اقدامات اساسی مالزی در بهبود نظام مديريت اداری كشور

1 ـ چشم انداز 2020: ديدگاهي است كه توسعه كشور مالزي بر پايه آن هدايت مي شود و توسعه اقتصادي را همراه با توسعه عدالت اجتماعي و ثبات سياسي در بر مي گيرد.

2 ـ تشكيل كميته يكپارچگي مديريت اداري دولت مالزي: آژانس ضد فساد، راهبردي را تحت عنوان «دورنما و مأموريت آژانس ضد فساد»براي تحقق طرح 2020 به دولت ارايه كرد كه به تصويب و تشكيل كميته يكپارچگي منجر شد كه هدف آن حل ضعف هاي مديريت و خدمات عمومي هماهنگ و برخورد با سوء استفاده از موقعيت هاي سازماني بود.

3 ـ تبيين مفهوم فساد در قوانين: دولت مالزي مفهوم فساد را در قوانين تعريف كرده است. جامعترين اين قوانين، قانون ضد فساد 1997 است. طبق اين قانون موارد مرتبط با رشوه و سوء استفاد هاز موقعيت از مصاديق فساد هستند.

4 ـ تأسيس آژانس ضد فساد: وظايف اصلي آن عبارتا ست از : بررسي موارد فساد اعلام شده، آموزش عمومي در مبارزه با فساد، بررسي عملكردهاي سازمانهاي خدمات دولتي، پاسخ به استعلام سازمانها در رابطه با سابقه فساد كاركنان.

6 ـ ايجاد مركز برنامه ريزي مديريت و مدرنيزاسيون اداري مالزي: هدف آن خدمت رساني به واحدها و مؤسسات توليدي و هماهنگي و برنامه ريزي پروژه هاي توسعه سيستمها است.

7 ـ پياده سازي سيستم مديريت كيفيت ايزو 9000: طبق گفته نخست وزير مالزي همان طور كه محصولات توليدي با كيفيت مشخص وارد بازار مي شود، خدمات دولتي نيز بايد در مدت زمان و كيفيت معلوم و مشخص ارايه شود.

8 ـ برنامه اصلاح ساختارهاي اداري: اين برنامه ها به شرح زيراست: ارايه خدمات با هدف رضايت مشتري بهبود سيستم ها و رويه هاي كاري، تقويت روابط دولت و بخش خصوصي، افزايش ميزان پاسخگويي بخش عمومي.

9 ـ بهره برداري مؤثر از فن آوري اطلاعات: اين برنامه تحت عنوان «به سوي خدمات الكترونيكي» توسط واحد برنامه ريزي مديريت تدوين شده كه شامل يك طرح توسعه ارتباطات با عنوان بزرگراه اطلاعاتي ، و هفت طرح جامع براي توسعه سيستمهاي كاربردي است.

از فوريه سال 1991، توسعه كشور مالزي بر پايه ديدگاهي هدايت مي شود كه از سوي نخست وزير چشم انداز 2020 ناميده شده است. اين دورنما به طور كلي با عبارات ذيل بيان مي شود:

” در سال 2020 ميلادي مالزي مي تواند ملتي متحد و داراي جامعه اي مطمئن و برانگيخته با ارزشهاي والاي اخلاقي و اصول رفتاري مطلوب ، مشغول زندگي در جامعه اي دمكراتيك ، آزاد، متعادل از بعد اقتصادي، موفق و در حال پيشرفت ، و با اقتصادي رقابتي، پويا، قوي و در حال رشد باشد.”در اين كشور تفكر توسعه اقتصادي همراه با توسعه عدالت اجتماعي، ثبات سياسي، سيستم حكومتي، سطح زندگي، ارزشهاي اجتماعي و اخلاقي، اعتماد و غرور ملي به عنوان جنبه هاي غير اقتصادي توسعه و عوامل مؤثر بر يكپارچگي سيستم مديريت كشور و نياز اساسي تداوم رشد اقتصادي، دست به دست هم مي دهند. در اين چهارچوب هر يك از سازمانها چشم انداز و مأموريت⁽²⁾ خود را تعريف و تدوين كرده است. نكته قابل ذكر اينكه در طي جلسات دو روزه سازمانهاي مسؤول مبارزه با فساد، تمامي مديران سخن خود را از اين نقطه (يعني از چشم انداز 2020 آغاز كرده و سپس اهداف و فعاليتهاي سازمان مربوطه را تشريح مي كردند.

اهداف كميته يكپارچگي مديريت عبارتند از:

ايجاد مديريت دولتي و خدمات عمومي كارآمد، نظام يافته و با بالاترين درجه از يكپارچگي از طريق افزايش ارزشهاي عالي، تلاش براي حل مسايل و ضعف‌ها بويژه در مديريت مالي، اداره امور مالي،⁽⁴⁾ برخورد از موارد فساد، استفاده از موقعيت سازماني و رفتارهاي خلاف دين، قوانين و مقررات از سوي كارمندان.

به منظور هدايت و كنترل بهتر فعاليتهاي يكپارچه‌سازي مديريت براي كميته‌هاي تعريف شده در سطوح مختلف، مسؤوليت آنها به صورت دستور كار مشتركي بيان شده است؛ و هر كدام در سطح خود به موضوعات ذيل مي‌پردازند.

شناسايي، بررسي و پيشنهاد بازنگري و اصلاح قوانين و مقررات سازمان و تجديدنظر در موارد كهنه شده و مشكل‌ساز، در جهت غلبه بر ضعف‌هاي مديريتي و بهبود كنترل موارد فساد، استفاده از موقعيت و سوء رفتار كارمندان بويژه در مديريت امور مالي.

شناسايي و بررسي وظايف عمده سازماني و ارزيابي سيستمها، رويه‌ها و كنترلهاي سازماني موجود و پيشنهاد تغيير و اصلاح آنها به مسؤولان ذيربط با هدف افزايش كارايي، سودمندي، شفافيت و پاسخگويي در خدمات و پيشگيري از فساد، سوء استفاده از موقعيت و سوء رفتار كارمندان.

هر سازماني براي افزايش همبستگي بين كاركنان و كسب احترام بيشتر خود بايد نسبت به تعيين ارزشهاي اخلاقي مطلوب محيط، آموزش و تلقين آنها به كارمندان اقدام نمايد. اصول رفتاري كه بيانگر استانداردهاي رفتاري مورد انتظار از كاركنان باشد نظم و همبستگي آنها را افزايش مي‌دهد. البته همسويي بيشتر اين ارزشها و اصول با قوانين، احتمال موفقيت را بالا مي‌برد.

لازم است كه ضوابط تشخيص و تشويق افراد با بهره‌وري بالا و آنهايي كه با تكيه بر اعتقادات ديني و با انجام فعاليتهاي داوطلبانه، ارزشهاي مطلوبي را به نمايش مي‌گذارند، و سرانجام افرادي كه سوء مديريت و اعمال خلاف را در سازمان خود ـ  به آژانس ضد فساد گزارش مي‌دهند، تدوين و اعلام شود.

بي‌تفاوتي در مقابل اعمال خلاف قوانين و مقررات، موجب از دست رفتن ساز و كار كنترل داخلي مي‌شود. كميته يكپارچگي مديريت بايد مطمئن شود كه رويه‌هايي براي برخورد با اين موارد وجود دارد. بايد به كاركنان تفهيم شودكه ورود در فساد و سوء رفتار عواقب بدي دارد. رؤساي سازمانها بايد سبك زندگي كاركنان خود را تحت نظر داشته و قبل از بروز اشكال اقدام مقتضي به عمل آورند.

اطمينان يافتن از اجراي دستور كار كميته‌ها و رسيدن به اهداف موردنظر مستلزم ايفاي نقش رؤساي سازمانها در ترويج عملي فرهنگ كاري مؤثر، انضباط و فرهنگ همبستگي سازماني است. آنان بايد همانند پدرخانواده احساس وظيفه نموده و مطمئن شوند كه در سازمان تابعه آنها همه چيز به درستي و طبق مقررات انجام مي‌گيرد. رؤساي سازمانها و كميته‌ها دست كم بايد هر سه ماه يك‌بار تشكيل جلسه داده و علاوه بر بررسي وضعيت پيشرفت كارهاي حوزه خود، نتيجه را به صورت گزارش پيشرفت كار به كميته بالاتر ارايه نمايند.

هر سازماني بايد داراي ساز و كار مؤثر براي كنترلهاي داخلي باشد كه كاركنان را به رفع اشكال تشويق نمايد و اين نيز مستلزم نظارت مستمر است. وجود كنترلهاي مؤثر داخلي لازمه حفظ و توسعه فرهنگ صداقت و همبستگي و اطمينان به مديريت خوب هر واحد سازماني است.

تبيين مفهوم فساد در قوانين(قانون ضد فساد 1997)

تعريف و تبيين مفهوم فساد در قوانين از فعاليتهاي اساسي كشور مالزي در جهت مبارزه عملي با فساد اداري بوده است. در اين زمينه قوانين و مقرراتي به شرح ذيل تهيه و تدوين شده است:

2 قانون مقابله با فساد 1961.

2 تصويبنامه شماره 22 سال 1970 دولت.

2 قانون دفتر ملي بازرسي 1973.

2 قانون ضد فساد 1982.

2 قانون ضد فساد 1997.

اين تغييرات و اصلاحات در قوانين ضد فساد را مي‌توان نشانه جدي بودن حكومت مالزي در مبارزه قانوني با فساد و نياز به رفع نقص و شفافيت بيشتر قوانين دانست.

قانون ضد فساد 1997 قانون جامعي است كه از تلفيق قوانين قبلي و با عنايت و تحليل تجارت عملي كشورمالزي در مبارزه با فساد اداري به دست آمده و جايگزين همه آنها شده است. اين قانون به صورت كتابي به زبان انگليسي در 59 صفحه انتشار يافته است در اين قانون موارد مرتبط با رشوه و سوء استفاده از موقعيت سازماني از مصاديق بارز فساد معرفي شده‌اند.

تأسيس آژانس ضد فساد

اين آژانس مستقل براي نخستين بار در سال 1967 و به منظور رسيدگي به موارد فساد اداري كه قبلاً در حيطه مسووليت پليس قرار داشت، تأسيس گرديد كه در سال 1973 با تصويب قانون دفتر ملي بازرسي⁽⁶⁾ به دفتر ملي بازرسي با وظايفي گسترده‌تر از قبل، تغيير نام يافت، اما پس از تصويب قانون ضد فساد 1982 دوباره عنوان اوليه خود يعني آژانس ضد فساد⁽⁷⁾ را بازيافت كه گوياي وظيفه اصلي آن نيز هست. اين آژانس هم اكنون طبق قانون ضد فساد 1997 و در تابعيت مستقيم دفتر نخست وزير مالزي مبارزه مستمر با فساد اداري را در قالب وظايف اساسي ذيل انجام مي‌دهد.

1 ـ رسيدگي به موارد اعلان شدن فساد از منابع مختلف، و ارايه نتايج بررسي به دادستان عمومي جهت تعقيب آنها از طريق دادگاه (مبارزه مستقيم با موارد فساد). موارد مربوط به رشوه و سوء استفاده از موقعيت از مصاديق بارز فساد هستند.

2 ـ ‌آموزش عمومي و ترويج مشاركت مردم در شناخت، پيشگيري و مبارزه با فساد. اين آموزشها به شيوه‌هاي گوناگون و با كمك گرفتن از اعتقادات و شخصيتهاي ديني و اجتماعي، مدارس، راديو و تلويزيون، مطبوعات، فيلم، سيمينارها و دوره‌هاي آموزشي براي گروههاي مختلف اجتماعي و كاركنان سازمانها به طورمستمر برگزار مي‌شود.

3 ـ بررسي سيستمها و رويه‌كاي كاري سازمانهاي خدماتي دولت به منظور تسهيل ارايه خدمات از سي دولت از طريق يافتن نقاط و فرآيندهاي مسأله دار و مستعد فساد و توصيه اقدامات اصلاحي در جهت شفافيت بيشتر كاركردها و عملكردها و افزايش امكان كنترل‌هاي داخلي و توان پاسخگويي سازمانها، كه در نهايت به هدف كاهش امكان وقوع فساد منجر مي‌شود.

4 ـ پاسخگويي به استعلام سازمانها در مورد سابقه فساد كار مديران در زمان ترفيع آنها، كه با استفاده از يك سيستم بانك اطلاعاتي انجام مي‌پذيرد. كارمندان نمي‌توانند نسبت به تأثير فساد در آينده شغلي خود بي‌تفاوت بمانند.

دفتر شكايات مردمي در سال 1971 به عنوان يكي از دفاتر تابعه نخست‌وزيري با هدف جمع‌آوري و رسيدگي به شكايات مردم از سازمانهاي دولتي تأسيس گرديده است، و مسؤوليت مديريت شكايتهاي رسيده تا حصول نتيجه و اعلام آن به شاكي را به عهده دارد. البته، شكايتهاي مربوط به فساد ـ  طبق قانون ـ  به آژانس ضد فساد برگشت داده مي‌شود.اين دفتر با تهيه و ارايه گزارشهاي تحليلي از تعداد و تنوع شكايات رسيده از سازمانهاي دولتي و خدمات عمومي و چگونگي اقدامات انجام يافته و برخوردهاي آنها با شكايات مرد، بازخوردهاي لازم را در اختياركميته شكايات مردمي دولت قرار مي‌دهد؛ به اين ترتيب اعضاي دولت و نخست وزير مي‌توانند با استفاده از اين اطلاعات بازخور، نسبت به انجام اطلاحات مورد نياز در سازمانهاي تابعه دولت تصميم‌گيري كنند. ضمن اين‌كه گزارشهاي اين دفتر منتشر شده و ازطريق مطبوعات به اطلاع عمومي مي‌رسد و مسؤولان سازمانها نيز نمي‌توانند نسبت به شكايات بي‌تفاوت بمانند.دفتر شكايات مردمي به عنوان يك سازمان خدماتي دولت اصول رفتار سازماني خود را به صورت يك تابلوي كوچك (مانند شكل زير) در منظر ديد همگان قرار داده و خود را موظف به اجراي آن معرفي مي‌نمايد.

دفتر شكايات مردمي به عنوان پاسخگوي اصلي شكايات مردم از سازمانهاي دولتي متعهد و ملزم به رعايت كليه موارد زير است:

دريافت هر شكايت از مردم بدون پيش‌داوري.

پذيرش هر شاكي مراجعه كننده به دفتر در مدت 5 دقيقه.

ارايه اعلاميه وصول شكايت به مراجعين قبل از ترك دفتر و به شاكيان اقدام كننده از طريق پست در ظرف مدت7 روز.

بررسي و رسيدگي درست به هر شكايت.

مطلع كردن شاكي از پيشرفت كار به طور ماهيانه تا حصول نتيجه.

مطلع كردن شاكي از نتيجه بازرسي طي7 روز از تصميم‌نهايي.

تهيه و توزيع گزارش سه ماهه به مقامات مسؤول سازمانها به عنوان بازخور.

انتشار گزارش ساليانه دفتر شكايات مردمي در ماه فوريه هر سال.

در صورت برخورد با هر گونه مغايرت با مفاد دستورالعمل، خواهشمند است با معاون مديركل يا مدير كل دفتر درخواست ملاقات نمائيد.

دولت مالزي از سال 1996 طبق يك برنامه تنظيم شده، علاوه بر مؤسسات توليدي، سازمانهاي دولتي و خدمات عمومي را نيز در شمار كاربران سيستم مديريت كيفيت ايزو 9000 قرار داده است. در اين ارتباط، نخست‌وزير مالزي گفته است‌: همان‌طوري كه محصولات توليدي با كيفيت از پيش تعيين شده‌اي توليد و به بازار عرضه مي‌شوند، خدمات دولت به مؤسسات توليدي و مردم هم بايد درمدت زمان و كيفيت معلوم و مشخصي ارايه شود. به علاوه اينكه بهبود سيستمهاي خدماتي هم مستلزم مستند بودن سيستم و وجود امكان بازنگري و اصلاح مستمر است. طبق برنامه‌اي كه هم‌اكنون توسط واحد خدمات رساني تا پايان سال 2000 گواهي نامه ايزو 9000 دريافت ميكنند. نته قابل ذكر ديگر اين است كه تعدادي از سازمانها از اين هم فراتر رفته و درصدد ايجاد و بهره‌برداري از سيستم مديريت كيفيت جامع هستند. اين حركت به راستي تلاشي در جهت برقراري نظم اداري است كه خود پيش‌نياز نظارت و كنترل مطلوب است.

سازمانهاي دولتي به طور سنتي مقصد فعاليتهاي خود را در اجراي مقررات خلاصه مي‌كنند. دولت مالزي در اين زمينه به فكر ايجاد نگرش جديدي در بدنه اجرايي بوده و معتقد است كه مقررات اصل نيست و به همين سبب همه سازمانهاي دولتي بايد خدمات خود را به گونه‌اي عرضه كنند كه به رضايت خدمت گيرندگان منجر شود.

استفاده از سيستمهاي مديريت كيفيت، اعلام انواع و طريق ارايه خدمات براي اطلاع عموم، اصلاح مقررات در چهارچوب قوانين و انجام اقداماتي براي كاهش معطلي مردم در دريافت خدمات گيشه‌اي از تمهيداتي است كه در اين راستا انديشيده و به كار گرفته شده است.

اگرچه مجموعه فعاليتهاي قبلي هم در راستاي بهبود سيستمها صورت مي‌گيرد، اما تحت اين سر فصل دو مقصود مهم دنبال مي‌شود، كه عبارتند از:

ساده‌سازي فرآيندهاي كاري.

بهبود مديريت سوابق اطلاعاتي كارها(بهبود مديريت اطلاعاتي)

از سال 1983 دولت مالزي كوشيده است كه بسياري از وظايف سنتي خود را به بخش خصوصي واگذار كند. و با تأكيد بر نقش و وظايف خدمات رساني خود به بخش خصوصي، حوزه كار خود و اين بخ شرا در كشور روشن‌تر نمايد. بدين‌منظور، نخست‌ وزير، وزرا و ساير مسئولان با مشاوره و مذاكرات رسمي و غير رسمي از نظرات بخش خصوصي در سياست گذاري و اجراي اصلاحات در جهت تسهيل امور شود سود مي‌جويند. موارد زير نمونه‌هاي مشخصي از اين اصلاحات در جهت سهولت امور بخش خصوصي است:

حذف گواهينامه‌ها، مجوزها، قوانين ومقررات نامتناسب با نيازهاي موجود.

بهبود سيستمها و رويه‌هاي كاري

معرفي فرمهاي كاربردي و گواهينامه‌ها.

ايجاد مراكز يك ايستگاهي سرمايه‌گذاري و صدور گواهينامه.

بهبود كيفيت خدمات گيشه‌اي در مؤسسات دولتي

شفافيت كاركردها و عملكردهاي سازمانهاي دولتي و افزايش قدرت پاسخگويي درست آنها از اهداف اساسي فعاليتهاي ضد فساد است كه به صورتهاي مختلف زير دنبال مي‌شود:

افزايش ميزان يكپارچگي مديريت دولت.

روشن كردن فرآيندهاي مديريت مالي.

بهبود نظام ارزيابي بهره‌وري.

تقويت مديريت شكايات عمومي از سازمانهاي دولتي.

هريك از هفت طرح شامل گروهي از سيستمهاي كاربردي است. مسؤوليت پياده‌سازي سيستمها به سازمانهاي اصلي ذيربط واگذار شده، اما واحد برنامه‌ريزي و مدرنيزاسيون مالزي به عنوان سازمان محوري مسؤوليت هماهنگي و نظارت بر اجراي طرحها را به عهده دارد. آشنايي با ساز و كارهاي به كار رفته در فرآيند تهيه و تدوين برنامه، هماهنگي، نظارت و اجراي فعاليتهاي اين طرح ملي انفورماتيكي مستلزم فرصت مطالعه مستقلي است و شناخت اين تجربه و نكات مثبت و احتمالاً منفي آن مي‌تواند براي دست اندركاران امور مديريت و سيستمهاي اطلاعاتي در كشور مفيد و راه‌گشا باشد.در اينجا با عنايت به محدوديت اطلاعاتي خود به طور فهرست ‌وار به معرفي سيستمهاي كاربردي رايانه‌اي تعريف شده در چهار گروه اول مي‌پردازيم كه با اولويت بالاتري در دست ايجاد هستند، و همين مقدار هم مي‌تواند اهميت يكپارچه‌نگري مديريت در استفاده مؤثر از فن‌آوري اطلاعات را نشان دهد.

گروه اول، سيستمهاي كاربردي مربوط به خدمات مؤسسات يا مردم به دولت، خدمات بين سازمها، و كاربردهاي درون سازماني را شامل مي‌شود. در اين گروه از كاربردهاي متعددي مانند خدمات اسكان مردم، پرداخت صورتحسابنها، ارتباط و اطلاع رساني، تداركات الكترونيكي ، رأي گيري در انتخابات، شكايات مردم از سازمانها، نظارت بر اجراي پروژه‌ها، مديريت نيروي انساني، آموزشهاي رسمي و غير رسمي نيروي انساني، برنامه‌ريزي توسعه، بودجه‌بندي، سوابق فروشندگان كالا و خدمات به دولت، مديريت يكپارچه‌ انبارها، تحقيقات، مديريت پروژه، مديريت امور مالي و خدمات پشتيباني نام برده شده است. در نخستين مرحله از اجراي برنامه و به عنوان پروژه‌هاي آزمايشي(Pilot) برده شده است. سيستمهاي ثبت رانندگان و وسايط نقليه، صدور گواهينامه، پرداخت صورتحساب خدمات دولتي، تداركات الكترونيكي، اتوماسيون اداري دفتر نخست‌وزير، سيستم اطلاعاتي مديريت انساني، و سيستم‌ نظارت بر اجراي پروژه‌ها داراي اولويت بالا تلقي گرديده و پياده‌سازي مي‌شوند.

سيستمهاي كاربردي گروه دوم (يعني درمان از دور)، اطلاعات و خدمات بهداشتي و درماني را از طريق شبكه رايانه‌اي در اختيار عموم مي گذارد. در اين زمينه براي مرحله اول چهار پروژه، آزمايشي تحت عناوين اطلاعات و آموزش بهداشت فردي، تداوم آموزش پزشكي، مشاوره از دور، و برنامه بهداشت زندگي برنامه‌ريزي شده است.

مقصد سيستمهاي گروه سوم ايجادفرآيند مؤثر ارايه و آموزش با تاكيد بر حصول اهداف زير است:

تأكيد بر بلوغ فكري، كاربرد فن‌آوري اطلاعات و انتشار ارزشهاي متعاليا خلاقي.

برخورد حرفه‌اي در زمينه علوم و رياضيات.

افزايش كارآيي با توجه به ميزان توانايي‌هاي فردي.

مشاركت در توسعه دانش.

در اين زمينه پروژه‌هاي مواد آموزشي ـ  يادگيري⁽¹³⁾ سيستم ارزيابي آموزشي، و سيستم مديريت آموزش مدارس هوشمند در دستور كار قرار گرفته است.

كارت چند منظوره، در گروه چهارم تعريف شده و سيستم كاربردي جامعي است كه بايد پاسخگوي كاربردهاي دولتي و خصوصي بوده و جايگزين مناسب كارتها و مدارك متعددي باشد كه از طريق نهادهاي دولتي و خصوصي در اختيار افراد قرار مي‌گيرد.سيستم كارت چند منظوره چهاركاربرد شناسايي فردي(شامل كارت شناسايي، گواهينامه رانندگي، كارت بهداشتي يا دفترچه خدماتي درماني و اطلاعات مهاجرت) و چهار كاربرد پرداخت صورتحساب استفاده از خدمات دولتي را شامل مي‌شود.

——————————–
1ـ United Nations Development programme
2‌ـ  Vision & Mission
3ـ Committee of Management integrity
4ـ Public Admiistration
5‌ـ Noble Values and code of Ethics
6ـ  National Bureau of Investigation
7ـ  Anti Corruption Agency
8ـ Malysian Administration Modernization and Management Planning Unit (MAMPU)
9ـ Rightsizing
10ـ Towards Electronic civil service
11ـ Multimedia super corridor
12ـ Flagship Applications
13ـ Teaching – Learning Meterials