ســـازمــــانـــدهــی

گردآوری: مهدی یاراحمدی خراسانی

سازماندهی و ساز و کارهای هماهنگی

تعریف سازماندهی
سازماندهی ، فرایندی است که طی آن تقسیم کار میان افراد وگروه های کاری و هماهنگی میان آنان ، به منظور کسب اهداف صورت می گیرد .

انواع مختلف سازماندهی
روش های بسیار متفاوتی برای دسته بندی سازمان ها هست ؛ سازمان رسمی و سازمان غیر رسمی .
سازمان رسمی وغیر رسمی :
سازمان رسمی را مسؤلین به طور قانونی بنیانگذاری و تصویب می کنند و در آن تعداد مشاغل ، حدود وظایف و اختیارات و چگونگی انجام آن مشخص می شود . ساختارهای رسمی در واقع تخیلی هستند زیرا سازمان آن گونه که پیش بینی عمل نمی کند ؛ اما سازمان های غیررسمی بیانگر حالت واقعی است، یعنی چگونگی عمل سازمان را به طور واقعی نشان می دهد . بعد از انکه ساختار رسمی ایجاد می شود ، سازمان غیر به طور طبعیی در چارچوب آن پدیدار میگردد؛ سازمان غیر رسمی حاصل تعامل اجتماعی مداوم است و ساختار رسمی تعدیل ، تحکیم یا گسترش می دهد .

سازماندهی چیست؟
.تصمیم گیری برای چگونگی گروه بندی بهتر فعالیتها و  منابع سازمانی
. قطعات سازنده سازمانی چیستند؟

 –  ساختار سازمان:
. نحوه قرارگیری عناصری که می تواند به یک سازمان  شکل دهد.

چرا باید یک سازمان را سازماندهی کرد؟
سازماندهی ساز وکار هماهنگی را بیان می نماید . از آنجایی که کلیه عناصرساختاری شرکت و  این که چگونه  این عناصر   کنار هم عمل می کنند در مدیریت کل سازمان  کاربرد دارد.

اهمیت سازماندهی
. شفافیت ساز
. تقسیم بندی
. آماده سازی
. ایجاد تشکیلات
. توسعه
. مرتبط سازی
. استقرار اختیار

سازماندهی به سمت تصمیم گیری پیش می رود
. تصمیم گیری یک قسمت از  طراحی است که باعث انتخاب یک سری از  کارها می شود.
. وقتی مدیریت فعالیتها را  سازماندهی می کند  فعالیتها هماهنگ می شوند.

ساختار سازمانی
. قطعات ساختمانی یک سازمان را به وجود می آورند.
. یکی از کارهای مدیر دانستن نحوه قرار دادن صحیح  قطعات کنار یکدیگر است.

طراحی مشاغل
– طراحی شغل:
. تعیین مسئولیتهای وابسته به کار هر فرد.
کلیه وظائف به چه اجزایی شکسته می شوند؟
  . تخصیص شغل:
— درجه ای که طبق آن کلیه وظائف سازمان شکسته و به اجزای کوچکتر تقسیم می شود.

پنج جایگزین برای تخصیص شغل
گردش شغل:
— شامل گردش منظم کارمندان از یک شغل به شغل دیگر  است.

   افزایش حیطه شغل:
— شامل افزایش تعداد وظائفی که کارمند به عهده دارد.

   تقویت شغل:
— شامل افزایش هم در تعداد وظائفی که کارمند انجام می دهد و هم در کنترل و دقتی که روی شغلش انجام میدهد.
ادامه جایگزینها

سمت دهی مشخصات شغلی:
— پیشنهاد میکند که مشاغل حول یک محور پنج بعدی تشخیص و تقویت شوند و  هم سیستم کاری و هم  سلائق کارمندان در نظر  گرفته شود.

کار گروهی
—  به یک گروه کامل اجازه می  دهد که یک سیستم کاری را به منظور انجام یک سری کارهای مرتبط طراحی  کند.

سمت دهی مشخصات شغلی
. این یک جایگزین تخصیص شغل است. این سمت دهی پیشنهاد می کند که مشاغل حول یک محور پنج بعدی  تشخیص و تقویت شوند:
— تنوع مهارتها
— هویت کار
— اهمیت کار
— خودکاری
— بازخوراند

سمت دهی مشخصات شغلی
گروه بندی مشاغل: بخش سازی
تعریف آن چیست؟
— فرآیند گروه بندی مشاغل با ترتیب منطقی.

 بخش سازی عملکردی:
— گروه بندی مشاغل طوری که فعالیتهای یکسان یا مشابه را  در برگیرد.

 بخش سازی بر اساس تولید
— گروه بندی فعالیتها براساس تولیدات یا گروههای تولیدات.

پایه های بخش سازی:
اشکال دیگر بخش سازی
. بعضی سازمانها فعالیتهای معینی را از روی:
— زمان
— توالی
تقسیم بندی می کنند.

ملاحظات دیگر گاهی بخشها به نامهای دیگری خوانده میشوند از  قبیل:
— قسمت.
— واحد
— دایره.
— دفتر.

ارتباطات شغلی و سطوح گزارش دهی
. به روشن شدن چه چیزهایی نیازمندیم؟
— سلسله مراتب
. سطوح دقیق و روشن اختیار  در تمام قسمتهای  سازمان.
— محدوده مدیریت:
. تعداد کسانی که به هر مدیر گزارش می دهند.

 مقایسه سازمانهای افقی و عمودی چه تفاوتی دارند؟
— ساختار سازمانی افقی منجر به روحیه بالاتر و تولید بیشتر کارکنان می شود
— ساختار سازمانی عمودی به دلیل نیاز به مدیران بیشتر گرانتر  است.

عوامل موثر در محدوده مدیریت
. صلاحیت ناظر و واحدهای تابعه.
. پراکندگی واحدهای تابعه و زیردستان.
.وسعت محدوده کار بدون نظارت
. درجه نظارت لازم.
. وسعت محدوده اقدامات استاندارد.
. شباهت وظائف.
.تکرر ایجاد مسایل و مشکلات جدید.

تخصیص اختیارات: یک واحد ساختاری مهم
  . اختیار:  
–قدرتی که به طور قانونی توسط سازمان داده می شود.

  . تفویض اختیار:
— فرایندی که توسط ان   مدیران قسمتی از بار  کاری خود را به دیگران واگذار می کنند.
متمرکزسازی و تمرکززدایی چه اختلافاتی دارند؟

   — تمرکززدایی:
. مراحل مشخص تفویض اختیار و قدرت به مدیران سطوح میانی و پایینی در سراسر سازمان.

   — متمرکزسازی:
. مراحل مشخص نگهداری اختیار و قدرت در سطوح بالای مدیریت.

فعالیتهای هماهنگ سازی
. هماهنگ سازی چیست؟
— مراحل پیوند فعالیتهایبخشهای مختلف سازمان.   .

ضرورت  هماهنگ سازی چیست؟
— سیستمها باید به سمت فعالیتهایی در هر بخش تمرکز یابند که در جهت  دستیابی به اهداف سازمان باشند.

سه شکل اصلی وابستگی بین بخشی

1-  وابستگی بین بخشی عمومی:
— وقتی واحدها با کمترین تداخل عمل می کنند و خروجی انهابه سادگی درسطح سازمانی انباشته و استفاده می شود.

2-  وابستگی بین بخشی متوالی:
— وقتی خروجی یک واحد ورودی واحد دیگری باشد.

3-  وابستگی بین بخشی متقابل:
— وقتی فعالیتها به طور دو جانبه در جریان باشند.

روشهای ساختاری هماهنگ سازی
– سلسله مراتب مدیریتی.
– قوانین و روشها.
– نقشهای رابط.
– نیروی کار.

اختلاف رده شغلی و موقعیت شغلی چیست؟

رده شغلی:
-موقعیت مستقیمی در سلسله مراتب که مسئول انجام اهداف سازمانی است.

موقعیت شغلی:
موقعیتی که مسئول ایجاد و فراهم کردن تجربه و اگاهی و حمایت برای رده شغلی است.

What is organizing?

Edit by: Mahdi Yarahmadi Khorasani

Organizers identify, recruit and develop leadership; build community around leadership; and build power out of community. Organizers bring people together, challenging them to act on behalf of their shared values and interests. They develop the relationships, motivate the participation, strategize the pathways, and take the action that enable people to gain new appreciation of their values, the resources to which they have access, their interests, and a new capacity to use their resources on behalf of their interests. Organizers work through “dialogues” in relationships, motivation, strategy and action carried out as campaigns.
Organizers interweave relationships, motivation, strategy and action so that each contributes to the other. One result is new networks of relationship wide and deep enough to provide a foundation for a new community in action. Another result is a new story about who this community is, where it has been, where it is going – and how it will get there. A third result is a strategy envisioning how a community can turn the resources it has into the power it needs to get what it wants. A final result is action, as the community mobilizes and deploys its resources on behalf of its interests – as collaboration, claims making, or both.
Organizers develop new relationships out of old ones – sometimes by linking one person to another and sometimes by linking whole networks of people together. Relationships grow out of exchanges of interests and resources, the commitment to sustain them, and the creation of a shared story.
Organizers engage people in discerning why they should act to change their world – their values – and how they can act to change it – their strategy.
Organizers motivate action by deepening people’s understanding of who they are, what they want, and why they want it: their values. Mobilizing feelings of urgency, hope, anger, self-worth, and solidarity that facilitate action, they challenge feelings of inertia, fear, apathy, self-doubt, and isolation that inhibit action. Organizers engage people in articulating this call to action as a shared story of the challenges they must face, the choices they must make, and the hope that can inspires to courage the make these choices now – a story of self, a story of us, and a story of now.
Organizers engage people in deliberating about they can turn what they have (resources), into what they need (power) to get what they want (their interests): strategy. Power is the influence our resources can have on the interests of others who hold resources that can influence our interests. Organizing often requires using our resources to mobilize power interdependently with others whose interests we share to challenge the power exercised over us by others whose interest conflict with our own.
Organizers challenge people to take the responsibility to act. For an individual, empowerment begins with accepting responsibility. For an organization, empowerment begins with commitment, the responsibility its members take for it. Responsibility begins with choosing to act. Organizers challenge people to commit, to act, and to act effectively.
Organizers work through campaigns. Campaigns are highly energized, intensely focused, concentrated streams of activity with specific goals and deadlines. People are recruited, programs launched, battles fought and organizations built through campaigns. Campaigns polarize by bringing out those ordinarily submerged conflicts contrary to the interests of the constituency. One dilemma is how to depolarize in order to negotiate resolution of these conflicts. Another dilemma is how to balance campaigns with the ongoing work of organizational growth and development.
Organizers build community by developing leadership. They develop leaders by enhancing their skills, values and commitments. They build strong communities through which people gain new understanding of their interests as well as the power to act on them — communities which are bounded yet inclusive, communal yet diverse, solidaristic yet tolerant. They develop a relationship between a constituency and its leaders based on mutual responsibility and accountability.

{endslide}