تنخواه و انبارداری در كارخانه سيمان سفيد شرق

نویسنده: نسترن مقيمی

مقدمه:
امروزه با توجه به تنوع رشته هاي تحصيلي و همچنين زمينه هاي كاري متفاوت و با عنايت به اين كه بسياري از افراد با توجه به شرايط موجود در بازار كار كشورمان در مكان هايي مشغول به كار هستند كه هيچ گونه وجه تشابهي با رشته تحصيلي آنها ندارد لذا من سعي كردم كه حداقل مجموعه اي را براي گذراندن دوره كارورزي ام انتخاب نمايم كه تا حد امكان با رشته تحصيلي ام يعني مديريت صنعتي مرتبط باشد بنابراين شركت سيمان سفيدشرق را انتخاب كردم كه مجموعه اي خوش نام و همچنين تا حد زيادي مرتبط با رشته تحصيلي ام بود، ولي از آنجا كه اكثرت غريب به اتفاق پرسنل اين مجموعه بنا به شرايط كاري مرد بودند به ناچار در قسمت امور مالي و اداري اين كارخانه همكاري خود را شروع كردم . امور مالي اين كارخانه به قسمتهاي مختلفي نظير حقوق و دستمزد،حسابداري فروش(انجام امور حسابداري مربوط به فروش سيمان)،حسابداري انبار،حسابداري مديريت (ارائه گزارشات مديريتي)،حسابداري بازرگاني و امور مالي (صدور چك،پرداخت هاي پيمانكاران ،تنخواه،و…) تقسيم مي شد كه من در اينجا بحث مربوط به تنخواه و نيز مباحث مربوط به انبار را تشريح مي نمايم .

تنخواه
در شركتهاي مختلف بسته به نوع فعاليت آنها با توجه به عمليات مالي كه انجام مي دهند كه اكثر آنها از طريق بانك و حسابهاي بانكي انجام ميشود براي پرداخت هزينه هاي جاري و ضروري شركت و جهت تسريع در انجام امور جاري روزانه مبلغي مشخصي را تحت عنوان تنخواه به شخصي كه تنخواه دار نام دارد پرداخت مي نمايند. تنخواه دار با توجه به صورت حسابهاي ارائه شده كه به تاييد مديران رسيده است نسبت به پرداخت صورت حساب ها اقدام و مدارك و ضمائم مربوطه را دريافت و نگهداري مي نمايد كه براي شارژ تنخواه اين مدارك را به همراه صورت تنخواه (فرمي كه خلاصه هزينه هاي در آن لحاظ ميشود) به امور مالي دفتر مركزي ارسال نموده تا مجدداً تنخواه به ميزاني كه هزينه شده شارژ گردد.
جهت تسريع در انجام اين مراحل و نيز جلوگيري از ايجاد وقفه و همچنين اعمال كنترل بيشتر در انجام اين سيكل معمولاً دستورالعملي تحت عنوان دستورالعمل مالي استفاده از تنخواه تهيه ميشود كه در ذيل به شرح آن مي پردازيم :

دستورالعمل های مالی استفاده از تنخواه گردان
1-1-هدف از تهیه و تدوین این دستورالعمل ،تسریع در انجام هزینه های جاری و جلوگیری از توقف کارها و ایجاد هماهنگی و کنترل بیشتر در هزینه های جاری شرکت میباشد . پرداختهای شرکت عمدتا توسط بانک انجام میگیرد لیکن پرداخت هزینه های ضروری و فوری به جهت تسریع در کار بر مبنای این دستورالعملو از محل تنخواه گردانهای نقدی که به همین منظور ایجاد میشود انجام خواهد گرفت .
2-1- تنخواه گردان عبارت است از مبلغ ثابت یا متغیر وجه نقد نزد صندوق ،بانک یا موسسات مالی که به تناسب حجم پرداختهای جاری،پس از اخذ تضمین کافی به اشخاص صلاحیتدار شرکت واگذار میگردد . این وجوه معمولا پس از مدت زمان معین یا صرف میزان مشخصی از آن ،بر اساس صورت خلاصه تنظیمی تنخواه گردان تسویه میگردد .
3-1- مدیر امور مالی مجاز است به منظور تسهیل در امر پرداخت مخارج واحدها، تنخواه گردان انتخابو به تصویب مدیر عامل برساند همچنین قسمت های مختلف شرکت که احتیاج به وجوه تنخواه گردان نقدی دارند، تقاضای خود را با ذکر مبلغ و همراه با توجیهات و دلائل کافی و همچنین نوع و مشخصات  هزینه هایی را که از محل تنخواه گردان پرداخت خواهد شد به امور مالی ارسال خواهند نمود .
4-1- ایجاد تنخواه گردان نزد هر یک از شعب بانکها و موسسات مالی اعم از دفتر مرکزی و کارخانه منوط به پیشنهاد مدیر عامل و تصویب هیئت مدیره خواهد بود و برداشت از این حساب با امضای متفق تنخواه گردان و مدیر عامل یا مدیر امور مالی میباشد در محل کارخانه تنخواه مشترک به امضای مدیر کارخانه و مسئول مالی مستقر در کارخانه صورت میگیرد.
5-1- در مورد حساب تنخواه گردان نزد بانک ها و موسسات مالی ، به هیچ عنوان چکهائی که بنام شرکت از محل درآمدها واصل شده است ، تحت هیچ عنوان به این حساب منظور نمی گردد ،ضمن اینکه تنخواه گردان اجازه استفاده از حساب مذکور در امور شخصی را نخواهد داشت .
6-1- هر گاه وجوه تنخواه گردان نزد بانکها و موسسات مالی نگهداری شود ، مسئولین تنخواه گردان بایستی تصویر چکهای صادره را به همراه سند مربوطه ضمیمه گزارش تنخواه نمایند ، همچنین چک بایستی در وجه ذینفع صادر و حواله کرد آن خط زده شود و صادر کننده ، از صدور چک بی محل و چک در وجه حامل جدا خودداری نماید با این حال ، تنخواه دار مکلف است در هر ماه گردش حساب مذکور را به امور مالی ارائه نماید . ضمن اینکه هر نوع اسناد پرداخت ،اعم از چک یا دفترچه های بانکی نیز بایستی پس از انقضای مدت استفاده ، ته سوش آنان به امور مالی واگذار گردد .

ماده 2 – مبلغ تنخواه گردان
1-2- در ابتدای هر سال مبلغ هر یک از تنخواه ها  با توجه به حجم احتیاجات هر واحد ،برای مدت معین و با در نظر گرفتن گزارش عملیات سال قبل و پیش بینی نرخ تورم در سال جاری تعیین میگردد .
متوسط این مبلغ را در صورت ثابت بودن شرایط از رابطه زیر میتوان محاسبه نمود .
مخارج روزانه *( مدت زمان واریز تنخواه گردان + دوره زمانی تنخواه گردان ) =مبلغ تنخواه گردان
دوره زمانی تنخواه گردان : عبارت است از فاصله بین دو صورت وضعیت تنخواه گردان
زمان واریز تنخواه گردان : عبارت است از مدتی که بازپرداخت مخارج تنخواه به طول می انجامد .
2-2- تعیین مبلغ تنخواه در مورد اشخاصی که سابقه پرداختهای قبلی را ندارند ، برآورد پرداختهای ماهانه سال جاری و با رعایت مفاد این آیین نامه خواهد بود .
3-2- در شرایط فورس ماژور ، بحران های مالی و یا حساس بودن عملیات اجرائی ، مبلغ تنخواه گردان مربوطه بنا به پیشنهاد مدیر امور مالی و تصویب مدیر عامل برای مدت زمان مشخص تغییر می یابد .
4-2- در صورتیکه جمع وجوه نزد تنخواه گردان برای انجام امور محوله کافی نباشد ، بر اساس درخواست کتبی فرد و با اتکا به روش و مستندات کافی و تشخیص مدیر امور مالی نسبت به افزایش مبلغ (سقف ) تنخواه اقدام خواهد شد .
5-2- افزایش مبلغ تنخواه در مورد پرداختهایی که جنبه استمرار ندارند تابع مقررات بند 3-2 خواهد بود .
6-2- سقف تنخواه فرعی یک میلیون ریال میباشد که به پیشنهاد مدیر امور مالی و تصویب مدیریت عامل قابل پرداخت میباشد .

ماده 3-انواع تنخواه گردان
1-3- تنخواه گردان از لحاظ شکل به ثابت و متغیر و از لحاظ ماهیت به نقدی وتعهدی و به لحاظ اهمیت به اصلی و فرعی تقسیم میشود .
1-1-3- تنخواه گردان ثابت آن نوع تنخواه گردانی است که وجه در اختیار وی ثابت و با ارائه هر صورت خلاصه تنظیمی ،عینا همان مبلغ در صورت تایید مدیر امور مالی ، تامین خواهد شد .
2-1-3- تنخواه گردان متغیر آن نوع تنخواه گردان است که بدون در نظر گرفتن ارائه صورت خلاصه تنظیمی بنا به تقاضای تنخواه گردان و تشخیص مدیر امور مالی و تصویب مدیر عامل تنخواه وی تامین میگردد .
3-1-3-تنخواه گردان نقدی آن نوع تنخواه گردانی است که برای یک نسخه سند مثبته با هر مبلغ ،پرداخت آن کاملا صورت گرفته باشد .
4-1-3- تنخواه گردان تعهدی آن نوع تنخواه گردانی است که برای یک نسخه سند مثبته با هر مبلغ ، قسمتی از آن پرداخت و یا هیچ پرداختی انجام نشده باشد .
2-3- شرکت به منظور تامین تنخواه هر واحد و پرداخت هزینه های جاری که از محل چک های صادره شرکت میسر نمیباشد ، اقدام  به ایجاد تنخواه گردان مشترک (اصلی) با امضای مشترک مدیر عامل و مدیر مالی و به منظور تامین منابع تنخواه های فرعی ایجاد میشود .
3-3- چنانچه مسئولین تنخواه گردان دارای تنخواه تعهدی باشند مکلف هستند ماهانه گزارش تعهدات خویش را به مدیر امور مالی گزارش دهند .
4-3- مسئولین تنخواه گردان حق دریافت استقراض را به نام شرکت نخواهند داشت ،مگر با تصویب مدیر عامل که در این صورت حدود و نحوه تسویه استقراض را وی تعیین می نماید .
5-3- چنانجه در صورت خلاصه تنظیمی ماهیت تنخواه ، نقدی اعلام شود ،اسناد ارسالی حداکثر تا میزان مانده بدهکار تنخواه گردان نزد حسابهای شرکت قابل رسیدگی می باشد و مازاد بر آن مورد تایید نخواهد بود .
6-3- در صورت انجام خریدهای تعهدی (نسیه) توسط مامورین تنخواه گردان ،لازم است تنخواه اعتباری به شماره سریال مستقل به امور مالی تحویل گردد که در این خصوص روش ذیل قابل اعمال خواهد بود .
اگر تنخواه نقدی باشد :        001/ م / ن  (شماره سریال اندیکاتور / مشهد / نقدی
اگر تنخواه تعهدی باشد :     001/ م / ت  (شماره سریال اندیکاتور  /مشهد / تعهدی
7-3- جنانچه نوع تنخواه گردان به شکل ثابت تصویب گردد ،و در شرایط فورس ماژور به وجهی بیش از مبلغ تنخواه مصوب نیاز شود با نظر مدیر امور مالی و تصویب مدیر عامل مبلغ مذکور در وجه تنخواه گردان پرداخت خواهد شد ،در این صورت مسئول تنخواه گردان مکلف است برای وجوه مذکور صورت تنخواه مستقل تهیه و اسناد آن را به امور مالی ارسال و در صورت وجود مازاد وجه ،آن را به حساب بانکی شرکت واریز و فی واریزی را به صورت خلاصه تنظیمی الصاق نماید .
8-3- امور مالی بایستی کنترل نماید اضافه بر مبلغ تنخواه گردان وجوه دیگری به متصدیان تنخواه پرداخت نشود .

ماده 4 – مدت تنخواه گردان
1-4- مدت تنخواه گردان زمانی است که طول میکشد مسئول تنخواه گردان نسبت به انجام مخارج و جمع آوری اسناد و مدارک و ارسال آن به امور مالی اقدام نماید .
2-4-مدت زمان مذکور در بند اخیر در شرایط عادی نباید کمتر از 5 روز و بیش از 15 روز به طول انجامد .
3-4- در صورت طولانی تر شدن مدت زمان تنخواه بیش از زمانهای مورد اشاره ، اسناد ارسالی به دلیل رعایت نمودن سیستم کنترل داخلی ، به هیچ عنوان مورد پذیرش نخواهد بود .

ماده 5 –حدود اختیارات و ضوابط هزینه
1-5- به طور کلی حدود اختیارات تنخواه گردان تابع آیین نامه ها ، دستورالعمل ها و بخشنامه هایی است که حسب مورد به تصویب مدیر عامل یا هیئت مدیره شرکت رسیده باشد .
2-5- برای ارسال صورت خلاصه اسناد تنخواه ، رعایت اصول کنترل های داخلی حسابها الزامی بوده که برای این منظور ذکر نکات ذیل ضروری خواهد بود :
– کلیه اسناد و مدارک پرداخت می بایست با نام شرکت انجام شود .
– کلیه اسناد و مدارک پرداخت در صورت نیاز بایستی در فرم درخواست کالا که به تایید مقام های مجاز واحد رسیده باشد انجام پذیرد .
– کلیه اسناد و مدارک پرداخت می بایست دارای عناوین : نام فروشنده ، مهر ، امضا ، آدرس و تلفن فروشنده باشد .
– کلیه اسناد و مدارک پرداخت می بایست دارای سریال عطف که حاوی شماره تنخواه و شماره ردیف سند مثبته میباشد ، ممهور شود .
– از آنجائیکه برای برخی مخارج عرفا فاکتور صادر نمی شود ، تنخواه گردان مکلف است از فرم های تهیه شده مربوطه استفاده نماید .
– در صورتیکه اسناد و مدارک ارسالی تماما پرداخت شده است ،روی یکایک آنها مهر پرداخت شد ممهور شود .
– روی کلیه اسناد ومدارک ارسالی حسب مورد،مهر کمترین قیمت خریداری شده است ممهور شود.
– هر گاه سازمان های دولتی برای کنترل فعالیتهای اقتصادی ،ابزارهای خاصی را وضع نماید ،عینا در عملیات خرید و فروش لازم الاجرا خواهد بود مسئولین تنخواه گردان ضمانت اجرائی آن را عهده دار خواهند بود .
– مسئولین تنخواه گردان از کل وجوه در اختیار خود حق واگذاری هر گونه وام ، علی الحساب ، مساعده ، پیش پرداخت و یا وجه امانت ، خارج از ضوابط مالی شرکت به افراد و موسسات را نخواهد داشت و صرفا امانت دار این وجوه می باشند . ضمن اینکه هر نوع نقل و انتقال وجه در خصوص موضوع های فوق و سایر موضوعات پیش بینی نشده ، کان لم یکن خواهد بود – به دلیل تجزیه و تحلیل اسناد و مدارک مثبته ، مسئولین تنخواه مکلف هستند در روی هر یک از اسناد ارسالی مراکز هزینه و پروژه آن را قید نمایند .
– در صورت خرید یا تعمیر دارائیهای ثابت یا حقوق مالی ،مسئولین تنخواه مکلف هستند حسب مورد محل استفاده یا استقرار ،مشخصات فرد تحویل گیرنده را در فرم تهیه شده ، منضم به اسناد پرداخت فوق به امور مالی ارائه نماید .
– در صورت نیاز به تهیه صورتمجلس برای هر نوع عملیات اجرائی اصل صورتجلسه به ضمیمه تنخواه و تصویر آن نزد تنخواه دار باقی خواهد ماند .
– در خصوص پرداخت هایی که بر اساس قرارداد ،حقوق دولتی و قانونی در آنها لحاظ گردیده است تنخواه گردان مکلف است با هماهنگی امور مالی نسبت به پرداخت وجه اقدام نماید .
– در مواردیکه فروشنده یا سرویس دهنده خدمات بعضا از صدور فاکتور خودداری نماید تا میزان 100.000 ریال با گواهی متصدی تنخواه گردان مبنی بر اینکه کالا و یا سرویس به نازلترین مبلغ ابتیاع شده است با ذکر نام فروشگاه و یا سرویس دهنده بلامانع است. در مورد مبلغ بیش از 100.000 ریال تائید قبلی و کتبی مسئول تنخواه گردان نیز ضرورت خواهد داشت هر گاه مبلغ مذکور بیش از 200.000 ریال باشد موضوع باید کتبا به مدیر امور مالی اعلام و پس از تائید ایشان در ذیل گزارش کتبی نسبت به انجام خرید کالا و یا سرویس اقدام لازم به عمل آید .
4-5- هر گاه تنخواه گردان تنها مسئولیت یک تنخواه گردان را داشته و واگذاری مسئولیت بیش از یک تنخواه گردان به یک فرد جایز نیست .
5-5- در صورت دریافت اسناد و مدارک تضمین از اشخاص ثالث یا طرف معامله مراتب می بایست ظرف همان روز به امور مالی گزارش وکلیه اسناد و مدارک مربوطه به صندوق شرکت واگذار گردد .

ماده 6 – نحوه بازیافت هزینه ها و اقدامات امور مالی
1-6- دریافت هزینه های انجام شده از محل تنخواه گردان بابت خرید کالا یا هزینه های مجاز در صورتی امکان پذیر است که مخارج انجام شده با رعایت کامل این دستورالعمل و در چارچوب آئین نامه معاملات انجام گرفته باشد .
2-6- متصدی تنخواه گردان فاکتور های هزینه را به ترتیب تاریخ قرارداده و سپس آنها را به ترتیب شماره از یک شماره گذاری نموده و در صورت خلاصه هزینه های تنخواه گردان به ترتیب شماره فاکتور و تاریخ آنها را ثبت نماید و صورت و ضمائم آن را به تائید برساند .
3-6- امور مالی سریعا به اقلام هزینه رسیدگی و ضمن تفکیک عوامل هزینه در خلاصه تنخواه گردان و حصول اطمینان از انجام کامل مقررات شرکت و دستورالعمل تنخواه گردان و همچنین حصول اطمینان از اجرای آئین نامه معاملات نسبت به بازپرداخت آن اقدام مینماید .
4-6- در صورتیکه تعدادی از اسناد هزینه مورد تائید نباشد  و یا آنکه هزینه فاقد مدارک مستند باشد معادل مبلغ سند از صورت تنظیمی کسر و نسبت به پرداخت بقیه مبلغ اقدام می نماید .ضمنا سند مذکور از جمع اسناد جدا و به متصدی تنخواه برگشت داده میشود .
5-6- در مواردیکه هزینه انجام شده خرید کالا باشد برگ رسید کالا به انبار و برگ سفارش خرید می باید ضمیمه فاکتور مربوطه گردد و چنانچه هزینه مربوطه با اخذ سرویس یا خدمات باشد تائید واحد گیرنده سرویس و خدمات در روی فاکتور اصلی هزینه الزامی است .

ماده 7 – تضامین
1-7- مسئولین تنخواه گردان در قبال وجه در اختیار و در راستای افزایش سیستم کنترل های داخلی حسابداری مکلف هستند ، معادل یک برابر و یا حسب مورد میانگین وجوه در اختیار ، تضمین کافی به شرکت واگذار نماید .
2-7- اسناد تضمینی دریافت شده از مسئولین تنخواه گردان نزد صندوق شرکت باقی خواهد ماند و با تسویه حساب  کامل وجوه در اختیار و انقضای این مسئولیت و همچنین در صورت نداشتن تعهدات به اشخاص ثالث در چارچوب امور محوله ، عینا به آنان مسترد خواهد شد .

ماده 8 –سایر موارد
1-8- کلیه واحد های سازمان شامل مالی ، اداری ، بازرگانی ، فنی و غیره فقط می توانند یک تنخواه گردان داشته باشند و هر گونه حذف و یا تغییر آن منوط به پیشنهاد مدیر امور مالی و تصویب مقام های صلاحیتدار شرکت خواهد بود .
2-8- چنانچه تنخواه واگذاری به اشخاص ، ارزی باشد تمام مفاد این آئین نامه در آن لازم الاجرا خواهد بود .
3-8- در اوضاع بهینه اقتصادی شرکت به هر یک از مسئولین تنخواه گردان در هر ماه ، حداکثر معادل یکصد هزار ریال بنا به پیشنهاد مدیر امور مالی و تصویب مدیر عامل به عنوان کسر تنخواه پرداخت می گردد .
4-8- هر گاه مسئول تنخواه گردان تغییر نماید و یا به مرخصی اعزام گردد ، شخص دیگری از طرف مسئول تنخواه گردان کتبا تعیین و وجوه باقی مانده و اسناد هزینه طی صورتمجلس بهمتصدی جدید تحویل داده می شود و رونوشتی از آن با ذکر مبلغ باقی مانده تنخواه گردان و جمع صورت مخارج که مجموعا برابر مبلغ تنخواه گردان میباشد ، جهت امور مالی ارسال میگردد .
5-8- امور مالی موظف خواهد بود تنخواه گردان های  سازمان را هر 6 ماه یکبار مورد بررسی قرار داده و در مورد کیفیت و نوع هزینه های انجام شده از محل تنخواه گردان و همچنین نحوه فعالیت و عملکرد آنها گزارشی به معاونت پشتیبانی یا اداری و مالی مذکور بدهد . گزارش مذکور می باید حاوی پیشنهادات لازم در مورد کاهش مبلغ تنخواه گردانهائیکه فعالیتشان قابل توجه نیست باشد .
6-8- تخطی از این آئین نامه از سوی مسئولین تنخواه گردان طبق مقررات تنبیهات مندرج در آئین نامه اداری استخدامی برخورد خواهد شد .

«تجزيه وتحليل فرايند انبار ها»
اهميت انبار داري
مقدمه :
سيستم انبار يكي از سيستمهاي جامع كنترل موجودي ها ،‌ حفظ ونگهداري اقلام وارائه سريع وبه موقع اطلاعات مقداري موجودي ها مي باشد كه اغلب  شركتها  ضمن برخورداري از سيستم مكانيزه  انبار مكاني را به عنوان انبار فيزيكي  در نظر مي گيرند .

وظایف انباردار
1. اجرای سیستم و روش مطلوب توسط مقامات سازمان
2. مراقبت و صدور دستور جهت محافظت از موجودهای انبار از لحاظ فساد و نابودی و سایر خطرات احتمالی
3. نظارت کلی نسبت به تمام انبارهای سازمان از طریق روسای واحدهای تابعه
4. تعیین انواع مختلف کالاهایی که باید در انبار نگهداری می شود .
5. نگهداری مدارک مربوط به موجودهای واقعی کالاها در موسسه
6. توصیه و پیشنهاد روش های انبارداری و اطلاعات لازم در سیستم
7. اجرای بودجه مصوب انبار
8. مراقبت در رفع نواقص پرسنلی و تکمیل کادر انبارداران و انتخاب آنان بر حسب نیلزهای کاری و انجام آموزشهای لازم برای پرسنل انبار
9. مراقبت در ارسال گزارشات ماهانه و سالانه انبار مکاتبات و انجام امور اداری مربوط به انبار و کالای آن
10 . حفظ و حراست کلیه اجناس که در تحویل انبار می باشد . و مراقبت از فساد و مخاطرات احتمالی
11. اطلاع از موجودی انواع اجناس موجود در انبار در هر موقع از زمان
12. .تعیین و تشخیص اشیاء اضافی و بدون استفاده و گزارش نمودن 4
13. مراقبت در این که موجودیهای انبار از حداقل و حداکثر مندرج در کارتهای انبار کمتر و یا بیشتر نباشد .
14. نظارت در دریافت و تحویل کالا طبق دستورات صادره و تهیه اسناد مربوط به آن
15. مراقبت در بسته بندی و حمل محصولات و توزیع در شمارش کالا
16. مراقبت در سبک مدارک و اسناد و دفاتر و کارتهای انبار
17. داشتن مهارت کافی در طبقه بندی ، نگهداری ، جاگذاری اجناس و ترتیب محل انبار و کالاها و کد آنها
18. حسن شهرت در امانت و حفظ منافع موسسه
19. آشنایی کامل از فنون انبارداری و به کارگیری سیستم های مربوط و انبارداران و نظارت در حسن کارگیری و استفاده از کامپیوتر و نرم افزارهای مربوط .
20. نظارت در نظم گزارشات هر دوره عملکرد هفتگی ، ماهانه ، فصلی ، سالانه
21. تنظیم فرم سنجش انبارداران و پرسنل مربوطه در مورد عملکرد آنان و افزایش حقوق و افزایش پاداش معلقه .

سيستمهاي انبارداري
اصولاً دونوع سيستم انبار داري وجود دارد.
•سيستم انبارداري به روش دائمي
•سيستم انبارداري به روش ادواري

سيستم انبارداري به روش دائمي
در اين روش ثبت وضبط كليه داده ها شامل ورود وخروج اطلاعات ودرج در پرونده بصورت دائم صورت مي پذيرد دراين روش ارزش موجودي كالا از نظر مقداري وريالي در دفاتر به وضوح مشهود است ودر هر لحظه به آساني دستيابي به ارزش موجودي كالا ي پايان دوره وقيمت تمام شده محصولات امكان پذير مي باشد .

سيستم انبارداري به روش ادواري
اين روش معمولاً در كارگاههاي كوچك وباحجم عمليات بسيار كم كاربرد دارد با اين توضيح كه براي اقلام موجودي كالا حساب دفتري از لحاظ مقداري وريالي وجود ندارد وارزش موجودي پايان دوره وبه طبع آن محاسبه قيمت تمام شده محصولات در پايان دوره مالي از طريق شماره موجودي ها ، ميزان كالاي مصرفي محاسبه ودر محاسبات لحاظ مي گردد.

انبار ها بر حسب نوع مصرف اقلام به چند گروه تقسيم مي شود .
1-انبار مواد مصرفي
2-انبار مواد اوليه
3-انبار ابزار قطعات ولوازم يدكي
4-انبار مواد ناريه
5-انبار سوخت

چرخه عمليات در انبار ها
چرخه عمليات در انبار ها مشابه بوده كه به شرح ذيل تشريح مي گردد .
هر يك از واحد هاي مجتمع كه به اقلامي از انبار نياز داشته باشندبه ترتيب ذيل عمل مي نمايد :
با تكميل كردن فرم در خواست كالا از انبار كه در چهار نسخه تنظيم مي شود پس از اخذ مجوزهاي لازم  وتاييد مدير قسمت مربوطه فرم را به انبار تحويل مي دهد . و چنانچه كالاي مورد در خواست در انبار موجود باشدمسئول انبار  با صدور فرم حواله انبار كالا را به متقاضي تحويل ورسيد در يافت مي نمايد .واما اگر كالاي مورد نظر موجود نباشد فرم درخواست خريد كالا صادر وبه واحد تداركات جهت خريد ارجاع مي گردد .اين فرم نيز در چهار نسخه صادر مي گردد وپس از تاييد مديريت مجتمع توسط كارپردازي خريداري وبه انبار تحويل مي گردد .سپس مسئول انبار با تكميل نمودن فرم برگ اعلام دريافت وكنترل كيفي كالا صادر مي گردد.
متقاضي كالا پس از بررسي كالاي درخواستي وحصول اطمينان از صحت كالا وانطباق با درخواست اوليه ،‌مشخصات كالا رادر فرم اعلام دريافت وكنترل كيفي درج وتاييد مي نمايد .
سپس كالاي فوق توسط مسئول انبار رسيد گشته ودر چهار نسخه بين واحدهاي ذيربط توزيع نسخ مي گردد وشخص متقاضي كالاي درخواستي را دريافت مي نمايد . اما چنانچه متقاضي كالا تشخيص دهد كه مشخصات كالاي درخواستي با كالاي خريداري شده انطباق ندارد در فرم اعلام دريافت وكنترل كيفي ضمن رد وعدم تاييد كالا درخواست عودت به فروشنده را از واحد تداركات مي نمايد سپس كالا توسط مسئول كارپردازي به فروشنده عودت ودر صورت امكان اصلاح ويا تعويض مي گردد ومجدداً فرايند ياد شده تكرار مي گردد.

نحوه چيدمان درانبار  
كالا ها در انبار بر حسب نوع وجنس كالا در داخل BOX ، پاكت ، نايلون وساير روشها  بسته بندي ودر داخل قفسه ها طبقه بندي مي گردد  امروزه با توجه به انبوه كالا وتنوع فراوان آنها استفاده از سيستم كد گذاري جهت دستيابي سريع وآسان به كالاها در اغلب شركتها رايج گرديده است
نحوه چيدمان مي بايست به گونه اي باشد كه شرايط جوي مثل رطوبت ، سرما وگرما و اتفاقات غير مترقبه مثل     آتش سوزي وسيل از هدر رفتن وفرسوده شدن موجودي ها ي شركت  تا حد امكان جلوگيري شود .

انبار گرداني پايان دوره
بر اساس اصل رجحان محتوي بر شكل جهت حصول  اطمينان از موجودي هاي شركت مي بايست در پايان دوره مالي ، كليه اقلام موجود در انبار شمارش گردد و موجودي شمارش شده با موجودي دفتري مقايسه وكسر ويا اضافات احتمالي تعديل گردد اين كار كه با نظارت مستقيم حسابرس شركت صورت مي پذيرد

چارت انبار گرداني
قبل از شروع انبار گرداني مي بايست چارت انبار گرداني تهيه وبه تصويب برسد اين چارت جهت  سهولت در رسيدگي در اختيار حسابرس قرار مي گيرد كه بر اساس جدول زمان بندي شمارش انبار ها  اين چارت مي تواند بزرگتر ويا خلاصه تر باشد .

عمليات انبار گرداني
فرايند انبار گرداني در سه مرحله به شرح ذيل انجام مي پذيرد
1-اقدامات قبل از شروع انبار گرداني
2-اقدامات لازم حين انبار گرداني
3-اقدامات انجام شده بعد از پايان شمارش انبار گرداني

اقدامات قبل از انبار گرداني
قبل از شروع انبار گرداني رعايت موارد ذيل الزامي مي باشد
1 – حصول اطمينان از چيدمان مناسب اقلام انبار
2- باتوجه به اين كه هنگام انبار گرداني ورود وخروج كالا به انبار امكان پذير نيست لذا  مي بايست از واحدهاي مختلف سازمان درخواست كرد كه اقلام مورد نياز خود را از انبار درخواست وتحويل نمايند .
3- ثبت كليه رسيد ها وحواله هاي انبار
4- تهيه فرم تگ كالا ها وقراردادن آن بر روي اقلام
5- تهيه ليست اقلام موجود در انبار ضايعات جهت ارائه به حسابرس
6- تهيه ليست كالاي اماني ما نزد ديگران جهت ارائه به حسابرس
7- تهيه ليست كالاي اماني ديگران نزد ما جهت ارائه به حسابرس
8- تهيه پرينت آخرين رسيد انبار وآخرين حواله انبار براي هريك از انبارها جهت ارائه به حسابرس شركت
9- ساير هماهنگي هاي لازم جهت انجام به موقع انبار گرداني

اقدامات لازم حين انبارگرداني
1-در طول پروسه انبار گرداني نظارت بر شمارش كالاها صورت مي پذيرد تا سعي شود با  دقت كافي  در شمارش تمام اقلام مجودي شمارش گردند .
2- ثبت تعداد شمارش شده در تگ كالا ( شمارش مرحله اول )
3-ثبت تعداد شماره شده در سيستم حسابداري انبار
4- كنترل وپردازش سيستم پس از خاتمه شمارش مرحله اول وتهيه ليست مغايرتها
5- شمارش مرحله دوم توسط ساير گروه شمارش گر ( طبق نظر حسابرس سعي مي شود  در شمارش مرحله دوم جاي گروهاي شمارش گر عوض گردد تا امكان بازنويسي آمار قبلي وجود نداشته باشد و به بياني ديگر دقت در شمارش افزايش مي يابد .
6-ثبت آمار شمارش مرحله دوم در سيستم انبار و تهيه ليست جديد مغايرتها
7- در صورتي كه هنوز مغايرت در شمارش وجود داشته باشد شمارش نهائي ( مرحله سوم ) نيز صورت پذيرفته وگزارشات نهائي تهيه مي گردد.

اقدامات پس از انبار گرداني
1-تهيه صورتجلسه خاتمه انبار گرداني
2-تهيه ليست مغايرتهاي نهائي
3-تهيه ليست اقلام كار در جريان
باعنايت به اينكه كار درجريان پايان دوره تاثير مستقيم در قيمت تمام شده محصولات دارد بنابراين ضمن دقت كافي در شمارش مي بايست به مرحله كالاي نيمه ساخته ودر صد تكميل آن نيز اشاره كرد واغلب شركتها فرمت خاصي را براي شمارش اقلام در جريان در نظر مي گيرند وكار در جريان معمولا ً فقط يكبار شمارش مي شود .
4-صدور سند تعديل( كسر واضافات )  انبارها توسط مسئول  حسابداري انبار پس از تاييدنهائي  هيئت مديره شركت

ارزش گذاري موجودي كالا
بر اساس استاندارهاي حسابداري موجودي ها به چهار روش ذيل قيمت گذاري مي شوند
1-روش شناسائي ويژه
2-روش اولين صادره از اولين وارده (FIFO)
3-روش اولين صادره از آخرين وارده (LIFO)
4-روش ميانگين موزون
5-
در شركتها با توجه به نوع كالا و تنوع در آن وهمچنين هزينه لازم جهت ارزش گذاري كالاها به يكي از روشهاي فوق عمل مي نمايند . در روش شناسائي ويژه كه دقيقترين روش مي باشد اما بعضاً‌ به علت هزينه بالا اجراي آن ويا در شرايطي خاص كه امكان اجراي آن تقريباً غير ممكن است واما هر يك از روشهاي FIFOوLIFO نير به ندرت در برخي از شركتها ومؤسسات اجرامي شود .
واما روش ميانگين موزون در اغلب شركتهاي بزرگ مثل شركت سيمان شرق مورد استفاده قرار مي گيرد  كه در واقع قيمت كالاي صادره از انبار ( حواله انبار ) قيمت ميانگين كالاهاي وارده مي باشد  جهت توضيح بيشتر در جدول صفحه بعد  با ذكر مثال در مورد مته الماسه DNMG608به تشريح روشهاي  FIFOو LIFOو ميانگين موزون  مي پردازيم .

5s (five – s)
يكي از دستور العملهاي بسيار مهم دستور s5مي باشد كه در ذيل به تشريح آن مي پردازيم
«آشنايي با نظام 5s  و دستورالعمل اجرايي»

مقدمه
«پنج اس» يا 5s يكي از مباحث عمده در مديريت ژاپني مي¬باشد كه ابتدا در ژاپن و سپس در ساير كشورها به كار گرفته شده است. هدف   5s به بياني ساده، سامان دادن، نظم و ترتيب، پاكيزه سازي، هماهنگي و ايجاد انضباط در محيط كاري است.   5s، به عنوان موثرترين رهيافت و ستوني استوار در ساختمان عمليات اصلاحي و بهبود بهره¬وري شناخته شده است كه با اجراي اين اصول در صنايع و سازمانهاي مختلف تجاري، صنعتي و خدماتي موجب افزايش بهره وري، استفاده بهينه از سرمايه نيروي انساني و زمان انجام كار، افزايش كارايي و در نهايت سوددهي بيشتر سازمان مي‌شود.

كليدواژه : Seiri؛ ساماندهي؛ Seiton؛ نظم و ترتيب؛ Seiso؛ پاكيزه سازي؛ Sekitsu؛ استاندارد سازي؛ Shitsuke؛ انضباط
«پنج اس» نظامي است كه در ژاپن بصورت نهادينه مورد استفاده قرار گرفته و نتايج بسيار خوبي را براي واحدهاي صنعتي و خدماتي به ارمغان آورده است. نتايجي كه معمولاً با استفاده از اين روش حاصل مي گردد را مي توان به اختصار به پيشگيري از حوادث، كاهش وقفه كاري و افزايش بهره وري در محيط كار عنوان نمود. بطور كلي هدف نهايي «پنج اس» پيشگيري از اتلاف است. عليرغم اينكه سامانه «پنج اس» به ظاهر خيلي ساده و قابل فهم است و انجام آن اصول نيز خيلي ساده به نظر مي‌آيد ولي عموماً سازمانها و واحدها براي پياده كردن آن در عمل با مشكلات فراوان روبرو هستند. دليل اين امر را بايد در ظاهر ساده آن جستجو كرد. در واقع تحقق «پنج اس»از آن رو دشوار است كه مديران و کارکنان اجرايي از اهداف و مأموريتهاي آن بصورت صحيح اطلاع كاملي ندارند. بنابراين اجراي نظام «پنج اس» و تدارك بستر مناسب براي انجام آن تا زماني كه اصول آن به خوبي شناخته نشده كاري بسيار دشوار است. به همين خاطر به منظور آشنايي مختصر مديران با اين روش هر يك از اين اصول به اختصار معرفي مي‌گردند.

عبارت «پنج اس» براساس حروف ابتداي پنج واژه ژاپني انتخاب شده است. جدول زير معادل پنج واژه مذكور را به ترتيب از چپ به راست به سه زبان ژاپني، انگليسي و فارسي نمايش مي‌دهد:
ساماندهي Seiri
پاكيزه سازي Seiso
نظم و ترتيب Seiton
استانداردسازي Sekitsu
انضباط Shitsuke

در ادامه مباني و اصول هر يك از پنج واژه فوق شرح داده مي‌شود.
1) ساماندهي (سازماندهي، تفكيك و تعمير) ( Seiri )
ساماندهي در عام ترين مفهوم آن عبارت است از نظم دادن به كليه اجزاي يك سازمان جهت نيل به اهداف. از ديدگاه «پنج اس» ساماندهي به معناي تشخيص ضرور از غيرضرور، اتخاذ تصميمات قاطع و اعمال مديريت اولويتها براي رهايي از غيرضروريها است. در ديدگاه «پنج اس»، ساماندهي امري دشوارتر از قراردادن اشياء در گوشه‌اي مي‌باشد و هدف ايجاد نظمي مطلوب و مناسب است. به منظور موفقيت در ساماندهي مي‌بايستي به اولويت بندي پرداخت. به طور خلاصه اين S به معني جدا كردن آنچه ضروري است از غير ضروري¬ها مي‌باشد. نمونه¬هايي از اجراي اين S را مي توان بصورت زير فهرست نمود:
* تفكيك اشياء ضروري از غير ضروي (مشخص كردن ملزومات اداري كه در اطراف شما وجود دارد و طبقه بندي انها با توجه به اولويت استفاده از آن، تفكيك کاربرگهاي از رده خارج و کاربرگهاي در گردش).
* دور ريختن اشيايي كه به آنها نياز نداريد ( جمع آوري و انبار مناسب وسائل و تجهيزات و … ).
* رفع عيوب و خرابيها ( تعمير ملزومات اداري، تجهيزات فني و خودروهاي مورد استفاده و… ).
* مبارزه با علل آلودگيها ( استفاده از دستگاههاي تهويه مطبوع، ممنوع كردن كشيدن سيگار در محل كار، حمل و نقل مناسب غذا، استفاده بهداشتي از ذخيره آب و … ).
• بازبيني پوششها و محفظه ها به منظور پيشگيري از علل آلودگي ( بسته بندي مناسب قطعات در انبار، استفاده از درزگير در پنجره ها و درپوش براي فاضلابها و … ).
* تميز كردن محل كار ( شستشوي مرتب با مواد ضدعفوني كننده، نظافت در انبار، جمع آوري روغنهاي مستعمل… ).
* جلوگيري از آلودگيهاي كف سالنها (شستشوي منظم سالن تعميرگاه، مشبك نمودن جايگاههايي كه آلوده كننده هستند مثل تعويض روغني و نقاشي و … ).
* حذف آلودگيهاي گرد و غبار ( استفاده از تهويه مطلوب در انبار و سالن تعميرگاهها، استفاده از فيلترهاي صافي هوا و … ).
* سازماندهي انبارها ( استفاده از سامانه¬هاي نوين انبارداري و … ).

ساماندهي در نظام پنج اس (5s)
هدف از اجراي اصلS1
1- تعيين معيارهايي براي حذف غير ضروريها
2- بكارگيري مديريت اولويت ها و تعيين اولويت ها

حذف علل آلودگي
مثال هايي از اجراي اصلS1
1.    دور ريختن اشيايي كه به آنها نياز نداريد
2.    خانه تكاني و تميز كردن محل كار
3.    رفع عيوب و خرابي‌ها
4.    تميز كردن كف محل كار
5.    ساماندهي بايگاني و انبارها

S1 در دفتر كار يا محيط اداري
1. پرونده ها را به گونه‌اي مرتب سازيد كه بتوان اطلاعات لازم را در هنگام نياز به آنها يافت و براي اين كار پرونده‌هايي را كه به آنها نياز نداريد دور بريزيد.
2. دقيقا مشخص كنيد كه هر پرونده يا نوشته به كجا تعلق دارد. براي هريك از طبقه‌ها يا قفسه‌ها نوشته‌اي بگذاريد كه مشخص كند، آن چيست.
3. پرونده‌ها را بر اساس واحد، قسمت، نوع موضوع و يا مشتري ساماندهي كنيد ولي همه افراد بايد از وضعيت پرونده‌ها مطلع باشند.
4. فقط نوشته‌ها و پرونده‌هايي را ذخيره كنيد كه واقعا به آنها نياز داريد.
5. استانداردها و معيارهايي براي ذخيره و حفظ كردن و يا دور ريختن پرونده‌ها وضع نماييد. از ايجاد عمليات پيچيده اجتناب نماييد. از فضاي كم حداكثر استفاده را نماييد.
6. فردي را مسئول پرونده‌هايي كه بطور مشترك مورد استفاده قرار مي‌گيرند، تعيين كنيد و نام او را روي پرونده‌ها بچسبانيد، هر فردي براي استفاده از پرونده بايد از طريق شخص مسئول اقدام نمايد.
7. فهرست كنترل ساماندهي پرونده‌ها را شامل نكات زير تهيه نماييد:
آيا اين نوشته يا مدرك الزاما بايد بعنوان پرونده ذخيره گردد؟
آيا تمام صفحات و اوراق ضميمه موجود است؟
آيا نوشته‌هاي ديگري هم  همراه هستند كه جاي آنها در پرونده نيست؟
آيا واژه‌هاي كليدي و عنوان‌ها مشخص هستند؟
آيا شماره پرونده‌ها و تاريخ سررسيد مدت نگهداري آنها واضح و مشخص است؟
8. كارها را اولويت بندي كنيد و زمان تحويل كار را معين نموده و براي اينكار جدول رسم نماييد.

نظم و ترتيب به معني قرار دادن اشياء در مكانهاي مناسب و مرتب به نحوي كه بتوان از آنها به بهترين وجه استفاده كرد. نظم و ترتيب راهي است براي يافتن و بكار بردن اشياي مورد نياز، بدون انجام جستجوهاي بيهوده. هنگامي كه هر چيز با توجه به كاركرد و در نظر گرفتن كيفيت و ايمني كار در جاي مناسب و مشخص قرار داشته باشد، محل كار همواره منظم و مرتب خواهد بود. بدين منظور بايد همه وسايل، اقلام و کاربرگهاي مورد نياز را كه قبلا در بند 1 شناسايي نموده و كاركرد هر يك از آنها را نيز مشخص نموده‌ايم را در جاي مناسب قرار دهيم به نحوي كه با سرعت و سهولت قابل دسترس باشند. به عبارت ديگر قرار دادن اشيا در بهترين مكان به بهترين طريق ممكن و امكان دسترسي به آن با حداكثر سرعت (زير 30 ثانيه). نمونه هايي از اجراي اين S را مي توان بصورت زير فهرست نمود:
* اشيايي را كه غالباً استفاده مي كنيم، در محل كار قراردهيم (تجهيز ميزهاي افراد به ملزومات اداري و كارگران  به تجهيزات مورد نياز)
* برچسب گذاري و شناسايي كليه زونكنها، فايلها، قفسه ها (برچسب گذاري فايلها به نحوي كه نشان دهنده محتويات آن باشد)
* استقرار هر چيز در جاي مشخص و مخصوص به خود (استفاده از فايلها و قرار دادن ملزومات در جاي خود، استقرار و طبقه بندي وسايل در قفسه هاي مخصوص)
* بازگرداندن هر چيز در حداقل زمان (بازگرداندن زونكن سوابق به محل بايگاني، مرتب كردن اقلام و وسائلي كه روزانه با آن سر و كار داريم، قرار دادن صندلي پشت ميز كار در هنگام ترك محل كار و ابزار در محل مخصوص خود)
* علامت گذاري محدوده ها و محل استقرار اشياء و شناسايي افراد (تابلو هاي مشخص كننده نام افراد، مشخص شدن محل استقرار خودروهاي شركت).
* نظم و ترتيب در تابلوي اعلانات ( نصب پلاكاردهاي تبليغاتي شركت در جاهاي مناسب).
* طراحي اعلانات به نحوي كه خواندن آنها آسان باشد (استقرار مناسب مانند در معرض ديد بودن، طراحي زيبا و خوانا بودن).
* اشيايي را كه غالباً استفاده مي كنيم، در محل كار قرارداده يا با خود حمل كنيم. ( نصب ابزار آلات بر روي بوردهاي مخصوص در تعميرگاهها و … )
* نظم و ترتيب در تابلوي اعلانات ( نصب پلاكاردهاي تبليغاتي شركت در جاهاي مناسب… ).
* استقرار كاركردي مواد، قطعات در قفسه ها و نظم بخشي به ابزارها و تجهيزات.
( جدا نمودن قطعات معيوب از بقيه در انبارها، چيدن قطعاتها در پالتهاي انبار مطابق با اصول انبارداري، استفاده از سامانه fifo )

هدف از اجراي اصلS2
نظم و ترتيب در محل كار
استقرار و جاي‌دهي مناسب اشياء
ارتقاء بهره‌وري از طريق حذف زمان تلف شده براي جستجوي اشياء
استقرار هر چيز در جاي مشخص و مخصوص آن
آوردن و بازگرداندن هرچيز در جاي مشخص و معين آن
استاندارد كردن امور پرونده‌ها
مشخص نمودن محدوده و محل استقرار اشياء، با نشانه‌گذاري
دادن نظم و ترتيب به تابلوي اعلانات
نظم و ترتيب در وسايل ذخيره در قفسه‌ها و روي ميز

S2 در محيط كار يا محيط اداري
اشياء را بر اساس ميزان استفاده از آنها اولويت بندي نماييد:
1. اشيايي را كه اصلا استفاده نمي‌شوند دور بريزيد.
2. اشيايي را كه فعلا استفاده نمي‌كنيد ولي در آينده ممكن است بكار آيند، دور از دسترس قرار دهيد.
3. اشيايي را كه به ندرت مورد استفاده قرار مي‌گيرند دور از دسترس قرار دهيد.
4. اشيايي را كه گاهي استفاده مي‌كنيم در محيط كار قرار دهيد.
5. اشيايي را كه غالبا استفاده مي‌نماييد نزديك خودتان قرار دهيد.
• اصل نظم دهي بر اين اساس سبب مي‌گردد شي مورد نظر به مقدار كافي و در زمان لازم در دسترس افراد قرار گيرد.
• اشيايي را كه نياز نداريد دور ريخته و اشياء مورد نياز را بر حسب احتياج در محيط كار قرار دهيد. قفسه‌ها، روي ميز و داخل كشو‌ها را مرتب كنيد.

از اصل يك پيروي نماييد:
 جلسات خود را نتيجه مدار تشكيل دهيد يعني اهداف آن مشخص باشد و فقط يك ساعت طول بكشد.
 از هر وسيله فقط يكي كافي است.
 رونوشت و سند كارها فقط يكي و در يك جاي معين كافي است.
 براي هركار يك گروه كاري مشخص كافي است.
براي هر كار فقط يك کاربرگ كافي است.

3) پاكيزه سازي ( Seiso )
در ديدگاه «پنج اس» پاكيزه سازي عبارت است از دور ريختن زوائد و پاكيزه كردن اشياء از آلودگيها و مواد خارجي. به عبارت ديگر پاكيزه سازي نوعي بازرسي است. بازبيني و پاكيزگي محيط كار براي حذف آلودگي مورد تأكيد در اين بخش از نظام «پنج اس»قرار دارد. برخي از لوازم، تجهيزات و مكانها لزوماً بايد بسيار پاكيزه و عاري از هر نوع آلودگي نگهداري شوند. بنابراين لازم است كه آنها را دقيقاً شناسايي نموده و بر اين باور بود كه پاكيزه سازي تنها تميز كردن محل كار و لوازم موجود در آن نيست بلكه پاكيزه سازي امكان انجام بازرسي و بازبيني را نيز بايستي فراهم آورد. به عبارت ديگر پيشگيري از كثيفي و پاكيزه نگه داشتن مداوم محيط، اموال و افراد و حذف و يا كنترل آلودگي و يادآوري اين نكته كه محل كار خود را همانند خانه خود بدانيم. نمونه هايي از اجراي اين S را مي توان بصورت زير فهرست نمود:
* تعريف مسئوليتهاي تمامي افراد براي پاكيزگي محل كار (حفظ نظافت و پاكيزگي محيط كار هر يك از کارکنان، پاكيزگي و نظافت البسه کارکنان).
* شناسايي و رفع خرابيهايي كه در اثر نشتي ها فرسايش ها، ترك ها و غيره بوجود آمده است
* شناسايي منابع آلودگي و سعي در حذف و يا كنترل آن
* تميز كردن محل كار (شستشوي مرتب با مواد ضدعفوني كننده، نظافت در انبار، جمع آوري لوازم مستعمل، تميز كردن هر چيز بلافاصله بعداز كثيف شدن).
* حذف آلودگيهاي گرد و غبار (استفاده از تهويه مطلوب در انبار و سالن ها، استفاده از فيلترهاي صافي هوا، استفاده از كاورها، قرار دادن اقلام و اشيا در محفظه هاي دربسته).
* پاكيزه كردن محلهايي كه از چشم افراد به دور است (زير ميزها، گوشه هاي اتاق، زير ملزومات اداري و تجهيزات فني، پشت پرده پنجره ها، فايلها، كشوها و…).
* آسان سازي بازبيني ( بازرسي و بازديد مديريتها از مجموعه تحت پوشش خود …).
* مشخص نمودن مسئوليتهاي تمامي افراد براي پاكيزگي محل كار ( حفظ نظافت و پاكيزگي محيط كار هر يك از کارکنان …).
*  انجام بازبيني و پاكيزه سازي مستمر جهت رفع مشكلات جزئي
* فعاليتهاي لازم توام با مسابقاتي براي تميز كردن هر چه بهتر ( در نظر گرفتن يك معيار در ارزيابي نمايندگيها و تعيين واحد نمونه در شركت و اختصاص يكي از پارامترهاي ارزيابي ماهيانه کارکنان به امر پاكيزگي محل كار… ).

هدف از اجراي اصلS3
• دستيابي به ميزان مطلوبي از پاكيزگي و حذف آلودگي ها
• بازبيني مجدد امور و مسئوليت‌ها
S3 در محيط كار يا محيط اداري
1.دفتر كار بايد هميشه پاكيزه و تميز باشد.
2.هرچيز در دفتر كار بايد در محل خود قرار داشته باشد.
3.هيچ مورد آلودگي نبايد بر روي زمين، ديوارها، روي ميز و يا زير شيشه ميز وجود داشته باشد.
4.محيط كار زيبا باشد.
5.وظايف و مسئوليتها تقسيم شده باشد.

4) استانداردسازي ( Sekitsu )
استانداردسازي عبارت است از كنترل و اصلاح دائمي سازماندهي، نظم، ترتيب و پاكيزگي. تاكيد اصلي در استانداردسازي متوجه مديريت است كه با استفاده از چك فهرستهاي مناسب و استاندارد كردن مقررات با استفاده از نوآوري و خلاقيت، محيط كار را به نحوي استاندارد و كنترل نمايد كه همواره همه عوامل با سرعت و دقت لازم مورد استفاده قرار گيرند. نمونه هايي از اجراي اين S را مي توان بصورت زير فهرست نمود:
* بازبيني دوره اي (تشكيل کارگروه بازرسي، بازرسي و بازديد از مجموعه تحت پوشش، برگزاري مميزي داخلي).
* علامتگذاري محدوده هاي خطر و يا مراقبت خاص (در انبار مواد شيميايي، تجهيزات با فشار كاركرد بالا).
* علايم مربوط به تجهيزات خاموش كننده (علائم مربوط به زنگ خطر و وسايل ايمني و راهنماي سامانه اطفاي حريق، تابلوهاي سيگار كشيدن ممنوع).
* تمهيدات پيشگيري از خطا و اشتباه (آموزش کارکنان در خصوص بروز خطر، تدوين دستورالعملهاي كاري براي استفاده از تجهيزات ويژه).
* برچسبهاي نشاندهنده ميزان دقت ابزار (نصب ميزان دقت تجهيزات و تاريخ اعتبار و كنترل براي آنها).
* تدوين دستورالعمل اجراي سامانه
* تشكيل جلسات کارگروه راهبري، بررسي نتايج بازرسي هاي دوره‌اي و اخذ تصميمات لازم براي پيشبرد اهداف «پنج اس»
* استفاده از علائم و نشانه¬ها ( در سالن تعميرگاهها، انبار و دفاتر اداري… ).
* علائم نشاندهنده جهت و راهنما ( جهت حركت خودروها در تعميرگاه و استفاده از تابلوي راهنماي واحدهاي طبقات در معابر ورودي ساختمانها… ).

• برچسبهاي نشاندهنده قطعات اصلي ( استفاده از برچسبهاي ويژه شركت از  قبيل  هولوگرام،  باركد و…).
• رنگهاي هشدار دهنده.
• برچسب مواد حساس.
• استقرار اشياء به نحوي كه بتوان از آنها سريعاً استفاده نمود و آنها را كنترل كرد.

هدف از اجراي اصلS4
• استاندارد اجرايي براي تداوم  5s
• مديريت ديداري خلاق به منظور آشكار كردن ناهمگوني‌ها
مديريت ديداري
مديريت ديداري در واقع زيبا سازي محيط با حداكثر بكارگيري قوه بينايي با استفاده از ابتكار كاركنان است.

S4 در محيط كار يا محيط اداري
• تقسيم مسئوليت افراد
• تقسيم برنامه كاري و رسم فلوچارت براي انجام كارها و تقسيم كارها بر اساس اولويت زماني
• استقرار اشياء به نحوي كه به آساني بتوان آنها را يافت
• درست كردن چك فهرست قبل از آغاز امور اجرايي
• نمايه‌گذاري پرونده‌ها
• بكارگيري روش‌هاي اجرايي، دستورالعمل‌ها و دفترچه راهنما براي حفظ استانداردها

5) انضباط ( Shitsuke )
انضباط عبارت است از آموزش عادات و توانايي¬هايي جهت انجام يك وظيفه خاص. نكته اصلي در اينجا ايجاد عادات درست به جاي عادات نادرست است. اين كار را بايد از طريق آموزش شيوه¬هاي درست انجام كار به افراد و تمرين دادن آنان در اين زمينه آغاز نمود. همچنين اين تمرينها از طريق وضع مقررات و پيروي جدي از آنها تحقق مي¬پذيرد. به عبارت ديگر انضباط فرآيند تكرار و تمرين انجام يك كار است. مثلاً كاملاً ضروري است كه رعايت مقررات ايمني براي افراد به صورت يك عادت درست درآيد. نمونه¬هايي از اجراي اين S را مي¬توان بصورت زير فهرست نمود:
* تمرين نظم و ترتيب (آموزش، نظارت مستمر، ارزيابي و پاداش به کارکنان جهت نظم و انضباط).
* تمرين وقت شناسي (آموزش استفاده بهينه از زمان، بخصوص در بخش تعميرات در سالنها و برقراري جلسات).
* نگرش مديريت به فضاهاي عمومي (ايجاد فضاهاي سبز و يا امكانات رفاهي در محل كار)
* استفاده از تابلوهاي اعلانات و يا تابلو هاي عمومي براي درج پيامهاي آموزشي پنج اس
* تمرين اقدامات ضروري ( استفاده از تجهيزات ايمني … ).
* توجه به زيباييها و رعايت ظواهر ( استفاده از لباسهاي كار مناسب در تعميرگاه وشركت … ).

هدف از اجراي اصل 5s
• مشاركت كامل در ايجاد عادات صحيح و پيروي از مقررات
• عادت به برقراري ارتباط به نحو صحيح و كنترل نتايج آن
• عادت به انجام كارها به نحو سامان يافته
5s در محيط كار يا محيط اداري
• ترتيبي دهيد كه همه در انجام امور مشاركت نمايند. شاركت دادن كليه افراد در ايجاد عادات   صحيح و پيروي از مقررات
• ترتيبي دهيد كه هركس نسبت به آنچه انجام مي‌دهد احساس مسئوليت نمايد. افراد هر روز    مسئوليت‌هاي خود را برشمارند.
• نحوه انجام صحيح كارها را به افراد آموزش دهيد.

وظايف بخشهاي مختلف :
1_ مديريت عاليترين مقام شركت مي¬باشد كه لازم است با هدف هرچه بهتر انجام شدن توصيه¬هاي 5 اس، بالاترين مقام مسئول در نظارت و سياست گذاري عملكردها باشد.
2_ مدير اجرايي 5 اس و بازرس مستقيماً تحت نظر مديريت خواهند بود و لازم است در طول انجام  پروژه و پياده سازي نظام 5 اس هرهفته و پس از استقرار، بصورت ماهانه گزارش خود را به شخص مديرعامل ارسال دارند.
3_ مدير اجرايي پس از مطالعه نظام نامه و دستورالعمل با آگاهي و بينش لازم و كافي، مسئولين زيرمجموعه خود را انتخاب و تا حصول نتيجه مطلوب، بطور مستمر بر عملكرد آنها نظارت خواهد نمود.
4_ رابط 5اس فردي است كه در محل تعيين شده، مسئول پياده سازي اهداف  5s و تقسيم وظايف به زيردستان مي باشد كه مستقيماً زير نظر مدير اجرايي به فعاليت خواهد پرداخت.
5_‌نظارت بر روند اجرا و پس از آن، حفظ دستاوردها بر عهده شخصي است كه از سوي مدير اجرايي انتخاب مي گردد. همچنين چك فهرستهاي تنظيم شده بر اساس هر قسمت نيز بصورت هر دو هفته يكبار توسط شخص ناظر تكميل شده و به رؤيت مدير اجرايي خواهد رسيد.
6_ از آنجا كه پيشرفت و تحقق طرح در گرو همكاري كليه کارکنان بوده و اين امر در سايه آموزش ثمربخش محقق خواهد شد، لازم است فردي كه داراي اطلاعات كافي و توانايي تعليم باشد، از سوي مدير اجرايي انتخاب شده تا در جهت آموزش كليه کارکنان اقدام نمايد.
7_ شخصي به عنوان مسئول تبليغات توسط مديراجرايي انتخاب خواهد شد تا در جهت اطلاع رساني و تشويق و ترغيب کارکنان به انجام دستورات  5s  اقدام نمايد. اين فعاليت مي تواند بصورت تهيه پوسترهاي آموزشي و هشداردهنده و همچنين برگزاري مسابقه و يا انتخاب بهترين ياوران 5 اس جهت تشويق، صورت پذيرد.
8_ بازرس5s ، فراتر از تيم اجرايي و فقط تحت نظر مديريت شركت به ارزيابي روند پرو‍ژه پرداخته و مسئوليت مميزي داخلي را برعهده دارد. تاييد حصول نتيجه مطلوب و دستيابي به استانداردهاي  5s، توسط بازرس انجام مي شود .

محل کارورزی:
کارخانه سیمان سفید شرق
استاد راهنما :
جناب آقای یار احمدی خراسانی