نویسنمده: ابراهيم محمدی قراسوئی
كلمات كليدي : ساختار، وظيفه اي ،سازماندهي، تخصصي شدن، مباني سازمان و مديريت، Departmentalization ، Functional Departmentalization
در اين روش، واحدهاي سازماني بر اساس وظايف سازمان، طراحي و ايجاد مي‌گردند. براي مثال در يك سازمان توليدي و بازرگاني، واحدهاي طراحي محصول، توليد، انبار، بازاريابي، فروش و نظاير آن در نظر گرفته مي‌شوند. اين روش از قديمي‌ترين روش‌هاي سازماندهي محسوب مي‌شود و هنوز هم در بسياري از سازمانها، بويژه براي سازماندهي سطوح عملياتي، مورد استفاده قرار مي‌گيرد.[1] البته به ندرت، سازمانها از يك شكل طراحي اداره [سازماندهي]، در تمام سطوح استفاده مي‌كنند؛ زیرا تمام سازمانها، آميزه‌اي از اشكال مختلف طراحي سازماني هستند. روي هم‌رفته طراحي وظيفه‌اي، با در نظر گرفتن تمام سطوح و سازمانها، معمول‌ترين شيوه سازماندهي است.[2]
در اين ساختار، مديريت، واحد است[رعايت اصل وحدت مديريت] و برنامه‌ريزي و بودجه‌بندي، مبتني بر هزينه و نوع فعاليت، دايره بوده و معمولا بر هدف‌هاي عملي تاكيد مي‌شود. از اين ساختار معمولا در سازمان‌هاي كوچك و متوسط[به عنوان ساختار اصلي]، كه داراي تكنولوژي عادي و يكنواخت هستند؛ با هدف كارآيي درون‌سازماني و كيفيت بالاي فني استفاده مي‌شود.[3]
نمونه‌اي از سازماندهي بر مبناي وظيفه[4]
هيات مديره
||||
مدير عامل
||||
مدير اداره بازرسي و كنترل مدير اداره بازاريابي و فروش مدير اداره توليد
مدير اداره امور كاركنان مدير اداره طراحي و مهندسي
مزاياي سازماندهي بر مبنای وظیفه
1. سازماندهي بر مبناي وظيفه، يكي از منطقي‌ترين و ساده‌ترين روش‌هاي سازماندهي براي افزايش كارآيي واحدها و تشكيلات سازماني است و بازدهي سازمان را در كارهاي يكنواخت و تكراري بالا مي‌برد.[5] تخصصي‌شدن كار و قرار‌دادن كارهاي با ويژگي‌هاي همانند با يكديگر منجر به اقتصادي شدن مقياس و به حداقل رسيدن دوباره‌كاري‌هاي كاركنان و تجهيزات مي‌شود؛[6]
2. در اين روش به توان و كارآيي واحدهاي تخصصي مختلف، توجه مي‌شود و با ايجاد حوزه‌هاي قوي تخصصي در سازمان، سطح تخصص نيروهاي موجود در آن، ارتقاء مي‌يابد؛ ضمن اينكه توان و كارآيي واحدهاي تخصصي مختلف، قابل ارزيابي خواهد شد؛
3. در اين روش، به علت تثبيت وظايف افراد و معين بودن شيوه انجام كار، آموزش نيروي انساني، آسان‌تر و كم‌هزينه‌تر است و در بكارگيري نيروهاي انساني متخصص صرفه‌جويي مي‌شود؛ زيرا مي‌توان نيرو هاي عادي و كارگران غير ماهر را نيز بكار گرفت.
معايب سازماندهي بر مبنای وظیفه
1. در مواردي كه ميان وظايف واحدهاي مختلف سازمان، وابستگي متقابل وجود داشته باشد، كارآيي سازمان تا حد كارآيي ضعيف‌ترين واحد سازماني، تنزل مي‌كند؛
2. هرچند كه كنترل و ارزشيابي عملكرد واحدهاي وظيفه‌اي آسان‌تر به نظر مي‌رسد؛ ولي اگر كار واحدهاي مختلف مكمل يكديگر باشد و انجام كار مستلزم انجام كار ساير واحدها باشد، ارزيابي، بسيار دشوار خواهد بود و مسئوليت واحدهاي مختلف، لوث مي‌گردد؛ زيرا به درستي مشخص نمي‌شود كه عملكرد سازمان، ناشي از عملكرد ضعيف يا اشتباه كدام يك از واحدهاي وظيفه‌اي سازمان است؛
3. با توجه به اينكه واحدهاي سازماني، وظايفشان از پيش تعريف مي‌شود، در صورت تغيير شرايط محيطي، فاقد انعطاف‌پذيري كافي براي تطبيق سريع وظايف و عملكرد خود، با نيازهاي جديد محيط هستند. همچنين هرگاه مأموريت سازمان تغيير يابد، تطبيق واحدهاي وظيفه‌اي با مأموريت و رسالت جديد سازمان، دشواراست؛
4. با توجه به شكل‌گيري نوعي شيفتگي تخصصي در واحدهاي وظيفه‌اي، ممكن است نوعي تضاد يا رقابت ميان آنها به وجود آيد و اين امر به اخلال در انجام مأموريت سازمان بيانجامد؛ زيرا با توجه به وظايف تعريف‌شده و خاص هر واحد سازماني، اگر همكاري بين واحدها تضعيف شود و بين آنها تضاد و تزاحم ايجاد شود و مسئول هر واحد فقط به فكر واحد خود باشد، نتيجه‌اي جز اتلاف منابع و نابودي تدريجي سازمان به دست نمي‌آيد.[7] دراين نوع سازماندهي، [به علت تخصصي شدن كارها]، افراد، معمولا برداشت و درك ضعيفي از آنچه كه افراد در وظايف ديگر انجام مي‌دهند، دارند؛[8]
5. مديران و كاركنان واحدهاي وظيفه‌اي، مجبورند كه در يك حوزه تخصصي فعاليت كنند و رشد آنها در سلسله مراتب سازماني نيز در همان حوزه تخصصي پيش‌بيني مي‌شود؛ بنابراين امكان پرورش مديران چندبعدي براي تصدي مشاغل سطوح مديريت عالي فراهم نمي‌گردد؛ بنابراين مسئولين سازمان، مجبور خواهند بود براي تصدي اين‌گونه مشاغل، از افراد بيرون از سازمان استفاده كنند؛ كه اين امر خود به تضعيف روحيه مديران فعلي مي‌انجامد.[9]
[1]. رضائيان، علي؛ مباني سازمان و مديريت، تهران، سمت، 1379، چاپ اول، ص305.
[2]. رضائيان، علي؛ اصول مديريت، تهران، سمت، 1376، چاپ هشتم، ص179.
[3]. دفت، ريچارد ال؛ مباني تئوري و طراحي سازمان، علي پارسائيان و سيدمحمد اعرابي، تهران، دفتر پژوهش‌هاي فرهنگي ، 1381، چاپ دوم، ص231.
[4]. رضائيان، مباني سازمان و مديريت، ص306.
[5]. رضائيان؛ مباني سازمان و مديريت، ص308- 307.
[6]. رابينز، استيفن پي و دي سنزو، ديويد اي؛ مباني مديريت، سيدمحمد اعرابي، محمدعلي حميد رفيعي، تهران، دفتر پژوهش‌هاي فرهنگي ، 1379، چاپ اول، ص192.
[7]. رضائيان؛ مباني سازمان و مديريت، ص308- 307.
[8]. رابينز و دي سنزو؛ ص 193.
[9]. رضائيان؛ مباني سازمان و مديريت، ص308.
