خلاصه/ معرفي مقاله: دنياي امروز همراه با تغييرات پرشتاب به سمت آينده در حرکت است و سازمانهائي در اين دنيا ميتوانند به بقاء خود ادامه دهند که با تکنولوژي روز و شانه به شانه با ساير رقبا حرکت کنند، با توجه به اينکه نيروي انساني بعنوان مهمترين نيروي محرکه سازمانها مطرح هستند و اتلاف وقت نيروي انساني براي انجام کارهاي روزمره پرسنلي و آموزشي موجب کاهش بازدهي سازمان ميشود لذا بکارگيري علوم نوين و سيستمهاي الکترونيکي مي تواند از اتلاف وقت نيروي انساني کاسته و بازدهي سازمان را افزايش دهد. در اين مقاله سعي شده راهکارهاي در اين خصوص ارائه شود.
معرفي کوتاه نويسنده/نويسندگان:
کارشناسي مديريت بازرگاني – دانشگاه آزاد اسلامي واحد تهران شمال
کارشناس محلي امور کنسولي در نمايندگي ج.ا.ا در امارات متحده عربي – دبي
مدير داخلي دفتر فروش نمايندگي هواپيمائي ماهان – دبي
سرپرست شيفت خدمات مسافرين هواپيمائي ماهان در فرودگاه بين المللي دبي
مدير دفتر شرکت بازرگاني Rigid ( الصلابت ) در دبي (نماينده فروش منطقه شرکت آتبين)
پست الکترونيک: ali_aj54@yahoo.com
نشاني: P.O.BOX 85809 DUBAI, U.A.E
واژگان کليدي:
فارسي:
1 ) مديريت منابع انساني 2 ) سيستم اطلاعات منابع انسانی
انگليسي:
1 ) Human Resource Management 2 ) Human Resource Information System
تاريخ ارسال مقاله : پنجشنبه 02/08/1388
مديريت منابع انساني در عصر امروز
مقدمه :
با توجه به پيشرفت علم و تکنولوژي و افزايش بکارگيري اينترنت، رايانه و نرم افزارهاي سازماني، واحد مديريت منابع انساني هم بايد هم گام با ساير علوم پيش رود و فناوري نوين را جايگزين روشهاي سنتي کند و در حقيقت مديريت اين واحد بايد توسعه منابع انساني را بر محور فناوري اطلاعات به سمت پيشرفت سوق دهد. و بزودي شاهد خواهيم بود اگر سازماني خود را با اين تغييرات همراه نسازد ادامه رقابت در دنياي فعلي را نخواهند داشت.
در اين مقاله سعي شده با توجه به اهداف و وظايف واحد مديريت منابع انساني راهکارهاي را جهت بکارگيري علوم نوين الکترونيکي براي دو بخش ((جذب و استخدام)) و ((آموزش و بهسازي)) ارائه دهم و اميدوارم که صاحب نظران و دانشجويان رشته مديريت منابع انساني براي ارتقاء جايگاه اين واحد مديريتي در سازمان با بکار گيري علوم نوين و فناوري اطلاعات کوشش کنند و بتوانند الگوي اداري جديدي را در سازمانها پياده سازي کنند که همراه با افزايش کارآئي نيروي انساني و صرفه جوئي در منابع مالي باشد و همچنين امکان دسترسي سريعتر به نيازهاي نيروي انساني سازمان را مهيا کند.
1- الگوهاي سنتي و مدرن در مديريت منابع انساني
دپارتمان منابع انساني، و مديريت اين واحد بايد با استفاده از سيستم هاي الکترونيکي بتواند کليه امور اداري مرتبط با نيروي انساني سازمان را با ايجاد الگوهاي جديد در اين واحد مديريتي انجام دهد به نحوي که کمترين ميزان اتلاف وقت و همچنين تحرک را براي نيروي انساني داشته باشد يعني الگوهاي جديد نوعي طراحي شوند تا نيروي انساني بدون ترک محل کار خود و با استفاده از رايانه کليه عمليات اداري خود را انجام دهد و از مقررات، دستورالعملها، بخشنامه ها و برنامه هاي آموزشي و ساير اخبار سازمان مطلع شود و همچنين بتواند توانائي هاي علمي، فني و تخصوصي خود را افزايش دهد. در روش سنتي نيروي انساني براي انجام کليه امور پرسنلي از قبيل دريافت فيش حقوق ماهيانه، ارائه درخواست مرخصي، اطلاع از احکام سازماني، بخشنامه ها و شرکت در کلاسهاي آموزشي ضمن خدمت ميبايست محل کار خود را ترک و مستقيماً با مراجعه به واحد منابع انساني اقدام به انجام امور مي نمودند که موجب اتلاف وقت و پايين آمدن کارآئي بويژه در سازمانهاي بزرگ را در بر داشت.
لذا ضرورت دارد مديريت منابع انساني با بکار گيري از سيستم هاي الکترونيکي و رايانه و شبکه هاي داخل سازماني و ساير امکانات نرم افزاري و سخت افزاري به اهداف سازماني خود برسد.
2- مديريت منابع انساني ( فرايند – اهداف – وظايف )
مديريت منابع انساني به معناي درک اهميت منابع انساني يک سازمان است که به برتري سازمان، توجه به مشتري، کارآفريني، کيفيت و نظاير آن شکل و معنا ميبخشد. در حقيقت رشد و پرورش و افزايش سطح توانائي هاي و سازماندهي نيروي انساني يک سازمان جهت رسيدن به اهداف سازمان در ديدگاه و سطح فکري مديريت منابع انساني خلاصه شده است و اين سطح مديريتي در شکست و پيروزي سازمان سهم بسزائي دارد.
2-1- فرايند مديريت منابع انساني :
بطور کلي مي توان گفت مديريت منابع انساني عبارتست از :
* جذب و استخدام * آموزش و بهسازي * بکارگيري و انتصاب
* نگهداشت منابع انساني در جهت تحقق اهداف سازماني
اين چهار فرايند، فرايندهاي اساسي مديريت منابع انساني مي باشد که بايد الگوها، سيستم ها و روشها برپايه اين فرايندها طراحي شود.
2-2- وظايف مديريت منابع انساني :
حال بايد بدانيم وظايف مدير منابع انساني در يک سازمان چيست ؟
اين وظايف عبارتند از :
* تجزيه و تحليل شغل * طراحي شغل و طبقه بندي مشاغل
* برنامه ريزي منابع انساني * جذب و استخدام * سيستم اطلاعات منابع انساني * تنظيم روابط کار * اجتماعي سازي * ارزيابي عملکرد * حقوق و دستمزد * انضباط * پژوهش در مشاغل نيروي انساني * ايمني و بهداشت * پاداش
هر يک از موارد بالا به تنهائي ميتواند موضوعي براي تحقيق و مطالعه باشد که ما در اين مقاله بصورت فهرست وار جهت يادآوري وظايف مديريت منابع انساني بيان کرديم تا بتوانيم در خصوص طراحي الگوهاي جديد و مدرن اين موارد را بکار گيريم.
2-3- اهداف مديريت منابع انساني :
تمام فعاليتهاي مديريت منابع انساني براي رسيدن به اهداف زير است :
* بهره وري بيشتر * رضايت شغلي بيشتر * بهبود کيفيت زندگي کاري * افزايش انگيزه
* تحقق اهداف سازمان
اهداف اساسي مديريت منابع انساني حصول نتايج مطلوب از تلاش‌هاي جمعي کارکنان سازمان است که ميتواند سازمان را به اهداف اساسي سازمان برساند.
پس از بررسي کلياتي در خصوص اهداف و وظائف مديريت مابع انساني ميخواهيم نحوه ارتباط اين اهداف و وظائف را با علوم نوين سيستم هاي الکترونيکي و رايانه اي بررسي کنيم.
3- نگاهي مختصر به مراحل اوليه ايجاد و پيدايش يک سازمان :
در هر سازماني پس از انجام امور حقوقي و اوليه، هيئت مديره سازمان اقدام به طراحي چارت سازماني مي کند و در اين چارت سازماني ارتباط بين واحدها، بخش ها و واحدهاي مديريتي مشخص ميشود، سپس مديريت منابع انساني با توجه به اهداف سازمان و نوع توليد و خدمات سازمان شرح وظايف نيروهاي خود را مشخص مي کند و بعد از آن با محاسبه حجم کار، خدمات يا توليد اقدام به استخدام و جذب نيرو جهت واحدهاي سازمان مي کنند، که از اين مرحله نياز به تامل بيشتر بين مديريت منابع انساني و نيروي انساني احساس مي شود و در سازمانهاي بزرگ و پيچيده که نيروي انساني آنها در نقاط مختلف در حال انجام وظيفه هستند و پراکندگي سازمان همراه با بعد مسافت همراه است و يا حجم نيروي انساني بالا است اين نياز يعني تامل مداوم بيشتر احساس مي شود که بکار گيري سيستمهاي الکترونيکي، رايانه اي و نرم افزاري و شبکه هاي الکترونيکي سازماني اين احساس نياز را تا حد زيادي برطرف خواهد کرد.
4- بکارگيري از سيستمهاي الکترونيکي و فضاهاي مجازي در فرايندهاي مديريت منابع انساني :
يکي از مهمترين ابزار کار در اين قسمت وجود يک شبکه رايانه اي قوي در درون سازمان است و همچنين يک وب سايت اينترنتي جهت ارتباط و تامل با افراد خارج از سازمان، البته امروزه در همه سازمانها بدون اين امکانات انجام کار غير ممکن است و ارتباطات خارج از سازمان بدون دسترسي به رايانه و اينترنت پايدار تقريباً بي معنا است.
4-1- جذب و استخدام :
يکي از مهمترين فرايندهاي مديريت منابع انساني جذب و استخدام نيروي انساني مورد نياز سازمان ميباشد. امروزه با توجه به نياز لحظه اي به نيروي انساني مجرب بايد در تمام مدت به نوعي با افراد جوياي کار در تماس باشيم و دائماً اطلاعات و سوابق علمي و حرفه ايشان را بررسي نمائيم تا در هر زمان که هر يک از واحدهاي سازمان درخواست نياز به نيرو کند، مديران منابع انساني بتوانند در کمترين زمان با کمترين هزينه نيروي مناسب آن واحد را تامين کنند. براي اين منظور لازم است مديريت منابع انساني با ايجاد فضاي در وب سايت سازمان جهت جذب نيروهاي مورد نياز اقدام کند و اجازه دهد تا افراد اطلاعات شخصي، علمي و سوابق حرفه اي و توانائي هاي شغلي خود را ثبت کنند و همچنين بتوانند اطلاعات خود را بروز رساني کنند. و با تهيه نرم افزار کنترلي با ارسال پيامهاي الکترونيکي از قبيل ايميل و يا پيغام کوتاه تلفن همراه از افراد بخواهند به صفحه اطلاعاتشان مراجعه و اطلاعات خود را تکميل کنند. بدين نحو مديريت منابع انساني با آناليز اطلاعات وارده، ليست کاملي از نيروهاي آماده بخدمت در دست دارد و در کوتاه ترين زمان ميتواند اطلاعات را استخراج و تحليل کند و نيروهاي انساني مورد نياز را تامين نمايد. با استفاده از اين روش بجاي روشهاي سنتي از قبيل انتشار آگهي استخدام در جرايد و چاپ فرم استخدام و ايجاد بايگاني و نگهداري اطلاعات افراد به مقدار زيادي از هزينه هاي سازمان کاسته ميشود و در ضمن ميزان بهره گيري از اطلاعات افزايش مي يابد. بعد از استخراج و تجزيه و تحليل اطلاعات دريافتي افراد، نيروهاي مورد نظر جهت مصاحبه استخدامي دعوت ميشوند. در اين مرحله کارشناسان واحد منابع انساني ميتوانند با مصاحبه و انجام آزمونهاي لازمه که بسياري از اين آزمونها را ميتوان با ايجاد فضاهاي مجازي و الکترونيکي توسط رايانه انجام دهند که در اين صورت توانائي افراد در بکارگيري از رايانه و ميزان آشنائي آنها با سيستم هاي الکترونيکي نيز مورد تحليل قرار ميگيرد. در اين سيستم همه افراد جوياي کار داراي نام کابر و رمز عبور هستند و مي توانند از نتايج مصاحبه و روند مراحل استخدامي خود مطلع شوند. با استفاده از اين روش بجاي روش سنتي از مکاتبات و ارسال از طريق پست جهت تکميل پرونده و ساير امور جلوگيري ميشود و علاوه بر افزايش سرعت ارتباطات با افراد از هزينه هاي سازمان نيز کاسته ميشود.
4-2- سيستم اطلاعات منابع انساني :
در واحد مديريت منابع انساني از اطلاعات منابع انساني جهت بهسازي نيروي انساني، آموزش، ارزشيابي، برنامه ريزي و ساير امور اداري مرتبط با سازمان مورد استفاده قرار ميگيرد. در يک “سيستم اطلاعات منابع انساني” اطلاعات زير را در بر خواهد گرفت :
* اطلاعات شخصي افراد * وضعيت تحصيلي و علمي و مهارتي
* سوابق حرفه اي و شغلي * نتايج مصاحبه هاي استخدامي اوليه
* پرداخت ها، حقوق و مسائل مالي * اطلاعات بهداشتي، سلامتي و پزشکي
* شکايات * حضور و غياب * نتايج ارزشيابي عملکرد کارکنان
* تاريخچه پرسنلي * اطلاعات ضروري ديگر
* اطلاعات شغلي، شرح شغل، مشخصات شغلي و شرح وظايف
در بعضي از سازمانها با توجه به نوع خدمات و توليدات نياز به اطلاعات ديگري ميباشد که در اين مجموعه گنجانده ميشود.
اگر بخواهيم تعريفي را براي “سيستم اطلاعات منابع انساني” داشته باشيم ميتوانيم بگوييم :
“يک سيستم اطلاعات براي جمع آوري، ذخيره، نگهداري، بازيابي داده هاي مورد نياز يک سازمان از کارکنانش و هم چنين براي کمک به برنامه ريزي، امور اداري، تصميم گيري و کنترل فعاليت هاي مديريت منابع انساني.”
اين سيستم اطلاعاتي در حقيقت ابزاري است براي نگهداري سوابق و بايگاني اطلاعات نيروي انساني ولي نه بصورت سنتي و غير کارآمد بلکه هميشه در دسترس مديران و کارشناسان واحد منابع انساني است و کليه امور اداري، فرايندهاي سازماني و وظايف اين واحد در کنار اين سيستم گنجانده شده است.
پس اگر بخواهيم با الگوهاي مدرن اداري فعاليت هايمان را تطبيق دهيم و از الگوهاي سنتي و نا کارآمد فارغ شويم نياز به سيستم اطلاعات منابع انساني جامع و کامل و با سهولت در کاربري مي باشد.
4-2-1- ايجاد بانک اطلاعاتي براي نيروي انساني :
حال مراحل ابتدائي استخدام و جذب نيروي انساني مورد نياز سازمان صورت گرفته در اين مرحله بايد براي نيروي انساني بانک اطلاعاتي را ايجاد کنيم و تمام اطلاعات شخص را در آن ثبت کنيم و پس از تشکيل پرونده حکم سازماني فرد استخدام شده را تهيه ميکنيم و با توجه به آن شرح وظايف و موقعيت سازماني نيروي انساني را مشخص کرده و در سيستم اطلاعاتي ثبت ميکنيم و تمام درخواستها و احکام نتايج کميته هاي اجرائي مستيقماً در اين سيستم ثبت مي شود.
ضمناً براي ايجاد پل ارتباطي نيروي انساني با واحد منابع انساني براي تمام کارکنان امکان دسترسي الکترونيکي ايجاد ميشود تا در هر لحظه امکان تماس با اين واحد را داشته باشد. براي اين منظور با ايجاد يک سيستم الکترونيکي و همچنين پست الکترونيکي امکان ارتباط ايجاد ميشود.
4-2-2- طراحي الکترونيکي فرايندهاي اداري و سازماني :
در اين مرحله بايد کليه فرمها و دستورالعملهاي مورد نياز نيروي انساني در سيستم قرار داده شود تا در موقع نياز بصورت آنلاين بتوانند فرمها و درخواستها را تکميل کرده و به واحد مربوطه ارسال دارند. به همين ترتيب نيز واحد مديريت منابع انساني نيز ميتواند براي اطلاع رساني از آخرين مقررات و رويه ها توسط ارسال پست الکترونيکي افراد را مطلع کند.
در اين قسمت بسياري از امور اداري که به نوعي نيروي انساني بطور مستمر با آن در گير است گنجانده ميشود که ميتوان موارد زير را نام برد :
• ارسال درخواست مرخصي و دريافت نتيجه آن و اطلاع به ساير واحدهاي تابعه.
• ابلاغ احکام ماموريت، انتصابها، ارتقاء ها، انتقال و . . .
• ارسال فيش حقوق و مزاياي ماهيانه و جزئيات آن.
• ابلاغ اخطاريه و احکام تشويقي و انعکاس نتايج بررسي شکايت.
• بخشي براي ارائه معرفينامه و گواهي هاي لازمه نيروي انساني.
• بخش اطلاع رساني در خصوص قوانين و مقررات جديد و ساير اخبار سازماني.
• فرمهاي آنلاين جهت ارزشيابي کارکنان و خدمات.
• فرمهاي انتقاد، پيشنهادات و پيگيري اينگونه موارد.
• حضور و غياب و کنترل آنلاين افراد سازمان.
و همچنين ساير موارد با توجه به نياز مديريت منابع انساني ميتوان در اين بخش در نظر گرفت.
4-3- نظام آموزش و بهسازي نيروي انساني :
نيروي انساني کاراء و توانا يکي از مهمترين عوامل رساندن سازمان به اهدافش بحساب مي آيد زيرا آموزش، نيروي انساني را در درک و اجراي سياستهاي سازماني ياري ميدهد و باعث پيوستگي و انسجام بين افراد سازمان ميشود و کارکنان را در تطبيق خود با تغييرات ياري ميدهد و باعث ارتقاء مهارتهاي افراد ميشود و مسير رشد آتي کارآموز را فراهم ميکند و آموزش مداوم و برنامه ريزي شده هزينه هاي مشاوره را کاهش ميدهد.
لذا آموزش هاي کوتاه مدت و بلند مدت مداوم و مستمر در استراتژي مديران منابع انساني جايگاه ويژه اي دارد ولي يکي از مسائلي که در بسياري از موارد موجب نبود نظام آموزشي مستمر و کارآمد در سازمانها ميشود هزينه بر بودن و وقت گير بودن اينگونه نظامهاي آموزشي ميباشد. ولي امروزه در بسياري از سازمانهاي بزرگ و موسسات بايد اينگونه دوره آموزشي وجود داشته باشد تا بتوانند توانائي نيروهاي خود را افزايش دهند و هم ارزشيابي مستمري از افراد درون سازمان داشته باشند به همين جهت بسياري از دورهاي کوتاه مدت و بلند مدت را بصورت مجازي و آنلاين برگزار ميکنند تا کارکنان سازمان در زمانهاي آزاد بتوانند از اين دورهها بهره ببرند.
در اين سيستم، امکان دسترسي به کتابهاي الکترونيکي و فيلمهاي آموزشي مهيا ميباشد و همچنين با استفاده از اسلايدهاي آموزشي و فايلهاي صوتي و تصويري ميتوان با کمترين هزينه در زمانهاي خالي افراد اين سيستم آموزشي را پياده کرد. و کارکنان ميتوانند در طول دوره آموزش سئوالات و مشکلات خود را در خصوص دورهاي آموزشي براي مربيان خود ارسال و از طريق سيستمهاي الکترونيکي از پاسخ آن مطلع شوند. به منظور ارزشيابي افراد شرکت کننده در دوره آموزشي ميتوان با اعلام جدول زمانبندي از افراد سازمان خواسته شود در آزمون ارزشيابي دوره در تاريخ هاي خاصي شرکت کنند و از همين طريق هم در جريان نتيجه ارزشيابي قرار گيرند.
بدين ترتيب بدون اينکه وقفه اي در کار کارکنان سازمان ايجاد شود و سازمان متحمل هزينه هاي برگزاري دورهاي آموزشي شود ميتوانند به اهداف آموزشي و بهسازي نيروي انساني خود دست يابند.
* * *
نتيجه گيري :
دنياي امروز همراه با تغييرات پرشتاب به سمت آينده در حرکت است و سازمانهائي در اين دنيا ميتوانند به بقاء خود ادامه دهند که با تکنولوژي روز و شانه به شانه با ساير رقبا حرکت کنند، با توجه به اينکه نيروي انساني بعنوان مهمترين نيروي محرکه سازمانها مطرح هستند و اتلاف وقت نيروي انساني براي انجام کارهاي روزمره پرسنلي موجب کاهش بازدهي سازمان ميشود لذا بکارگيري علوم نوين و سيستمهاي الکترونيکي مي تواند از اتلاف وقت نيروي انساني کاسته و بازدهي سازمان را افزايش دهد. يکي ديگر از مواردي که موجب افزايش راندمان سازمانها ميشود آموزش و بهسازي نيروي انساني است. با توجه به اينکه پيوستگي و استمرار برگزاري دورهاي آموزشي اثرات مطلوبي بر وضعيت نيروهاي انساني خواهد داشت ولي در بسياري از سازمانها برنامه ريزي آموزشي همراه با مشکلاتي ميباشد و موجب افزايش هزينه هاي جاري سازمانها ميشود لذا با توجه به تکنولوژي جديد آموزش از راه دور و آموزش مجازي ميتوان بدون متوقف کردن فعاليت افراد در سازمان از دوره هاي آموزشي بهره هاي لازم را برد با کمترين هزينه و بدون تاثير در راندمان و بازدهي سازمان و در جهت اهداف و رسيدن به چشم انداز کلان سازمان.
* * *
مراجع :
1- عنوان مقاله : ضرورت و نقش آموزش در بهسازي نيروي انساني و توسعه در هزاره سوم
نويسنده : شريعتمداري مهدي نشريه: فصلنامه علمي خرد – دانشگاه آزاد اسلامي واحد گرمسار
2- مديريت منابع انساني و روابط اعضا در تعاوني ها
ترجمه : قوي بازو فيروزه مجله : تعاون (وب سايت : انديشه سراي تعاون)
3- وبلاگ www.modir.ir مديريت منابع انساني تنظيم : زهرا حميدزاده
4- وبلاگ www.creativity.ir
