سيستم‌های مكانيك و ارگانيك

نویسنده: فاطمه اسلاميه

مقايسه و بيان ویژگیهای سیستمهای مکانیکی و ارگانيكي

مقدمه
« تام برنز و جی.ام. استاکر » با توجه به مطالعاتی که روي بيست شرکت انگليسي و اسکاتلندي انجام داده اند جايگاه سازمان‌ها را از نظر نوع ساختار مديريت به دو سازمان مكانيكي وارگانيكي تشبيه كرده‌اند. هر دو شکل از سیستم با این هدف به وجود آمده اند که با شیوه ای بسیار کارا از منابع انسانی نهایت استفاده را ببرند. هر یک از این سیستمها ویژگیهای خاص خود را دارند.

سیستمهای مکانیکی:
یک سیستم مکانیکی براساس قانونمندی تحمیل شده توسط ساختار درونی و قوانین علّی ذاتی اش عمل می کند، مثل یک ساعت یا یک اتومبیل. از آنجایی که در سیستم های مکانیکی انتخابی وجود ندارد، خود یا اجزایشان نمی توانند مقاصدی مختص به خود داشته باشند. اما یک سیستم مکانیکی می تواند وظیفه ای داشته باشد که مقاصد موجودی، خارج از آن را برآورده می کند و به همین ترتیب اجزای سیستم نیز وظایف فرعی مخصوصی به خود دارند.سیستم های مکانیکی می توانند باز باشند و یا بسته. اگر رفتارشان به وسیله هیچ رویداد یا شرایط بیرونی متاثر نشود بسته هستند و درغیر این صورت باز خواهندبود. جهان از دیدگاه نیوتن به منزله یک سیستم مکانیکی بسته (خودشمول) بـدون هیچگونه محیطی، دیده می شد. در مقابل، سیاره زمین به منزله سیستمی که حرکتش به وسیله سایر سیاره ها، ستاره ها و نیروهای دیگر متاثر می شود انگاشته می شد، از این رو یک سیستم باز فرض می شد. آن اجزایی که بدون آنها یک سیستم توانایی اجرای وظایفش را ندارد، اجزای ضروری و باقی اجزا غیرضروری به حساب می آیند. به عنوان مثال، موتور اتومبیل یک جزء ضروری است درحالی که فندک آن این چنین نیست.

ویژگیهای سیستمهای مکانیکی:
یک سیستم مدیریت مکانیکی، مناسب شرایطی است که باثبات و پایدار باشد. ساختارهاي مكانيكي با ويژگيهايي نظير پيچيدگي و رسميت زياد و تمركز گرايي شناخته مي شوند، چنين ساختارهايي با وظايف يكنواخت مناسبت داشته و بر رفتارهاي برنامه ريزي شده متكي بوده و در واكنش به رويدادهاي پيش بيني نشده نسبتاً كند عمل مي كنند.
1. کارهایی که نیاز به تخصص ویژه دارند از سایر کارها متمایز می گردند. کسانی که کارهای تخصصی و ویژه را انجام می دخند علاقه شدید دارند که شیوه های انجام دادن کارها را بهبود بخشند و وسایل و ابزار جدیدی به کار گیرند.
2. روابط بین اعضا به طورت عمودی است، یعنی رابطه باید به صورت رئیس و مرئوسی باشد.
3. کارها، نوع رفتار و وظایف طبق بخشنامه ها، دستورالعملها و تصمیماتی که گرفته شده به وسیله سرپرستان و مقامات ارشد به اجرا درمی آید.
4. برای دانش، تجربه و مهارتهایی که در درون سازمان وجود داشته باشد اهمیت بیشتری قائل می گردند.
5. اشخاصي كه به تصدي شغلي گمارده مي شوند بايد آموزشهاي شغلي و تخصص لازم را ديده باشند.
6. فعاليت رسمي سازمان بيشترين اهميت را دارد و مديريت از مقررات و خط مشي ها، رويه ها و آئين نامه هاي حاكم بر سازمان تبعيت مي كند.
7. همچنين براي اطمينان يافتن از انجام منظم و مداوم وظايف و مسووليتها مقررات و آئين نامه هايي تدوين مي شود.

سیستم های ارگانيكي:
سیستم های ارگانیکی، سیستم هایی هستند که حداقل یک هدف (GOAL) یا مقصود (PURPOSE) از خودشان دارند. مثل حفظ بقا، که رشد برای آن اغلب عاملی ضروری تلقی می شود. درحالی که اجــزایشان هیچ هــدف و مقصـودی را پی نمی گیرند اما وظایفی درخدمت هدف و مقصود سیستم کلی دارند. سیستم های ارگانیکی ضرورتاً باز هستند، یعنی تحت تاثیر عوامل بیرونی قرار می گیرند. بنابراین، تنها زمانی قابل فهم هستندکه در پیوند با محیطشان بررسی گردند. محیط هر سیستم شامل مجموعه ای از متغیرهاست که می توانند رفتار سیستم را متاثر کنند. اجزای یک سیستم ارگانیکی، هم می تواند ضروری باشد و هم نباشد. به عنوان مثال قلب یک جزء ضروری برای سیستم انسان است درحالی که ناخن چنین نیست.

ویژگیهای  سیستمهای ارگانيكي:
اگر شرایط در حال تغییر باشد و پیوسته مسئله های تازه ای به وجود آید و نیز شرایط یا موقغیتهای آینده را نتوان پیش بینی کرد، سیستم مدیریت ارگانیک مناسب خواهد بود. ساختارهاي ارگانيكي نسبتاً منعطف و انطباق پذير بوده، داشتن تعهد به سازمان، بدون توجه به میزان تخصص. تأكيد بر ارتباطات موازي بجاي عمودي دارند، ارتباطات بین مقامهای مختلف بیشتر جنبه مشاوره دارد نه فرماندهی، نفوذ در آنها بجاي اينكه بر مبناي اختيارات ناشي از پست سازماني باشد براساس مهارت و دانش صورت مي گيرد. مسووليتها بجاي اينكه صرفاً براساس شرح شغل باشد، بصورت انعطاف پذير، تعريف شده و تأكيد بجاي اينكه بر صدور دستورات باشد برروي مبادله اطلاعات است.

ویژگیهای اساسی ساختار ارگانیک عبارتند از:
اختيارات غيرمتمركز، قوانين و مقررات كمتر، غيررسمي بودن تعاريف مشاغل، تطبيق با محيط، شبكه ارتباطات شخصي و غيررسمي و همچنين توجه بيشتر به خود كنترلي بجاي اعمال كنترل از طريق سلسله مراتب معرفی می کند.
– اگرچه سیستمهای ارگانیک، همانند سیستمهای مکانیکی، دارای سلسله مراتب اختیارات سازمانی نیستند، ولی در آنها نوعی طبقه بندی قابل مشاهده است. پستهای سازمانی را بر اساس ارشدیت ( یعنی تخصص بالاتر ) تفکیک می نمایند. در تصمیم گیریهای گروهی، اغلب، مقامات ارشد و باسابقه حرف آخر را می زنند، در سیستم ارگانیک، کسی صاحب قدرت و اختیار می گردد که نسبت به بقیه، از توانایی و آگاهیهای بیشتری برخوردار باشد، یعنی « اختیارات در دست بهترین ها » است. میزان اختیارات نیز از طریق اجماع ( توافق نظر ) تعیین می گردد.
– در سیستمهای ارگانیک نسبت به سیستمهای مکانیکی، میزان تعهد به سازمان، بسیار گسترده تر است و فرد متخصص نسبت به کار تخصصی خود تعهد دارد. در سیستمهای ارگانیک به ندرت می توان بین سازمان « رسمی » و « غیررسمی » فرق قائل شد.
– اعضای سازمان درباره ارزشها و هدفهای سازمان باورهای مشترکی دارند و این پدیده می تواند جای خالی سیستم فرماندهی مبتنی بر سلسله مراتب اختیارات سازمانی را ( که در سیستم مکانیکی دیده می شود ) پر نماید.

مدیر ساختار ارگانیک:
مدیر یک ساختار ارگانیک فردی دستپاچه و مضطرب است. وی دائم نگران نوع کاری است که باید انجام دهد. نگرانی او از این بابت است که نمی داند دیگران از او چه انتظاری دارند و پیوسته نگران کارهایی است که دیگران باید انجام دهند. در واقع، هنگامی که یک ساخنار ارگانیک بخواهد به شیوه ای اثربخش کار کند در برابر عوامل محیطی بدین گونه واکنش نشان می دهد:
اگر ابهامی که به صورت ظاهر او را فرا گرفته است قابل توجیه نباشد، این تشویش به صورت رنجش و آزردگی خاطر پدیدار می گردد. در چنین موقعیتی، گاهی همه مدیران و گاهی برخی از آنها آرزوی ساختاری مشخص تر می کنند، یعنی ساختاری که در آن نقشهای افراد تعریف شده باشد. این که فرد مسئول انجام چه کارهایی است؟ باید نگران چه چیزهایی باشد و نسبت به چه کارهایی نگران نباشد. نتیجه چنین می شود که هرقدر پستهای سازمانی، به صورت دقیق تر تعیین شوند، مدیر باید به میزان بیشتری « همه چیزدان » شود، به گونه ای که هیچ وظیفه یا کار تخصصی به صورت کامل یا جزئی، بدون سرپرست و مسئول مستقیم باقی نماند، بار اضافی بر دوش کسی که مسئولیت ندارد، تحمیل نگردد و کسی که باید کاری را انجام دهد بدون اختیارات ذی ربط نباشد. باید مقررات رفتاری را که تاریخچه سازمان کارساز بودن آنها را به اثبات رسانیده، به کار برد و کارهای تخصصی مشخصی را در نظر گرفت تا بتوان بدان وسیله وظایف یا کارهای افرادی که نقسهای دیربط را برعهده گرفته اند واگذار شود و آنها این نقشعا را به صورتی شایسته اجرا کنند؛ بر همین اساس بین اشخاصی که به صورت دائم در پستهای مناسب و شایسته گمارده شده اند، ارتباط برقرار می گردد.

به طور کلی:
مديريت مكانيكي شيوه‌اي از مديريت است كه سازمان را در حال ايستا نگه مي‌دارد ساختار آن را تحكيم مي‌بخشد. اما مديريت ارگانيكي شيوه‌اي است كه كليه افراد سازمان را به صورت واحد زنده و متأثر از يكديگر در نظر مي گيرد. در اين روش مدير، آزادي عمل به افراد اعطا مي‌كند و افراد مستقلاً روش كار را انتخاب مي‌كنند. يكي از ويژگيهاي بارز سازمان‌هاي ارگانيكي مشاركت افراد در كليه امور سازمان است كه اين امر باعث تقويت و پرورش روحيه خلاقيت وكارآفرينی كاركنان مي‌شود كه خود عامل مهم در بهبود و بازسازي سازمان است. برنز يكي از ضعف‌هاي مهم ساختار مكانيكي را اين‌گونه بيان مي‌كند كه در سازمان‌هاي مكانيكي روال معمول براي رسيدگي به موضوعي كه خارج از حدود وظایف يك نفر قرار مي‌گيرد ارجاع آن به يك كارشناس مربوط و يا سپردن آن به يك مافوق است.
برنز و استاكر در جواب اين سؤال كه تحت چه شرايطي به كارگيري ساختار ارگانيك بر ساختار مكانيكي ارجحيت دارد معتقدند كه: ارجحيت يك ساختار بر ساختار ديگر بستگي به موقعيت دارد همچون:
1- هر قدر كه افراد در سازمان از توانايي‌هاي فكري و ذهني بيشتري برخوردار باشند به همان اندازه ساختار ارگانيك مناسب‌تر خواهد بود.
2- هر قدر محيطي كه سازمان درآن واقع شده است دچار تغييرات بيشتر و سريع‌تر باشد به همان اندازه به اهميت انعطاف‌پذيري در ساختار ارگانيك افزوده مي‌شود.

منبـــع:
شفریتز، جی ام و استیون اوت جی، ( ۱۳۸۱ )، تئوریهای سازمان: اسطوره ها، جلد اول، ترجمه دکتر علی پارسیان، انتشارات ترمه.