مدیری که در نقشهای عملیاتی و میانی موفق بوده معمولا می تواند به مدیریت عالی راه یابد . بخش اعظم کار مدیران عالی از نظر پویایی و مشغله نظیر کار مدیران عملیاتی است. با این تفاوت که اینان برنامه ریزیهای جامع و بلند مدت تری را در حوزه فعالیت گسترده تر و عوامل وضعی متنوع تری را طراحی یا مورد بررسی قرار می دهند. مدیران عالی عملکرد کلی واحد های عمده را ارزیابی می کنند.درباره موضوعات و مسائل کلی با مدیران سطوح پایین به تبادل نظر می نشینند و بیشتر وقتشان را با همکاران یا افراد خارج از سازمان و اندک زمانی را نیز با افراد زیر دست می گذارانند.
گذشته از سطح سازمانی مدیران را بر حسب پست و عنوانشان دسته بندی می کنند.
جهان سازمانی
سازمان های معاصر با ترکیب انسان ماشین و منابع دیگر قدیمی عظیم و اجتماعی پدید می آورند که با سازمانهای کوچک و ساده گذشته قابل مقایسه نیست. سازمانهای امروزه بخاطر اهمیت وقدرتی که پیدا کرده اند و وظایف خطیری که در جهت تحقق اهداف اجتماعی انسان به عهده آنها گذاشته شده است و نتایج و آثار اخلاقی و سیاسی که بر اثر آنها به وجود می آید این خطر را نیز پیدا کرده اند که انسان ها را در درون شبکه پیچیده و تار پودهای به هم بافته خود آنچنان زندانی و محصور کنند که هر گونه آزادی عمل و اراده را از آنها سلب نمایند. بدین ترتیب بیم آن میرود که انسان ها به ابزارهای بی اراده ای تبدیل شوند و از خود بیگانه گردند و سازمان به جای وسیله به هدف تبدیل شوند و همه تلاش ها صرف حفظ و تداوم حیاط آنها گردد. این همان چیزی است که توجه دانشمندان علوم اجتماعی را به خود جلب کرده وآنها را نسبت به خطر یکنواختی بی عاطفگی و بی ارادگی نوع انسان در اثر وجود چنین سازمان هایی مضطرب ساخته است. بسیاری از علمای اجتماعی بوروکراسی و سازمان های بزرگ را تهدیدی برای آزادی ابتکار استقلال فکری و سایر ارزشهای انسانی دانسته اند و به راستای نیز چنین تهدیدی وجود دارد.
جهان امروز نیز بیش از هر زمانی دیگری به یک جهان سازمانی مبدل شده است. به دین ترتتیب اهمیت سازمان ها که بیشتر ین دوران زندگی انسان در آنها سپری می شود روز به روز آشکار تر و نقش آنها در تحقق هدفهای انسانی روشن تر می گردد.
با توجه به نقش و اهمیت سازمان ها از یک طرف و خطرات احتمالی آنها ز طرف دیگر آگاهی مدیران از طبیعت و ما هیت سازمان ها و وجوه تشابه و افتراق آنها امری ضروری است. بدین ترتیب شناخت سازمان ها و وظایف آنها بخش مهمی از علوم مدیریت را به خود اختصاص داده است هر چند که این شناخت از میزان نگرانی و اضطراب مذکور نخواهد کاست.
تعریف سازمان
1. سازمانها عبارتند از سیستم های اجتماعی بزرگ و پایداری که فعالیت های اعضای آنها برای رسیدن به هدف های محدود و مشخص هماهنگ شده است.
2. سازمانها بخشی از مدیریت است که:
الف– مسولیت هایی که توسط آنها فعالیت های موسسه بین کارکنان تقسیم یا آنها واگذار شده است.
ب – روابط رسمی را که بخاطر این مسوولیت ها بین کار کنان به وجود آمده است تعیین می نماید.
3. یک سازمان رسمی سیستمی از فعالیت ها یا نیروهای دو یا چند نفر است که این فعالیت ها یا نیروها با آگاهی هماهنگ شده است.
4. سازمان واحدی است اجتماعی یا گروهی متشکلی است از انسانها که به عهد ساخته و بازسازی شده است تا دستیابی به هدفهای مشخص ممکن شود
5. سازمان عبارت از یک رشته رشته روابط منظم وعقلانی است که بین افرادی که وظایف پیچیده و متعذذی را انجام می دهند و کثرت تعداد آنان به قدری است که نمی توان با هم در تماس نزدیک باشند به منظور تامین هدفهای مشترک خاصی بر قرار می گردد.
6. یک سازمان عبرت از سیستمی است برای تحرک و هماهنگی کوششهای مختلف گروهها به منظور دست یافتن به هدفهای مشترک.
7. سازمان تنها در نمودار سازمانی خلاصه نمی شود بلکه در سالهای اخیر به عنوان یک موجود زنده غیر معمول مخصوص به خود و بیشتر انسانی شناخته شده است نه چهار خانه های نمودار مانند که پیشنهاد می گردد. سازمان ها همچون وجود یک انسان سیستمهای دینامیک و خود تنظیم می باشند.
8. سازمان مجمعه از عناصر به هم پیوسته است که معمولا شامل این موارداست:
الف – هدف یا وظایف
ب – ساختن سیستمس از مقیاسات برای حصول به هدف و تقسیم ظایف به اشکال مستقیم و جزء به جزء کار که بتوان هر یک را به پرسنل مشخصی در سازمان احاله داد.
ج – ادغام تک تک وظایف و کارهای محوله در بخشهای فرعی مربوط که به طرق مختلف و از جمله با یک ساختمان سلسله مراتب رسمی می توان آنها را هماهنگ کرد.
د – انگیزسش تعامل رفتار باز خورها و گرایش های اعضای سازمان که قسمتی به وسیله اقتداری که جهت رسیدن به هدف سازمان طراحی شده است تهیین می شود و بخشی نیز جنبه فردی دارد.
ه – فرایند هایی همچون تصمیم گیری ارتباط جریان اطلاعات کنترل و پاداش و تنبیه که برای دستیابی به اهداف سازمان اهمیت قاطعی دارند.
و – یک سیستم واحد سازمانی که نه به مثابه یک عامل اضافی دیگر بلکه همچون هماهنگ کننده درونی حاصل بین کلیه عوامل فوق الذکر سازمان دریافت می شود.
9. به طور کلی یک سلسله نقشها ارزشها مراتب و مقامات را که بر مبانی نهادها و موسسات اجتماعی پی ریزی شده باشند سازمان گویند.
10. سازمان عبارت است از جریان تطبیق هماهنگی و تنظیم اموری که شخص یا گروه باید با نیروی فکری و قدرت خلاقه اجرایی لازم به مرحله و اجرا در آورد. 11. سازمان عبارت است از جریان تجزیه و تحلیل و برسی ترکیب واحد ها مطالعات اختیاجات و هدف ها و کیفیت ارتباط این امور با یکدیگر بر اثر محرک های خارجی.
12. سازمان یعنی مجموعه فعل و انفعالات افراد بشری که دارای مرکز هماهنگ کننده واحدی است.
13. مجموع هماهنگی معقول در فعالیت گروهی از افراد برای نیل به یک هدف یا منظور مشترک از طریق تقسیم کار و وظایف و از مجرای سلسله مراتب اختیارو مسوو لیت قانونی.
انواع مختلف و متنوع سازمانهای اجتماعی و خصوصیاتی که هر یک از آنها دارند باعث می شود که وقتی در جستجوی یک تعریف برای همه آنها باشیم این تعریف باید آنقدر در قالب الفاظ و عبارات عام ریخته شود تا بتوان تمام یا اکثریت مصادیق مختلف یک سازمان را در موقعیتهای اجتماعی متفاوت از نظر زمان و مکان در بر گیرد و در نتیجه این عبارت و الفاظ ممکن است قابلیت تعربف و تو صیف واقعی خود را از دست بدهند. به همین دلیل در این قسمت سعی شد که به جای یک تعریف تعاریف مختلفی از سازمان ارائه شود تا بتوان مصادیق ومفاهیم مختلف سازمان را در مجموع آنها یافت.
بوروکراسی
سازمان های بزرگ برای انجام دادن کارهای مربوط به خود به دستگاه پیچیده اداری نیاز دارد که در آن اختیارات مدیران از طریق سلسله مراتب اعمال می شود و کارها بر اساس قوانین و مقررات خاصی صورت می پذیرد . این سازمان مبین یک نوع بوروکراسی هستند. البته بوروکراسی امروزه مفاهیم مختلفی را به خود گرفته است که گاهی به خود سازمانها و گاهی به آثار و خواص آنها گفته می شود.
عبارت بوروکراسی از دو کلمه بور به معنی دفتر وکراسی به معنی حکومت تشکیل شده است که نخستین بار در قرن هجدهم در فرانسه مورد استفاده قرار گرفت ولی در طول این دو قرن بحثهای زیادی دوباره بوروکراسی شده است که در هر حال سازمانهای بزرگ و پیچیده ارتباط پیدا می کند.
به طور کلی در مورد بوروکراسی در کتاب و مقالات گونا گون به سه فهوم بر خورد کرد اول به مفهومسازمان بزرگ با تمام آثار منفی یا مثبت آن دوم بهمعنی عدم کارایی که در حقیقت خصوصیت منفی سازمان ها را بیان می کند و سوم به معنی سازمان با حداکثر کارایی که مفهوم مثبت از عبارت بوروکراسی را ارائه می نماید.
در زبان عامه مردم وقتی صحبت از بوروکراسی می شود منظور عدم کارایی دستگاه اداری است که با تشریفات زائد وپیچ و خمهای غیر ضروری خود باعث کندی کارها و اختلاف در امور جاری مربوط به مدم می شود و در حقیقت بوروکراسی در مفهوم منفی آن مد نظر قرار می گیرد.
قبل ازانکه بحث بوروکراسی از دیدگاه های مختلف شویم لازم است به پیدایش و تعریف آن اشاره کنیم.
شکل ابتدایی بوروکراسی در کشور هایی نظیر مصر یوان قدیم به هزاره سال پیش بر می گردد و از جهت طرح موضوع چیزی جدید و نو ظهور نیست اما مفهوم جدید بوروکراسی از اواخر قرن هجدهم هم زمان با گسترش فعالیت های دولت و پیدایش دستگاههای عظیم و پیچیده اداری جای خود را در فرهنگ لغت باز کرد . اگر در قدیم فقط حکومت های مرکزی مقتدر و دستگاههایی مثل امپراتوری روم ایران یا کلیسای کاتولوک دارای دستگاه بوروکراتیک با سلسله مراتب و تشریفات خاص بود امروزه علاوه بر این که همه کشورها ذارای چنین حکومتی با دستگاه بوروکراتیک هستند در شرکت ها و سازمان های خصوصی نیز نیاز به وجود پنین تشکیلاتی و سازمانهایی اجتناب نا پذیر شده است. در هر حال پیدایش بوروکراسی به مفهوم جدید آن به حاکمان گسترده و همه جانبه دولت ها در دو قرن اخیربر می گردد .
امروزه کلیه سازمان ها اعم از دولتی و خصوصی بخاطر حجم اعظیم فعالیتشان نمایان گر نوعی بوروکراسی می باشد و در این موضوع مارکسیسم و ماکس وبر که دارای نظرات و پیشنهادات هستند به طور خلاصه مورد بحث و برسی قرار گیرد.
ماکس وبر و بروکراسی
ماکس وبر بوروکراسی را به مفهوم سازمان بزرگی می داند که سلسله مراتب و قوانین مخصوص دارد و در آن قسیم کار صورت گرفته است. او توضیح میدهد که بیگانگی تنها در مورد کارگران و ابزار و وسایل آنها نیست و علت آن نیز محدمد به موضوع مالکیت سرمایه داران نمی باشد زیرا کارگران دولت و سربازان نیز صاحب کار خود و ابزار و وسایل خویش نیستند و موارد استفاده از وسایل را تععن نمی کنند.
ماکس وبر روشن ترین نظریه ها را درباره بوروکراسی بیان کرده است و به همین دلیل همه جامعه شناسانی که درباره سازمان و سازماند هی بحث می کنند از او به عنوان یک صاحب نظر پیشتاز یاد می نمایند. به نظر ماکس وبر اعمال قدرت به سه طریق در سازمان ها مشروعیت می یابد که به این شرح است:
1- اعمال قدرت بر اساس قانون: در این نوع از اعمال قدرت منطق اعتقاد به قانون وجود دارد و کسانی که بر اساس قانون در مراتب عالی قدرت قرار گرفته اند حق فرماندهی و اعمال قدرت را در قالب قوانین و مقررات دارند.و فرد بر اساس قدرت رسمی و حقوقی که پیدا کرده است به فرد و سطوح زیر دست خود می دهد و اجرای دستورات آنها بخاطر قدرت و نفوذ معنوی یا شخصی نیست.
2- اعمال قدرت بر مبنای قراردادها سنتی:این نوع اعمال قدرت بر اساس اعتقاد به تقدس سنتهای باستانی و کهنسال است که بر مبنای آن فرماندهان و روسا در منطقه خود دارای تقدس هستند و زیردستان بخاطر سنتها به آنها وفادار می باشند و فرامین آنان را اجرا می کند.
3- اعمال قدرت بر مبنای جاذبیت و نفوذ رهبر:این نوع قدرت بر مبنای اختصاص تقدس استثنایی و خاص به یک فرد با نفوذ و یا قهرمان قرار داد که اعمال او به عنوان نمونه و الگو انتخاب می شود.قدرت و نفوذ رهبر منحصر به فرد ایت و ماکس وبر از او به عنوان کاریزما یاد می کند که به مفهوم (هدیه الهی) است و از فرهنگ لغات مسیحیت گرفته شده است. در این نوع سازمان سلسله مراتب و عناوین و مشاغل به صورت رسمی وجود ندارد و افرادی که نظرات رهبر را دنبال می کنند پیروان محسوب می شوند.قدرت رهبر با در گذشت یا کناره گیری او از بین می رود و وراثت در آن جایی ندارد.
مشخصات بوروکراسی
ماکس وبر توضیح می دهد که سازمان های جدید بر اساس این مشخصات ششگانه انجام وظیفه می کنند:
1- اصول ثابت و قلمرو قانونی که نظان بر اساس «ها در چارچوب قوانین و مقررات اداری شکل می یابد و می توان آن را در سه قسمت ملاحظه کرد:
الف- کارهای مشخصی که برای تحقق هدفهای سازمانی انجام می شود و بع عنوان وظایف اداری و به شکل پایداری بین افراد تقسیم شده است.
ب-اعمال قدرت نیز تابع سلسله مراتب و فوانینی است که توسط افراد مسوول اجرا می شود.
ج- متدهای لازم به کارگرفته می شود تا برای اجرای مداوم و منظم وظایف فقط افرادی که دارای صلاحیت های لازم هستند به کار گرفته شوند.
2- اصول سلسله مراتب اداری و سطوح درجه بندی شده اعمال قدرت به مفهوم یک سیستم منسجم فرماندهی است که در آن سطوح پایین اداره توسط سطوح بالا مطابق یک شکل منظم هدایت و رهبری می شوند. اصول سلسله مراتب اعمال قدرت اداری در همه ساختمانهای بوروکراتیک یا سازمانهای بزرگ اعم از سازمان های سیاسی مذهبی و اقتصادی عمومی یا خصوصی وجود دارد.
3- مدیریت ادارات مدرن بر اساس مارک نوشته شده ای قرار دارد که نسخه یا نمای اصلی آن نگهداری می شود. بنابر این تعدادی کارمندان اداری وجود دارند که کار آنها تهیه و نوشته مدارک است و در سازمان به عنوان به عنان یک دفتر مشغول کار هستند.
4- مدیران ادارات بخصوص مدیران تخصصی ادارهها در سازمان های جدید به طور عمومی و تخصص آموزش می بینند. این آموزش کارکنان سازمانها در بخشهای خصوصی نیز همچون بخشهای دولتی رو به افزایش است.
5 – هنگامی که اداره گسترش کامل پیدا می کند نیازهای اداری بدون توجه به محدودیت زمان اجباری کار استفاده از تمام ظرفیت کاری اداره را طلب می نماید.
6- مدیران اداره قوانین عمومی را که کم و بیش پایدار و جامع می باشد و می توان آنها را آموخت رعایت می کند. همچون این مجموعه شامل آموزش تکنیکهایی است که باید کارمندان آن را فراهم گیرند.
همانطور که ملاحظه می شود بوروکراسی از نظر ماکس وبر سازمانی است که بخاطر گسترش و تکامل آن باید سلسله مراتب و تقسیم کار در آن شکل درست خود را بیابد و مطالق با قوانین خاصی اداره شود.
کسانی که بوروکراسی را از نقطه نظر (جامعه شناسی سلطه) برسی کرده اند آن را از نوع از انواع مختلف ساختار های اداری می دانند و معتقدند که این ساختارهای اداری به هر شکلی که باشد دارای اهمیت اجتماعی- سیاسی هستند. اما ماکس وبر بوروکراسی را تنها یک دستگاه اداری دیگری نمی تواند بلکه آن را منطقی ترین فرم ساختارهای اداری دانسته و زوی منطقی بودن و برتری تکنیکی آن نسبت به سایر ساختارهای اداری همواره تاکید می کند.
سازمان های رسمی و سازمان های غیر رسمی یکی از نتایجی که مطالعات هاتورن و سپس تحقیق سایر محققان مکتب روابط انسانی به بار آوردن کشف وجود سازمانها و گروههای غیر رسمی بود. برای توضیح آن ابتدا سازمان رسمی و سپس سازمان غیر رسمی را تو ضیح می دهیم.
سازمان رسمی
سازمان رسمی عبارت است از اختیارات مقامات و روابط بین آنها و کارکنان بر حسب مقررات و قواعد وضع شد. بدین ترتیب سلسله روابط بین مشاغل و مقامات سازمانها برای دستیابی به هدف مشخص که بر اساس طرح و نقشه قبلی بر قرار می شود و حدود آن نیز به وسیله مقررات و یا به وسیله مدیران مشخص می گردد سازمان رسمی نامیده می شود.
با این تعریف معلوم می گردد که در سازمان رسمی مشاغل و پستهای سازمانی تعریف می شود و اختیارات و مسوولیت ها در هر شغل یا در هر مقام به صورت دقیق و مدون تنظیم و تشریح می گردد. اما از آنجا که حدود اختیارات و ارتباطات و همبستگی های سازمانی در سازمان رسمی به صورت خشک و بی روح و به ترتیبی که مقررات و دستورالعملها تعیین کرده اند در نظر گرفت شده است این سازمان ها بیشتر به یک سازمان کاغذی تبدیل شده اند. در هر حال در سازمان رسمی این موارد روشن و مشخص است:
1- اختیارات و قدرت و سازمانی هر مقام
2- نوع مشاغل کارکنان سازمان و محل سازمانی آنها
3-کیفیت سلسله ارتباطات رسمی بین افراد
4-حدود قلمرو وظایف هر یک از مشاغل و صاحبان مشاغل
سازمان غیر رسمی
صاحب نظران دانش سازمان و مدیریت گفتع اند که سازمانهایرسمی و بورئکاتیک بدون توجه به روابط و سازمان غیر رسمی قادر به تحقق هدفهای سازمان بخصوص هدف های انسانی آن نیستند.
همانطور که در توضیح مکتب روابط انسانی گفته شد مطالعات هاتورن و سایر متخصصان مکتب روابط انسانی به کشف گروهها و روابط غیر رسمی بین افراد یک سازمان پیدا می کنند که با روابط رسمی آنها تفاوت دارد و گاهی به هدف های سازمان مربوط نمی شود.
روابط شخصی اگر چه بدون شل و نمودار سازمانی ایجاد می شود ولی به علت تکرار و استمرار و به خاطر ارتباط آن با انگیزه های درونی به تدریج شکل و نظام خاصی به خود میگیرد تا حدی که سازمان و روابط رسمی را تحت الشعاع خود قرار می دهند.
به طور کلی سازمان غیر رسمی از گروهها و افرادی بوجود می آورند که در درون یک سازمان اداری یا سازمان رسمی دارای روابط شخصی و اجتماعی بین خود هستند.این روابط از طرف مقامات سازمان به رسمیت شناخته نمی شود.
خصوصیات سازمانهای غیر رسمی
1- از آنجا که سازمانهای غیر رسمی بر اثر خواسته های افراد بخصوص خواسته های درونی آنها بوجود آمده است نمی توان آنها را با دستور العمل های اداری ملغی کرد یا از بین برد.
2-بر خلاف سازمانهای رسمی که اختیارات از بالا به پایین واگذار می شود در سازمان های غیر رسمی معمولا اختیارات به صورت افقی و یا از پایین جریان پیدا می کند.
3- سازمانهای غیر رسمی بر خلاف سازمانهای رسمی که ممکن است خیلی بزرگ و گسترده باشد غالبا کوچک و محدود هستند و تعداد آنها از چند نفر تجاوز نمی کند.
4- اختیارات و تفویض آن در سازمان غیر رسمی بیشتر بر اساس اعتماد در حالی در سازمان رسمی بر اساس سلسله مراتب و مشاغل قرار دارد.
5- رهبران سازمانهای غیر رسمی با معیارهایی از قبیل شخصیت نفوذ معنوی لیاقت کبر سن و نظایر آن انتخاب می شوند در حالی که در سازمان رسمی ممکن است مسوول یا مدیری هیچیک از این خصوصیات را نداشته باشد.
6- گروههای غیر رسمی نسبت به تغییر و تحول سازمان رسمی یا غیر رسمی مقاومت نشان می دهند.
7- در محتوای شبکه ارتباط غیر رسمی شایعات تاثیر زیادی می گذارد و اطلاعات درست نیز سریع تر انتقال پیدا می کند.
اگیزه و تحرک در فعالیت های اعضای یک سازمان روابط داخلی آنها با یکدیگر برداشتها و قضاوتها و عکس العمل های آنان در قبال مسائل مختلف (رفتار سازمان) نامیده می شود که ابتدا مورد توجه مکتب روابط انسانی قرار گرفته و موجب شف گروههای غیر رسمی شد.
با اینکه سازمان غیر رسمی را به علت تغییر و تحولات آنها نمی توان همچون سازمان رسمی نشان داد در عین حال کوششهایی برای نشان دادن این سلسله ارتباطات در سازمن غیر رسمی به عمل آمده است.
عناصر مدیریت
لوتر گیولیک وظایف هفت گانه ای به این شرح برای مدیران قائل می باشد.
1- برنامه ریزی
2- سازماندهی
3- به کار گماردن
4- هدایت
5- هماهنگ کردن
6- رش کردن
7- بودجه بندی
نمودار سازمانی
سلسله مراتب سازمانی به صورت رسمی توسط نمودار مشخص می گردد که هم واحدهای تابعه سازمان را نشان می دهد و هم خطوط و مجاری ارتباطات و مسوولیت را تعبیر می نماید.
از آنجا که وظایف و طبقه بندی سطوح مدیریت توسط نمودار سازمانی مشخص می شود نمودار سازمانی را سازماندهی نیز می نامند. تعداد سطوح سازمانی و تعداد واحد های سازمانی در هر سطح به شکل سازمان و رشد عمودی یا افقی آن بستگی دارد.
در یک نمودار سازمانی می توان سطوح سازمانی را به سه دسته تقسیم کرد که به ترتیب ابتدایی میانی و نهایی نامیده می شوند. سطح ابتدایی مربوط به آن دسته از وظایف است که در سطح سازمانی بلافاصله بعد از رئس یا مدیر عامل سازمان باشد. سطح نهایی مربوط به آن دسته از وظایف است که در سطح نهایی یا آخرین سطح واحدهای سازمان قرار می گیرد. سطوح میانی مربوط به آن دسته و ظایفی است که در سطوح بین سطح ابتدایی و سطح نهایی قرار می گیرند.
تعریف
تعاریف متنوعی درباره طرح ریزی و تامین نیروی انسانی بیان شده است که در اینجا فقط به دو نمونه از آن اکتفا می شود.
1-(وظیفه مدیریت در تامین نیروی انسانی عبارت از پر کردن مشاغل ساختار سازمانی از طریق شناسایی نیازمند یهای نیروی کار ذخیره کردن افراد در دسترس استخدام انتخاب جایگزینی تشویق ارزیابی جبران و آموزش افراد مورد نیاز می باشد.)
2- (روشی که از طریق آن مدیریت تشخیص می دهد پطور سازمان می تواند از موضع فعلی به موضع مورد نظر برسد.از طریق طرح ریزی تلاش می شود نیروی انسانی مناسب به تعداد مورد نیاز در زمان مناسب و مکان مناسب به دست آید و از این راه هم سازمان و هم افراد سازمان به منافع مورد نظر خود برسند).
استفاده از روش سیستم ها در تامین نیروی انسانی سیستم تامین نیروی انسانی یک سیستم باز است. گر چه اینکار در داخل موسسه انجام می شود اما خود موسسه به محیط خارج اتصال پیدا کرده است. در این سیستم عوامل داخلی مثل سیاست های پرسنلی محیط سازمانی و سیستم پاداش باید مطمح نظر قرار گیرد. بدون پرداخت پاداش کافی قطعا امکان جذب و نگهداری مدیران خوب وجود ندارد. محیط خارج نیز مورد توجه قرار گیرد تکنولوزی سطح بالا مدیرانی را طلب می کند که خوب آموزش دیده و تربیت شده اند و دارای مهارت های بالایی هستند.
تعداد مدیران مورد نیاز در یک موسسه نه تنها به اندازه و حجم موسسه بلکه به پیچیدگی ساختار سازمانی برنامه های توسعه و نرخ ورود و خروج پرسنل مدیریت نیز وابسته است. ممکن است با تفویض اختیارات به مدیران پایین تر آچنان ساختار موسسه را تغییر داد که در یک زمان مشخص بدون توجه به اندازه موسسه تعداد مدیران به طور قابل ملاحظهای افزایش یا کاهش پیدا کند.
نرخ تغییر در تعداد مدیران را می توان با مروری بر تجربه گذشته و توجه به انتظار آیندهتعیین کرد. این تجزیه و تحلیل همچون اهمیت سن بازنشتگی مدت زمان استراحت استعلاجی انفصال و تقاضای نسبتا ثابت سایر موسسات را برای زیر دستان جوانی مشخص میکند که به آموزش داده اند قادر به نگهداری آنان نیستند.
مراحل کنترل
فرایند کنترل شامل چهار بخش مرحله اساسی به این شرح است:
1- تعیین شاخص ها و معیارها برای اندازه گیری متناسب با اهداف های برنامه و پیش بینی نتایج برنامه.
2- تهیه و تنظیم اطلاعات مربوط به عملیات انجام یافته و در حال انجام.
3- مقایسه اطلاعات به دست آمده و تنظیم یافته با معیارها و نتایج پیش بینی شده.
4- تصمیم گیری و اقدامات اصلاحی در عملیات و روش ها و یا برنامه ها در صورتی که دارای نقایص بوده و یا از هدف ها انحراف پیدا کرده باشند.
