خلاصه‌ی كتاب؛ مدیریت جلسات

عناوین:
* ضرورت تشکیل جلسه
* آگاهی از اهداف
* جلسات غیر رسمی
* جلسات رسمی
* انقلاب در ارتباطات
* انتخاب نوع جلسه
*  حفظ مسیر جلسه

مقدمات تشکیل جلسه:
* دعوت از شرکت کنندگان
* تهیه دستور جلسه
* تعیین محل جلسه
* محل نشستن شرکت کنندگان
*فراهم کردن تمهیدات لازم

ضرورت تشكيل جلسه:
*اكثر مديران بر اين باورند كه بايد زمان زيادي را به شركت در نشست هاي مختلف اختصاص دهند و از اين نظر بسيار تحت فشار هستند.
*اگر هزينه هاي واقعي اين قبيل نشست ها را مورد بررسي دقيق قرار دهيم، مسلماً كمتر وقت خود را صرف شركت در جلسات يا برگزاري آنها خواهيم  كرد.

جلسه چيست؟
يك جلسه كاري عبارت است از گردهمايي عده اي از افراد كه با هدف حل مشكلات يا اخذ تصميمات كاري انجام شود.
جلسه ممكن است بين دو نفر باشد، اما معمولاً تعداد افراد شركت كننده در جلسات بيش از دو نفر است. به طور كلي، جلسه بايد داراي هدف مشخصي باشد.

بررسي هزينه ها:
بهترين جلسات آنهايي هستند كه فقط با حضور افراد مرتبط با موضوع تشكيل مي شوند و ضمن صرفه جويي در وقت و هزينه ها، دانش ايشان براي دست يابي به يك هدف مشخص مورد استفاده بهينه قرار مي گيرد.
مشكل ديگر «هزينه فرصت از دست رفته» است. به عبارت ديگر، شركت كنندگان با حضور در يك جلسه غيرضروري فرصت انجام كارهاي ديگري كه ممكن است براي سازمان ارزشمند باشند را از دست مي دهند.

آگاهي از هدف:

همواره بايد از همان ابتدا هدف از برگزاري جلسه دقيقاً براي رييس جلسه و كليه شركت كنندگان روشن شود تا همگي بتوانند در برگزاري موفقيت آميز مشاركت فعال داشته باشند.

اهداف تشكيل جلسه:
1.انتقال اطلاعات يا ارائه توصيه ها و رهنمودهاي كاري؛
2.صدور دستورات؛
3.رسيدگي به گلايه ها و شكايات يا انجام قضاوت؛
4.اتخاذ يا اجراي تصميمات كاري؛
5.دست يابي به ايده هاي نو؛
6.ارائه يك طرح پيشنهادي جهت بررسي و به تصويب رساندن آن.

تنظيم وقت:
زماني كه قرار است به عنوان رييس جلسه يا يكي از شركت كنندگان در جلسه اي حاضر شويم از قبل باید در مورد اهداف ويژه جلسه و هدف هاي فردي خود به دقت فكر كنيم.

تأكيد بر اهداف:
اگر رياست جلسه اي را بر عهده داریم، كار را با خلاصه كردن اهداف كلي و جزئي آغاز كنيم تا كليه شركت كنندگان در طول نشست آنها را به خاطر داشته باشند .

جلسات غير رسمي:
ممكن است اين قبيل جلسات به صورت كاملاً اتفاقي يا با برنامه ريزي قبلي (حتي به شكل اطلاع دادن شفاهي به يكديگر) تشكيل شوند.
اين جلسات براي حل و فصل مسائل به شيوه اي ساده و غير رسمي به عمل مي آيند.

آماده كردن محل جلسه:
مناسب و مرتب بودن محل برگزاري مي تواند نقش مهمي در خوب برگزار شدن آنها داشته باشد.
هميشه محيط مناسبي را براي نشست هاي خود انتخاب كنيد تا بهتر به نتايج مورد نظر دست يابيد.
جلسات در فضايي خارج از دفتر كار خود برگزار كنيد تا در صورت تمايل بتوانيد به راحتي جلسه را ترك كنيد.

جلسات طوفان مغزي:
از جلسات غيررسمي طوفان مغزي براي خلق ايده هاي تازه يا بيرون كشيدن سريع نظرات در جهت حل مشكلات كاري استفاده می كنند.
اگر تعداد شركت كنندگان در جلسات طوفان مغزي محدود و نگرش و تخصص آنها با يكديگر متفاوت باشد، نشست شما با حداكثر كارايي و اثربخشي خواهد شد.

جلسات رسمي:
تشكيل هر يك از انواع نشست هاي رسمي آيين نامه مخصوص به خود را دارد.
به موجب قانون، برگزاري برخي نشست ها از قبيل جلسات عمومي ساليانه ضروري است و حتماً بايد از طريق فراخوان انجام شود.

رعايت قوانين:
قبل از تشكيل جلسات رسمي، قوانين مربوطه را به دقت مطالعه كنيد.
گاهي اوقات قانون صراحتاً به لزوم اعلام زمان تشكيل جلسه با رعايت يك فاصله زماني معين، رعايت حقوق افراد شركت كننده در جلسه، يا نحوه رأي گيري اشاره و تأكيد مي كند.

انقلاب در ارتباطات:
تكنولوژي اطلاعات يا IT با چنان سرعتي در حال پيشرفت است كه ديگر نيازي به تشكيل جلسات رو در رو نيست. از اين ابزارهاي پيشرفته در جهت كاهش زمان لازم استفاده كنيد.

عوامل مؤثر در تعيين نوع جلسه:
با در نظر گرفتن هدف اصلي مي توانيد مناسب ترين نوع جلسه را انتخاب كنيد. جلسات طوفان مغزي براي تبادل نظر و دريافت پيشنهادات افراد مناسب هستند.

تعيين تعداد شركت كنندگان:
اگر تعداد شركت كنندگان زياد باشد امكان بهره برداري بيشتر از نظرات و پيشنهادات مختلف فراهم مي شود، اما احتمال بروز تفرقه و تشتت آرا نيز افزايش مي يابد؛ از سوي ديگر، كم بودن تعداد افراد باعث همكاري بهتر آنها با يكديگر مي شود اما به همان نسبت طيف نظرات و ديدگاه هاي مختلف نيز محدودتر خواهد شد. معمولاً تشكيل جلسات شش تا نه نفره با كارايي بيشتري همراه است.

حفظ مسير جلسه:
گاهي اوقات شركت كنندگان با اهدافي متعارض در يك نشست حضور پيدا مي كنند، و گاه جريان بحث و گفت وگو از مسير اصلي خود خارج مي شود. توافق در مورد اهداف تشكيل جلسه، شما را در تحقق بخشيدن به آنها كمك خواهد كرد.

جلوگيري از بروز مشكل در جلسات:
كليه مطالبي كه قبل از شروع جلسه در بين افراد توزيع كرده ايد را به دقت مطالعه كنيد؛
جلسات را سر وقت شروع و ختم كنيد؛
كاملاً مطابق با دستور جلسه پيش برويد؛
اگر شركت كنندگان از موضوع اصلي جلسه منحرف شدند، بلافاصله به آنها تذكر بدهيد.
اگر رياست جلسه بر عهده شما است، تا حد امكان افراد را در پرسش و پاسخ مشاركت دهيد؛ همه شركت كنندگان را به طور كامل در جريان تصميمات اتخاذ شده قرار دهيد.

دعوت از شركت كنندگان:
افرادي كه حضور آنها در جلسه ضرورت دارد نقش تعيين كننده اي در تحقق يا عدم تحقق اهداف مورد نظر خواهند داشت.

انتخاب شركت كنندگان:
گاهي اوقات هنگام تصميم گيري در مورد شركت كنندگان ضرورت حضور برخي از آنها كاملاً روشن است.
باید كساني را در نشست ها دعوت كرد كه مهارت آنها در برقراري ارتباط باعث بهره وري بيشتر كار گروهي شود و دست يابي به اهداف تعيين شده را تسريع كند.

ارزيابي نقش شركت كنندگان:
پس از تهيه فهرست اوليه اسامي شركت كنندگان،بایستی نقش احتمالي هر يك از آنها در جلسه را به نوبت مشخص كنيم.

اطلاع دادن به شركت كنندگان:
هماهنگ كردن وقت شركت كنندگان براي حضور در جلسه يكي از دشوارترين كارها در سازمان دهي جلسات است.
ميتوان با ارسال پيام از طريق پست الكترونيك با تماس تلفني زماني را كه مناسب حال همه شركت كنندگان باشد را پيدا كنيم.

تهيه دستور جلسه:
دستور جلسه اصولاً فهرستي از موارد و موضوعاتي است كه قرار است در طول جلسه مطرح شوند و مورد و بحث و بررسي قرار گيرند. دستور جلسه بايد كوتاه، ساده، واضح و روشن باشد.

تنظيم دستور جلسه:
دستور جلسه بايد با مقدمات مرسوم مانند انتصاب رييس جلسه و عذرخواهي از طرف افراد غايب آغاز شود.

توزيع دستور جلسه:
پس از تهيه پيش نويس دستور جلسه، بايد آن را براي ساير شركت كنندگان بفرستيم تا ضمن اعلام نظر و ارائه موارد پيشنهادي، موافقت خود را اعلام كنند.

تعيين محل جلسه:
در انتخاب محل جلسه تنها مسئله راحتي مطرح نيست: مكان بايد از نظر شركت كنندگان نيز مناسب باشد.
بایستی از قبل هزينه سفر شركت كنندگان كه قرار است از راه هاي دور در جلسه شركت كنند را در نظر بگيريم.
باید محل برگزاري جلسات با اهداف آن سازگاي داشته باشد. به عنوان مثال، تشكيل يك جلسه رسمي در فضاي باز و آشفته ي اداري نيز مناسب نيست.

ارزيابي محيط:
در تمامي جلسات سعي كنم حاضرين راحت باشند تا تمركز خود را از دست ندهند. بایستی سر و صداي بيرون را به حداقل ممكن رسانيده و دما و تهويه هوا را در حد مطلوب نگه داريم.
هنگام بررسي محل تشكيل جلسه موارد زير را پيش بيني و از بروز آنها جلوگيري كنيم:
اگرتعداد شركت كنندگان بيش از حد انتظار باشد، فضاي كافي نخواهيم داشت.
اگر تعداد شركت كنندگان بسيار كمتر از حد انتظار باشد، فضاي نسبتاً بزرگي خالي مي ماند.
ممكن است به دليل درست كار نكردن تهويه مطبوع، هواي محل مناسب نباشد.
اگر كليدها و پريزهاي اتاق از كنترل و نام گذاري نشده باشند، ممكن است با اشكالات فني موجه شويم.
ممكن است مجاري ارائه دهنده خدمات در محل تشكيل جلسه آن وجود نداشته باشد.

محل نشستن شركت كنندگان:
از قبل در مورد محل نشستن افراد تصميم بگيريد.

جلسه تك به تك:
در جلسات تك به تك (دو نفره) محل نشستن طرفين عامل تعيين كننده جو جلسه است.

به طور كلي، سه روش براي چيدن صندلي ها در جلسات تك به تك وجود دارد:
1.حمايتي،
2.مشاركتي،
3.رو در رو.

محل نشستن گروه ها:
باید محل نشستن افراد را به سه طريق مشخص كنيم.
1.ميز چهارگوش يا ميزگرد.
2..سلسله مراتبي.
3.رديف هاي پشت سر هم و روبه روي رييس جلسه.

مطرح كردن نقطه نظرات:
بایستی جاي نشستن مخاطبان را طوري در نظر بگيريم كه در جهت تقويت و تأمين هدف ما باشد.

مشاركت فعال:
با مطالعه دستور جلسه و صورت جلسه هاي قبلي مي توانيم اهداف جلسه را مشخص كرده و بر آنها متمركز شويم.

جمع آوري اطلاعات:
قبل از شروع جلسه يك سري تحقيقات اوليه و كامل در مورد موضوع مورد بحث انجام دهيم تا مشاركت ما در جلسه آگاهانه تر و گفته هايمان مؤثق تر باشد.

تشخيص مخالفت ها:
اگرفکر می کنیم نقطه نظراتمان با مخالفت شديد افراد مواجه خواهد شد، بایستی مخالفان خود را شناسايي و قبل از تشخيص جلسه به نحوي با آنها مصاحبه كنيم.

وضعيت ظاهر و شيوه سخن گفتن:
وضعيت ظاهر و طرز صحبت كردن ما ضامن انتقال صحيح پيام به ديگران است.
باید با اعتماد به نفس كامل و واضح صحبت كنيم.

تناسب نقش و وضعيت ظاهر:
داشتن ظاهري «حرفه اي» موجب مي شود كه مخاطبان هنگام شنيدن صحبت هايتمان احترام بيشتري براي ما قائل شوند.

گوش دادن به صحبت ديگران:
درست گوش كردن در نشست ها به اندازه درست صحبت كردن (و گاه بيش از آن) اهميت دارد. باید معاني مستتر در پس كلمات و عبارات را دريابيم.

دقت در گوش دادن:
خود را به حرف هاي فردي كه با ما صحبت ميكند علاقه مند نشان دهيم.
وقتي يكي از شركت كنندگان مشغول مطرح كردن نظراتش است حرف وي را قطع نكنيم و بگذاريم با خيالي آسوده و بدون استرس به صحبت خود ادامه دهد.

احترام به ديگران:
هميشه با احترام به صحبت هاي افراد گوش دهيم. انجام اين كار به نفع شما خواهد بود چرا كه وقتي نوبت شما شد سايرين نيز به همين ترتيب به شما احترام خواهند گذاشت.

تن گفتار:
به عنوان شنونده باید مراقب علائم ناخودآگاه خود باشیم.

درك نقش رييس جلسه:
رييس جلسه كسي است كه مسئوليت اداره يك نشست را بر عهده دارد. اين فرد اختيار تعيين مقررات برگزاري نشست را دارد و مسئول به اجرا در آوردن قوانين حاكم بر جريان مذاكرات، حفظ نظم، و برگزاري موفقيت آميز جلسه است.

رييس جلسه ايده ال بايد از طيف وسيعي از مهارت برخوردار باشد:
قاطعيت در استفاده از زمان جلسه و حل و فصل مشكلات؛
توانايي خلاصه كردن مذاكرات به شكلي مفيد و قابل فهم؛
انعطاف پذيري به هنگام برخورد با سبك و لحن متفاوت افراد؛
پذيرايي نظرات افراد بودن و گوش دادن به صحبت آنها؛
رعايت عدالت در دادن فرصت اظهار نظر به همه شركت كنندگان و توجه يكسان به آنها.

رياست جلسات غير رسمي:
در آن دسته از نشست هاي غير رسمي كه داراي رييس جلسه هستند، انتخاب فرد مورد نظر معمولاً از طريق رأي گيري يا با توجه به نظر ترتيب دهندگان نشست انجام مي شود. در اين قبيل جلسات، حفظ نظم و فراهم آوردن فرصت اظهار نظر براي كليه شركت كنندگان، مهمترين مسئوليت رييس جلسه است.

رياست جلسات رسمي:
يكي از مسئوليت هاي اصلي رييس جلسه، حصول اطمينان از تشكيل و برگزاري جلسه به شكل صحيح است. به عبارت ديگر، رييس جلسه بايد از به حد نصاب رسيدن تعداد افراد حاضر مطمئن شود و شرايطي ايجادكند كه ضمن رعايت ترتيب در رسيدگي به مفاد دستور جلسه، زمان كافي به بحث و بررسي كليه موارد اختصاص يابد.

به عنوان رييس جلسه لازم است :
از قبل در مورد كليه افرادي كه قرار است در جلسه حضور يابند كسب اطلاع كنيد و با آنها آشنا شويم.
جانب عدالت را رعايت كنيم تا كليه گروه هاي ذي نفع فرصت بيان نقطه نظرات خود را داشته باشند و از به بن بست رسيدن جلسه جلوگيري شود.
بايد از مهارت هاي فردي خود در زمينه شناخت تيپ هاي مختلف شخصيتي و سازگار شدن با آنها استفاده كنيم.

تنظيم وقت جلسه:
تنظيم دقيق وقت يكي از وظايف اصلي رييس جلسه است تا هر يك از افرادي كه قرار است صحبت كنند وقت كافي داشته باشند..
بهتر است زمان برگزاري جلسه را قبل از وقت ناهار در نظر بگيريم. در آن صورت احتمال اين كه جلسه به موقع خاتمه يابد بيشتر خواهد بود!

شروع به موقع:
بایستی هميشه جلسه را رأس زمان مقرر شروع كنيم. اگر رياست جلسه بر عهده ما می باشد، بایداندكي قبل از زمان شروع در محل جلسه حاضر شويم.

خواندن علائم منفي:
علائم غير كلامي از جمله كسالت و بي حوصلگي و نشستن بسته مانع برقراري ارتباط و احتمالاً نشان دهنده بي علاقگي به موضوع بحث است.

خواندن علائم مثبت:
علائمي وجود دارند كه بدون شك نشان دهنده علاقه مندي فرد و رضايت وي از روند پيشرفت جلسه هستند.

كاربرد آيين نامه هاي قانوني:
با كمك آيين نامه هاي قانوني مي توان جلسه را كنترل كرد و در عين حال به موضوع بحث جهت داد. اين آيين نامه ها نشان دهنده آن دسته از اختيارات قانوني هستند كه به واسطه قوانين و مقررات حاكم بر نحوه تشكيل جلسات در اختيار رييس جلسه قرار دارند.

ختم جلسه:
رييس جلسه بايد پايان نشست را پس از بحث و بررسي كليه موارد توافق در خصوص اقدامات لازم اعلام كند.