هنر رفتار با افراد دشوار

نویسنده: مرجان فياضي – مليحه ميرزاده

خلاصه: همه ما هر روز با افراد دشوار سر و کار داريم. گاهي اوقات کافي است در آيينه نگاه کنيم تا يکي از آنها را ببينيم. شما نمي‌توانيد هميشه از افراد مسئله ساز دوري کنيد. شناخت اين افراد و چگونگي برخورد با آنها به شما کمک خواهد کرد تا ارتباطات بهتري داشته باشيد. اين مقاله روشهايي را براي شناخت و برقراري ارتباط با افراد دشوار بيان مي کند. اداره موقعيتهاي دشوار، بخشي از زندگي روزانه ماست. همه ما هرروز با افراد دشوار سر و کار داريم و اين افراد را مي شناسيم. شايد هيچ چيز به اندازه برخورد با اين افراد، خسته کننده و ملال آور نباشد.

مقدمه
اداره موقعيتهاي دشوار، بخشي از زندگي روزانه ماست. همه ما هرروز با افراد دشوار سر و کار داريم و اين افراد را مي شناسيم. شايد هيچ چيز به اندازه برخورد با اين افراد، خسته کننده و ملال آور نباشد. اين افراد انرژي ما را تحليل مي برند، احساساتمان را تحريک مي کنند، حوصله همه را سر مي برند و ما را در حالتي نامطلوب قرار مي‌دهند. اين رفتارها در محل کار براحتي مي توانند يک محيط شاد را نابود کنند، کارايي را کاهش دهند و روحيه افراد را پايين آورند. هر يک از ما نيز به نوعي در درون خود شخصيت دشواري را پنهان کرده ايم. گاهي اوقات کافي است در آيينه نگاه کنيم تا آن را بهتر ببينيم. برخي از ما مي‌توانيم اين شخصيت را بخوبي مخفي کنيم اما گاهي در موقعيتهاي رقابتي و شرايط حاد( مثل رانندگي در ترافيک، انجام يک بازي رقابتي و …) آن را نشان مي‌دهيم.
متاسفانه جامعه به ما ياد داده است که بهترين روش رفتار با افراد مسئله سازي که ما را آزار مي دهند، ناديده گرفتن آنهاست. به همين علت از کودکي آموخته ايم با چنين افرادي معاشرت نکنيم. اما ناديده گرفتن اين موقعيتها به ضرر ماست چرا که نحوه برخورد ما با شخصيت دشوار دروني و ديگر افراد بدقلق هنري است که هر فردي از آن اطلاعي ندارد. برخورد مناسب با اين افراد باعث مي شود از فشارهاي عصبي ناشي از رفتارهاي ناشايست ديگران بکاهيم و کار خود را موثرتر و سودمندتر انجام دهيم.
افراد دشوار( افراد بدقلق يا افراد مسئله ساز) در هر شکل و لباسي ظاهر مي شوند، ولي خصوصيات مشترک همه آنها اين است که رفتار و برخورد آنها هميشه براي يک نفر ايجاد مشکل مي کند. هنگام برخورد با افراد دشوار بايد علائمي را که از خود بروز مي دهند بشناسيم و ماهيت آن را تشخيص دهيم. به اين ترتيب مي توانيم اثر نامطلوب رفتار آنها را به کمترين حد برسانيم. اين يک واقعيت مسلم است که هنگامي مي توانيم در ديگران نفوذ کنيم که آنها را همانطور که هستند ببينيم نه آنگونه که آنها مي خواهند يا خودمان ميل داريم.
ما بايد حضور افراد دشوار را در زندگي‌مان بپذيريم. الهام گرفتن از تعاليم ديني و آموزه هاي مذهبي در اين مورد به ما کمک مي کند. تمامي انبيا الهي و افراد صالح در جريان انجام رسالت خود همواره با چنين افرادي برخورد داشته اند. رفتار دوستانه و به دور از خشونت آنها، الگوي مناسبي براي برخورد ما با افراد دشوار است. يادگيري کنترل احساسات و واکنشهاي شخصي نيز هنگام برخورد با افراد دشوار اهميت بسياري دارد. بايد از خود بپرسيم چرا اين افراد براي ما مسئله ساز هستند و سعي کنيم نگرش منفي نسبت به اين اشخاص را در خود از بين ببريم، زيرا گاهي اوقات علت رفتارهاي دشوار ديگران، رفتارهاي غير اصولي خود ماست. وقتي با يک فرد دشوار برخورد مي کنيم بايد به اين موضوع توجه کنيم که چه چيز باعث مي شود يک نفر چنين گفتار و رفتاري داشته باشد، در اين صورت در موقعيتي قرار مي گيريم که نه تنها مي توانيم شرايط دشوار را کنترل کنيم، بلکه طرف مقابل را نيز ياري مي دهيم مشکل خود را حل کند.

انواع اشخاص مسئله ساز و روش برخورد با آنها
شما هميشه نمي توانيد از افراد مسئله ساز دوري کنيد. شناسايي انواع رفتارهاي مسئله ساز به شما کمک مي کند تا به نحو مطلوب موقعيتهاي دشوار را بخصوص در سازمان اداره کنيد. طبقه بنديهاي مختلفي از انواع رفتارهاي دشوار در مقالات و نوشته هاي گوناگون انجام شده است. در اين مقاله سعي شده است تا با بهره گيري از منابع مختلف، انواع عمده افراد دشوار وبدقلق و روش برخورد با آنها مورد بررسي قرار گيرد. به طور کلي مي توان انواع اصلي افراد دشوار را به صورت زير طبقه بندي کرد:

1- زورگو و متخاصم
اين شخصيت عصباني و متخاصم است و عصبانيت خود را با اعمال زور نشان مي دهد. خصومت، کينه توزي، استفاده از کلمات نيشدار، امتناع از کارهاي گروهي وخودپسندي و تکبر از جمله ويژگيهاي اين افراد است. آنها دلشان مي خواهد هميشه غالب و مسلط باشند و سعي مي کنند با توسل به هر شيوه و روشي به خواسته هاي خود برسند.
راه حل: درمقابل آنها بايستيد، اما سعي نکنيد با آنها بجنگيد. هرگز رفتار آنها را تحمل نکنيد بلکه در مقابل آنها قاطع، محکم، جسور و با اعتماد به نفس باشيد.

2- هميشه شاکي
از نظر اين افراد تنها چيزي که زندگي به آنها عطا کرده، بدشانسي است. آنها به جاي پيدا کردن راه حل براي مسائل و مشکلات، عادت کرده اند که شکايت کنند و بهانه بگيرند. نگرشهاي اين افراد مسموم و متاسفانه بيماري آنها واگير است.اين افراد بندرت سعي مي کنند شرايط ناخواسته را تغيير دهند، در عوض دائم دقيقا مثل بچه اي که به او اجازه کاري داده نمي شود رفتار مي کنند. اجازه ندادن باعث منفي بافي او مي شود. جمله معروف آنها اين است: « هيچ کس مرا دوست ندارد».
راه حل: به اين افراد نشان دهيد که مسائل آنها را مي بينيد و مي شنويد، زيرا آنها به محيط حمايتي و تشويق احتياج دارند. همچنين بايد سطح فشار و استرس را براي اين افراد پايين آورد. علاوه بر اين به آنها اجازه شکايت کردن ندهيد، مگر زماني که راه حلي براي مشکل پيش آمده داشته باشند.

3- وسواسي و کمال گرا
اين افراد دلشان مي خواهد کارها به بهترين نحو ممکن انجام گيرد. چنين افرادي درعين حال که ممکن است خسته‌کننده و ملال آور به نظر رسند، اما داراي مهارتهاي تجزيه و تحليلي اند که مستلزم توجه زياد به جزئيات است. استانداردهاي عملکرد اين افراد در سطح بسيار بالايي قرار دارد. در برخي مواقع کار خوبي که توسط ديگران مورد تمجيد واقع مي شود از نظر اين افراد قابل قبول نيست. جمله معروف آنها اين است:« اين کار مي توانست بهتر انجام شود».
راه حل: در صورتي که در برخورد با اين افراد، واقعيتها و منطق را ارائه دهيد، مي توانيد بهترين بهره را از آنها ببريد. در عين حال حرفهاي اين افراد را درباره بهتر انجام شدن کارها جدي نگيريد. آنها معمولا نقاط ضعف خودشان را بيان مي کنند نه نقاط ضعف شما را. سعي کنيد با اين افراد به گونه اي کار کنيد تا بتوانند انتظارات واقعي براي خود و ديگران داشته باشند و مطابق انتظارات واقعي عمل کنند.

4- افراد يخي
اين افراد براي تغيير آمادگي ندارند وهر تغييري – هر چند کوچک – مي تواند آنها را نگران و آشفته سازد و آغازي براي رفتار منفي در آنها باشد. جمله معروف آنها اين است:« راه قديمي بهتر است».
راه حل: در مقابل اين افراد صبور باشيد، زيرا ممکن است در مسير انجام تغييرات مانع تراشي کنند. اين افراد را در تغيير درگير کنيد يا از تغييرات تدريجي براي ايجاد فرصت مناسب براي آنها استفاده كنيد.

5- افراد بسته
راههاي برقراري ارتباط با اين افراد مسدود است. اين افراد بسيار تودار و ديرجوش هستند و تنهايي و خلوت را به بودن در ميان جمع ترجيح مي دهند. آنها هرگز درباره تفکرات و احساسات خود صحبت نمي کنند و به همين دليل ارتباطات محدودي دارند. « حوصله ندارم» يا « فعلا وقت ندارم» از جملاتي است که آنها براي فرار از جمع از آن استفاده مي کنند.
راه حل: براي برقراري ارتباط با اين افراد بايد حوصله کنيد. ممکن است مدتي طول بکشد تا اين گونه افراد احساس راحتي بکنند و با شما راحت تر و بهتر برخورد کنند. هنگام صحبت با اين افراد از سوالات باز استفاده کنيد و آنها را به شرکت در بحثها تشويق کنيد.

6- کم حرف و منفعل
اين افراد زياد سخن نمي گويند. حتي اگر اصرار کنيد، فرياد بکشيد يا از آنها خواهش کنيد، جوابي بيشتر از آري يا خير نخواهيد شنيد. اين افراد حتي زماني که بايد از حقوق خود دفاع کنند، ساکت مي‌مانند. در نتيجه غالباً مورد ظلم قرار مي گيرند. فرد منفعل هميشه احساس ناامني مي کند واعتماد به نفس بسيار پاييني دارد. آنها غالباً از شرکت در تصميم گيريها امتناع مي كنند و يا نظري ارائه نمي دهند.
راه حل: اين افراد شديداً به اعتماد به نفس و حمايت احتياج دارند و بايد بطور مستقيم از آنها انجام اموري را که مي توانند انجام دهند خواسته شود. تشويق نيز در ايجاد اعتماد به نفس آنها بسيار موثر است.

7- افرادي كه مي گويند: «کار من نيست»
اين افراد دائم از زير بار قبول مسئوليتهاي بيشتر شانه خالي کرده و منفي بودن خود را با رد کردن انجام کارهايي که بايد برعهده بگيرند، ظاهر مي کنند.
معمولاً دوستان و همکاران اين افراد بايد کارهاي مربوط به آنها را انجام دهند و اين در حالي است که اين افراد انجام آن کارها را جزء وظايف آنها مي دانند نه وظايف خودشان_ جمله معروف آنها اين است: «‌اين کار جز وظايف و شرح شغلي که من بايد انجام دهم نيست».
راه حل: سعي کنيد شرح شغل اين افراد را واضح و روشن در اختيار آنها قرار دهيد، تا جايي براي توجيهات آنها باقي نماند. بازرسي و کنترل غير محسوس نيز در برخي مواقع مي تواند کارساز باشد.

8- شايعه پراکن ها
اين افراد از شايعه بعنوان سلاح قوي جهت کنترل روي ديگران و محيط استفاده مي کنند. آنها با پخش شايعه و درگير کردن ديگران در مسائل مربوط به آن لذت مي برند و احساس مهم بودن مي کنند. جمله معروف آنها اين است: « اجازه بده من بگويم چه اتفاقي دارد مي افتد».
راه حل: بهترين راه جلوگيري از شايعه سازي در سازمان، دادن اطلاعات و حقايق لازم و کافي به افراد است. وقتي افراد سازمان از کليه اطلاعات مربوط به مسائل سازمان آگاهي داشته باشند، به شايعه و افراد شايعه پراکن توجهي نمي کنند. در نتيجه انگيزه اي براي اين افراد بمنظور ايجاد شايعه و پخش آن باقي نمي ماند.

9- افراد منفي گرا
اين افراد نگرش بدي نسبت به دنيا دارند. آنها فکر مي کنند که دنيا بر سرشان خراب شده است. آنها از شيوه انجام امور ناراضي هستنــد و مهم نيست شماچقدر تلاش کنيد تا کاري برايشان انجام دهيد. در واقع اين افراد هميشه نيمه خالي ليوان را مي‌بينند و براي انجـــام يک کار بيشتر بر عواقب منفي آن تأکيد دارند تا نتايج مثبت. اين افراد اعضاي خوبي براي کارهاي گــــروهي نيستند. جمله معروف آنها اين است:« من مي دانـم اين کار شدني نيست».
راه حل: تغيير نگرش افراد منفي گرا کار آساني نيست. اما شما بايد آنها را مجبور به تطبيق با عادتهاي مثبت کنيد تا از عادتهاي منفي دور شوند. ايجاد تفکرات مثبت و نشان دادن نتايج خوب کارهايي که او اميدي به انجام آنها نداشته است، مي تواند به اين اشخاص کمک کند.

10- افراد غير متعهد
اين افراد آن‌قدر براي انجام کاري بهانه مي آورند تا شخص ديگري آن را انجام دهد و يا آن‌قدر در انجام تصميمي تعلل مي کنند که ارزش آن از بين مي رود. آنها کار خود را بطور جدي انجام نمي دهند، زيرا کار براي آنها اولويت ندارد. انجام امور شخصي و پرداختن به مسائل غير کاري براي آنها مهمتر از انجام کارهاي سازماني است. جمله معروف آنها اين است: « او مي تواند منتظر شود».
راه حل: دليل اصلي تأخير و تعلل آنها را سوال کنيد. اين افراد معمولاً احتياج به اهداف و استانداردهاي واضح و انتظارات رسمي دارند و اينها بايد به او ابلاغ شود. همچنين آنها به يک سيستم نظارتي بسته نيازمندند تا نتوانند براحتي از زير کار شانه خالي کنند.

11- افراد هميشه منتقد
اين افراد هميشه با کلمات نيشدار و انتقادات بي‌مورد خود، ديگران را آزار مي‌دهند.آنها درباره هر ايده اي، انتقادات خاص خود را دارند؛ چه آن ايده، خوب باشد يا بد_ هدف اين افراد مخالفت با تمام چيزهايي است که گفته مي‌شود. آنها هر جا مي روند مشکلات را پيدا مي کنند. جمله معروف اين افراد اين است:«ايده بدي است».
راه حل: در مذاکره و گفتگو با افراد انتقاد کننده بر اطلاعات تمرکز کنيد. از آنها درباره علت انتقاد و مخالفتشان سوال کنيد و هميشه آنها را براي اطلاعات بيشتر تحت فشار قرار دهيد. هرگز رفتارهاي نامناسب چنين افرادي را تأييد نکنيد.

12- افراد خودخواه
افراد خودخواه، هميشه مي خواهند راه خود را ادامه دهند و فکر مي کنند همه چيز را مي دانند. در واقع اين افراد مي خواهند نداشتن امنيت خود را به گونه اي پنهان کنند.
راه حل: با اين افراد تنها بر اساس حقايق و واقعيتها رفتار کنيد. قبل از ملاقات با آنها تمام اطلاعات مورد نياز را بدست آوريد و خود را براي پاسخ به سوالات آنها آماده کنيد. به ياد داشته باشيد برخورد تهاجم آميز يا تسليم در برابر آنها کارساز نخواهد بود.

13- افراد فداکار( قرباني)
اين افراد قلب خونين سازمان هستند. آنها زود سرکار مي آيند و دير مي روند و يار و پشتيبان همکاران و دوستانشان هستند. ازآنها هرکاري که بخواهيد انجام مي‌دهند، زيرا اين افراد معمولاً به دليل مسائل شخصي ترجيح مي دهند بيشتر اوقات زندگي خود را در محيط سازمان بگذرانند. در صورتي که از خدمات آنها قدرداني نکنيد، منفي گري آنها آغاز مي شود. جمله معروف افراد فداکار اين است:« من زندگي ام را وقف اين شرکت کردم، ولي براي هيچ کس مهم نيست».
راه حل: به حرفهاي اين افراد گوش دهيد و به آنها نشان دهيد که وجودشان تا چه اندازه براي سازمان اهميت دارد. از تلاشها و همکاري آنها صميمانه قدرداني کنيد و اين کار را در حضور ديگر کارکنان انجام دهيد.

14- افراد خود سرزنش کن
اين افراد همواره كمبودهايي را در عملکرد کاري و رفتاري خود مي يابند و دائم خود را ملامت مي کنند. آنها از هيچ
يک از جنبه هاي زندگي شخصي و کاري خود راضي نيستند. جمله معروف آنها: « من توبيخ خواهم شد. من مي توانستم اين کار را بهتر انجام دهم».
راه حل: اعتماد به نفس آنها را بالا ببريد و از کارهاي مثبت و خوب آنها قدرداني کنيد. به آنها نشان دهيد آن‌طور که خودشان فکر مي کنند بي دست و پا و کار خراب کن نيستند.

15- افراد پرحرف
اين افراد به قدري حرف مي زنند که اجازه صحــــبت به افراد ديگر نمي دهند. جالب اينجاست کـه بيشتر حرفهاي آنها اصلاً ربطي به موضوع مورد بحث ندارد و صرفاً از دست دادن وقت و زمان مفيد است.
راه حل: برخورد با اين افراد اين است که به آنها تنها چند دقيقه فرصت صحبت کردن داده شود. در صورتي که باز هم به حرف زدن ادامه دادند، به هيچ وجه رفتار آنها را تحمل نکنيد. به آنها بگوييد، بايد برويد و فرصتي براي گوش دادن به حرفهاي آنها نداريد.

16- افراد نامنظم
اين افراد در انجام وظايف و شركت در جلسات، نظم و ترتيب را رعايت نمي كنند ونوعي آشفتگي در رفتار و کردار آنها ديده مي شود. آنها دائم به دنبال وسائل خود مي‌گردند و هميشه در جلسات تأخير دارند.
راه حل: براي برخورد با اين افراد نظم و انضباط را عامل مهمي در ارزيابي عملکردشان اعلام کنيد و آنها را به مرتب بودن تشويق کنيد.

17- افراد بي مسئوليت
اين افراد تحمل قبول مسئوليت يا توبيخ بابت اشتباه را ندارند. آنها از زير بار مسائل شانه خالي مي كنند و انگشت اتهام خود را هميشه به سمت ديگران نشانه مي روند. جمله معروف آنها اين است: « من اين کار را نکردم، فلاني آن کار را انجام داد».
راه حل: با آنها قاطع برخورد کنيد و بطور مستقيم اشتباهشان را با دليل برايشان توضيح دهيد تا نتوانند اشتباه را به ديگري منتقل کنند.

18- افراد پوست تخم مرغي
اين افراد بسيار حساس هستند و بي‌اهميت ترين مسائل آنها را ناراحت مي‌کند. روحيه حساس آنها باعث مي شود ديگران در برخورد با آنها بسيار محتاط باشند و از برقراري ارتباط با آنها احساس راحتي نکنند.
راه حل: بازخورد، به اين افراد بايد سريع و مستقيم نباشد، بلکه به آرامي و با توجه به شخصيت آنها باشد. در برقراري ارتباط با آنها شخصيت حساسشان را در نظر بگيريد.

19- افراد ريزنگر
اين افراد همواره مي گويند:« من احتياج به چک کردن مجدد کار دارم، شايد چيزي از زير دستم رد شده باشد.» آنها به جزئي‌ترين و ريزترين موارد يک مسئله توجه مي کنند و گاهي به خاطر يک مسئله کوچک اوقات ديگران را تلخ مي كنند.
راه حل: آنها را عادت دهيد در کنار توجه به جزئيات به مسائل کلي و اصلي توجه کنند. آنها بايد ياد بگيرند کليات و جزئيات را با هم در نظر بگيرند و به دليل مسائل جزئي کل پروژه را به تأخير و خطر نياندازند.

20- افراد خيلي خوب
اين افراد به نظر مي رسد که با شما موافق هستند، اما چنانچه کاري را که آنها از شما خواسته اند انجام ندهيد، مسئله ساز مي شوند.
راه حل: اين افراد به تأييد بسيار نياز دارند. به آنها نشان دهيد، دوستشان داريد و برايشان ارزش قائليد.

نکاتي در برخورد با افراد دشوار
همه افراد در برخي شرايط غير قابل پيش بيني و تحريک پذير مي شوند. در برخورد با افراد مسئله ساز موارد زير را همواره به خاطر داشته باشيد:
– تفاوتهاي افراد را بيشتر و بيشتر بشناسيد. تفاوتها همواره منجر به اصطکاک مي شود. اگر تفاوت ميان انسانها را يک موهبت- نه يک مسئله- بدانيد، مي توانيد به خوبي موقعيتهاي دشوار را اداره کنيد.
– مطمئن باشيد که همه افراد سازش و هماهنگي را دوست دارند. اين انديشه که ديگران به دنبال تحقير و صدمه زدن به ما هستند، درست نيست. مطمئن باشيد همه توافق و يکدلي را دوست دارند. با اعتقاد به اين مسئله شما فرصت پيدا مي کنيد، درهاي گفتگو را براي رسيدن به توافقات دوجانبه باز کنيد.
– باور کنيد که مي توانيد در کنار افراد مسئله ساز بدون تنش و اصطکاک کار کنيد. شما ممکن است که با افراد دشوار دوست و صميمي نباشيد، اما مي توانيد با آنها رفتار مسالمت آميز داشته باشيد. سعي کنيد به خواسته هاي هم احترام بگذاريد.
– در تله افراد دشوار گرفتار نشويد. وقتي ديگران به گونه اي رفتار مي کنند که شما عصباني و خشمگين مي شويد، در واقع شما را در تله خود گرفتار کرده اند. ما اغلب در تله رفتارها، گفتارها، لبخندها و نگاههاي افراد گرفتار مي شويم. نبايد اجازه دهيم رفتارهاي افراد مسئله ساز، ما را در کنترل رفتارمان دچار مشکل سازد و آنها را بر ما مسلط گرداند.
– گوش کنيد؛ گوش کنيد؛ گوش کنيد_ وقتي ديگران بدانند شما حرفهاي آنها را مي شنويد و به مسائلشان اهميت مي دهيد، کمتر رفتارهاي دشوار را از خود بروز مي‌دهند.
– براي ايجاد رابطه بهتر افراد را با نام صدا بزنيد(نام هر فرد گرمترين آهنگي است که او مي شنود و دوست دارد بشنود).
– افراد را سرزنش نکنيد. سرزنش افراد، آنها را براي بروز رفتارهاي مسئله ساز مستعد مي سازد.
– مراقب بلندي و لحن صدا و زبان بدن خود باشيد. استفاده از زبان بدن به شما کمک مي کند ارتباط بهتري را با ديگران برقرار سازيد. با برقراري ارتباطات عميق و اصولي، فرصت کمتري براي نشان دادن تعارضات و رفتارهاي دشوار ايجاد مي‌شود.
– از به کار بردن کلمات زير پرهيز کنيد: بايد، ولي، من مي خواهم…، متاسفم، نمي‌تواني و……
– اگر طالب صداقت هستيد با ديگران نيز صادقانه برخورد کنيد و به تعهدات خود عمل کنيد.
– استفاده از کلمات جادويي را بياموزيد. در دامنه لغات ما، کلمات زيادي وجود دارند که اثرات فوق العاده اي بر جاي مي گذارند. اين کلمات را بيابيد و از آنها استفاده کنيد.
– فنون مذاکره را ياد بگيريد چرا که موفقيت در زندگي امروز در گرو ارتباطات خوب است و مذاکره در اين راه به شما کمک مي‌کند.
منابع