ساختارهای جدید سازمانی

نویسنده: اکبر حسن پور

چکیده: محیط پویا، پیچیده و تحولات گسترده به خصوص در زمینه تکنولوژی اطلاعاتی، تغییــــرات در ساختارهای سازمانی را اجتناب ناپذیر ساخته است. درجهت پاسخگویی و تطبیق با نیازهای محیطی، شکلهای جدید سازمانی به وجود آمده اند تا ضمن تقویت هماهنگی افقی و ایجاد ساختها و فرایندهای سازمانی ساده و روان، موجبات رضایت مشتریان داخلی و خارجی را فراهم کنند. یکی از مهمترین ویژگیهای مشترک این ساختارها، تامین منابع از خارج سازمان (OUT SOURCING) وارتباط افقی آنهاست.

مقدمه
باتوجه به تغییرات و تحولات و پیشرفتهای اخیر در محیط رقابتی دیدگاه سازمانها و شرکتها تغییر پیدا کرده است و این تغییرات و تحولات چنان سریع هستند که هیچ شرکتی یا سازمانی نمی تواند به تنهایی همه کارها را خود انجام دهد. از آنجا که هزینه سرمایه گذاری موردنیاز جهت تحقیق و توسعه، طراحی محصول، انتقال فرایند و جایگزینی ابزار جدید بسیار بالاست و به سازمانها و شرکتهایی که شدیداً از ادغام عمودی بهره می گیرند اجازه نمی دهد که توان رقابتی خود را در تمام فعالیتها حفظ کنند. سازمانها و شرکتها بهتر است به استراتژی تامین منابع از خارج سازمان روی آورند.
تامین منابع از خارج سازمان یعنی اینکه کالاها و خدماتی که قبلاً در داخل سازمان تهیه می شد، از دیگران خریداری شود و از خدمات آنها استفاده گردد.
لذا جهت پاسخ به نیازهای محیطی شکلهـای جدید ساختار سازمانی به وجود آمده اند که مهمترین ویژگیهای مشترک آنها عبارتند از:
تامین منابع از خارج سازمان؛
وجود ارتباطات شبکه ای بین بخشها و واحدها؛
مرزهای سازمانی منعطف؛
تکیه بر کارکنان دانشی.
به گفته هدبرگ (HEDBERG) سازمانهای جدید واژه هایی هستنـــد که برای تشریح جنبه های جدید سازمانها مورداستفاده قرار گرفته اند. (GUMMESSON, 1996, PP.35-36) قدرت سازمانهای جدید در توانایی ترکیب منابع خود با منابع سازمانهای دیگر است و دیگر توانائیهایی که این سازمانها را از سازمانهای دیگر متمایز می سازد، رشد و تغییر بسیار سریع است. برای اینکه اینگونه سازمانها عمر طولانی و موجودیت بلندمدت داشته باشند بایستی یک قلب و هسته یا شایستگی محوریداشته باشند که در مرکز اصلی اینگونه سازمانها قرار می گیرد. این هسته محوری معمولاً ممکن است محصول منحصر به فرد، خدمت خاص، توانایی خلاقیت، روش بازاریابی ویژه و قدرت مالی بالا باشد.
از آن هسته مرکزی و محوری یک تاروپودی از ائتلافهــــا، اتحادها و قراردادها به وجود می آید و باعث گسترش مرزهای سازمانی گشته و با ســـــایر سازمانها ادغام می گردد که در شکل شماره (1) ذیل تفاوت نمودار سازمانی سازمانهای جدید و سنتی نشان داده شده است.
باتوجه به بیان و توصیف تفاوت ساختارهای جدید با سنتی و ویژگی مشترک سازمانهای جدید در ذیل این ساختارها یا سازمانها جدید به طور جداگانه بیان شده و تشریح می گردند.

سازمانهای شبکه ای
تلاش سازمانهای شبکه ای بر پیشگیری از مشکلات و خلاقیت در مزیتهای رقابتی بازار، متمرکز است. ساختارهای شبکه ای حداقل شامل سه شکل مختلف است که در شکل (2) نشان داده شده است.(WEISS, 2001, P.333)
1 – داخلی؛
2 – باثبات؛
3 – پویا. شبکه داخلی: برای دستیابی به منابع بازار و کارآفرینی و خلاقیت بدون استفاده از منابع خارج از سازمان طراحی می شود و مدیران این ساختارها درجهت تنظیم قیمت و نوآوری و خلاقیت تشویق می گردند. شبکه های داخلی به وسیله جنرال موتورز از دهه 1980 به کار گرفته می شوند.
شبکه باثبات: انعطاف پذیری را در زنجیره ارزشی یک شرکت یا سازمان بالا می برد و در این گونه ساختارها و شبکه ها دارائیها معمولاً متعلق به بیش از یک شرکت است، اما به یک کسب و کار خاص تخصیص می گردند. اغلب یک گروهی از فروشندگان و عرضه کنندگان در اطراف شرکتها و سازمانها هستند که ورودی شرکت را تامین و خروجی اش را توزیع و به فروش می رسانند. برای مثال شرکت بی.ام.و بین 55 و 75 درصد از هزینه های تولیدی را به بیرون از سازمان واگذار کرده است و از خدمات دیگران استفاده می کند.
ساختارهای شبکه ای پویا: در محیط های رقابتی متغیـــــر و متحول به کار گرفته می شوند و این گونه ساختارها تخصص و انعطاف پذیری را توسعه می دهند. مثلاً شرکتهای اسباب بازی، مستلزم استفاده از منابع خارج از سازمان هستند.
ساختـــارهای شبکه ای چهار ویژگی عمده ای دارند:
سازمانهای مستقلی هستند که هریک وظایفی چون تولید، بازاریابی و طراحی محصول را به عهده دارند؛
کارگزار (BROKER) یا یک مرکز هماهنگی وجود دارد که این گروهها را با یکدیگر منطبق ســاخته و درجهت اهداف تعیین شده بسیج می کند؛
مکانیسم های بازار اجزای شبکه ها را با یکدیگر منطبق می سازند؛
سیستم های اطلاعاتی با اطلاعات شفاف اجـــــزای شبکه را همـــــاهنگ می سازند. (IBID, P.333)

سازمانهای ستاره ای شکل یا خوشه ستاره ای
سازمانهایی که ساختار ستاره ای شکل دارند، دائماً هسته خود را مهندسی مجدد و منسجم می سازند و بدین وسیله سرمایه ها و ظرفیتهای معنوی مهم خود را حفظ می کنند. این ساختارها متناسب با شرکتها و سازمانهایی هستند که شایستگیها و قابلیتهای محوری بسیار گرانبها و پیچیده دارند و دارای محصولات متنوع و بازارهای ندگانه مستقل هستند. در این سازمانها، موسسه مرکزی با گره ها (NODE) یا مراکز کوچک پایین دستی پیمانهایی شکل می دهد تا بدین وسیله از مراکز کوچک با دانش، مهارتها و منابع محوری خود حمایت کرده تا هریک از این مراکز در بازارهای خود نوآوری و کارآفرینی داشته باشند و ممکن است این مرکز کوچک نیز به نوبه خود ضمن دستیابی به شایستگی محوری پاره ای از امور را به دیگران واگذار کنند.(QUINN, 2000, P.26)
به عنوان مثال، شرکت ترموالکترون باتوجه به قابلیتهای محوری خود اگر در بازار با فرصتهایی روبرو گردد برای بهره برداری از آنها شرکت جدیدی تاسیس و بخشی از سهام آن را مالک می شود. پس سازمانهای ستاره ای شکل بهترین عملکرد و اثربخشی را با استفاده از استـــــــراتژی تامین منابع از خارج سازمان می توانند داشته باشند البته مرکزیت این گونه سازمانها دارای شایستگیهای محوری بوده و گره ها یا مراکز کوچکتر کسب و کارهای موقتی در بازارهای مختلف هستند که شکل ساختاری این گونه سازمانها در شکل (3) نشان داده شده است.

سازمانهای تارعنکبوتی
بهترین راه برای حصول اطمینان از جریان یافتن اطلاعات و دانش استفاده از خدمات دیگران یا تامین منابع از خارج سازمان است. مثلاً شرکت آرتوراندرسن دفاتری در تمام نقاط دنیا دارد که گروهی از متخصصان گردآوری کرده یا به عبارتی نیروی انسانی این شرکت مبتنی بر کامپیوتر بوده که اگر مشکلی برای مشتریانش به وجود آید. شرکت متخصصان مختلف را از نــواحی مختلف به محل اعزام می کند. درضمن کارشناسان مختلف با استفاده از شبکه داخلی مطمئن شرکت می توانند همزمان از نقاط مختلف دوردست به بررسی موضوع بپردازند.
سازمانهای تارعنکبوتی می توانند یک پشتیبانی تخصصی بر مناطق چندگانه جغرافیایی بدهند، ریسک سرمایه گذاری را کاهش داده و خلاقیت و نوآوری افراد را بالا برده و احتمال اختراعات انقلابی را افزایش دهند. شرط اولیه ایجاد و توسعه این مناسبات این است که اهداف و تعهدات جنبه مشترک و یکنواخت پیدا کنند تا بدین وسیله سازگاری واحدها افزایش یافته و روحیه تفاهم بیشتر گردد. (QUINN, 2000, P.27) ساختاراین گونه سازمانها در شکل (4) ارائه شده است.

سازمانهای پارندی
بعضی ها، این سازمانها را به عناوین دیگر مثل ســازمانهای سه وجهی و شبدری بیان کرده اند. در واقع این سازمان را برای اولین بار «چارلزهندی» در سال 1989 معرفی کرد. سازمانهای پارندی فعالیتهای غیراستراتژیک را در زنجیره ارزش مشخص و آنها را به واحدهای خارجی محول می کنند. با این شیوه عمل، هزینه های سازمان کاهش می یابد و نیروی مدیریت صرف فعالیتهای اصلی و اساسی می شود. سازمان پارندی (ODULAR ORGANIZATION) به مدیریت قدرت می دهد تا نیرو و توان خود را بر زمینه هایی متمرکز کند که سازمان دارای مزیتهای رقابتی است و به علاوه از امور جزئی و کم اهمیت خود را رها می سازد. (الوانی، 1377، ص 2)
ساختار این نوع سازمانها، شبیه برگهای نوعی شبدر است که شکل سه وجهی دارد. نخستین برگ نمایانگر کارکنان کلیدی سازمان و دومین برگ نمایانگر مقاطعه کاران خارجی و سومین برگ نشانگر نماینده کارکنان منعطف است.
کارکنان کلیدی شامل حرفه ای های باهوش و پراستعداد است که ساعتهایی طولانی کار می کنند و دستمزد آنها نیز زیاد است. این افراد صاحب دانش سازمانی هستند و همین بخش این سازمان را از سازمانهای دیگر جدا و متمایز می سازد. به دلیل آنکه این بخش بسیار پرهزینه است، سازمان پیوسته درصدد کوچک کردن این قسمت و در عوض گسترش دادن قسمتهای دیگری است.
مقاطعه کاران، متخصصانی هستند که کارهایشان را کارکنان کلیدی غیراساسی تلقی می کنند. این نوع کارها را خود سازمان نیز ترجیح می دهد که افراد دیگری انجام دهند.
نیـــــروی کار منعطف شامل کارگران پاره وقت یا موقت است که کارهای متفرقه سازمان را در مواقعی که حجم کار سازمان در اوج خود قرار دارد انجام می دهنـــد. (منوریان، 1378، ص 36)

سازمان مجازی
واژه مجازی از مباحث کامپیوتر به عاریت گرفته شده است. در کامپیوتر به حافظه ای که بیشتر در ظرفیت حافظه واقعی است، حافظه مجازی می گویند. در سازمان نیز باتوجه به اینکه از منابع بیرونی که واقعاً به سازمان متعلق نیست، سازمانی به وجود آمده است به همین خاطر آن را سازمان مجازی می گویند.
پس سازمان مجازی عبارت است از شبکه موقت از شرکتها شامل عرضه کنندگان، مشتریان و حتی رقبا که در نقاط مختلف دنیا پراکنده بوده و با سرعت با همدیگر همکاری و ارتباط برقرار کرده تا از فرصتها استفاده کنند و در یک تلاش جمعی هریک از شرکاء شایستگیهای محوری خود را ارائه می کنند تا عملیات به نحو احسن انجام شود آن چنان که به هیچ وجه یک شرکت به تنهایی از عهده آن برنیاید.(FATEHI, 1996, P.402)
از دیدگاه دیگر، سازمان مجازی نمونه ای از سازمانهای آینده ای هستند که در آنها پیچیدگی، وسعت و حجم عملیات به گونه ای است که دیگر نمی توان آنها را به صورت سازمانی متمرکز و واحد اداره کرد، بلکه برای ادامه کار آنها نیاز به سازمانهای دیگر است. درمجموع سازمانهایی که با همه سازمان مجازی را تشکیل می دهند، هر سازمان اثربخشی خود را در ارتباط با سازمان دیگر به دست می آورد. آنچه به آنها معنی می بخشد نوعی اتفاق و اتحاد موقت است. سازمان مجازی بسیاری از فعالیتهای خود را از منابع خارجی تامین می کند و ساختاری را به وجود می آورد که در آن به جای انجام وظایف سنتی در هر واحــــد داخلی واحدهای خارجی عهده دار انجام آن وظایف می گردند. (الوانی، 1377، ص 2)

سازمانهای تخیلی
طبق نظر هدبرگ سازمان تخیلی سیستمی است که در آنجا منابع و فرایندهای ایجاد شده در خارج از محدوده مرز قانونی هدایت و اداره می گردند.(GUMMESSON, 1996, P.35)
سازمان تخیلی دارای یک بنیه اساسی است که متشکل است از:
1 یک شرکت هدایت کننده مرکزی؛
1 یک خیال پرداز و نقش استراتژیک وی (که این خیال پردازی می تواند یک کارآفرین یا یک رهبر باشد)؛
1 یک بینش کسب و کار تا شبکه را منسجم نگه دارد؛
1 یک فرهنگ تخیلی منحصر به فرد؛
1 یک مشتری پایه ای که ازطریق محصول و سیستم تحویل و سفارش با شرکت اصلی ارتباط دارد؛
1 سیستم بازاریابی و سیستم پرداخت؛
1 شرکا(IBID, P.35) ؛
ویژگیهای سازمانهای تخیلی عبارت است از:
بسیار بزرگتر از آن هستند که در چارت سازمانی نمایان هستند؛
بسیار پرمایه تر از آن هستند که ترازنامه شان نشان می دهد؛
سازمانهایی هستند که در آن همراه با مشتری ایجاد ارزش می گردد و با مشتریان به عنوان اعضای معمولی سازمان رفتار می شود؛
افراد و کارکنانی که به استخدام این گونه سازمانها درمی آیند خیلی کمتر از افرادی هستند که درگیرند.(IBID, P.36)

سازمانهای خوشه ای
سازمانهای خوشه ای (CLUSTER ORGANIZATIONS) سازمانهایی هستند که در آن گروهی از افراد با هم کار می کنند تا مشکلات کسب و کاری را برطرف کرده یا یک فرایند جدیدی را تعریف و تدوین کنند و بعد از اینکه کارشان انجام شد، از هم جدا می شوند. پس سازمانهای خوشه ای مبتنی بر تیمها و گروهها هستند که اعضای این تیمها ممکن است ازمناطق جغرافیایی مختلف باشند و ازطریق سیستم ارتباطات و اطلاعات با هم ارتباط برقرار کرده و با هم کار کنند.(APPLEGATE & CASH & MILLS, 1988, P.130) در سازمانهای خوشه ای خوشه ها یا تیمها طراحی و ایجاد شده تا:
جریان اطلاعات را سرعت بخشند؛
زمان چرخه محصول را کوتاهتر سازند؛
شرکتها را به مشتریانشان نزدیک کنند؛
کارایی و اثربخشی را افزایش دهند.(IBID, P.131)
اساس این خوشه ها، سیستمهای کاری با مهارتهای چندگانه و منعطف هستند که باتوجه به بینش و فلسفه وجودی شرکت یا سازمان تشکیل شده و وظایفی را عهده دار می شوند. تعداد اعضای آنها از 5 تا 7 نفر یا از 30 تا 50 نفر هستند که این به طبیعت کار بستگی دارد(WEISS, 2001, PP.333-336).

نتیجه گیری
سازمانهای جدید به دلیل ضرورتهای تجاری بروز کرده اند و رکن اساسی آنها پیشرفت تکنولوژی اطلاعات و شبکه هاست. درحال حاضر، این سازمانها مناسب ترین انواع سازماندهی برای توسعه کسب و کارها هستند و این گونه سازمانها بهترین ابزار برای موفقیت کشورهایی محسوب می شود که بخواهند از ساختارهای سلسله مراتبی به سمت اقتصاد باز حرکت کنند و مهمترین ویژگی مشترک سازمانهای جدید استفاده از استراتژی تامین منابع از خارج سازمان است.
ازطرفی دیگر، برای اینکه سازمانها در این محیط متغیر، متحول، پویا و رقابتی بتوانند رشد بکنند و بقای خود را حفظ کنند از استراتژی تامین منابع از خارج سازمان استفاده می کنند. به این ترتیب، سازمانها یا شرکتها فعالیت خود را بر روی شایستگی محوری متمرکز می کنند و بقیه فعالیتها را به سایر سازمانها یا شرکتها واگذار می کنند.
هرچند، سازمانها و روشهای سازماندهی جدید باتوجه به محیط پیچیده و متغیر در این دوره متنـــاسب هستند اما هنگام استفاده از این گونه ساختارها و روشهای سازماندهی جدید بایستی دقت کرد که آن ساختار هماهنگ با سایر اجزای سازمان باشد.
منابع و ماخذ