نویسنده: سید علی مکرمی
معمولا بيشتر وقت موسسات وسازمان ها صرف اجراي جلسات ونشست هايي ميشود که اثربخشي ونتيجه حاصل از آن ها جاي سوال دارد . بيشترمواقع درموسسات وادارات به هزينه اتلاف وقت که بزرگ ترين سرمايه هاي زندگي شخصي وشغلي مي باشد ، کم توجهي ميشودوجلسات برگزار شده بي نتيجه يا با کمترين نتيجه ممکن پايان مي پذيرد .
به نظر مي رسد در راستاي اثر بخشي جلسات و جلوگيري ازاتلاف وقت توجه به نکات زير موثرواقع گردد :
1- هدف از اجراي جلسات به دقت بررسي واز ضرورت برگزاري جلسه اطمينان حاصل شود .
2- بررسي فوايد برگزاري جلسات (دقت درخصوص رعايت اصل هزينه – فايده ) . پاسخ به اين سوال که ، برگزاري جلسه چه ميزان اثربخشي خواهد داشت ؟ وآيا نتيجه حاصل از آن هزينه هاي ايجادشده راپوشش مي دهد ؟ در بحث هزينه ها منظور فقط هزينه هاي اجراي جلسه نبوده ، بلکه هزينه زمان ازدست رفته ازجمله مهم ترين عوامل ايجاد هزينه ها مد نظر مي باشد .
مسائل قابل توجه جهت تشکيل جلسات :
1- تاريخ برگزاري جلسه با فاصله زماني مناسب (مثلا يک هفته قبل ) به اطلاع مدعوين برسد . بهتر است به فاصله دو يا يک روز مانده به تاريخ برگزاري جلسه ، با ارسال پيام کوتاه (sms)يا ارسال پيام به آدرس الکترونيکي(e-mail) زمان برگزاري جلسه يادآوري گردد . بدين ترتيب استفاده از فناوري نوين اطلاعات هم براي حاضرين در جلسه گوشزد مي گردد .
2- در دعوت نامه، دستور جلسه به دقت به حاضرين اطلاع رساني شودتا با آمادگي کامل در جلسه شرکت نمايند.
3-ساعت شروع و خاتمه جلسه از قبل مشخص و به دقت رعايت گردد.
4-زمان سخنراني هريک از حاضرين در ابتداي جلسه در صورت امکان طي بودجه بندي زماني به شرکت کنندگان ابلاغ گردد
5-دبير يا مسئول جلسه در جهت رعايت زمان اختصاص يافته به هريک از شرکت کنندگان کنترل لازم را اعمال نمايد.
6-در خصوص اظهار نظر در ارتباط با سخنان هريک از شرکت کنندگان بايد توجه نمود که هر کس با يادداشت برداري در زمان اختصاص يافته به خود مي تواند نسبت به اظهار نظر خود اقدام نمايد و نبايد در بين بيانات طرف مقابل وسط حرفهاي او وارد شده و سخنراني وي را قطع نمود.
7- قرار دادن آمار و اطلاعات، لوازم التحرير ، کاغذ يادداشت و… مربوط به جلسه ، قبل از ورود شرکت کنندگان بر روي ميز محل استقرار آنان ، نشانه ي نظم و انضباط حاکم در جلسه بوده و فهم مطالب ارائه شده به وسيله گردانندگان جلسه را براي شرکت کنندگان تسهيل مي نمايد.
8- در جلسات از انجام کارهاي خارج از موضوع جلسه جدا اجتناب گردد.
9-دستور جلسه بايد تا حد امکان ساده و کوتاه تهيه گردد.
10-در ساعات اوليه جلسات ، معمولا شرکت کنندگان هوشيار تر مي باشند ، بنابر اين بهتر است سعي گردد بحث در مورد موضوعات مهم در ابتداي جلسه مطرح شود .
11- محل تشکيل جلسه طوري انتخاب گردد که به دور از هر گونه مزاحمت هاي احتمالي باشد.
12-در اغاز جلسه با بستن تلفن همراه خود شرکت کنندگان را متوجه عدم استفاده از تلفن همراه بنماييد و يا کاملا مودبانه در ابتداي جلسه از آنان در خواست نماييد که تلفن همراه خود را خاموش نمايند.
13- مشارکت دادن شرکت کنندگان در اجراي جلسه باعث دوري رخوت و بي حالي و خواب آلودگي در نزد آنها مي گردد.
14-حتي الامکان جلسات کوتاه و گويا برگزار گردد و از اطناب کلام خودداري شود.
15-از صحت عملکرد سيستم صوتي و تصويري ، سيستم رايانه اي و ويدئوپروجکشن و… قبل از شروع جلسه اطمينان حاصل گردد.
16-در خصوص زمان و نوع پذيرايي دقت لازم به کار گرفته شود .بهتر است اين کار در وسط جلسه به عنوان وسيله اي جهت رفع خستگي باشد.در هر صورت برنامه ريزي در خصوص پذيرايي قبل از اغاز جلسه انجام گيرد و در طول جلسه در اين خصوص تعيين تکليف نگردد.
17- رعايت ساعت شروع جلسه و حضور به موقع در آن از طرف برگزار کنندگان و شرکت کنندگان الزامي باشد وقبل از ساعت مقرر هر دو گروه در محل جلسه حضور يابند.در صورت عدم رعايت وقت شناسي با برخورد جدي مناسب در راستاي فرهنگ سازي در اين خصوص گام برداريد.
18- جلسه را دقيقا برابر برنامه ارائه شده مديريت نماييد.
19- از شرکت کنندگان در جلسه بخواهيد در خصوص مطالب ارائه شده يادداشت برداري نمايند تا ضمن بهره برداري از مطالب، همه آنها را به عنوان سابقه جهت استفاده هاي بعدي در اختيار داشته باشند. چه بسا حافظه ي افراد داراي ظرفيت هاي متفاوتي بوده و طبيعي است که نتواند همه مطالب را ضبط و ثبت نمايد. اين مسئله جو بي اعتنايي احتمالي موجود در جلسه را هم کاهش خواهد داد.در اين خصوص استادي مي گفت :” اگر دانشجويي بدون دفترچه يادداشت جهت طرح موضوعي به من مراجعه کند از ارائه اطلاعات به وي خودداري مي نمايم.”
20- دبير جلسه يا يکي از شرکت کنندگان موظف گردد تا ضمن يادداشت مطالب ارائه شده ، بلافاصله بعد از خاتمه جلسه نسبت به تنظيم صورت جلسه اقدام نمايد.
21- هنگام تنظيم صورت جلسه از جملات کوتاه ، دقيق و مرتبط استفاده شود.
قابليتهاي سيستم مديريت وظايف
سيستم مديريت وظايف يك سيستم مبتني بر وب مي باشد و جهت سامان دهي و كنترل پيشرفت وظايف محول شده در سازمان ها مي تواند مفيد واقع شود. در اين سيستم افراد به صورت سلسله مراتبي تعريف مي شود و وظايف نيز به صورت سلسله مراتبي به وظايف كوچكتر شكسته مي شوند. به تفكيك قابليت هاي سيستم عبارتند از:
* پايگاه داده مبتني بر MS SQLServer
* تعريف كاربران به صورت سلسله مراتبي
* شكستن وظايف به صورت سلسله مراتبي و تخصيص زير وظايف به كاربران بر اساس ساختار تعريف شده براي كاربران
تخصيص وزن به هر زير وظيفه
* تعيين وضعيت و ميزان پيشرفت يك وظيفه
* گزارش گيري از وضعيت و پيشرفت يك وظيفه با توجه به پيشرفت زير وظيفه ها
* بلوكه كردن يك وظيفه
* امكان مجتمع شدن با سيستم پست الكترونيكي جهت اعلام تغييرات در يك وظيفه و يا زير وظيفه ها
