فهرست مطالب
شناخت نحوه كار گروهها
1- ويژگي هاي يك گروه كاري خوب
2- تطبيق گروه با نوع كار
3- تجزيه و تحليل نقش هاي گروهي
4- موازنه مهارت ها در داخل گروه
تشكيل گروه
1- تعيين هدف ها
2- حمايت از گروه
3- ايجاد اعتماد
4- بهسازي عملكرد
5- ايجاد گروههاي خود گردان
6- تصدي رهبري گروههاي در حال كار
مقدمه
كار كردن با گروهها به عنوان رهبر يك گروه يا مدير چند گروه مجزا ، بخش مهمي از وظايف يك مديراست. تمايل به انجام كارهاي گروهي به دليل پيدايش روش هاي كاري چند مهارتي وجايگزين شدن ساختارهاي غير سلسله مراتبي به جاي ساختار هاي سنتي سازماني ، روز به روز افزايش مي يابد . در اين پروژه يك سري راهنمايي هاي ضروري و عملي براي هدايت بهتر گروه هاي ارايه شده است كه بكمك آنها مي توانيد اموري ازقبيل مشخص كردن مهارت هاي لازم براي انجام يك پروژه ، ايجاد اعتماد متقابل ميان اعضاي گروه ، و بهسازي عملكرد آنها را با اثر بخشي بيشتري انجام دهيد.
شناخت نحوه كار گروهها
كار گروهي پايه و اساس مديريت موفق است . اداره صحيح گروهها يكي از چالش هاي مهم و يك عامل انگيزشي قوي براي مديران تازه كارو مديران با تجربه است.
ويژگي هاي يك گروه كاري خوب
يك گروه كاري خوب ،نيرويي است زنده ، در حال تغيير و پويا كه در آن تعدادي از افراد به منظور همكاري با يكديگر دور هم جمع شده اند.
همكاري با يكديگر
1 – رهبري قدرتمند
2- تعيين اهداف دقيق و روشن
3- اتخاذ تصميمات آگاهانه
4- توانايي اقدام سريع بر اساس تصميمات اتخاذ شده
5- برقراري ارتباط باز با ديگران
6 – تسلط بر مهارتهاي لازم براي انجام پروژه ها
7- تعيين هدف هاي مشخص و تلاش براي رسيدن به آنها
8- و مهمترين آنها: برقراري توازن در بين مهارت ها و تخصص هاي لازم براي رسيدن به اهداف گروهي
تجزيه و تحليل وظايف گروه
تعداد اعضاي گروه در موفقيت آن نقش تعيين كننده اي ندارد بلكه تركيب و آرايش گروه تأثير گذار است. بر اساس نوع پروژه ها تركيب و آرايش گروه ها صورت مي گيرد .
براي انجام يك وظيفه خاص سه روش اصلي وجود دارد :
1- انجام وظايف تكراري و كارهاي عادي مستلزم آن است كه هر يك ازاعضا نقش ثابتي داشته باشد و به تنهايي از عهده آن بر آيد.
2- انجام پروژه هاي نيازمند خلاقيت مستلزم آن است كه اعضاي گروه علاوه بر داشتن نقش هاي ثابت و رويه هاي كاري معين و مشخص به صورت هماهنگ با يكديگر كار كنند.
3- انجام كارهايي كه نيازمند خلاقيت مستمر و كمك هاي شخصي افراد هستند مستلزم آن است كه اعضاي گروه مانند شركا با يكد يگر همكاري بسيار نزديك داشته باشند. اين سبك كار كردن در بين مديران ارشد متداول است.
توانايي بالقوه گروهها
توانايي بالقوه يك گروه كاري خوب محدوديت ندارد.توانايي جمعي افراد براي نوآوري بسيار قوي تر از توانايي فردي هريك از آنهاست ، چرا كه توان فكري آنها بايكديگرتركيب مي شود.
كار كردن بصورت جمعي
تعيين اهداف دور دست، اعضاي گروه را به كار جمعي تشويق مي كند و باعث مي شود كه ضرورت و فوريت كار را بهتر درك كنند.
شناخت اهداف گروهي
تعيين اهداف ، مهمترين كاري است كه بايد پس از تشكيل گروه انجام شود . ممكن است پس از تشكيل گروه و در طول فعاليت آن ، به تدريج اهداف گروهي تغيير كند.
بسته به شرايط موجود، گروههاي كاري ممكن است يكي از اهداف زير را در الويت قرار دهند:
1- افزايش ميزان بهره وري در يك شركت توليدي بالا بردن كيفيت توليد.
2- مشاركت دادن كليه كارمندان در فرايند تصميم گيري به منظور افزايش رضايت شغلي آنها.
3- بازنگري سيستم ها و رويه هاي كاري به منظور جلوگيري از اتلاف وقت.
4- همكاري با مشتريان در جهت ايجاد روابط نزديك تر به منظور درك بهتر نيازهاي بازار
تطبيق گروه با نوع كار
گروه هاي رسمي و غير رسمي انواع مختلفي دارند و هر يك از آنها براي انجام وظايف خاصي مناسبند.
گروههاي رسمي
گروههاي رسمي در كليه سازمانها ركن اصلي سازمان را تشكيل مي دهند . اين گروه ها معمولا ً دايمي هستند ، كارهاي تكراري انجام مي دهند و حيطه اختيارات مشخصي دارند:
1- گروه هاي اجرايي ميان- كاركردي:معمولا ً در سطح مديريت تشكيل مي شوند تا امكان تلفيق تخصص هاي بالا وجود داشته باشد.
2- گروههاي ميان كاركردي: در كليه رده هاي سازماني دانش خود رت براي حل مشكلات و احياي پروژه ها تلفيق مي كنند.
3- گروههاي پشتيباني رسمي: پشتيباني هاي تخصصي اداري را در زمينه كاري خود انجام مي دهند.
4- گروههاي حرفه اي : در تمامي رده هاي سازماني، افراد داراي تخصص هاي مشابه را در قالب گروههاي پايدار براي نظارت بر پروژه هاي خاص در كنار يكديگر قرار مي دهند.
گروههاي غير رسمي
گروههاي غير رسمي ممكن است به صورت موقت و براي رفع نيازهاي خاص تشكيل شوند. از جمله اين گروهها مي توان موارد زير را نام برد:
گروههاي مخصوص پروژه هاي موقت كه تا به انجام رسيدن يك كار مشخص در كنار هم مي مانند.
گروههاي تغيير كه در زمان بروز مشكلات خاص به رفع مشكل مي پردازند.
گروههاي پر حرارت ، كه ضمن حفظ خود انگيزشي و خودمختاري به خلق پروژههاي ابتكاري مي پردازند.
گروههاي ضربت كه براي انجام وظايف و يا رسيدگي به موضوعات خاص در كوتاه مدت به صورت غير رسمي تشكيل مي شوند.
مقايسه گروههاي رسمي و غير رسمي
هر قدر گروهي رسمي تر باشد ، احتما لا ً رهبري آن منظم تر خواهد بود . در گروههاي غير رسمي ايده ها و راه حل مشكلات ،اغلب به صورت اتفاقي به دست مي آيند و در خصوص رعايت رويه هاي كاري ، سخت گيري چنداني نمي شود ولي بايد توجه داشت كه در هر دو گروه،رهبري گروه بايد نتيجه گرا باشد.
انتخاب اعضاي گروه
يكي از رموز رهبري موفق گروهها، مطابقت دادن مهارت هاي اعضاي گروه با نوع وظايفي است كه بر عهده آنها گذاشته مي شود.
تجزيه و تحليل نقش هاي گروه
در يك گروه اثر بخش اعضا در عين حال كه با توانايي ها و مهارت هاي خود ايفاي نقش مي كنند،بايد در جهت همبستگي گروه نيز تلاش كنند ، اما حصول اطمينان از وجود اتحاد دربين اعضاي گروه جزو وظايف رهبر يا مدير ارشد است.
ارزيابي صفات رهبري
يك رهبر خوب براي نفوذ در زير دستان بايد شخصيت با ثبات داشته باشد. برخي ديگر از ويژگي ها (مانند بصيرت) دروني يا ذاتي هستند ، اما هميشه بايد بوسيله صفات بيروني يا ظاهري (مانند قابليت دسترسي) تكميل شوند.
از ديگر نقاط قوت دروني:خود باوري، شجاعت،نتيجه گرايي،بصيرت و …
از ديگر علائم بيروني:ارتباط،كار گروهي،دقت و ملاحظه كاري،تعهد و…
هدايت و رهبري گروه
عملكرد گروه هاي كاري به كيفيت تفكر جمعي آنها بستگي دارد .رهبر گروه بايد تلاش كند تا جوي سازد دوستانه و عاري از تنگ نظري كه در آن افراد بجاي رقابت با هم در ارائه ايده هاي جديد از يكديگر سبقت بگيرند.همچنين يك رهبر خوب بجاي كنترل افراد،جريان امور راتسهيل،روحيه و انگيزه افراد را تقويت و تصميمات گروه را به اجرا مي گذارد.
شناخت كاركردهاي رهبري
نقش و وظيفه اصلي يك رهبر دستيابي به اهداف گروهي است و اين اهداف گروهي بايد از طريق فرآيندهاي زير تحقق يابد:
1- تعيين نقش ها و انتخاب افراد مناسب براي اجراي آنها
2- شروع جلسات با بحث و بررسي اهداف اجرايي
3- حصول اطمينان از دستيابي به اهداف و رعايت ارزشها از سوي اعضا
4- تجزيه و تحليل شكست ها و اصلاح هرچه سريع تر آنها، اهميت دادن به موفقيت ها و تجليل از آنها.
5- عهده دارشدن مسئوليت نمايندگي گروه ومعرفي صادقانه آن به ديگران درداخل وخارج سازمان.
توجه به نقش ها
براي اينكه گروه كاري شما با حداكثر كارايي عمل كند،حتما ً حتما ً بايد افرادي را يراي تصدي چند نقش مهم و كليدي در نظر گرفت. اين نقش ها عبارتند از :
هماهنگ كننده، ايده پرداز، منتفد، رابط خارجي ، مجري تصميمات ، رهبر و بازرس
تقسيم نقش ها
وادار كردن افراد به پذيرش نقش هايي كه مناسب آنها نيست مانند آن است كه لباس كوچكي را به زور تن آنها كنيم . ضرورتي ندارد كه حتما ً هر كس فقط يك نقش را برعهده داشته باشد.
موازنه مهارت ها در داخل گروه
به دست آوردن تركيب درستي از تجربه هاي مورد نياز در داخل يك گروه ممكن است دشوارتر از يافتن مهارت هاي اصلي باشد، اما انجام اين كار براي اثر بخشي گروه ضرورت دارد.
ايجاد توازن ميان مهارت ها
هنگام تشكيل گروه بايد به دنبال افرادي گشت كه يكي از مهارت هاي لازم براي انجام موفقيت آميز كار گروهي را دارند، اين مهارت ها عبارتند از :
1- تخصص فني در رشته اي خاص.
2- مهارت حل مشكل و توانايي اتخاذ تصميمات روشن و آگاهانه.
3- مهارت در انجام كارهاي گروهي و توانايي برقراري روابط ميان فردي خوب با ديگران.
حفظ توازن ميان مهارت ها
ديگر اينكه تك تك اعضا و كل گرو ه بايد از توانايي رشد و پيشرفت برخوردار گاهي اوقات همزمان با پيشرفت پروژه لازم است ، كه برخي مهارت هاي موجود در گروه را جايگزين كرد. رهبر گروه بايد توانايي تشخيص تغييرات ايجاد شده در پروژه يا نيازهاي گروه راداشته باشد،نكته باشند.
تشكيل گروه
اولين وظيفه رهبر گروه،انتخاب اعضا و تشكيل گروه است. گروه كاري بايد يك هدف را دنبال كند.
تعيين هدف ها
كليه اعضاي گروه بايد تعريف دقيق و مشتركي از اهداف پيش روي خود داشته باشند. برخي اوقات ممكن است كه هدف ها نحوه انتخاب اعضا را تعيين كند.
كسب اتفاق نظردر مراحل اوليه شكل گيري گروه،تشكيل جلسات راه خوبي براي تقويت روحيه گروه وايجاد عادت كار گروهي و آشنايي افراد با هم است.
تجزيه و تحليل اهداف
هدف ها بر حسب نوع وظايف محوله به گروهها به گروهها تعيين مي شوند. همچنين بايد هنگام تعيين اهداف گروهي، هدف هاي فردي اعضاي گروه را نيز مد نظر داشت.
مهار انگيزش
اهداف بلند پروازانه و چالش برانگيز بيش از اهداف كوچك و خاص در افراد ايجاد انگيزه مي كنند. هدف ها بايد عالي و در عين حال واقع بينانه باشند.
همواره بايد به اهداف فرعي،بودجه،موانع ، الويت ها ، مهلت و چشم انداز هدف مشخص شده توجه كرد.
حمايت از گروه
انجام موفقيت آميز كار گروهي مستلزم داشتن آزادي عمل است. برقراري روابط خوب و استفاده از سيستم ها ي حمايتي داخل سازماني مي تواند نياز ها ي گروه را برآورده كند، بايد اين روابط و سيستم ها را تقويت كرد.
حمايت اوليه
اكثر گروهها توسط زير ساختار هاي فني و اداري موجود در سازمان مورد حمايت قرار مي گيرند.
برقراري ارتباط با مديريت
همه گروهها به پشتيباني مديران ارشد شاغل در سازمان مادر احتياج دارند.
گروهها معمولا ً به برقراري سه نوع رابطه اساسي نيازمندند :
ارتباط با حامي اصلي گروه ، رئيس اداره يا بخش عملياتي كه گروه در برابر آن پاسخ گوست ، و كسي كه به بودجه گروه نظارت دارد. نقش اين افراد نظارت به نحوه فعاليت گروه و حمايت از آن مي باشد . بايد همواره سعي كرد خطوط ارتباطي محكمي با اين مديران برقرار كرد.
ايجاد اعتماد
اعتماد مهمترين ويژگي بارز كارهاي گروهي موفق است. گروه ها بر اساس اعتماد متقابل پيشرفت مي كنند.
مي توان با تفويض اختيار و مسؤليت به افراد،برقراري ارتباطات باز، و دادن فرصت ابراز نظر به افراد اعتماد متقابل داد.
تفويض به چه معني است؟
زماني كه از تفويض صحبت مي كنيم منظور دو چيز است. تفويض مسؤليت و تفويض اختيار.براي ايجاد اعتماد متقابل در كار گروهي بايد هر دو نوع تفويض صورت بگيرد. براي تفويض اختيار بايد قدرت خود را با كل گروه ( ا زطريق مشورت) و تك تك اعضاي آن (از طريق دادن اختيارات كامل در زمينه تخصص آنها ) تقسيم كنيد.
شناخت شخصيت افراد براي تفويض اختيار بسيار مهم است بايد سعي كرد اين كار را به افراد داراي انگيزه و توانايي داد.
برخورد باز
اگررهبربااعضاي گروه برخوردي بازنداشته باشد نمي تواند ازتوانايهاي بالقوه آنها حداكثراستفاده رابكند.آشنايي بيشتراعضاي گروه با يكديگرباعث كاهش تنش مي شود.
تشويق افراد به ارائه ايده هاي تازه
احتمال ارائه ايده هاي بكر و تازه ازسوي افراد دركار هاي گروهي بسيار بيشتراست.همواره بايد يه نظرتك تك اعضا گوش داد ، ايده ها را تشويق و در صورت رد شدن بسيار با سياست عمل كرد.
بهسازي عملكرد
بايد طوري به افراد مسئوليت واختيارات داد كه بيشترين سود را براي كل گروه داشته باشند.
تعيين مسئوليت ها
اولين وظيفه هركس به عنوان عضوي ازگروه،رسيدگي به كارهاي خودش است ، اما براي ايجاد همكاري بين اعظاي يك گروه بايد مسئوليت ها را ازحالت فردي خارج وكل گروه رامسئول دستيابي به اهداف تعيين شده قراداد.بايد درتك تك افراد احساس مسئوليت ايجاد كرد تا به حداكثر توان خود وظايفش را انجام دهد. براي اين كارلازم است درمحول كردن وظايف دقت كرد وضمن نظارت مستمربرعملكرد فرد فرد آنها،عملكرد كل گروه را نيزمد نظرقرار داد.
سهيم بودن درمسئوليتها
تعيين اهداف مشترك وهماهنگ ساختن افراد درزمان تشكيل گروه ،آغاز فرايندي است كه بايد تاپايان عمرگروه ادامه يابد.
انعطاف پذيري
گروه ها انتظارات فراواني از اعضاي خود دارند. هريك ازاعضا در عين حاليكه ازنقش ومسئوليت مشخص برخوردار است، بايد انعطاف پذيزي خود را حفظ كند وآمادگي پذيرش تغييرات وسازگاركردن خود را به آنها داشته باشد.
تضمين حداكثرعملكرد
نقش رهبر گروه اين است كه تسهيلات لازم براي كارايي بهتر گروه را فراهم كند . براي اين كار بايد مسئوليت نقش هاي زير را تقبل كند:
1- حصول اطمينان از آگاهي كليه اعضاي گروه نسبت به وظايف و مسئوليت هايشان و چالش برانگيز بودن كار براي آنه
2- تشويق اعضاي گروه براي استفاده از حداكثر تواناي خود
3- نظارت بر رويه هاي كاري گروه به منظور حصول اطمينان ازهم سو بودن فعاليت هاي كليه اعضادرجهت رسيدن به يك هدف مشترك
4- ارزيابي وتعيين اهداف گروهي درسطحي قابل حصول به منظورايجاد انگيزه پايداردراعضا
5- جلوگيري ازدوباره كاري ها
ايجادگروه هاي خودگردان
گروه هاي خود گردان درمقايسه باسايرگروه ها ازآزادي عمل بيشتري برخوردارند. همزمان با اصلاح رويه هاي كاري در سازمان ها ، تعداد اين گروه ها روز به روز افزايش مي يابد.
تعريف گروه هاي خودگردان
گروه هاي خود گردان مسئوليت انجام يك پروژه خاص را ازآغازتاپايان به صورت تمام و كمال تقبل مي كنند . برخي از ويژگي هاي اين گروه ها عبارتند از: تقسيم نقش رهبري ، آزادي عمل بالا، بحث وتبادل نظروتصميم گيري دوموكراتيك، نظارت برفعاليت ها ي گروه …
بهره برداري از مزايا
اگر گروه هاي خود گردان به صورت اثر بخش اداره شوند ، بسيار مولد خواهند بود . اين گروه ها باعث صرفه جويي در هزينه هاي مديريتي ، ارتقاي سطح كيفيت محصولات و خدمات ، حذف مراحل غير ضروري از فرايند انجام امور، كاهش ضايعات، … مي شوند گروههاي خود گردان علاوه بر مزاياي اقتصادي، فرصت مناسبي را براي آموزش اعضاي خود به وجود مي آورند.
حمايت از گرو هاي خود گردان
گرو هاي خود گردان بايد توسط يكي از مديران مورد حمايت و پشتيباني كامل قرار گيرند.اين مدير بايد نياز گروه هاي خود گردان به داشتن آزادي عمل را به خوبي درك كند.يكي از جنبه هاي دشوار كار با گروههاي خود گردان، جنبه روانشناختي قضيه است.مديران بايد در عين نظارت مستمر بر پيشرفت امور،بخش عمده اي از حق مديريت خود را به گروه واگذار كنند.
تصدي رهبري گروه هاي در حال كار
تصدي رهبري گرو هاي در حال كار براي شما يك تجربه آزمايشي است و طي آن به عنوان يك تازه وارد با ساير اعضاي گروه در فرايند يادگيري سهيم مي شويد.
رهبر گروه شدن
زماني كه رهبر جديدي به گروه ملحق مي شود ، هم در رهبر هم در اعضاي گروه تركيبي از ترديد و محافظه كاري ، و يك حالت اميدواري و علاقه مندي به وجود مي آيد. رهبر جديد بايد به اعضاي گروه نشان دهد به آنها اعتماد دارد،روحيه انسجام و همبستگي را در آنها تقويت كند و همواره ظاهري حاكي از اعتماد به نفس داشته باشد.
صحبت با گروه جديد
قبل از ملاقات با اعضاي گروه جديدي كه قرار است رهبري آن را بر عهده بگيريد ، به دقت در مورد سابقه فعاليت هاي گروه ، اهداف ، ميزان پيشرفت ، و اعضاي آن تحقيق كنيد. در اين مرحله مي توان از اطلاعات ديگران نيز استفاده كرد اما برداشت نهايي صرفا ً براساس قضاوت خودتان باشد . اما بهترين فرصت بررسي گروه صرفا ً بعد از تصدي رهبري است. پس از بر عهده گرفتن مسئوليت رهبري گروه، زماني را به صحبت خصوصي با با تك تك اعضا اختصاص دهيد. با توجه به صحبت هاي آنها مي توانيد به شخصيت ، ميزان انگيزش و توانايي هايشان پي ببريد . همچنين نبايد اجازه داد كه اعضاي گروه در مورد يكديگر نظر بدهند.
معرفي يك عضو جديد
عضويت در يك گروه جديد قوانين ساده دارد . ابتدا بايد اهداف فردي خود را دقيقا ً شناسايي كنيد، پس در جهت سازگار كردن آنها با هداف گروه تلاش كنيد.زماني كه اعضاي جديدي به گروه ملحق مي شوند نبايد انتظار داشت كه همان رويه كاري سابق را ادامه دهند، بلكه بايد آنها را به ارائه ايده ها و روش هاي جديد تشويق كرد. همچنين نبايد انتظار داشت كه عضو تازه وارد در اثر مرور زمان با ساير اعضا آشنا شود.هر عضو تازه وارد بايد يك مراقب داشته باشد كه در هفته هاي اول او را راهنمايي كند.
افزايش كارايي گروه
براي موفقيت گروه تحت نظارت خود بايد مفهوم پويايي شناسي گروه را درك كرد.
تجزيه و تحليل پويايي شناسي گروه
رهبران خوب از دارايي هاي انساني خود نهايت استفاده را مي كنند. براي اين كار بايد درك درستي از شخصيت اعضا ، تغييرات رفتاري،و واكنش هاي فردي آنها در مراحل مختلف توسعه گروه داشته باشيد.
تشويق افراد به كار گروهي
انسانها در قالب گروه بهتر عمل مي كنندوپس اعضاي گروه را تشويق كنيد كه بيشتر وقت كاري خود را با هم بگذرانند..
شناخت نحوه شكل گيري گروه ها
گروهها در طول عمر خود به ميزان قابل توجهي رشد و تغيير پيدا مي كنند . فرايند توسعه چهار مرحله دارد:
شكل گيري،درگيري،تعيين ضوابط و اقدام مرحله اول را همه گروهها پشت سر مي گذارند اما اين مرحله حالت آزمايش را دارد.
استفاده از تاكتيك هاي مديريتي
مديريت سبك هاي متفاوتي دارد ، اما موفقيت در امر مديريت و افزايش كارايي گروه منوط به اين است كه بتوانيد همزمان با رشد و توسعه گروه،سبك خود را با نيازهاي در حال تغيير و پويايي درون گروه منطبق كنيد.
شكل گيري گروه
ممكن است در طول عمر گروه و در مرحله ” در گيري ” ميان افراد تعارض ايجاد شود.اين تعارض ها ممكن است احساسي، واقعي، سازنده ويران كننده ، بحث انگيز، آشكار يا پنهان باشند. بايد سعي شود مشاجرات ميان اعضاي گروه از حالت احساسي خارج و به سمت يك حالت منطقي و دور از تعصب سوق داده شود.
حل و فصل تعارض ها
ممكن است در طول عمر گروه و در مرحله ” درگيري ” ميان افراد زير تعارض ايجاد شود:
1- رهبر و اعضاي مختلف گروه
2- رهبر و كل گروه
3- يك عضو گروه با عضو ديگر
اين تعارض ها ممكن است احساسي، واقعي، سازنده، ويران كننده، بحث برانگيز، آشكار يا پنهان باشد. سعي كنيد مشاجرات ميان اعضا را از حالت احساسي خارج و به سمت يك حالت منطقي و دور از تعصب سوق دهيد.
انطباق نقش
هم زمان با توسعه گروه تغييراتي در نقش مديريت به وجود مي آيد. در بدو تشكيل گروه، رهبر بيشتر نقش يك سازمان دهنده را ايفا مي كند و وظيفه اصلي او تعيين موقعيت افراد در گروه و هماهنگ كردن آنهاست اما پس از تثبيت گروه،رهبر حكم يك مشاور را پيدا مي كند و بايد به رفع مشكلات بپردازد. در محله ” تعيين ضوابط ” كه گروه شروع به ايفاي نقش مي كند، رهبر عامل ايجاد يك انگيزه محسوب مي شود. در مرحله ” اقدام” مدير بايد به عنوان يك تسهيل كننده ايفاي نقش كند تا انجام امور به صورت مرتب و منظم ادامه يابد نكته مهم ديگر اين است كه هميشه بايد سبك رهبري را متناسب با نيازهاي گروه تغيير داد. .
توسعه نقش اعضا
با گذشت زمان اعضاي گروه به تدريج كار گروهي،شرايط عضويت در گروه،شيوه حل مشكلات و نحوه همكاري اثر بخش با يكديگر را ياد مي گيرند.
برقراري ارتباط اثر بخش
ايجاد مجاري ارتباطي قوي و استفاده از روش هاي صحيح برقراري ارتباط نقش مهمي در فعاليت اثر بخش گروه دارد.
قابليت دسترسي
نحوه برقراري ارتباط ميان اعضاي گروه به اندازه گروه و محل استقرار اعضاي آن بستگي دارد. بهترين روش برقراري ارتباط، گفت و گوي مستقيم و غير رسمي است.
روش هاي برقراري ارتباط
1- ايجاد ارتباطات كلامي در قالب گفت و گوهاي روزمره و غير رسمي ميان همكاران.
2- روش هاي متداول و قديمي برقراري ارتباط از قبيل ياداشت هاي اداري ، نامه نگاري، تابلوهاي اعلانات ،تماس هاي تلفن و …
3-استفاده از وسايل الكترونيكي مانند پست الكترونيكي، اينترنت و …
4-استفاده از كنفرانس هاي ويديويي و تلفن هاي تصويري و…
نكته قابل توجه اين است كه تمام روش هاي فوق مكمل ارتباطات رو در رو هستند نه جايگزين آنها.
انتخاب روش هاي برقراري ارتباط
اين انتخاب با توجه به شرايط و امكانات مشخص مي شود ، اما نكته مهم ارزش تك تك روش هاست.
اداره كردن جلسات گروه
مهم ترين عامل در برگزاري جلسه هاي اثر بخش و پر بار اين است كه همه اعضاي شركت كننده به صورت فعال در جريان جلسه مشاركت داشته باشند.
هدف از تشكيل جلسه بايد هميشه روشن و مشخص باشد ونبايد صرفا ً به تبادل يك سري اطلاعات محدود شود،تهيه دستور جلسه و در اختيار گذاردن آن قبل از تشكيل جلسه از ديگر موارد مهم در اين زمينه است كه باعث تفكر افراد روي موضوعات مورد بحث مي شود مي شود..
تعيين هدف ها
هدف از تشكيل جلسه بايد هميشه روشن و مشخص باشد و نبايد صرفا ً به تبادل يك سري اطلاعات محدود شود. نكاتي كه بايد در طول جلسه به آنها پرداخته شود را مشخص كنيد و يك دستور جلسه تهيه كنيد. دستور جلسه بايد قبل از تشكيل جلسه در اختيار اعضاي گروه قرار گيرد تا بدانند چرا در جلسه شركت مي كنند و در عين حال فرصت كافي براي فكر كردن روي موضوعات مورد بحث را داشته باشند.
تعيين تعداد تناوب برگزاري جلسات
جلسات گروهي و جلسه هاي پيشرفت كار بايد حداقل هر دو هفته يك بار تشكيل شوند تا برنامه ها و مهلت لازم براي انجام آنها به طور مستمر به همه اعضا گوشزد شود و مجاري ارتباطي باز و شفاف در بين آنها از بين نرود.
تنظيم زمان جلسه
بايد سعي شود زمان پرداختن به دستور جلسه را حداكثر 75 دقيقه در نظر گرفت چرا كه اغلب افراد بعد از اين مدت تمركز خود را از دست مي دهند. پس هر چه سريع تر بايد به موضوعات مورد نظر بپردازيد و بدون فوت وقت آنها را بررسي كنيد.
انطباق نوع جلسه با اهداف
1- جلسه گروه : جلسه هاي منظمي هستند كه به منظور كسب اطلاع از ميزان پيشرفت كار با حضور كليه اعضا تشكيل مي شوند.
2- جلسه كارشناسي : بين زير گروه هايي كه از دانش تخصصي در يك زمينه خاص برخوردارند تشكيل مي شوند.
3- جلسه پيشرفت كار: جلسات منظمي هستند كه طي آنها زير گروهها در جريان آخرين پيشرفت هاي كار قرار مي گيرند.
4- جلسه دو نفره: جلسات خصوصي هستند.
5- جلسات بازنگري روش ها : جلساتي كه بين تمام اعضاي گروه و به منظور بررسي روش هاي كاري تشكيل مي شوند.
6- جلسه گزارش دهي : جلساتي هستند كه براي انتقال يك سري اطلاعات خاص به اعضاي گروه تشكيل مي شوند.
ايجاد شبكه هاي اطلاع رساني
فعاليت همه گروهها، صرف نظر از هدفي كه دنبال مي كنند،تا حد زيادي به مهارت آنها در برقراري ارتباط با شبكه هاي كاري بستگي دارد. براي حمايت از گروه خود از روابط رسمي و غير رسمي داخل و خارج سازمان حداكثر استفاده را به عمل آوريد.
نياز به حمايت
براي حمايت از گروه تحت نظارت خود كمك به عملكرد مؤثر آن بايد بين گروه و افراد داخل و خارج سازمان شبكه هاي ارتباطي برقرار كنيد. معمولا ً در راس هرم سازماني شبكه ارتباطي شامل اين افراد است. يك تصميم گيرنده، يك فرد ذي نفوذ كه حرفهايش در مديران ارشد تأثير داشته باشد ، يك يا چند نفر به عنوان بازيكن كه كار آنها به عملكرد گروه بستگي دارد و يك تأييد كنده كه موافقت رسمي او براي رسيدن به مقاصد مهم ضرورت دارد.
پيدا كردن حامي
حامي گروه معمولا ًفردي در داخل يا خارج سازمان است كه مقام و موقعيت خوبي دارد و در عين حال هيچ يك از نقش هاي چهار گانه مؤثر بر فعاليت گروه (تصميم گيرنده، دي نفوذ، بازيكن، يا تأييد كننده ) را ندارند. هنگام بروز مشكلات به حامي گروه مراجعه مي شود تا با نفوذ خود بتواند ايفاي نقش كند و روي نقش هاي چهار گانه تأثير بگذارد.
رفع مشكلات كاري
با مراجعه به حامي يا شبكه ارتباطي در ميان مديريت ارشد سازمان،فرايند تأييد و تصويب اقدامات و تصميم گيري هاي گروه را هموار كنيد.
كنترل افراد مشكل افرين
مراقب عوامل انساني محل فعاليت گروه هميشه بايد بود،زيرا هيچ بعيد نيست كه برخي از مشكلات داخلي گروه توسط افراد خارج از گروه ايجاد شده باشند. هر چند كه چنين وضعيت هايي معمولا ً به طريق غير رسمي قابل حل هستند اما هرگز خود را مستقيما ً در آنها درگير نكنيد. در اين مواقع از يك فرد متنفذ، يك تصميم گيرنده، يا حامي گروه بايد خواست كه شخصا ً به موضوع رسيدگي گند. اگر افراد مشكل آفرين همچنان به ايجاد دردسر ادامه دادند، براي حل مشكل به مديران ارشد سازمان رجوع بايد كرد..
اطلاع رساني به افراد خارج از گروه
هيچ فرد يا گروهي در “جزيره فعاليت نمي كند . برقراري مجاري ارتباطي دو طرفه ميان گروه و افراد و بخش هاي مختلف سازمان و تلاش در جهت جلب همكاري و حمايت آنها ، براي افزايش كارايي گروه اهميت حياتي دارد.به خاطر داشته باشيد كه عدم وجود ارتباط باز و شفاف مانع همكاري و مشاركت مي شود.
لزوم برقراري ارتباط با خارج گروه
اصولا ً گروه ها به سمت كسب و حفظ قدرت دروني گرايش دارند ، اما اين قدرت به تدريج به يك نقطه ضعف تبديل مي شود ، چرا كه معمولا ً پس از مدتي اعضا دچار يك طرز ” قبيله اي ” مي شوند و سعي مي كنند با انحصاري كردن اطلاعات ، به حفظ ماهيت خود بپردازند . زماني كه گروهي بتواند كار خود را بدون كمك ديگران و به صورت مجزا انجام دهد اين موضوع اهميت چنداني ندارد اما واقعيت اين است كه موفقيت اكثر گروه ها مستلزم همكاري آنها با ساير بخش ها و نقش هاي موجود در سازمان است.
حفظ روابط با ديگران
بايد سعي كرد با تمام افراد در گروه ارتباط داشت و اطلاعات مورد نياز آنها را در اختيارشان گذاشت . شما در مراحل مختلف فعاليت به افراد و مهارت هاي گوناگون نياز داريد.با استفاده از يادداشت هاي اداري، نمابر، نامه يا پست الكترونيكي شرايطي فراهم آوريد كه اعضا بتوانند با هم و با سيستم هاي حمايتي به راحتي ارتباط برقرار كنند.
اجتناب از دوباره كاري ها
دوباره كاري و وجود نقش هاي مشابه يكي از مشكلات عمده سازمانهاي بزرگ است كه باعث اتلاف منابع مي شود. كه بايستي گزارشي دقيق از فعاليت هاي گروه تهيه كرد و به شكل صحيحي اين اطلاعات در اختيار افراد قرار گيرد تا اين موارد مشابه و هم پوشي مشخص شود.البته گاهي اوقات تلفيق تلاش موفقيت بيشتري براي دو پروژه مجزا همراه خواهد آورد.
آبشاره پلكاني اطلاعات
يكي از متداولترين روش هاي انتقال اطلاعات مي باشد كه طي آن مدير اجرايي ارشد اطلاعات به كميته اجرايي و كميته اجرايي به رؤساي بخش هاي مختلف ، و آنها نيز به همين ترتيب اطلاعات را به رده هاي پايين تر منتقل مي كنند.
اما امكان تحريف اطلاعات يا برداشت هاي مختلف وجود دارد.
براي جلو گيري از اين مشكل به جاي جلسات كوچك جلسات بزرگ و در صوت لزوم خلاصه جلسه را به افراد مافوق برسانيد.
تفكر خلاق
تفكر خلاق يكي از مسئوليت هاي گروهي است كه كليه اعضاي گروه بايد در آن مشاركت داشته باشند.با آموزش،تمرين زياد و شيوه تفكر خلاق را توسعه دهيد
تقويت خلاقيت
برخي از افكار سبب از بين رفتن خلاقيت مي شوند هيچ گاه اجازه ندهيد به شما بر چسب غير خلاق بودن زده شود . به افراد اصرار كنيد ايده هاي تازه در جلسات مطرح كنند و آنها را به اين امر تشويق كنيد، هميشه از ايده هاي تازه استقبال كنيد و جريان را بگونه اي هدايت كنيد كه به اتفاق نظر كليه اعضا منتهي شود.
خلق ايده هاي تازه
استفاده از روش هاي طوفان مغزي در جلسات گروهي حل مشكل ، با هدف خلق ايده هاي تازه صورت مي گيرد.اين جلسات براي پيدا كردن راه هاي جديد بازار يابي يك محصول،ابداع يك سيستم پرداخت جديد و … تشكيل مي شود اين جلسات نيازمند رهبر است و بايد به شكل منظم و سازمان دهي برگزار شود . ايده ها بايد روي وايت برد نوشته شود و سپس ايده هاي غير عملي تهيه و بهترين آن انتخاب شود.
رسيدگي به مشكلات
گاهي افراد خود باعث مشكل مي شوند كه قبل از تضعيف روحيه جمعي گروه بايد رفع شود. براي اين كار بايد تعهد و وفاداري اعضا نسبت به هم تقويت شود.
تقويت روحيه گروه
شما مي توانيد روحيه گروه را با استفاده از روش هاي زير تقويت كنيد:
1- افراد بايد بدانند كه چرا آنها را براي انجام وظيفه اي خاص انتخاب كرده ايد.
2- براي ايجاد اتحاد در بين اعضاي گروه براي هريك از آنها وظايف مشخصي را درجهت رسيدن به يك هدف مشترك تعيين كنيد.
3- هميشه اعضاي گروه را به برقراري ارتباط شفاف با يكديگر تشويق كنيد و هر زمان كه استحقاق تعريف و تمجيد را داشتند،حتما ً اين كار را انجام دهيد.
4- با اعضاي گروه مشورت كنيد و نشان دهيد كه به توصيه هاي آنها عمل مي كنيد.
5- فرصتي را به شنيدن گزارش ها واطلاعات ارائه شده از سوي اعضاي گروه اختصاص دهيد و به دقت به صحبت هاي آنها گوش كنيد.
شناسايي مشكلات
معمولا ً از اعضاي گروه انتظار كار واحد و يك پارچه است. با سؤال كردن از افراد مي توان فهميد مشكل مربوط به دو نفر است يا عمومي است. اگرمشكل همگاني بود راهي جز تجديد نظر در استراتژي فعلي خود، شكل ساختار و سازمان دهي گروه نداريد.
صحبت با افراد
بگذاريد افراد در مورد جريانات و مشكلات با شما گفتگو كنند و براساس شناخت قبلي به ارزيابي نگرش ها و پيش فرض ها بپردازيد .از روي واكنش هاي افراد مي توانيد به ميزان تعهد آنها به گروه پي ببريد . اگر متعهد باشند از هيچ كمكي دريغ نمي كنند و اگر سعي كردند ديگران را مقصر جلوه دهند با اين واكنش آنها مقابله كنيد.
كنار آمدن با افراد مشكل آفرين
پس از صحبت با افراد مشكل آفرين اقداماتي را انجام دهيد. ممكن است نقش ها دقيق مشخص نشده باشد يا كارها عادلانه توزيع نشده باشد و خيلي تحت فشار باشند و بايستي فشار تعديل شود. روش هاي مختلف را آزمايش كنيد اما مراقب باشيد كه به موقع باشد و اگر به نتيجه نرسيديد آنها را از گروه كاري حذف كنيد.
رسيدگي به تعارض ها
درگيري ها به زودي به مشكلي براي كل گروه تبديل مي شود كه بايد فورا ً اقدام كنيد اگر اين مشكل بين دو نفر بود شخصا ً با آنها صحبت كنيد و اگر در گروه دو دستگي بود از طرفين بخواهيد از طرفين بخواهيد به طور موقت خصومت ها را كنار بگذاريد. هدف از اين كار تغيير رفتار آنهاست نه از بين رفتن تقصيرها.
ثبت سابقه مشكلات
از مشكلات به چشم فرصت هايي براي ياد گيري فرض كنيد و آنها را ثبت و در اختيار افراد بگذاريد تا از اين تجربيات استفاده كنند.
ارتقاي استانداردها در گروه
گروه هايي كه در پي بهسازي عملكرد هستند بايد ياد بگيرند كه كار آفريني رسيدگي به مشكلات و اجراي تصميمات را شخصا ًو با اعتماد به نفس كامل انجام دهند.
شناخت پروژه
در يك گروه كاري خوب و كامل،تك تك اعضا در مورد كارها و وظايف خود احساس ” مالكيت ” مي كنند و مسئوليت يافتن بهترين روش هاي انجام كار و ارتقاي استانداردهاي كاري خود را شخصا ً بر عهده مي گيرند و پروژه گروه خود را دنبال مي كنند تا شناخت بهتري نسبت به نقش خود و ساير اعضاي گروه و نحوه بهسازي بدست آورند.
بهسازي سيستم ها
كايزن (kaizen) نام تكنيك مديريتي ژاپني هاست.در كايزن اعتقاد بر اين است كه هر فرد يا گروهي مي تواند كيفيت كار خود را به طور مستمر و به ميزان قابل توجهي بهبود بخشد.
مسئوليت انجام وظايف گروه ها را به طور كامل به خود آنها واگذار كنيد تا بتوانند ازطريق مشخص كردن مشكلات ، تجزيه و تحليل علل اصلي آنها ، بهبود وضعيت و مهم تر از همه از طريق جلوگيري از بروز مجدد مشكلات، در مورد فرآيند بهسازي سيستم كاري خود تصميم بگيرند.
حفظ و ادامه رويكردهاي جديد
گاهي اوقات با توسعه امور الگو هاي رفتاري و طرز تفكر تغيير مي كند به دليل عدم اهميت تغييرات ، وضعيت موجود را رها نكنيد و به طور مستمر در پي بهسازي عملكرد باشيد تا كارايي و اثر بخشي را حفظ كنيد.
آينده نگري در كار
تعيين چالش ها ي جديد براي گروه هاي تثبيت شده و با سابقه يكي از جنبه هاي جالب كار گروهي است. براي ايجاد انگيزه در گروه و سوق دادن آن به سوي اهداف بزرگتروبهتر از روش هاي مناسب استفاده كنيد.
ارزشيابي عملكرد
اگر نتوانيد چيزي را ارزشيابي كنيد امكان بهسازي آن وجود ندارد و اين اصل در هر كاري صادق است.استانداردهاي فردي و گروهي را تعريف و تعيين كنيد تا اهداف عيني شوند و بر اساس آنها بتوانيد در مورد عملكردها قضاوت كنيد.
انتخاب ملاك هاي ارزشيابي
هنگام تجزيه و تحليل عملكرد، ملاك هاي متعددي را مد نظر قرار دهيد و استانداردهايي را ارزيابي كنيد كه بهبود آنها مزاياي اقتصادي واقعي را در پي داشته باشد . عملكرد گروه بايد از لحاظ كيفي و كمي مورد توجه قرار گيرد.( مثلا ً تعداد تماس ها و مدت زمان مكالمه و نحوه پاسخگويي )
ارزيابي نتايج
اگر ارزيابي عملكرد توسط خود اعضا انجام شود تأثير بهتري بر كار گروهي خواهد داشت، به طور كلي مي توان اطمينان داشت كه اعضاي گروهي ارزيابي درستي از ميزان موفقيت خود و درك پيامدهاي آن داشته باشند.
نظارت بر پيشرفت كار
يك گروه كاري خوب به طور مستمر جلساتي را براي بررسي ميزان پيشرفت گروه تشكيل مي دهد.
جلسات بازنگري
برگزاري مستمر جلسات بازنگري باعث تقويت روحيه كار گروهي و ايجاد انگيزه بيشتر براي پيشرفت مي شود. اين جلسات توسط اعضاي كليدي و يا كليه اعضا هدايت مي شود و در صورت لزوم افراد با تجربه مي توانند مسئوليت تهيه برنامه را به عهده بگيرند.
مشخص كردن موانع
هم زمان با شكل گيري تدريجي گروه فعاليت هاي مختلف آن به صورت فرآيندهاي مجزا از يكديگر قابل مشاهده هستند با به وجود آوردن نموداري از علت ها و معلول ها به عنوان مثال رسم فلوچارت نحوه سفارش كالا تا تحويل نهايي آن به مشتري مي توان تنگنا ها را مشخص كرد و با توجه به آن وضعيت موجود را بهبود بخشيد.
اقدام بر اساس اطلاعات دريافتي
علاوه بر اطلاعات حامل از بازنگري،تجزيه و تحليل هاي خود گروه ممكن است از خارج گروه نيز اطلاعاتي از قبيل سير نزولي سهم بازار بدست شما برسد . گروه بايد براي حفظ پويايي خود از اين اطلاعات درجهت ايجاد تغييرات و اصلاحات لازم استفاده كند، به عنوان مثال حذف برخي از فعاليت ها،كاهش هزينه ها و افزايش برخي قيمت ها،نتايج كلي فعاليت گروهي را مي تواند بهبود بخشد.
آموزش گروه
از طريق آموزش مي توان مهارت هاي افراد گروه و كيفيت روابط افراد با مديريت و با يكديگر را بهبود بخشيد.
ارزيابي هزينه ها
عدم دريافت آموزش هاي لازم تأثير نامطلوبي بر عملكرد كاركنان خواهد داشت.هزينه هاي آموزش، منابع و تسهيلات لازم، اجاره محل،هزينه دوره ها، هزينه رفت وآمد و هزينه هاي ناشي از غيبت كاركنان را محاسبه و آنها را با سود مادي ناشي از آموزش افراد و بهبود عملكرد آنها مقايسه كنيد.
آموزش اعضاي گروه
هدف از آموزش اعضاي گروه تقويت نقاط قوت،برطرف ساختن نقاط ضعف و ايجاد مهارت هاي لازم در آنان به منظور استفاده بهتر از فرصت هاي آتي و مقابله با تهديد هاي احتمالي است.
آموزش رهبران گروه
شما به عنوان رهبر گروه بايد نمونه كاملي از صفات و ويژگي هاي لازم براي اداره موفقيت آميز يك گروه كاري باشيد. بنابراين سعي كنيد از قبل مهارت هاي لازم براي اولويت بندي كارها،نظارت بر فرآيندها و تفويض اختيار و مسئوليت و ايجاد انگيزه در افراد را كسب كنيد، سعي كنيد شرايطي را به وجود آوريد كه اعضاي گروه بتوانند صفات و ويژگي هاي رهبري را در خود ارتقا دهند.
آموزش در خارج سازمان
هر چند وقت يكبار اعضاي گروه را براي آموزش به خارج سازمان ببريد و از افراد خارج سازمان براي ارائه نظرات و توصيه هاي سازنده دعوت به عمل آوريد.
تعيين اهداف خاص
تعيين يك سري اهداف خاص براي كارهاي گروهي لازم است. با كمك اين قبيل اهداف مي توانيد اطمينان حاصل كنيد كه محصولات مطابق ميل و رضايت مشتري هستند.علاوه براين وجود اهداف خاص باعث مي شود كه پاداش دادن به افراد بر اساس يك معيار مشخص انجام گيرد.
استفاده از اهداف خاص براي ايجاد انگيزه
موفقيت ، آموزش و يادگيري از عوامل انگيزشي قوي هستند و همچنين شيوه بيان انتظارات از گروه با تشريح مجموعه اهداف خاص در قالب چالش هايي كه اعضا بتوانند با تركيب تلاش ها و مهارت هاي خود به آنها دست يابند، آنها را در رسيدن به هدف هاي كلي گروه تشويق كنيد . راه ديگر آن است كه اجازه دهيد افراد شخصا ً در مورد اين هدف ها تصميم بگيرند . اگر اعضاي گروه بتوانند خارج از حد انتظار به چيزي فراتر از اهداف تعيين شده دست يابند انگيزه بسيار زيادي براي ادامه كار در آنها ايجاد مي شود.
هدف هاي چالش برانگيز
بزرگترين چالشي كه مي توانيد در مقابل گروه خود قرار دهيد اين است كه يك سري هدف هاي” چالش برانگيز” براي آن تهيه كنيد. منظور از هدف چالش بر انگيز هدفي است كه رسيدن به آن مستلزم استفاده از مهارت هايي فراتر از مهارت ها و توانايي هاي فعلي گروه است.
اصلاح هدف ها
اهداف شامل يك برنامه هستند اگر فكر مي كنيد برنامه درست نيست و اين احتمال وجود دارد كه به هدف هاي خود نرسيد علت ها را جستجو كنيد ، جلسه اي با حضور كليه اعضاي گروه تشكيل دهيد و به تجزيه و تحليل موضوع بپردازيد تا بتوانيد معايب كار را مشخص كنيد ، به صورت گروهي در مورد نحوه حل مشكلات تصميم بگيريد و بلافاصله اقدام كنيد. اين كار انگيزه بيشتري را در گروه ايجاد مي كند چون اولا ً اعضاي گروه با كمك همديگر به حل مشكلات مي پردازند و دوما ً آن كه ممكن است برنامه جديد نسبت به برنامه قبلي خيلي بهتر باشد.
پاداش بر مبناي عملكرد
هدف از برقراري يك سيستم پاداش موفق، ايجاد انگيزه بيشتر در گروه در جهت بهسازي عملكرد كلي آن است پاداش ها را به دقت محاسبه و مناسب ترين نوع آن ها را انتخاب كنيد.روش هاي متداول پاداش دهي به صورت پرداخت هاي مالي يا طرح هاي انگيزشي غير مالي يا تركيبي از هر دو هستند.
اعلام اعداد و ارقام
براي تشويق و پاداش اعضاي گروه بايد اعداد و ارقام مربوط به هريك از آنها را به اطلاع كليه اعضاي گروه برساند و مورد موافقت قرار بگيرد،اعداد و ارقام مذكور را از طريق يادداشت هاي اداري، نمابر، تابلوي اعلانات، وسايل الكترونيكي يا خبر نامه داخلي سازمان منتشر مي شود، با اين عمل ضمن اينكه تمام اعضاي گروه آشنا مي شوند با سيستم پرداخت هاي تشويقي،امكان رسيدن به اهداف تعيين شده را داشته و ميتوانند عملكرد واقعي خود را در قالب عدد ورقم ببينند.
تعيين سطح پاداش ها
تعيين يك سيستم پاداش دهي مستلزم برخورداري از قوه قضاوت و تجربه كافي است . اگر سطح پاداش ها پايين باشد گروه روحيه و انگيزه خود را براي تلاش بيشتر از دست مي دهد اگر هم خيلي سخاوت به خرج دهند ممكن است اعضاي گروه انگيزه كسب مهارت هاي بيشتر براي بدست آوردن پاداش بيشتر را از دست بدهند و فقط در حد توانايي فعلي خود كار كنند.
هنگام محاسبه پاداش،عملكرد گدشته اعضاي گروه را بايد مد نظر قرار دهيد كه بايد در چه حدي از آنها انتظار داشت در ضمن با افزايش تدريجي مهارت هاي اعضاي گروه ميزان پاداش را افزايش دهيد اين كار باعث مي شود كه آنها عملكرد خود را به سطح عالي برسانند.
سازگاري با تغييرات
امروزه مديريت تغيير يكي از مضامين اصلي و مهم كار مديريت محسوب مي شود . سرعت تغييرات هم زمان باجهاني شدن بازارها و افزايش نوآوري هاي تكنولوژيكي بيشتر و بيشتر مي شود،كه بايد ان گروه هاي كاري با تغييرات سازگاري كنند.
پيش بيني تغييرات
به تدريج كه از عمر گروه مي گذرد وظايف آن از نظر اهداف ، برنامه بندي ، عوامل هزينه و مهلت هاي زماني تغييرات اجتناب ناپذيري پيدا مي كند. موفقيت گروه مستلزم آن است كه آمادگي سازگاري سريع را با شرايط جديد داشته باشد . فشار هاي خارجي تغييراتي را در گروه ايجاد مي كند و باعث مي شود بعضي از افراد جديد وارد گروه شوند و برخي ديگر از گروه خارج شوند.
اطلاع رساني به گروه
اگر تغييرات با شور و اشتياق اعلام شود گروهها نگرش مثبت تري نسبت به آنها پيدا مي كنند. به محض اينكه جزئيات كافي براي پاسخ گويي به دست آمد در مورد تغييرات با آنها صحبت كنيد . عقايد و نظرات را بايد صريح و روشن بيان كرد و در عين حال بايد اجازه داد تا آنها هم نظرات خود را بيان كنند . انجام تغييرات بر كليه اعضاي گروه تآثير مي گذارد. هر اندازه كه اعضاي گروه در تصميم گيري ها مشاركت بيشتري داشته باشد احتمال اينكه پذيراي تغييرات باشند بيشتر خواهد بود.
استفاده از فرصت ها
نوسانات بازار،پيشرفت هاي تكنولوژيكي، پيدايش رقباي جديد يا پيدايش سليقه هاي تازه در بازار ممكن است تحديدي براي گروه ها محسوب شود، سعي كنيد بطور واقع بينانه تغييرات ايجاد شده را تجزيه و تحليل كنيد.راه هاي مقابله با مشكلات و بهره برداري از جنبه هاي مثبت تغييرات را بررسي كنيد.برنامه اي تنظيم كنيد كه كمترين ضرر و بيشترين فرصت پيشرفت را براي اعضاي گروه داشته باشد.
تعيين اهداف آتي
اعضاي گروه آينده خود را صرفا ً در گرو موفقيت در رسيدن به يك هدف خاص گروهي نمي بينند،چرا كه تجربيات و موفقيت هاي بدست آمده در اثر انجام كار گروهي بر پيشرفت شغلي آنها نيز تآثير مي گذارد. بنابراين آينده گروه را هم به صورت جمعي و هم به صورت فردي در نظر بگيرد.
توسعه گروه
هدف اصلي تمامي گروه ها اين است كه با همكاري اعضاي گروه با يكديگر يك وظيفه خاصي را انجام دهند و در آن موفق شوند.چنانچه هر يك از اعضا به طور مستمر در جهت افزايش مهارت هاي خود تلاش كند دست يابي به هدف مورد نظر آسانتر مي شود. يك رهبر خوب و با درايت مي داند كه موفقيت آتي گروه در گرو توسعه فردي مهارت هاي اعضاي گروه است. بنابراين يك مدير خوب بايد سعي كند براي اعضاي گروه هم نقش يك مربي و هم نقش يك مشاور شغلي را ايفا كند.اين كار هم به نفع خود افراد و هم به نفع كل گروه خواهد بود.
ايجاد شرايط رشد براي افراد
هر قدر گروه كاري بزرگتر و حيطه اختيارات آن وسيع تر باشد افراد فرصت بيشتري براي توسعه شغل خود از طريق تعويض نقش يا ترفيع هاي داخلي گروهي خواهند داشت .ارتقا افراد به صورت عمودي انجام مي شود اما مشاغل داخل گروه عمو ما ً به صورت افقي پيشرفت دارند. براي آن دسته از اعضاي گروه كه توان رشد بيشتري دارند. موقعيت ها بهتري ايجاد مي شود تا بتوانند در جاي ديگر در داخل يا خارج گروه مشغول به كار شوند حتي در سازمانهايي كه نقل و انتقال عمودي دشوار است نيز افراد مي توانند با منتقل شدن از گروهي به گروه ديگر پيشرفت داشته باشند.
پيشرفت شغلي
اين نمودار دو راه مختلف پيشرفت شغلي را نشان مي دهد.طبق روش سنتي مسير شغلي به شكل عمودي است و فرد از سازماني به سازمان ديگر منتقل مي شود و به سمت هاي بالاتر ارتقا پيدا ميكند . در روش دوم از طريق منتقل شدن فرد به گروه هاي قدرتمند تر و با حيطه اختيارات بيشتر پيشرفت افقي حاصل مي شود.
ساختن مسير شغلي
هر چقدر كه اعضاي گروه را تحت نظارت خود قرار دهيم باز هم اين خود اعضاي گروه هستند كه بايد آينده شغلي خودشون را بسازند .اعضاي گروه بايد عادت كنند كه كار گروهي را به عنوان بخشي از فرآيند ياد گيري در نظر بگيرند.اگر ساختن مسير شغلي با هدف مشخصي انجام شود اثر بخشي آن بيشتر خواهد بود.
