تجزیه و تحلیل شغل

تجزیه و تحلیل شغل
تجزیه و تحلیل شغل، شرح خلاصه وظایف و مسئولیتهای شغل، رابطه آن شغل با مشاغل دیگر، دانش و مهارتهای لازم برای انجام دادن آن، و شرایط کار است.
هنگام تجزیه و تحلیل شغل باید توجه داشت که شغل را آنچنان که انجام می شود گزارش کرد، نه آنچنان که در گذشته انجام می شده یا آنچنان که باید انجام شود، یا آنچنان که در سازمانها و مؤسسات مشابه دیگر انجام می شود.
مطالعه و بررسی اینکه شغل چگونه باید انجام گیرد، معمولاً بعد از تجزیه و تحلیل شغل صورت می پذیرد و وظیفه ای است که بر عهده متخصصان روش سنجی یا مهندسان صنایع است.

مراحل تجزیه و تحلیل شغل

1-  بررسی کلی سازمان- کل سازمان بررسی می گردد تا معتوم شود مشاغل فعلی با بافت و اهداف کلی آن هماهنگی و مطابقت دارد یا خیر.
2-    تعیین منظور از تجزیه و تحلیل شغل و موارد استفاده آن
3-    انتخاب مشاغل بطور نمونه
4-    جمع آوری اطلاعات در باره هر شغل و خصوصیاتی که شاغل آن باید دارا باشد تا بتواند از عهده کارش برآید.
5-    تنظیم شرح شغل
6-    تنظیم شرایط احراز شغل
7-  طراحی شغل- تنظیم وظایف و مسئولیتها در یک شغل یا گروهی از مشاغل وابسته به یکدیگر به نحوی است كه حداکثر بازدهی به دست آید و باعث رضایت، رشد و پیشرفت و در نهایت بهبود کیفیت زندگی کاری کارکنان شود.
8-    ارزیابی و اصلاحات لازم

روشهای تجزیه و تحلیل شغل:

1-مشاهده مستقیم:
از یادداشتهای مشاهده مستقیم مواردی از قبیل چه کاری چگونه انجام می گیرد، چه مدت زمانی صرف انجام دادن آن می شود، شرایط محیطی کار چیست و از چه ابزار و آلاتی استفاده می شود. استخراج می گردد.
از روش مشاهده بیشتر برای تجزیه و تحلیل مشاغل ساده، یعنی مشاغلی که تکراری و زمان انجامشان کوتاه است، استفاده می شود.
روش مشاهده مستقیم برای مشاغلی مانند کار یک محقق، دانشمند، وکیل دادگستری یا ریاضیدان که قسمت زیادی از آن را فعالیت فکری تشکیل می دهد، مناسب نیست.
تحلیلگر کار با روش مستقیم باید دقت داشته باشد که حضور او در محیط کار در روال عادی آن تأثیر نگذارد. در غیر این صورت اطلاعات حاصله اعتبار چندانی نخواهد داشت.

2-مصاحبه:
مصاحبه به دوصورت آزاد و بسته انجام می شود. در مصاحبه آزاد که حاصل تجربیات هاتورت است. چهر چوب یا محتوای مشخص و از پیش تعیین شده ای ندارد و جو مصاحبه و رابطه ای که میان مصاحبه کننده و مصاحبه شونده به وجود می آید، مسیر و شکل آن را تعیین می کند. در مصاحبه بسته (منظم) چهار چوب مصاحبه کاملاً معلوم است و سئوالات از قبل تعیین شده اند. تهیه فهرستی از سئوالات و رعایت ترتیب منظمی در طرح آنها و نیز قابلیت تطبیق و مقایسه اطلاعات از مزایای محاسبه بسته می باشد.
مصاحبه (آزاد یا بسته) به سه صورت انجام می شود.
–        مصاحبه انفرادی با متصدی شغل
–        مصاجبه گروهی با کارکنانی که شغلهای یکسان دارند.
–        مصاحبه با سرپرستان یا کسانی که انتظار می رود آشنایی کامل با شغل داشته باشند.

نکات مهم در مصاحبه:
–        از میان کارکنان باید کسانی را انتخاب کرد که بیشترین دانش و اطلاعات را در باره شغل داشته باشند.
–        باید رابطه خوب و دوستانه ای با مصاحبه شونده برقرار نمود.
–    مصاحبه باید تا حد ممکن منظم و سازمان یافته باشد و بدین منظور از فرمهای استانداردی شامل سئوالات از قبل تعیین شده و فضایی برای ثبت پاسخها به وسیله تحلیلگر، استفاده شود. باید دقت نمود که پاسخ دهنده را مقید به پاسخگویی در چهارچوب تعیین شده ای نکرد و به او اجازه داد در صورت تمایل، نظرات خود را ابراز نماید.
–    در مواردی که وظایف در بعضی از مشاغل روال خاصی ندارد و مرتباً تکرار نمی شود باید از شاغل خواست که فهرستی از وظایف خود را به ترتیب اهمیت و کثرت وقوع تهیه کند و در اختیار تحلیلگر بگذارد.
–    بعد از خاتمه مصاحبه، اطلاعات به دست آمده باید مرور شود و صحت آن تأیید گردد. این کار معمولاً از طریق ارتباط با سرپرست مستقیم مصاحبه شونده انجام می گیرد.

مزایا و معایب مصاحبه:
مهمترین ویژگی مصاحبه این است که دو طرف رو در رو با یکدیگر صحبت می کنند. در ایت ارتباط مستقیم مسائلی آشکار می شوند که معمولاً در روشهای دیگر پنهان باقی می ماند.
با وجود مزایای روش مصاحبه، به دلیل امکان جمع آوری اطلاعات نادرست، روایی و پایایی این روش پایین است.

3-پرسشنامه:
پرسشنامه هایی که برای تجزیه و تحلیل شغل طراحی می شوند بین چهار تا شش صفحه بوده، شامل هر دو نوع سئوالات عینی (سئوالاتی که احتیاج به تحلیل ندارند) و قضاوتی (سئوالاتی که باید مورد تحلیل قرار گیرند) هستند. تجزیه و تحلیل مشاغل ممکن است برای مطالعه و شناخت مشاغل فعلی با شد یا مشاغلی که در آینده در سازمان به وجود خواهند آمد.
به منظور تجزیه و تحلیل مشاغل جدید معمولاً پرسشنامه برای فردی فرستاده می شود که انتظار می رود سرپرستی متصدیان این مشاغل را در سازمان عهده دار گردد.

نکات مهم در طراحی پرسشنامه:
–        تعدادسئوالات باید کم باشد
–    برای پاسخ دهنده ها باید کاملاً روشن باشد که چرا به سئوالات پاسخ می دهند و از جوابها چه استفاده ای خواهد شد.
–        سئوالات پرسشنامه باید ساده و قابل فهم باشد.
–        پیش از پخش پرسشنامه باید آن را سنجید.

مزایا و معایب پرسشنامه:
پرسشنامه کم هزینه ترین روش جمع آوری اطلاعات است و با استفاده از آن می توان در زمان نسبتاً کوتاهی، اطلاعات زیادی به دست آورد، اما همواره این اشکال وجود دارد که پاسخ دهنده به تمام سئوالات پاسخ ندهد یا پاسخ درست ندهد، یا قبل از برگرداندن پرسشنامه به تحلیلگر، آن را برای مدت زیادی نزد خود نگهدارد.

4-مصاحبه گروهی:
مصاحبه گروهی شبیه به مصاحبه انفرادی است با این تفاوت که به جای مصاحبه با یک نفر، با همه کسانی که دارای مشاغل یکسانی در سازمان هستند به طور همزمان مصاحبه می شود. اطلاعاتی که از این طریق به دست می آید، دقیق تر و کاملتر از اطلاعاتی است که از مصاحبه انفرادی به دست می آید. با این حال پویایی و هنجارهای گروه ممکن است سودمندی و اثربخشی این روش را کاهش دهد.

5-نشست متخصصان:
در این روش جلساتی تشکیل می شود و از کسانی که دانش و اطلاعات زیادی در باره شغل دارند، دعوت و نظرخواهی می شود.

6-ثبت وقایع:
در این روش از متصدی شغل خواسته می شود که فعالیتهای روزانه خود را یادداشت کند. ثبت وقایع بهترین روش برای کسب اطلاعات دست اول محسوب می شود ولی دشوار و وقت گیر است.

7-پرسشنامه تجزیه و تحلیل شغل- پرسشنامه تجزیه و تحلیل سمت (PAQ):
یک روش مقداری برای تجزیه و تحلیل مشاغل می باشد که در اوایل دهه 1970 به وسیله مک کورمیک و همکارانش در دانشگاه پردو ابداع گردید.
در این پرسشنامه فعالیتهای هر شغل به شش طبقه اصلی تقسیم گردیده است. عناصر مهم در هر یک از این طبقات ششگانه نیز شناسایی شده اند. منظور از ((عنصر))، حرکت یا عملی است که در کار انجام می گیردو جزئی از آن به شمار می آید. در مجموع، 194 عنصر که معرف تمام فعالیتهای ممکن در هر شغل است شناسایی و فهرست گردیده اند.
طبقات ششگانه عبارتند از:

1- منابع اطلاعاتی (35 عنصر)، 2- فعالیتهای فکری (14 عنصر)، 3- فعالیتهای جسمانی (49 عنصر)، 4- برقراری ارتباط با دیگران (36 عنصر)، 5- زمینه شغل (19 عنصر)، 6- سایر فعالیتهای شغل (41 عنصر)

تحقیقاتی که در باره ًَ انجام گرفته است، پایایی و روایی آن را تأیید کرده است. این روش کاربرد وسیعی دارد و برای تجزیه و تحلیل انواع مشاغل از آن استفاده می شود. معایب این روش طولانی بودن، زبان فنی و سیستم ارزیابی پیچیده و مشکل آن است.

تنظیم شرح شغل و شرایط احراز شغل

اطلاعاتی که از تجزیه و تحلیل شغل به دست می آید. به صورت شرح شغل و شرایط احراز شغل، به فرمهای خاصی منتقل می گردند. در شرح شغل، وظایف، مسئولیتها و شرایط کلی کار به طور خلاصه درج می شود. شرایط احراز شغل نیز شرح حداقل شرایطی است که متصدی شغل باید دارا باشد تا بتواند با موفقیت از عهده کار برآید.

تنظیم شرح شغل
شرح شغل توضیح می دهد که متصدی شغل چه وظایفی را چگونه و در چه شرایطی انجام می دهد و شامل اطلاعاتی به شرح زیر می باشد.
الف) شناسنامه شغل:
شامل: 1- عنوان شغل، 2- کد (شماره پست سازمانی)، 3- نویسنده شرح شغل، 4- تاریخ تحریر شرح شغل، 5- تصویب کننده، 6- جایگاه شغل در سلسله مراتب سازمانی، 7- عنوان سرپرست مستقیم شاغل، 8- پایه و رتبه شغل، 9- حداقل و حداکثر حقوقی که به شغل تعلق می گیرد.
ب) خلاصه شغل- بیان کلی وظایف اصلی شغل
ج) ارتباطات اداری (داخل و خارج از سازمان)
د) شرح وظایف و مسئولیتها
هـ) اختیارات (شانمل: حدود اختیارات شاغل، محدوده تصمیم گیری، تعداد افرادی که به طور مستقیم از او دستور می گیرند، سقف بودجه در اختیار شاغل)
و) معیار عملکرد- منظور از معیار عملکرد، فهرستی از ضوابط و موازینی است که انتظار می رود با رعایت آن، متصدی شغل وظایف و مسئولیتهای اصلی خود را آن طور که در شرح شغل آمده است، بدرستی انجام دهد و به وسیله آن بتوان عملکرد واقعی وی را ارزیابی کرد.
ز) محیط و شرایط کار

تنظیم شرایط احراز شغل
فرم شرایط احراز شغل از یک طرف، راهنمایی برای کارمند یابی است و از طرف دیگر از آن در طراحی آزمونهای انتخابی، یعنی آزمونهایی که توانائیهای متقاضیان شغل را می سنجد، استفاده می شود.

روشهای تنظیم شرایط احراز شغل
1- اظهارات صاحبنظران (روش قضاوتی): در این روش از کارشناسان، سرپرستان و مدیرانی که با شغل آشنایی دارند سئوال می شود کسی که شغل مورد نظر به او واگذار می گردد باید دارای چه تحصیلات، تخصص و مهارتهایی باشد، چه دوره هایی را گذرانده باشد و استعداد, هوش و شعورش در چه حدی باشد تا بتواند با شایستگی عهده دار آن شود.
2- تجزیه و تحلیل آماری: در این روش که منطقی ترین و در عین حال دشوارترین روش است، رابطه میان متغیرهایی از قبیل اندازه قد، قوه بینایی، قدرت جسمانی، … و توانایی کارمند در انجام دادن وظایفش تعیین می گردد، و از طریق علمی اثبات می شود.

کاربرد تجزیه و تحلیل شغل:
کاربرد تجزیه و تحلیل شغل عبارتند از: کارمند یابی، انتخاب و انتصاب، آموزش، ایمنی، ارزیابی عملکرد، حقوق و دستمزد و طراحی شغل. علاوه بر موارد مذکور، از تجزیه و تحلیل شغل در برنامه ریزی نیروی انسانی، تحقیق و پژوهش و تنظیم قوانین و مقررات استخدامی استفاده می شود.

مشکلات تجزیه و تحلیل شغل:

الف) واکنش کارکنان
ب) کاستیهای فرآیند تجزیه و تحلیل شغل

طراحی شغل
برای طراحی شغل معمولاً از چهار روش استفاده می شود:

1- روش مدیریت علمی (روشهای حرکت سنجی و زمان سنجی):
تقسم کار، تخصصی کردن شغل و ساده کردن کار، از جمله نکاتی است که تیلور در طراحی مشاغل مورد توجه قرار می داد.

2- روش انگیزشی:
بر اساس روش انگیزشی مشاغل باید به گونه ای طراحی شود که باعث رضایت کارکنان و ایجاد انگیزه در آنان گردد. روش انگیزشی بر اساس نظریه های زیر پیشنهاد گردیده است:

نظریه دو عاملی هرزبرگ:
در این نظریه، هرزبرگ از دو عامل بهداشتی و انگیزشی صحبت می کند و معتقد است در حالی که فقدان عوامل بهداشتی باعث شکایت و نارضایتی می شود، وجود آنها تأثیری در رضایت یا ایجاد انگیزه ندارد. اما وجود عوامل انگیزشی- که به ماهیت کار بر می گردد- باعث رضایت شغلی و ایجاد انگیزه می گردد. بر اساس این نظریه روشهایی برای طراحی شغل، تحت عنوان کلی غنی سازی شغل به اجرا در می آید و با تفویض اختیاراتی به کارکنان، وظایفی که معمولاً به عهده سرپرستان است به ایشان واگذار می گردد.

نظریه فعال سازی:
طرفداران این نظریه معتقدند که باید با ایجاد تنوع در کار و کاهش خستگی، کارکنان را فعال کرد. با توجه به این مطلب، تنوع در کار برای کاهش خستگی باید مبنای طراحی مشاغل باشد. گردش شغلی یکی از روشهایی است که به این منظور به کار گرفته می شود.

نظریه ویژگیهای شغل:
این نظریه مانند نظریه هرزبرگ، معتقد است کارکنان هنگامی برای انجام دادن کار انگیزه خواهند داشت که احساس کنند شغلشان با ارزش است و از چگونگی عملکرد خود باز خور می گیرند. برخلاف نظریه هرزبرگ که در آن توصیه خاصی برای طراحی شغل ارائه نمی شود، در نظریه ویژگیهای شغل، ابعاد کار به شرح زیر در طراحی شغل مورد توجه قرار می گیرد:

1.    انجام کار باید به مجموعه ای از مهارتها و توانائیهای گوناگون و متنوع نیاز داشته باشد.
2.    هویت کار باید معلوم باشد. یعنی به جای جزئی از کار، کارکنان باید یک کار را به طور کامل انجام دهند.
3.    کار باید مهم به شمار آید.
4.  طراحی شغل باید به گونه ای باشد که شاغل آن استقلال و آزادی عمل داشته باشد و بتواند در باره رویه کار، تصمیم گیری کند.
5.    طراحی شغل باید به گونه ای باشد که شاغل بتواند از عملکرد خود بازخور بگیرد.

3– روش سیستمی:
منظور از روش سیستمی این است که به جای طراحی تک تک مشاغل، سیستم کار به نحوی طراحی شود که ابعاد اجتماعی و فنی کار، مکمل یکدیگر باشند.
در روش سیستمی، مانند روش مدیریت علمی، هدف این است که کارآیی عملیات افزابش یابد، ولی بر خلاف روش مدیریت علمی، به جای توجه به افزایش کارآیی در تمام وظایف شغل، به وظایفی توجه می شود که نقش مهمی در روال کار دارند. همچنین به کارکنان اجازه داده می شود در باره نحوه انجام دادن این وظایف، تصمیم گرفته، هرگونه اشتباهی را خود در مبداء اصلاح کنند.

4– روش مبتنی بر ویژگیهای عامل انسانی:
طراحی شغل بر این اساس به دو روش مجزا از یکدیگر تقسیم شده است. در روش اول، شغل بر اساس ویژگیهای زیستی و جسمی انسان طراحی می شود. در این روش که ارگونومیکز، به معنی سازگاری با وضعیت فیزیکی افراد، خوانده شده است، سعی می شود با طراحی صحیح کار از بروز عوارض فیزیولوژیکی منفی که معمولاً در نتیجه انجام غلط کار در کارکنان به وجود می آید، جلوگیری گردد.
در روش دوم که روش ادراکی- حرکتی خوانده شده است، پیلمدهای روانی تماس انسان با ماشین آلات، ابزار و وسایل و سایر عوامل در محیط کار و چگونگی تأثیرشان بر عملکرد کارکنان مورد توجه قرار می گیرد.

منبع: مدیریت منابع انسانی- دکتر اسفندیار سعادت- انتشارات سمت

Job Analysis

Job analysis is information about a position to be filled that helps to identify the major job requirements (MJR) and links them to skills, education, training, etc., needed to successfully perform the functions of that job. The purpose of the job analysis is to identify the experience, education, training, and other qualifying factors, possessed by candidates who have the potential to be the best performers of the job to be filled. It can also be used to identify documents and other elements vital to the candidate evaluation, referral and selection process, such as measurement methods and interview requirements.

There are two key elements of a job analysis:

1.  Identification of major job requirements (MJRs) which are the most important duties and responsibilities of the position to be filled. They are the main purpose or primary reasons the position exists. The primary source of MJRs is the most current, official position description.

2.  Identification of knowledge, skills and abilities (KSAs) required to accomplish each MJR and the quality level and amount of the KSAs needed. Most job analyses deal with KSAs that are measurable, that can be documented, and produce meaningful differences between candidates. Typically, possession of KSAs is demonstrated by experience, education, or training. The goal of KSAs is to identify those candidates who are potentially best qualified to perform the position to be filled; they are most useful when they provide meaningful distinctions among qualified candidates. Source documents for KSAs may be the position description, Office of Personnel Management qualification standards and job classification standards.

Job Analysis
Job analysis is the process whereby jobs are investigated in sufficient detail to enable (a) recruitment of people into them or (b) assessment of the performance of people who are already working in them.

Work-oriented methods

The principle of work-orientation is to understand the job that is done in terms of the outcomes and the activities used to achieve those outcomes. Work-oriented methods can be used both work improvement, job definition and also for recruitment.

* Structured questionnaire: questionnaires and checklists to organize.
* Process analysis: Breaking down the activities.
* Observation: researcher just watches what is done.
* Self-reports: the incumbent reports what happens using diaries and logs
* Participation: the researcher does the job

Worker-oriented methods
Worker-oriented methods are focused on the person and their experience and perception.

* Interview: the incumbent is questioned about the job.
* Critical Incident Technique: find successful and unsuccessful behaviors in key incidents.
* Repertory Grid: Finding similarities and differences and hence constructs.

Potential problems
The information you get from job analysis may not be as good as you hoped, firstly in its accuracy and consequently how stable it is over time.

Accuracy

Accuracy of response may be affected by a number of issues, including:
* The informant may not tell the truth (eg. idealizing, giving what you want, fear of consequences).
* The organizational context shapes how job is done.
* Distortions may affect perceptions of job for personal or political reasons.
* Errors of misunderstanding may occur (cognitive).
o Not understanding the job.
o Over-emphasis on similarities, missing differences.
o Confirmation by assessors of their stereotype of the role.
o Availability heuristic, etc.
* Job not being done properly (behavioral).
* Personal motivations (affective).
Stability

A number of items may affect the stability of the job detail, including:
* Seasonality (some jobs change over time)
* Technology effects, automating and sometimes complexifying.
* Employee-determined changes, eg. ‘improvements’.
* Environmental factors, such as laws, business climate, etc.