نویسنده: هرام جلیل‌خانی
ارزیابی عملکرد عبارتست از یک سیستم بازخور که دربرگیرنده ارزیابی مستقیم عملکرد اشخاص یا سازمانهامی باشد. (کنترل وارزیابی جز لاینفک هر گونه فعالیت و کار اجرایی به شمار می رود.)
▪ ارزیابی عملکرد عبارتست از یک سیستم بازخور که دربرگیرنده ارزیابی مستقیم عملکرد اشخاص یا سازمانهامی باشد.
● مشخصات کنترل و نظارت اثربخش :
▪ کنترل باید به موقع باشد.
▪ کنترل باید واقع بینانه باشد.
▪ کنترل باید برای همه باشد.
▪ کنترل باید دائمی و پویا باشد نه مقطعی و موردی.
▪ کنترل باید مقرون به صرفه باشد.
▪ کنترل باید برنامه ریزی شده باشد.
▪ کنترل باید بر ریشه‌ها وعلت‌ها متمرکز شود.
▪ کنترل باید در ابتدا و حین اجرای فرآیند باشد نه در انتهای فرآیند.
▪ کنترل کننده باید متخصص و متعهد باشد.
▪ کنترل در گلوگاه‌ها باید انجام شود.
▪ هدف کنترل باید اصلاح و بهبودی باشد.
▪ بهترین شیوه کنترل داخلی است.
▪ کنترل کننده مورد قبولی و پذیرش باشد.
▪ در نظارت به دنبال شناسایی فرد خاطی نباشید بلکه به دنبال خطای سیستم باشید.
● مزایای کنترل و نظارت:
▪ جلوگیری از انحراف
▪ اصلاح به موقع
▪ ایجاد نظم در انجام وظایف
▪ شناسایی نقاط قوت و ضعف
▪ ایجاد سیستم عادلانه پاداش و تنبیه
▪ کنترل و تخصیص بهینه منابع
▪ کاهش ضایعات
▪ افزایش امید به پیشرفت برنامه ها
▪ طراحی سیستم کنترل:
▪ تعیین نتایج مورد انتظار( هدف گذاری)
▪ تعیین شاخص برای سنجش نتایج مورد انتظار
▪ تعیین استاندارد
▪ تعیین نحوه و روش جمع آوری اطلاعات
▪ مقایسه بین عملکرد و استاندارد
▪ تجزیه و تحلیل نتایج ارزیابی و شناسایی انحرافات
▪ ارائه برنامه های اصلاحی.
▪ مشخصات یک نظام ارزیابی و چارچوب ارزیابی
▪ دیدگاههای سنتی و نوین در ارزیابی عملکرد
گرچه ارزیابی عملکرد فعالیتی است که با شکل گیری زندگی گروهی بشر گره خورده است ولی استفاده از نظام های رسمی آن در سطح فردی و سازمانی از سال ۱۸۰۰ میلادی توسط رابرت آون در صنعت نساجی اسکاتلند متداول شده است. نظام ارزیابی عملکرد را می توان از زوایای متفاوتی مورد بررسی قرار داد. دو دیدگاه مهم در خصوص ارزیابی عملکرد وجود دارد:
۱) دیدگاه سنتی
۲) دیدگاه نوین
در دیدگاه سنتی، مهمترین هدف ارزیابی، قضاوت و یادآوری عملکرد می باشددرحالی که در دیدگاه مدرن، فلسفه ارزیابی بر رشد و توسعه و بهبود ظرفیت ارزیابی شونده متمرکز شده است.
● وظایف دستگاههای اجرایی به قرار زیر است:
الف) ایجاد جایگاه تشکیلاتی مناسب برای انجام وظایف و ماموریت های مربوط به ارزیابی عملکرد در چارچوب اصول و مفاهیم علمی مدیریت و در قالب تشکیلات موجود با هماهنگی سازمان مدیریت و برنامه ریزی کشور.
ب) تهیه و ارسال کلیه اطلاعات و مدارک مورد نیاز سازمان مدیریت و برنامه ریزی کشور.
پ) تهیه و تنظیم گزارش ارزیابی عملکرد سال قبل در چارچوب اصول و مفاهیم علمی مدیریت و ارائه آن به سازمان مدیریت و برنامه ریزی کشور حداکثر تا پایان اردیبهشت ماه هر سال.
ت) انجام همکاری های لازم با نمایندگان سازمان مدیریت و برنامه ریزی کشور و ارائه کلیه مدارک و اطلاعات مورد درخواست آنان.
● وظایف سازمان مدیریت و برنامه ریزی کشور در ارزیابی عملکرد دستگاههای اجرایی در چارچوب اصول و مفاهیم علمی مدیریت به قرار ذیل است:
الف) توسعه فرهنگ ارزیابی و ایجاد زمینه استقرار نظام ارزیابی عملکرد در دستگاههای اجرایی.
ب) تهیه و تدوین شاخص ها و معیارهای (استانداردهای) ارزیابی عملکرد اعم از عمومی و اختصاصی پ- تعیین روش های ارزیابی عملکرد.
ت) تهیه و ابلاغ دستورالعمل های لازم.
ث) ایجاد نظام اطلاعاتی و اطلاع رسانی در زمینه ارزیابی عملکرد دستگاههای اجرایی.
ج) استفاده از نظرات و نتایج اقدامات دستگاههای نظارتی و بازرسی کشور در ارزیابی عملکرد
چ) انجام برنامه ریزی لازم جهت تامین نیازهای آموزشی دستگاهها در زمینه ارزیابی عملکرد.
ح) استفاده از نتایج ارزیابی عملکرد در جهت بهبود مدیریت و نحوه ادارة امور
خ) تعیین و معرفی دستگاههای اجرایی نمونه و معرفی الگوهای موفق مدیریتی.
د) بررسی وتجزیه و تحلیل اطلاعات و گزارش های واصله از دستگاههای اجرایی و تهیه و تنظیم گزارش جامع از نتایج ارزیابی عملکرد دستگاهها جهت تقدیم به رئیس جمهور
ذ) ارائه گزارش های مصوب برای استفاده سایر بخش های نظام مدیریت کشور.
● فرایند ارزیابی عملکرد
هر فرآیندی شامل انجام مجموعه ای از اقدامات با ترتیب و توالی خاص منطقی و هدفمند می باشد. فرآیند ارزیابی عملکرد نیز مستلزم پیمودن گام هایی متعدد است. گامهای مورد نظر برای ارزیابی عملکرد به شرح ذیل می باشد:
▪ تدوین و یا بررسی رسالتها، ماموریتها، اهداف کلان و استراتژیها
▪ تدوین و تنظیم شاخصهای ارزیابی عملکرد
▪ تدوین و برقراری معیارها (استانداردها)ی عملکردی مرتبط با شاخصهای ارزیابی
▪ ابلاغ و اعلان انتظارات و شاخصهای ارزیابی به ارزیابی شونده
▪ اندازه گیری عملکرد واقعی
▪ مقایسه عملکرد واقعی با استانداردهای هر شاخص
▪ اعلام نتایج و نحوه نیل به آنها به ارزیابی شونده
▪ اقدام به منظور بکارگیری عملیات اصلاحی جهت بهبود مستمر عملکرد ارزیابی شونده از طریق مکانیسم بازخورد.
من فقط یکبار مسافر این جهانم ، بگذار هر عمل خیری که می توانم انجام دهم یا هر مهربانی که می توانم بنمایم ، به هر کس یا هر موجودی که باشد، نگذار که از آن ، منحرف شده یا غفلت نمایم ، دیگر از این مسیر عبور نخواهم کرد.
استیون گرلت
