مقدمه :
جنگ دوم جهاني تجارب تازه اي را در مديريت جبهه ها مي آزمايد ، بهره گيري از علم رياضي و ديگر علوم در مديريت جبهه فصل تازه اي را در مديريت سازمانها مي گشايد و در دهه 1950 مكتب تازه اي در مديريت ظهور مي كند كه مجموعه نگر است . در اداره امور سازمانها نه تنها بعد فيزيكي و مادي انسانها و نه تنها بعد احساسي و رواني وي ، بلكه هر دو را با هم در نظر مي گيرد و هر دو را در مديريت امور و بهره وري مؤثر مي داند . به علاوه تأثير عوامل بسيار ديگري را در امور سازمان مورد توجه قرار مي دهد و سازمان را به ديده مجموعه اي مي نگرد كه هر يك از اعضاء و اجراي آن نقشي ايفاء مي كنند و اين نقش در فعاليت ساير اعضاء و كل سازمان تأثير مي گذارد .
هدف اين نوشته پرداختن به اين نگرش است . نگرشي كل نگر يا سيستمي . در اين نوشته كه با عنوان تفكر سيستمي عرضه مي شود . ابتدا « چگونگي سيستمي انديشيدن و تفكر سيستمي شرح داده مي شود و سپس انديشه سيستمي در قالب مديريت سازمانها مورد بحث قرارمي گيرد. با اين اميد كه مورد توجه و بهره گيري قرار گيرد . »
تعاريف سيستم :
از سيستم تعاريف گوناگوني در دست داريم كه جوهر ساختاري همه آنها يكي است بدين ترتيب ؛
« سيستم مجموعه اي متشكل از اجزاء مهم وابسته است كه متفقاً در راه رسيدن به يك هدف كلي گام بر مي دارند » .
سيستم را نمي توان محدود به اشياء مادي نمود در توجه به تعريفي ديگر انديشه سيستمي را فراتر از اشياء ملموس و مادي مي يابيم بنابر اين تعريف ؛
« سيستم كلي است متشكل از اجزاي مرتبط ، پيكره اي سازمان يافته از اشياء مادي يا غير مادي »
انديشه سيمي را مي توان درباره كوچكترين واحد مادي شناخته شده يعني اتم تا كهكشانها بكار گرفت .
چارچوب سيستمي را مي توان در بدن حيوان يا انسان نيز مشاهده كرد ، از اين رو ؛
« سيستم مجموعه اي از اعضاء يا اجزاي بدن حيوانات است كه داراي ساختار يكسان و مشابهند يا در خدمت هدف خاصي قرار دارند . مانند بدن حيوان به عنوان يك كل »
همانطور كه قبلاً گفته شد سيستم نوعي انديشه يا قالب ذهني است كه مي تواند در برخورد پديده ها مورد بهره برداري قرار گيرد . انديشه سيستمي را از يك سلول كوچك تا يك انسان ، سازمانها و جوامع انساني و تا منظومه شمسي و كهكشانها مي توان مورد استفاده قرار داد . در واقع محدوده سيستم ما محدوده موضوع مورد نظر ماست .
تداخل سيستمها :
هر سيستمي ممكن است در آن واحد در چندين سيستم قرار داشته باشد . يك دانش آموز در عين حال كه جزيي از يك خانواده است ، در سيستم مدرسه ، تيم فوتبال ، تيم جوانان محله و … نيز قرار دارد . يك كارمند از يك سو عضو سيستم اداري و از سوي ديگر عضو سيستمهايي چون خانواده ، مسجد ، شركت تعاوني ، بانك و … مي باشد . يك راننده اتوبوس سيستمي است كه در يك زمان در سيستم حمل و نقل ، خانواده ، جامعه و خلاصه عضوي از سيستم اجتماعي مسافران اتوبوس محسوب مي شود .
تفكر سيستمي :
از ابتداي تاريخ دو نوع نگرش نسبت به پديده ها رايج بوده است . به كلامي ديگر دانشمندان و صاحبنظران جوامع هر پديده اي را به دو شيوه متفاوت مورد توجه خويش قرار مي دادند . اين دو نوع نگرش عبارت بودند از :
الف – نگرش تجزيه گرا يا مكانيستي
ب – نگرش كل گرا يا سيستمي
هر دو نگرش ريشه در تمدنهاي باستاني دارند و در زمانهاي مختلف مورد استفاده قرار گرفته و از منافع خود جامعه بشري را بهره مند ساخته اند . نگرش نوع نخست يا تجزيه گرا برخاسته از انديشه فلاسفه يونان باستان است . هر پديده اي را ابتدا به اجزاي كوچكتر تقسيم مي نمايد و مي خواهد با مطالعه رفتار هر يك از اجزاء به رفتار پديده اصلي دست يابد . به عبارتي رفتار پديده اصلي را حاصل جمع رفتار اجزاي آن مي داند . رنه دكارت فيلسوف فرانسوي( 1596 تا 1650 ) كه خود از طرفداران و بنيانگذاران اين نظريه است اصولي را براي آن وضع نموده است .دكارت مي گويد شخص در برخورد با هر پديده اي بايد از اصول زير پيروي كند :
1- تنها چيزي را بپذيرد كه برايش حقيقتي روشن باشد .
2- هر مسأله را حتي الامكان به اجزاء و عناصر كوچكتر تجزيه كند .
3- كار خود را با بررسي ساده ترين عنصر آغاز نمايد سپس به تدريج و با شيوه اي منظم به مطالعه عناصر پيچيده تر پردازد . تا سرانجام به ويژگيهاي پديده اصلي پي ببرد يا دلايل رفتار خاص آن پديده را دريابد .
نگرش تجزيه گرا در قرن هفدهم نگرشي فراگير بود ، د ر بسياري از رشته هاي علوم طبيعي فيزيك ، شيمي و ديگر رشته هاي علمي بكار گرفته شد و پيروزيهاي چشمگيري را در زمينه علوم براي انسان به ارمغان آورد و منشاء كشفهاي تازه اي شد .
سيستم و محيط :
هر سيستمي در محدوده بزرگتري قرار دارد كه محيط آن تلقي مي شود ، سيستم از محيط تأثير مي پذيرد و بر آن تأثير مي گذارد . به علاوه محيط چيزي است كه در مبادلات سيستمها به عنوان واسطه عمل مي كند . براي مثال انسان سيستمي است كه در محيط جغرافيايي معيني قرار دارد . از محيط هوا ، غذا و ساير نيازمنديهاي خود را تأمين مي كند و خود تغييراتي در محيط ايجاد مي نمايد . خانواده و جوامع انساني نيز سيستمهايي هستند كه در محيط بزرگتري جاي دارند و ارتباطات متقابلي را بوجود مي آورند .
تئوري سيستمها اولين بار در علوم فيزيكي مطرح شد ، به ديگر رشته ها مانند مديريت نيز كشيده شد . يك سيستم ، مجموعه اي عناصر وابسته به يكديگر است كه به عنوان يك كل عمل مي كند . يك سيستم سازماني چهار نوع ورودي از محيط دريافت مي كند : مواد ، انسان ، منابع مالي و اطلاعات . سازمان سپس وروديهاي خود را تركيب و تغيير شكل داده ، آنها را دوباره به شكل كالا و خدمات، سود ، زيان ، رفتار كاركنان و اطلاعات اضافي وارد محيط مي كند . در نهايت سيستم برحسب خروجيهاي خود بازخورد لازم را از محيط دريافت مي كند .
چگونه سيستمی بينديشيم ؟
شرط ورود به دنياي سيستم آمادگي ذهني است . براي اينكه سيستمي بينديشيم بايد چارچوبهاي ذهني خود را به كناري بگذاريم و بي تعصب نسبت به شيوه ها و روشهاي از قبل آزموده خود آماده پذيرفتن نوع تازه اي از تفكر و انديشه بشويم . غالباً ذهن ما را انديشه هاي آشنا پر كرده است شايد به دليل تكرار نوع خاصي از تفكر ، به درستي يا نادرستي آن فكر نكنيم و شايد ترك نوع خاصي از انديشه و عمل به سادگي ميسر نباشد ، اما براي سيستمي انديشيدن برداشتن اين گام ضروري است . نمونه هاي بسياري از تصميم ها را در جامعه خود مي بينيم كه به سبب سيستمي نينديشيدن حادث شده و هزينه ها و خسارات جبران ناپذيري را بر جامعه تحميل كرده است . ايجاد و ادامه رشته هاي تحصيلي در دانشگاهها بي توجه به نياز بخشهاي مختلف اقتصادي و اجتماعي ، اقداماتي كه به رشد بي رويه جمعيت منجر شد و منابع هنگفتي از جامعه صرف اين رشد جمعيت شده و بعد از اين نيز خواهد شد . دو نمونه ساده از عدم تفكر سيستمي در جامعه ماست . تجزيه گرايي در يك جامعه بي آنكه به تأثير هر فعاليت در كل مجموعه و ساير اجزاء توجه گردد سبب مي شود منابع عظيمي بي نتيجه تلف شود و فرصتهاي بسياري از دست برود .
يكي از صاحبنظران سيستم بنام چرچمن مثال ساده اي از عادت به نوع خاصي از انديشيدن و قالبهاي ذهني شكل گرفته را بدين سان مطرح مي سازد كه اگر از شما بپرسند اتومبيل چيست ؟ بلافاصله پاسخ مي دهيد اتومبيل وسيله اي است كه چهار چرخ دارد . پرسشگر دوباره از شما مي پرسد آيا ممكن است اتومبيلي با سه چرخ نيز وجود داشته باشد ؟ با عمق بيشتري به تفكر مي پردازيد و وجود چنين وسيله اي را غير ممكن نمي دانيد و شايد هم مشابه آن را در گذشته ديده باشيد . پس پاسخ خود را تعديل مي كنيد ، كه بله ممكن است اتومبيلي با سه چرخ هم وجود داشته باشد . اما ، چرا به همين جا خاتمه نمي يابد . سؤال كننده احتمال وجود اتومبيل با دو چرخ را مطرح مي كند و شما ناچار باز هم به تعديل پاسخ نخستين خود مي پردازيد و اين پرسش همچنان در مورد اتومبيل با يك چرخ و حتي بدون چرخ مطرح مي شود . مي بينيد با هر سؤال شما ناچار به پذيرش نوع تازه اي از انديشيدن شده ايد و هر بار وارد قلمرو تازه اي از تفكري خاص گرديده ايد . مثال فوق مثالي از عادي شدن نوع انديشه است كه بنيان اعمال و رفتار شخصي و اجتماعي ما را مي سازد . چنانكه بتوانيم از دست انديشه هاي متعارف كه برايمان بصورت عادتهاي خشك و انعطاف ناپذير در آمده اند ، رها شويم و روي به نوع تازه اي از انديشيدن بياوريم هر لحظه و هر زمان انديشه هاي خود را نو كنيم . به روابط علمي و عملي پديده ها فكر كنيم ، وارد دنياي تازه اي شده ايم . دنيايي كه شگفتي هاي آفرينش را بر ما مي نماياند و تواناييهاي بي حد و مرز هوش و ذهن انساني را بر ما مكشوف مي دارد .
اگر بتوانيم در مورد عادات و رفتار خود و درستي و نادرستي آنها ترديد كنيم به فلسفه وجودي هر يك بينديشيم و آثار مترتب بر آنها را وارسي كنيم آماده وارد شدن به دنياي سيستم هستيم . دنياي شگفتي كه پيچيدگيهاي آن تا بي نهايت ادامه مي يابد . بديهي است كه با مشاهده اين همه ظرفيت و پيچيدگي در دنياي آفرينش از يك سلول تا منظومه ها و كهكشانها چاره اي جز تسليم و تعظيم در برابر آفريننده آن نخواهيم داشت .
طبقه بندي سيستمها :
طبقه بندي سيستمها به سيستمهاي باز و بسته :
گفته شد سيستمها را مي توان بر شالوده هاي متفاوتي طبقه بندي كرد . يكي از طبقه بنديها سيستمها را به دو نوع باز و بسته متمايز ساخته است . اين طبقه بندي در سالهاي دهه 1930 بوسيله برتالانفي انجام شد به نظر وي يك سيستم بسته فاقد هر نوع ورودي از محيط و نيز فاقد هر نوع خروجي به آن است . به كلامي ديگر سيستم بسته سيستمي است كه هيچ نوع داد و ستدي با خارج ندارد و برعكس سيستم باز سيستمي است كه با محيط خارج در ارتباط است ورودي ( Input ) مي گيرد و خروجي ( Output ) مي دهد .
توضيح اين نكته ضروري است كه سيستم مطلقاً بسته در طبيعت يافت نمي شود و هر سيستمي بنحوي با محيط در رابطه مبادلاتي قرار مي گيرد . در برخي سيستمها اين رابطه در حداقل است و در برخي ديگر به حداكثر خود مي رسد . بدين ترتيب مي توان سيستمها را به سه طبقه مطلقاً بسته نسبتاً بسته و باز تقسيم نمود .
سلسله مراتب سيستمي :
سيستمهاي كوچكتر درون سيستمهاي بزرگتر قرار دارند و سيستمهاي بزرگتر نيز در داخل سيستمهاي باز هم بزرگتر هستند . در اين رابطه سيستمهاي كوچكتر را سيستمهاي مشمولو سيستمهاي بزرگتر را شامل مي گويند .
انواع ارتباطات يا تعاملهاي سيستمي :
هر سيستمي داراي دو نوع تعامل است . دروني و بروني ، تعامل دروني ، كه مي تواند به اشكال مختلف وجود داشته باشد ، حكايت از داد و ستد و تأثير و تأثر ميان اجزاء يا هر يك از سيستمهاي فرعي دارد و تعامل بروني داد و ستد ميان كل سيستم يا هر يك از اجزاء آن با محيط خارج است . اين نوع تعامل نيز مي تواند در اشكال و مفاهيم متنوعي انجام شود .
نيروهاي پيوستگي و گسستگي سيستم :
در هر سيستمي عناصري به پيوستگي سيستم كمك مي كنند و عناصري سعي در گسستگي آن دارند . اين عناصر را مي توانيم عناصر پيوند و تفرقه بناميم . در سيستمهاي طبيعي نيز چنين مكانيسمهايي بكار رفته است . براي مثال در سيستم بدن انسان و حيوانات سمومي كه در اثر سوخت و ساز ايجاد مي شود مي تواند بعنوان عامل گسستگي عمل كند و به مرور در اثر زياد شدن سيستم را به بيماري و مرگ بكشاند . در مقابل عوامل ديگري سعي در جمع آوري و دفع اين سموم دارند تا بتوانند سيستم را در حالت تعادل حياتي خود نگاه دارند . كليه ، غدد مولد عرق و … از آن جمله اند ، نظام آفرينش سيستمهاي خود نظم را بوجود آورده است تا بقاء موجودات ميسر گردد .
ورودي هر سيستم مي تواند خروجي سيستم ديگر باشد :
ورودي هر سيستم مي تواند خروجي سيستمهاي ديگر را تشكيل دهد و خروجي سيستم بعدي نيز احتمالاً ورودي سيستمهاي ديگر است . كارخانه سازنده پمپ الكتريكي مواد اوليه خود از قبيل سيم لاكي ، چسب ، كاغذ ، آهن ربا و … را كه هر يك خروجي يا محصول يك كارخانه است دريافت مي دارد و محصول آن يعني الكتروموتور نيز به منزله ورودي بسياري از كارخانجات از قبيل كارخانجات توليد اجاق گاز ، بخاري ، بادبزن ، كولر و … بكار گرفته مي شود و ورودي سيستمهاي ديگر باشد .
تغيير كارايي سيستم نخستين همه سيستمهاي بعدي را تحت تأثير قرار مي دهد :
– نتيجه نهايي ضرورتاً سودآور نيست .
هم پاياني :
سيستمها براي تحقق اهداف خود راهنماهاي مختلفي را پيش مي گيرند . براي حل هر مسأله راهنماهاي متعددي وجود دارد كه سيستم مي تواند با استفاده از يك يا چند مورد اهداف خود را عملي سازد . براي مثال برخي سيستمهاي تك ياخته اي به چند روش توليد مثل مي كنند ، سيستمهاي سياسي براي حل برخي مسايل خود با كشورهاي ديگر راه حلهاي متعددي دارند ، جنگ يكي از راه حلهاست اما ديپلماسي ، اتحاد با كشورهاي ديگر ، تهديد بالقوه و … راه حلهاي ديگري بشمار مي روند و سياستمداران هر كشور مي توانند از يك يا چند روش بهره گيرند .
شرايط پايداري سيستم :
تعادل و پاياني سيستم از يك سو با تغييرات محيطي و از سوي ديگر با انضباط دروني آن بستگي دارد . هرگاه ميانگين سازش پذيري يك سيستم با ميانگين تغييرات محيطي متناسب و برابر باشد سيستم پايدار مي ماند .د ر دورانهايي كه تغييرات طبيعي شديد بوده برخي از گونه هاي حيواني قادر به سازش پذيري با محيط نبوده و از بين رفته اند . ميليونها سال پيش نسل دايناسورها به سبب تغييرات شديد و ناگهاني محيط به نابودي گرائيد . زيرا اين جانور قادر به ايجاد تعادل با محيط نشد .
پايداري سيستم Þ ====== سرعت سازش پذيري ======= سرعت تغيير محيط
انضباط دروني سيستم يا حفظ هماهنگي و همزماني فعاليت اجزاي آن با يكديگر شرط ديگر پايداري سيستم است چنانچه خروجي پيش بيني شده در يكي از سيستمهاي فرعي تحصيل نگردد ، در مجموعه سيستم اختلال ايجاد شده حيات آن را به خطر مي اندازد . به كلام ديگر ناپايداري سيستم هنگامي پيش مي آيد كه مشخصه مطلوب خروجي سيستم به مشخصه نامطلوب تغيير يابد . به نحوي كه بازگشت به حالت مطلوب ممكن نگردد و سيستم در وضعيت ثانويه غير مطلوب قرار گيرد .
سايبرنتيك :
سايبرنتيك كه علم ارتباطات و كنترل نيز ناميده مي شود ، مبنايي براي « مدل سيستمهاي زنده » است . برخي آن را علم ارتباط انسان و ماشين و برخي علم سازماندهي ثمر بخش مي دانند. ويژگيهاي سيستمهاي سايبرنتيك را مي توان در پيچيدگي ، پويايي ، وابستگي به ديگر سيستمها ، باز بودنو احتمال گرا بودن آنها جستجو كرد . بسياري مدل سايبرنتيك را پايه اي براي همه فعاليتهاي آگاه و ناآگاه كنترل شده ، پايدار و … قرار مي دهند .
جزيره اي شدن سيستم :
هنگامي كه سيستمهاي فرعي ( زير سيستمها ) ارتباط متقابل خود را از دست مي دهند و سيستم به زير سيستمهاي خود تجزيه مي شود ، مي گويند سيستم جزيره اي شده است در مجموع مي توان گفت جزيره اي شدن الزاماً به ناپايداري سيستم و زير سيستمهايش منجر نمي شود اما عموماً ناپايداري سيستم از مرحله جزيره اي شدن مي گذرد .
بازخورد يا پس خورند :
بازخورد يا پس خورند يكي از مكانيسمهايي است كه در اغلب سيستمها بگونه اي موجود است . ترموستاتها ساده ترين دستگاههاي مكانيكي هستند كه با مكانيسم بازخورد عمل مي كنند . ترموستاتها با افزايش يا كاهش حوادث اقدام به قطع يا وصل دستگاه مي نمايند .
اجزاء سازمان – نگرش سيستمي :
در نگرش سيستمي سازمان مي تواند اجزايي بدين گونه داشته باشد :
1- انسانهايي با ابعاد وجودي گوناگون جنبه هاي مختلف مادي و معنوي ، حضور انسانها در سازمان مورد توجه قرار مي گيرد . هر انساني در شرايط خاصي تربيت شده ، ويژگيهاي خاص خود را دارد . از جهتي بايد بصورت يك موجود منحصر به فرد ديده شود ، كه داراي تربيت ، آموزش و ويژگيهاي خاص و انحصاري خويش است .
از جهت ديگر هر انساني در سازمان در يك پست سازماني منصوب شده شماره اي و شرح وظايفي دارد . عضو يك دفتر مديريت يا اداره است و خواه ناخواه بايد بصورت عضو آن سازمان رسمي ديده شود . نقش ا و در سازمان رسمي اهميت دارد .
هر انساني در گروهي از دوستان و تشكلهاي غير رسمي عضويت دارد . اين گروه يا سازمان هم اهدافي ، هر چند غير رسمي اما تعريف شده دارند كه بايد مورد ملاحظه قرار گيرد بدين ترتيب بايد به او به عنوان يك عضو سازمان غير رسمي نيز نگريست . بعلاوه هر سازمان داراي شبكه مديريتي است كه اعضاي آن را هم انسانها تشكيل مي دهند .
براي انسانهاي عضو شبكه مديريت هم هر يك از جوانب فوق را بايد در نظر گرفت يعني آنها هم هر يك ، شخصيت خاص ، نقش رسمي ، نقش غير رسمي ، تخصص و تواناييهاي ويژه خود را دارند .
علاوه بر اين هر انسان جداي عضويت سازمانها ، در نهادهاي اجتماعي ، سياسي و غيره نيز عضو است كه در رفتار او تأثير مي گذارد .
2- شبكه اطلاعاتي وجود دارد كه تصميم گيريها راميسر مي سازد . مديران نمي توانند تصميمات خود را بر مبناي سليقه هاي شخصي خود بگيرند . مديري موفق است كه تصميمهايش بر پايه اطلاعات درست و برگرفته از واقعيات باشد . بايد اطلاعات لازم به موقع در دسترس همگان قرار گيرد .
3- روشهاي اجراي كار : روشهايي كه عوامل را تركيب مي كند ، مي تواند بهترين روش نباشد . آيا بايد مدير به هر چه كه در گذشته در جريان بوده قانع باشد ، يا مي تواند روشهاي خاصي را ابداع كند كه نتيجه بهتري بدهد . بديهي است براي حفظ پويايي سازمان تحول در روشهاي مرسوم اجتناب ناپذير است .
4- سازمان در محيط قرار دارد و محيط داراي مقتضياتي است و در كار سازمان تأثير مي گذارد .
5- تجهيزات و تكنولوژي : تحولات تكنولوژي سريع و روزمره سازمانها را به تجهيزات تازه اي مجهز مي سازد و سازمان به عنوان يك سيستم بايد بتواند به نوعي تعادل با تحولات تكنولوژي برسد .
فهرست منابع ومآخذ :
1- رضائيان ،علي-تجزيه وتحليل وطراحي سيستمهاوروشها-سمت
2- -زاهدی ،شمس السادات-تجزيه وتحليل وطراحي سيستمهاوروشها
3- مرتضوی،سعيد،جزوه داشگاهي،دانشگاه فردوسي مشهد
4- Site:www.itemporl.ir
