تهیه کننده:مهناز میرزائی
رهبری:
ديدگاه هاي اوليه در رهبري- كليات ● تعريف رهبري: « رهبر كسي است كه واجد بهترين شناخت نسبت به هنجارهايي باشد كه در گروه بيشترين ارزش را دارد » . ( هومانز ، 1950 ) « رهبري به كار بردن اختيار و تصميم گيري است » ( دوبين ، 1951 ) . « رهبر شخصي است كه موثرترين تغيير را در عملكرد گروه پديد مي آورد » ( كاتل ، 1951 ).
نقش و وظيفه رهبري
• وظايف رهبر
• مجري رهبر سازمان اعم از اينكه خود سياست هاي گروه و يا سازمان را تعيين نمايد يا ننمايد ، مسئوليت هاي بازبيني و اجراي اين سياست ها را به عهده خواهد داشت .
• برنامه ريز يكي از وظايف رهبر ، تصميم گيري در مورد تعيين هدف ها و انتخاب روش ها و چگونگي نيل به آن اهداف است . اين تصميم ها مي تواند مربوط به برنامه ريزي هاي كوتاه مدت يا بلند مدت باشد .
• متخصص . تخصص و دانش ، نقش يك فرد را به عنوان رهبر حتي در گروه ها و سازمان هاي رسمي پررنگ مي نمايد و به او اعتبار مي بخشد .
• نماينده گروه رهبر معمولا بيشتر از ساير افراد از هدف ها و برنامه هاي گروه آگاه بوده ، لذا بيش از هر كس صلاحيت نمايندگي يا پاسخگويي گروه را در خارج از گروه يا سازمان خواهد داشت .
• تنظيم كننده روابط با توجه به ميزان اشرافي كه رهبر نسبت به اعضاي گروه و روابط گروهي دارد ، مي تواند نسبت به تنظيم و روابط داخلي گروه نقش مهم و سازنده اي داشته باشد .
• شتاب دهنده براي آغاز يا افزايش يك حركت در سازمان ، به يك نيرو نياز خواهد بود كه اين نيرو مي تواند باعث تحريك كاركنان شود .
• مشوق رهبران مي توانند از طريق تشويق و ستايش صادقانه ، نياز به تشخص ، احترام و شناسايي تامين نمايند .
• ميانجي يا داور با توجه به قدرت تشويق و تنبيه كه در اختيار رهبري است ، نقش او به عنوان يك ميانجي در حل تضادهاي داخلي گروه از اهميت خاصي برخوردار است .
• نماد گروه
• جانشين مسئوليت هاي فردي
• ايده پرداز
• سپر بلا رهبر در اين نقش ، پاسخگوي عوارض ناشي از نتايج كار ديگران مي گردد .
• خصوصيات يك رهبر موفق
• رهبر به عنوان « يكي از ما » رهبر بايستي عضو گروه باشد و به عنوان يك عامل خارجي تلقي نگردد ، انتخاب رهبر از ميان اعضاي يك گروه باعث مي گردد تا رهبر خود را قبل از اينكه مدير آن گروه بداند ، عضو آن مجموعه بشناسد .
• رهبر به عنوان « بيشترين ما » علاوه بر اينكه بايستي عضوي از گروه محسوب گردد ، لازم است در گروه نقش بارز و محوري داشته
• رهبر به عنوان « بهترين ما » مدير يا رهبر بايستي از نظر معنوي نيز به عنوان يك متخصص و عضو برتر در گروه شناخته شود .
• رهبر به عنوان « برآورنده انتظارات » رهبران كه بخواهند در تحقق هدف هاي خود موفق گردند ، ناگزير از احترام ، توجه و تلاش در جهت تامين خواست هاي پيروان خود مي باشند .
سبك و رفتار رهبري
• تعريف سبك رهبري
« سبك يا رفتار رهبري عبارت است از تكنيك هاي مورد استفاده جهت اعمال نفوذ و جهت دادن فعاليت ديگران » « پژوهندگان دانشگاه ايالتي اوهايو رهبري را به عنوان رفتار فرد ، زماني كه فعاليت هاي گروه را به جانب وصول هدف سمت مي دهد تعريف كرده اند »
« سبك رهبري شخص الگوي رفتاري است كه شخص هنگامي كه سعي دارد بر فعاليت ديگران نفوذ كند از خود نشان مي دهد آن گونه كه به چشم آن ديگران
مي آيد.
نگرش رفتاري بر اين فرض استوار است كه قدرت رهبري و تمايل به پيروي كردن به سبك رهبري مربوط است . نظريه هاي رفتاري مانند نظريه « انسان بزرگ يا صفات مشخصه » ، رهبري را عامل اصلي در عملكرد و نگهداري منابع انساني مي داند . اين نظريه ها به جاي پرداختن به صفات مشخصه رهبران ، رفتارها و اعمال آنان را مورد بررسي قرار مي دهند ؛ زيرا صفات مشخصه در رفتار بروز و نمود پيدا مي كند و سرانجام افراد ، رهبران را براساس رفتارهايشان ارزيابي كرده و تصميم به پيروي از آنان مي گيرند ( رضاييان ، 1379 ، ص 381 )
● مقايسه ديدگاه هاي مبتني بر ويژگي هاي شخصيتي با رفتاري
اگر پژوهشگراني كه ويژگي هاي شخصيتي را بررسي مي كنند ، موفق مي شدند در آن صورت مي توانستيم بر آن اساس افرادي مناسب را برگزينيم و آنان را در راس سازمان يا گروه قرار دهيم و برعكس اگر درستي تحقيقاتي كه در زمينه رفتار انجام مي شود ، به اثبات مي رسيد در آن صورت مي توانستيم افرادي را تربيت كنيم و از آن ها رهبراني موفق بسازيم . تفاوت بين تئوري هاي شخصيتي و رفتاري در گروه مفروضاتي است كه در نظر گرفته شود :
• اگر تئوري هاي شخصيتي ، معتبر بودند در آن صورت يك رهبر مي توانست بدان گونه متولد شود .
• از سوي ديگر اگر رفتارهاي مشخصي قابل شناسايي باشد ، در آن صورت مي توان ويژگي هاي رهبري را به افراد آموخت .
• نگرش رفتاري ، به جاي صفات شخصي يا منبع قدرت رهبر ، بر آن چه كه رهبران انجام مي دهند تاكيد دارد .
• نظريه هاي رفتار رهبري
پس از ناكامي تحقيقات در زمينه شناخت خصوصيات فردي در رهبري همان گونه كه قبلا اشاره گرديد مسي تحقيقات به سوي شناخت سبك و روش رهبري كشانده شد كه به دليل كمبود وقت دو نمونه از اين تحقيقات ارائه مي گردد :
1- مطالعات رهبري در دانشگاه آيووا :
اين مطالعات در اواخر دهه 1930 زير نظر كرت لوين انجام گرفت . مطالعه براي تشخيص تاثير سه نوع سبك رهبري بر الگوي رفتار اعتراض آميز پسربچه ها در يك باشگاه تفريحي طراحي شده بود . بدين منظور گروه هاي مختلفي از پسران تشكيل شد و هر گروه پس از چند هفته تحت يكي از سبك هاي رهبري قرار داده شد تا همه گروه ها سبك هاي مختلف استبدادي ، دموكراتيك و عدم مداخله را تجربه نمايند :
• سبك رهبري دموكراتيك
رهبر در اين نگرش به دنبال ايجاد هماهنگي در ميان اعضا در جهت دستيابي به اهداف سازمان از طريق فراهم آوردن زمينه هاي مشاركت در تصميم گيري است .
• سبك رهبري استبدادي
رهبر درباره پروژه هاي گروهي از طريق تعيين و تفويض وظايف هر عضو تصميم مي گيرد و هيچ مشاركتي را در فرآيند تصميم گيري نمي پذيرد .
• سبك رهبري عدم مداخله يا آزادي مطلق
رهبر هيچ دخالتي نمي كند . رفتار اعضا را نه تاييد و نه تكذيب مي كند . بنابراين كنترلي بر فعاليت هاي گروه وجود ندارد و انضباط چنداني هم به چشم نمي خورد . پژوهشگران به دقت رفتار پسران را مشاهده و يادداشت نمودند . نتيجه اي به شرح زير به دست آمد :
• رهبري دموكراتيك تقريبا به اتفاق آرا بر آزادي مطلق و آمرانه ترجيح داده شد . همين طور آزادي مطلق را بر سبك آمرانه برتر مي دانستند . لذا به روشني معلوم شد كه پسران اگر اجازه انتخاب داشته باشند ، حتما سبك دموكراتيك را انتخاب مي كنند .
• ابراز خشونت به طور مكرر در گروه هاي تحت رهبري آزادي مطلق و آمرانه مشاهده گرديد . در حالي كه بروز برخورد در گروه تحت رهبري دموكراتيك به مراتب كمتر و قابل گذشت بود .
• در شماري از گروه هاي تحت رهبري آمرانه ، پسرها به جاي پرخاشگري ، بسيار خونسرد ، بي حال و بي عاطفه گشتند . در واقع معلوم شد كه رهبري استبدادي دو تاثير جداگانه ايجاد مي كنند :
* افراد را بسيار پرخاشگر و ستيزه جو
* و يا بي احساس ، مطيع و انفعالي بار مي آورد
پيامد مطالعات :
« تعميم همه جانبه اين مطالعه خطرناك است . 1- پسربچه هاي نابالغ ، با بزرگسالاني كه در يك مجموعه يا سازمان رسمي مشغول به كارند ، تفاوت هاي بسيار دارند . 2- علاوه بر اين پژوهشگران مدرن علوم رفتاري معتقدند كه در اين مطالعه بسياري از متغيرها كنترل نشده باقي مانده بوده اند . با وجود اين ، اين مطالعات از نظر تاريخي اهميت به سزايي دارند . اين مطالعه نخستين كوشش تجربي براي تعيين اثرات سبك هاي رهبري بر گروه بوده است .
ارزش اين مطالعات در اين است كه براي نخستين بار نشان داد كه « سبك هاي مختلف رهبري مي تواند عكس العمل هاي پيچيده و متفاوتي را در يك گروه يا گروه هاي مشابه ايجاد كند .
ارتباطات
وجود ارتباط بين افراد و گروه ها در همه سازمان ها امري حياتي است . ارتباطات همانند سيستم اعصاب انسان كه نسبت به محرك ها واكنش نشان مي دهد و با ارسال پيام به اعضاي مختلف بدن پاسخ ها را هماهنگ مي كند ، اقدام هاي بخش هاي مختلف سازمان را هماهنگ مي كند .
ارتباطات از عناصر اوليه شغل مديريت است . ارتباط مدير با كساني كه براي او كار مي كنند ، ممكن است مهم ترين ارتباطات باشد . زيرا همه جنبه هاي كار مانند ، آموزش ، ارجاع ماموريت و ارزيابي عملكرد از راه ارتباطات انجام مي گيرند .
مهم تر از همه اين كه ارتباطات فرايندي است كه از طريق آن فعاليت هاي فردي و گروهي و مراوده ها براي افزايش اثربخشي از طريق آن هماهنگ مي شود .
تعريف ارتباطات
ارتباطات معاني متفاوتي نزد اشخاص گوناگون دارد . برخي بر اين عقيده اند كه كلمه ارتباطات به معناي عمومي كردن و يا درمعرض عموم قرار دادن است . به وسيله ارتباطات برخي از مفاهيم و يا به عبارت بهتر پيام ها را به ديگران گسترش مي يابد . تعاريف جديدتر آن را « انتقال مفاهيم » و يا « انتقال معاني » و نيز « انتقال و يا تبادل
پيام ها » مي دانند .
ارتباطات به گونه اي وسيع و گسترده « تسهيم تجارب » نيز تعريف شده است . در اين معني هر موجود زنده اي تجارب و آن چه در درون خود دارد با ديگران ، چه همنوعان خود و چه با انواع ديگران در ميان مي گذارد .
اهميت ارتباطات
ساختار سازمان با توجه به اندازه يا بزرگي آن ، تكنولوژي پيچيده ، ميزان رسميت و پيچيدگي امور ، طرح ريزي مي شود و بر اين اساس سيستم اطلاعاتي به وجود مي آيد .
تعيين ساختار سازماني خود نشانه اي از مسير خاصي است كه تعيين كننده نوع ارتباطات در سازمان است . رهبري و شيوه تصميم گيري به فرايند ارتباطات وابسته اند . زيرا بدون وجود اطلاعات اين فرايند ها بي معني خواهند شد .
ارتباطات ، براي مديران سازمان و كاري كه انجام مي دهند نقش حياتي دارد . برخي تحقيقات به اين نتيجه رسيد كه مديران درصد بالايي از وقت خود را صرف ارتباطات مي كنند . معمولا اين ارتباطات به صورت تماس هاي مستقيم با زيردستان ، سرپرستان ، همكاران و همتايان و مشتريان است . همچنين اين تماس ها به صورت برگزاري شوراها برقرار مي گردد . مديران بايد به پيام هاي تلفني و نامه هاي ارسالي پاسخ دهند كوتاه سخن اين كه كار مدير در ارتباطات خلاصه مي شود .
مباني ارتباطات
ارتباطات به معناي انتقال مفاهيم است . اگر هيچ تبادل اطلاعاتي يا فكري وجود نداشته باشد ، ارتباط به وجود نمي آيد . براي اين كه ارتباط موفقيت آميز باشد نه تنها معناي آن بايد انتقال يابد بلكه بايد درك هم بشود . ارتباط كامل وقتي وجود دارد كه فكر يا انديشه ارسال دقيقا و به همان منظوري كه ارسال شده است دريافت شود
ارتباطات اثر بخش ارتباط تنگاتنگي با عملكرد موفق دارد . يك مدير بدون داشتن اطلاعات نمي تواند تصميم بگيرد . اين اطلاعات بايد از راه ارتباط حاصل شود . البته برخورداري از مهارت هاي ارتباطي خوب به تنهايي يك مدير را موفق نمي سازد . اما كمبود مهارت هاي ارتباطي اثر بخش بسياري از مشكلات پي در پي را براي مدير به وجود مي آورد .
انواع ارتباطات
ارتباطات را از جهات متفاوتي طبقه بندي كرده اند . به برخي از مهم ترين آن ها در ذيل اشاره مي شود :
1- ارتباطات از نظر عكس العمل در محيط
* ارتباطات يك جانبه اگر عكس العمل گيرنده نسبت به پيام ابراز نشود ، و يا عكس العمل نشان داده ولي فرستنده متوجه آن نشود ، آن را ارتباطات يك جانبه مي گويند .
* ارتباطات دو جانبه اگر گيرنده عكس العمل ها و نظرات خود را نسبت به پيام دريافتي به اطلاع فرستنده برساند آن گاه ارتباط دو طرفه برقرار گرديده است .
ارتباطات دو طرفه نسبت به ارتباطات يك طرفه دقيق تر ، ابهام كمتر ، كندتر و در امور برنامه ريزي نشده موثرتر است .
2- ارتباطات ميان فردي
فرايند تبادل اطلاع و انتقال معني ميان دو نفر يا درون يك گروه كوچك را ارتباط ميان افراد گويند . ارتباط ميان فردي مي تواند يك به يك ، يك به چند و يا چند به يك باشد . در اين نوع ارتباط توجه معطوف به ارتباطات پان فردي به عنوان يك موضوع ارتباط خواهد بود تا به عنوان يك موضوع ارتباط در سطح سازمان ؟
3- ارتباط گفتاري
افراد اغلب با گفتار ، با يكديگر ارتباط برقرار مي كنند .
●مزيت امتياز ارتباط گفتاري انتقال سريع و بازخورد سريع است .
●عيب نقطه ضعف عمده ارتباط گفتاري وقتي آشكار مي شود كه پيام بايد از ميان تعدادي از افراد بگذرد زيرا هر قدر از ميان افراد بيشتري گذشته باشد ، امكان تحريف بيشتري دارد . هركس پيام را به ميل خود تفسير مي كند .
در يك سازمان ، جايي كه تصميم ها و اطلاعيه ها به طور شفاهي به بخش هاي بالايي و پاييني سلسله مراتب قدرت فرستاده مي شود ، فرصتي قابل توجه براي تحريف پيام وجود دارد .
4 – ارتباط نوشتاري
ارتباط نوشتاري شامل ياداداشت ، نامه ، پست تصويري ، نشريات سازماني يا هر وسيله ديگري كه نوشتار يا نمادها را منتقل مي كند ، مي شود .
● مزايا :
*ارتباط نوشتاري محسوس ، گوناگون ، باداوم تر و دقيق تر از نوع كلامي است .
*با الزام به نوشتن چيزي ، فرد نيروي بيشتري را در انديشيدن و دقت در آنچه كه مي خواهد انتقال دهد ، به خرج مي دهد .
● معايب :
* عيب بزرگ ارتباط نوشتاري عدم وجود باز خورد است .
5 – ارتباط هاي غيركلامي
بعضي از پرمعناترين ارتباط ها نه كلامي هستند و نه نوشتاري . اين ها ارتباط هاي غيركلامي هستند . يك آژير بلند يا يك چراغ قرمز پيامي را بدون كلام به شما مي گويد . ابعاد كار يك شخص يا لباسي كه مي پوشد .
• زبان اشاره : زبان اشاره به حركات صورت و ساير حركت هاي بدن اشاره دارد
• آهنگ كلام : آهنگ كلام به تأكيدي كه كسي بر جمله يا عبارتي دارد ، اشاره
مي كند .
6 – ارتباطات ارادي يا غير ارادي
در يك فرايند ارتباطي ، از نظر آگاهانه يا ارادي و غير ارادي بودن فرايند ، از نظر فرستنده و يا گيرنده پيام با حالت هاي زير مواجه خواهيم بود :
• فرستنده پيام به گونه اي ارادي پيامي را براي گيرنده اي مي فرستد كه او نيز به گونه اي ارادي پيام را دريافت مي كند .
• فرستنده پيام ممكن است به گونه غير ارادي پيامي را به گيرنده پيام ارسال دارد كه او به صورت ارادي پيام را دريافت مي كند . نمونه اين ارتباط گوش دادن به مكالمه دو نفر توسط نفر سوم باشد .
• در مقابل ، ممكن است فردي كه پيام را مي فرستد كاملاً آگاه بوده و به گونه اي ارادي پيام خود را براي « پيام گير » ارسال دارد ، اما در مقابل گيرنده گونه اي غير ارادي از خود واكنش نشان دهد .
• در نهايت ممكن است هر دو سوي فرايند ارتباطي ، نسبت به فرايند ارتباطي و پيام ارسالي ناآگاه باشند . اغلب رفتاهاي غير كلامي دراين طبقه قرار مي گيرد . بسياري از ما ممكن است بدون آنگه توجهي به تأثير لباس و پوشيدن آن درديگران داشته باشيم آن را بپوشيم .
ارتباطات سازماني
سازمان ها ، سيستم هاي كسب هدف هستند و هدف ها با حل مسايل انجام عمليات به دست مي آيند و بدين جهت تصمي ها و ساير مسايل بايد به مجريان منتقل شود . انتقال پيام ها در دو شكل به وسيله شبكه هاي رسمي و غير رسمي در سازمان صورت مي گيرد .
ارتباطات عمودي
● ارتباطات رو به پايين
از مديريت ارشد سازمان شروع مي شوند و پس از عبور از سطوح مختلف مديرت به كارگران صفي و كاركنان غير مدير مي رسند . هدف هاي اصلي چنين ارتباطي عبارت از
*انجام توصيه هاي لازم يا دستور العملهاي مشخص به كاركنان ،
*تعيين هدف ها ، ارائه روش ها و ابلاغ سياست ها ،
*درباره هدف ها و سياست هاي سازمان اطلاعات لازم به اعضا داده شود ،
● ارتباطات رو به بالا
در سازمان يا گروه در جهت سطوح بالاتر جريان مي يابد . استفاده از اين روش بيشتر براي :
* رسانيدن نتيجه عمليات به مقام هاي بالاي سازمان ،
* آگاه ساختن مديران از پيشرفت كارها در جهت هدف ها
* آگاهي مديران از نوع احساس كاركنان نسبت به خود ، نسبت به همكاران و به طور كلي نسبت به سازمان ؛
نقاط ضعف ارتباطات عمودي
اگر مقامات ارشد و زيردستان داراي شيوه انديشه و تفكر يكساني باشند بر صحت ارتباطات عمودي و اطلاعاتي كه در سازمان مسير عمودي مي پيمايند افزوده خواهد شد . ولي موارد زير باعث مي شود از صحت اين ارتباطات كاسته شود .
● مسير بالا به پايين
معمولاً اين اطلاعات از كانال مديران سطوح مياني مي گذارند و به وسيله آن ها پالايش مي شوند ، يعني آن ها را از ديدگاه خود در آن ها تغييراتي مي دهند و درباره آنچه را كه بايد به زيردستان و افراد رده پايين تر داد تصميم مي گيرند .
● مسير پايين به بالا
از سوي ديگر اطلاعات مسير پايين به بالا به وسيله مديران رده مياني پالايش مي شوند و آن ها اين امر را وظيفه خود مي دانند كه اجازه ندهند داده ها و اطلاعات غير ضروري به مديران سطوح بالاتر برسد .
هنگامي كه بين اعضاي يك گروه كاري ، بين مديران يك سطح ، يا بين كاركناني كه هم طراز هستند ، ارتباط برقرار مي شود درسازمان ارتباطات افقي برقرار مي شود . ارتباطات افقي اغلب براي صرفه جويي در وقت و تسهيل درايجاد هماهنگي مورد نياز مي باشد .
• ارتباطات رسمي افقي
اين ارتباطات با كمك و حمايت و تصويت مقامات ارشد به وجود مي آيد
• ارتباطات غير رسمي افقي
بخش بسيار زيادي از ارتباطات افقي درخارج از زنجيره فرماندهي صورت مي گيرد .
مزاياي ارتباطات افقي
* كانال ارتباطي بسيار كندي از طريق يك مقام ارشد هدايت مي شود ، از بين خواهد رفت .
* مزيت ديگر ارتباطات اين است كه اعضاي سازمان مي توانند با همكاران خود رابطه مستقيم برقرار كنند . اين روابط در تأمين رضايت شغلي كاركنان اهميت زياد دارد.
ارتباطات مورب
ارتباطات مورب در دو سطح جداگانه و در حوزه كاري رخ مي دهد . هدف از برقراري اين نوع ارتباط به منظور افزايش هماهنگي و انسجام بيشتر فعاليت ها در سطوح و واحدهاي مختلف سازماني است .
ارتباط مؤثر
آنجه همواره در يك فرايند ارتباطي مورد توجه بسياري از فرستندگان پيام است ، ارتباط مؤثر و كارآمد است .
« ارتباطات مؤثر آن است كه فرستنده بتواند منظور خود را به گيرنده پيام برساند »
پيامدهاي ارتباط مؤثر
• درك :
براين اساس ، مي توان گفت فردي از نظر ارتباطي داراي مهارت است كه به گونه اي مؤثر عمل كند كه دريافت كننده پيام درك درستي از آنچه او احساس مي كند و مي خواهد به ديگري منتقل كند داشته باشد .
• لذت يا مسرت :
كسب لذت يا مسرت از طريق ارتباطات ، تنها در مورد ارتباطات ميان فردي و چهره به چهره مصداق پيدا نمي كند ، بلكه در « ارتباطات عمومي » يا « ارتباطات فراگير » نيز توجه را به خود معطوف مي دارد .
• نفوذ در نگرش ها :
اما بايد در نظر داشت كه درك يكديگر و توافق با يكديگر دو معني كاملاً متمايز ازيكديگراند . درست است كه درك يكديگر به توافق با يگديگر كمك مي كند ، اما لزوماً درك بهتر از يكديگر به توافق با هم نمي انجامد .
• گسترش روابط :
اثر بخشي عمومي ارتباط، نيازمند فضاي رواني مثبت و قابل اتكا و اعتماد مي باشد . زماني كه فضاي ارتباطي ، فضايي نامناسب باشد ، عوامل تهديد كننده مخرب و بنيان برانداز ارتباطي پيد مي آيند كه هر كدام از آن عوامل توانايي آن را دارند كه رابطه موجود را مختل كرده و يا به نابودي كشانند .
• كنش يا عمل :
اقدام يا عمل ، مقابل شايد يكي از دشوارترين وظايف ارتباطات باشد .
بي شك يك از اهداف ارتباطات جمعي ، برانگيختن مخاطبان به عمل است .
موانع برقراري ارتباط مؤثر
• پالايش
به كار بردن ماهرانه و به دلخواه اطلاعات به اين منظور كه براي گيرنده مطلوب تر جلوه كند پالايش نام دارد .
دامنه و وسعت پالايش بستگي به كار كرد و نوع ساختار و فرهنگ سازماني دارد .
• درك گزينشي
در فرايند ارتباط ، گيرنده با توجه به نياز ، انگيزه ، تجربه ، زمينه و ديگر ويژگي هاي شخصي كه دارد انتخاب گونه مي بيند و مي شنود .
گيرنده همچنين علائق و انتظارات خود را در رمز گشايي پيام طرح مي نمايد .
• هيجان ها
هيجان هاي خاص مانند شعف وشادي يا افسردگي بيشترين تأثير منفي دررابطه با ارتباط اثر بخش دارند . در چنين مواقعي ، قضاوتهاي هيجاني را جايگزين قضاوتهاي عاقلانه مي كنيم .
• عاني واژه ها
واژه ها نيز معناهاي متفاوتي مي توانند براي افراد مختلف داشته باشند .
سن ، تحصيلات ، زمينه هاي فرهنگي و حتي فن آوري از متغيرهايي هستند كه بر زباني كه افراد به كار مي گيرند و تعاريفي كه براي واژه ها دارند ، اثر مي گذارند .
• اشارات غير كلامي
اگر ارتباط غير كلامي با ارتباط كلامي همراهي شود ، هنگامي كه اين دو موافق يكديگر باشند ، يكديگر را تقويت مي كنند .
• شايعه
علاقه اي كه افراد به دانستن آنچه كه در اطرافشان مي گذرد ، دارند به دفعات موجب مي شود مي شود كه آنچه را مي دانند با ديگران تقسيم نمايند .
مسيرهاي آن مي تواند به صورت افقي ، عمودي يا مورب باشد .
جايي كه تصميم ها و اطلاعيه ها به طور شفاهي به بخش هاي متفاوت سلسله مراتب قدرت فرستاده مي شود ، فرصتي قابل توجه براي تحريف پيام را بوجود مي آورد .
غلبه بر موانع ارتباطي
• بازخور
اگر مديران حلقه بازخور را در فرايند ارتباط به كارگيرند مطمئن مي شوند پيامشان دريافت شده است يا نه
نمونه اي از بازخورهاي كلامي عبارتند از :
* طرح مجموعه اي از سؤالات توسط مدير ،
* مدير از گيرنده بخواهد كه پيام را به زبان خودش باز گويد
* وقتي سخنرانان براي گروهي از افراد سخنراني مي كنند ، به چشمان آن ها نگاه
مي كنند و در پي اشارات غير كلامي دگر مي گردند تا ببينند كه آيا مطلب را
دريافته اند يا نه .
● صحبت با زبان ساده
از آنجا كه زبان مي تواند يك مانع باشد ، مديران بايد واژه ها و جملاتي را به كار ببرند كه پيام آن ها براي گيرنده روشن وقابل فهم شود .
• همدلي كردن
همدلي كردن و يا خود را به جاي ديگران قرار دادن ، باعث تشديد گوش دادن فعال مي شود .
• جلوگيري از هيجانات
مديري كه از نظر احساسي برانگيخته مي شود پيام ها را به اشتباه تعبير مي كند و در بيان پاسخ پيام به طور روشن و دقيق با شكست روبه رو مي شود .
بخش 6
مديريت ارتباطات و اطلاعات
فن آوري ارتباطات و اطلاعات
مي بينيم كه در دنياي امروز تعداد ابزارها ساده و پيچيده الكترونيكي كه اشخاص مي توانند با آن ها ارتباط بين هم را تسهيل كنند ياد شده .
در دنياي ارتباطات مديران علاوه بر بعضي وسايل رايج و معمولي مانند تلفن وسيستم اطلاع رساني عمومي از تلويزيون مدار بسته ، رايانه هايي كه با صوت كار مي كنند ، تلفن همراه ، پيام گير شخصي و پست تصويري نيز استاده مي كنند . انتقال پيام كتبي از طريق رايانه هايي كه با نرم افزاري مناسب با يكديگر اتصال دارند يكي از متداول ترين شيوه هايي است كه اعضاي سازمان براي ارتباط به كار مي گيرند .
تمايز تكنولوژي هاي نوين
چند ويژگي وجود دارد كه تكنولوژي نوين را متمايز مي كند :
• سرعت
بسياري از اين تكنولوژي ها به شيوه اي « سريع تر از رسانه هاي ارتباط سنتي سازماني » امكان انتقال پيغام مي دهند ،
• حذف بُعد جعرافيايي
تكنولوژي هاينوين اغلب امكان ارتباط ميان شركت كنندگان را كه « از نظر جغرافيايي پراكنده اند » فراهم مي كنند ،
• ارتباط غير همزمان
تكنولوژي جديد امكان ارتباط « غير همزمان » را فراهم مي كنند . يعني اينكه افراد مي تواننند در زمان هاي مختلف باهم ارتباط داشته باشند .
• دسترسي
همچنين از نظر ويژگي هاي « حافظه » ، « ذخيره سازي » و « بازيابي » با ارتباط سازماني سنتي فرق دارند . در دسترس بودن اطلاعات مورد نياز مي تواند تأثير عميقي بر ارتباط بين سازماني و فرآيند هاي تصميم گيري داشته باشد .
