نویسندگان: دكترمحمدرضا كرامتی – دكترمحمود قربانی
چکیده
گروه مشاركتي عبارتست از تعدادي از افراد كه براي رسيدن به هدف مشترك به طور فعالانه و مسئولانه با يكديگر كار مي كنند و هر فردي علاوه بر اينكه مسئول رفتار خود است در برابر رفتار ديگران نيز احساس مسئوليت مي كند.
مراحل رشد يك گروه مشاركتي عبارتست از شناخت خود، كسب قدرت و نفوذ، توسعه وحدت و انجام وظيفه، انواع گروههاي كاري عبارتند از: گروههاي علاقه مند به كار انفرادي، گروههاي سنتي، گروههاي مشاركتي و گروههاي مشاركتي با عملكرد بسيار بالا. احترام متقابل و عشق اعضا نسبت به يكديگر و داوطلب شدن براي انجام كار، مهمترين مشخصه هاي يك گروه مشاركتـي با عملكرد بسيار بالا محســوب مــي شوند. بنابراين، گروه مشاركتي با گروههاي نوعي و متـداول كه در برخي از سازمانها شكل مي گيرند، متفاوت است. البته گروههاي نوعي و متـداول را مي توان به گروههاي مشاركتي و تيــم هاي مشاركتي تبديل كرد و اين امر در صورتي امكان پـذير است كه با آگاهي از مشخصه هاي اساسي گروه مشاركتي بتوانيم يك گروه مشاركتي را از غير مشاركتي تشخيص دهيم. وابستگي دروني مثبت، احساس مسئوليت فردي و گروهي، ارتباط متقابل و نزديكي اعضا با يكديگر، يادگيري مهارتهاي اجتماعي از يكديگر، ارزشيابي مستمر عملكرد فردي و گروهي، رضايت اعضا از كار با يكديگروجود اعتماد و احترام متقابل بين اعضاي گروه، مشاركت فعال اعضا در تصميم گيريها، فرصتهاي برابر براي موفقيت، ناهمگــون بودن اعضاي گروه، مشخصه هاي اساسي يك گروه مشاركتي به شمار مي روند.
مقدمه
مهمترين وجه تمايز انسان با ساير حيوانات قدرت فكري اوست و با بهره گيري از چنين قدرتي است كه از همكاري و مشاركت همنوعان خود استفاده مي كند. امروزه صاحب نظران علم مديريت به اين نتيجه رسيده اند كه استفاده ازكار گروهي كليد حل بسياري از معضلات سازمان بوده و بهره وري واحدهاي كاري را به نحو قابل ملاحظه اي افزايــــش مي دهد.
اين ايده توجه بسياري از مديران اجرايي سازمانها را نيز به خود جلب كرده است. آنان علاقه مندند در زمينه گروههاي مشاركتي موفق در سازمانها اطلاعات بيشتري كسب كنند. بر همين اساس اين مقاله درصدد است تا محورهاي اساسي حركت به سوي شكل گيري كار گروهي موفق در سازمانها را تبيين كرده و بستر مناسب را جهت اجراي موفقيت آميز آن فراهم سازد.
مفهوم گروه مشاركتي
گروه مشاركتي در سازمان عبارت است از مجموعه اي از كاركنان سازمان كه براي رسيدن به هدف مشترك فعالانه با يكديگر كار مي كنند و علاوه بر اينكه مسئول رفتار خود هستند در برابر رفتار ساير اعضاي گروه نيز احساس مسئوليت مي كنند. به عبارت ديگر، گروه مشاركتي مستلزم مشاركت فعال و مستقيم كاركنان است. همانند كوهنوردان، كاركنان زماني به قله مي رسند كه جزئي از تيم مشاركتي باشند. گروه مشاركتي متكي بر سه دسته از گروههاي يادگيري است: «گروههاي رسمي» كه با يكديگر كار مي كنند تا موضوعهاي كاري تعيين شده از سوي مدير را با موفقيت انجام دهند. موضوعـها در قالــب مسئله مشخص مي گردند. «گروههاي غيررسمي» زماني كه مدير از طريق سخنراني، نمايش فيلم و غيره مستقيماً به آموزش مي پردازد، شكل مي گيرند. اين گروهها 5-3 دقيقه قبل، بعد، و يا ضمن سخنراني و نمايش فيلم… به صورت سازمان يافته با يكديگر تعامل پيدا مي كنند. دسته سوم «گروههاي مشاركتي پايه» هستند كه درازمدت هستند و همكاري و تعامل آنها با يكديگر ريشه در گذشته دارد. اين گروهها با دوام ترين گروههاي مشاركتي هستند و قصدشان حمايت، كمك و رفع مشكلات يكديگر است (جانسون و جانسون، 1994).
به اعتقاد گلازر«گروه مشاركتي چيزي بيش از قراردادن كاركنان در گروههاست. آن در واقع نوعي مديريت سازمان محسوب مي شود» (گلازر، 2001).
اليزابت كوهن در زمينه بهره وري گروه مشاركتي به چهار مفهوم اساسي اشاره مي كند. اولين مفهوم پيشرفت كار كاركنان است كه از طريق ارزشيـابي عملكرد مورد سنجش قرار مي گيرد. به نظر او، ارزشيابيهاي عملكرد بايد روي نكات اساسي و كاربرد تاكيد كنند. دومين مفهوم به رشد مهارتهاي سطح بالاي تفكر مربوط مي شود.
مفهوم سوم به برابري فرصتهاي اعضاي گروه مشاركتي در زمينه تعامل با يكديگر مربوط مي شود و چهارمين مفهوم رفتارهاي اجتماعي مطلوب كاركنان را در گروههاي مشاركتي مورد تاكيد قرار مي دهد كه مي توان آن را ارتباطات درون گروهي مثبت ناميد (اليزابت كوهن، 1994). به نظر پين و ويتاكر، گروهها (بويژه گروههاي كاري در سازمانها) در حين رشد و توسعه مـراحل زير را پشت سر مـي گذارند: شناخت خود، كسب قدرت و نفوذ، توسعه وحدت و انجام وظيفه.
در مرحله اول اعضا، سعي مي كنند تا رفتارهاي پسنديده و ناپسند را در گروه كشف كنند. در اين مرحله افراد منتظرند سايرين شروع كننده باشند تااينكه در نهايت فردي جرئت پيدا كرده با معرفي خود، گروه را براي توجه دادن به وظايفش آگاه مي كند. سوالهايي كه اعضا به طور انفرادي در مورد آن فكر مــــي كنند عبارتند از: هدف ما چيست؟ چگونه اين فعاليتها را انجام خواهيم داد؟ قوانين چه هستند؟ نقش من چيست؟ تصور اعضاي گروه نسبت به من چيست؟ براي تحت تاثير قراردادن گروه چه مي توانم بكنم؟ ممكن است برخي پاسخها مشابه و برخي متفاوت باشد. در هرحال، اعضا بايد مراقب باشند كه از موضوع اصلي بحث خارج نشوند و سعي كنند از بحث كردن پيرامون موضوعهاي پيچيده يا خصوصي زندگي خود اجتناب كنند. در مرحله دوم، افراد سعي مي كنند براي خود در گروه جايگاهي پيدا كنند. در اين مرحله، وقت و انرژي گروه صرف تحقق اهداف نمي شود بلكه بحثها به سوي انتقادكردن از رهبر گروه، زير سوال بردن ساختار، اهداف و قوانين گروه مي شود، نوعي رقابت ميان اعضا به چشم مي خورد و كار گروهي كمتر ديده مي شود. برخي از اعضا به خاطر خصومتهاي موجود در گروه احساس ناراحتي مي كنند، تنش به حداكثر مي رسد و ممكن است برخي از اعضا به اميد دستيابي به جو و روابط گروهي بهتر به فكر تغيير گروه بيفتند. بنابراين، ايفاي نقش حفاظتي در اين مرحله اهميت ويژه اي دارد.
از آنجايي كه در سازمانها تمام گروهها در حال طي كردن اين مرحله هستند، گروه موفق گروهي است كه اجازه ندهد اين دوره بسيار طولاني شود. زيرا در اين صورت بازده گروه پايين مي آيد.
در مرحله سوم به تدريج احساس تعلق به گروه در ميان اعضا تقويت مي شود و هويت گروهي شكل مي گيرد. اعضا احساس مي كنند هدف مشتركي دارند كه براي رسيدن به آن همه بايد به طور موثر با يكديگر كار كنند. بنابراين گروه به اين نتيجه مي رسد كه بايد نقش هريك از اعضا را تعيين سازد. در مرحله چهارم روحيه گروهي، صداقت، احساس مسئوليت و وفاداري گروه به ميزان قابل توجهي افزايش يافته و كارها براساس مهارت و توانايي بين اعضا تقسيم مي شود. هرعضو حتي اگر با ديدگاه سايرين موافق نباشد فرديت آنها را به رسميت مي شناسد و به آنها احترام مي گذارد. همچنان كه گروه به اهداف خود مي رسد كامل تر و رشديافته تر گرديده و مشخصه هاي ديگرش نظير كاهش اختلافات، تصميم گيري مشاركتي و مشخص شدن نقشها آشكار مي شود. در اين مرحله، گروه تحولات ايجاد شده را نيز مورد ارزيابي قرار مي دهد.
به نظر پين و ويتاكر تمامي گروهها مراحل تحولي را پشت سر مي گذارند و تعجيل در حركت از يك مرحله به مرحله ديگر وضع را بدتر كرده و مانع شكل گيري طبيعي گروه مـــي گردد. گاهي اوقات تعجيل ها بااين تصور انجام مي شود كه تا گروه شوك رواني را تجربه نكند به مرحله بعدي راه نمي يابد. عموماً گذر از مرحله يك به مرحله دو كمي زمان بر است و براي انتقال از مرحله دو به سه قدرت گوش دادن و اشتياق نشان دادن اعضاي گروه به اختلافات موجود در گروه اهميت خاصي دارد (پين و ويتاكر، 2000).
جانسون و همكاران در پاسخ به اين سوال كه كدام گروه، مشاركتي و كدام گروه، غيرمشاركتـــي است به انواع گروهها اشاره مي كننـــد و نوع گروه مشاركتي را در اين تقسيم بندي مشخص مي سازند. به اعتقاد آنها انواع گروهها عبارتند از:
1 – گروههاي علاقه مند به كار انفرادي: به كاركنان گفته مي شود با يكديگر كار كنند اما آنها عملاً علاقه اي به كارگروهي نشان نمــــي دهند و تصور مي كنند كه عملكردشان به صورت انفرادي ارزشيابي مي شود. بنابراين، آثار رقــابت بين فردي تا حدود زيادي ديده مي شود. در چنين شرايطي كل كمتر از مجموعه اعضاست.
2 – گروههاي سنتي: به كاركنان گفته مي شود كه به صورت گروهي با يكديگر كار كنند و آنها هم مي پذيرند اما موضوعهاي كاري به گونه اي سازمان دهي شده كه ارتباط بين آنها تضعيف مي شـود و عملاً به سوي كار انفرادي كشيده مي شوند. كاركنان تصور مي كنند كه به عنوان افراد تشويق مي شوند نه به عنوان عضوي از گروه. بنابراين، هيچ علاقه اي براي كمك به اعضاي گروه خود ندارند. در چنين وضعيتي نيز كل كمتر از مجموعه اعضاست.
3 – گروههاي مشــــاركتي: به كاركنان گفته مي شود كه به صورت گروهي كار كنند و آنها از اين جهت خشنود هستند. آنها مي دانند كه موفقيت آنها به تلاش همه اعضاي گروه وابسته است. اين گروهها پنج مشخصه اساسي دارند: هدف مشترك گروهي آنها را وادار مي كند تا از توانائيهاي فردي خود حداكثر استفاده را به عمل آورند. اعضا بر اين باورند كه يا همه با هم غرق مي شوند و يا همه با هم شنا مي كنند و شكست يك فرد را شكست كل گروه مي دانند. دوم اينكه احساس مسئوليت فردي و گروهي وجود دارد. سوم اينكه ارتباط رودررو بازده كار گروه را افزايش مي دهد. زيرا ازطريق كمك كردن، تشويق كردن و توضيح دادن در موفقيت يكديگر سهيم مي شوند. چهارم اينكه مهارتهاي اجتماعي موردنياز گروه آموزش داده مي شوند و درنهايت اعضاي گروه كيفيت كار خود را مورد ارزيابي قرار مي دهند. در چنين شرايطي كل بيشتر از مجموعه اجزا است و نتيجه اي كه هر عضوي در اثر كارگروهي مي گيرد به مراتب بيشتر از كاركردن به صورت انفرادي است.
4 – گروههاي مشاركتي با عملكرد بسيار بالا: در اين گروه كليه معيارهاي گروه مشاركتي رعايت مي شود و عملكرد بيش از حد انتظار منطقي است. آنچه كه اين گروه را از نوع قبلي متمايز مي كند سطح تعهد اعضا در زمينه موفقيت گروهي است. اعتماد، احترام و عشق بسيار زياد اعضا نسبت به يكديگر، تسريع در حل تكاليف، داوطلب شدن براي كمك به يكديگر، نمونــــه هايي از عملكرد بسيار بالا محسوب مي شوند. متاسفانه گروههايي كه به اين درجه از رشد رسيده باشند به ندرت يافت مي شوند (جانسون و همكاران، 2000).
هيرست و اسلاويك معتقدند كه يك گروه مشاركتي بين 2-5 نفر عضو دارد كه براي رسيدن به يك هدف مشتـرك با يكديگر كار مي كنند. به اعتقاد آنها گروههاي مشاركتي با گروههاي نوعي متداول تفاوت دارند:
در گروههاي نوعي متداول، مدير رهبر گروه را انتخاب مي كند اما در گروههاي مشاركتي همه كاركنان به نوعي رهبر و مسئول هستند.
گروههاي نوعي متداول ازنظر ماهيت همگون هستند. اما در گروههاي مشاركتي اعضا به طور تصادفي انتخاب مي شوند و يا اينكه براساس جنسيت، توانايي، سليقه، رفتار و غيره به وسيله مدير انتخاب مي شوند. لذا گروههاي مشاركتي، گروههاي ناهمگوني هستند.
درگروههاي نوعي متداول، اعضا براساس عملكرد فردي پاداش مي گيرند. در گروههاي مشاركتي اگر پاداشي هم در كار باشد به گروه تعلق مي گيرد.
در گروههاي نوعي متداول، مهارتهاي اجتماعي جهت كاركردن كاركنان با يكديگر آموزش داده مي شود. اما در گروههاي مشاركتي مهارتهاي اجتماعي تعريف گرديده و پس از بحث و مشاهده به مرحله اجرا گذاشته مي شوند.
در گروههاي نوعي متداول، مدير براي حل مشكلات، هشدار به كاركنان و يادآوري به آنها، كارگروهي را متوقف مي كند. اما در گروههاي مشاركتي مدير گروه را به حل مشكل ترغيب مي كند و دخالت خود را به حداقل مي رساند.
در گروههاي نوعي متداول، اولويت اصلي انجام واتمام كار است. اما در گروههاي مشاركتي علاوه بر انجام كار، مشاركت همه اعضا و رشد مهارتهاي آنان موردتوجه است (هيرست و اسلاويك، 2001، صص 142-133).
بنابراين، گروههاي مشاركتي با گروههاي كوچكي كه امروزه در بسياري از سازمانها مرسوم است فرق دارد و هرگونه تشكل گروهي در سازمان را نمي توان گروه مشاركتي ناميد. در گروههاي مشاركتي همبستگي مثبت وجود دارد وگفتگوي اعضا به صورت متقابل و رو درروست درحالي كه در گروههاي كوچك هيچ گونه همبستگي به چشم نمي خورد و كاركنان عموماً براي خود كار مي كنند. در گروههاي مشاركتي پاسخگويي فردي وجود دارد. درحالي كه درگروههاي كوچك ممكن است كاركنان بار خود را روي دوش ديگري بگذارند. در گروههاي مشاركتي مدير مهارتهاي اجتماعي لازم براي كارگروهي را آموزش مي دهد، رفتار كاركنان را زيرنظر دارد و درواقع لازم به آنها بازخورد مي دهد اما درگروههاي كوچك كاركنان مهارتهاي اجتماعي را به طور نظام مند نمي آموزند، رفتــــاركاركنان مستقيماً موردمشاهده قرار نمي گيرد و هيچ نوع گفتگويي درمورد اينكه كاركنــان چگونه با يكديگر كار كنند انجام نمي شود.
پين و ويتاكر بين گروه و تيم نيز تفاوتهايي را به شرح زير قائل شده اند:
«1 – در گروه اعضا مستقل از يكديگر كار مـــي كنند. اما در تيم اعضا به شكل هدفمندي وابسته به هم فعاليت دارند.
2 – در گروه، اعضا بيشتر به اهداف خود تكيه مي كنند اما در تيم، عملكردها براي رسيدن به اهداف مشترك است.
3 – در گروه، تعليمات توسط سرگروه به گروه داده مي شود. اما در تيم، شركت در وظايف تيمي طبق استعداد افراد صورت مي گيرد.
4 – در گروه، درگيريها باعث جدايي و عدم اطمينــان بين اعضاي گروه شده و گروه را بـــه سوي وضعيت برد و باخت مي كشاند. اما در تيم، درگيريها سالم است.
5 – در گروه، درگيري باعث مداخله سرگروه مي شود. در تيم، خود تيم مشكل را حل مـــــي كند.
6 – در گروه، ارتباطات نياز به مراقبت دارند. در تيم، ارتباطات باز و صادقانه به وقوع مــــــــي پيوندد.
7 – در گروه، هم شكلي از به دست آوردن نتيجه مثبت مهم تر است. در تيم، نتايج مثبت از هم شكلي مهم تر است.
8 – در گروه، تصميم گيري را رهبر گروه به عهده دارد. در تيم، همه اعضا مسئول هستند.
9 – در گروه، رهبر با عملكردهاي نامناسب مواجه است. در تيم، كل اعضا با عملكرد نامناسب مقابله مي كنند كه رهبر تيم هم جزو آن است.
10 – در گروه، دستور كار را رهبر معين مـــــي كند. اما در تيم، كل تيم دستور كار را تعيين مي سازد.
11 – در گروه، دستور كار بر موضوعهاي بي غرضانه متمركز است. در تيم، دستور كار بر كل موضوع متمركز است.
12 – در گروه، تعامل براي دادن اطلاعات و نصيحت است. در تيم، تعامل براي حل مشكل برنامه ريزي است» (پين و ويتاكر، 2000، صص 75-74).
باتوجه به تفاوتهاي ذكرشده بين گروه و تيم، گروه مشاركتي همخواني نزديكي با ويژگيهاي تيم دارد و در قالب رعايت ويژگيهاي تيم است كه مي تواند به طور موثري به مورد اجرا درآيد.
انواع كار گروهي مشاركتي
در خصوص نوع كار مطلوب براي گروه مشاركتي مطالب كمتري نوشته شده است. اما اين موضوع كه كار گروهي بايد از حالت ساده به حالتهاي حل مسئله و تعاملي تبديل شود مورد تاكيد قرار گرفته است. مديران مي توانند متناسب با وضعيت سازمان خود، نوع كار گروهي مشاركتي را انتخاب كنند.
دادن و بنت سه نوع كار گروهي مشاركتي را مورد بحث قرار مي دهند: «1 – كاركردن به صورت فردي روي تكاليف مشابه جهت حصول نتايج فردي 2 – كاركردن به صورت فردي روي عناصر معما براي رسيدن به نتيجه مشترك 3 – كاركردن مشترك برروي يك تكليف براي رسيدن به نتيجه مشترك» (دان و بنت، 1995، صص 15-13).
1 – كاركردن به صورت فردي روي تكاليف مشابه جهت حصول نتايج فردي: اين نوع كار گروهي ظاهراً شباهتي به ساختار گروه مشاركتي ندارد زيرا از افراد خواسته مي شود به نتايج فردي برسند. هنگامي كه كاركنان در يك گروه مشغول كاركردن روي يك كار مشابه هستند براي آنها اين امكان فراهم مي شود كه در تجربيات، علايق، انگيزه و فهم و درك يكديگر سهيم شوند و روي كيفيت عملكرد يكديگر تاثير گذارند. اما باوجود اين، كار به خودي خود نيازمند همياري نيست. اين نوع كار گروهي را مي توان به صورت شكل يك نشان داد:
2 – كاركردن به صورت فردي روي عناصر معما براي رسيدن به نتيجه مشترك: در اين نوع كار، هر كارمندي روي جنبه خاصي از معما كار مي كند و شكل كار طوري است كه تا تمام جنبـه ها كنار هم قرار نگيرند معما حل نمي شود. لذا كم كاري يك كارمند مانع رسيدن به هدف مشترك گروهي (حل مسئله يا معما) مي شود. اين نوع كار گروهي را مي توان به صورت شكل 2 نشان داد:
3 – كاركردن مشترك روي يك تكليف براي رسيدن به نتيجه مشترك: در اين نوع كار، كاركنان بايد به صورت مشاركتي كار كنند تا به نتيجه مورد نظر برسند. بنابراين، هماهنگي و سازماندهي ضرورت اساسي است. كار هر فرد بر نتيجه عملكرد گروه تاثير مي گذارد. اين نوع كار گروهي را مي توان در شكل 3 نشان داد:
به نظر مي رسد كه انتخاب نوع تكليف جهت كاركردن، يكي از مهمترين جنبه هاي كار گروهي مشاركتي است. شايد نتوان نوع خاصي از ساختار تكليف را به تمام مديران توصيه كرد. زيرا انتخاب نوع تكليف به نوع درس، زمان در دسترس، سطح آگاهي و رشد كاركنان وغيره بستگي دارد. آگاهي از انواع تكليف و انواع كار گروهي مشاركتي به مدير امكان مي دهد تا در شرايط آموزشي معين، تصميم مناسب را اتخاذ كند.
مشخصه هاي گروه مشاركتي
تمايز بين گروه مشاركتي با ساير فعاليتهايي كه جنبه كار گروهي دارند تنها از طريق تعريف مشخصه هاي گروه مشاركتي امكان پذير است. در اين زمينه نظريه پردازان مختلف، هريك مشخصه هايي را براي گروه مشاركتي ذكر كـرده اند. ديويد جانسون و راجر جانسون، ميليس، فرند و كوك، كوهن، اليس و والن، ريان و كوپر، اسلاوين و سيف از آن جمله اند.
ديويد جانسون و راجر جانسون مشخصــه هاي اساسي گروه مشاركتي را در قالب پنج عنصر كليدي بيان مي كنند:
الف – وابستگي دروني مثبت:پس از مشخص كردن تكاليف گروهي بايد كاركنان توجيه شوند كه موفقيت گروهشان مستلزم آن است كه افراد با هم به طور موثر كار كنند. آنها بايد بدانند يا همه با هم شنا مي كنند و يا همه با هم غرق مي شوند. لذا بايد با همديگر همكاري كنند زيرا زمان آن قدر محدود و نوع كارها آن قدر پيچيده است كه نمي توانند به تنهايي به موفقيت كامل برسند. وابستگي دروني مثبت به چندين شكل مي تواند ايجاد شود. اولين شكل آن هدفمندبودن وابستگي است. در اين صورت كاركنان در مي يابند فقط در صورتي مي توانند به هدفهايشان برسند كه تمام اعضاي گروه به هدفها برسند. دوم، وابستگي مبتني بر پاداش است. در اين صورت هر عضو گروه زماني پاداش دريافت مي كند كه تمام اعضا به هدفها رسيده باشند. گاهي اوقات براي تقويت وابستگي دروني هدفمند مثبت از پاداش استفاده مي شود مثلاً اگر همه اعضاي گروه امتياز بالاي 90 درصد كسب كنند به هر عضوي 5 امتياز داده مي شود. سوم، وابستگي مبتني بر منابع است. در اين صورت هر عضو گروه بخشي از منابع، اطلاعات يا مواد لازم را براي انجام كار دريافت مي كند. منابع اعضا در صورتي كه در كنار هم قرار گيرند تحقق هدف ميسر مي گردد. چهارم، وابستگي مبتني بر نقش است. در اين صورت به هر عضو نقش خاصي داده مي شود و تحقق اهداف گروه در صورتي امــــكان پذير است كه اين نقشها در كنار هم به خوبي انجام شوند.
ب – پاسخگويي فردي: نه تنها گروه بايد در برابر تحقق اهدافش پاسخگو باشد بلكه هر فردي نيز بايد در برابر عملكردش احساس مسئوليت كند. هدفها بايد آن قدر روشن و قابل سنجش باشند كه گروه بتواند ميزان پيشرفتش را ارزيابي و ميزان تلاش هريك از اعضا را مورد سنجش قرار دهد.
ج – تعامل (پيشرونده) رودررو: كاركنان بايد يكديگر را تشويق كنند، به يكديگر كمك كنند، از يكديگر حمايت كنند. اين حمايتها بايد صادقانه باشد و سازمان بهترين موقعيت براي اين فعاليتهاست.
د – مهارتهاي بين فردي: اشخاص بايد ياد بگيرند كه چگونه در گروه كار كنند. گروه مشاركتي ذاتاً از گروه رقابتي و انفرادي پيچيــده تر است. زيرا مستلزم اين است كه كاركنان براي تسلط بر موضوع از مهارتهاي گروهي و ارتباطي موثري برخوردار باشند. اعضاي گروه بايد بدانند كه چگونه به طور موثر تلاشهاي گروهي را رهبري كنند، چگونه اطمينان ايجاد كنند، چگونه ارتباط برقرار كنند، چگونه اختلافات را اداره و چگونه انگيزه ايجاد كنند. لذا مدير بايد مهارتهاي كار گروهي را به طور هدفمند، دقيق و علمي آموزش دهد. مهارتهاي كاركردن به شيوه مشاركتي عبارتند از:
مهارتهاي شكل دهي، مهارتهاي كاركردي 6 و مهارتهاي تنظيم7 . مهارتهـاي شكل دهي(FORMING SKILLS)كه مهارتهاي مقدماتي و پيش نياز كار گروهي موثر هستند عبارتند از: حركت در داخل گروههاي مشاركتي بدون ايجاد مزاحمت براي ديگران، ايستادگي همراه با گروه، صحبت كردن با صداي آرام، ترغيب افراد براي شركت در فعاليتهاي گروهي. مهارتهاي كاركردي (FUNCTIONING SKILLS) كه براي مشاركت دادن كاركنان در كار گروهي مورد استفاده قرار مي گيرند عبارتند از: ارائه رهنمودها، حمايت و پذيرش عقايد ديگرانتقاضاي كمك و پيشنهاد كمك در مواقع لازم تفسير پاسخهاي ديگران& انرژي دادن به گروه& بيان عقايد شخصي زماني كه نياز است مسئله اي حل شود. مهارتهاي تنظيم مهارتهايي هستند كه براي اجراي نقشهاي مختلف اعضاي گروه مورد نياز هستند. اين نقشها عبارتند از: خلاصه كننده كه نتيجـه كار گروه را خلاصه مي كند& تصحيــــح كننده كه صحت و كامل بودن خلاصه ها را بررسي مي كند جستجوگر كه سعي مي كند اطلاعات بيشتري را از اعضا بگيرد.
كمك كننده به حافظه كه در مواقع لازم به كمك اعضا مي شتابد و بررسي كننده كه پيشنهادات اعضا را همراه با استدلالهاي آنها مورد بررسي قرار مي دهد.
ه – پردازش گروهي: كاركنان بايد به طور مستمر كيفيت كار گروهي خود را مورد ارزيابي قرار دهند تا در صورت نامناسب بودن روند كار، آن را اصلاح كنند. خوشبختانه گروههايي كه در دوره هاي زيادي با هم كار كرده اند، مايل به حل مسائل و مشكلات خود هستند (هريد، 2000).
هر نوع گروه كاري لزوماً اثربخش نيست. براي استفاده موثر از گروه كاري بايد بين گروههاي مشاركتي و غيرمشاركتي تمايز قائل شويم. گروههاي مشاركتي فقط يكي از انواع مختلف گروههاي هستند كه عملاً در سازمان شكل مي گيرند. هنگام شكل دادن به گروههاي كاري در سازمان، بايد از خود سوال كنيم كه آيا ويژگيهاي گروه مشاركتي مورد توجه قرار گرفته است يا خير؟
به نظر جانسون و همكاران موارد زير به مدير كمك مي كند تا هنگام تشكيل گروههاي مشاركتي در سازمان آگاهانه تر و دقيق تر عمل كند:
تركيب گروهي را براي كاركردن كاركنان با يكديگر مشخص كنيد. اما توجه داشته باشيد كه آنها بايد به طور نسبي علاقه مند باشند كه با هم كار كنند. آنها فكر مي كنند كه عملكردشان به طور انفرادي مورد ارزيابي قرار مي گيرد. لذا حتي در داخل گروه ممكن است تمايل به رقابت داشته باشند. براي آنها توضيح دهيد، عملكرد فردي بخشــي از ارزيابي را تشكيل مي دهد و آنچه براي مدير مهم است نحوه همكاري اعضا با يكديگر است.
كاركنان حتي در داخل گروهها انتظار دارند در برابر عملكرد خوب به صورت انفرادي پاداش دريافت كنند. براي آنها توضيح دهيد كه همكاري موثر آنها با يكديگر در افزايش علاقه آنها به كار موثر است و اين پايدارترين پاداشي است كه آنها مي توانند براي خود فراهم كنند.
كاركنان بايد از كاركردن با يكديگر خشنود باشند. آنها بايد بدانند كه موفقيت آنها بستگي به تلاش تمام اعضاي گروه دارد. در اين صورت: الف – از توانائيهاي خود براي تحقق كامل اهداف گروهي بهره مي گيرند. زيرا موفقيت گروه را موفقيت خود و شكست گروه را شكست خود مي دانند. ب – به صورت رودررو و نزديك با يكديگر كار مي كنند. ج – مهارتهاي اجتماعي مورد نياز براي كاركردن موثر با يكديگر را مي آموزند. د – نحوه تحقق يافتن اهدافشان را تجزيه و تحليل مي كنند.
بهترين گروه مشاركتي گروهي است كه در آن افراد ضمن اينكه به طور موثر با يكديگر همكاري مي كنند و به يكديگر اعتماد دارند به يكديگر احترام نيز مي گذارند (جانسون و همكاران، 1994).
ارليچ نيز در تعريف گروه مشاركتي روي احترام متقابل بين اعضاي گروه تاكيد مي كند. پيتر دراكر هم در مقدمه كتاب رهبري به سوي رهبري به پنج اصل اساسي در رهبري سازمانها اشاره مي كند:
1 – براساس نقاط قوت و ضعف افراد در آنها انگيزه ايجاد كنيد؛
2 – استانداردها را در سطح بالا تعيين كنيد اما به افراد در زمينه كارشان آزادي و مسئوليت بدهيد؛
3 – در بررسي عملكرد افراد دقت و عدالت را سرلوحه كارتان قرار دهيد؛
4 – براي افراد سازمان فرصتهاي دگرآموزي را فراهم سازيد؛
5 – مجبور نيستيد حتماً ديگران را دوست داشته باشيد. اما لازم است به آنها احترام بگذاريد (هسلبين و كوهن، ترجمه قرباني و كرامتي، 1381).
اصول مطرح شده توسط دراكر در زمينه رهبري در سازمانها نيز هريك به نحوي با مشخصه هاي گروه مشاركتي موفق همخواني پيدا مي كنند. طبق اصل اول شناخت نقاط قوت و ضعف از طريق گروه مشاركتـي بهتر ميسر مي شود. زيرا سازمان به زندگي واقعي (طبيعي) نزديكتر مي شود و مدير در موقعيت طبيعي بهتر مي تواند به شناخت برسد. اصل دوم روي احساس مسئوليت تكيه دارد كه در گروه مشاركتي اين موضوع به صورت فردي و گروهي مطرح مي شود. دقت و عدالت در ارزشيابي از آموخته هاي كاركنان اهميت خاصي دارد و موجب افزايش اعتماد به مدير مي شود. از طريق گروه مشاركتي است كه افراد مي توانند آموخته هاي خود را به نحو موثري به يكديگر منتقل كنند. و در نهايت بهترين گروه مشاركتي گروهي است كه بين اعضاي آن احترام
متقابل وجود داشته باشد. ميليس معتقد است كه گروه مشاركتي پنج مشخصه اساسي دارد:
« كاركنان از طريق كار گروهي براي انجام دادن تكاليف مشترك با يكديگر كار مي كنند؛
كاركنان در گروههاي كوچك 5-2 نفره با يكديگر به فعاليت مشغولند؛
كاركنان تكاليف مشترك خود را از طريق رفتار مشاركتي انجام مي دهند؛
وابستگي مثبتي در بين كاركنان مشاهده مـــي شود و فعاليتها به گونه اي سازماندهي شده اند كه
كاركنان براي انجام آنها به يكديگر نياز دارند؛ هر كارمندي مسئوليت رفتار خود را به عهده دارد (ميليس، 1996، ص 1).
فولي به نقل از فرند و كوك به شش مشخصه مهم در خصوص گروه مشاركتي اشاره مي كند:
«1 – مشاركت داوطلبانه و فعال افراد در فعاليتهاي مشاركتي؛
2 – مشاركت فعال همه اعضاي گروه در تصميم گيريها؛
3 – وجود حداقل يك هدف مشترك؛
4 – پذيرش مسئوليت تصميمات اتخاذ شده توسط همه اعضاي گروه؛
5 – صرف منابع براي تحقق اهداف مشترك گروهي كه مهمترين منبع در اين زمينه وقت است؛
6 – متناسب و سازگاركردن تصميم اتخاذشده با هدفهاي مشترك گروهي در صورت لزوم» (فولي، 2001، ص 2).
اليزابت كوهن در زمينه گروه مشاركتي به دو مشخصه اساسي اشاره مي كند:
«1 – مديران به كاركنان كار گروهي داده و به آنها اجازه اشتباه كردن مي دهند. اين تفويض اختيار به معناي غيرقابل كنترل بودن فرآيند كار نيست؛
2 – كاركنان هر گروه براي انجام كارها به كمك يكديگر نياز دارند. اين نياز زمينه برقراري ارتباط را فراهم مي سازد» (اليزابت كوهن، 1994، ص 3-2).
به اعتقاد ريان و كوپر موفقيت گروههاي مختلف مشاركتي به سه عامل مهم بستگي دارد: «هدفهاي گروهي، پاسخگويي فردي و فرصت برابر براي موفقيت. هدفهاي گروهي براساس موضوع كاري مشخص مي شوند و به منظور توفيق گروه براي رسيدن به آنها هريك از اعضا، بايد وظيفه خود را به عنوان عضوي از گروه انجام دهد. پاسخگوي فردي شامل ارزيابي از تك تك اعضا در خصوص تسلط بر محتواي درسي است كه اين كار توسط گروه و خود فرد صورت مي گيرد يعني هر عضوي از گروه هم در برابر خود و هم در برابر اعضاي گروهش بايد پاسخگو باشد. موفقيت تيم توسط هريك از اعضا مورد ارزيابي قرار مي گيرد. فرصت برابر براي موفقيت به اين معناست كه هر فردي براساس پيشرفت خود و نسبت به عملكرد گذشته اش مورد ارزيابي قرار مي گيرد» (ريان و كوپر، 1998، ص 275).
ديدگاه اسلاوين در زمينه مشخصه هاي گروه مشاركتي شباهت زيادي به ديدگاه ريان و كوپر دارد. او معتقد است كه گروه مشاركتي سه ويژگي مهم دارد: «پاداشهاي گروهي، مسئوليت فردي و فرصتهاي برابر براي موفقيت. به اعتقاد او پاداش دهي به سه صورت مي تواند انجام شود: پاداشهاي گروهي در برابر موفقيت فردي، پاداشهاي گروهي در قبال موفقيت گروهي و پاداشهاي انفرادي در قبال موفقيت انفرادي» (اسلاوين، 1991، صص 73-71).
كوهن برخلاف اسلاوين اعتقادي به پاداش ندارد و بر گروه مشاركتي بدون پاداش تاكيد كرده و مي گويد «خطر پاداش در سازمانها همانند خطر يك بمب اتمي در يك شهر تازه ساز است» (الفي كوهن، 1991، صص 94-93).
به اعتقاد او اگر وظايف تعيين شده در گروههاي كاري كاركنان جالب و جذاب باشد كار گروهي خود نوعي پاداش محسوب مــــي شود و ما به عنوان مدير بايد روي روش كار خود كار كنيم و آن را بهبود بخشيم. شايد در اين صورت نيازي به پاداش بيروني نباشد (الفي كوهن، 1991).
او مي گويد: «در سازماني كه نفس موفقيت ارزشمند است نيازي به تشويق يا تنبيه نيست. كاربرد پاداش موجب مي شود كه موفقيت ارزش واقعي خود را از دست بدهد. از سوي ديگر، پاداشها دشمن اختراع و اكتشاف هستند، جستجو براي موفقيت، پيداكردن جواب سوالها، تحريك حس كنجكاوي، عشق ذاتي كاركنان به موفقيت خود نوعي پاداش دروني (INTRINSIC REWARD) محسوب مي شود . وظيفه مدير اين است كه اين خصوصيات ذاتي و طبيعي را در كاركنان تقويت كند. اگر تعصب را كنار بگذاريم بايد اذعان كنيم پاداشهاي دروني پايدارترين عامل موفقيت هستند» (الفي كوهن، 1995، ص 13).
هانت نيز در مقاله اي تحت عنوان «دردسرهاي پاداش» مي نويسد:
«گرچه والدين از جوايز به عنوان وسيله اي جهت كمك به كودكان خود بهره مي گيرند اما چه بخواهيم و چه نخواهيم استفاده كنيم ناكاميهايي را در پي خواهد داشت. ناكامي در بدست آوردن جايزه و ناكامي در جلب رضايت والدين و در نتيجه خودبه خود امكان ترس از ناكامي فراهم مي شود حتي مي توان گفت ترس از عدم دريافت جايزه يك تنبيه است» (هانت، 2000، صص 3-2) و به قول جان هالت «وقتي بچه را مي ترسانيم يادگيري را عملاً متوقف مي كنيم. پاداشها موجب مــــــي شوند كه بچه ها فرصتهاي طلائي حل مسائل را از دست بدهند. به علاوه پاداشها رفتارهـاي دروني را كم رنگ مي كنند. مثلاً بچـه اي كه كتابي را به منظور دريافت يك آلت موسيقي از والدين مي خواند هيچ گاه نمي تواند لذت مطالعه را احساس كند و كمتر به درك عميق مطالب كتاب نائل مي شود.
بنابراين، چنانچه در يادگيري به پاداشهاي دروني توجه شود امكان رشد ذهني كاركنان بهتر فراهم گرديده و كودكان احساس آرامش و آزادي بيشتـري مي كنند. اگر يك خانه پاكيزه مي خواهيم ظاهراً ممكن است پاداش و تنبيه ما را به اين هدف برساند. اما اگر چيزي بيش از خانه پاكيزه مي خواهيم (مثلاً مي خواهيم اين خانه توسط خود كودك ساخته شود)، در آن صورت لازم است كودكان طعم پاداشهاي دروني را بچشند، به توانائيهاي خود ايمان داشته باشند و اين كار امروز و فردا نيست بلكه سالها طول مي كشد اما ارزش هزينه كردن و انتظاركشيدن را دارد. والديني كه حوصله چنين انتظاري را دارند زماني كه مي بينند كودكانشان مستقل، خودباور، واقـع نگر و خود كنترل شـده اند در عمل پاداش دروني خود را دريافت كرده اند (هانت، به نقل از هالت، 2000، صص 3-2).
در زمينه استفاده از پاداش در سازمانها اسلاوين نظرگاه كاملاً متفاوتي دارد. به نظر او اگر پاداشي در كار نباشد انگيزه كاركنان كاهش مي يابد و موفقيت نيز اهميت خود را از دست مي دهد (اسلاوين، 1991).
به نظر مي رسد چنانچه در فرايند تشكيل گروههاي مشاركتي از رقابتهاي ميان فردي و ميان گروهي همچنين پاداش (بويژه پاداش مادي) استفاده شود ميزان اختلاف، تضاد و دشمني در بين كاركنان و در بين گروهها به حداكثر مي رسد، گروهها نسبت به يكديگر نگرش منفي پيدا مي كنند، نوعي اضطراب و نگراني بر گروهها حاكم مي شود و در نتيجه فرصت تفكر آزادانه از تك تك اعضاي گروه گرفته مي شود.
باتوجه به ديدگاههاي مطرح شده مهمترين مشخصه هاي گروه مشاركتي را مي توان به صورت زير فهرست كرد:
وابستگي دروني مثبت كه ناشي از هدف مشترك گروهي و احساس نياز اعضا به يكديگر است؛ احساس مسئوليت فردي و گروهي؛
ارتباط متقابل و نزديك اعضا با يكديگر؛
يادگيري مهارتهاي اجتماعي از يكديگر؛
ارزشيابي مستمر عملكرد فردي و گروهي كه مي تواند در قالب دگرارزيابي يا خودارزيابي صورت گيرد؛
احساس رضايت و خشنودي اعضاي گروه از كاركردن با يكديگر؛
وجود اعتماد و احترام متقابل بين اعضاي گروه؛
مشاركت فعال و آزاد اعضا در فعاليتها و تصميم گيريهاي گروه؛
صرف زمان كافي توسط همه اعضاي گروه براي رسيدن به هدف مشترك گروهي؛
فرصتهاي برابر براي موفقيت (هر عضوي متناسب با قابليت و عملكرد قبلي اش مورد ارزشيابي قرار مي گيرد و هيچ گاه مقايسه اي بين افراد صورت نمي گيرد)؛
ناهمگون بودن اعضاي گروه از نظر قابليتها و مهارتهاي اجتماعي؛
– نقش مدير به عنوان راهنما.
نتيجه گيري
گروه مشاركتي در سازمانها عبارت است از مجموعه اي از كاركنان سازمان كه براي رسيدن به هدف مشترك با يكديگر كار مي كنند و علاوه بر اين كه مسئول رفتار خود هستند در برابر رفتار ديگران نيز احساس مسئوليت مــــي كنند.
يك گروه مشاركتي موفق از طريق شناخت خود و كسب قدرت و نفوذ، وحدت و انسجام را توسعه مي دهد و در نتيجه بهتر مي تواند وظايف تعيين شده را انجام دهد. هرگروه كاري را نمي توان گروه مشاركتي ناميد، ممكن است در يك سازمان معين گروه كاري تشكيل شود اما لزوماً مشاركتي نباشد. وابستگي دروني مثبت، احساس مسئوليت فردي و گروهي، ارتباط متقابل اعضا با يكديگر، ارزشيابي مستمر عملكرد فردي و گروهي، احساس رضايت اعضا از كاركردن با يكديگر، وجود اعتماد و احترام متقابل بين اعضا، فرصتهاي برابر براي موفقيت برخي از مشخصه هاي اساسي يك گروه مشاركتي موفق محسوب مي شوند و چنانچه مديران از اين ويژگيها آگاهي داشته باشند، مي توانند گروههاي كاري غيرمشاركتي را به گروههاي مشاركتي موفق تبديل كنند.
منابع
1 – كرامتي محمدرضا، (1380)، رقابت يا رفاقت در كلاس درس، مجله روانشناسي و علوم تربيتي دانشگاه تهران، سال سي ويكم، شماره 2، پاييز و زمستان.
2 – هسلبين و كوهن، رهبري به سوي رهبري، ترجمه محمود قرباني و محمدرضا كرامتي، انتشارات پژوهش توس، 1381.
AND BACON. 4 – FOLEY, R.M. (2001). HIGH SCHOOL PRINCIPAL, HIGH SCHOOL JOURNAL. VOL. 85, ISSUE 1.
5 – GLOSSER, G.(2001). COOPERATIVE LEARNING TECHNIQUES, GLOSSER’S MATH COODIES.
6 – HERRIED, C. F. (2000). WHY ISN’T COOPERATIVE LEARNING USED TO TEACH SCIENCE? AMERICAN
INSTITUTE OF SCIENCES. HTM://WWW. FINDARTICLES. COM. 7 – HIRST, L. A., AND CHRISTY SLAVIK, (2000). EFFECTIVE LANGUAGE EDUCATION PRACTICES AND NATIVE
LANGUAGE SURVIVAL, CENTER FOR EXCELLENCE IN EDUCATION NORTHERN ARIZONA UNIVERSITY. 8 – HUNT, JAN. (2000). THE TROUBLE WITH REWARDS, NATURAL LIFE MAGAZINE, THE NATURAL CHILD
PROJECT. HTM. 9 – JOHNSON, D. ROGER JOHNSON. AND MARY BETH STANNE. (2000). COOPERATIVE LEARNING METHODS; A
META-ANALYSIS, UNIVERSITY OF MINNESOTA. 10 – JOHNSON. D, AND OTHERS. (1994). COOPERATIVE LEARNING IN THE CLASSROOM, EDUCATIONAL LEADERSHIP, ASSOCIATION FOR SUPERVISION AND CURRICULUMN DEVELOPMENT, U.S.A.
11 – KOHN, A. (1991). CO-OPERATIVE LEARNING, EDUCATIONAL LEADERSHIP, 48.
12 – KOHN, A. (1995). PUNISHED BY REWARDS? EDUCATIONAL LEADERSHIP, VOL. 53. Number 1.
13 – MILLIS. B. J. (1996). COOPERATIVE LEARNING, INSTRUCTIONAL EXELLENCE. RETREAT, UNITED STATE
AIR FORCE ACADEMY, HTTP://WWW.UTC.EDU/TEACHING – RESOURCE – CENTER/COOPLEAR. HTML. 14 – PAYNE AND LESLEY WHITTAKER. (2000). DEVELOPING ESSENTAIL STUDY SKILLS, PRENTICE – HALL,
ENGLAND. 15 – RYAN, K., COOPER, J. (1998). THOSE WHO CAN TEACH. BOSTON, NEW YORK.
16 – SLAVIN, R.(1991). GROUP REWARDS MAKE GROUP WORK, EDUCATIONAL LEADERSHIP, 48.
17 – SLAVIN, R. (1991). SYNTHESIS OF RESEARCH ON COOPERATIVE LEARNING, EDUCATIONAL LEADERSHIP.
48.
دكتر محمود قرباني: عضو هيئت علمي دانشگاه
منبع: http://www.imi.ir/tadbir/tadbir-138/article-138/1.asp
