نویسنده: هادی بغدادی
جیمز برنهام (James Burnham: 1905-1987) جامعه‌شناس آمریكایی، در سال 1941 در كتاب “انقلاب مدیریتی” خود، ظهور یك طبقه اجتماعی جدید مركب از مدیران را پیش‌بینی كرده بود. وی می‌گفت جنگ 1939 اولین جنگ بزرگ جامعه مدیریتی است. اكنون اصطلاح انقلاب مدیریتی (Managerial Revolution) معمولا برای اشاره به انتقال قدرت از صاحبان قانونی وسایل تولید به مدیران كارآمد به‌كار می‌رود.[1] در این انتقالِ كنترل و نظارت به مدیران، سطوح مختلفی از مدیران در سازمان‌ها به‌وجود آمدند. که معمولا در سه سطح مدیران عالی، مدیران میانی و مدیران عملیاتی دسته‌بندی می‌گردند.
كلمات كليدي : سطوح مديريت، سرپرست، عمليات، مهارت، انقلاب مديريتي، قدرت
انواع مدیران
به‌طور کلی عنوان مدیر به کسی اطلاق می‌شود، که در قبال زیردستان و سایر منابع انسانی، مسئولیت دارد. تقریبا همه مدیران سازمان یک وجه مشترک دارند و آن زیردستان است؛ یعنی افرادی که زیر نظر آنها کار می‌کنند. در اغلب موارد، غیر مدیران سازمان هم یک وجه مشترک دارند، آنها هیچ زیردستی ندارند؛ بلکه با ابزار و تجهیزات کار می‌کنند. بنابراین وجود زیردستان، عامل مفیدی در کمک به تعریف و تشخیص انواع مدیران سازمان است.[2]
مدیران مسئولیت چهار نوع فعالیت اصلی (برنامه‌ریزی، سازماندهی، کنترل و نظارت) را بر عهده دارند. برای پی بردن به معنی مدیریت، یکی از راه‌ها توجه به این نکته است که مدیر می‌تواند در سطوح مختلف یک سازمان انجام وظیفه کند و به فعالیت‌های مختلف با دامنه‌ها و گستره‌های متفاوت بپردازد. مدیران را در سازمان‌های مختلف براساس سطح سازمانی، پست سازمانی و عنوان سازمانی دسته‌بندی می‌کنند. نمودار زیر راه‌های گوناگون دسته‌بندی مدیران را نشان می‌دهد.[3]
سازمان رسمی معمولا از سه منطقه مدیریت و یک منطقه اجرای عملیات به شرح زیر تشکیل می‌شود.[4]
مدیران عالی (Top Management)؛ این سطح از مدیریت، معمولا گروه کوچکی از مدیران را تشکیل می‌دهد؛ که مسئول اداره کل سازمان هستند.[5] آنان سیاست‌های کلی، برنامه‌های کلان، طرح‌های دوربرد و برنامه‌های راهبردی سازمان را تهیه و مصوب کرده و بر کلیت سازمان نظارت و هماهنگی اعمال می‌نمایند.[6]
مدیران عالی، مسئولیت بررسی و ایجاد هماهنگی با محیط‌های خارجی و دیگر سازمان‌ها را برعهده داشته و باید از فرصت‌های محیط بیرون استفاده نمایند. از این مدیران، انتظار می‌رود نسبت به مسائل با دیدی ژرف و عمیق برخورد کرده و فرایند تصمیم‌گیری استراتژیک مؤسسه را فعّال نموده تا نسبت به تغییرات بی‌شمار محیطی عکس‌العمل مناسب نشان داده شود.[7]
این مدیران، غالبا در جامعه در معاملات تجاری و در مذاکرات با دولت، نماینده سازمان خود هستند. آنان، بیشتر وقت خود را صرف صحبت با مدیران عالی سایر مؤسسات و افراد خارج از سازمان می‌کنند. مدیری که در نقش‌های عملیاتی و میانی موفق بوده، معمولا می‌تواند به مدیریت عالی راه یابد. بخش اعظم کار مدیران عالی، از نظر پویایی و مشغله، نظیر کار مدیران عملیاتی است؛ با این تفاوت که اینان برنامه‌ریزی‌های جامع و بلندمدت‌تری را در حوزه فعالیت گسترده‌تر و عوامل وضعی متنوع‌تری، طرّاحی یا مورد بررسی قرار می‌دهند.[8]
مدیران میانی (Middle Management)؛ مدیران میانی، یک رده پایین‌تر از مدیران عالی هستند، به‌طور مستقیم به مدیریت رده بالا گزارش می‌دهند و پل ارتباطی بین مدیریت عالی و مدیریت عملیاتی سازمان را تشکیل می‌دهند. کار مدیران میانی، مدیریت سرپرستان است. آنها راهبردها و خط مشی‌های ارایه‌شده توسط مدیران را به هدف‌های ویژه و برنامه‌ها تبدیل می‌کنند و برای اجرا در اختیار مدیران عملیاتی قرار می‌دهند. این مدیران، بیشتر وقت خود را صرف حضور در جلسه‌ها و تهیه گزارش‌ها می‌نمایند. این مدیران، برنامه‌ریزی میان‌مدت می‌کنند و برای اظهار نظر مدیران عالی برنامه‌های جامع‌تر و بلند‌مدت آماده می‌کنند.[9] عملکرد مدیران رده‌های عملیاتی را تحلیل کرده، توانایی و آمادگی آنان را برای ارتقاء، تعیین می‌کنند و به مدیران رده پایین درباره تولید، پرسنل و سایر مسائل، خدمات مشاوره‌ای ارائه می‌کنند.[10]
کار مدیران میانی، با توجه به سطح شغلی و واحد سازمانی آنان متفاوت است. ولی به‌طور کلی، دارای فعالیت عملی کمتر و فعالیت فکری بیشتر و کسل کننده‌تری هستند. روشن است، مدیری که در رده عملیاتی موفق است، لزوما نباید در رده میانی نیز موفق باشد؛ برای اینکه ممکن است این‌طور نباشد.[11]
مدیران عملیاتی یا سرپرستان؛ این مدیران، در پایین‌ترین سطح سازمان قرار میگیرند و افرادی هستند كه مسئول كارهای دیگران هستند. آنها را مدیران نخستین سطح سازمان (First Line Management) می‌نامند. مدیران رده پایین سازمان، كاركنانی را سرپرستی می‌نمایند كه هیچ نوع كار مدیریتی انجام نمی‌دهند. اغلب اوقات، مدیران رده پایین سازمان را سرپرست (Supervision) می‌نامند.[12]
واژه Supervision (سرپرست) از دو واژه Super (بزرگ و گسترده) و Vision (بینایی یا قدرت تصور و یا قدرت دید) تشکیل شده است. بنابر تعریف، سرپرست به کسی اطلاق می‌گردد که دیگران را هدایت و اداره می‌کند و در سازمان، برخلاف سایر رده‌های مدیریتی، افراد غیر مدیر را اداره می‌کند. بنابراین نزدیک‌ترین رده مدیریتی به اجرا و عملیات در انجام کارها و فعالیّت در کارگاه یا دایره کاری بوده و به مدیر میانی گزارش می‌دهد.[13]
از نظر مفهومی، مدیر عملیاتی، فردی است که در پایین‌ترین رده سلسله مراتب مدیریت هر سازمان قرار دارد و به‌طور مستقیم، چهره‌به‌چهره و بدون واسطه، با متصدیان مشاغل گوناگون یک واحد خاصی از سازمان کار می‌کند؛ مثلا با کارگران در کارگاه، با کارمندان در اداره، با مدرسان و استادان در یک دانشگاه و با سربازان در یک پادگان. می‌توان گفت موفقیت یا عدم موفقیت سرپرستان خط اول واحدهای هر سازمان، با کارآیی و بهره‌وری کلی آن سازمان، رابطه‌ی مستقیم دارد.[14]
در برخی منابع، از سرپرستان به‌عنوان عاملین تغییر نام می‌برند؛ چون اگر سرپرستان، از دانش و مهارت لازم برخوردار باشند، قادر به مدیریت تغییر و پیاده‌سازی اهداف تغییر و تحوّل در سطوح عملیاتی و قاعده هرم سازمانی خواهند شد.[15] از نظر اهمیت، اولین نقطه‌ای که بحث آسیب‌شناسی نظام مدیریت تولید و مدیریت منابع انسانی را مطرح می‌کند، سرپرستی است. سرپرستان می‌توانند نقش آسیب‌زدگی سازمان را به‌مراتب بالاتر ببرند؛ یا اینکه مصونیت از آسیب را پایین بیاورند.[16]
البته مدیریت عملیات، عنوان کلی است که هم مدیر و سرپرست تولید در یک مؤسسه یا کارگاه تولیدی و هم مدیر و سرپرست خدماتی در یک سازمان خدماتی را دربر میگیرند، هردوی این مدیران، عملیاتی را برای وصول به اهداف سازمان‌هایشان که ارایه خدمات و تولیدات است، انجام می‌دهند و هردو، صرف نظر از نوع خدمت یا محصولشان، مدیر و سرپرست عملیاتی و اجرایی‌اند.[17] در تمامی عناوین سرپرستی، مفاهیم مشترک زیر قابل برداشت است:
– سرپرستان دارای چندین کارمند یا کارگرند؛ که به آنها گزارش می‌دهند.
– کار، توسط سرپرستان از طریق افراد زیرمجموعه صورت می‌گیرد.
– تلاش سرپرستان در جهت تحقق اهداف و دست‌یابی به شاخص‌های عملکردی است؛ که از طریق مدیران عالی و میانی تعیین می‌گردد.
– نوع عملیات آنها عینی، عملیاتی و صفی (اجرایی) است.[18]
مدیران عملیاتی سرشان شلوغ است؛ اغلب مجبورند برای نظارت در رفت و آمد باشند، برای پرسنل خود مأموریت‌های کاری خاص تعیین کنند و باید برنامه عملیاتی، تفصیلی و کوتاه‌مدت طرح‌ریزی کنند. بر خلاف تصور، نتایج مطالعات حکایت از آن دارد که مدیران اجرایی، وقت کمی صرف برنامه‌ریزی، گزارش‌نویسی، خواندن، اظهار نظر و بازبینی می‌کنند. بیشتر وقت این مدیران با کارگران صرف می‌شود و زمان کمی را با مدیران بالاتر یا افراد خارج از سازمان می‌گذرانند. این مدیران با محیط کاری خود، کاملا در ارتباط هستند و مسائل آنها را حل می‌نمایند. در حقیقت آنان در خط آتش کار می‌کنند؛ جایی که عملیات در آن صورت می‌گیرد.[19]
وظایف مدیر
هر سازمان در آغاز کوچک است به‌طوری که حتی یک فرد به تنهایی قادر به انجام دادن همه کارها است. اما با گسترش یافتن کارها، آن فرد به معاونان و همکارانی نیاز پیدا می‌نماید. در نتیجه برای سهولت کار وظایف خود را میان خود و همکاران تقسیم می‌کند.[20] مدیران عالی سازمان، به برنامه‌ریزی، سازماندهی، رهبری، نظارت و … می‌پردازند؛ ولی سرپرستان، در پایین سلسله مراتب قرار دارند و به‌عبارتی در تقسیم‌بندی مدیریت، جزء مدیران تحتانی سازمان هستند.[21]
تمام تعاریفی که از وظایف و مسئولیت‌ها برای مدیریت ارائه شده، در مورد سرپرست‌ها نیز مصداق دارد. سرپرست، مانند مدیر، تقسیم کار، نظارت، برنامه‌ریزی و کنترل می‌کند. یک مورد دیگر هم به وظایف سرپرست اضافه می‌شود و آن اجرا است؛ یعنی مدیریت، بحث نظری و فلسفی مطلب را همراه دارد؛ اما سرپرست، نه تنها تمام این تکالیف را که بر عهده مدیر است و در نظام مدیریت تعریف شده، برعهده دارد، بلکه چون با طبقات اجرایی سازمان در تماس است، همه آن نقش‌های مدیران را باید از نظر ستادی داشته باشد و از پایین هم با عوامل اجرا در ارتباط باشد.[22]
موقعیت سرپرست خط اول در سازمان، از این جهت منحصر به‌فرد است که سرپرست، تنها مدیری است که کار افراد غیر مدیر را سرپرستی می‌کند. از آنجا که نیل به هدف‌های سازمانی، بستگی به این دارد که کارها در سطح اجرایی چگونه انجام می‌شود، بنابراین، این موضوع به‌نحو بارزی اهمیت موقعیّت سرپرستان سازمان را افزایش می‌دهد.[23]
منطقه عملیاتی
وظایف افراد شاغل در این منطقه، اجرای عملیات اصلی در سازمان، کارگاه، مؤسسه تولیدی، خدماتی و صنعتی است و مانند استادان، مدرسان، دبیران، آموزگاران در سیستم آموزشی، کارشناسان و کارمندان در ادارات، تکنسین‌ها، سرکارگران، کارگران و مسئولان مستقیم کار در کارگاه‌ها را شامل می‌شود.[24]
مهارت‌های سه گانه مدیران
كارآیی و اثربخشی عملكرد مدیران، مستلزم استفاده از مهارت‌های مدیریتی است. مهارت (Skill)، عبارت از توانایی تبدیل دانش به كنش به‌طوری است كه به یك عملكرد مطلوب منجر شود. رابرت كات (Robert .L Katz: 1995) مهارت‌های مورد نیاز مدیران را به فنّی، انسانی و ادراكی طبقه‌بندی كرده است. مهارت به توانایی‌های قابل پرورش شخص كه در عملكرد و ایفای وظایف منعكس می‌شود، اشاره می‌كند. بنابراین منظور از مهارت، توانایی به‌كار بردن مؤثر دانش و تجربه شخص است. ضابطه اصلی مهارت، اقدام و عمل مؤثر در شرایط متغیر است.[25]
مهارت فنی (Technical Skill)؛ مهارت فنّی عبارت از توانایی مدیر در كاربرد دانش تخصصی یا تخصص‌های ویژه است.[26] مهارت‌های تخصصی از راه آموزش رسمی، كارورزی و تجربه به‌دست می‌آیند. ویژگی بارز مهارت فنّی آن است كه به بالاترین درجه شایستگی و خبرگی در آن می‌توان دست یافت؛ زیرا این نوع مهارت، ماهیّتا دقیق، مشخص، دارای ضوابط عینی و قابل اندازه‌گیری است. بنابراین كنترل و ارزشیابی آن، هم در طی فرایند آموزش و هم در مرحله كاربرد، آسان است.[27]
مهارت انسانی(Human Skill) ؛ مهارت انسانی به‌معنی توانایی در كاركردن، درك نمودن و ایجاد انگیزش در فرد یا گروه است.[28] این مهارت، در نقطه مقابل مهارت فنّی قرار دارد. در مهارت فنّی كار كردن با اشیا و وسایل مطرح است؛ ولی در مهارت انسانی، كاركردن با مردم مد نظر است.
مهارت ادراكی(Conceptual Skill)؛ مهارت ادراكی (مفهومی) یعنی، توانایی ذهنی برای درك و تجزیه و تحلیل پیچیدگی‌های سازمان و فهم همه عناصر و اجزای تشكیل دهنده‌ی كار و فعالیت سازمانی به‌صورت یك كل واحد (سیستم) است.[29]
ارزش نسبی مهارت‌ها
همه مشاغل مدیریت، مستلزم كاربرد این مهارت‌ها است؛ ولی با توجه به سطوح مختلف مدیریت، ارزش نسبی آنها متفاوت است. مدیران رده سرپرستی به مهارت فنّی قابل ملاحظه‌ای نیاز دارند، زیرا كه وظایف آنها غالبا ایجاب می‌كند كه زیردستان خود را راهنمایی كنند، یا آموزش دهند. در مقابل، مدیران رده بالای سازمان چندان نیازی به مهارت‌های فنّی ندارند؛ بلكه وظایف تصمیم‌گیری، برنامه‌ریزی و سازماندهی ایجاب می‌كند كه مهارت ادراكی قابل ملاحظه‌ای داشته باشند. مهارت‌های انسانی، تقریبا لازمه كار مدیران در همه رده‌های مدیریت است. شکل زیر میزان نسبی مهارت‌های مورد نیاز برای عملکرد اثربخش در رده‌های مختلف مدیریت را نشان می‌دهد:[30]
[1]. آقابخشی، علی‌اكبر و افشاری‌راد، مینو؛ فرهنگ علوم سیاسی، تهران، چاپار، 1386، چاپ دوم، ص396.
[2]. علاقه‌بند، علي؛ مديريت عمومي، تهران، روان، 1388، چاپ بيستم، ويرايش دوم، ص 13.
[3]. سعیدی، پرویز و نظری، محمدرضا؛ اصول مدیریت و سرپرستی، گرگان، پیام پویا، 1387، چاپ سوم، ص6.
[4]. سلجوقی، سیدمحمد؛ مبانی و اصول سرپرستی، کرمان، خدمات فرهنگی کرمان، 1385، چاپ چهارم، ص22.
[5]. رضاییان، علی؛ اصول مدیریت، تهران، سمت، 1384، چاپ هفدهم، ص28.
[6]. سلجوقی، سیدمحمد؛ پیشین، ص23.
[7]. سعیدی، پرویز و نظری، محمدرضا؛ پیشین، ص7.
[8]. رضاییان، علی؛ پیشین، ص28.
[9]. موسوی سریزدی، سیده‌جمیله؛ اصول سرپرستی، تهران، ترمه، 1386، چاپ اول، ص8.
[10]. رضاییان، علی؛ پیشین، ص270.
[11]. موسوی سریزدی، سیده‌جمیله؛ پیشین، ص 8.
[12]. استونر، جيمز و دیگران؛ مديريت: مقدمه‌اي بر مديريت در قرن بيست و يكم، برنامه‌ريزي، علي پارساييان و سيد محمد اعرابي، تهران، دفتر پ‍ژوهش‌هاي فرهنگي، 1383، جلد اول، چاپ دوم، ص21.
[13]. سیدجوادین، سیدرضا؛ مدیریت و اصول سرپرستی، تهران، نگاه دانش، 1385، چاپ اول، ص10.
[14]. سلجوقی، سیدمحمد؛ پیشین، ص27.
[15]. سیدجوادین، سیدرضا؛ پیشین، ص9.
[16]. شبگو منصف، محمود؛ اصول سرپرستی و مدیریت، رشت، کتیبه گیل، 1383، چاپ اول، ص3.
[17]. سلجوقی، سیدمحمد؛ پیشین، ص23.
[18]. سیدجوادین، سیدرضا؛ پیشین، 10- 11.
[19]. موسوی سریزدی، سیده جمیله؛ پیشین، ص7-8.
[20] . علاقه‌بند، علي؛ پیشین، ص 81.
[21]. موسوی سریزدی، سیده جمیله؛ پیشین، ص1.
[22]. شبگو منصف، محمود؛ پیشین، ص5.
[23]. کازمایر، لئونارد؛ اصول مدیریت، اصغر زمردیان و آرمن مهروژان، تهران، مرکز آموزش مدیریت دولتی، 1370، چاپ جهارم، ص335.
[24]. سلجوقی، سیدمحمد؛ پیشین، ص24.
[25]. علاقه‌بند، علي؛ پیشین، ص25.
[26]. رابینز، استیفن پی؛ رفتارسازمانی مفاهیم، نظریه‌ها و کاربردها، علی پارساییان و سیدمحمد اعرابی، تهران، دفتر پژوهش‌های فرهنگی، 1384، چاپ ششم، جلداول، ص 9.
[27]. علاقه‌بند، علي؛ پیشین، 25.
[28]. رابینز، استیفن پی؛ پیشین، ص10.
[29]. علاقه‌بند، علي؛ پیشین، ص26.
[30]. همان، ص27.
Levels of Management
The term “Levels of Management’ refers to a line of demarcation between various managerial positions in an organization. The number of levels in management increases when the size of the business and work force increases and vice versa. The level of management determines a chain of command, the amount of authority & status enjoyed by any managerial position. The levels of management can be classified in three broad categories:
Top level / Administrative level
Middle level / Executory
Low level / Supervisory / Operative / First-line managers
Managers at all these levels perform different functions. The role of managers at all the three levels is discussed below:
Levels of Management
Top Level of Management
It consists of board of directors, chief executive or managing director. The top management is the ultimate source of authority and it manages goals and policies for an enterprise. It devotes more time on planning and coordinating functions.
The role of the top management can be summarized as follows –
Top management lays down the objectives and broad policies of the enterprise.
It issues necessary instructions for preparation of department budgets, procedures, schedules etc.
It prepares strategic plans & policies for the enterprise.
It appoints the executive for middle level i.e. departmental managers.
It controls & coordinates the activities of all the departments.
It is also responsible for maintaining a contact with the outside world.
It provides guidance and direction.
The top management is also responsible towards the shareholders for the performance of the enterprise.
Middle Level of Management
The branch managers and departmental managers constitute middle level. They are responsible to the top management for the functioning of their department. They devote more time to organizational and directional functions. In small organization, there is only one layer of middle level of management but in big enterprises, there may be senior and junior middle level management. Their role can be emphasized as –
They execute the plans of the organization in accordance with the policies and directives of the top management.
They make plans for the sub-units of the organization.
They participate in employment & training of lower level management.
They interpret and explain policies from top level management to lower level.
They are responsible for coordinating the activities within the division or department.
It also sends important reports and other important data to top level management.
They evaluate performance of junior managers.
They are also responsible for inspiring lower level managers towards better performance.
Lower Level of Management
Lower level is also known as supervisory / operative level of management. It consists of supervisors, foreman, section officers, superintendent etc. According to R.C. Davis, “Supervisory management refers to those executives whose work has to be largely with personal oversight and direction of operative employees”. In other words, they are concerned with direction and controlling function of management. Their activities include –
Assigning of jobs and tasks to various workers.
They guide and instruct workers for day to day activities.
They are responsible for the quality as well as quantity of production.
They are also entrusted with the responsibility of maintaining good relation in the organization.
They communicate workers problems, suggestions, and recommendatory appeals etc to the higher level and higher
level goals and objectives to the workers.
They help to solve the grievances of the workers.
They supervise & guide the sub-ordinates.
They are responsible for providing training to the workers.
They arrange necessary materials, machines, tools etc for getting the things done.
They prepare periodical reports about the performance of the workers.
They ensure discipline in the enterprise.
They motivate workers.
They are the image builders of the enterprise because they are in direct contact with the workers.
http://www.managementstudyguide.com/management_levels.htm
نویسنده: هادي بغدادي
كلمات كليدي: سطوح مديريت، سرپرست، عمليات، مهارت، انقلاب مديريتي، قدرت
