مدیریت و تفکر ناب؛ راهی به سوی احیای سازمان

چکیده: کدام مدیر است که دوست نداشته باشد، اتلاف کمتری در کسب و کار خود داشته باشد؟ چه کسی نمی خواهد هزینۀ کمتری برای تولید محصول یا ارائۀ خدمات خود بپردازد؟ آیا کسی هست که دوست نداشته باشد به نیاز واقعی مشتریان خود پاسخ دهد؟ در این مقاله اصول تفکر ناب را با هم بررسی می‎کنیم. این اصول، الگویی را در اختیار ما قرار می‎دهند که بتوانیم با کمترین هزینه و اتلاف، آنچه را که واقعاً مشتریانمان دوست دارند، به آن‎ها ارائه کنیم. ناب یعنی انجام بیشترین با کمترین! واژه ناب را خانم آزاده رادنژاد مدیر واحد انتشارات مؤسسه ناب ایران و کارشناس و مربی تولید ناب به عنوان ترجمۀ واژۀ Lean برگزید. Lean به معنای بدون چربی است که معمولاً در بدنسازی از این واژه استفاده می‎شود. ولی در تولید و مباحث تولیدی در واقع به کارخانه‎هایی گفته می‎شود که بدون اتلاف کار می‎کنند. در واقع کارخانه‎هایی که مثل یک بدن ورزیده و بدون چربی (اتلاف) کار می‎کنند.تفسیر این نام را می‎توان این ناب سازی یعنی انجام بیشترین با کمترینطور بیان کرد: ناب یعنی ایجاد بیشترین ارزش از دید مشتری با صرف کمترین میزان منابع!

کلمات کلیدی: تفکر ناب، مدیریت ناب، اتلاف، هزینه تولید، ارزش، مصرف کننده نهایی

تفکر ناب چیست و چه اصولی دارد؟

عرصه کنونی کسب و کار، تصویری جدید از سازمان ارائه می کندکه با این نگرش جدید، سازمان مجموعه‌ای از فرایندهایی است که هدف آنها ایجاد ارزش برای مشتری است و مستلزم ایجاد ارزش برای مشتری،آفرینش ارزش در خود سازمان است. برنامه سازمانی که می خواهد رویکرد فوق را دنبال کند در وهله اول ورود به حوزه سیگماهاست و در مرحله بعد طی مراحل بهبود تا رسیدن به سطح شش‌سیگما(Six Sigma) یعنی ۳٫۴ خطا در یک میلیون فرصت می‌باشد. مفهوم بنیادی تفکر ناب، در ریشه‌کن کردن اتلاف و آفرینش ارزش در سازمان نهفته است. تفکر ناب نگرشی است برای افزایش بهره‌وری و ارزش‌آفرینی مستمر و حداقل کردن هزینه‌ها و اتلافات؛ به این ترتیب می توان دروازه ورود به سرزمین سیگماها را رفع عیوب، اتلافات و خطاهای مشهود از طریق روشهای سریع، نظیر مفاهیم و تکنیکهای تفکر ناب (Lean Thinking) دانست؛ چرا که برای افزایش نرخ سیگما نیاز است افزایش نمایی در کاهش عیوب و اتلافات بوجود آید. در واقع اگر ناب بودن را خالص بودن معنا کنیم، کاری که در ناب سازی انجام می‎شود، خالص کردن فرآیند‎ها از اتلاف خواهد بود. یک ناب اندیش تمام تلاش خود را می‎کند که اتلاف‎ها را شناسایی و برای حذف آن‎ها به شکل اصولی اقدام کند.

شیوه ساخت یا تولید “ناب (Lean)” چیست؟

شیوه ساخت یا تولید “ناب (Lean)”،  یک متد سیستماتیک بهبود مداوم بر پایه بررسی فرآیندهای کسب و کار و حذف زوائد از فرآیند است. تمرکز این شیوه، بر کاهش هزینه های اضافی، کاهش زوائد و بهینه سازی روال های ناکارآمد است.
اصطلاحات “ناب”:
 تعریف مصرف کننده نهایی: فردی که عملا محصول یا خدمت نهایی را مورد استفاده قرار می دهد. به عبارتی دیگر، مفهومی در برابر مشتریان میانی مثل واسطه های فروش، بازاریابی، پخش، تهیه کننده و … است.
تعریف ارزش (Value): هرگونه کنش یا فعالیت که به محصول یا سرویس نهایی ارزشی افزوده می کند.
تعریف اتلاف (Waste): براساس این تعریف، هرگونه کنش یا فعالیتی که به محصول نهایی ارزشی افزوده نمی کند، شکلی از اتلاف است.

ناب اندیشی و افزودن منافع

واقعیت آنست که در عمل بخش کوچکی (۵تا ۵۰ درصد) از کل تلاش و زمان هزینه شده در هر سازمان، ارزشی را بر محصول یا خدمت نهایی افزوده می کند. با شفاف سازی ارزش ها برای محصول یا خدمت نهایی، از نقطه نظر مشتری نهایی، کلیه موارد غیر ضروری، اتلاف و ضایعات می توانند شناسایی و حذف شوند.

نمودار درصد متعارف صرف زمان در سازمان ها

البته نمودار فوق نتیجه خیلی خوبی را نمایش نمی دهد، ولی این بدان معنا نیست که هزینه صرف شده جهت اتلاف نیز نرخی با همین بزرگی دارد، در جدول زیر هزینه فعالیت های داخلی برخی صنایع آمده است:

۵ اصل تفکر ناب
تفکر ناب را میتوان در پنج اصل خلاصه نمود؛ با درک دقیق این اصول و سپس با تلاش برای گره زدن آنها به یکدیگر، میتوان ضمن بکارگیری کامل شیوه‌ها و فنون ناب به راهکاری پایدار در ناب‌سازی سازمان و فرایندهای آن دست یافت. این پنج اصل عبارتند از:
۱-تعیین دقیق ارزش هر محصول معین (Value)
۲- شناسایی جریان ارزش محصول (Value Stream)
۳- ایجاد حرکت بدون وقفه در این ارزش (Flow)
۴- امکان دادن به مشتری تا بتواند این ارزش را از تولید کننده بیرون بکشد (Pull )
۵- تعقیب کمال (Perfection)

5 اصل تفکر ناب
اصل اول – تعیین ارزش (Value)
نقطه شروع اساسی تفکر ناب، ارزش است. این تنها مصرف کننده نهایی است که میتواند ارزش را تعریف کند و ارزش، تنها هنگامی دارای معنا و مفهوم است که در چهارچوب یک محصول معین بیان شود، محصولی که نیازهای مصرف‌کننده خود را با قیمتی معین و در زمانی معین برآورده سازد. توجه داشته باشیم که این تولیدکننده است که ارزش را می آفریند. در این اصل دو موضوع بایستی مورد توجه قرار گیرد:
اصل اول:
یکی محصولات معینی است که تولیدکننده منتظر است تا مصرف‌کنندگان معینی، در ازای قیمت معینی  آنها را خریداری کنند تا سبب چرخش کسب و کار شرکت باشد و دیگری نحوه اصلاح عملیات تولید و کیفیت تحویل این محصولات است به گونه‌ای که بطور پیوسته از هزینه‌های اصلی آنها کاسته شود. از این رو، تفکر ناب باید با تلاشی آگاهانه آغاز شود برای تعریف دقیق ارزش در چهارچوب محصولاتی معین که واجد قابلیتهای معینی هستند و در ازای بهایی معین ارائه می شوند که حاصل برقراری گفتگو با مشتریان معین است.
بنگاه های اقتصادی ناب پیوسته باید همراه با گروه‌های محصول خود، به بازنگری مستمر ارزش بپردازند و همواره از خود بپرسند که آیا بهترین تعریف را برای آن یافته‌اند؟ ضرورت بسیار دارد که تولید کنندگان به تعریف مجدد ارزش بپردازند چرا که این امر کلید دستیابی به خریداران بیشتر است و توانایی یافتن خریداران بیشتر و فروش سریعتر، اهمیت بسیاری برای موفقیت در تفکر ناب دارد. سازمانهای ناب در این صورت، خواهند توانست مقادیر قابل توجهی از منابع و ذخایر خود را آزاد کنند.
اصل دوم:
عنصر نهایی در تعریف ارزش، هزینه هدف است. وقتی محصول تعریف می شود، مهمترین وظیفه در امر تعیین ارزش، آن است که بر اساس مقدار منابع و نیروی موردنیاز برای ساخت محصولی که واجد مشخصات و قابلیتهای معینی است هزینه هدف تعیین شود، بشرط آنکه اتلاف(Muda) مشهود و موجود در فرایند حذف شده باشد. بنگاه های اقتصادی ناب مجموعه قیمتها و مشخصه‌هایی را که توسط شرکتهای معمول و متعارف به خریداران پیشنهاد می شود، بررسی می کنند و سپس می پرسند از طریق کاربرد شیوه‌های ناب، چه مقدار از هزینه‌ها قابل کاهش است و آنها در واقع می پرسند که هزینه بدون مودای (Muda Free Cost) این محصول، وقتی که گامهای غیرضروری حذف شوند و ارزش به حرکت درآید، چقدر خواهد بود؟ چنین هزینه هدفی به طور قطع، بسیار پایینتر از هزینه‌هایی است که رقبا متحمل می شوند.
کوتاه سخن اینکه تعیین درست ارزش، نخستین گام در راستای تفکر ناب است و راهی که به تهیه کالا یا خدمات اشتباه می انجامد همانا اتلاف (Muda) است.
 اصل دوم – شناسایی جریان ارزش (Value Stream)
جریان ارزش مجموعه‌ای است از کلیه اعمال ضروری برای یک محصول معین، این موضوع شامل همه فرایندهای تولید محصولات و خدمات یعنی از انگاره تا ورود محصول و خدمات به بازار را دربر می‌گیرد. شناسایی کل جریان ارزش برای هر محصول معین و گاهی برای خانواده هر محصول گام بعدی تفکر ناب است. به این طریق وجود حجم بسیار زیاد اتلاف (Muda) در سازمان برملا می گردد.
نقشه جریان ارزش همه اعمال لازم برای طراحی، سفارش و ساخت یک محصول معین را شناسایی می کند، تجزیه‌ و تحلیل جریان ارزش، نشان می‌دهد که در طول جریان ارزش سه نوع فعالیت صورت می‌گیرد:
۱- فعالیتهایی که معلوم می‌شود آشکارا ارزش‌آفرینند.
۲- فعالیتهایی که معلوم می‌شود ارزش‌آفرین نیستند ولی به دلیل دانش فنی موجود و دارایی های تولیدی، اجتناب ناپذیرند. (مودای نوع اول)
۳- فعالیتهای اضافی بسیاری که معلوم می‌شود هیچ ارزشی نمی‌آفرینند و بی‌درنگ قابل حذف هستند. (مودای نوع دوم)

توجه داشته باشیم پس از تفکیک فعالیتهای سازمان به سه دسته فوق، موداهای نوع دوم بی‌درنگ می‌توانند حذف شوند و راه برای رفتن به سوی رفع فعالیتهای باقیمانده‌ای (مودای نوع اول) که ارزش‌آفرین نیستند هموار خواهد شد.

اصل سوم – ایجاد حرکت بدون وقفه در این ارزش (Flow)
هنگامی که ارزش به طور دقیق تعیین می‌شود و بنگاه اقتصادی ناب جریان ارزش یک محصول معین را نقشه‌برداری کرده و گامهای پر اتلاف حذف می‌شوند، آنگاه نوبت گام بعدی تفکر ناب فرا می‌رسد که همانا به حرکت درآوردن گامهای ارزش‌آفرین است. حرکت (Flow) عبارت است از انجام وظایف بطور پیش رونده در طول جریان ارزش به گونه‌ای که یک محصول بدون توقف، بدون ضایعات و بدون پس‌ روی، از طراحی به بازار، از سفارش به تحویل و از مواد خام به دست خریدار برسد.

برای دستیابی به این منظور، وقتی ارزش تعریف شد و کل جریان ارزش مشخص شد،سه گام وجود دارد:
گام اول:
نخستین گام، توجه بر یک هدف واقعی است؛ یعنی تمرکز بر یک طرح معین، یک سفارش معین، خود محصول و پیش چشم داشتن آن از آغاز تا پایان.
گام دوم:
گام دوم نادیده گرفتن مرزهای سنتی مشاغل، مسیرهای شغلی، کارکردها و شرکتهاست تا بنگاه اقتصادی ناب شکل گیرد، پدیده ای که می‌تواند همه موانع موجود بر سر راه حرکت پیوسته محصول معین را از میان بردارد.
گام سوم:
سومین گام، بازاندیشی وظایف معین و ابزارآلات است، به این منظور که هرگونه پس‌روی و وقفه از بین برود و طراحی، سفارش و تولید یک محصول معین بتواند پیوسته پیش برود.

بطور خلاصه شیوه به حرکت درآوردن ارزش عبارتند از:
۱- عطف توجه به یک هدف واقعی، یعنی تمرکز بر یک طرح معین یا یک سفارش معین و یا خود محصول و تحت‌نظر گرفتن آن از آغاز تا پایان.
۲- نادیده گرفتن مرزهای سنتی مشاغل، مسیرهای شغلی، کارکردها و سازمان‌ها تا یک سازمان ناب پدید آید.
۳- بازاندیشی وظایف کاری به این منظور که موداها (Muda) حذف شوند. این سه مرحله باید همزمان انجام شوند؛ این اصل تمامی ساختارها یا فعالیتهایی که موجب مودا (Muda) در جریان تولید می‏شوند و زمان انتظار ساخت را افزایش می‏دهند، شناسایی و حذف می‏کند.
اصل چهارم – ایجاد سیستم کششی (Pull)

امکان دادن به مشتری تا بتواند این ارزش را از تولیدکننده بیرون بکشد؛ بیرون کشیدن  (Pull) به معنای آن است که هیچ شرکتی در بالای جریان، کالا یا خدماتی را تولید نکند مگر آنکه مشتری پایین جریان، آنرا خواسته باشد. بهترین راه برای درک منطق بیرون کشیدن آن است که ابتدا به‌ سراغ یک مشتری واقعی برویم که یک محصول واقعی می‌خواهد، سپس به عقب بازگردیم و همه گام هایی که باید برداشته شود تا محصول مورد نظر به دست مشتری برسد را مورد بررسی قرار دهیم. این سیستم در تقابل با بیرون راندن  (Push) قرار می‌گیرد.اصل بیرون کشیدن قوانین و قواعد مربوط به برنامه‌ریزی و کنترل موجودی مواد و محصولات (کامل و یا نیمه‌ساخته)، همچنین نحوه تغذیه خطوط تولید و نحوه ارتباط کارخانه مادر با تامین کنندگان (Supplier) را دگرگون خواهد نمود. بکارگیری تکنیک تولید به موقع (JIT) راهگشای کار سازمانها در امکان دادن به مشتری است تا بتواند این ارزش را از تولید کننده بیرون بکشد.
 اصل پنجم – تعقیب کمال (Perfection)
هنگامیکه سازمان ها به تعیین درست ارزش، شناسایی کل جریان ارزش، ایجاد گامهای ارزش‌آفرین برای ایجاد حرکت پیوسته محصولات معین دست می‌یابند و اجازه می‌دهند تا مشتری ارزش را از بنگاه اقتصادی بیرون کشد زمان پرداختن به اصل پنجم تفکر ناب، یعنی تعقیب کمال است. کمال عبارت است از بین بردن کامل مودا (Muda) به گونه‌ای که همه فعالیتهایی که طی جریان ارزش انجام می‌گیرند، ارزش‌آفرین باشند.بستر سازی و توسعه فرهنگ سازمانی با مفاهیم تفکر ناب سازمانها جهت تبدیل شدن به بنگاه اقتصادی ناب، بایستی بسترهای مناسب را جهت نهادینه شدن تفکر ناب در کلیه سطوح مهیا نمایند؛ نهادینه شدن این تفکر ارتباط تنگاتنگی با نوع نگرش و ارزشهای حاکم بر سازمان و کارکنان آن دارد.
تفکر ناب چیست؟
فرهنگ ناب اندیشیدن
ناب اندیشیدن بایستی در سازمان به یک فرهنگ تبدیل شود و بدانیم هر قدر التزام و تعهد افراد به ارزشهای اساسی و محوری سازمان (نظیر ناب اندیشیدن) بیشتر باشد و اعضای بیشتری به این ارزش معتقد باشند آن فرهنگ و ارزش قوی‌تر است و تاثیر بیشتری بر رفتار اعضای سازمان دارد؛ در یک فرهنگ قوی توافق بیشتری درباره رسالت سازمان وجود دارد و وحدت هدف موجب همبستگی، وفاداری، تعهد سازمانی و کاهش ترک خدمت می‌شود؛ در یک فرهنگ قوی، مدیریت برای هدایت رفتار کارکنان نیاز کمتری به قوانین و رویه‌های رسمی دارد چرا که وقتی کارکنان فرهنگ سازمان را بپذیرند راهنماهای رفتار، درونی می‌شود؛ از طرفی برای آنکه افراد سازمان ارزشهای فرهنگ را بپذیرند باید آنها را بشناسند. بنابراین اولین اقدام عملی جهت بسترسازی برای نهادینه شدن تفکر ناب در یک سازمان، آموزش این مفاهیم به کارکنان آن سازمان است و رسیدن به این باور که:
تغییر نتایج یعنی :
ما باید رفتارمان را تغییر دهیم و برای تغییر رفتار ما باید تفکرمان را تغییر دهیم و چون همه چیز برخاسته از اندیشه آدمیان است نه تکنولوژی و دانش، انسان در شیوه نوین تولید در مرکز سیستم جای می‌گیرد و به آن روح و معنا می‌بخشد.

تفکر ناب؛ راهی به سوی احیای سازمان / کسب‌ و‌ کار خود را به چالش بکشید
شرایط بازارهای امروزی روزبه‌روز پیچیده‌تر می‌شود و در شرایط حاکم، تمامی سازمان‌های فعال ناگزیر به هم‌گام شدن با این تغییرات و استفاده از تکنیک‌های متناسب برای حفظ مزیت رقابتی‌شان هستند. میزان آگاهی مشتریان و به تبع آن‌ توقع کیفیت بالاتر محصولات و خدمات، روزبه‌روز افزایش یافته، چرخه عمر محصولات کوتاه‌تر شده و بقا در بازار در گرو عرضه محصولات و خدمات سفارشی‌تر به مشتری است. همه این موارد دلیلی بر نیاز سازمان شما به بهره‌گیری از اصول تفکر ناب است. تفکر ناب دنبال به چالش کشیدن راه‌های فعلی در انجام کارها و کم کردن میزان اتلاف در فرآیندهاست. جاری‌سازی اصول تفکر ناب در سازمان‌تان به شما کمک می‌کند با صرف منابع کمتر، ارزش بیشتری برای مشتری خلق کنید. یک سازمان ناب نسبت به مشتریان خود متعهد بوده و با تمرکز بهینه بر تمامی منابع در اختیار، در جهت کاهش اتلاف فعالیت می‌کند.
برای جاری‌سازی اصول تفکر ناب در سازمان، لازم است هفت سوال زیر را از خود بپرسید:
آیا می‌توانید در فرآیندهای سازمان، بخشی را پیدا کنید که جابه‌جایی مواد، قطعات و اطلاعات بدون دلیل اتفاق می‌افتد؟
آیا در ساعت کاری، زمانی وجود دارد که قطعات، تجهیزات یا سیستم‌های شما بلااستفاده بمانند؟ آیا کارمندان‌تان بدون اینکه کاری انجام دهند مشغول ثانیه شماری برای اتمام ساعت کاری هستند؟
آیا فرآیند تولید شما سریع‌تر و تعداد محصولات تولید شده‌تان بیشتر از تقاضای مشتری است؟
آیا خروجی فرآیندهای شما چیزی را نتیجه می‌دهد که از نظر مشتری غیر‌قابل قبول تلقی شود؟
آیا مواد خام، کار در حال انجام یا کالای ناتمامی دارید که ارزش افزوده‌ای برای مشتری نداشته باشد؟
به منظور انجام هر یک از گام‌های فرآیندهای کاری، چقدر لازم است مواد خام، افراد، تجهیزات و کالاهای نیمه‌تمام شما جابه‌جا شوند؟
آیا کاری فراتر از استانداردهای مورد انتظار مشتری انجام می‌دهید؟

این سوالات باید مرتبا در سازمان پرسیده شوند و در هر مورد پاسخ مثبت، اقدامات لازم اتخاذ شود تا زمانی که جواب تمامی سوالات منفی باشد. حذف این هفت گروه اتلاف می‌تواند بهبود قابل توجهی را در عملکرد سازمان شما نتیجه دهد.

فرآیند ناب:
در تولید ناب هدف حذف هرچه بیشتر زوائد، در جهت بهبود فرآیندهاست. این فرآیند ۳ مرحله کلیدی دارد:
مرحله اول – تشخیص زواید
براساس فلسفه Lean، مهم نیست فرآیند موجود چقدر مطلوب باشد، زواید همیشه وجود دارد و همیشه جای بهبود هست. این التزام، به بهبود مداوم Kaizen لقب داده شده است. لغت Kaizen معادل ژاپنی بهبود یا تغییر جهت بهبود است و به معنای تغییرات مستمر کوچک جهت بهبود است.
مرحله دوم – تحلیل زوائد و تشخیص علل ریشه ای
برای هر مورد زائد که در مرحله اول تشخیص داده اید، علت ریشه ای رخداد را تحلیل کنید. اگر یک ماشین مرتبا آسیب می بیند، شاید تصمیم اولیه این باشد که آن را تعویض کرده و یک نمونه جدید خریداری کنید ولی تحلیل علل ریشه ای نشان می دهد مشکل واقعی استفاده کاربران ماشین است که آموزش مناسبی برای استفاده ی ماشین ندیده اند. ابزارهای دیگر دریافت علل ریشه ای “بارش فکری” و “نمودارهای علت و معلول (Cause and Effect Diagram)” است.
گام سوم – حل علل ریشه ای و تکرار چرخه
این مرحله شامل استفاده از فرآیند مناسب حل مسئله و تصمیم شما برای حل مشکل و  بهبود بهره وری خواهد بود.

 شناسایی ۸ حیطه اتلاف:

مزایای استفاده از شیوه ناب:
تشخیص حوزه های مشکل و گلوگاه ها
افزایش کارایی کسب و کار
اطمینان از صرف زمان کارکنان به فعالیت هایی که ارزش افزوده ایجاد می کنند
ذخیره هزینه (کاهش سربار روالها)
ساده سازی فرآیندها
اجرا مطابق قانون و مقررات و کدها – استاندارد سازی فرآیندها با استفاده از اصول ناب

نتیجه گیری:
دور از ذهن نیست که نتایج این روش بسیار موثر خواهد بود، جیمز ومک حتی در اولین کتاب تفکر ناب، ۵ مورد کاربردی و نتایج موفقیت آمیز مفاهیم ناب را در فصول مختلف بررسی می کند: کارخانجات تولید کننده موتور اتوموبیل پورشه و یک شرکت بزرگ تولیدی رادیاتور و دیگ های بخار بزرگ ژاپنی، مواردی ازاین بررسی بودند که همه حائز نتایج موفقیت آمیز و منافع در سطوح متفاوتی بودند. آنچه مسلم است، تشخیص زوائد و حذف مستمر آنها، برای سازمان ها انتخابی عاقلانه و عملی سودآفرین خواهد بود. اگرچه حذف کامل زوائد از سیستم می تواند بسیار زمان بر باشد، ولی با توجه به نوع فعالیت ناب، به سرعت می توانید نتایج آن را در سیستم ملاحظه کنید.

منابع:

A Book Review: Lean Thinking by Womack and Jones
MASSACHUSETTS  INSTITUE OF TECHNOLOGY
Lean Manufacturing Basics
Introduction to Lean Principles,The California State University
What is Lean Thinking