بررسی سیستم ها در رویه جذب و گزینش کارکنان

طبيعي است كه پذيرش كاركنان در هر حكومتي با توجه به سياست‌هاي حاكم بر آن و با معيارها و روش‌هاي خاصي صورت مي‌گيرد. مسئولين اجرايي با توجه به نگرش خود به حساسيت مشاغل و نوع خدمات ارائه شده به جامعه معمولاً تعاريف روشني از شغل مورد نظر ارائه مي‌دهند تا متصدي مناسبي نيز براي آن شناسايي و انتخاب شود.در اين مجموعه با درج مقالاتي در زمينه تحليل شغلي كه به نوعي اولين مرحله جذب و گزينش محسوب مي‌شود، سعي شده است به شناسايي مشاغل و نوع دانش، مهارت، توانايي و ساير شايستگي‌هاي متصديان آن تأكيد گردد.همچنين مقالاتي كه به ضرورت گزينش قبل از استخدام، با استناد به برآوردهاي صورت گرفته در جنبه‌هاي مختلف پرداخته و به عملكرد نمونه‌هايي از شركت‌ها و مؤسسات دولتي و غيردولتي در اجراي قوانين گزينش بخصوص با توجه به بازتاب آن در هر سازمان اشاره نموده است.بخش پاياني كه تأكيد نظام‌هاي دولتي به اصل شايسته‌سالاري است كه هر حكومت و نظامي بر مبناي فرهنگ، ساختار اقتصادي، معيارهاي ارزشي و نياز خود، به تدوين اصول و ملاك‌هايي اقدام مي‌كند تا با جذب شايسته‌ترين افراد در دستيابي به اهداف خود مؤثر و كاراتر باشند.

« تحليل شغلي »
استفاده از مقالات مربوط به تحليل شغلي، شناخت ماهيت مشاغل از بُعد تخصصي است كه از وظايف دستگاه‌ها مي‌باشد و كاربرد آن در فرايند گزينش آشنايي با ميزان حساسيت مشاغل و تعيين معيارهاي ارزشي مربوط به شغل است كه در نهايت منجر به انتخاب افراد مناسب از بُعد تخصصي و تعهدي مي‌گردد. تحليل شغلي، روند جمع‌آوري اطلاعات درباره موقعيت مورد نظر شغلي است كه مستلزمات اصلي شغلي را شناسايي مي‌كند و آنها را با مهارت‌ها، معلومات و توانايي‌هاي مورد نياز براي انجام موفقيت‌آميز كاركرد آن شغل مي‌دهد هدف تحليل شغلي، شناسايي تجربيات، معلومات و ديگر عوامل شايستگي متقاضياني است كه بهترين پتانسيل اجرايي آن شغل را دراختيار دارند. اين تحليل براي شناسايي اسناد و ديگر عناصر حياتي براي ارزيابي متقاضي، روند گزينش و رجوع به معرف‌ها، همچون شيوه‌هاي سنجش و مستلزمات مصاحبه‌ها نيز به كار برده مي‌شود.
دو عنصر كليدي تحليل شغلي عبارتند از:1 ـ شناسايي مستلزمات اصلي شغلي كه مهم‌ترين آن وظايف و مسؤوليت‌هاي موقعيت مورد تصدي است. مستلزمات اصلي شغلي، هدف عمده و منبع اوليه توصيف شغل مورد نظر مي‌باشند.2 ـ شناسايي ميزان دانش، مهارت‌ها، توانايي‌ها و تعيين سطح كيفي آنها براي ايفاي مستلزمات اصلي شغل ضروري است. در تحليل شغلي دانش، مهارت و توانايي‌هايي بررسي مي‌شوند كه قابل سنجش و استناد باشند و تفاوت‌هاي معناداري بين متقاضيان ايجاد نمايند. معمولاً داشتن مهارت، دانش و توانايي با تجربه و معلومات مشخص مي‌شود. هدف از سنجش اين مهارت‌ها و معلومات، شناسايي متقاضياني است كه به صورت بالقوه براي اجراي شغل مورد تصدي در بهترين شرايط هستند. بهترين كاربرد اين سنجش، زماني است كه تمايزهاي معناداري بين متقاضيان واجد شرايط ايجاد كند. مستندات سنجش دانش، مهارت و توانايي‌ها ممكن است توصيف شغلي، استانداردهاي شايستگي اداره و مديريت پرسنلي و همچنين استانداردهاي رتبه‌بندي شغلي باشند.    اولين نكته اي كه بايد در نظر گرفته شود ، هدف اصلی در تحليل شغلي است . تحليل شغلي، به منظور تعیین معياري براي ارزشيابي عملكرد گزينش، طراحي برنامه هاي توسعه و آموزش ، ارزيابي شغلي و دستمزدها ، كمك به برنامه ريزي شغل  و اهداف بازسازي سازماني به كار برده  مي شود . تحليل شغلي در رويه هاي منصفانه استخدامي نيز داراي اهميت است . به منظور نشان دادن ارتباط شغلي در گزينش ، معيار مورد استفاده بايد به صورت مستقيم  يا تلويحي با عملكرد شغلي مرتبط باشد.
از اين رو هدف تحليل شغلي، مشخص خواهد ساخت كه چه اطلاعاتي حائز اهميت است و چه خصايصي   (همچون آموزش ، گزينش ، ارزيابي شغلي ) براي قضاوت عادلانه بيشتر كاربرد دارند .
ماهيت اطلاعات كسب شده از تحليل شغلي، موارد ذيل را در بر مي گيرد :
● ماهيت فعاليت هاي كاري ، شامل رويه ها يا روندهاي كاري ، طرز برخورد انساني ، ضرورت هاي جسماني شغل ، مسؤوليت و پاسخگويي فردي ؛
● وسايل و تجهيزات مورد استفاده ؛
● ماهيت ورودي ها و خروجي هاي كار ، براي مثال مواد خام و كالاهاي تكميل شده ؛
● عملكرد كاري  شامل استانداردهاي بهره وري و خصايص كيفي توليد  ؛
● شرايط شغلي  همچون جو سازماني ، شرايط اجتماعي ، دستمزد و عوامل محرك ؛
● خصوصيات فردي براي تصدي شغل مورد نظر شامل دانش و مهارت لازم ، شايستگي ، خصوصيات جسمي و رواني.
بنابراين  در تحليل يك شغل تلاش مي شود جوانب مختلف آن ارزيابي شود . همانطور كه پيش از اين اشاره شد ارزيابي مؤثر، نيازمند ابزارهاي معتبر و موثق است . براي اطمينان خاطر ، شيوه هاي متعددي براي كسب داده ها ي كمي و كيفي به كار برده مي شوند . شيوه هاي جمع آوري اين اطلاعات عبارتند از :
● مصاحبه هاي شغلي يا نظارت بر كاركنان در محل كارشان با استفاده از رهيافت هاي ساختارمند يا بدون ساختار ؛
● مصاحبه فردي با كاركنان در خارج از محل كارشان ؛
● مصاحبه گروهي از كاركنان ؛
● مصاحبه با ناظران و متخصصان فني ؛
● بهره گيري از پرسش نامه هاي ساختارمند يا بارز  ؛
● در خواست از كاركنان براي تكميل گزارش هاي روزانه كارشان .

تمركز بر شغل مورد نظر
عاملي كه بايد مورد تاكيد قرار گيرد اين است كه تحليل  شغلي نوعاً بر خود شغل متمركز مي شود. با اين وجود متصدي شغل مورد نظر نبايد ناديده گرفته شود. تمركز كامل برخود كار نشان مي دهد كه بعد از تحليل شغلي ، شغل به  گونه اي ترسيم مي شود كه بهره وري بهينه تضمين مي شود و متصدي شغل به ندرت براي ايفاي شغل ضرورت مي يابد .
با اين وجود اين رهيافت مكانيكي ، دو عامل را ناديده مي گيرد :
● اول آنکه  متصدي ايده آل ممكن است براي جايگزيني وجود نداشته باشد .
● دوم اینکه تفاوتهای فردي ميان اشخاص ، تطابق شغل با نيازهاي فردي متصدي را ضرورت  مي بخشد .

كاربرد تحليل شغلي
تحليل شغلي براي سه هدف مهم در روند استخدامي كاربرد دارد :
● اولاً ، اطلاعاتي براي توصيف شغلي تهیه مي نمايد . توصيف هاي شغلي معمولاً مشتمل بر خلاصه اي از سرشت آن شغل و فهرستي از وظايف و مسؤوليت هاي آن می باشد .
● ثانیاً ، تحليل شغلي به تهيه مجموعه خصايص شغل مورد نظر كمك مي كند. خصايص شغلي، مجموعه مشخصات اساسي براي اجراي موفقيت آميز آن شغل است . اين  خصايص شامل میزان تحصيلات ، تجربيات مرتبط ، سطح مهارت يا خصوصيات جسماني می باشند . توصيف هاي شغلي، عموماً به منظور به كارگيري نيروي انساني استفاده مي شوند . تحليل هاي شغلي با اشاعه و ترويج اطلاعات صحيح ، تعداد متقاضيان مناسب را نيز افزايش مي دهند .
● ثالثاً، هدف دیگركاربرد تحليل شغلي  ، توسعه معيار انتخاب ، شاخصه ها و ابزارهاي سنجش است .
با انجام تحليل شغلي، وظايف متصدی شغل استخراج مي شود و به صورت فهرست در مي آيند . پس از آن مدير قسمت و كارشناس كار گزيني و ناظر اصلي شخص مورد نظر براي استخدام ، ستون مهارت ها ومعلومات را تكميل  مي نمايند .
بدين صورت تصوير شفافي از كل كار ارائه مي شود. بر اساس اين اطلاعات ، مديريت و كاركنان در موضع بهتري براي ساختار دهي به مصاحبه شغلي هستند و همين امر باعث تصميم گيري كار آمدي براي گزينش مي شود ؛ به عبارت ديگر ، با اين روش مناسب ترين فرد به  استخدام در مي آيد.

« ضرورت گزينش قبل از استخدام »
چند مقاله كه هر يك با توجه به اهميت جايگاه گزينش به حذف افراد نالايق و نامناسب قبل از ورود به كار تأكيد دارد. توصيه‌هايي به كارفرمايان كه با توجه به اعتبار و صداقت كارمندان مانع از به هرز رفتن هزينه‌هاي هنگفت مادي و معنوي در محيط كار گردند.

گزينش قبل استخدام؛ كشف يك سيب فاسد
بيشتر افرادي كه شما استخدام مي كنيد سرمايه بلند مدتي براي سازمان شما محسوب شده  و باعث سود فراوان و مزيتهاي بيشماري مي شوند، ولي عده اي نيز ممكن است  باعث دردسر براي سازمان، شركت، همكاران، خود، مراجعان، سهامداران و جامعه گردند. متاسفانه در تمامي كشورها از افرادي كه به استخدام شركتها در مي آيند تعدادي بطور بالقوه صلاحيت لازم را ندارند؛ اين گروه ، از افراد نالايق تا  بي مديريت و بي احتياط را در بر مي گيرد .
كارفرمايان سرمايه گذاريهاي سنگيني جهت حفظ و نگهداري ثروت و دارايي هايشان انجام
مي دهند ولي اغلب به انداره كافي درخصوص كارمنداني كه انتخاب كرده اند، بررسي لازم را انجام نداده  و آنها را مورد آزمون قرار نمي دهند.
درانگلستان %35 از تمامي مردان و %8 از تمامي زنان تا زمان رسيدن به سن 35 سالگي به جرائم كيفري محكوم مي شوند كه اين شامل جرايم رانندگي نمي شود. اين در حالي است كه تحقيقي كه اخيراً‌ مؤسسه Halifax Building Society    انجام داده است، آشكار مي سازد كه %70 درصد مردمي كه مورد سوال قرار گرفته بودند اظهار داشتند اگر تصور مي كردند كه مي توانند كلاهبرداري كنند و يا از زير كاري در رفته و فرار كنند، اين كار را انجام مي دادند . مهم اين است كه مشخص شود  آيا كسي از اين گروه باعث تهديدي براي سازمان شما شده است يا خير ؟
بيشتر مردم فرض مي كنند كه يك محكوميت كيفري ( مهم نيست كه تا چه اندازه شديد يا خفيف باشد ) مي بايست فرد را از استخدام در يك موسسه يا شركت بازدارد و اين ممكن است كه يك دعواي حقوقي هم نباشد . حقيقت اين است كه درصد خاصي از جنايتهايي كه به صورت زيركانه انجام مي شود و موفق نيز هست، ممكن است هرگز به محكوميت منجر نشود ولي با يك بررسي و آزمايش زيركانه مي توان آن را آشكار ساخت. در خصوص فساد نيز %70 كساني كه مورد سوال واقع شده اند اظهار داشته اند كه اگر فكر مي كردند كه مي توانند از تقلب و فريبكاري فرار کنند، این کار را انجام مي دادند و تعداد زيادي از اين گروه هرگز فرصت نيافته اند و مهارت اين كار را ندارند تا يك عمليات كلاهبرداري موفق را طراحي كنند وحتي اگر فرصت داشته باشند نمي توانند اين كار را به انجام برسانند . آزمون و آزمايش يك فرايند دائمي است و بهره گيري درست از آن باعث محدود شدن فرصتها و رفتارهاي جنايي توسط فرد خواهد شد.
تأييد صداقت افراد، قبل از تصدي يك موقعيت شغلي ضروري است.ما اميدواريم كه اين مقاله جهت ارزيابي روند استخدامي و بهبود اين فرايند براي شناسايي و بيرون كشيدن سيب فاسد از ميان ديگر سيبها (فرد ناشايست وشناسايي او ) به شما كمك كند زيرا يك سيب فاسد مي تواند كليه سيبها را فاسد كند .
اين طبيعت انسان است كه بهترين موقعيت ممكن را براي خود بخواهد. تحويل يك فرم در خواست كار كه در آن كاستي هاي ما  برجسته ونمايان مي گردد و در خصوص  ويژگيها وصلاحيت هاي ما چيزي را نشان نمي دهد، هيچ سودي براي ما نخواهد داشت. شواهد نشان مي دهد كه %70 سوابق شغلي ارائه شده بطور آگاهانه و عمدي فريبكارانه هستند. چنين افرادي كه قصد فريب دارند، ارائه سابقه شغلي جعلي را بعنوان ابزاري جهت معرفي آنها به مصاحبه مي دانند، اما زمانيكه اين روند آغاز مي شود آنها مجبور خواهند شد براي استخدام به فريب كاري خود ادامه دهند كه اين خود اولين قدم انحراف از اطمينان محسوب مي شود .
اخيرا يك شركت سهامي عام با مسئوليت محدود در انگلستان (plc ) به مؤسسه ماگزيما دستور داده بود تا در مورد سوءظن هايي كه به مدير بخش (Board director  ) در خصوص افترا زدن به كارمندان ، لاف زدن و تهديد كارمندان و انحراف در شغل داشته است، تحقيق و تفحص نمايد. در نهايت ثابت شد كه از تمامي اين فساد و گسيختگي ها در زمان بكارگيري مدير مربوطه كه در آن زمان يك شخص غير مسئول و فاقد صلاحيت در تصدي امر مديريت بوده است، مي توانست جلوگيري بعمل آيد. اين كار به همان اندازه كه عملكرد وي بعد از تصدي پست مديريت خسارت وارد كرده است، اعتبار شركت را نيز زير سوال برده است . آيا شركت وي را بصورت جدي مورد آزمون قرار داده بود تا از اين طريق از خسارات و زيانهاي بعدي جلوگيري بعمل آورد؟ گزينش اوليه و دقيق مدير، پيشينه وي را آشكار مي ساخت و موجب جلوگيري از عواقب منفي بعدي مي شد و همچنين اعتبار شركت را حفظ مي نمود .
جهت كاهش چنين خطراتي براي كارفرمايان، مي بايست اعتبار ، صداقت و همچنين وجدان كاري كاركنان جديد، با گزينش قبل از استخدام، مورد تحقيق و بررسي قرار گيرد. عدم انجام  اين كار بسيار مضر و خطرناك خواهد بود.
با توجه به اينكه استخدام و عدم استخدام يك فرد با مكانيزم گزينش چيزي بين 5000 تا يك ميليون پوند هزينه در بردارد، ولي در نهايت اين كار باعث صرفه جويي و پس انداز خواهد شد . چراكه در صورت يك كلاهبرداري توسط كارمند متقلب هزينه ها چند برابر خواهد شد . در سالهاي اخير مواردي با تاريخچه كامل و بصورت مستند ذكر گرديده است كه نشان دهنده ضرورت گزينش قبل از استخدام مي باشد .
در مورد قضيه بانك  “با رينگ” كه مستند مي باشد زمانيكه درخواست كار آقاي نيكولاس ليسون توسط انجمن امنيت و آيندگان ( SECURITIES AND FUTURES ASSOCIATION ) رد شد، مدير وقت مي دانست كه وي فرد صادق و درستكاي نمي باشد. اين بر اين پايه استوار بود كه او تعمدا به دادگاه منطقه كه بر عليه او بخاطر بدهي وصول نشدني او راي صادر كرده بود، دروغ گفته بود. عكس العمل بانك اين بود كه درخواست را پس گرفته و يك ماه بعد او را به سنگاپور منتقل نمايد. در سال 1992 ليسون از شركت SIMEX درخواست نمود تا بعنوان شريك تجاري پذيرفته شود ولي يكبار ديگر ليسون سابقه خودش را در خصوص بدهي و صول نشدني و محكوميتش در اين خصوص كتمان نمود و آشكار نساخت و سابقه و تاريخچه خود در انجمن SFA  را نيز رو نكرد . اگر بانك به چنين هشدارهايي در مارس 1992 توجه مي نمود و بطور موثر عمل مي كرد ممكن بود كه 480000000 پوند پس انداز داشته و هنوز به فعاليت خود ادامه مي داد.
در اين مورد و ديگر موارد اگر در خصوص صداقت فرد تحقيق كافي صورت مي گرفت باعث بدبختي و فلاكت نمي شد و مشكلات بعدي پيش نمي آمد.
تعدادي علائم هشدار دهنده براي كارفرمايان وجود دارد تا زماني كه قصد بكارگيري نيروي جديد را دارند به آن توجه نمايند. اين كارها شامل موارد زير مي شود ؛ بررسي و اطمينان از نداشتن بدهي غير قابل وصول توسط متقاضي و اينكه وي از نظر شغلي و تربيتي متظاهرنباشد و هم چنين ابهامي در پيشينه شغلي وي، به نحوي كه منجر به پنهان كردن ضعفهاي شغلي گردد و يا اطلاعات غير واقع در فرم درخواست شغل، وجود نداشته باشد.در خلال فرایند استخدامي و زماني كه فهرست منتخب افراد مصاحبه شده آماده گرديد، اطمينان حاصل كنيد كه از تمامي آنها خواسته شده تا كپي مدارك تحصيلي و گواهينامه هاي كاري را بهمراه خود بياورند . اين كار باعث مي شود تا متقاضياني كه ممكن است در اثبات صلاحيت هايشان تقلب كرده باشند از استخدام بازدارد .انجام مصاحبه هم چنين فرصت خوبي است تا متقاضيان بتوانند تاريخچه شغلي خود را مرور كرده كه اين شامل ايفاي نقشهاي مختلف و ارتباط با همكاران و همقطاران سابق وي مي شود .بطور معمول سازمانها تنها سوابق شغلي متقاضيان را در هنگام استخدام بررسي مي كنند و بر روند كاري و پيشرفت آنها بعد از استخدام نظارت نمي كنند. در مورد نيكولاس ليسون اگرBarings  يك مرور ساليانه در مورد شخص مورد نظر و همچنين تقلبهايي كه وي انجام مي داد، داشت يا  سابقه او در خصوص بدهي وصول نشدني ، مستي و خشونت را مورد بررسي قرار مي داد، اين امر موجب به صدا درآمدن زنگ خطر براي آنها مي شد .
بعد از بكارگيري نيروي جديد ، مديران ارشد بايد به نظارت خود ادامه داده تا مطمئن شوند كه سازمان با يك حادثه غير مترقبه و ناخوشايند مواجه نشده است . اين ممكن است در هر جائي و در بسياري از سازمانهاي غير محتمل نيز اتفاق بيفتد . در مي 1995 جرم  “آنتوني ويليامز” در خصوص دزدي  5 ميليون پوندي از حساب بانكي پليس متروپل كشف گرديد .آقاي ويليامز يك كارمندي بود كه مدت طولاني در اداره پليس كار مي كرد و در بانك تا مقام مدير مالي با اختيار دخالت در پرداخت چكهاي با ارزش بالا پيش رفت. علائم بيشتري نيز وجود دارند كه در خصوص مشكلات بالقوه نيروي كار به كارفرمايان هشدار مي دهد .
مديران ارشد مي بايست براي يافتن سيب هاي فاسد ]افراد نالايق [ و شناسايي كارمنداني كه با هزينه معمولي درآمد زيادي دارند و جهت پاسخ  به برخي سؤالات خاص رغبتي از خود نشان نمي دهند و نيز غيبتهاي غير موجه در محيط كار دارند و بيش از اندازه مرموز هستند يا سابقه بدي در خصوص حفظ اسناد مهم دارند و در اين زمينه مشكل زا هستند و همچنين در مورد كارمنداني كه بعد از ساعات  اداري به سوابق و سيستمهاي كامپيوتري اداره دسترسي دارند، از طريق فرایند نظارت اقدام لازم بعمل آورند . اينها علائم هشدار دهنده اي هستند كه مديران ارشد مي بايست از آنها آگاهي داشته باشند .
ممكن است مزيتهاي نظارت شغلي و قبل از استخدام آشكار باشد ولي بعضي از مديران نيازمند       متقاعد شدن در اين خصوص هستند. از اینرو لازم است تا سازمانها اين توانايي را داشته باشند تا بهترين متقاضي را انتخاب كرده و قادر باشند تا كساني را برگزينند كه بيشترين رفتارهاي مثبت را داشته و بيشترين اطلاع را از سابقه شخصيتي و شغلي شان در دست داشته باشند . اهداف برنامه گزينش قبل از استخدام  مي بايست شامل موارد ذيل باشد :
ـ بكارگيري بهترين نيروها
ـ تأييد و تصديق پيشينه شغلي وي
ـ‌جلوگيري از انتخاب كانديداهاي ناشايست
ـ  ذيرفتن خواسته هاي قانوني و اجراي قواعد و مقررات
ـ‌توجه به اجراي برنامه هاي مشابه براي ساير اقشار مانند مشتريان ، عرضه كنندگان ، دلالان و كارگزاراني كه اطمينان و اعتماد به آنها ضروري مي باشد .به همين ترتيب ضروري است تا مدير سريعاً هشدارهاي لازم را در مواقعي كه كارمندان كليدي در حال برنامه ريزي جهت خرابكاري هستند بدست آورد و از اولين هشدار و علامت پي به موضوع ببرد ويا زماني كه اين گونه افراد درحال انجام كاري هستند كه با منافع ساير كاركنان در تعارض مي باشد و يا مي تواند بركارفرما تأثير منفي داشته باشد و يا توازن موجود را بهم بزند، بايد اقدام لازم صورت پذيرد .نتايج روند ناكافي آزمون و بررسي افراد و متقاضيان مي تواند مصيبت بار باشد و هر سازمان با تدبيري مي بايست فرایند سالم و مؤثري جهت ايجاد و برقراري صداقت در افرادي كه ضرورت کارشان به صادق بودن است داشته باشد تا بتواند از ادامه صداقت و درستكاري چنين افرادي استفاده نمايد. معمولاً راه حل مناسب اين است كه يك متخصص در اين حوزه مانند ماكزيما را بكار گیرد تا برنامه هاي مورد نظر را هدايت و مديريت كند .
هنر اين است كه در يك محيط با ارزشهاي مشترك اطمينان حاصل نمائيد كه يك بنیاد مناسبي جهت نظارت و كنترل وجود دارد كه بوسيله يك مديريت كارآمد حمايت مي شود و اين كار قادر است هرگونه خطر و ريسك جمعي را كاهش دهد .

جلوگيري از نمايش ترسناك و مصيبت‌بار
گزينش قبل از استخدام: بخش عمده و حياتي كار شما
«لس روزن» وكيل مدافع و رئيس شركت گزينش قبل از استخدام در مورد تصديق مدارك و منابع گزينش استخدامي (NovatocA) مي‌گويد: «شركت‌هاي گزينشي در خصوص نمايش مخوف و ترسناكي بحث مي‌كنند كه مي‌تواند در صورتي كه يك شركت به گزينش قبل از استخدام توجهي نكند اتفاق بيفتد.» اينها شامل موارد ذيل مي‌باشند:
دادخواهي و دعواي حقوقي توسط كارمندان يا اشخاص ثالث
ناآرامي‌هاي محل كار
كارمندان فاقد صلاحيت
از دست دادن كسب و كار مشتريان
سرقت، اختلاس يا خسارات وارد شدن به دارايي
عدم مراقبت و نگاهداري كه ناشي از سهل‌انگاري در بكارگيري نيرو  باشد
مشكلات ناشي از مزاحمت‌هاي جنسي
زيان‌هاي مالي
ادعاها و مطالبات متقلبانه
زمان تلف شده در روند بكارگيري، استخدام و آموزش نيروي جديد
بكارگيري نيرو و گزينش قبل از استخدام
«لس روزن» به چالش‌هاي خاصي كه در روند بكارگيري نيروي جديد وجود دارد اشاره مي‌كند.«بسياري از شركت‌هايي كه در زمينه انتخاب كارمند و بكارگيري نيروي جديد فعال هستند، جهت امتحان وآزمايش افراد به دو دليل از خود تمايل نشان نمي‌دهند. اولاً در يك محيط رقابتي كه وجود دارد و سود كمي عايد آنها مي‌شود، نمي‌خواهند كه براي (امتحان و آزمايش افراد) متحمل هزينه‌اي شوند. ثانياً زمان در اين خصوص براي آنها مهم است. شركت‌هاي مذكور مي‌خواهند تا هر چه سريع‌تر كاريابي به انجام رسيده و اين روند به پايان برسد. اگر آنها مجبور باشند براي يك سابقه كيفري صبر كنند، متقاضيان خود را كه به اين امور و پيشينه شخصي علاقه‌اي ندارند از دست مي‌دهند و يا ممكن است آنها موقعيت و موفقيت  باارزش جهت بكارگيري نيرو و كاريابي را از دست بدهند. به اين دلايل بسياري از شركت‌هايي كه در زمينه كاريابي فعال هستند فقط زماني كه مشتريان آنها درخواست مي‌كنند عمل گزينش را انجام مي‌دهند.»بر طبق نظر «ليس روزن» اين كار يك اشتباه است: «شركت‌هايي كه گزينش نمي‌كنند در واقع بازي رولت را با آينده خود انجام مي‌دهند».«روزن» ادامه مي‌دهد: «بدترين فاجعه براي يك شركت كاريابي فعال، اين است كه يك كارگر موقت و يا يك متقاضي با سابقه كيفري را جهت تصدي يك شغل دائمي بكار گيرد. اگر اين شخص به همكار خود يا يكي از اعضاي شركت صدمه‌اي وارد آورد شركت مذكور تحت تعقيب قرار خواهند گرفت».طبق قانون كنوني (DueDiligenceLegislation) «زماني كه وكيل مدافع فرد صدمه ديده، اين بحث را مطرح مي‌كند، اگر شركت مذكور در زمينه كاريابي فعاليت كرده و چندين دلار جهت شناسايي فردي كه قصد بكارگيري او را داشته خرج مي‌كرد، عمل جنايي اتفاق نمي‌افتاد. در غير اين صورت شركت مورد نظر جايي براي دفاع قانوني از خود نخواهد داشت. متأسفانه قبل از وقوع چنين مصيبت‌هايي براي شركت‌هاي مذكور فقط زمان براي آنها مهم است و به عواقب چنين كاري توجه ای ندارند. بايد دقت داشت كه از نظر آماري تقريباً%10 از تمامي متقاضيان شغل داراي سابقه كيفري مي‌باشند كه بر تصميمات شغلي آنها نيز اثرگذار مي‌باشد.»روزن مي‌گويد: در يك سناريو و در بدترين حالت آن يك حادثه مصيبت‌بار مي‌تواند باعث از دست رفتن يك شركت شود «شركت‌هاي كاريابي وجود دارند كه عمر آنها چندان طول نمي‌كشد زيرا براي مردم و مؤسسات، كارمند مورد نظرشان را با قول و تعهد سالم بودن و واجد شرايط بودن و فاقد هرگونه پيشينه كيفري معرفي مي‌كند در حالي كه اين اشخاص داراي سابقه كيفري بوده و مجدداً در محل كار خود نيز همان جرائم كيفري را تكرار مي‌كنند كه اين منجر به دعواي حقوقي مصيبت‌باري براي اين شركت‌ها مي‌شود.»

مزيت‌هاي گزينش
دلايل بيشماري براي گزينش وجود دارد و مزيت‌هاي زيادي دربر دارد. بر طبق نظر كارشناساني كه ما با آنها صحبت كرديم كارفرمايان نوعاً به چهار دليل خود را در فرايند گزينش قبل از استخدام درگير مي‌سازند: (نکته: موارد ذيل از نوشته‌هاي منابع گزينش قبل از استخدام در خصوص زمينه‌هاي گزينش مي‌باشد)1- متقاضياني كه مسأله‌دار مي‌باشند تشويق مي‌شوند تا خود را از كانديدا شدن جهت تصدي شغل مورد نظر كنار بكشند. در اين حالت تنها با داشتن يك برنامه گزينشي، متقاضياني را كه داراي سوابق كيفري و يا مدارك غيرمعتبر مي‌باشند ترغيب به كناره‌گيري مي‌كنند.2- جهت حذف ابهامات موجود در فرايند استخدام و بكارگيري نيرو. بسياري از كارفرمايان ياد گرفته‌اند تنها اتكا كردن به قوه درك و فهم كافي نمي‌باشد.3- جهت نشان دادن جديت و پشتكار لازم. بسياري از كارفرمايان يك نوع وظيفه و تكليف عقلايي در مورد توجه جدي به فرايند گزينش و بكار گيري نيرو براي خود قائلند.4- نه تنها براي نااميد كردن متقاضيان فاقد صلاحيت بلكه به مقدار تشويق متقاضيان واجد شرايط، اين كار باعث صداقت و درستكاري در تقاضاي فرد و مصاحبه‌اي كه از او بعمل مي‌آيد مي‌شود. كارفرمايان مي‌دانند كه داشتن يك برنامه جهت بررسي و تحقيق در پيشينه افراد باعث مي‌شود تا متقاضيان در تقاضاهاي خود به منظور همكاري و پاسخگويي در زمينه سوابق خودشان، از خود آمادگي لازم را نشان دهند.

خدمات ارائه شده
شركت‌هايي كه ما با آنها صحبت مي‌كنيم منابع معتبري جهت ارائه به شركت‌هايي كه قصد اجراي يك برنامه گزينشي را دارند تهيه مي‌كنند.روزن مي‌گويد؛ «شركت‌هايي كه در زمينه بررسي سوابق و پيشينه افراد تحقيق مي‌كنند بطور خاصي در زمينه‌هايي همچون بررسي سابقه كيفري در دادگاه ناحيه‌اي و دادگاه جنايي فدرال سوابق شخص در خصوص جرايم رانندگي، گزارش وضعيت مالي، شماره امنيت اجتماعي، تأييد و تصديق سوابق آموزشي، بررسي و تصديق منابع استخدامي، سوابق كارگران در خصوص نحوه جبران خسارات بعمل آمده توسط آنها (بر طبق قانون و مقررات ADA) و سوابق قضائي مربوط به آن، بررسي حقوق مربوط به رهن و ورشكستگي تحقيق كرده و مي‌دهند.»

چه مواردي مطابق قانون و مقررات مي‌باشد؟
براي بيشتر شركت‌هايي كه با دولت کار نمي‌كنند قانون (DueDiligence) بهترين قانون قابل اجرا مي‌باشد. روزن مي‌گويد «قانون اوليه‌اي كه (براي كارفرمايان) جاذبه بيشتري دارد Duediligence مي‌باشد. هر كارفرمايي نسبت به شخصي كه به استخدام خود درمي‌آورد يك نوع حساسيت معقولانه‌اي دارد و به وي توجه خاص دارد ولي زماني كه كارفرما بداند كه آن فرد با كارخودش خطري براي شخص ثالث يا همكارانش ايجاد مي‌كند اين حس وظيفه و توجه به آن شخص در نزد كارفرما كاهش پيدا كرده و سست مي‌شود. با يك تحقيق و بررسي در زمينه سوابق شخص توسط يك شركت كاريابي، نشان مي‌دهد كه اقدامات عاقلانه و منطقي در زمينه اطمينان از سالم بودن يك فردي كه قرار است استخدام شود برداشته شده است.»
قانون اصلي كه به گزينش سوابق و پيشينه افراد مربوط مي شود قانون (FCRA) Fair credit Reporting Act مي‌باشد. برطبق اين قانون زماني كه يك كارفرما از يك شركتي كه در زمينه بررسي سوابق افراد فعاليت مي‌كند جهت ارائه گزارش استفاده مي‌كند مي‌بايست اقداماتي را انجام دهد.كارفرما مي‌بايست به روشني در يك سند جداگانه براي متقاضي آشكار سازد كه چنين گزارشي تهيه خواهد شد اعلام چنين كاري نمي‌تواند به وسيله درج در تقاضانامه صورت گيرد.ارائه يك مجوز توسط متقاضي قبل از بررسي سوابق وي مانند محكوميت‌هاي كيفري يا موارد و پرونده‌هاي در حال بررسي، جرائم رانندگي، گزارش مالي و اعتباري و تأييد و تصديق مدارك آموزشي لازم و ضروري مي‌باشد.ارائه يك اعلاميه اضافي نيز به شخص مورد نظر، زماني كه شركت مربوطه منابع تحقيقاتي مانند سؤال از كارفرمايان سابق در خصوص انجام وظايف شغلي وي را بررسي مي‌كند لازم و ضروري است.اگر كارفرما قصد دارد تا براساس اطلاعات مندرج در گزارش تهيه شده استخدام فرد را رد كند، متقاضي و فرد مورد نظر مي‌بايست يك برگ كپي از گزارش مذكور، يك يادداشت در مورد حقوق قانوني خود از شركت دريافت دارد.اگر يك متقاضي معتقد باشد كه اطلاعات مربوطه (يا محتواي تحقيقات) غلط است، وي .مي‌تواند اين مطلب را به شركت گزينشي اعلام نماید لس روزن مي‌گويد: «براي يك متقاضي شغل، صداقت بهترين سياست است. گاهي اطلاعات منفي و توضيح آن در يك مصاحبه اگر بطور صادقانه ابراز شود ممكن است تأثيري در استخدام فرد نداشته باشد.»اما به هر دليل اگر كارفرما آن اطلاعات را از طريق شخص ثالثي كشف كند، عدم صداقت فرد مي‌تواند عاملي جهت عدم استخدام وي تلقي گردد.

پرهيز از بكارگيري خطرناك‌ترين شخص (متملق بي‌كفايت)
درج چند دروغ مصلحت‌آميز در گزارش پيشينه فرد مي‌تواند سبب بدست آوردن و يا از دست دادن يك موقعيت شغلي شود. در مواقعي كه رقابت جهت كسب شغل شديد باشد موقعيت‌هاي فراواني جهت تحريف مدارك و مطالب وجود دارد. تعداد افرادي كه جهت بدست آوردن شغل دست به دروغ‌گويي و يا كلاهبرداري مي‌زنند زياد مي‌باشند و موقعي كه چنين اشخاصي توسط شركت شما بكار گمارده مي‌شوند همين خصايص را در خود داشته و مشكل است تا بتوانند این خصلت‌ها را از خود دور كنند و ممكن است با اين ويژگي‌ها زيان‌هاي زيادي را متوجه شركت شما سازند. در واقع يك كارمند فريبكار، سهل‌انگار و ناشايست ساليانه ميليون‌ها دلار براي يك شركت هزينه در بر دارد.گزينش قبل از استخدام يك مرحله تحقيقاتي است كه به منظور اطمينان سازمان از وجود شرايط و خصوصيات لازم شخصيتي و شغلي در فردي كه قرار است استخدام شود صورت مي‌پذيرد. در واقع اين مرحله نوعي ارزيابي از توانايي چنين فردي جهت انجام دادن يك وظيفه و شغل خاص مي‌باشد كه بخشي از فرايند بكارگيري نيروي جديد توسط سازمان قبل از سپردن يك شغل به چنين نيروهايي را دربر مي‌گيرد و اينكه يك شخص اصولاً بايد استخدام شود يا خير، مطرح نمي‌باشد.سازمان‌ها جهت برنامه‌ريزي براي گزينش قبل از استخدام مي‌بايست مطمئن شوند كه برنامه‌هاي آنها در اين راستا منطبق با قانون بوده و با اولويت‌ها و مقررات ويژه دولتي در تضاد نباشد.انتشار فرم‌هاي استخدامي نقطه آغازي براي گزينش قبل از استخدام بوده كه خود بخشي از روند بكارگيري نيروي جديد مي‌باشد كه اين كار مي‌بايست به وسيله آگهي‌هاي استخدامي صورت گيرد. سؤالاتي كه در چنين فرم‌هایي مطرح مي‌شود بايد به گونه‌اي باشد تا كارفرما بتواند تصميم بگيرد كه فرد متقاضي حداقل شرايط لازم جهت استخدام را دارد يا خير؟ در طرح اين گونه پرسش‌ها كارفرما مي‌بايست از قانوني بودن آنها اطمينان حاصل نمايند.آسان‌ترين راه جهت اطمينان از اينكه چنين سؤالاتي قانوني و از نظر حقوقي معتبر هستند، اين است كه اطلاعات درخواست شده در فرم‌ها مربوط به توانايي متقاضي جهت انجام دادن شغل مورد نظر نشان داده شود. موضوعات اوليه‌اي كه كارفرمايان مي‌بايست از آن اجتناب كنند شامل نژاد، مذهب، جنس، سن، مليت و وابستگي سياسي مي‌باشد كه در برخي شرايط خاص مي‌توان موارد استثنائي را در اين خصوص لحاظ نمود.سؤالاتي كه مربوط به موضوعاتي نظير تابعيت، محكوميت جنايي و منع مالي و عدم توانايي مي‌باشد اگر به شغل مورد نظر ارتباط داشته باشد ممكن است قانوني شناخته شوند. كارفرمايان مي‌بايست از حركت در يك مسير قانوني در اين روند مطمئن باشند و در اين راستا عاقلانه است تا سازمان‌ها متقاضيان را از دلايل جمع‌آوري اطلاعات درخواستي آگاه سازند و ازآنها بخواهند تا داوطلبانه و با نظر موافق، اطلاعات مورد نظر را ارائه دهند.بررسي سوابق كاري و شغلي متقاضي و جزئيات آن قدم بعدي در فرايند گزينش قبل از استخدام مي‌باشد. شرايط شغلي و علمي مي‌تواند در اثبات صلاحيت يا عدم صلاحيت فرد بكار رود. دوران اشتغال فرد در كارها و جاهاي مختلف را مي‌توان بوسيله كارفرمايان سابق بررسي و استعلام كرد و اطلاعات مورد استفاده جهت تحقيق و بررسي را مي‌توان از مديران و سرپرستان او بدست آورد. بررسي‌هاي ديگري كه ممكن است انجام شود شامل موارد ذيل مي‌باشد:
تاريخچه شغلي
سوابق كاري فرد
احراز ورشكستگي
كارهاي مديريتي
ـ بررسي‌هاي شخصيتي
بررسي اعتبار منابع مورد استفاده
بررسي منابع و پيشينه استخدامي
صلاحيت‌هاي تأييد شده علمي
تاريخچه كاري مورد تأييد
سمت‌هاي مورد تأييد شخص
(مرحله پاياني فرايند گزينش قبل از استخدام مصاحبه شغلي مي‌باشد. كارفرمايان آينده‌نگر مي‌بايست از گردآوري اسناد و مدارك مورد نياز توسط متقاضي حمايت كنند و محقق مي بايست تحقيقات مورد نياز جهت گزينش را بطور كامل گزارش كند.)سؤالات مي‌بايست بطور دقيق طراحي شوند و بطور آشكار مورد بررسي قرار گيرند. اگر يكي از اعضاي مصاحبه‌كننده در فنون و تكنيك‌هاي مصاحبه آموزش ديده باشد و اين تكنيك كه مي‌تواند هر گونه فريب و حيله‌گري توسط متقاضي را برملا سازد، بكار گرفته شود اين کار بسيار مفيد واقع خواهد شد. «دروغ‌هاي مصلحت‌آميز» و ارائه آنها بسيار معمول مي‌باشد و ضروري است تا آنها در مرحله مصاحبه كشف و آشكار گردد و در اين مرحله از استنتاجات تحقيقات به عمل آمده در مراحل قبلي مي‌بايست استفاده كرد.حذف مطالب درخواست شده شكلي از فريبكاري‌هايي است كه توسط بسياري از متقاضيان بكار گرفته مي‌شود و آنها مواردي را كه ممكن است در عدم صلاحيت آنها براي بدست آوردن شغل، مؤثر واقع شود حذف مي‌كنند كه اين گونه فريبكاري مي‌بايست در مرحله گزينش و تحقيقات قبل از استخدام كشف گردد.
گزينش قبل استخدام، سازمان‌ها را جهت شناسايي بهترين فرد در تصدي يك موقعيت شغلي ياري كرده و ممكن است اين موضوع را نيز آشكار سازد كه آنطوري كه شما در خصوص يك فرد و شخص خاص و صلاحيت وي فكر مي‌كرديد اشتباه بوده است.

گزينش مؤثر قبل از استخدام
در محيط اقتصادي و رقابتي جهان حاضر سازمانها نمي توانند از عهده پي گيري مشكلات كارمندان مانند خشونتهايي كه در محل كار ايجاد مي شود ازجمله دزدي ، ارائه پيشينه شغلي جعلي ، اختلاس و يا اتهام زدن به ديگران برآيند و بدين سبب كارفرمايان بطور جدي به گزينش قبل از استخدام بعنوان ابزار حياتي و مهمي جهت جلوگيري از چنين مشكلاتي رو آورده اند .
در عين حال سازمان ها هشياري بيشتري به خرج مي دهند. با وجود فوايد آشكار گزينش قبل از استخدام ، مديريت سازمان از متخصصين منابع انساني و امنيتي انتظار بازدهي بيشتر با منابع كمتر را دارد. چالشي كه متخصصين منابع انساني و امنيتي با آن مواجه اند، اجراي يك برنامه گزينشي قبل از استخدام با بازدهي بالا مي باشد .
چنين برنامه اي چهار هدف دارد: اولاً بايد نشان دهد كه كارفرما از جديت و حساسيت خاصي در استخدام افراد برخوردار مي باشد. اين بدان معنا ست كه كارفرما قدمهاي منطقي و عقلائي در جهت احراز صلاحيت متقاضي انتخاب ميكند كه اين امر مي تواند كارفرما را از سهل انگاري در خصوص بكارگماردن نيروي جديد بازدارد. ثانياً يك برنامه گزينشي مناسب، اطلاعات مفيد و موثري را درباره فرد متقاضي بدست مي آورد تا از اين طريق نتايجي كه از كانال مصاحبه بدست مي آيد، تكميل كند . هم چنين اين كار ابزار مفيدي جهت احراز صحت پيشينه و تاريخچه شغلي متقاضي بدست مي دهد . ثالثاً چنين برنامه اي متقاضيان مسئله دار را ترغیب مي كند تا خود را كانديد شغل مورد نظر ننمايند . يك متقاضي با محكوميت جنايي، كمتر تمایل دارد در سازماني تقاضاي شغل بدهد كه درمورد پيشينه وي بررسي بعمل مي آورد. سرانجام يك برنامه گزينشي موثر، متقاضيان خود را تشويق مي كند تا در تكميل فرمهاي تقاضا در خصوص پيشينه شغلي و سوابق از خود صداقت نشان دهند . زماني كه به متقاضيان اعلام مي شود كه يك نوع تحقيق و بررسي در زمينه سوابق و پيشينه شما وجود دارد خودشان انگيزه كافي جهت آشكار ساختن اطلاعات درخواستي از خود،  نشان مي دهند . آنها احساس مي كنند كه ممكن است اين موارد با يك بررسي و تحقيق آشكار گردد .
‏بسياري از سازمانها برنامه گزينش مورد نظر را بعنوان فرایندي كه بعد از انتخاب متقاضي جهت تصدي يك موقعيت شغلي صورت مي پذيرد، در نظر مي گيرند . در اين حالت اسم فرد مورد نظر به بخش امنيت يا منابع انساني داده مي شود تا   گزارشي در خصوص پيشينه شغلي وي تهيه گردد. با توجه به نوع كارفرما اين كار يا از طريق يك منبع بيروني و بوسيله شركتهايي كه اين كار را انجام مي دهند صورت گرفته و يا از طريق داخلي و توسط خود سازمان انجام مي پذيرد . در اين نوع برنامه گزينشي تأييد برروي سوابق كيفري و سوابقي است كه در دسترس مي باشد .
يك برنامه گزينشي مؤثر كه خواهان تحقيق در خصوص پيشينه متقاضي است بسيار وسيع تر از بررسي سوابق كيفري فرد بعد از انتخابش جهت تصدي شغل مورد نظر عمل مي كند. در واقع يك برنامه گزينشي مؤثر، قبل از دسترسي به سوابق و يا انجام اولين مصاحبه آغاز مي گردد. چنين برنامه اي يك تعهد و حساسيت خاصي را جهت انجام صحيح برنامه گزينشي توسط هر كسي كه دراين روند درگير مي باشد از  سازمان مربوطه طلب مي كند . گزينش كنندگان ، مديران استخدامي و مصاحبه گنندگان بايد بدانند كه يك جریان صحيح در خصوص گزينش و بكارگيري نيروي جديد چيزي نيست كه بعد از انتخاب فرد جهت تصدي يك شغل صورت پذيرد و اين خود قسمتي از مسئوليت آنها
مي باشد .
اقدامات بعدي مي تواند در مؤثر بودن و كارآيي هرچه بيشتر اين روند كارگزار واقع گردد، ليكن تمامي اين مراحل مي بايست قبل از انتخاب فرد جهت استخدام و قبل از بررسي سوابق و پيشينه وي صورت پذيرد. اين كار وقت و پول كمي را در مقايسه با سودي كه بدست مي آورند عايد شركت خواهد  ساخت .
اين 9 قدمي كه در ادامه خواهد آمد بر دو عامل مهم تكيه دارند: اولاً آنها بصورت متنوع و گوناگون و جدا از هم بوده ولي در نهايت با هم وجوه مشتركي داشته و با يكديگر وابستگي دارند و از راههاي مختلفي به اهداف مورد نظر مي رسند. ثانياً لازم است تا سازمان وظيفه خود را در قبال بكارگيري نيروهاي مناسب در اين فرایند از همان ابتداي كار ، يعني درج آگهي استخدام در روزنامه بخوبي انجام دهد .
اين 9 قدم عبارتند از :
1ـ  اطلاعيه هاي استخدامي مانند آگهي هايي كه در روزنامه ها درج مي گردد و مي بايست بطور واضح خواسته هاي سازمان را نشان دهد . اين امر سبب مي شود تا متقاضياني كه مشكل و سوء سابقه دارند، حذف شوند زيرا در زمانی كه بطور آشكارا در روزنامه به اطلاع عموم رسانده می شود كه جهت استخدام، گزينش انجام خواهد شد چنين افرادي داوطلب نخواهند شد . كارفرماياني كه متقاضيان با صلاحيت را پيدا مي كنند، به انجام گزينش از طريق شركتهايي كه در اين خصوص فعال هستند، راغب نمي باشند. كارمندان نيز مانند كارفرمايان دوست دارند در يك محيط سالم با مردمي صالح و صادق كار كنند .
2ـ تمامي متقاضيان مي بايست موافقتنامه و رضايتنامه اي جهت تحقيق در خصوص سوابق خود امضاء نمايند كه اين امر شامل توافق و رضايت وي جهت بررسي سوابق كيفري هنگام تحويل فرم تقاضانامه نيز مي باشد. اين امر دو كاربرد مهم در فرایند گزينش قبل از استخدام انجام مي دهد: اول اينكه براي متقاضي روشن مي شود كه سوابق كيفري وي مورد بررسي قرار خواهد گرفت و در اين صورت متقاضي اگر داراي سابقه كيفري باشد از سازمان ديگري كه در اين زمينه تحقيق و بررسي انجام نمي دهد تقاضاي شغل مي نمايدو دوم اینکه بعضي از اشخاص بطور ارادي ممكن است  مشكلي را كه به آن دچار مي باشند آشكار سازند يعني در مواقعی که يك عمل جنايي ضعيف كه به شغل مورد  درخواست، ارتباطي ندارد مرتکب شده اند، ممكن است توسط خود متقاضي آشكار گردد .
سازمانهایی وجود دارند كه از فرمهاي استخدامي استفاده نمي كنند، ولي استخدام شخص منوط به بررسي سوابق و پيشينه وي مي باشد. در اين حالت سازمان مي تواند يك فرم تكميلي تهيه نموده تا متقاضي آن را تكميل و امضاء نمايد. بعضي از سازمانهاورقه ضميمه ای در فرم درخواست استخدام آنها موجود بوده كه در آن از متقاضيان درخواست مي شود تا اگر در خصوص برنامه گزينشي نگرانی دارند در آن درج نمایند. اين كار ابزار خوبي جهت جلب توجه متقاضيان به اين امر مي باشد كه در زمينه پيشينه و سوابق آنها بررسي و تحقيق خواهد شد و اين كار جزئي از فرایند استخدامي آنها مي باشد
3ـ اضافه نمودن يك زبان در موافقتنامه كه به عرضه سوابق و پيشينه شخص از كشورهاي خارجي مربوط مي شود . انجام برنامه هاي گزينشي و بررسي سوابق كيفري افراد در كشورهاي خارجي بسيار مشكل و پرهزينه مي باشد و در بسياري از موارد امكان پذير نمي باشد . يك شيوه و روش خاص اين است كه يك زبان مخصوص و ويژه به فرم مربوط به سابقه و پيشينه فرد اضافه شود كه اين اجازه را به سازمان مي دهند تا سوابق كيفري فرد را از طريق مقامات قضايي ساير كشورها پي گيري و بررسي نمايند . اين امر ممكن است باعث شود تا متقاضيان خارج از كشور، يا خودشان اين سوابق را آشكار سازند و يا از طرق ديگري بررسي گردد .
4ـ  در فرم تقاضانامه و يا مصاحبه هايي كه از متقاضيان بعمل مي آيد اگر موردي از سابقه كيفري بدست آمد، بايد مستقيما از آنها سؤال شود . بسيار مهم و حياتي است كه از متقاضياني با سابقه كيفري و داراي نوعي محكوميت بطور مستقيم سؤال و  پرس و جو شود . بهتر اين است كه زمان در فرم استخدامي قيد گردد . در خلال مصاحبه هاي استخدامي بخشي از سؤالات استاندارد بايد به اين ترتيب طرح گردد “اگر ما از طریق دادگاه بررسی نمائیم آيا مي توانيم موردي از محكوميت جنايي و يا هرنوع محكوميت ديگري بدست آوريم يا نه ؟” .
در سؤالاتي كه راجع به سوابق كيفري فرد طرح مي گردد مي بايست موارد ذيل را در نظر داشت :
الف _ هميشه گسترده ترين سؤالي كه طبق قانون اجازه داده مي شود مي بايست در نظر گرفت . بعضي از كارفرمايان این تلقی اشتباه را دارند كه تنها مي توان در خصوص سوابق كيفري فرد سؤال كرد، در صورتيكه محكوميت جنايي مي تواند جنايتهاي مهمتر و جدي تري را آشكار سازد كه مي بايست شامل چيزي شود كه قانون دولتي اجازه داده است .
ب _ كارفرمايان مي بايست سؤالاتي را طرح نمايند تا اطلاعاتي راجع به دستگيري هايي كه به محكوميت منجر نشده است بدست آورند . كارفرمايان عموماً در خصوص موارد در دست بررسي و رسيدگي و يا محكوميتها با محدوديتهايي روبرو مي باشند .
ج _ از متقاضيان سؤال شود تا هرگونه محكوميت و يا موارد در حال رسيدگي در اين خصوص را توضيح داده و وضعيت خود را شرح دهند . اين كار به كارفرمايان اجازه مي دهد تا پرونده دادگاه را بررسي و به صحت و سقم موارد ارائه شده از سوي متقاضي پي ببرند . هم چنين مي بايست در خصوص محل و موقعيت دقيق بررسيها اين موارد سؤال شده تا بتوان از اين طريق آشكار نمود كه كدام دادگاه در حال رسيدگي به اين موارد مي باشد .
د_ در مورد اطلاعات درخواستي و يا مواردي كه از طرق گوناگون بدست آمده است مي بايست اولويتها و قوانين مربوطه تطبيق داده شود براي مثال (( اين سازمان نمي تواند هر شخصي را كه داراي يك نوع محكوميت جنايي مي باشد از شغلي محروم كند. سازمان مي بايست به طبيعت و شرايط جرم و اينكه جرم به وظايفي كه قرار است به فرد محول شود ارتباط دارد يا نه، توجه كند .))
5ـ تقاضانامه استخدامي بايد بطور آشكار اين مطلب را برساند كه هرگونه ارائه اطلاعات غلط و يا حذف موارد درخواستي باعث رد صلاحيت فرد در استخدام گرديده و يا اگر فرایند استخدامي شروع شده باشد باعث توقف اين جریان خواهد گرديد و زمان كشف اين گونه اطلاعات غلط مهم نمي باشد . اين نيز قسمت ديگري از يك برنامه گزينشي مؤثر است كه كارفرمايان توجه داشته باشند كه نمي توانند بدون توجه به عوامل شخصي درخواست استخدامي يك فرد را بخاطر محكوميت كيفري وي رد كنند ولي اگر يك فرد در فرم خواست، محكوميت كيفري خود را كتمان نموده باشد ضعف در  صداقت وي دليل معتبري براي رد صلاحيت او بحساب مي آيد . لازم است يك متقاضي بداند كه فريبكاري بدون توجه به زمان آشكار شدن آن مي تواند موجب قطع فرایند استخدامي او تلقي گردد .
6ـ اگر سوابق متقاضي تا زمان آغاز تصدي موقعيت شغلي، كامل نباشد به متقاضي یادآوری شود كه هر كاري در خصوص سوابق و پيشينه وي، بر طبق اطلاعات واصله كنترل خواهد شد . در بعضي از مواقع استخدام قبل از تكميل سوابق فرد صورت مي گيرد در اين حالت ضروري است تا به فرد اطلاع داده شود كه استخدام وي مشروط به دريافت گزارش سوابق وي توسط كارفرما مي باشد . هم چنين لازم است به وي يادآوری شود كه رضايت كارفرما از گزارشهای مذكور، اصولي است به طوري كه فرد نتواند روی اين مسأله كه گزارش مذكور رضايت آميز است يا خير بحث و جدل نمايد .
7ـ منابع استخدامي سابق فرد را بايد بررسي كرد . بررسي چنين منابعي قسمت حياتي فرایند گزينش مي باشد. در واقع اين كار به اندازه بررسي سوابق كيفري متقاضي ارزش دارد، دفاع از يك كارفرما كه جهت سهل انگاري در بررسي سوابق داوطلب و تاريخچه استخدامي او برعليه وي اقامه دعوي شده است، اگر غير ممكن نباشد بسيار مشكل خواهد بود . حتي اگر كارفرمايان سابق متقاضي اطلاعات ارائه شده را به تاريخ شروع و پايان كار وي محدود كند باز اين خود ارزشمند خواهد بود.
هدف اوليه اين است كه مکانهايي كه فرد متقاضي در 5 تا 7 ساله گذشته كار مي كرده بررسی و مطمئن شود كه هيچ گونه ابهامي در اين فرایند وجود ندارد، با آگاهی از اينكه متقاضي سابقا در كجاها  كار مي كرده امكان اينكه او در اين دوران در بازداشت بوده ويا عمل جنايي انجام داده است را كاهش مي دهد .
اين كار كمك شاياني در خصوص چگونگي سوابق كيفري فرد به كارفرما مي كند زيرا چنين امكاني جهت بررسي سوابق كيفري متقاضي براي بسياري از كارفرمايان وجود ندارد. كارفرمايان تنها مي توانند سوابق كيفري فرد را از طريق دادگاههاي ويژه و اختصاصي بدست آورند، در حالي كه بيش از 10000 دادگاه ويژه و اختصاصي در آمريكا وجود دارد. اين مهم است كه كارفرما بداند مراحل بررسی و تحقیق را از کجا آغاز و عمل نماید .
البته وجود استخدام دائم فرد در سالهاي گذشته دليلي بر فقدان سابقه كيفري وي نخواهد بود . بعضي از قضاوتها اجازه  مي دهد كه حكم زندان براي فرد در پايان هفته اجرا گردد و يا از طريق يك برنامه بلند مدت اين كار صورت گرفته ودر ساعات كاري آزاد باشند . بهر صورت زمانيكه اين كار بهمراه ديگر اقدامات انجام پذيرد قسمت مهمي از برنامه گزينشي را در بر مي گيرد .
8ـ بدست آوردن ليستي از آدرسهاي سابق متقاضي . قدم مهم ديگر اين است كه ليستي از تمامي  آدرسهاي فرد در طي هفت سال گذشته بعلاوه  زمانهاي تقريبي آن تهيه گردد . اين كار نه تنها باعث مي شود كه متقاضي به جديت شركت در امر گزينش پي ببرد، بلكه به كارفرما در خصوص اينكه كدام دادگاه صلاحيت دارد تا در مورد سوابق كيفري فرد از آن تحقيق بعمل آورد، كمك ميكند .
9ـ اضافه نمودن گزينشهاي آینده در موافقتنامه . هر فرم مراجعه به رضايتنامه مي بايست شامل زباني گردد كه بوسيله آن تحقيقات و بررسي ها در خصوص سوابق وی، در آينده، جهت دستيابي به اهداف ، ارتقاء يا ارزيابي دوباره فرد اجازه داده مي شود، مگر اينكه بنحو ديگري اين كار باطل و فسخ نشده باشد . اين كار سه هدف مهم را دنبال خواهد نمود: اولاً باعث تقويت اين ذهنيت می گردد كه كارفرما در نگهداري و حفظ يك محيط سالم كاري جدي است و يك كارمند در آينده نيز زير نظر خواهد بود . ثانياً اين كار تحقيقات آينده جهت دزدي ، آشوب ، اذيت و آزار و يا ساير مشكلات را هموار خواهد ساخت و سرانجام اينكه زبان بدليل قانون جديد استخدامي مهم و حياتي مي باشد. البته اين قانون دولت فدرال است كه بر گزينش قبل از استخدام بوسيله آژانسهاي خارجي تأكيد دارد . چنين كاري باعث مي شود تا كارفرما بتواند در آينده از سرويسهاي خارجي جهت هدايت و رهبري بررسي ها و تحقيقات آتی در صورت بوجود آمدن مسائل محيط كار، استفاده نمايند .
علاوه بر اين 9 اقدام ؛ كارفرما مي بايست بررسي هاي اضافي جهت انجام صحيح برنامه را به انجام رساند. مهمترين آنها تحقيقات دادگاهي جهت بررسي سوابق كيفري است . اينها تحقيقات و بررسي هاي ديگري است كه مي تواند علاوه بر موارد ذكر شده صورت پذيرد . بهر جهت چنين قدمهايي كه مي بايست قبل از استخدام فرد برداشته شود بشدت مؤثر بودن يك برنامه گزينشي را افزايش خواهد داد . اين اقدامات مي تواند اين مزيت را داشته باشد كه در ارتقاء سلامتي محل كار با هزينه هاي كمي، مؤثر واقع گردد . با وارد كردن هر كسي در فرایند استخدامي  مذكور سازمانها مي توانند برنامه هاي گزينشي خود را بشدت بهبود بخشند .

« نمونه‌ها »
چند مؤسسه و شركت كه به دليل اهميت گزينش قبل از استخدام و برآوردهايي در زمينه سود و زيان، بررسي‌هاي مختلف را پيش از جذب كاركنان به عمل آورند.
الف ـ مؤسسه بين‌المللي جك. اِل هايس
«سيزدهمين گزارش سرقت خُرد خُرد ساليانه در سال 2001»
براي ارزيابي بيشتر در خصوص میزان سرقت كاركنان، مؤسسه بين‌المللي هايس به صورت اتفاقي، 000/20 آزمون موثق را پيش از استخدام از طريق پرسش‌‌نامه‌هاي ارزيابي متقاضي تحليل نمود تا عملكرد متقاضيان كار در سال 2000 را در سطح ملي برآورد نمايد.از بين 000/20 متقاضي كار، با توجه به معيار پذيرش اشتباهات رفتاري، 10859 نفر (3/54%) با عنوان «با خطر پايين» و 5108 نفر (5/25%) با عنوان «با خطر بالا» طبقه‌بندي شدند. در هنگام مقايسه اعترافات متقاضيان «با خطر بالا» و متقاضيان «با خطر پايين» اين نكته آشكار مي‌شود كه چرا به برخي از متقاضيان به عنوان مخاطره استخدامي، نگريسته مي‌شود. براي مثال، فقره‌هاي متعددي از پرسش‌نامه‌هاي ارزيابي متقاضيان و درصد اعتراف متقاضيان «با خطر بالا» و «با خطر پايين» در زير فهرست شده است.
باخطر بالا  – با خطر پايين من با همكاراني كه به دزدي كالا از شركت اعتراف كرده‌اند به صورت متناوب همكاري داشته‌ام   4/25%   9/6%
من فرد مورد اعتماد نيستم و ممكن است اقدام به دزدي يا تقلب نمايم.    1/13%    7/1%
ممكن است من به دزدي از كارفرمايم وسوسه شوم.  30%     2/8%
ممكن است من به دوستانم در سرقت از شركت كمك كنم.  6/19%        9/1%
من طي 3 سال گذشته پول دزديده‌ام. 1/17%    5/4%
من طي 3 سال گذشته كالا دزديده‌ام.  2/12%    5/3%
ممكن است در آينده من مواد مخدر غيرقانوني / ماريجوانا استعمال كنم.    5/24%     7/5%
من در گذشته ماريجوانا مواد مخدر غيرقانوني فروخته‌ام.            8/3%          7/0%
اعتراف به دزدي در گذشته در گروه 5108 نفري متقاضيان «با خطر بالا» به مجموع 420/188 دلار يا 89/36 دلار براي هر متقاضي مي‌رسد در حالي كه اعتراف گروه 10859 نفري متقاضيان «با خطر پايين» به مجموع 160/50 دلار يا 62/4 دلار براي هر متقاضي مي‌رسد. به طور كلي برآورد مي‌شود كه ميزان صحيح پول و كالاي دزديده شده، برابر رقم اعترافي است. از اين رو براساس اعترافات، متقاضيان «با خطر بالا» به طور متوسط مسئول سرقت 87/368 دلار و متقاضيان «با خطر پايين » به طور متوسط مسئول سرقت 19/46 دلار هستند.
ب ـ شركت ديوگنس
گزينش استخدامي
بر اثر سرقت، جابجايي نيروي انساني، هزينه‌هاي آموزش، ادعاهاي تقلبي بيمه، استعمال نامناسب الكل و مواد مخدر و سهل‌انگاري در روند استخدام، ساليانه ميلياردها دلار تلف مي‌شود.
آيا مي‌دانيد كه:
·        دزدي در محل كار سالانه 15 ميليارد دلار براي كارفرمايان هزينه ايجاد مي‌كند و حدود 30% شكست‌هاي تجاري ناشي از سرقت كاركنان است.
·        ساليانه دو ميليون نفر در خشونت‌هاي محل كار صدمه مي‌بينند كه بيش از هزار نفر از آنها كشته مي‌شوند.
·        يك استخدام ناموفق كه منجر به خروج فرد طي شش ماه مي‌شود، بر اثر مزاياي پايان خدمت، آگهي استخدام، مصاحبه، هزينه‌هاي آموزش، از دست دادن نيروي توليد، حدود 40 هزار دلار هزينه همراه دارد.
·        در سال 2000، سرقت اطلاعات حساس، تنها براي 186 سازمان، 151 ميليون دلار هزينه داشت.
حيف و ميل متوسط هر كارمند بيش از 125 هزار دلار است.
·        سي و سه درصد از برگه‌هاي درخواست استخدام و خلاصه سوابق مشتمل بر اطلاعات غلط هستند.
·        تقریبا در هر ایالتی یک مورد سهل انگاری در استخدام مي‌توان يافت كه در آن كارفرما مسئول بررسي پيشينه و معرف‌هاي متقاضي است و به صورت مالي و كيفري مي‌توان وي را مسئول اقدامات كارمند شناسايي كرد.
حق استخدام، اولين و بهترين دفاع سازمان در برابر بلاياي بالقوه و سوء استفاده‌هاي تجاري است. اين نكته كاملاً پذيرفته شده است كه گزينش مناسب پيش از استخدام در مبارزه با هزينه‌ها و مضرات ارزشمند است. عليرغم اين اكثر شركت‌ها پرسنل، منابع يا مهارت‌هاي ضروري براي ايفاي مناسب اين وظيفه را در اختيار ندارند. شركت ديو گنس مي‌تواند به شركت‌ها كمك نمايد تا روند گزينش متقاضيان را به پيش ببرند.
ج ـ مدرسه ناحيه هميلتون ـ ونتورث كانادا
گزينش پيش از استخدام
سياست انجمن:
سياست اعضاي هيأت علمي مدرسه ناحيه هميلتون – ونتورث براي تضمين اين موضوع است كه همه كارمندان پيش از استخدام و در آغاز كار، مورد گزينش قرار خواهند گرفت.
اصول:
انجمن مورد اعتماد دانشجويان، كارمندان و اعضاي داوطلب هستند. هيأت علمي براي تأمين يك فضاي آموزشي امن، گام‌هاي منطقي برخواهد داشت.
مسئوليت:
مسئوليت اين گزينش برعهده سرپرست آموزشي، سرپرست بخش مالي و خزانه‌داري، سرپرست بخش برنامه‌ريزي، سرپرست خدمات آموزشي و مدير آموزش است.

چگونگي انجام كار يا رويه اقدام
تعريف كارمند:
الف ـ كارمند كسي است كه براي انجام يك سري خدمات، به صورت تمام وقت يا پاره‌وقت در يك دوره زماني مشخص يا نامعين با هيأت علمي مدرسه ناحيه هميلتون – ونتورث توافق مي‌كند. به چنين شخصي دستمزد يا اجرت داده مي‌شود، و از اين پرداخت مقاديري بابت طرح بازنشستگي كانادا، ماليات بر درآمد، و بيمه كار كم مي‌شود.
ب ـ افرادي كه از استخدام هيأت علمي كناره گرفته‌اند يا در وضعيت استخدام يك ساله هستند از روندهاي مندرج در اين سياست مستثني هستند.
1- براي تكميل بخشي از روند پيش از استخدام، موارد زير مورد نياز است:
الف) مراجعه به معرف‌ها
ب) گواهي سلامتي
ج) آزمايش بيماري سل
د) آموزش WHMIS
ه‍‌) كمترل سوابق پليسي
ي) مدارك مناسب مورد نياز
2- همه هزينه‌هاي گزينش پيش از استخدامي، بايد توسط متقاضي كار پرداخت شود.
3- پيش از پيشنهاد استخدام، ناظر بايد قسمت ج فرم گزينش پيش از استخدام را تكميل نمايد.
4- پيش از شروع به كار، اداره منابع انساني بايستي قسمت‌هاي تكميل شده د و ه‍ فرم گزينش پيش از استخدام را ارزيابي نمايد.
1/4- گواهي سلامتي
متقاضي كار بايد گواهي سلامتي (تهيه شده طي 3 ماه اخير) را كه نشان‌دهنده سلامتي شخص است تسليم نمايد. متقاضي كار بايد قادر به اجراي وظايف اساسي شغلي خود باشد.
2/4- آزمايش بيماري سل
همه متقاضيان كار بايد گواهي تأييد آزمايش بيماري سل (مرحله 1) را كه ظرف 12 ماه اخير تهيه شده تسليم نمايند.
3/4- آموزش WHMIS*
طبق قسمت‌هاي (3)، (2)، (1) 42 قانون بهداشت و ايمني شغلي، همه كارمندان جديد بايد آزمون WHMIS را پشت سر گذارند و پيش از آغاز به كار، مداركي دال بر گذراندن اين دوره‌ها را ارائه دهند. كارمندان جديدي كه طي دوازده ماه گذشته آموزش WHMIS را گذرانده‌اند، بايستي مدارك مكتوب ارائه دهند.
4/4- كنترل سوابق پليسي
1/4/4- انجمن، تحت شرايط مندرج در بند 3/4/4، افرادي را كه داراي سابقه حكم كيفري توجيه‌ناپذير هستند، به استخدام در نخواهد آورد. جرايم زير به خصوص اعتبار و حسن شهرت دانشجويان، كارمندان، و داوطلبان عضويت در انجمن را خدشه‌دار مي‌سازد:
(الف) هر گونه آزار جنسي طبق آيين‌نامه كيفري؛
(ب) هر گونه نقض قانون مواد و داروهاي كنترل شده؛
(ج) هر گونه جرايم كيفري از جمله جرايم كوچك؛
(د) جرايم خشونت‌آميز كه با قيد عدم محدوديت عبارتند از تهديد، ضرب و جرح، مالكيت، استفاده يا پنهان كردن اسلحه يا ابزارهايي شبيه اسلحه؛
(ه‍‌) اشاعه ادبيات تنفر يا تحريك به تنفر؛
(و) تملك، توزيع يا فروش هر چيز خشونت‌آميز يا مستهجن؛
(ي) هر گونه جرائم ديگر به ويژه جرائم مرتبط شغلي،
2/4/4- در حالي كه محكوميت به هر يك از جرائم فوق‌الذكر و شرايط طبيعي مانع از استخدام شود انجمن، اصل جبران مافات را مورد احترام قرار مي‌دهد و از اين رو بعد از ارزيابي كامل شخص بر اساس عوامل ذيل، احتمالاً شخص را به استخدام درمي‌آورد:
(الف) وظايف و مسئوليت‌هاي ويژه موقعيت شغلي مورد نظر و ارتباط سوابق پليسي، اتهامات كيفري و محكوميت‌هاي مرتبط با آن موقعيت شغلي؛
(ب) مدت زمان طي شده از هنگام سابقه كيفري؛
(ج) اقداماتي كه در جهت جبران مافات اتخاذ شده است؛
(د) مخاطره براي امنيت و سلامت دانشجويان، كارمندان، داوطلبان و دارايي‌هاي انجمن؛
3/4/4- اداره منابع انساني، سوابق پليسي را بررسي خواهد كرد. در مواردي كه دغدغه‌هايي وجود داشته باشد، اطلاعات توسط يك مأمور ناظر ارزيابي خواهد شد. قبل از ارائه پيشنهاد استخدام، جلسه‌اي با حضور متقاضي كار و مأمور ناظر مربوطه برگزار خواهد شد.
مراجع و منابع قانون‌گذاري
منشور حقوق و آزادي‌هاي كانادا
آيين‌نامه كيفري
آيين‌نامه حقوق بشري «اونتاريو»
قانون خدمات پليسي
قانون خدمات فرزند و خانواده
قانون متخلفان جوان
قانون مدني آزادي اطلاعات و حمايت از حريم خصوصي
قانون تحصيلات
يادداشت‌نامه سياست/ برنامه شماره77
قانون بهداشت و ايمني شغلي
پيوست يك: انجمن مدرسه ناحيه هميلتون – ونتورث
اطلاعات گزينش پيش از استخدام
1- بر مبناي سياست انجمن همه متقاضيان استخدام در روند گزينش پيش از استخدامي شركت مي‌كنند. اگر فردي در اين روند شركت نكند، درخواست استخدام وي مورد ملاحظات بعدي قرار نمي‌گيرد.
2-طي مصاحبه، ناظر بايد اطمينان حاصل كند كه متقاضي بخش‌هاي الف و ب فرم گزينش پيش از استخدام را تكميل نموده است. ناظر بايد معرف‌ها را كنترل نمايد و بخش «ج» از فرم گزينش پيش از استخدام را تكميل نمايد.
به دنبال تكميل بخش‌هاي «الف»، «ب»، «ج»، فرم گزينش پيش از استخدام بلافاصله به اداره منابع انساني تحويل داده خواهد شد.
3- متقاضي پيشنهاد شده بايستي تأييد به سوابق پليسي از اداره منطقه‌اي هميلتون – ونتورث را تحويل دهد.
تأييديه سوابق پليسي بايد يه صورت محرمانه توسط اداره منابع انساني دريافت، بررسي، و حفظ شود.
4- همه هزينه‌هاي گزينش پيش از استخدام توسط متقاضي استخدام پرداخت مي‌شود.
5- همه درخواست‌هاي استخدامي به دنبال تكميل مطلوب مستلزمات مذكور در اين سند و فرم گزينش پيش ار استخدام، مشروط خواهند بود.

سياست و آئين گزينش پيش از استخدام
در دانشگاه كاليفرنياي جنوبي
1- هدف :
هدف از اين سياست تضمين اين امر است كه صلاحيتها و پيشينه كاري داوطلبان قبل از شروع به كار مورد بررسي و ارزيابي قرار گيرد.
2- قابل اعمال به :
اين سياست براي تمامي داوطلبان پستهاي تبليغ شده ( كه شامل كاركنان فعلي دانشگاه نيز مي شود) اعمال مي گردد.
3- سياست دانشگاه:
سياست دانشگاه اين است كه تمامي اقدامات احتياطي براي گزينش و استخدام بهترين داوطلب براي همه پستها صورت گرفته است . هدف اين سياست تضمين حمايت از سرمايه هاي سازماني – كه شامل منابع انساني نيز هست – مي باشد كه نتيجه اين امر حفظ امنيت محيط كاري بوده و بخشهاي استخدام كننده براي تصميم گيري استخدامي براساس ارزيابي جامع از داوطلبان مجهز خواهند شد.
بنابراين، تمامي داوطلبان استخدام ملزم به گذراندن فرايند گزينش قبل از استخدام خواهند شد.
4- آئين و مقررات:
گزينش پيش از استخدام براي هر داوطلب شامل مراحل زير مي شود :
نوع ارزيابي                        مقام مسئول
كنترل معرف ها                           بخش استخدام
تائيد هويت فردي از طريق شماره امنيت اجتماعي و تحقيق در مورد سوابق جنايي در سطح فدرال،ايالت ومنطقه نيزاز طريق بخش خدمات استخدامي كارکنان صورت مي گيرد.
ساير موارد گزينشي پيش از استخدام از جمله تائيد گواهينامه ها و مدارك، بر اساس نياز دستگاه، توسط خود واحد استخدام كننده صورت خواهد گرفت. بخشهاي امنيت عمومي و مراقبت از اطفال، مسئوليت دارند تا بررسي جامع پيشينه را براي مشاغل مرتبط، به نحو احسن انجام دهند.
قبل از استخدام داوطلب، واحد استخدام كننده موظف است تا از داوطلب مجوز امضا شده براي افشاي اطلاعات، قبل از انجام هر يك از انواع ارزيابي را بگيرد. هر اقدام ارزيابي ضروري، تنها پس از تحويل اين فرم به بخش خدمات استخدام كاركنان، صورت خواهد گرفت.
بخش خدمات استخدامي كاركنان علاوه بر هماهنگي امور گزينش قبل از استخدام مربوط به سوابق محكوميتهاي جنايي ، مسئوليت توزيع نتايج ارزيابي را به بخشهاي ذي صلاح  دارد. هرگونه سئوال در ارتباط با نتايج گزينش و يا صلاحيت داوطلب براي استخدام بايد به بخش خدمات استخدام كاركنان ارجاع شود. بدليل محرمانه بودن فرايند، دلايل عدم صلاحيت به ادارات يا دپارتمانها ارائه نخواهد شد.تنها زمانيكه بخشهاي استخدام كننده كتبا اطلاع يافتند كه داوطلبان نهايي، فرايند گزينش قبل از استخدام را با موفقيت گذرانده اند ، مديران مي توانند از داوطلب جهت كار دعوت بعمل آورند. حتي اگر  يك پيشنهاد استخدام، قبل از اينكه گزينش قبل از استخدام انجام شود، صورت گيرد، آن پيشنهاد كاري بايد پس گرفته شود. بخش خدمات استخدامي كاركنان مسئوليت تضمين انجام موفقيت آميز و كامل گزينش پيش از استخدام را دارد.
5- عدم شايستگي براي استخدام
وجود شواهدي مبني بر اينكه يك داوطلب در يكي از موارد زير محكوم شده است يا در طول 7 سال گذشته تلاش براي اقدام هر يك از اعمال زير را داشته است ، مي تواند براي استخدام نشدن در دانشگاه و عدم صلاحيت داوطلب كافي باشد. اين فهرست كامل نبوده و تنها نمايانگر برخي از انواع جرائم است كه مي تواند  داوطلب را از ادامه فرايند بررسي و استخدام در دانشگاه باز دارد. البته دانشگاه اين فهرست را بر اساس نيازهاي شغلي  كه مي تواند موجب عدم صلاحيت فرد شود، تغيير داده و به مرور زمان، بروز مي نمايد. شايان ذكر است تمامي محكوميتهاي در سطح منطقه، ايالت و فدرال در تصميم گيري استخدامي دخيل مي باشد.
هر داوطلب نهايي كه اطلاعات نادرست يا گمراه كننده اي را در ارتباط با هويت ، محكوميت ها، تحصيلات، و مدارك و گواهي نامه ها ، در فرم درخواست خود ارائه نمايد، واجد شرايط لازم براي استخدام تشخيص داده نخواهد شد. كارمندان داخل سازمان نيز كه براي ارتقاء شغلي چنين اطلاعات غلطي را ارائه دهند، اخراج خواهند شد.

انواع جرائم
جرائم مرتبط با امور مالي يا اموال
1-  دزدي
2-  جعل اسناد
3- اخاذي
4- سرقت از بانك
5- دستبرد
6- اختلاس
7- ورود به اماكن جهت دزدي
8- تظاهر
9- وصول اموال مسروقه
10- ارائه اسناد جعلي

جرائم مربوط به قتل
1. ترور
2. اقدام به ترور
3. قتل نفس عامدانه
4. قتل نفس غير ارادي
5. ترور حين بزه

جرائم مرتبط با فساد اخلاقي
1. گواهي دروغ و نقض عهد
2. اغواء
3. رشوه دادن و رشوه خواري
4. هرزگي
5.  هرزگي نسبت به كودكان
6.  جرائمي كه مرتبط با قاچاق مواد مخدر و يا مصرف آن است
7. فحشاء
8. جرائمي كه در ارتباط با نقض حقوق مهاجران است
9.  دو زن داري
10.  مشروب فروشي به كودكان
11.  سوء رفتار ( تخريب عامدانه اموال ديگران)
12.  رانندگي در هنگام مستي و يا مصرف مواد مخدر
13.  رانندگي بي ملاحظه و يا خطرناك

جرائمي كه شامل خشونت مي باشد
1. تجاوز
2. حمله به مقدسات
3. تجاوز با سلاح يا تمايل براي هتك ناموس
4. ضرب و شتم
5.  ايجاد حريق عمدي
6. بچه دزدي
7.  حبس غلابي
8. دزدي

جرائمي كه يك ماهيت جنسي را دارد.
1. هتك ناموس
2.  تجاوز قانوني
3. زناي با محارم
4. آزار جنسي

ساير جرائم :
1. توطئه
2. شركات در جرائم فوق

« نظام شايسته‌سالاري »
با تعريف روشن از جنبه‌هاي مختلف مشاغل و شناسايي متصديان مناسب و منطبق با ويژگي هر شغل در اولين گام گزينش، ضرورت انجام آن قبل از استخدام بنا به فوايد و مزيت‌هاي بسيار، روند جذب كاركنان را به انتخاب شايسته‌ترين افراد سوق مي‌دهد تا با بكارگيري اين دسته از متقاضيان در سيستم‌هاي دولتي و غيردولتي شاهد شكوفايي اقتصاد و دستيابي به اهداف سازمان‌ها و شركت‌ها باشيم.

اصول نظام شايستگي
اصول نظام شايستگي، انتظارات عمومي از نظامي است كه كارآمد، مؤثر، عادلانه، آزاد به روي همه و رها از مداخلات سياسي است و پرسنل آن، درستكار، شايسته و فداكار هستند. همچنان كه تجربيات دولت فدرال در مديريت منابع انساني رو به تحول است (تمركززدايي، رفع نظارت كردن، تفويض اختيار و غيره)، اهميت اين مسأله روز به روز بيشتر مي‌شود كه مديران و ناظران از اصول نظام شايستگي در تصميم‌گيري‌هايشان بهره ببرند.

اصول نظام شايستگي عبارتند از:
1- استخدام افراد واجد شرايط از همه بخش‌هاي جامعه و انتخاب و ارتقاي كارمندان براساس شايستگي، اين روند بعد از رقابت آزاد و منصفانه‌اي صورت مي‌گيرد كه در آن فرصت‌هاي برابر براي همه تضمين مي‌شود.
2- برخورد برابر و منصفانه با متقاضيان و كارمندان، بدون در نظر گرفتن وابستگي سياسي، نژاد، رنگ، مذهب، اصالت ملي، جنسيت، وضعيت تأهل، سن، شرايط معلوليت و با در نظر داشتن تناسب محيط خصوصي و حقوق اساسي آنها است.
3- پرداخت برابر براي كار برابر قدرداني از عملكردهاي عالي.
4- رعايت استانداردهاي بالاي همبستگي، مديريت، و توجه به منافع عمومي.
5- مديريت كارآمد و مؤثر كارمندان.
6- انتخاب كارمندان بر اساس عملكردشان.
7- آموزش و تعليم كارمندان به منظور بهبود عملكرد فردي و سازماني.
8- حمايت از كارمندان در برابر اقدامات آنان، تبعيض فردي يا اجبار در جهت اهداف سياسي و حزبي.
9- حمايت از كارمندان در برابر انتقام‌جويي از افشاي قانون اطلاعات (به عنوان مثال، حمايت از افرادي كه مواردي چون فعاليت‌هاي غيرقانوني يا اتلاف‌جويانه را گزارش مي‌دهند.)

گزينش شايسته‌سالارانه
در بخشهای دولتی منطقه شمالی استرالیا ( Northern Territory )
دي. جي. هاوكس
كميسيونر استخدام بخشهای عمومي
مارس 2000
به نظر من گزينش كاركنان مهم‌ترين كاركردي است كه توسط ناظرين و مديران به انجام مي‌رسد. رمز موفقيت در واحد، شعبه، بخش يا كل سطح سازمان داشتن كاركنان و پرسنل مناسب در انجام كار مي‌باشد. اگر آنها به درستي انتخاب شوند، تأثير مثبتي خواهند داشت. اگر به اشتباه انتخاب شوند كل عملكرد واحد كار و سازمان در معرض خطر قرار خواهد گرفت.
نياز نيست كه فرايند گزينش بار سنگيني بر دوش كسي تحميل سازد. طي سال‌هاي اخير ما اجازه داده‌ايم كه اين امر به يك كار پيچيده و بسيار وقت‌گير تبديل شده و بي‌اندازه نگران اين فرايند شده‌ايم.
نوشته حاضر مجموعه‌اي از دستورالعمل‌ها و اصولي است كه جهت كمك به مديران و ناظرين براي سهولت و دقت در فرايند گزينش طراحي شده است. اين نشريه رويكردهاي علمي و منطقي نسبت به گزينش ارائه نموده و به نتايج ارزشمندي نايل مي‌آيد.
كاربرد موفقيت‌آميز اين راهنما رمز موفقيت سازمان شماست. من از شما مي‌خواهم كه آن را به دقت خوانده و اصول و مطالب آن را با تأمل وتعمق به كار بنديد.

گزينش بر اساس شايستگي
در بخش های دولتی قلمرو شمالي (NTPS)، گزينش بر پايه اصل شايستگي استوار است.

شايستگي چيست؟
شايستگي در قانون مديريت و استخدام بخش های دولتی* به عنوان توانايي شخص در انجام وظايف خاص با در نظر گرفتن دانش، مهارت، صلاحيت و تجربه شخص وامكان رشد وپيشرفت آتي وي در استخدام در بخش عمومي تعريف مي‌شود.

شايستگي چگونه ارزيابي مي‌شود؟
شايستگي به وسيله يك فرايند ارزيابي منصفانه و شفاف مبتني بر اصول عنوان شده شامل شايستگي، عدل طبيعي**، مديريت و هدايت منابع انساني تعيين مي‌شود.
اين قبيل اصول راهنما، در قانون مديريت و استخدام بخش عمومي و مقررات و دستورالعمل‌هاي استخدامي آن موجود هستند.
فرايند ارزيابي جهت انطباق شرايط پست خالي و محيط تجاري كه در آن عمل مي‌كند بوده و در اكثر موارد توسط يك پانل*** انجام مي‌گيرد.
اين پانل، مسئول به انجام رساندن يك فرايند ارزيابي است که ارزشمندترين نتيجه را تضمين نموده و در برابر نقد و بررسي‌هاي دقيق و موشكافانه ايستادگي كند.

فرايند ارزيابي شايستگي عموماً مراحل زير را در بر مي‌گيرد:
·  متقاضيان با ملحوظ داشتن مسئوليت‌هاي كار شواهد و مدارك مكتوبي از صلاحيت، مهارت، دانش و تجربه خود را ارائه مي‌كنند تا ادعاهاي آنان را در رابطه با معيارهاي گزينشي در نظر گرفته شده در توصيف آن شغل، تأييد نمايند.
·  پانل تقاضانامه‌ها را بررسي نموده و تا آنجا كه براي به عمل آوردن يك ارزيابي آگاهانه لازم است، به جمع‌آوري اطلاعات بيشتري مي‌پردازد.
·  زماني كه پانل اطلاعات كافي را جمع‌آوري كرد، آنگاه به ارزيابي شواهد مي‌پردازد تا تعيين نمايد كه چه كسي به نظر آنها بيشترين توانايي در انجام كار را احراز نموده است.

پانل مشورتي گزينش

چرا بايد پانل داشت؟
فرايند ارزيابي شايستگي در (بخشهای دولتی منطقه شمالی استرالیا) معمولاً توسط يك پانل، متمايز از يك شخص، انجام مي‌گيرد.
اين روش مزايايي به همراه دارد كه از بينش‌ها، مشاهدات و تجربيات گوناگون و متنوع اعضاء پانل ناشي مي‌شود.

نقش پانل
پانل مشورتي گزينش، مسئول ارزيابي شايستگي متقاضيان و ارائه پيشنهاد به مدير اجرايي يا نماينده آن مي‌باشد. هر يك از اعضاي پانل به طور برابر و يكسان مسئول تضمين محرمانگي، بي‌طرفي، انصاف و بهنگامي در فرايند ارزيابي شايستگي هستند.
به منظور ارزيابي و ارائه توصيه و پيشنهاد، پانل بايد اطلاعات كافي درباره شايستگي هر يك از متقاضيان را كسب نمايد.

تركيب و مهارت‌هاي يك پانل
يك پانل معمولاً متشكل از سه نفر يا تعداد بيشتری است كه:
·        استلزامات كار و شغل مورد نظر را درك مي‌كنند.
·        مهارت‌هاي لازم جهت به عمل آوردن ارزيابي را دارا هستند.
·        تنوع و گونه‌گوني نيروي كار بخشهای دولتی منطقه شمالی استرالیا يا جمعيت كلي آن را منعكس مي‌سازند.
·        هيچ گونه تضاد و علايق، چه به صورت ظاهري و چه واقعي، ناشي از فرآيند گزينش ندارند.
·        با فرايند گزينش شايستگي بخشهای دولتی منطقه شمالی استرالیا يا هر گونه راهبردهاي گزينشي مختص به سازمان آشنا هستند.
·        اصول فرصت شغلي برابر و عدل طبيعي را درك مي‌كنند.
·        داراي يك رئيس مجرب هستند.
معمولاً اكثر اعضاي پانل، كارمندان بخشهای دولتی منطقه شمالی استرالیا بوده و حداقل يك عضو پانل از حوزه تجاري مربوطه مي‌باشد. بهتر است كه پانل به لحاظ جنسي مختلط باشد. در برخي شرايط، گنجاندن يك عضو پانل از يك پيشينه فرهنگي خاص مربوط به استلزامات با متقاضيان كار مي‌تواند مطلوب واقع گردد.
پانل همچنين مي‌تواند شامل افرادي باشد كه از كارمندان NTPS نبوده، اما دانش، تجربه يا كارشناسي در حوزه كاري مربوط به شغل مورد نظر را دارا باشند.

محرمانگي
اعضاي پانل مي‌بايست در طول فرايند ارزيابي، محرمانگي را حفظ كنند. بحث و گفتگو درباره مذاكرات و تأملات پانل با هر كسي به جز اعضاي پانل ناپسند و نكوهيده است.
ارزيابي متقاضيان براي فهرست كردن منتخبين
فهرست كردن منتخبين چيست؟
فهرست كردن منتخبين يك فرايند، طبقه‌بندي جهت شناسايي آن دسته از متقاضياني است كه بررسي بيشتري را ايجاب مي‌كنند. اين فرايند، ارزيابي سيستماتيكي از نقاط قوت ادعاهاي متقاضيان نسبت به معيارهاي گزينشي مي‌باشد.

بررسي بازآرايي شوندگان*
بازآرايي شونده كارمندي است كه توسط مدير اجرايي به طور بالقوه مازاد بر نياز و استلزامات يك سازمان ، اعلام مي‌شود.
بازآرايي شوندگان بايد براي پست خالي مورد بررسي قبلي، در مرحله فهرست كردن منتخبين قرار گيرند. توانايي بازآرايي شوندگان در انجام كار با يك دوره معقول از آموزش، مورد ارزيابي قرار مي‌گيرند.
در صورتي كه بيش از يك متقاضي بازآرايي شونده باشد، اصل شايستگي ميان آن دسته از متقاضيان بكار برده مي‌شود.
چنانچه پانل، بازآرايي شونده را توصيه ننمايند قبل از هر گونه اقدامي يك گزارش گزينشي بايد توسط كميسيونر استخدام عمومي، تأييد و تصويب گردد.

متقاضيان چگونه در فهرست منتخبين قرار مي‌گيرند؟
روش‌هاي مورد استفاده براي فهرست كردن منتخبين مي‌تواند به تعداد تقاضانامه‌هاي دريافت شده بستگي داشته باشد.
عموماً فهرست كردن منتخبين مبتني بر اطلاعات مكتوبي است كه توسط متقاضي ارائه مي‌گردد اما مي‌تواند شامل برقراري تماس با معرفين يا ديگر اشكال ارزيابي باشد.
دلايل فهرست نكردن منتخبين عبارتند از:
·        متقاضي واجد يك يا تعداد بيشتري از معيارهاي اساسي گزينش نيست.
·        متقاضي واجد معيارهاي گزينشي است اما نه به اندازه ديگر متقاضيان.
·        تصميمات مربوط به فهرست كردن منتخبين توسط پانل در گزارش گزينش مستند مي‌شود.

مصاحبه
هدف از مصاحبه براي پانل، بررسي ادعاي متقاضي در برابر گزينشي جهت كسب اطلاعات بيشتر به منظور بررسي در ارزيابي آنها مي‌باشد. مصاحبه تنها يكي از روش‌هاي ارزيابي است كه مي‌تواند بخشي از كل فرايند ارزيابي را تشكيل دهد و پانل نبايد بيش از اندازه به عملكرد متقاضي در مصاحبه تكيه كند.پانل معمولاً از متقاضيان مندرج در فهرست منتخبين مصاحبه كرده و مي‌تواند از اشكال و صورت‌هاي ديگر ارزيابي استفاده كند. دلايل مصاحبه كردن يا مصاحبه نكردن در گزارش گزينش مستند مي‌گردد.
مراحل فرايند مصاحبه : يك فرايند ساختمند شامل مراحل برنامه‌ريزي، مصاحبه، بحث و مذاكره پس از مصاحبه است.برنامه‌ريزي به پانل اجازه مي‌دهد تا جهت كسب مفيدترين و مربوط‌ترين اطلاعات از طريق فرايند مصاحبه، تمهيدات لازم را به عمل آورد. مرحله برنامه‌ريزي شامل زمان‌بندي و ارائه پيش آگهي به متقاضيان درباره زمان، مكان و هر گونه استلزامات خاص مصاحبه مي‌باشد.طي اين مرحله سؤالات و ديگر مطالب مربوط فراهم شده و پانل حساسيت‌هاي فرهنگي و هر گونه نيازهاي خاصي را كه توسط متقاضيان شناسايي گردد، مورد بررسي قرار مي‌دهد.مصاحبه، پانل را قادر مي‌سازد تا رابطه نزديكي با متقاضي برقرار سازد و مسير و خط سؤالات مربوط به استلزامات كار و معيارهاي گزينشي را دنبال نمايد، پاسخ‌ها را دقيقاً بررسي نموده و به متقاضي اجازه دهد تا سؤالات خود را مطرح سازد.بحث پس از مصاحبه براي پانل فرصتي فراهم مي‌سازد تا به بحث و تبادل نظر درباره اطلاعات ارائه شده از سوي متقاضيان بپردازد و معين نمايد كه به شفاف‌سازي يا حصول چه نوع اطلاعاتي نياز است و چرا.ديگر روش‌هاي ارزيابيدر جمع‌آوري اطلاعات براي بررسي شايستگي و صلاحيت متقاضيان در انجام كار، لحاظ كردن ديگر روش‌هاي ارزيابي مي‌تواند براي پانل مناسب و سودمند واقع گردد.به هنگام بررسي روش‌هاي ديگر ارزيابي، پانل بايد هدف از ارزيابي، ارزش بكارگيري ارزيابي و موارد مربوط به ارزيابي كه در ذيل به آنها اشاره مي‌شود را درك نمايند:
موثق بودن و اعتبار
كارآمدي زماني و هزينه
تناسب فرهنگي
انصاف (شامل برآورده ساختن هرگونه نيازهاي خاص متقاضيان)
ربط داشتن به معيارهاي گزينشي
همچنين براي برخي از آزمون‌ها اين استلزام وجود دارد كه توسط افردا مجرب و واجد شرايط انجام گيرد.
برخي از روش‌هاي ارزيابي
مطالعات موردي – مقدار زمان معيني در اختيار متقاضيان گذاشته مي‌شود تا پاسخي كتبي يا شفاهي نسبت به يك موقعيت فرضي خاص مربوط به كار ارائه نمايند.
ايفاي نقش – از متقاضيان خواسته مي‌شود تا در يك تمرين ايفاي نقش مربوط به كار شركت نمايند.
نمونه كار و گزارش – در صورتیکه مربوط به استلزامات کاری باشد، پانل ممکن است از متقاضیان بخواهد که نمونه هایی از کار سابق یا گزارشی از آن را به هیات ارائه نمایند.
آزمون استعداد- اين آزمون‌ها به منظور سنجيدن توانايي يا قابليت يادگيري به وسيله شناسايي حوزه نبوغ يا تناسب شخص در انواع خاصي از كارها طراحي مي‌شوند. نمونه‌هايي از اين نوع آزمون‌ها عبارتند از توانايي محاسباتي، سرعت و دقت، توانايي دفتري و استعداد مكانيكي.
آزمون دستاورد – اين آزمون‌ها به منظور سنجش آنچه متقاضي تا كنون آموخته است، مي‌باشد. اين قبيل آزمون‌ها ممكن است شامل بررسي شفاهي يا مكتوب يا يك تمرين شبيه‌سازي شده در محل كار باشد.
كاربرد آزمون‌هاي دستاورد در جاهايي مناسب هستند كه مهارت‌هاي خاص در كار مورد استفاده بوده و سنجيدن آنها نسبتاً آسان باشد.
آزمون‌هاي شخصيت و اخلاق – اين آزمون‌ها در سطح بالاتر بكار رفته و جهت شناسايي ويژگي‌هاي شخصيتي همچون تطبيق‌هاي عاطفي، اعتماد به نفس و غيره مي‌باشند. اين نوع آزمون‌ها پرهزينه بوده و بايد توسط روانشناسان آموزش ديده اجرا شوند.
پانل‌هايي كه به كارگيري آزمون‌هاي شخصيتي و اخلاق را بررسي مي‌كنند بايد ابتدا نظر مشورتي كميسيونر استخدام عمومي را جلب نمايند.

تماس با معرفين
هدف از برقراري تماس با معرفين، كسب اطلاعات بيشتر در مورد عملكرد كاري يك متقاضي و همچنین بررسي و تعيين صحت و سقم اطلاعات مربوط به ادعاهاي وی مي‌باشد. بهتر است تمامي اعضاي پانل به هنگام تماس با معرفين و صحبت با آنان حضور داشته باشند. تماس شخصي با معرفين به پانل اجازه مي‌دهد تا اطلاعات را بررسي نموده و صحت و سقم اظهارات به عمل آمده را تعيين نمايد.
معمولاً پانل با يك يا معرفين بيشتري براي هر يك از متقاضيان مندرج در فهرست منتخبين تماس برقرار مي‌سازد. دلايل برقرار ساختن تماس يا برقرار نساختن تماس با معرفين در گزارش گزينش مستند مي‌شود.
پانل ممكن است با معرفيني كه توسط متقاضي معرفي شده است و ديگر اشخاص كه به نظر پانل مي‌توانند اظهارات و اطلاعات مروبطه را ارائه کنند(منابع معرفی نشده) تماس برقرار سازد. پانل باید به معرفین توصیه نماید که اظهارات آنها براي متقاضيان ارائه خواهد شد. اظهارات معرفين مستند شده و بخشي از گزارش گزينش را تشكيل مي‌دهد.

اظهار نظر نامطلوب
به هنگام بررسي اظهارات نامطلوب ارائه شده توسط يك معرف، پانل بايد اعتبار آن اظهار نظر را تعيين نمايد. در هر يك از موارد، پانل درباره اينكه آيا به منبع اطلاعاتی ديگري مراجعه شود، قضاوت خواهد كرد.
براساس اصول عدل طبيعي، اين فرصت باید به متقاضيان داده شود تا در برابر اظهارات نامطلوب منابع معرفي نشده پاسخ خود را ارائه كنند. پاسخ متقاضي بايد به هنگام تعيين اعتبار اظهارات معرف، بررسي گردد.

ارزيابي متقاضيان و ارائه توصيه‌نامه
پانل، ارزيابي سيستماتيك و عيني خود را از تمامي اطلاعات پس از جمع‌آوري مدارك كافي و از طريق فرايند ارزيابي به عمل مي‌آورد. مدارك جمع‌آوري شده براي پانل ممكن است شامل تقاضانامه‌هاي كتبي، اطلاعات به دست آمده از طريق مصاحبه‌ها و يا ديگر روش‌هاي ارزيابي، گزارش‌هاي معرفين وپاسخ متقاضي به اظهار نظر نامطلوب باشد.
در صورتي كه متقاضي، يك بازآرايي شونده باشد، مدارك بايد در زمينه توانايي آنها در برخورداري از معيارهاي گزينشي اساسي با دوره معقولي از آموزش ارزيابي گردد.
زماني كه ارزيابي تكميل شد پانل، به مدير اجرايي يا نماينده وي توصيه‌نامه مي‌دهد. دلايل توصيه‌نامه در گزارش گزينش مستند مي‌شود.
ارائه توصيه‌نامه عموماً مراحل زير را شامل مي‌شود:
·        ارزيابي جداگانه متقاضيان توسط هر يك از اعضاي پانل در برابر معيارهاي گزينشي.
·        بحث صريح و علني تبادل نظر در ميان اعضاي پانل درباره يكايك ارزيابي‌هاي آنها.
·        به توافق رسيدن درباره شايستگي و رتبه‌بندي متقاضيان بر اساس قوي‌ترين ادعاها براي كار.
·        چنانچه با ارائه توصيه‌نامه پانل نتواند به توافق برسد، يك گزارش اقليت در گزارش گزينش گنجانده مي‌شود.

نگارش گزارش گزينش
گزارش گزينش، ثبت رسمي فرايندي است كه توسط پانل جهت نيل به توصيه‌نامه بكار رفته است. در گزارش، پانل فرايندي را كه طي شده است نشان مي‌دهد، شرح و تفضيل‌ها مربوط به جاي خالي، سنجيدن سيستماتيك متقاضيان، ارزيابي متقاضيان مندرج در فهرست منتخبين، توصيه‌نامه و دلايل توصيه‌نامه را به يك ديگر پيوند مي‌دهد. گزارش بايد به عنوان ثبت و سابقه‌اي از يك فرايند منصفانه و بي‌طرفانه از سنجش و ارزيابي، تاب ايستادگي و پايداري در برابر نقد و بررسي موشكافانه را داشته باشد.
گزارش اطلاعات لازم به منظور به عمل آوردن يك تصميم استخدامي منصفانه و آگاهانه را دراختيار مدير اجرايي يا نماينده او قرار مي‌دهد.تصميم نهايي جهت انتخاب متقاضي يا اتخاذ اقدامات ديگر برعهده مدير اجرايي يا نماينده وي مي‌باشد.

گزارش
گزارش عموماً شامل موارد ذيل مي‌گردد:
·        جزئيات پست خالي، اعضاي پانل، تقاضانامه‌هاي دريافتي، شامل اسامي بازآرايي شوندگان در صورتي كه شامل حال افراد گردند.
·        روش‌هاي ارزيابي (مصاحبه، گزارش معرف، ديگر اشكال ارزيابي)
·        گزارش‌هاي اختصاصي متقاضيان
·        رتبه‌بندي و مقايسه عيني متقاضيان بر اساس قوي‌ترين ادعاها براي كار
·        توصيه‌نامه براي گزينش يا ديگر اقدامات، امضا شده توسط اعضاي پانل
·        گزارش اقليت، در صورت لزوم، امضا شده توسط اعضاي مخالف پانل

گزارش اختصاصي متقاضي
گزارش اختصاصي متقاضي به صورت مكتوب از ارزيابي شايستگي هر يك از متقاضيان مندرج در فهرست منتخبين براي كار مي‌باشد. اظهار نظر درباره متقاضي بايد عيني، منصفانه و مبتني بر شواهد و مدارك در مقابل پانل باشد. يك نسخه از اين گزارش پس از قطعي شدن فرايند گزينش در اختيار متقاضي قرار مي‌گيرد.
گزارش اختصاصي متقاضي، ارزيابي پانل از متقاضي را در برابر معيارهاي گزينش شرح داده و مطابق با اطلاعات كسب شده دلايل تصميمات و نتيجه‌گيري‌هاي پانل را عنوان مي‌كند. اين كار گزارشات معرف و اظهارات متقاضي در پاسخ به هر گونه اظهارات نامطلوب ارائه شده از سوي منابع معرفي نشده را شامل مي‌شود.
براي يك بازآرايي شونده، گزارش اختصاصي متقاضي مي‌بايست ارزيابي پانل از توانايي متقاضي در برخورداري از معيارهاي اساسي با دوره معقولي از آموزش را نشان دهد.

ارائه بازخورد به متقاضيان
باز خورد پس از گزينش جز لاينفكي از يك فرايند گزينشي كارآمد بوده و طبق اصول عدل طبيعي مي‌بايد به متقاضيان ارائه گردد. بازخورد مي‌تواند اطلاعاتي درباره عملكرد فردي متقاضيان در فرايند ارزيابي را در اختيار آنها قرار داده و مي‌تواند ابزار مفيدي براي پيشرفت حرفه‌اي آنها باشد.
اطلاعات ارائه شده مبتني بر موارد ذيل است:
·        ارزيابي متقاضي در برابر معيارهاي گزينش
·        نقاط قوت متقاضي و حوزه‌هايي كه در آنها نياز به پيشرفت دارد.
·        شكاف و فاصله‌هاي متقاضي كه در مقايسه با متقاضي منتخب مشخص مي‌شود.
بازخورد مي‌تواند توسط يك يا تعداد بيشتري از اعضاي پانل ارائه گردد. به منظور مطابقت و هماهنگي، آن دسته از اعضاي پانل كه در جلسه بازخورد شركت ندارند مي‌بايست از اعمال هر گونه اظهار نظر درباره متقاضي اجتناب كنند.
بازخورد بايد واقعي، سازنده و منصفانه بوده و با دقت و حساسيت خاصي به متقاضيان ارائه گردد.
طرح استخدام و گزينش بر پايه شايستگي
وزارت حمل و نقل – ايالت كاروليناي شمالي
(سياستگذاري و روندها- 8 دسامبر 1998)

بيان خط‌مشي
خط‌مشي وزارت حمل و نقل كاروليناي شمالي حفظ و توسعه نظام گزينشي است كه به تمامي متقاضيان، بدون در نظر گرفتن نژاد، مذهب، رنگ پوست، عقيده، اصالت‌ ملي، جنسيت، سن، معلوليت يا وابستگي و نفوذ سياسي، فرصت برابر استخدامي مي دهد . اين خط مشي، تنها بر اساس معيارهاي  مرتبط با شغل بوده و فرايند استخدام و گزينش نیز منطبق با تمامي قوانين، مقررات و سياستهاي فدرالي و ايالتي خواهد بود.

بخش اول
هدف
هدف اين طرح، ايجاد رهنمود ها و دستورالعمل‌هايي، براي انجام استخدام و گزينش بر پايه شايستگي در وزارت حمل و نقل است كه به موجب آن پستهايي كه كاملاً مشمول قانون پرسنل ايالتي باشند با افرادي که دارای شايستگي و صلاحيت بيشتراست،  پر مي‌گردند.
طرح مزبور مطابق با فرمان اجرايي شماره 113 فرماندار در خصوص  «روند استخدام بر پايه شايستگي» صادره در 12 ژوئن 1997  مي باشد.
در روند گزينش و استخدام ، وزارت حمل و نقل فرصت برابر استخدامي را به تمامي متقاضيان بدون  در نظر گرفتن نژاد، مذهب، رنگ پوست، عقيده، اصالت ملي، جنسيت، سن،‌ معلوليت يا وابستگي و نفوذ سياسي   خواهد داد و استخدام تنها بر پايه ملاك‌هاي مرتبط با شغل صورت می گیرد. روند استخدام و گزينش منطبق با تمامي قوانين، مقررات و سياست‌هاي فدرالي و ايالتي است.

بخش دوم
تعهد از سوي مديريت
وزير، مدير منابع انساني و مدير اجرايي، مسئوليت تضمين اين مساله را دارند كه تمامي اقدامات استخدامي را به صورت مساوي و هماهنگ به مورد اجرا گذارند. بدين وسيله آنها متعهد به حمايت از طرح گزينش و استخدام بر پايه شايستگي مي باشند.
وزير، مدير منابع انساني و مدير اجرايي، مسئوليت تضمين اين مساله را مي‌پذيرند كه روند گزينش و استخدام با تمامي قوانين و سياستهاي فدرال و ايالتي موجود حاكم بر استخدام كارمندان تطابق داشته باشد. همچنين طرح گزينش و استخدام بر پايه شايستگي با دستورالعمل‌ها و بخشنامه هاي صادره از سوي دفتر پرسنل ايالتي تطابق خواهد داشت.
اقدامات مثبتي براي استخدام افراد شايسته از جمله از ميان اقليت‌ها، زنان و افراد داراي معلوليت، صورت می پذیرد. به علاوه مدير منابع انساني و مدير اجرايي تلاش خواهند كرد كه رويه ها و نظرات منابع انساني معاصر را مد نظر قرار داده و به‌كار گيرند.

بخش سوم
بيانية‌ اصول اخلاقي
شهروندان كاروليناي شمالي و متقاضیان کار در ايالت، مستحق دريافت تضمين‌هاي محكمي هستند دال بر اينكه دانش، مهارت‌ها و قابليت‌ها به جاي حمايت ها و پشتيباني هاي سياسي، اساس تصميمات استخدامي دولت ايالتي را تشكيل مي‌دهند. به منظور تضمين يكپارچگي و بي عيبي دولت ايالتي، هركارمندي موظف است كه به خدمات عمومي به عنوان اعتماد عمومي بنگرد و بي‌طرفانه عمل نمايد. بر پايه وابستگي يا نفوذ سياسي با هيچ فرد يا سازمان خصوصي به صورت تبعيض‌آميز رفتار نخواهد شد.

بخش چهارم
ارتباطات
وزارت حمل و نقل راهبردهايي را براي مطلع ساختن كارمندان، متقاضيان و عموم مردم در خصوص طرح گزينش واستخدام بر پايه شايستگي به مورد اجرا در خواهد آورد.
پس از دريافت موافقت كميسيون پرسنل ايالتي، كارمندان از طريق اطلاعيه‌ هايي از جمله
ته چك هاي پرداختي دوهفته‌اي، از فرايند و طرح گزينش و استخدام بر پايه شايستگي مطلع خواهند شد. اطلاعات تكميلي از قبيل كپي طرح سازمان، در بخش بازبيني صلاحيت‌ها در دسترس خواهد بود. داوطلبان درصورت داشتن هرگونه سئوالي مي توانند با شماره تلفن 9836ـ 715(919) تماس حاصل نمايند.
به علاوه وزارت حمل و نقل، اطلاعيه شغلي گزينش و استخدام بر پايه شايستگي را كه شامل طرحي در قالب راهنماي فرايندكاري و سياست سازمان و همچنين  بيانيه‌اي در خصوص آگهي استخدامي است را در تابلو‌هاي اعلانات نصب خواهد نمود.
تمامي مديران و كارمندان بخش نظارت و ارزيابي وزارت حمل و نقل تحت آموزش روند‌ها و دستورالعمل‌هاي استخدام برپايه شايستگي قرار خواهند گرفت. بخش بازبيني و ارزيابي صلاحيت‌ها، مسئوليت آموزش را بر عهده خواهد داشت.

بخش پنجم
تعاريف نقش و انتظارات
1ـ مديريت اجرايي
براي نيل به اهداف طرح مزبور، كارمندان مديريت اجرايي شامل افراد زير خواهند بود:
وزير حمل و نقل
معاونان وزير
مدير اجرايي بزرگ‌راه‌هاي ايالتي
كميسيونر دي ام وي (DMV )
مسئوليت‌هاي مديريت اجرايي شامل موارد زير هستند:
ايفاي نقش رهبري در توسعه و اجراي آئين ها و رويه هاي  مبتني بر شايستگي
تعهد به گزينش و استخدام بر پايه شايستگي و حمايت از آن
2ـ مديران / ناظران
مديران و ناظران از اين قرارند:
مهندس ارشد دي او اچ ( DOH) ـ در امورعمليات‌ها
معاون مدير اجرايي بزرگ ‌راه‌هاي ايالتي ـ در امور پيش ساخت
مدير  طرح و برنامه ريزي
معاون مهندس ارشد
مديران شعبات
مهندسين واحد
رؤساي واحدها
رؤساي گروه‌ها و بخش‌ها
كارمندان دست اندر كار در هدايت اقدامات يك اداره يا واحد كاري كه مسئول كار زير دستان خويش در قالب حوز‌ه‌هاي مزبور مي‌باشند.
مسئوليت‌ها شامل موارد زير هستند:
بررسي ضرورت پر كردن پست هاي خالي
تشريح دقيق پست فعلي  براي مشاغل تابع
درك مفاهيم نظام شايسته سالاري و انتقال روند مزبور به كارمندان و متقاضيان.
انجام هرگونه تلاشي براي رسيدن به نيروي كاري متنوع و حفظ آن
تعهد به گزينش و استخدام بر پايه شايستگي و حمايت از آن
اتخاذ تمامي تصميمات استخدامي برپايه اصول شايسته سالاري
مستند نمودن تصميمات گزينش
3ـ كارمندان بخش مديريت انساني و ارزيابي صلاحيت ها
مسئوليت بخش بازبيني و ارزيابي صلاحيت‌‌ها و همچنين كارمندان امور فرصت برابر استخدامي (EEO ) اين است كه اطمينان حاصل نمايند كه وزارت ، فرصت‌هاي شغلي مساوي و برابري را در اختيار تمامي متقاضيان بدون در نظر گرفتن نژاد،‌ مذهب، رنگ پوست،‌ عقيده‌‌، اصالت ملي،‌ جنسيت، سن، معلوليت يا وابستگي و نفوذ سياسي قرار خواهد داد و تنها برپايه ملاك‌هاي مرتبط با شغل عمل خواهد نمود.
مسئوليت‌ها شامل موارد زير هستند:
تعهد به گزينش و استخدام بر پايه شايستگي و حمايت از آن در كارگاه‌هاي روزمره
ارائه كمك و مشورت فني به مديران و ناظران
توسعه و پيشبرد سياست‌ها و روند‌هاي خاص سازمان جهت اقدامات مبتني بر شايستگي.
تضمين آموزش مديران و ناظران در خصوص طيف مسايل مربوط به گزينش و استخدام بر پاية شايستگي.
نظارت بر اقدامات گزينشي و استخدامي در جهت پايبندي به روند‌ها و سياست‌هاي شايسته‌سالاري.
حفظ داده‌هاي گزينشي و استخدامي به منظور انجام تحليل روند استخدامي.
4ـ كارمندان و متقاضيان
كارمندان و متقاضيان مسئوليت اخذ اطلاعات در مورد پستهاي خالي را بر عهده دارند تا بتوانند فرم تقاضاي كار مناسبي را ارائه دهند و همچنین اطلاعات كامل و دقيق در خصوص قابليت‌هاي خود عرضه داشته و تا مهلت تعيين شده فرم تقاضاي كاري خويش را تحويل دهند.

بخش ششم
روند كار
1ـ اقدامات استخدامي و پيش ازاستخدامي
وزارت حمل و نقل مجدانه تلاش دارد تا از طيفي از منابع مختلف، استخدام نمايد و به نيروهای كاري متنوعي دست يابد تا به صورت موفق نياز‌ها و خواسته‌هاي سازمان را بر‌آورده سازد.
مدير استخدامي با كمك و راهنمايي كارمندان اداره منابع انساني:
ضرورت نياز به پست شغلي را ارزيابي خواهد نمود تا اطمينان حاصل نمايد كه اين مساله سبب بر‌‌آوردن اهداف و مأموريت‌ واحد كاري مي‌گردد.
تحليل شغلي مشتمل بر بازبيني وظايف، مسئوليت‌ها و صلاحيتهاي شغل مزبور، را به انجام خواهد رسانيد.
در صورت لزوم توصيف شغلي را اصلاح خواهد نمود.
تحليل شغلي تنها هنگامي ضروري است كه تغييري در وظايف و مسئوليتهايي كه بر صلاحيت‌هاي مورد نياز تأثير مي گذارد، حاصل نمايد. از اين رو چناچه تحليل شغلي دقيق و امروزي براي يك نوع شغل مفروض، وجود داشته باشد، نيازي به انجام تحليل جديد براي هر پست خالي فردي وجود ندارد.
براي مثال در مواردي كه ميزان بالايي از پستها در يك رده شغلی با نقل و انتقال مكرر كارمندان روبروست و يا تغييرات شغلي كمي ديده مي شود، احتمالاً نيازي نخواهد بود كه هر بار كه پستي خالي مي‌شود، تحليل شغلي جديدي صورت پذيرد. تازمانيكه تحليل شغلي در خصوص پرونده‌اي كه دقيقاً پست را ارزيابي مي‌كند وجود دارد، الزامي به انجام تحليل شغلي ديگر نيست.
مدير استخدامي و كارمندان اداره منابع انساني بايد اطمينان دهند كه وظايف اساسي، دانش، مهارت‌ها و قابليت‌ها و الزامات آموزشي ، تجربه‌كاري و هرگونه معيار گزينشي كه براي انجام موفقيت‌ آميز وظايف پست مزبور نياز است، مشخص گرديده‌اند. به‌منظور تضمين يك روند موثر و سريع، مي توان از دانش‌، مهارت‌ و قابليت‌هاي كلي (در جائي كه  براي تمايز صلاحيت‌هاي متقاضيان كافي است ) جهت اهداف استخدامي و گزينشي بهره گرفت.
اطلاعات حاصل از تحليل شغلي و توصيف پست، مدير استخدامي را در تهيه اگهي استخدامي راهنمايي خواهد نمود.كارمندان اداره منابع انساني تضمين می کنند كه آگهي استخدامي، نيازهاي سياست ايالتي را برآورده خواهد نمود.
مدير استخدامي و كارمندان اداره منابع انساني گزينه مناسب در اعلام يك پست خالي (داخلي به سازمان، ايالت‌، دولت يا خارجي) را تعيين خواهند نمود. به علاوه كارمندان اداره منابع انساني با مدير استخدامي در صورت نياز براي تعيين منابع استخدامي ديگر، جهت مدنظر قرار دادن مخاطبين خاص شامل نشريات و روزنامه‌هاي حرفه‌اي ، دانشكده‌ها و دانشگا‌ه‌هاي فني مشورت خواهند نمود.
پيش از پايان آخرين مهلت استخدامي، مدير استخدامي ابزار يا ابزارهاي گزينشي را كه در روند ارزيابي پاياني مورد استفاده قرار می گیرند را تعيين خواهد نمود. هر گونه ابزار گزينشي كه مورد استفاده قرار مي‌گيرد بي‌طرفانه خواهد بود و بر پايه دانش، مهارت‌ها و توانايي‌هاي مرتبط با شغل  مي‌باشد و در روند گزينش پاياني براي تمامي متقاضيان به طور هماهنگ مورد استفاده قرار خواهد گرفت. كارمندان اداره منابع انساني بايد براي كمك، طرف مشورت قرار گيرند و مسئول بازبيني و ارزيابي فرايندها و ابزارهاي گزينش خواهند بود. برخي از نمونه‌هاي ابزارهاي گزينش شامل مصاحبه‌ ساختاربندي شده، اعمال مرتبط با شغل، آزمون‌هاي كتبي، آزمون‌هاي مهارتي و بررسي سوابق كاري مي‌باشند.
2 ـ فرايند گزينش
الف) تعاريف
1 ـ كاركردهاي اساسي‌ ، وظايف اصلي شغلي يك پست سازماني است. كاركردهاي اساسي وظايف عمده‌اي هستند كه كاملاً ضروري بوده و كانديداي شغلي با دريافت كمك معقول ويا بدون آن ، مي تواند آنها را به انجام رساند.
2 ـ دانش، مهارت‌ها و قابليت‌ها
الف) دانش : اطلاعاتي كه انجام شغل را  به صورت مناسب  ممكن مي‌گرداند.
ب ) مهارت : تخصصي كه كاملاً قابل مشاهده، شمارش و اندازه‌گيري است (مثلاً در تايپ كردن يا مهارت در استفاده از يك وسيله)
ج) توانايي : توانايي انجام يك فعاليت در زمان حاضر
3 ـ اولويتها ـ انواع خاص تجربيات، مدارك دانشگاهي، گواهينامه‌ها، دانش‌، مهارت و توانايي‌ يا ديگر عوامل گزينشي که  براي انجام وظايف و مسئوليت‌هاي يك پست شغلي به صورت حداقل مورد نياز است.
4 ـ‌ ملاك‌هاي گزينشي ـ‌ حداقل صلاحيت‌هاي دیگر كه به ويژه به وظايف و مسئوليت‌هاي يك پست شغلي فردي، مرتبط باشد.
5 ـ‌ شايسته (ذيصلاح) ـ آن دسته از متقاضياني كه مداركشان بيانگر در اختيار داشتن آموزش و تجربه، ملاك گزينشي و دانش، مهارت و توانايي مندرج در آگهي استخدامي باشد.
6 ـ بسيار شايسته (بسيار ذيصلاح) ـ‌ گروه متقاضياني كه بيشترين ميزان ممكن از صلاحيت‌هاي مندرج در آگهي استخدامي است را در اختيار دارند.
ب) تمايز متقاضيان شايسته و بسيار شايسته
تعيين  متقاضيان با كفايت و بسيار با كفايت
فرم متقاضيان در تمامي پست‌هاي خالي به بخش بازبيني و ارزيابي صلاحيت‌ها تقديم خواهد گرديد. بخش بازبيني صلاحيت‌ها با استفاده از ملاك‌هاي گزينش معتبر و عادلانه ، مدارك هر يك از متقاضيان را بررسي خواهد نمود و تعيين می کند كه كداميك از آنها حداقل صلاحيت‌ها را در اختيار دارد. در ميان آن دسته از متقاضياني كه حداقل صلاحيت‌ها را دارا هستند مجموعه‌اي از ذيصلاح‌ترين متقاضيان بايد تعيين گردد. مجموعه ذيصلاح‌ترين متقاضيان بايد آن دسته افرادي باشند كه به صورت قابل توجه‌اي با كفايت‌تر از ديگر متقاضيان هستند. افراد گزينش شده براي هر پست بايد از ميان مجموعه ذيصلاح‌ترين متقاضيان انتخاب گردند.
از مديران درخواست مي‌شود كه براي بحث و يا تبيين موارد مرتبط با شغل مندرج در آگهي استخدامي كه در خلال روند ارزيابي اوليه متقاضي توجه ويژه‌اي به آنها شده است با بخش بازبيني صلاحيت‌ها در ارتباط باشند.
چنانچه كيفيت فرم‌هاي متقاضیان نامطلوب بنظر برسد، مدير استخدامي ممكن است مجدداً براي سمت شغلي آگهي بدهد.
ج ) استفاده از پانل يا يك نفر براي فرايند ارزيابي
1 ـ نكات كليدي
·        تقاضانامه‌ها به بخش‌ بازبيني صلاحيت‌ها ارائه می شوند. بخش مزبور مسئول بررسي تقاضانامه تمامي متقاضيان براي تعيين اين مسأله است كه آيا آنها حداقل شرايط صلاحيت و كفايت را دارا هستند يا خير.
·       اعضاي هيأت داوران يا افراد معمولاً مستقيماً به مدير استخدامي گزارش نمي‌دهند.
·        مدير استخدامي در مشاوره با مدير منابع انساني در خصوص استفاده از هيأت داوران تصميم گيري مي نمايد.
·        جنبه محرمانه بودن اطلاعات بررسي شده، حفظ خواهد گرديد.
2 ـ بخش بازبيني صلاحيت‌ها از افرادي تشكيل خواهد گرديد كه:
·        دانش موضوع شغلي را در اختيار داشته باشند.
·       در خصوص موضوع شغلي آموزش ديده باشند.
·        در خصوص روند گزينش آموزش ديده يا آشنايي داشته باشند.
3 ـ هنگاميكه در روند گزينش از هيأت داوران استفاده مي‌شود، قوانين به صورت ذيل هستند:
·        مدير منابع انساني و مدير استخدامي اعضاي بالقوه هيأت مصاحبه را تعيين مي‌كنند.
·        هيأت از حوزه كاري مشابه يا بسيار نزديك به آن انتخاب خواهد گرديد.
·       هيأت با دستورالعمل‌هاي گزينش آشنا خواهد بود.
·       هيأت نمايانگر گونه گوني و تنوع  سازمان خواهد بود.
·        هيأت شامل 2 تا 5 عضو خواهد بود.
·        هيأت يك رئيس انتصابي خواهد داشت.
3 ـ اولويت‌هاي استخدامي و پيش از استخدامي
بخش بازبيني صلاحيت‌ها مجموعه اوليه متقاضيان را براي تعيين متقاضيان با وضعيت ممتاز مورد ارزيابي قرار خواهد داد. تمامي اولويت‌هاي اشتغال يا اشتغال مجدد، طبق سياست ايالتي معين مي‌گردند. اين مسأله در برخي موارد نيازمند آن است كه تقاضانامه افراد با اولويت‌هاي خاص، در زمره تقاضانامه‌هايي باشند كه به مدير استخدامي ارجاع داده مي‌شوند. تمامي افراد مربوطه در ارزيابي تقاضانامه‌ها از جمله مدير استخدامي، توصيه و راهنمايي هايي در خصوص اولويت هايي كه بايد لحاظ گردند،  از اداره منابع انساني دريافت خواهند نمود.
در خصوص متقاضياني كه اولويت‌هاي ذيل را دارا هستند بايد ملاحظات فوق اعمال گردد:
1 ـ كارمنداني كه طبق برنامه زمان‌بندي شده قرار است منفك شده يا از طريق برنامه كاهش نيروي كاري، از سازمان جدا شوند، نسبت به متقاضیان ديگر اولويت دارند. متقاضيان نظام كاهش نيروي كاري لازم است تنها صلاحيت هاي حداقل را دارا باشند تا از اولويت برخودار گردند.
2 ـ كارمنداني كه به صورت غير عادلانه از انجام سياستگذاري و امور محرمانه جدا شده يا از سمت‌هاي مديريتي مستثني گرديده‌اند، بر متقاضيان ديگر اولويت دارند و لازم است تنها صلاحيت‌هاي حداقل را دارا باشند تا از اولويت برخوردار گردند.
بايد در فرصت‌هاي اوليه اشتغال به متقاضيان با كفايت و با سابقه اولويت داد.
هنگامي که افراد به گونه قابل ملاحظه از شرايط مساوي برخوردار باشند، كارمندان مشاغل ايالتي براي دارا بودن اولويت نسبت به ديگر متقاضيان واجد شرايط هستند.
نكته: براي دارا بودن اولويت هاي متعدد اشتغال و اشتغال مجدد، به سياست گزينش و استخدام او‌اس‌پي ( osp ) رجوع نماييد.
4 ـ‌ توصيه و تصميم گيري  گزينش نهايي
توصيه و تصميم گيري پيرامون گزينش نهايي بايد از ميان متقاضيان با شايستگي بالا صورت پذيرد. نسبت به متقاضياني كه اولويت اشتغال مجدد دارند، توجه ويژه اي اعمال خواهد شد و مدير استخدامي از ابرازهاي گزينشي كه بي‌طرفانه بوده و بر پايه دانش، مهارت و قابليت‌هاي مرتبط با شغل هستند بهره خواهد گرفت. هرنوع ابزار گزينشي براي تمامي متقاضيان در مجموعه پاياني به طور يكسان به‌كار گرفته خواهد شد.
مدير استخدامي همچنين مسئوليت مستند سازي فرايند گزينش و توجيه توصيه‌هاي استخدامي يا تصميمات مربوط به آن را برعهده خواهد داشت. پس از اتخاذ تصميم گزينشي، سازمان به موقع اعلاميه كتبي را در خصوص عدم انتخاب افراد و ترجيحاً براي تمامي متقاضيان (اما حداقل براي تمامي متقاضيان ناموفقي كه در مجموعه ذيصلاح‌ترين افراد قرار دارند) تهيه خواهد نمود. متقاضياني كه در مجموعه ذيصلاح‌ترين افراد قرار دارند و انتخاب نشده‌اند، از تاريخ دريافت اعلاميه كتبي 30 روز فرصت دارند كه به تصميم گزينشي اعتراض نمايند. اداره منابع انساني براي راهنمايي و كمك به مدير استخدامي در هر زمان و در طي روند گزينش آمادگي خواهد داشت.

5 ـ روند تاييد
روند ذيل در ارتباط با طرح مزبور مورد استفاده قرار مي‌گيرد:
مدير واحد استخدامي پيشنهادها را به مدير بخش ارسال مي‌دارد. سپس مديربخش، مجموعه اسناد اشتغال را جمع‌آوري كرده و به بخش خدمات اجرايي اداره منابع انساني وزارت حمل و نقل مي‌فرستند. بخش مزبور مجموعه را بازبيني و ارزيابي صلاحيت‌ها و امور مربوط به حقوق كارمندان  را انجام مي‌ دهد. چنانچه متقاضي پيشنهادي، در زمره متقاضيان با صلاحيت بالا نباشد، بخش خدمات اجرايي براي تضمين اينكه روند استخدامي برپايه شايستگي مناسب در پيش گرفته شده است با بخش باز بيني صلاحيت‌ها هماهنگي خواهد نمود. سپس بخش خدمات اجرايي، مجموعه را به بخش روابط عمومی كارمندان اداره منابع انساني ارسال مي‌دارد. بخش روابط انساني مجموعه را بررسي نموده و داده‌هاي مربوط به استخدام برابر را ثبت مي‌نمايد و مجموعه را به مدير منابع انساني وزارت حمل و نقل مي‌فرستند.
هنگامي‌كه مدير منابع انساني با گزينش موافقت نمود مجموعه اسناد اشتغال به بخش خدمات اجرايي باز پس فرستاده مي‌شود و در آنجا آنان مدير بخش را از موافقت مدير آگاه مي سازند. مدیر بخش، مسئول مطلع ساختن بخش خدمات اجرايي از تاريخ گزينش كارمند مي‌باشد. سپس بخش خدمات اجرايي كار افزودن نام فرد و يا روز آمد كردن اطلاعات وي برروي سيستم ايالتي را به انجام مي‌رساند.

6 ـ‌ مستند سازي روند كار
حفظ اسناد روند گزينش و استخدام بر پايه شايستگي در زمره اقدامات وزارت حمل و نقل خواهد بود . اين كار به منظور حمايت از تصميمات و فراهم كردن اطلاعات مبتني بر واقعيت جهت نظارت و ارزيابي  اقدامات گزينش واستخدام مي باشد.
هرپرونده استخدامي  براي حداقل سه سال، نگهداري و حفظ خواهد گرديد.
هر پرونده حاوي موارد ذيل خواهد بود:
سابقه اي از تحليل شغلي صورت گرفته براي پستهاي خالي مشتمل بر نوع صلاحيتها،توانايي ها و آموزشها،معيارهاي گزينشي برآمده از تحليل شغلي
گهي استخدامي
ابزارها و ملاك‌هاي گزينش
تقاضانامه‌هاي دريافت شده
فهرست و ثبت اولويت  استخدام
گزارش تصميم گيري گزينش
فهرست متقاضيان به صورت فاقد صلاحيت، داراي صلاحيت و باصلاحيت بالا.
7 ـ نظارت / ارزيابي
اداره منابع انساني به صورت مقطعي، داده‌هاي برنامه در سازمان را مورد بررسي قرار خواهد داد تا اطمينان حاصل كند كه اقدامات گزينش و استخدام مطابق طرح و سازمان هستند. اداره منابع انساني خلاصه‌اي ساليانه از كار گزينش را براي وزير جمع‌آوري و تحليل خواهد نمود. گزارش مزبور حاوي تحليل تاثيرات بر گروه‌هاي جمعيت شناختي، استثنائات وارده به خط مشي سازمان و ديگر عوامل مربوطه خواهد بود. اداره منابع انساني همچنين از الزامات خبر رساني و روزآمد كردن طرح كه در حوزه اختيارات اداره پرسنل ايالتي مي‌باشد، پيروي خواهد نمود.
8 ـ روند استينافدر صورتي‌كه تمامي شرايط زير برقرار باشد كارمند ايالتي يا متقاضي مي‌تواند براي اشتغال مقدماتي ايالتي،  مستقيما از طريق  شعبه حقوق مدني اداره دادرسي اجرايي، شكايت نمايد،:  شخصي كه ادعاي نقض حقوق مي نمايد در طي دوره اعلام شده براي تقاضا، براي سمت مورد بحث تقاضا داده باشد.  شخصي كه ادعاي نقض حقوق مي‌نمايد براي پست مورد بحث به استخدام در نيامده باشد.   شخصي كه ادعاي نقض حقوق مي‌نمايد در زمره مجموعه متقاضيان با بالاترين ميزان صلاحيت باشد.  متقاضي كه موفق شده تصدی پست مزبور را بدست آورد در زمره مجموعه متقاضيان با بالاترين ميزان صلاحيت نباشد. تصميم استخدامي به دليل وابستگي يا نفوذ سياسي در تناقض با قانون جي‌اس 2 و 14 ـ 5 و 126 باشد.كارمند ايالتي و يا متقاضياني كه شكايت دارند بايد در طي 30 روز پس از دريافت اعلاميه كتبي دال بر اشغال پست مورد بحث، شكايت خويش را به شعبه حقوقي و مدني ارسال دارندعبه حقوق مدني بايد تصميم‌گيري اوليه در اين خصوص را انجام دهد كه آيا دليل محتملي براي قبول اين مساله وجود دارد كه نقض قانون جي‌اس2 و 14ـ‌126 رخ داده است يا خير؟ نین شعبه حقوق مدني، تحقيقات رسمي و غير رسمي مناسب را انجام مي‌دهد تا تعيين نمايد كه آيا دليل محتملي براي قبول اين مساله وجود دارد كه نقض قانون جي‌اس 2 و 14 ـ‌126 صورت گرفته است يا خير؟  مدت زمان تحقيقات و حيقيقت يابي شكواييه بايد توسط شعبه حقوق مدني در خلال سي روز پس از دريافت شكوائيه تكميل گردد. شعبه حقوق مدني او‌آي‌اچ (‌OAH‌ ) بايد شخصي را كه ادعا مي‌شود در تناقض با قانون جي‌اس 2 و 14 ـ‌ 126 استخدام گرديده است، از استيناف مطلع گرداند. شخص مزبور مي‌تواند هرگونه اطلاعاتي كه به تصميم اوليه مربوط مي‌گردد ارائه نمايد. همچنين شخص استخدام شده بايد از نتايج تصميم‌گيري اوليه شعبه مطلع گردد و اين حق را دارا باشد كه در هرگونه روند اجرايي مربوط به جي‌اس‌23ـ‌B  150 مداخله نمايد.
بر پايه  تصميم اوليه دال بر اين‌كه دليل محتملي براي قبول اين مساله وجود دارد كه نقض قانون جي‌اس 2 و 14 ـ‌126 رخ داده است، شاكي مي‌تواند در طي 15 روز دادخواستي براي پرونده مورد اعتراض طبق قانون جي‌اس 1 و 34 و 126 و ماده 3 فصل  B 150 مقررات عمومي ارائه دهد.
چنانچه تصميم اوليه دال بر اين باشد كه دليل محتملي براي قبول اين مسله وجود ندارد كه مورد نقضي روي داده است، تصميم متخذه پايان بخش قطعي هرگونه حقوقي طبق بخش مزبور است اما نبايد هيچگونه روند كاري يا اقدام مدني جداگانه يا متعاقبي را به همراه آورد يا موجه و محكمه پسند تلقي گردد.
در طي 90 روز پس از ثبت دادخواست پرونده مورد اعتراض، قاضي حقوق اجرايي بايد رأي توصيه‌اي  خود را خطاب به كميسيون پرسنل ايالتي صادر نمايد كه حاوي يافته‌هاي حقيقت و نتيجه‌گيري‌هاي حقوقي و يك راهكار مناسب توصيه‌اي باشد.
در خلال شصت روز پس از دريافت سابقه رسمي توسط اداره دادرسي اجرايي، كميسيون پرسنل ايالتي طبق قانون رأي كتبي نهايي را صادر مي‌نمايد.
روشهاي قديمي و جديد گزينش
كلارك هال (Clark Hull) كه براي بسياري از روانشناسان شناخته شده است، در كتابي كه تحت عنوان آزمون شايستگي (aptitude testing) در اوايل كار حرفه اي خود به رشته تحرير در آورده بود ، نسبت نتايج بهترين و بدترين كارمندان را در مشاغل مختلف تحليل كرده است. در يك حالت
ايده آل، دو فردي  كه يك كار را تحت شرايط يكساني انجام مي دهند، نتيجه يكساني را به لحاظ كارايي خواهند داشت. اما در واقعيت برخي كاركنان كارايي بيشتري نسبت به ديگران دارند. هال اولين روانشناسي بود كه اين سوال را مطرح كرد كه بهره وري و سودمندي  كاركنان چقدر با يكديگر تفاوت دارد. وي اين اصل را كشف كرد كه بايد بر ديوار تمامي  مديران نصب شود: بهترينها، دوبرابر بهتر از بدترينهایند.
گاهي اوقات مديران منابع انساني در متقاعد كردن همكاران خود به اين موضوع كه بخشهاي منابع انساني نقش مهمي در موفقيت سازمان دارند، دچار مشكل مي شوند. بدليل اينكه اين بخشها چيزي را توليد نمي كنند و يا محصولي را نمي فروشند، برخي از مديران و همكاران فكر مي كنند كه بخش منابع انساني ارزشي را به سازمان اضافه نمي كند. البته اين امر نشانگر رهيافت كوته بينانه به سازمانها  بوده و اين واقعيت را ناديده مي گيرد كه مهمترين سرمايه يك سازمان ، كاركنان آن هستند.
روانشناسان تكنيك هاي خاصي را ابداع نموده اند كه  نشان دهنده  اين موضوع است كه يافتن و حفظ كاركنان شايسته به ارزش سازمان مي افزايد. تكنيك ارزيابي عقلاني (Rational Estimate) ميزان تغيير كاركرد كاركناني كه  با توجه به نقش آنها در افزايش ارزش سازماني يك كار را انجام مي دهند ، تخمين
مي زند. اين امر به مدير منابع انساني ميزان تغيير  سودمندي يك كارمند معمولي و يك كارمند خوب را در يك شغل نشان مي دهد. براي برنامه نويسان كامپيوتري ارزيابي عقلاني كه اشميت انجام داده است نشان مي دهد كه يك برنامه نويس خوب به اندازه 10 هزار دلار در سال به نسبت يك برنامه نويس معمولي سود آوري دارد. اين گونه ارزيابي ها به روشني نشان مي دهند كه مدير منابع انساني بوسيله شناسايي و انتخاب مديران مناسب ، همچنين از طريق آموزش آنها و در نهايت حفظ آنان مي تواند مقدار بسيار زيادي بر ارزش سازمان بيفزايد.
اشميت در ادامه،  مثالهاي ديگري از بخشهاي دولتي در ايالات متحده مي زند:
يك كارفرماي كوچك ، مانند پليس فيلادلفيا ( با 5 هزار نفر پرسنل)  مي تواند سالانه 18 ميليون دلار با استفاده از آزمونهاي روانشناسي در گزينش بهترين افراد ، در هزينه هاي خود صرفه جويي نمايد.
يك كارفرماي بزرگتر مانند دولت فدرال ايالات متحده ( با 4 ميليون كارمند)، مي تواند سالانه 16 ميليلرد دلار با استفاده از آزمونها صرفه جويي نمايد.
برخي منتقدان به محاسبات اشميت و هانتر، خدشه  وارد مي كنند از اين جهت كه همه شركتها در كشور نمي توانند بهترين را انتخاب نمايند و برخي بايد مابقي برنامه نويسان را انتخاب نمايند. لذا گزينش خوب نمي تواند بهره وري ملي را ارتقا دهد و تنها بهره وري شركتها و سازمانهايي ارتقا خواهند يافت كه از روشهاي گزينش مناسبي براي جذب با استعداد ترين و بهترينها استفاده نمايند.
استخدام :
آگهي موجب جذب داوطلباني خواهد شد كه فرم درخواست كار را كامل و بازگردانده اند. با معرف هاي داوطلبان تماس گرفته مي شود و در اين مرحله عده اي از ادامه فرايند رسيدگي حذف مي شوند. داوطلباني كه از مرحله بررسي معرف ها با موفقيت گذر كرده ا ند براي مصاحبه دعوت مي شوند. كارفرمايان در ابتدا تلاش مي كنند تا داوطلبان زيادي را جذب نموده و سپس آنها را از فيلترهاي گوناگوني عبور  دهند تا  تعداد داوطلبان با تعداد پست هاي خالي برابر شود.
منابع استخدام:
روشهاي مختلفي براي جذب داوطلبان از سوي كارفرمایان وجود دارد كه از جمله مي توان به آگهي تبليغاتي، آژانسهاي كاريابي خصوصي يا دولتي، اينترنت و مراجعه حضوری به سازمانها ( افرادي كه به سازمانها مراجعه كرده و معمولا سوال مي كنند كه آيا كاري براي آنها وجود دارد.)، نمايشگاه مشاغل و .. نام برد.كارفرمايان بايد به تحليل دقيق منابع استخدامي، دقت نمايند كه كدام يك از اين منابع، افراد بهتري را معرفي خواهند كرد.

اطلاع قبلي از ماهيت واقعي شغل
بسياري از سازمانها بدليل نگرانی از اینکه كسي براي شغل مورد نياز آنها درخواست نكند، تصوير بسيار زيبا و جذابي از يك شغلي كه واقعا خسته كننده و ناخوشايند است ارائه مي دهند. در ايالات متحده اطلاع  قبلي از ماهيت واقعي شغل در سطح وسيعي بكار برده مي شود تا بواسطه آن به داوطلبان گفته شود كه مثلا يك كارمند مركز تلفن چه كاري انجام مي دهد و محيط كاري آن چگونه است: از نزديك نظارت
مي شود‏، خسته كننده و شغلي منزوي است. شايان ذكر است كه هرچه در آگهي تبليغاتي شرايط و شرح يك شغل با دقت بيشتري صورت گيرد داوطلبان نامناسب كمتري، در خواست كار خواهند داد.
استخدام غير رسمي
برخي افراد توسط توصيه ديگران يا كاركنان فعلي استخدام مي شوند. اين امر علاوه بر اينكه هزينه كمتري را در بر خواهد داشت بنا بر تحقيقات انجام شده موجب استخدام افرادي خواهد شد كه مي توانند مدت بيشتري را در سازمان بمانند. اين امر به اين دليل است كه آنها شغل مورد نظر را بهتر درك خواهند نمود. اما آژانسهاي استخدام  نظير كميسيون برابري نژادي در بريتانيا، روند هاي استخدامي غير رسمي را نمي پسندند و معتقدند كه اين نوع استخدام منجر به ايجاد محيط يك نواختي خواهد شد.

گزينش بوسيله سه روش كلاسيك
كارفرمايان معمولا پس از آنكه داوطلبان را براي شغلي دعوت مي کنند تلاش دارند تا مناسبترين افراد را انتخاب نمايند. بسياري از سازمانها همچنان از روشهاي سه گانه كلاسيك و سنتي یعنی فرم درخواست‏، مراجعه به معرف ( يا توصيه نامه از سوي شخصي) و مصاحبه استفاده مي كنند.

فرم درخواست
نقش فرم در خواست اين است كه مانند اولين فيلتر عمل مي نمايد كه در نتيجه آن، تعداد محدودی از داوطلبان براي ادامه رسيدگي باقي مي مانند. اين رويه اصطلاحا غربال كردن ناميده مي شود. تحقيقات نشان داده است كه اين مرحله معمولا بطور مؤثري انجام نمي شود. مك ويرث‏، شولر و موسر با استفاده از تحليل سياستگذاري، روشهايي را كه مديران پرسنلي با آن داوطلبان را مورد بررسي قرار مي دهند،  باز سازي كرده اند. مك ويرث و ديگران متوجه شدند كه زماني كه ازمديران درباره چگونگي بررسي و گزينش داوطلبان سوال مي شود،  آنچه كه مديران انجام مي دهند با آنچه كه مي گويند بسيار متفاوت است. مديران معمولا اظهار می دارند كه گزينش بر اساس توانايي های ثابت شده و سوابق اجرايي گذشته فرد صورت مي گيرد اما در عمل آنها معمولا داوطلبان رابراي آنكه فرم درخواست آنها درهم برهم و يا بد خط است، حذف مي كنند.

گزينش و انصاف
ديويسون و بروك 49 پژوهش را  در خصوص تعصب جنسي در تصميمات استخدامي ،  مورد بررسي قرار داده اند و متوجه شدند كه تعصبهاي زيادي بر ضد داوطلبان زن  از سوي گزينشگران مرد و زن صورت مي گيرد. هرچه اطلاعات راجع به يك شغل كمتر داده شود،  تبعيض بيشتري بر عليه زنان انجام می شود. در بريتانيا كميسيون برابري نژادي توصيه مي نمايد كه گزينش داوطلبان توسط دو نفر بعمل آمد. در ايالات متحده راهنماي آزمون هاي قبل از استخدام كميسيون فرصتهاي برابر شغلي ، برخي از سوالهاي فرمهاي درخواست كار را مبهم دانسته و اظهار مي دارد كه معلوم نيست كه آيا اين سوالات مربوط به كار هستند يا خير؟
اما يك نگراني دائمي اين است كه آيا داوطلب پاسخ هاي درستي را در پرسشنامه ها مي نويسد يا خير؟ هرچند تاكنون تحقيق با كيفيتي در اين مورد صورت نگرفته است. در يك بررسي كه توسط كينان در يكي از دانشگاههاي بريتانيا انجام شد‏، 73% از داوطلبان پذيرفتند كه در مورد دلايل انتخاب يك شركت براي كار صادق نبودند. موضوع نگران كننده تر اينكه 40 درصد از آنها هيچ نوع تعهدي را براي صادق بودن در مورد منافع و سرگرمي هاي خود  احساس نكردند.
ارتقاء شيوه بررسي درخواستها: رتبه بندي آموزش و تجربه
در ايالات متحده، بررسي داوطلب ها توسط درجه بندي تجربه و آموزش انجام مي شود كه در آن بدنبال تعیین تجربه و ميزان آموزش فرد خواهند بود.

ارتقا فرمهاي درخواست : صلاحيتهاي رفتاري
از داوطلبان خواسته مي شود سوابق کاری مربوط به صلاحیتهای شغل مورد نظر را شرح دهند. براي مثال معيار توانايي تاثير گذاري بر ديگران، به اين صورت مورد ارزيابي قرار مي گیرد كه از شما خواسته
مي شود تا زماني را كه شما برای مجاب كردن فردي براي يك عمل غير معمول صرف مي کنید، شرح دهيد.

ارتقاء فرمهاي درخواست: شايستگي هاي حداقلي
لوين (Levine) با پرسش از گروهي از كارشناسان در مورد تجربيات و ويژگي هاي كارمندي كه به سختي پذيرفته مي شود، فهرستي از حداقل صلاحيتهايي كه يك نفر بايد داشته باشد، تهيه كرد.

تحقيق پيشينه
فرمهاي درخواست، حاوي اطلاعاتي است كه داوطلب آنها را فراهم مي كند. اما برخي از كارفرمایان  كنترل و تحقيقاتي را در مورد داوطلبان انجام مي دهند كه شامل موضوعاتي از قبيل سابقه جنايي‏، سوابق رانندگي، سابقه مالي و اعتباري، سابقه استخدامي ، تحصيلي و حتي اشتهار و شيوه زندگي فرد مي شود. اين امر در ايالات متحده مرسوم بوده و آژانسهاي خاصي نيز براي انجام دادن چنين كارهايي وجود دارند. در بريتانيا تحقيقات مربوط به پيشينه براي كساني كه با بچه ها سرو كار دارند ( از جمله مي تواند شغل معلمي نيز باشد) توصيه شده است . اما اين كار براي كاركنان دولت كه به اطلاعات طبقه بندي شده دسترسي دارند بكار مي رود كه به اين فرايند (positive vetting.) مي گويند.  در اين كشور اداره سوابق جنايي به اين منظور ايجاد شده است تا اطلاعات مربوط به سوابق جنايي افرادي را كه براي مشاغل مرتبط با كودكان و نوجوانان در خواست كار كرده اند ، به اشخاص ذي صلاح ارائه دهد.
معرف ها : 
اين موضوع بر اين اصل واقع شده است كه بهترين روش شناخت يك نفر‏، سوال كردن از كسي است كه او را به خوبي مي شناسد، افرادی مانند كارفرماي قبلي و يا معلم مدرسه . اين اصل ‏، اصل معتبري است. زیرا كارفرمايان سابق ممكن است اطلاعات ارزشمندي داشته باشند. هرچند تجربه نشان داده است كه معرف ها معمولا  در پيدا كردن كارمند موثر تاثير چنداني ندارند.
مصاحبه:
آخرين مرحله معمولا مصاحبه است.يك شركت بريتانيايي در تحقيقي كه انجام داده است ،تنها يك شركت را پيدا كرده است كه هرگز از مصاحبه در روند گزينش استفاده نكرده است.
نقش اينترنت:
امروزه تبليغ، درخواست كار، بررسي و غربال كردن فرمهاي درخواست و حتي ارزيابي داوطلب مي تواند بصورت الكترونيكي صورت پذيرد و اين امر در فرايند گزينش و استخدام تسريع می نماید. امروزه  افراد از استخدام ظرف چند روز صحبت مي كنند، در حاليكه با رهيافتهاي سنتي  هفته ها يا ماه ها طول مي كشيد تا استخدامي صورت پذيرد.
امروزه در اينترنت مشاغل بسياري تبليغ مي شود و کارفرمایان ( سازمانها و وزارت خانه ها) آگهی های استخدامی خود را از طريق وب سايتها اعلام می کنند.
افرادي كه امروزه بدنبال شغلي هستند، مي توانند جزئيات مورد نياز كارفرمایان را از طريق وب سايت  به آنان ارائه دهند. اين امر به جويندگان كار فرصتي مي دهد كه قبلا وجود نداشت. سابقا افراد به سختی
مي توانستند خودشان را به يك كارفرما به سختي بشناسانند در حالی که  امروزه  مي توانند در سطح جهاني به دنبال كار باشند.
امروزه  بسياري از كارفرمایان از سيستمهاي درخواست كار الكترونيكي استفاده مي كنند و با اين كار فرمهاي كاغذي درخواست كار را منسوخ كرده اند. اين امر هم باعث استفاده از سيستم بررسي الكترونيكي درخواستها مي شود و هم یک نظام فيلترينگ ماهرانه اي ایجاد خواهد شد. با استفاده از برخي سوالات، بسياري از داوطلبان غير شايسته مشخص خواهند شد كه اين امر  باعث صرفه جويي در زمان براي داوطلب و كارفرما مي شود.
برخي از كارفرمايان، فرمهاي مرسوم كاغذي درخواست كار خود را با سوالات كوتاه در اينترنت عوض كرده اند. كساني كه سابقا در بخش منابع انساني مشغول كار بودند ( یعنی گزينشگران قبلي) معيار رهبري را از آنچه كه به گفته داوطلبان در مدرسه يا دانشگاه انجام مي دادند، استنتاج مي كردند. اما در روش هاي جديد اين اثر بواسطه سوالات استاندارد بطور دقيقتري مورد ارزيابي قرار مي گيرد. همچنين فرمهاي درخواست كار مرسوم  يا ارائه سوابق و پيشينه توسط فرد داوطلب (CV) با سوالات شخصيتي كوتاهي جايگزين شده اند كه همان كاركرد را دارا هستند.
نرم افزارهايي تهيه شده است كه درخواستها و شرح حال هاي افراد را بررسي مي كند كه آيا آنها با استلزامات شغل مورد نظر منطبق هستند يا خير؟ اين مكانيسم بسيار سريعتر از بررسي درخواستهاي كتبي توسط كاركنان بخشهاي منابع انساني خواهد بود. بعنوان مثال سيستم Restrac  مي تواند 300 هزار شرح حال را ظرف 10 ثانيه بررسي نمايد. سيستمهاي غربالگري خودكار (Automated sifting systems)  همچنين مي توانند تعصب هايي بر محور نژاد، عدم توانايي يا معلوليت و يا جنسيت را از بين ببرد. برخي نرم افزارهاي غربالگري مي توانند درخواستهاي كتبي را بررسي كنند. در برخي ديگر نيز داده ها مي توانند بطور الكترونيكي وارد شده و بررسي شوند. ظاهرا رئيس جمهور بيل كلينتون از يكي از اين نرم افزارها براي انتخاب دستيارانش از ميان هزاران درخواست كننده، استفاده كرده بود.
آزمونهاي استعداد يا ارزيابي هاي شخصيتي نيز مي توانند از طريق اينترنت تكميل شوند. اين امر هم باعث صرفه جويي در زمان و هم باعث صرفه جويي در هزينه هاي رفت و آمد خواهد شد.
اما بايد در نظر داشت كه گزينش و استخدام از طريق اينترنت مي تواند همراه با مشكلاتي باشد:
همه به اينترنت دسترسي ندارند. تحقيقات نشان مي دهد كه تفاوتهايي در جنسيت، مذهب، سن و حتي در درامد و تحصيلات وجود دارد كه باعث محروم شدن برخي از افراد از اينترنت و به تبع آن از كار مي شود.
رسانه هاي الكترونيكي نيز مشكلاتي كه ناشي از سيستم قلمي مي شود، دارند. دروغ گفتن از طريق تايپ كردن به همان اندازه اي كه با قلم بر روي كاغذ نوشته مي شود آسان است و بسيار سهل خواهد بود جوابي را به سوالات بدهيم كه كار فرما دوست دارد آنرا ببيند.
غربال كردن و بررسي الكترونيكي بسيار سريع صورت مي گيرد اما لزوما زياد دقيق نيست. اصولا تصميم گيري كه در غربال كردن استفاده مي شود به دقت در قوانین بستگي دارد و در نهايت به كيفيت بررسي و تحقيقي كه كارفرما انجام داده است بازمي گردد. برخي گزارشها حاكي از آن است كه برخي از سيستمهاي ارزيابي و بررسي با استفاده از يك سري كليد واژه ها اين كار را انجام مي دهند و وقتي كه داوطلبي اينها را بداند، مي تواند به راحتي از اين مرحله عبور نمايد.

جستجوي صحت  گزينش
آيا هيچ دليلي وجود دارد كه چرا كاركنان نبايد با فرمهاي درخواست، مراجعه به منابع و مصاحبه گزينش شوند؟ پاسخ بيشتر روانشناسان شغلي مثبت است. تحقيقات روانشناسانه نشان مي دهد كه منابع تحقيق و مصاحبه ها روشهاي نادرست گزينش هستند. صحت و درستي گزینش مي تواند به دو موضوع تقسيم شود كه عبارتند از اعتبار و اطمينان. يك روش گزينشي خوب :
قابليت اطمينان دارد- به اين معني كه آن روش نتيجه يكساني را از فردي كه بارها با آن روش ارزيابي مي شود ، ارائه مي دهد.اعتبار دارد- به اين معني كه داوطلبان خوب را جذب و داوطلبان بد را رد مي كند.

قابليت اطمينان
اندازه گيري هاي فيزيكي، ( مانند اندازه گرفتن ابعاد يك مبل) معمولا آنقدر داراي اطمينان هستند كه ثبات آنها واضح است. اما ارزيابي هاي گزينشي اغلب داراي ثبات نيستند. طوري كه بدترين آنها ممكن است آنقدر بي ثبات باشد كه حامل اطلاعات كمي بوده يا هيچ اطلاعاتي را درباره شخص به ما ندهد.. كانوي، جاكو و گودمن تحقيقاتي را راجع به مصاحبه انجام دادند و متوجه شدند كه مصاحبه هاي مرسوم ( غير ساختار بندي شده) بسيار نا مطمئن هستند. دو مصاحبه گري كه يك نفر را مصاحبه نموده اند ، دو نظر تقريبا متفاوتي را در مورد وي ارائه نموده اند. بهرحال نظر يكي از دو مصاحبه گري كه دو عقيده متفاوت را در مورد فرد داوطلب داده اند، اشتباه است، اما كدام يك؟

اعتبار
يك روش گزينش معتبر ، روشي است كه داوطلبان خوب را جذب و داوطلبان بد را رد مي نمايد. پايه و اساس پژوهشهاي گزينشي ، مطالعات معتبر سازي است. هر مطالعه معتبر سازي دو سري از داده ها را جمع آوري مي نمايد كه عبارتند از پيشگويي كننده (predictor ) و معيار (criterion.) . دسته بندي هايي كه مصاحبه كننده انجام مي دهد پيشگويي كننده و شاخص اجرای کار را معیارها شكل مي دهند.  توجه داشته باشيد كه عقيده مصاحبه گر در خصوص داوطلبان و همچنين معيار اجراي كار بايد بصورت كمي (Quantitive) در آید. در نتيجه پژوهشگر همبستگي ميان پيشگويي كننده و معيار را كه در حقيقت ضريب اعتبار خواهد بود،  محاسبه می کند. همچنين يك روش گزينش خوب ، بر اساس هزينه- فايده است؛ به اين معنا كه سود استفاده از اين روش براي جذب و گزينش يك نفر از سوي كارفرما از هزينه آن بالاتر خواهد بود.
گزينش و قانون استخدامي منصفانه ( بيطرفانه)علاوه بر اطمينان و اعتبار، گزينشگران بايد قوانين فرصتهاي برابر شغلي و استخدام منصفانه را به خاطر داشته باشند. اين قانون ها روندهاي گزينش را در ايالات متحده براي 40 سال ، از زماني كه قانون حقوق مدني در سال 1964 تبعيض را در خصوص نژاد، رنگ، مذهب، جنسيت در استخدام ممنوع كرد ، شكل داده است. پس از مدتي قوانين ديگري بحث هاي سن و معلوليت را هم به موارد فوق اضافه نمودند.قوانين مشابهي در بريتانيا وجود دارد كه ازجمله آنها قانون روابط نژادي(1976)، قانون تبعيض نژادي (1975) و قانون تبعيض معلولان ( 1995) هستند. جدول زير نشان مي دهد كه چطور قوانين استخدامي بيطرفانه در امريكا بكار گرفته مي شوند. كشورهاي توسعه يافته ديگر، از جمله برتانيا و برخي كشورهاي غرب اروپا مدل مشابهي را دنبال نمودند و مفاهيم كليدي زيادي را تصويب کردند. 
اگر گزينش، زنان و افراد غير سفيد پوست زيادي را  رد نمايد مي گويند كه آن سیستم گزینش تاثير معكوس ايجاد كرده است. البته كارفرمایان مي توانند بر اساس سهميه بندي اثر معكوس را حذف و يا كاهش دهند. اما  در عوض كارفرمایان استدلال مي كنند كه اثرات معكوس نمي تواند بعنوان يك امر غلط استناد شود چراكه آزمونهاي شغلي مرتبط با شغل – يا به تعبير روانشناسان معتبر-  بوده اند.
توجه داشته باشيد كه اثر معكوس مانند آنچه كه افراد درباره تبعيض، فكر مي كنند نيست. اثر معكوس،  به معني رد كردن اقليتها به منظور باز گذاشتن شغلها براي سفيد پوستان و يا رفتار متفاوت با اقليتها  نيست. اثر معكوس به معني اين است كه يك كارفرما بوسيله تعيين معيارها و استانداردهايي باعث جذب عده اي خاص شود و بواسطه آن  به تبعيض متهم شود. مثلا تستهاي وزن، قد و توانايي براي گزينش پليس و يا آتش نشان ها و نيروهاي ارتش منجر به اثر معكوس ميشود زیرا بواسطه اين معيارها، زنان زيادي رد
مي شوند. در بريتانيا برخي كارفرمايان، داوطلباني را كه براي بيشتر از 6 ماه بيكار بوده اند را به اين دليل كه آنها عادت كار كردن را از دست داده اند رد مي كنند. كميسيون برابري نژادي استدلال مي كند كه اين امر منجر به اثر معكوس خواهد شد چراكه بيكاري در ميان اقليتها بيشتر است. اثر معكوس، تاثير روش گزينش را ارزيابي مي نمايد و به نيت افرادي  كه آنرا انجام مي دهند نظر ندارد.

رويه هاي جاري گزينش
در ايالات متحده :
شكل زير خلاصه اي از بررسي جديدي است كه بر 251 كارفرماي ايالات متحده صورت گرفته است، و نشان مي دهد كه مراجعه به معرف ها مهمترين و معمولترين روشي است كه براي گزينش افراد استفاده مي شود. بدنبال آن به ترتيب مصاحبه هاي ساختار بندي شده ، آزمونهاي مواد مخدر، مصاحبه هاي غير ساختار بندي شده، شرح حال، استفاده از مراكز ارزيابي و مصاحبه هاي روانشناسي ( شخصيت، توانايي و …) در گزينش افراد استفاده مي شود. كساني كه تازه از دانشگاهها و مراكز علمي فارغ التحصيل مي شوند از طريق دستاوردهاي علمي و يا دوره كار آزمايشي مورد بررسي قرار مي گيرند.
يك تحقيق ديگر كه به شكل عميقتري صورت گرفته است ، اين سوال را مورد كنكاش قرار داده است كه چرا مديران پرسنلي از روشهاي مختلفي استفاده مي كنند و يا بعضا  استفاده نمي كنند؟ در پاسخ به اين موارد مهمترين عامل، دقت كار بود و كم اهميت ترين آن هزينه  و خطر بي عدالتي در استخدام بود!  اما در ميان اين عوامل، متغيير هاي ديگري نيز وجود داشتند كه از جمله  اهانت به داوطلب و فريب دادن او و تقليد از ساير ارگانها دراين امر بودند. در ميان روشها اگرچه مصاحبه از جمله مهمترين روشهاي گزينش بوده ولي بعنوان روشي كه زيا د دقيق نیست و داوطلبان مي توانند دروغ بگويند، شناخته شد. هاريس (Harris) يكي از پژوهشگران اعتقاد دارد كه مديران امور پرسنلي از كمبودهاي مصاحبه اطلاع دارند، اما از آن استفاده مي كنند چراكه علاوه بر ارزيابي، آن ملاحظات ديگري را نيز تامين مي كند. در مقابل اين امر روزل (Rozell) و همكارانش از مديران پرسنلي اين سوال را مطرح كردند كه چرا از يك روش خاص استفاده نمي كنند. در پاسخ به اين امر عده ای آن آزمونها را مفيد نمي دانستند( مثل آزمونهاي توانايي ذهني) و برخي هم در مورد روشها ، آشنايي نداشتند.
بررسي 251 كارفرما در ايالات متحده
در انگلستان :
جديدترين بررسي صورت گرفته در بريتانيا ( توسط هاد گين،دالي و پين) نشان مي دهد كه سه روش كلاسيك ( مصاحبه، فرم درخواست و مراجعه به معرف) تقريبا جهاني است و در اين كشور نيز بكار برده مي شود اما روشهاي جديد تري نيز به آن اضافه شده است.(شكل زير)
بررسي صورت گرفته از 176 كارفرما در انگلستان
الف- استخدام فارغ التحصيلان
كينان(Keenan) در سال 1995 در مورد استخدام فارغ التحصيلان در بريتانيا تحقيقي را انجام داده است كه نشان مي دهد فرايند گزينش مشتمل بر پر كردن فرمهاي درخواست، مصاحبه، و مراجعه به معرف است. در مرحله نهايي كارفرمايان دوباره از مصاحبه استفاده مي كنند و تقريبا نصف آنها از مراكز ارزيابي نيز استفاده مي كنند. در تحقيقي ديگر مشخص شد كه تقريبا تمامي آژانسهاي استخدامي كه بيشتر كارفرمایان انگليسي جهت گزينش افراد به آنها مراجعه دارند، از مصاحبه استفاده مي كنند. همچنين  در حدود 81 درصد از مراجعه به معرف و تقريبا نيمي از آنها از آزمونهاي روانشناسي استفاده مي كنند. همچنين در اين كشور به ندرت از شرح حال ها و خط شناسي استفاده مي شود.
ب – كاركنان دانشگاهها
فاستر،ويكي و موس ،
در يك بررسي نشان دادند كه كاركنان دانشگاهها در بريتانيا همچنان با روشهايي مانند فرم درخواست كار، استفاده از منابع و معرف ها و مصاحبه استخدام مي شوند و از آزمونهاي روانشناسي و مراكز ارزيابي به ندرت استفاده مي گردد. اما بهر حال بيشتر دانشگاهها علاوه بر سه روش كلاسيك از روش ديگري استفاده مي كنند كه داراي ارزش هايي است.
ج- مشاغل كوچك
بيشتر بررسي ها به كارفرما یان بزرگي اختصاص يافته اند كه داراي بخش پرسنلي هستند و در ارتباط با گزينش چيزهايي مي دانند. اما يك سوم نيروهاي كاري در بريتانيا براي كارفرمایاني كار مي كنند كه كمتر از 10 نفر كارمند يا كارگر دارند. بارترم ( Bartram) يكي از محققان اين امر متوجه شد كه كارفرمایان كوچك بيشتر به مصاحبه تكيه مي كنند تا بواسطه آن درستكاري، صداقت و علاقه فرد به كار را مورد ارزيابي قرار دهند و اين در حالي است كه كمتر به توانايي كاري وي توجه مي كنند. يك پنجم از آنها از شبيه سازي كاري و يا آزمونهاي تحصيلي استفاده مي كنند و يك ششم به آزمونهاي توانايي و استعداد توجه دارند.
در ساير كشور هاي اروپايي
در تحقيقي كه توسط دني و تورچي در 12 كشور اروپاي غربي صورت گرفت چند روش گزينش مورد بررسي تطبيقي قرار گرفت. جدول زير تفاوتهاي موجود را شرح مي دهد.  در فرانسه خط شناسي اهميت زيادي دارد  ولي كشورهاي ديگر از اين روش استفاده نمي كنند.  فرم درخواست تقريبا در همه جا به جز سوئد استفاده مي شود. از روش مراجعه به معرف ها نيز تقريبا استفاده فراگيري مي شود اما در كشورهاي اسپانيا، پرتقال و هلند كمتر به آن توجه مي شود. آزمونهاي هوش سنجي در فنلاند، پرتقال واسپانيا بسيار استفاده شده و لي در آلمان و تركيه كمتر از آن استفاده مي گردد. آزمونهاي استعداد نيز در اسپانيا و هلند زياد استفاده شده ولي در سوئد، تركيه و آلمان كمتر استفاده مي گردد.  در اين كشور ها بجز انگلستان ، اسپانيا و هلند از مراكز ارزيابي كمتر استفاده مي شود.  گزينش گروهي نيز در اين كشور ها زياد استفاده نمي شود بجز در پرتقال ، اسپانيا و ترکیه.

ساير يافته ها
درباره گزينش در ديگر کشورهای جهان كمتر اطلاعاتي در دست است. بررسي هاي اخير كه توسط تيلور و اسميت و همكارانشان انجام گرفته نشان مي دهد كه در نيوزلند و استراليا از روشهاي مشابه انگلستان در اين فرايند استفاده ميشود. مصاحبه، مراجعه به معرف ها و فرمهاي درخواست امروزه روشهاي جهاني هستند و روشهاي ديگري مانند آزمون هاي شخصيت، توانايي و … تنها در برخي كشورها استفاده ميشوند. آرتور يكي از محققان، كه در باره اين فرايند در نيجريه و غنا تحقيق كرده است مي گويد در اين كشورها 90 درصد از مصاحبه، 46 درصد از مراجعه به معرف ها  و 11 درصد از شبيه سازي هاي كاري استفاده مي كنند.طبق آخرين بررسي ها،  آزمونهاي توانايي ذهني در كشورهاي بلژيك،هلند، اسپانيا بيشتر استفاده شده و در آمريكا و ايتاليا كمتر از اين روش بهره مي گيرند.    از آزمونهاي شخصيتي در اسپانيا بيشتر استفاده مي شود.  آزمونهاي تصويري ( projective tests) در پرتقال،اسپانيا و افريقاي جنوبي بيشتر استفاده مي شود در حاليكه كشورهاي آلمان، يونان، بريتانيا، ايرلند، ايتاليا و سنگاپور از اين روش كمتر استفاده مي كنند.  آزمونهاي مواد مخدر نيز در پرتقال، سوئد و ايالات متحده بيشتر استفاده شده و در ايتاليا و سنگاپور به ندرت استفاده مي شود

http://selection.behdasht.gov.ir/index.aspx?siteid=97&pageid=4555