابر مردم پاسخگو باشند.
10-3- فرآيندها و ساختار دروني
مديران در سازمان‌هاي دولتي از استقلال تصميم‌گيري کمتري برخوردارند، لذا نمي‌توانند بر زيردستان خود اقتدار کافي را اعمال نمايند، نسبت به تفويض اختيارات خود ابا داشته و نقش سياسي‌تري را ايفا کنند. همچنين به علت سياسي بودن انتخابات و انتصابات، ميزان گردش مديران بيشتر بوده و ايجاد محرک‌هاي انگيزشي براي بهبود عملکرد فردي کارکنان سازمان‌هاي دولتي نسبتاً دشوار، و تعهد سازماني و رضايت‌مندي شغلي در سازمان‌هاي بخش دولتي کمتر است (رحماني مياندهي، 1380).
11- چالش‌هاي فراروي دانشگاه‌ها
دانشگاه‌ها در آينده با چالش‌هاي متعددي روبرو خواهند شد، تقريباً در تمامي کشورهاي جهان دانشگاه‌ها تحت فشار ناشي از افزايش سريع تعداد دانشجويان، کاهش هزينه‌هاي واحدهاي درسي، افزايش کنترل دولت و نشانه‌هايي دال بر افزايش ناخرسندي عمومي از روند فعلي نظام آموزش عالي، دچار نوعي بحران هويت شده‌اند.
در بسياري از کشورهاي جهان، دهة گذشته دوره رشد سريع تعداد دانشجويان دانشگاه‌ها و افزايش دسترسي به آموزش عالي بوده است، و به نظر مي‌رسد که اين روند در آينده نيز ادامه يابد. افزايش تعداد دانشجويان و افزايش هزينه‌هاي واحدهاي درسي موجب گرديده که دانشگاه‌ها براي حفظ هويت خود به مثابه يک نهاد مستقل، با کمبود منابع رو به رو شوند. حتي اگر منابع جديدي هم در دسترس باشد، از آنها براي حل مشکل افزايش بيش از حد دانشجويان و کمبود تأسيسات زيربنايي استفاده خواهد شد، و منابعي براي حمايت از نوآوري، ديدگاه‌هاي نو، و تحولات جديد علمي وجود ندارد.
از سويي ديگر مواردي از قبيل تحولات شگرف در فناوري اطلاعات، اينترنت که کلاس‌هاي مجازي را ممکن ساخته است، کتابخانه‌هاي ديجيتالي که منابع و مخازني از دانش را ارائه مي‌نمايند، وب‌ها که متون روزآمدي را جهت مباحث سمينارها و کلاس‌ها ارائه مي‌دهند، شبيه‌سازي کامپيوتري که جايگزين آزمايشگاه شده است و …، تغيير در دانشگاه‌ها را غير قابل اجتناب کرده است، و تجديد نظر براي تعريف دانشگاه‌ها با مفاهيم جديد را ضروري ساخته است.
آموزش عالي بطور اعم و دانشگاه‌ها بطور اخص با تحولات و چالش‌هاي متعددي در تمامي عرصه‌هاي زندگي روبرو خواهند بود. به عبارت ديگر، فعاليت دانشگاه‌ها در آينده به سازماندهي پويايي تبديل خواهد شد، که اين خود از ضرورت‌هاي بقا در جهان پر از رقابت آموزش عالي در آينده است. بحران ناشي از چالش‌هاي ذکر شده غالباً در دو جنبه مالي و ساختاري مورد توجه قرار مي‌گيرد.
11-1- بحران مالي
در اکثر کشورهاي جهان قسمت اعظم بودجه دستگاهها را دولت تأمين مي‌کند، بدين معني که دولتها به طور مستقيم و غيرمستقيم از آموزش عالي حمايت مي‌کنند. آنها بودجة اوليه مورد نياز دانشگاه‌ها را براي ساخت تأسيسات و اجراي طرح‌هاي (پروژه‌ها) سرمايه‌اي تأمين مي‌کنند. بودجه‌هاي منظمي را نيز براي ارتقاء امر آموزش و تحقيقات بنيادي اختصاص مي‌دهند.
در دهه‌هاي اخير مباحث عمده‌اي همچون خصوصي سازي و کاهش هزينه در دولتها و استقلال دانشگاه‌ها (کاهش کنترل دولت)، دانشگاه‌ها را با مسئله نحوه تأمين بودجه مواجه کرده است. در اين راستا تنوع منابع و ارتقاي کارايي بعنوان پاسخ‌هايي به بحران مالي مطرح شده‌اند.
11-2- بحران ساختاري
دانشگاه‌ها عمدتاً بر مبناي فلسفه قرن نوزدهمي تئوري آدام اسميت از توليد انبوه در يک سيستم سلسله مراتبي ايجاد شده‌اند، لذا در حال حاضر اين سيستم سلسله مراتبي فلسفه حاکم بر طراحي و عمليات وظايف دانشگاه‌ها مي‌باشد (دراکر، 1373).
به بيان ديگر در ادبيات سازمان و مديريت، رويکرد کل‌نگر مهندسي مجدد فرآيندها، راه‌کاري براي رويارويي با چالش‌هاي عصر حاضر، پرهيز از ناکارآمدي ساختارهاي سلسله مراتبي و اجراي اصلاحات ساختاري است. و به پرسش‌هايي از قبيل «چگونه از ساختارهاي سلسله مراتبي به ساختارهاي تخت تبديل شويم؟»، «چگونه تيم‌ها را جهت دست يافتن به اهدافشان مهيا کنيم؟»، «چگونه کارکنان وظيفه مدار را به کارکنان چند بعدي تبديل کنيم؟»، «چگونه مديران را از سرپرست به مربي تغيير دهيم؟» و «چگونه فرآيندهاي اصلي را شناسايي و در جهت تناسب با چالش‌هاي جديد تغيير دهيم؟»، پاسخ مي‌دهد.
در سال‌هاي اخير دانشگاه‌ها براي پاسخگويي به چالش‌هاي مطرح شده به اصلاحات ساختاري متوسل شده‌اند. مبناي اين اصلاحات توسعه روش‌هاي جديد انجام مشاغل، توسعه زيربناي مناسب تکنولوژي اطلاعات و اجتناب از ناکارآمدي ساختارهاي سنتي مي‌باشد. نکته ديگري که توسط محققان مورد توجه قرار گرفته است، اين موضوع مي‌باشد که، فعاليت‌هاي اداري و پشتيباني در دانشگاه‌ها، حمايت اثربخشي از فعاليت آکادميک دانشگاه‌ها ارائه نمي‌دهد.
12- مهندسي مجدد در دانشگاه‌ها
دانشگاه‌ها و مؤسسات آموزش عالي سازمان‌هاي پيچيده‌اي هستند. زيرا، غالباً محققان در مباحث ساختاري دانشگاه‌ها با اين امر مواجه مي‌گردند که واحدهاي مختلف (مثلاً دانشکده‌ها) کارهاي مشابه را به روش‌هاي چندگانه و متفاوت انجام مي‌دهند. از جمله اين موارد مي‌توان از فعاليت‌هاي توسعه سيستم‌هاي نرم افزاري، فعاليت‌هاي ساختماني و فرآيندهاي اداري نام برد. لذا بکارگيري الگوي فرآيندي با توجه به موارد ذيل، موجب ايجاد ارزشي بيشتر در فعاليت‌هاي دانشگاه‌ها مي‌گردد:
الف) چگونه الگوهاي فرآيندي مي‌توانند يک نگرش منسجم‌تر و کل‌نگرتري نسبت به فعاليت دانشگاه‌ها ارائه دهند؟ يک فرآيند معمولاً بر بيش از يک واحد سازماني اثر مي‌گذارد. اين امر امکان يک نگرش گسترده‌تري از سازمان نسبت به نگرش وظيفه‌اي يا کارکردي از سازمان، ارائه مي‌دهد.
ب) چگونه الگوهاي فرآيندي امکان طراحي و توسعه سيستم‌هاي اطلاعاتي دانشگاه‌ها را ممکن مي‌سازد؟ روش‌هاي سنتي طراحي و توسعه سيستم با تحليل الزام‌هاي وظيفه‌اي سيستم اجرا مي‌شدند که غالباً صرفاً از ديدگاه يک ذينفع بررسي مي‌شد. سيستم‌هاي بر مبناي مدل فرآيندي و کلان به ما کمک مي‌کند تا يک نگرشي منسجم‌تر و چند بعدي از سازمان داشته باشيم. اين مدل‌ها اين امکان را بوجود مي‌آورد که دانشگاه پس از شناسايي فرآيندهاي اصلي اش بر روي اقدام‌هاي برون سپاري[15] بهتر برنامه‌ريزي نمايد.
بطور خلاصه يک الگوي فرآيندي را بعنوان يک سري از فعاليت‌ها که در بيش از يک واحد مشترکند و براي حل مشکل مشابهي در زمينه مشابه هستند، توصيف مي‌کنيم.
با بکارگيري مدل زنجيره ارزشي پورتر مي‌توان يک دسته بندي از فعاليت‌هايي در دانشگاه‌ها انجام داد. اين مدل سازمان را بعنوان زنجيره‌اي از فعاليت‌هاي پايه مي‌داند که ارزشي افزوده ايجاد مي‌کنند. اين فعاليت‌ها در دو دسته فعاليت‌هاي اصلي و پشتيباني تقسيم مي‌شوند. فعاليت‌هاي اصلي عمدتاً با توليد محصول يا ارائه خدمات و ايجاد ارزشي براي مشتري مرتبط مي‌شوند. فعاليت‌هاي پشتيباني امکان انجام فعاليت‌هاي اصلي را بوجود مي‌آورند. بر مبناي اين مدل، مي‌توان تقسيم‌بندي‌هاي ذيل را براي فعاليت‌هاي دانشگاه‌ها داشت:
الف) فرآيندهاي اصلي
o توليد دانش
o انتقال دانش
ب) فرآيندهاي پشتيباني
o جذب «کمک هزينه ها»[16]
o مديريت کمک هزينه‌ها و قراردادها
o ارتقاء و استخدام اعضاي هيئت علمي
پ) فرآيندهاي پشتيباني از دانشجويان
o ايجاد و اداره محيط يادگيري و زندگي دانشجويان
o ثبت نام دانشجويان
ت) فرآيندهاي پشتيباني غير مستقيم
o تأمين کالا
o اداره تسهيلات
o ثبت و گزارش تبادلات مالي
o ارائه منابع و زيرساخت‌هاي فني
ث) فرآيندهاي پشتيباني کمکي
o ارائه خدمات تغذيه
o انتشارات
مفاهيم مهندسي مجدد بصورت معناداري مي‌توانند فرآيند ارائه خدمات، تدريس و يادگيري در دانشگاه‌ها را طراحي مجدد کنند. پيشرفت در فناوري، هزينه آموزشي، رقابت جهاني و انتظار جامعه، چهار عامل اصلي در انتقال عمليات دانشگاه‌ها بسوي مهندسي مجدد است. مهندسي مجدد يک دانشگاه را مي‌توان با توجه به تقسيم‌بندي فعاليت‌ها و عمليات به دو بخش اصلي تقسيم نمود:
الف) مهندسي مجدد در عمليات‌هاي اداري و پشتيباني
ب) مهندسي مجدد در عمليات‌هاي علمي
12-1- مهندسي مجدد در عمليات‌هاي اداري
مهندسي مجدد در فعاليت‌هاي اداري و پشتيباني بايد قبل از مهندسي مجدد فعاليت‌هاي آکادميک صورت گيرد. نمودار ذيل تفاوت ايده‌هاي يک سازمان وظيفه مدار (سنتي) با يک سازمان فرآيند مدار (مهندسي مجدد شده) را نشان مي‌دهد.
براي تبديل سازمان از “وظيفه مداري” به فرآيند مداري بايد تغييرهاي ذيل حاصل گردد :
الف) تغيير سيستم سلسله مراتبي به تخت
ب) تبديل سرپرست به مربي
پ)تغيير “تصميم‌هاي بالا به پائيني” به توانمند سازي
ت) تبديل کارمند از وظيفه‌مدار به چند بعدي
الف) تبديل سازمان سلسله مراتبي به سازمان تخت: اغلب سازمان‌ها و شرکتها بر مبناي تئوري سلسله مراتبي و توليد انبوه ايجاد شده‌اند و دانشگاه‌ها نيز براي پشتيباني اين سازمان‌ها تلاش کرده‌اند که مشابه اين تئوري تدريس و عمل کنند. سيستم سلسله مرابتي به روابط بالا به پايين و کنترل بالا تأکيد مي‌نمايد، اما در سيستم تخت به روابط پايين به بالا و توزيع کنترل توجه مي‌شود. در سيستم سلسله مراتبي موفقيت بعنوان بالا رفتن از نردبان سلسله مراتب تعريف مي‌شود، در حالي‌که در سيستم تخت موفقيت بوسيله ميزان پشتيباني از فرآيند ارزيابي مي‌شود. در سيستم سلسله مراتبي افراد توسط دستورالعمل‌ها و رويه‌هاي مفصل کنترل مي‌شوند، اما در سيستم تخت افراد در طراحي فرآيند و تصميم‌گيري مشارکت داده مي‌شوند.
ب) توانمندسازي: توانمندسازي به معناي داشتن اختيار، مسئوليت و پاسخگويي در کار مي‌باشد. بحث اصلي در موفقيت توانمندسازي تمايل مدير بر دادن اختيار و مسئوليت به اعضاي تيم مي‌باشد. توانمندسازي احساس تعهد و مسئوليت عميقي را براي اعضاي تيم در پشتيباني از اجراي فرآيند بوجود مي‌آورد.
پ) کارمند چند بعدي: تغيير نگرش کارکنان از چگونگي انجام شغل به چرايي انجام شغل موجب تفاوت‌هاي عمده‌اي در کيفيت ستاده‌هاي نهايي مي‌گردد. در سازمان مهندسي مجدد شده يک عضو تيم بايستي ذهن و دانش چند بعدي در مورد نقش‌هاي ديگر اعضاء در تيم داشته باشد. مديران سازمان نيز بايستي فرصت يادگيري براي اعضاء جهت درک نقش‌هاي يکديگر در سازمان، ارائه نمايند. در يک سازمان مهندسي مجدد شده هر فعاليت و کاري بر مبناي ترکيب‌هاي مناسب تيم فرآيند مي‌باشد. مديران در هر بخش دانشگاه بايد قابليت و دانش کافي در مورد اهداف و فعاليت‌ها به منظور هدايت تيم فرآيند را دارا باشند.
ت) تبديل سرپرست به مربي: مديران جديد در يک سازمان مهندسي مجدد شده، افرادي هستند که مسئوليت رشد اعضاي سازمان را بر عهده دارند. مديران جديد بجاي روابط صرفاً سلسله مراتبي و از بالا به پايين داراي ويژگي‌هايي همچون اعتماد و صداقت در تصميم‌گيري، درک فرآيند و دانشي کار تيمي مي‌باشند.
12-2- مهندسي مجدد در فعاليت‌هاي علمي
مدل ارتباط فردي در آموزش، روش حاکم بر طراحي تدريس و يادگيري در دانشگاه‌ها است. در اين مدل اثر بخشي اعضاي هيئت علمي و پيشرفت دانشجو بوسيله تعداد ساعت‌هاي حضور در کلاس ارزيابي مي‌شود. بعد از قرن‌ها، براي اولين بار اين فرصت پيش آمده است که مدل ارتباط فردي طراحي مجدد گرديده و به مدل بر مبناي ارتباط ديجيتالي تدريس و يادگيري تبديل شود. در اين مدل جديد، استاد نقش جديدي بعنوان تسهيل کننده و راهنما دارا مي‌باشد و دانشجويان بعنوان محققان و مشارکت کنندگان مي‌باشند. مدل جديد چند ويژگي دارد، برنامه آموزشي استاد محور به برنامه آموزشي دانشجو محور و يا دانشجو – استاد محور تبديل مي‌گردد. در پارادايم جديد فناوري کامپيوتر نقش عمده‌اي براي طراحي و اجراي اين مدل ايفا مي‌کند.
مي‌توان مهندسي مجدد علمي را به دو بخش تقسيم کرد. بخش اول تدريس و يادگيري که تقسيم مي‌شود به تکنولوژي در کلاس درس، شايستگي اعضاي هيئت علمي، و شايستگي دانشجو. بخش دوم توسعه برنامه آموزشي که به سه قسمت دوره‌هاي ليسانس، تحصيلات تکميلي و آموزش از راه دور تقسيم مي‌شود.
12-2-1- تدريس و يادگيري
تدريس و يادگيري امروزه بر مبناي فناوري کامپيوتر است. اين امر صرفاً به سخت افزار، سيستم‌هاي آموزشي و سيستم‌هاي مديريت اشاره نمي‌کند بلکه نرم‌افزار برنامه‌هاي آموزشي، هوش و ايدئولوژي‌هايي که استفاده از کامپيوتر در محيط‌هاي آموزشي را هدايت مي‌کند، را در بر مي‌گيرد.
الف) فناوري: فناوري بخودي خود اهداف سازمان را برآورده نمي‌سازد و موجب توليد ستاده‌هاي مناسب از تدريس و يادگيري نمي‌گردد. دانشگاه‌ها بايستي زيرساخت‌هاي کافي براي طراحي و اجراي يک برنامه درسي مبتني بر فناوري داشته باشند.
حداقل زيرساخت‌ها عبارتند از:
– دسترسي به شبکه از خوابگاه، کلاس‌ها، آزمايشگاه‌ها و ساختمان‌هاي دانشگاه
– ارتباط شبکه به اتفاق هر يک از اساتيد
– سايت‌هاي کامپيوتر بايستي مجهز به سخت افزارها و نرم افزارهاي مورد نياز و تيم پشتيباني‌کننده باشد.
– مراکز آموزشي با کارکنان پشتيباني کننده با مهارت‌هاي چند بعدي براي اساتيد و دانشجويان
– شبکه با قابليت کنفرانس‌هاي ويديويي و سرعت پردازش بالا
ب) قابليت‌هاي اعضاي هيئت علمي: توسعه اعضاي هيئت علمي کليد اصلي گشودن جهان جديد يادگيري براي دانشجويان است. اگر اعضاي هيئت علمي دانشگاه‌ها، شايستگي و قابليت بهره گيري از فناوري را داشته باشند آن دانشگاه موفقيت زيادي در بکارگيري فناوري در برنامه‌هاي آموزشي خواهد داشت. پرسش اصلي اين است که چگونه اعضاي هيئت علمي‌ها را براي اين تغيير آماده کنيم. برخي نکات در اين زمينه در ذيل ارائه شده‌اند:
– ايجاد برنامه‌هايي براي بررسي مداوم و سيستماتيک نيازهاي يادگيري اعضاي هيئت علمي و دانشجويان
– ايجاد يک مرکز يادگيري با کارکنان چند بعدي براي کمک به اعضاي هيئت علمي جهت يادگيري
– ارائه وقت آزاد به اعضاي هيئت علمي براي توسعه برنامه‌هاي آموزشي بر مبناي کامپيوتر
– ايجاد سيستم پاداش براي استفاده نوآورانه اعضاي هيئت علمي‌ها از کامپيوتر در برنامه هاي آموزشي
پ) قابليت‌هاي دانشجويان: اساتيد نقش مهمي در بکارگيري فناوري کامپيوتر توسط دانشجويان دارند. توسعه دانشجويان ارتباط مستقيم با تکاليف و توقع‌هاي اساتيد دارد. امروزه در تدريس و يادگيري، اغلب دانشجويان از اينترنت براي دسترسي به منابع آموزشي بهره مي‌گيرند و از طريق پست الکترونيکي با اساتيد و ساير دانشجويان ارتباط برقرار مي‌کنند. بهره‌گيري از کامپيوتر فراتر از صرفاً ابزار دسترسي توسط دانشجويان با قابليت و نگرشي استاد ارتباط دارد. مزاياي فناوري در برنامه‌هاي آموزشي در شکل شبيه‌سازي، مطالعه موردي، سيستم هوشمند و حل مشکل براي توسعه تفکر انتقادي و مهارت‌هاي تصميم‌گيري بسيار مهم مي‌باشند.
تقويت قابليت عمومي دانشجويان در زمينه فناوري‌هاي کامپيوتر بايستي بخشي از برنامه‌هاي آموزشي آنها باشد و همچنين دانشجويان نيز بتوانند از خدمات مراکز يادگيري با کارکنان چند بعدي (چند مهارتي) بهره‌مند شوند.
12-2-2- طراحي برنامه درسي
در بخش طراحي برنامه درسي بايستي در برنامه‌ها بر توانمندسازي دانشجويان در فعاليت‌هاي يادگيري توجه شود. فناوري بايستي بخشي از برنامه درسي براي دسترسي به منابع (کتابخانه، اينترنت)، ارتباطات (پست الکترونيکي) و آموزش بر مبناي کامپيوتر (شبيه سازي، مطالعه موردي، و سيستم هوشمند) باشد.
– برنامه درسي ليسانس: در دوره ليسانس برنامه درسي استاد- محور مي‌تواند هنوز بعنوان تئوري حاکم براي تدريس و يادگيري ادامه يابد. تدريس بر مبناي سخنراني‌ها، ارايه‌ها، تکاليف بر مبناي کامپيوتر مانند مشارکت در بحث گروهي و ارتباطات (پست الکترونيکي)، دسترسي به منابع از طريق اينترنت باشد. در آينده وب‌ها تأثير عمده‌اي در برنامه‌هاي آموزشي خواهند داشت.
– برنامه درسي تحصيلات تکميلي: فعاليت‌هاي دوره‌هاي تحصيلات تکميلي بايستي از استاد محوري به استاد- دانشجو محوري تغيير يابد. در اين مدل، دانشجويان در طراحي فرآيند تدريس و يادگيري بايستي ورودي و داده داشته باشند. دانشجويان بايستي در انتخاب متون و ابزارها آزاد باشند. طراحي کاربردها بر مبناي کامپيوتر (شبيه‌سازي، مطالعه موردي، و سيستم هوشمند) در سطح تحصيلات تکميلي بسيار پيچيده و زمان بر است. در فعاليت‌هاي تحصيلات تکميلي، دانش کاربرد اينترنت براي دسترسي و انتقال متون و منابع بسيار ضروري مي‌باشد.
13- ماهيت دانشگاه‌ها در آينده
در سال‌هاي اخير، در مورد ماهيت دانشگاه‌ها در آينده نظرها و پيشنهادهاي مختلفي ارائه شده و تلاش‌هاي قابل توجهي براي حل اين مسئله صورت گرفته است. يونسکو به عنوان سازمان بين‌المللي که تا حد قابل توجهي به مسائل آموزشي، از جمله آموزش عالي در جهان توجه مي‌کند، نظر و تفسير خاصي در مورد دانشگاه‌هاي آينده دارد. اين سازمان که خود را در بازنگري نظام آموزش عالي در جهان متعهد مي‌داند، معتقد است که، تمام نظام‌ها و نهادهاي آينده‌نگر و دورانديش آموزش عالي بايد رسالت خويش را با عنايت به اين هدف کلان که مي‌توان آنرا «دانشگاه فعال» ناميد تعيين نمايند.
دانشگاه فعال عبارتست از:
– مکاني براي آموزش‌هاي عالي کيفي که توانايي‌ها و کارايي دانشجويان را براي انجام طيف گسترده‌اي از امور و فعاليت‌هاي اداري و تخصصي ارتقا مي‌بخشد.
– مکاني که دسترسي بدان منوط به داشتن شايستگي‌ها و توانايي‌هاي فکري و توان لازم براي مشارکت فعال در برنامه‌هاي آن است.
– جامعه‌اي که با تمامي امکاناتش به کار تحقيق، خلاقيت و نشر دانش اشتغال دارد.
– مکاني آموزشي که اساس کار آن را صرفاً کيفيت و دانش تشکيل مي‌دهد.
– مکاني که به عنوان بخشي از کار و فرهنگ خود، از تقويت و به روز کردن دانش و توانايي‌هاي نيروها استقبال مي‌کند.
– جامعه‌اي که همکاري با بخش‌هاي صنعت و خدمات براي پيشرفت اقتصادي مناطق مختلف و کل کشور را تشويق و از آن فعالانه حمايت مي‌کند.
– مکاني که، در آن مسايل و راه‌حل‌هاي مهم محلي، منطقه‌اي، ملي و بين‌المللي مورد شناسايي، بررسي و توجه قرار مي‌گيرد.
– مکاني که دولتها و ساير نهادهاي عمومي مي‌توانند براي کسب اطلاعات علمي و صحيح، که به طور فزاينده‌اي براي تصميم‌گيري در تمامي سطوح مورد نياز است و همچنين مشارکت عمومي در روند تصميم‌گيري را ارتقاء مي‌بخشد، مراجعه کنند.
– جامعه‌اي که اعضاي آن با پايبندي کامل به اصول آزادي علمي براي دستيابي به حقيقت، دفاع از حقوق بشري و ارتقاء بخشيدن به آن، دموکراسي، عدالت اجتماعي، تساهل و بردباري در جوامع خود و کل جهان تلاش مي‌کنند و در تربيت شهروندان متعهد و ايجاد و گسترش فرهنگ صلح مشارکت مي‌نمايند.
– و بالاخره، نهادي که جايگاه خود را در جهان کنوني بخوبي مي‌شناسد و خو را با شرايط زندگي معاصر و ويژگي‌هاي خاص هر منطقه و کشور وفق مي‌دهد.
اين کلان نگري دانشگاه فعال، نمايانگر قدرت خلاق آن براي يافتن الگوها و روش‌هاي نهادين خاصي است که بتواند پاسخگوي نيازها، شرايط و امکانات نهادهاي آموزش عالي، جوامع، کشورها و مناطق خاص باشد (Allen, 1999).
نتيجه‌گيري
با توجه به مباحث مطرح شده و نتايج چشمگير اجراي مهندسي مجدد در دانشگاه‌هاي بزرگ و معتبر که منجر به مواردي همچون کاهش هزينه‌ها تا 30% و در جاهايي تا سقف يکصد ميليون دلار شده است و از طرف ديگر رشد تقاضا براي ورود به آموزش عالي در سطح جهان، لزوم بازنگري در فرآيندها و تغييرهاي بنيادي در شيوه‌هاي مديريت دانشگاه‌ها بيش از پيش آشکار مي‌گردد؛ در ايران نيز با رشد جمعيت در سنين متوسطه در سال‌هاي اخير اين امر نمايان گرديده است لذا لازم است با بررسي روش‌هاي مختلف اجراي اين فن و بومي سازي آن براي اجرا در آموزش عالي کشور و سرمايه‌گذاري مناسب به مرحله اجرا در آيد. …
