طراحی و بررسی سیستم مالی پلاستیک فرد

نویسنده: احد ظهوری فر

 مقدمه:
انجام دادن يك عمل و حتي برخورداري از يك عمل مستلزم تصميم گيري و لازمه تصميم گيري ،  آگاهي است .  براي آگاهي بايد اطلاعات موجود درباره موضوع تصميم را گردآوري و اطلاعات مؤثر در تصميم گيري را انتخاب نمود؛ و بر اساس اين اطلاعات ،  تصميمات مختلفي را كه مي توان نسبت به يك موضوع گرفت تعيين و آثار و نتايج هر يك را ارزيابي كرد . در اين صورت ،  تصميمي كه در نهايت گرفته مي شود آگاهانه ومعقول خواهد بود .  تصميم گيري آگاهانه ،  به طوري كه گفته شد ، مستلزم كسب اطلاعات گوناگون درباره ي موضوع مورد تصميم است .  و عمده ترين نوع اطلاعات مؤثر در اغلب تصميمات ، اطلاعات مالي است .  از اين رو هر مؤسسه اي در هر اندازه و با هر شكل حقوقي و هر نوع سازماندهي بايد سيستمي را به كار گيرد كه اطلاعات مالي قابل اعتماد و مؤثر در تصميم را به موقع فراهم آورد و در اختيار تصميم گيرندگان مختلف بگذارد .  سيستمي كه اطلاعات مالي موجود را گردآوري مي كند و بر حسب واحد پول به عنوان مقياس مشترك اندازه گيري مي سنجد و گزارش هاي مفيدي را درباره امور مالي يك مؤسسه فراهم آورد سيستم حسابداري است .
يك سيستم حسابداري فارق از اندازه و نوع آن  ،  مانند هر سيستم ديگري از مجموعه اي از عوامل كه نظام ارتباطي مشخصي دارند تشكيل مي شود .  مهم ترين عامل و يا در واقع  ،  عامل مسلط در هر سيستم حسابداري ،  نيروي انساني شاغل در آن است كه يك سيستم را موفق يا ناموفق مي كند .  نيروي انساني شاغل در سيستم هاي حسابداري در دستگاه هاي مختلف و يا به عبارت ديگر حسابداران در معناي عام ،  علاوه بر درستكاري  ،  امانت و پشتكار بايد از تخصص  ،  مهارت و تجربه ي لازم براي ايفاي وظايف و مسئوليت هايي كه به عهده مي گيرند برخوردار باشند .
ميزان تخصص ومهارت لازم براي پرداختن به كار حسابداري بر حسب نوع ،  سطح شغل  ،  وظايف و مسئوليت ها  ،  مشاغل  ،  اندازه و نوع عمليات مؤسسات  ،  متفاوت است . اما در هر حال آموختن حسابداري يكي از شرايط لازم براي كسب تخصص و مهارت در حسابداري است.
حسابدراي در سطوح و دوره هاي مختلفي آموزش داده مي شود كه از دوره هاي كوتاه مدت آموزش قبل و ضمن خدمت براي كارمندان ساده حسابداري تا دوره هاي تخصصي دانشگاهي و حرفه اي براي حسابداران متخصص دامنه دارد .
مؤسساتي كه در جوامع مختلف وجود دارند از لحاظ شكل و اندازه متفاوتند و معاملات وعمليات مالي و فعاليت هاي گوناگون را در روال عادي كار خود انجام مي دهند . با اين حال ، ضرورت هاي حسابداري در كليه ي مؤسسات يكسان است و همه ي مؤسسات به سيستمي با سه عملكرد عمده ي زير نياز دارند:

1- عملكرد اطلاعاتي:
مهمتري عملكرد يا وظيفه ي يك سيستم حسابداري عملكرد اطلاعاتي است و هر سيستم حسابداري بايد اطلاعات موجود درباره ي معاملات ،  عمليات مالي و رويدادهاي داراي اثر مالي بر يك مؤسسه را گردآوري نمايد و برحسب پول به عنوان مقياس مشترك اندازه گيري سنجيده ،  ثبت و در گروه هاي همگن طبقه بندي كندو بالاخره گزارش هايي را فراهم آورد كه تصميم گيرندگان مختلف درباره يك مؤسسه بتوانند بر مبناي آن آگاهانه تصميم بگيرند .
2- عملكرد كنترلي:
وظيفه يا عملكرد كنترلي يك سيستم حسابداري بر وظيفه ي اطلاعاتي آن متكي است وهر سيستم حسابداري بايد اطلاعات مناسبي را فراهم آورد كه مديران مؤسسه را در برنامه ريزي و هدايت عمليات ، نظارت و كنترل فعاليت ها و امور ياري دهد و اموال وحقوق متعلق به يك مؤسسه را حفظ نمايد .
3- عملكرد خدماتي:
هر مؤسسه اي معمولاً افرادي را به خدمت مي گيرد و با اشخاص  و مؤسسات مختلفي داد و ستد و سروكار دارد .  اين جريان  ، تعهدات و مطالباتي را براي مؤسسه ايجاد مي كند . تنظيم روابط مؤسسه با ديگران ،  دادن اطلاع صحيح به آنان ،  ايفاي تعهدات در سررسيد و وصول به موقع مطالبات ،  عملكرد خدماتي يك سيستم حسابداري را تشكيل مي دهد .
عوامل سيستم حسابداري:
سيستم حسابداري مانند هر سيستم ديگري از مجموعه عوامل وابسته اي تشكيل مي شود كه نظام ارتباطي مشخصي دارند . كه شامل:
1- كاركنان:
مهمترين عامل هر سيستم حسابداري وجود كاركنان لايق و سازمان دادن آنان در تشكيلاتي مناسب است . يك سيستم حسابداري در صورتي كارآمد خواهد بود كه مجريان  آن تخصص و تجربه و مهارت لازم رابراي انجام دادن كارهايي كه به آنان محول مي شود داشته باشند .
2- فرمها:
انجام دادن عمليات حسابداري مستلزم وجود مداركي است كه چگونگي وقوع و شرايط انجام دادن معاملات و عمليات مالي را نشان مي دهد .  اوراق و مداركي كه جزئيات معاملات و عمليات مالي در آن ثبت مي شود اسناد و مدارك اوليه ناميده مي شود . كه معمولاً در فرم هاي خاصي تهيه ميشود .  در عرف جاري ،  فرم به ورقه ي چاپي گفته مي شود كه در آن ، جا و ترتيب لازم براي درج اطلاعات بخصوصي پيش بيني شده باشد .
3- روش ها:
روش در معناي عام ،  راه عادي انجام دادن كارهاي معين و تكراري است .  روش هاي حسابداري شامل نحوه ي گردآوري اسناد و مدارك اوليه ، ثبت و طبقه بندي اطلاعات مالي ،  حفظ و نگهداري اسناد در تهيه ي انواع گزارش هاي مالي است . هر روش حسابداري مشخص كننده ي اين است كه چه اقداماتي ، توسط چه كسي ، در چه موقعي ، به چه ترتيبي و با كدام وسيله بايد انجام شود و مجموعه اقداماتي كه در اجراي يك كار معين به طور پياپي بايد صورت گيرد چيست و چه ترتيبي دارد .
4-  وسايل و تجهيزات :
در هر سيستم حسابداري  وسايل و تجهيزاتي به كار گرفته مي شود كه ثبت و نگهداري و طبقه بندي و تجميع اطلاعات و تهيه ي گزارش ها را ساده و سريع مي نمايد .  اهم وسايل و تجهيزاتي كه در يك سيستم حسابداري به كار مي رود عبارتند از:
1- وسايل ثبت نظير قلم و مداد ، ماشين تحريرو ديگر وسايل ثبت .
2- وسايل بايگاني نظير انواع پوشه ،  كلاسور ، كاردكس و فايل كابينت .
3- وسيل محاسبه نظير ماشين هاي حساب و ماشين صندوق .

شرح كلي از سيستم اطلاعات حسابداري
سيستم اطلاعاتي حسابداري مو لفه و عنصري از شركت است كه به وسيله پردازش رويداد هاي مالي  ،  اطلاعات مالي و اطلاعات مبناي تصميم گيري را در اختيار استفاده كنندگان قرار مي دهد  .
سيستم اطلاعاتي حسابداري را مي توان محل تقاطع منطقي دو موضوع گسترده تر  يعني حسابداري و سيستم اطلاعاتي مديريت دانست  . آنچه كه در هر دو رشته حسابداري و سيستم اطلاعات مديريت مشترك است توجه محوري به اطلاعات است  .
سيستم اطلاعاتي حسابداري دو هدف عمده دارد :
ارائه اطلاعات براي عمليات و نيازهاي قانوني
ارائه اطلاعات براي تصميم گيري
برا ي رسيدن به اين هدفها دو فعاليت عمده وجود دارد :
الف) پردازش مبادلات
ب) پردازش اطلاعات
مبادلات حسابداري بوسيله ثبتهاي اساسي حسابداري پردازش مي شوند  .  مثال اين مبادلات شامل فروش محصولات  ،  خريد مواد  ،  دريافتي از مشتريان و  .  .  .  .  .
پردازش مبادلات در يك سيستم اطلاعاتي حسابداري بوسيله زير سيستم ها انجام مي شود  .  اگر سيستم پردازش اطلاعات بطور صحيح طراحي شده باشد باعث مي شود داده ها به خوبي و با دقت كنترل شوند و عمل پردازش كار امد و موثر باشد .
خروجي فرايند پردازش اطلاعات به قصد راهنمايي در امر برنامه ريزي و كنترل عمليات مي باشد و اين فرايند اطلاعاتي را براي تصميم گيري ارائه مي دهد  .  سيستم طراحي شده براي پردازش اطلاعات يا سيستم اطلاعاتي حسابداري بايد اطلاعاتي را ارائه دهد كه با تصميم گيري مورد نظر مربوط باشد  ،  قابل اتكا باشد  ، به موقع باشد  ،  با دقت ارايه شده باشد و مختصر و مفيد باشد  .
سيستم اطلاعاتي حسابداري به تصميم گيرندگان از طريق سنجش و پردازش و انتقال اطلاعات كمك ميكند و از اين نظر مي توان دو نوع از سيستم هاي اطلاعاتي حسابداري را بر شمرد :
سيستم هاي اطلاعاتي حسابداري مديريت و سيستم هاي اطلاعاتي حسابداري مالي  .
سيستم هاي اطلاعاتي حسابداري مديريت اطلاعات مربوط به فعاليت هاي مالي ،  سرمايه گزاري و عملياتي را براي آن دسته از تصميم گيرندگان داخلي تهيه مي كنند كه مسئوليت تحقق اهداف سود دهي و نقدينگي را به عهده داند  .  سيستم اطلاعاتي حسابداري مالي گزارشهايي را تهيه مي كند و آنها را به تصميم گيرندگان بيروني منتقل مي كنند تا آنها بتوانند موفقيت آن واحد تجاري را در رسيدن به هدفهايش ارزيابي كنند  .

فصل اول
کلیات و تعاریف
تاريخچه شركت پلاستیک فرد
اين كارخانه كه دركيلومتر 14 جاده کلات در شهرک صنعتی مشهد واقع شده است  ،  در سال 1364 تاسيس و به  بهره برداري رسيد  .  محصولات توليدي اين كارخانه در ابتداي راه اندازي شامل ظروف بسته بندی صنایع شیمیایی چسب و رزین  بود كه از مواد پتروشیمی و دیگر مواد ترکیبی پلی اتیلن تامين ميشد  .  اين كارخانه  ،  اولين كارخانه اي است كه بر تولید صنعتی با کیفیت ایده آل  اهتمام ورزيد  ودر اين زمينه الگوي ساير كارخانه ها قرار گرفت و پس از مدت کوتاهی به تنها تولید کننده با کیفیت در صنعت چسب چوب معرفی گردید  . مديريت كارآمد وتلاش دلسوزانه مديران و كاركنان موجب توسعه اين كارخانه  ،  افزايش توليد و تنوع محصولات شده است  .
هم اكنون شركت پلاستیک فرد(سهامي خاص)با بيش از بيست نوع محصول فعاليت گسترده اي در عرصه توليد محصولات پلی اتیلن و پلی پروپیلن  دارد .

موضوع شركت و مشخصات شركت:
موضوع فعاليت شركت عبارتست از:
ـ توليد انواع ظروف و قطعات صنعتی
– مبادرت به هر گونه عمليات تجاري و معاملات مجاز از جمله صادرات و واردات كالاهاي مجاز و اخذ نمايندگي از شركت هاي داخلي و خارجي در چار چوب قانون تجارت وساير قوانين ومقررات جمهوري اسلامي ايران  .
ـ انتشار و فروش اوراق مشاركت و قرضه و اخذ تسهيلات مالي واعتباري و مشاركت هاي مدني با بانك ها و ساير مؤسسات مالي و اعتباري و سرمايه گذاري داخلي وخارجي با رعايت مقررات و ضوابط مربوط و اخذ مجوزهاي لازم از مراجع ذيربط .
ـ ارائه خدمات مشاوره اي  ،  طراحي وساخت و نصب ماشين آلات توليدي و بسته بندي
مدت شركت:
از تاريخ ثبت به طور نامحدود
مركز اصلي شركت:
کیلومتر 14 جاده کلات شهرک صنعتی مشهد
سرمايه شركت و تعداد سهام:
مبلغ 2000000000 ريال منقسم به 200000 سهم 10000 ريالي با نام كه مبلغ 350000000 ريال آن طي گواهي شماره 214/7403 مورخ 14/05/73 بانك ملت شعبه شهرک صنعتی مشهد پرداخت گرديده است و مابقي در تعهد صاحبان سهام مي باشد كه در مدت 2 سال به شركت پرداخت گردد .
ـ كليه سهام شركت با نام است  .  اوراق سهام شركت متحدالشكل  ،  چاپي و داراي شماره ترتيب بوده و بايستي به امضاء دو نفري كه از طرف هيات مديره تعيين مي شود برسد و ممهور به مهر شركت گردد .
در برگ سهام نكات ذيل بايد ذكر شود:
1 .  نام شركت و شماره ثبت آن
2 .  مبلغ سرمايه ثبت شده
3 .  تعيين نوع سهم
4 .  مبلغي اسمي سهم ومقدار پرداخت شده آن به حروف وبه اعداد
5 .  تعداد سهامي كه هر ورقه نمايده آن است
6 .  نام دارنده سهم
تا زماني كه اوراق سهام صادره نشده است  ،  شركت بايستي به صاحبان سهام گواهي نامه موقت سهم بدهد . اين گواهينامه معرف تعداد ونوع سهام ومبلغ پرداخت شده آن خواهد بود .
انتقال سهام بايستي در دفتر ثبت سهام شركت به ثبت برسد . وانتقال دهنده يا نماينده قانوني او ثبت انتقال رادر دفترمزبور امضاء نمايد هويت كامل ونشاني انتقال گيرنده نيز از نظر اجراي تعهدات ناشي از نقل و انتقال سهم در دفتر ثبت سهام قيد وبه امضاء انتقال گيرنده  با وكيل يا نماينده او خواهد رسيد  . تملك هر يك ازسهام شركت قهرا متضمن قبول مقررات اين اساس نامه وتصميمات مجامع عمومي سهام داران است .
محصولات توليدي :
انواع ظروف بسته بندی چسب چوب
انواع ظروف بسته بندی مواد و کود شیمیایی
انواع ظروف مواد شوینده و بهداشتی
انواع ظروف بسته بندی مواد غذایی
ظروف حلوا شکری
ظروف سرکه و ترشیجات

نيروي انساني و شرح وظايف و اختيارات و شرايط احراز آنها
مدير مالي :
شرايط احراز :
–    حداقل ليسانس مالي و با سابقه كار 5 سال مرتبط
–    ساير لسيانس هاي مرتبط ( بازرگاني  ،  اقتصاد ) با ده سال سابقه كار  .
–    فوق ليسانس مالي با دو سال سابقه كار  .
وظايف مدير مالي :
–    نظارت بر پرسنل زيرمجموعه  ،  مثلا” صندوق  ،  مسئول حسابداري بهاي تمام شده  ،  حسابداري انبار و  .  .  .  .  و براي نظارت امضاي مديريت لازم است  .
–    تعيين بهترين روش هاي تأمين مالي
–    تجزيه و تحليل صورت هاي مالي و ارائه گزارشهاي موردي و ساليانه
–    تهيه وتدوين و همچنين اجراي مستندات مرتبط با سيستم كيفيت با همكاري نماينده مديريت  .
–    حضور در جلسات بازنگري قرارداد و بررسي امكانات و توانايي هاي مالي در قراردادها  .
–    تامين بودجه لازم جهت خريد اقلام سفارش شده/ پرداخت قراردادها  .
–    ارائه اقدامات اصلاحي/ پيشگيرانه سيستم كيفيت در فعاليتهاي مرتبط با نماينده مديريت  .
–    نگهداري و بايگاني سوابق كيفيت مرتبط با موعد تعيين شده  .
–    همكاري با نماينده مديريت جهت مميزي واحدهاي سازمان غير از واحد تحت سرپرستي  .
–    تعيين نرخ استهلاك دارائي هاي مشهود و نامشهود با دوام
–    بودجه بندي و ارائه بودجه ساليانه
–    تعيين بهترين اندازه شركت
–    تهيه پيش نويس  ،  پيشنهاد تقسيم سود براي مجمع
–    تصميم سازي براي مديران
–    تعيين روش مناسب افزايش سرمايه
رئيس حسابداري :
شرايط احراز :
–    حد اقل ليسانس با پنج سال سابقه كار مرتبط
–    فوق ديپلم حسابداري با هفت سال سابقه كار
–    ساير مدارك با ده سال سابقه كار
وظايف رئيس حسابداري :
–    تهيه گزارش هاي لازم براي مافوق
–    نظارت بر وجوه نقد صندوق به طور مستقيم و روزانه
–    نظارت بر تهيه و تنظيم ليست حقوق و مزاياي كاركنان
–    همكاري در تهيه قيمت تمام شده كالا
–    نظارت بر فرمهاي حسابداري انبار
–    نظارت بر تهيه وتنظيم تراز آزمايشي و نظارت بر تحرير دفاتر
–    نظارت اموال  و گزارش هاي اموال
–    تهيه مغايرت هاي بانكي و صورتحساب مشتريان و فروشندگان
–    تهيه ميزان اعتبار تأمين كنندگان كالا و مشتريان
–    تهيه گزارشات موجود نقد به طور روزانه و مستمر و ارائه به مقامات مافوق
–    همكاري در تهيه صورتهاي مالي ميان دوره اي و پايان دوره اي
–    تهيه مكاتبات مالي با سازمانهاي تأمين اجتماعي و دارائي
–    تهيه اظهار نامه مالياتي
–    ايجاد ارتباط با سازمانهاي دولتي از نظر حل و فصل مسائل كار و بيمه و ماليات
–    ساير امور مربوط به شغل طبق دستور مافوق
حسابدار:
شرايط احراز :
–    فوق ديپلم حسابداري يا بازرگاني با حد اقل يك سال سابقه كار
–    ديپلم حسابداري با سه سال سابقه كار
شرح وظايف :
–    انجام امور مربوط به صندوق
–    انجام امور مربوط به ليست حقوق و مزايا
–    انجام امور مربوط به ليست حسابداري انبار
–    انجام امور مربوط به ليست دريافت و پرداخت ( خزانه داري )
–    انجام امور مربوط به ليست امور بانكي
–    صدور اسناد حسابداري و ثبت دفاتر
–    تهيه تراز آزمايشي
–    تهيه صورتهاي مالي
–    ساير امور مربوط به شغل طبق دستور مافوق
كمك حسابدار
شرايط احراز :
–    ديپلم حسابداري  ،  بازرگاني  ،  اقتصاد با سابقه كار مفيد
شرح وظايف :
–    كمك در تهيه كارتهاي كارگري و پرسنلي ( از نظر محاسبات )
–    بايگاني اسناد
–    همكاري در ثبت دفاتر معين
–    همكاري در تهيه گزارشات مالي
–    ساير امور مربوط به شغل طبق دستور مافوق
شرح وظايف صندوقدار:
    پرداخت فاكتورها و اسناد تائيد شده از قبيل برنامه ها  ،  طبق مقررات جاري شركت و كنترل ضمائم و مبالغ آنها و امضا از گيرنده وجه
    مراجعه به بانك به منظور واگذاري چك و اسناد به حساب بانكي شركت نزد بانكها و اخذ اعلاميه هاي واگذاري و وصولي و ثبت در دفاتر
     انجام كليه پرداختهاي صندوق طبق ضوابط و تهيه صورت تطبيق روزانه صندوق
    انجام اقدامات لازم جهت محاسبه حقوق  و دستمزد ماهيانه پرسنل شركت
    پرداخت حقوق و دستمزد و پاداش به كاركنان و اخذ امضا
    شمارش وجوه و حصول اطمينان از صحت اقلام پرداختي و دريافتي
    پرداخت مساعده كاركنان در موعد مقرر براي ليستهاي تنظيمي و اخذ امضا
     در اختيار گرفتن تنخواه مناسب جهت انجام پرداختها با هماهنگي مافوق
    پرداخت هزينه هاي جاري شركت پس از دريافت صورت هزينه تائيد شده توسط سرپرست مربوطه و كنترل نمودن آنها با ضمائم مربوطه
    صدور برگ رسيد صندوق جهت كليه دريافتها طبق ضوابط
    آماده كردن وجوه نقدي جهت واريز به بانك و مراجعه به بانكها جهت واريز وجوه و اخذ فيش مربوطه
    تهيه و تنظيم ليست مربوط به كسورات قانوني از حقوق كاركنان از قبيل بيمه  ،  ماليات  ،  بازنشستگي  ،  وام و غيره طبق ضوابط تعيين شده
    كار با كامپيوتر به منظور ورود اطلاعات و دريافت ليستهاي پردازش شده
    مراجعه به اداره بيمه و دارايي به منظور ورود تحويل ليست حقوق و دستمزد پرداختي
    دريافت اعلاميه هاي بانكي (بدهكار ،  بستانكار ،  وصولي) از بانك
     ثبت دفتر صندوق و بانك و كنترل صحت ثبت آنها
    تهيه صورت مغايرت حسابهاي بانكي كارخانه و كنترل صورت حسابها و اعلاميه هاي بانكي و پيگيري لازم جهت رفع مغايرت موجود
    تهيه و تنظيم صورت دريافتها و پرداختهاي انجام شده جهت ارائه به مافوق در مواعد مقرر
    صدور چك براي پرداخت مساعده و حقوق و ديگر پرداختهاي مجاز طبق ضوابط تعيين شده
    بايگاني كليه اوراق و مدارك مربوط به قسمت و حفظ و نگهداري آنها
    حفظ اسرار حقوقي و يا دريافتهاي غير حقوقي پرسنل و جلوگيري از انتشار آنها در محيط كار
     مشاركت در انبار گرداني در پايان سال
    همكاري با حسابرسان داخلي و خارجي در پايان سال

تعداد اعضاي هيات مديره :
شركت بوسيله هيات مديره اي مركب از حداقل پنج نفر عضو اصلي اداره مي شود كه به وسيله مجمع عمومي عادي ازبين صاحبان سهام انتخاب مي شوند  ،  مديران قابل عزل و تجديد انتخاب مي باشند  .  هر يك از مديران ميتواند با اطلاع كتبي به هيات مديره در هر موقع از سمت خود استعفاء دهد  .
اختيارات هيأت مديره :
هئيت مديره براي هر اقدامي به نام شركت و انجام هر گونه عمليات و معاملات كه مربوط به موضوع شركت بوده و اتخاذ تصميم درباره آنها صريحا در صلاحيت مجامع عمومي قرار نگرفته باشد داراي وسيع ترين اختيارات است وعلي الخصوص اختيارات زير را دارا ميباشد  .
1- نمايندگي شركت در برابر اشخاص حقيقي وحقوقي و كليه ادارات دولتي وخصوصي .
2- تصويب آئين نامه هاي داخلي شركت به پيشنهاد مديرعامل .
3- نصب وعزل كليه ماموران وكاركنان شركت وتعيين شغل وحقوق ودستمزد وپاداش وترفيع وتنبيه وتعيين ساير شرايط استخدام وخروج آنها از خدمت ومرخصي وبازنشستگي ومستمري وراث آنها .
4- تصويب بودجه براي اداره كردن شركت .
5- افتتاح حساب واستفاده ازآن به نام شركت نزد بانكها وموسسات .
6- دريافت مطالبات شركت وپرداخت ديون آن ازاصل وبهره  .
7- تعهد ، ظهرنويسي ، قبولي ، پرداخت و واخواست اوراق تجاري  .
8- عقد هر نوع قرارداد وتغيير وتبديل يا فسخ واقامه آن در مورد خريد وفروش و معاوضه اموال منقول وغير منقول ومعاملات  .
9-مبادرت به تقاضا و اقدام براي ثبت هر گونه علامت تجاري واختراع  .
10- به امانت گذاردن هرنوع اسناد ومدارك و وجوه در صندوق هاي دولتي و خصوصي واسترداد آنها  .
11- تحصيل اعتبار از بانكها وشركتها وموسسات و هر نوع استقراض واخذ وجه به هر مبلغ و هر مدت وبه هر ميزان  بهره وكارمزد وبا هر گونه شرايط كه مقتضي باشد  .
12- اقامه هر گونه دعوي و دفاع از هر گونه دعوي يا تسليم  به دعوي  يا انصراف  از آن  اعم از آن اعم از حقوقي و كيفري  با داشتن تمام اختيارات مراجعه به امر دادرسي از حق پژوهش  ، فرجام  ، مصالحه  ، تعيين وكيل  ، سازش  ، ادعاي جعل نسبت به سند طرف و استرداد سند  ، تعيين داور با اختيار صلح يا بدون اختيار صلح و به طور كلي استفاده از كليه حقوق و اجراي كليه  تكاليف ناشي از قانون داوري  ، تعيين وكيل براي دادزسي وغيره يا بدون حق توكيل و وكيل در توكيل ولوكراراً تعيين مصدق و كارشناس اقرارخواه در ماهيت دعوي وخواه به امري كه كاملا قاطع باشد  .  دعوي خسارت  ، استرداد دعوي  ،  جلب شخص ثالث و دفاع  از دعوي ثالث  ، اقدام به دعواي متقابل و دفاع ازآن  ،  تامين مدعي به  ،  تقاضاي توقيف اشخاص واموال از دادگاهها  ، اعطاي مهلت براي پرداخت مطالبات شركت ، درخواست صدور برگ اجرائي وتعقيب عمليات اجرائي واخذ محكوم به نفع شركت چه در دادگاهها و چه در ادارات وچه دردوائر ثبت اسناد و املاك  .
13- تعيين ميزان استهلاكها
14-تنظيم  صورت دارائي وقروض شركت هر شش ماه يك بار ودادن آن  به بازرس شركت
15- تنظيم  صورت دارائي وديون شركت پس از انقضاي سال مالي و همچنين ترازنامه و حساب عملكرد و حساب سودوزيان شركت  .
16- دعوت مجامع عمومي عادي و فوق العاده تعيين دستور جلسه آنها
17- پيشنهاد هرنوع اندوخته علاوه بر پنج درصد اندوخته موضوع مواد 140 و 238 لايحه قانوني اصلاح قسمتي از قانون تجارت .
18- پيشنهاد تقسيم سود بين صاحبان سهام .
19- پيشنهاد اصل اساسنامه در مواقعي كه مفيد تشخيص داده شود .
هيات مديره براي هر گونه اقدامي به نام شركت و انجام هر نوع عمليات و معاملاتي كه مربوط به موضوع شركت بوده واتخاذ تصميم در باره آنها صريحا در صلاحيت مجمع عمومي قرار نگرفته باشد داراي اختيارات نامحدود است از جمله انجام امور ذيل در صلاحيت هيات مديره است  .
1- نمايندگي شركت در برابر صاحبان سهام  ،  اشخاص ثالث و كليه ادارات دولتي و مراجع قضايي  .
2- تصويب آيين نامه هاي داخلي شركت  .
3- ايجاد وحذف نمايندگي ها يا شعب در هر نقطه از ايران يا خارج از ايران
4- نصب و عزل كليه ماموران و كاركنان شركت  ،  تعيين شغل و حقوق ودستمزد و پاداش و ترفيع و تنبيه  ،  تعيين ساير شرايط استخدام ومعافيت و خروج آنها از خدمت و .  .  .  .  .  .
5- تعيين ميزان استهلاك ها با توجه به قوانين جاري كشور  .
6- تنظيم خلاصه صورت دارايي وديون شركت پس از انقضاي سال مالي و همچنين ترازنامه و حساب عملكرد و حساب سود و زيان شركت  .
7- پيشنهاد تقسيم سود بين صاحبان سهام .

شرح وظايف مديرعامل:
    فراهم آوردن منابع انساني كافي از جمله افراد با صلاحيت جهت مديريت و انجام فعاليتها  .
    انتخاب و معرفي رسمي يكي از مديران بعنوان نماينده مديريت در كيفيت  .
    انتخاب اعضا؛‌ كميته راهبري كيفيت  .
    شركت در جلسات بازنگري مديريت و بررسي گزارشهاي دوره اي عملكرد سيستم كيفيت  .
    همكاري در تاييد و تصويب اسناد و مدارك مرتبط با سيستم كيفيت  .
    شركت در جلسات بازنگري قرارداد و دعوت از مديران ذيربط  .
    همكاري با مديريت بازرگاني بمنظور انجام امور بازرگاني ؛ خريد و شناسايي پيمانكاران فرعي
    همكاري با مديريت تضمين كيفيت بمنظور تدوين / تاييد و تصويب اطلاعات خريد  .
     ارائه دستور توليد در فاصله زماني مقرر به مديريت توليد  .
    صدور مجوز ترخيص اضطراري كالا در صورت عدم حضور مدير تضمين كيفيت و در موارد خاص.
    همكاري در تعيين تكليف محصولات نامنطبق  .
    ارائه اقدامات اصلاحي و پيشگيرانه روي محصول / سيستم كيفيت در موارد مقتضي  .
    بررسي گزارشات رسيده از واحدهاي مختلف خصوصاً گزارشات مربوط به كيفيت محصول و اتخاذ تصميمات مقتضي  .
    تأييد و تصويب خط مشي كيفيت و ابلاغ آن در همه سطوح سازماني  .
    تعيين تكليف جهت سوابق كيفيت كه مدت نگهداري آنها به پايان رسيده است  .
    همكاري با مسئول آموزش بمنظور برگزاري دوره هاي آموزشي در داخل / خارج از سازمان  .
    تصويب ميزان اثر بخشي اقدامات اصلاحي / پيشگيرانه  .
    دريافت گزارش از وضعيت موجودي اقلام در انبار و صدور دستورات مقتضي  .
    بررسي گزارشات دوره اي توليد و صدور دستورات لازم جهت افزايش توان كمي توليد

شرح وظايف قسمت امور بازرگاني:
شرح وظایف چارت سازمانی که در راس این چارت سازمانی اداره خرید شرکت و اداره فروش شرکت فرد قرار دارد که اداره خرید یک بخش جدا از قسمت فروش می باشد .
در مورد مدير بازار يابي و فروش:  که از وظایف آن فروش کل محصولات شرکت می باشد .
رابط كارخانه: شخصي است كه وظيفه هماهنگي بين كارخانه شماره 2 را با كارخانه شماره 1 عهده دار است (كنترل آن مقداري از توزيع وفروش صبح كه مستقيما از محل كارخانه شماره 2 انجام مي شود) .
اپراتور فروش: همان شخصي است كه فاكتور قروش را صادر مي كند .

شرح وظایف اداره خرید:
همانطور که از اسمش پیداست وظیفه تامین مواد اولیه و مایحتاج مورد نیاز کارخانه که این فعالیت بر اساس آیین نامه که نوع خرید به چه صورت باشد آیا خرید به صورت آزاد باشد یا استعلام دریافت شود مناقصه انجام شود که این وظایف اداره خرید است .
رئيس امور خريد و قرار داد ها:
كه هر گونه قراردادي بخواهد تنظيم شوداز اين قسمت استفاده مي شود چه بابت خريد از پتروشیمی وغيره وچه بابت فروش بصورت پيمانكاري اگربخواهد صورت بپذیرد از اين قسمت بابت تنظيم قرارداد ها استفاده مي شود ويا از نمونه هاي ديگر تنظيم قراداد ها اين است كه در موردغذاي كاركنان ويا اياب وذهاب كاركنان ومواردي از اين قبيل توسط اين قسمت انجام مي شود .
آمار و تحقيقات بازار:
اطلاعات آماري در مورد توليد  ، توزيع  ، نوسانات فروش وتحقيقات در مورد اينكه مشتري چه مي پسندد و مشكلات محصولات چيست و .  . .
فعاليتهاي آن كلا يا بصورت عملياتي ايست كه با تجزيه وتحليل و رسم نمودارو .  .  .  انجام مي گيرد ويا بصورت پژوهشي كه نيرو دراختيار آن قرار مي دهند كارهاي پژوهشي رادر سطح مناطق انجام دهد  . به عنوان مثال پرسشنامه اي كه تهيه شده از ميزان مصرف مردم در سطح مشهد از نظر نوع محصول  ، نوع مارك ومناطق شهرداري و .  .  .
اداري وپشتيباني:
كليه امور پشتيباني واداري از جمله كارگزيني  ، بايگاني و بطور خلاصه حمايت كليه بخشهاي شركت چه بطورفيزيكي وچه بطور غير فيزيكي  .
انباردار:
طي تصميمات اتخاذ شده انباردار در زير بخش اداري وپشتيباني قرار گرفته و از دلايل عنوان شده موارد ذيل را مي توان ذكر كرد:
بخاطر جلوگيري از سوءاستفاده وهماهنگي بين قسمت فروش ومالي  ، كنترلي را به اين قسمت محول كرده اند ودر مورد كنترلي كه انجام مي دهد ممكن است شمارش فيزيكي (بصورت رندوم) انجام گيرد .
بازاريابي و فروش:
1- هماهنگي بين شركت حمل و نقل و شركت فرد بابت ارسال محصولات
2- طبيعتا بنا به نوع فعاليت اين شركت .
3- تجزيه وتحليل بازار مصرف كه بازار چه محصولاتي را بيشتر مصرف ميكند  ، وضعيت رقبا به چه شكل است و .  .  .
مسئول ثبت سفارشات:
همانطور كه از اسم اش پيداست ثبت سفارشات مي باشد يعني مرتبا با مشتريان در ارتباط مي باشد ونيازهاي آنان راثبت مي كند دقيقا مشابه همان كاروزيتور(ثبت سفارش بصورت حضوري يا تلفني ميباشد )
شبكه مشتريان خاص :
توزيع و فروش در بين  مشتريان خاص مانند شرکتهای تولید چسب و صنایع شیمیایی
كارشناس بازار يابي و فروش شهرستان ها :
در حقيقت در مورد فروش به شهرستان ها اين طور مي توان بيان كرد كه در شهرستان ها انبار هايي (دفاتر فروش )ايجاد شده و به اين دفاتر  اختيارات  .
وامكاناتي بابت توزيع قرار داده شده و هر كدام از آن ها بسته به شرايط خود يك سيستم توزيع را دارند.
از مهمترين وظايف مي توان به بحث ثبت سفارشات شهرستان ها و ارسال محصولات به شهرستان ها و پيگيري هاي مالي در اين مورد  ،  بازاريابي در امور شهرستان ها  ،  تبليغات و حمايت از نمايندگي هاي شهرستان  .

مدير انبار
شرايط احراز :
–    ليسانس با دو سال سابقه كار ( بازرگاني و حسابداري )
–    فوق ديپلم بازرگاني / حسابداري با پنج سال سابقه كار
شرح وظايف :
–    برنامه ريزي نيروي انساني و انبار
–    تدوين دستورالعمل هاي ورود و خروج و تگهداري موجودي كالا
–    هماهنگي با امور مالي در رابطه با موجودي كالا
–    برنامه ريزي و ارئه بودجه سرمايه اي بابت تجهيزات و ابزار آلات لازم
–    نظارت بر ورود و خروج كالا
–    نظارت بر كدينگ و چيدمان كالا
–    نظارت در تهيه گزارشات ادواري و مستمر
–    سرپرستي در انبارگرداني سالانه

شرح وظايف مدير تضمين كيفيت:
همكاري با نماينده مديريت جهت ارائه گزارش از عملكرد و بهبود مستمر سيستم كيفيت در واحد تحت سرپرستي .
    تهيه و تدوين و همچنين نظارت بر اجراي مستندات مرتبط با سيستم كيفيت در واحد تحت سر پرستي با همكاري نماينده مديريت  .
    شركت در جلسات بازنگري  قرارداد و ارائه پيشنهادات و نقطه نظرات در زمينه هاي  مرتبط  .
    نظارت مستقيم بر كارثبت ؛ نگهداري و تحويل كليه اسناد و مدارك سيستم كيفيت و جمع
آوري اسناد ومدارك فاقد اعتبار  .  (كنترل مدارك وداده ها )
    نظارت بر كنترل و نگهداري مناسب از محصولات تدارك شده توسط مشتري  .
    نظارت بركار پرسنل تحت سرپرستي بمنظوراعمال روشهاي منا سب جهت شنا سايي و رديابي محصولات  .
    نظارت بر انجام مستمر بازرسي و آزمايش طبق طرحهاي بازرسي مدون  .
    صدور مجوز ترخيص اضطراري اقلام و محموله هاي انبار و نظارت بر اعمال روشهاي پيش بيني شده  .
شرح وظايف مسئول امور پرسنلي:
    انجام وظايف و مسئوليتهاي محوله مطابق روشها و دستورالعملهاي مدون و مصوب  .
    ارائه گزارشات منظم از فعاليتهاي انجام شده به مدير مالي و اداري  .
    تهيه و تدارك امكانات رفاهي و تسهيلات ويژه جهت پرسنل  .
    انتقال مسائل و مشكلات پرسنل به مدير مالي و اداري جهت اتخاذ تصميمات لازم و مقتضي  .
    همكاري با مسئول آموزش بمنظور برنامه ريزي و برپايي دوره هاي آموزشي تدارك شده جهت پرسنل  .
    تشكيل پرونده پرسنلي براي كليه پرسنل به روز آوري اطلاعات موجود در پرونده ها  .
شرح وظايف تنخواه دار:
تعريف : تنخواه گردان وجوهي است كه جهت مخارج معين و در اختيار اشخاص مخصوصي قرار داده مي شود  .  تنخواه داران از افراد قابل اطمينان و مورد اعتماد انتخاب مي شوند  .
نحوه عمليات تنخواه گردان : در ابتدا امور مالي مبلغي را به عنوان تنخواه گردان در اختيار تنخواه دار قرار مي دهد و تنخواه دار پس از خرج كرد معادل صورت هزينه ( كه نبايستي از مبلغ تنخواه بيشتر باشد ) مجددا تنخواه دريافت خواهد كرد  .  مخارج انجام شده توسط تنخواه بايستي در فرمي به نام (( صورت تنخواه گردان )) تلخيص و جهت تسويه حساب به صندوق ارائه گردد  .
توضيحات :
    مبلغ تنخواه گردان نزد هر يك از تنخواه داران با پيشنهاد صندوقدار و تصويب مدير عامل تعيين ميگردد  .
    تنخواه دار بايد وثيقه اي مورد قبول شركت و معادل مبلغ تنخواه به شركت بسپارد  .
    استفاده از تنخواه صرفا براي امور جاري شركت مجاز خواهد بود  .
    دريافتها و پرداختها از محل تنخواه گردان بايد در دفتر مخصوص ثبت گردد.
    مبلغ تنخواه گردان از موجودي شخص تنخواه دار تفكيك و به صورت جداگانه نگهداري شود  .
    پرداخت از تنخواه در مقابل دريافت مدارك مثبت و قابل قبول انجام شود  .
     تنخواه دار موظف به همكاري با مدير مالي و حسابرسان به منظور كنترل تنخواه گردان مي باشد  .
تجهيزات شركت:
تجهيزاتي كه در يك شركت به كار مي رود عبارتند از : كامپيوتر  ،  ميز و صندلي  ،  ماشين حساب  ،  تلفن و فاكس  ،  كمد  ،  گاو صندوق  ،  زونكن  ،  ماشين دوخت  ،  چاپگر وغيره .
مشخصات تجهيزات:
چاپگر :   samsung
قطعات كامپيوتر به شرح زير
Main : gigabyte-p31-s3g
Cpu: dualecore 3000 intel
Hdd: maxtore 320
Vga: geforce 8400 512
Ram: 2gig kingmax
cd-rw
monitor: Samsung LCD
ميز و صندلي بايد استاندارد باشد و طوري باشد كه سلامت افراد را به خطر نيندازد .
ماشين حساب بزرگ روميزي – تلفن و فاكس بهترين مارك باشد panasonic
كمد بايد بزرگ باشد تا همه اسناد و زونكنها در آن جا بشود و قفل محكمي داشته باشد .
در كل تجهيزات حسابداري بايد طوري انتخاب بشود كه اولا به سلامت كارمندان آسيبي نرساند و ثانيا كارمند از آن راضي باشد .

نحوه صحيح چيدمان ابزار حسابداري :
–    مانيتور كامپيوتر پشت به نور قرار گيرد  .
–    كابل هاي كامپيوتر به صورتي قرار گيرند كه در مسير رفت و آمد نباشد  .
–    كمد ها و مخصوصا” گاوصندوق دور از دسترس و ديد ديگران قرار گيرد  .
–    اندازه صندلي به طوري باشد كه باعث آسيب ديدن كمد نشود  .
–    از نرم افزار هاي حسابداري استفاده كنيم كه آزمايش شده باشد و داراي ضمانت باشد و قابليت انعطاف پذيري داشته باشد  .
–    از اطلاعات حسابداري  Backup  گرفته شود  .
–    براي نرم افزار حسابداري رمز عبور قرار داده تا باعث سوء استفاده نشود  .
–    براي بايگاني اسناد از زونكن استفاده كنيم  .
–    اسناد بايگاني شده طبق تاريخ طبقه بندي شود تا به آنها آسانتر باشد  .

تعريف انبار :
امروزه انبار ديگر حالت يك محفظه را دارد بلكه عمليات آن زماني كافي و رضايت بخش است كه از دو جهت اطلاعاتي و فيزيكي مورد توجه قرار گيرد به طور كلي انبار محل و فضايي است كه يك يا چند نوع كالاي بازرگاني  يا مواد اوليه براي ساخت محصولات  ،  كالاي نيمه ساخته (كالاي درجريان ساخت) محصول ساخته شده ،  مواد و لوازم مصرفي و .  .  .  نگهداري مي شود ان هم براساس سيستم صحيح طبقه بندي  .
جايگاه انبار:
سازماندهي سازمانهاي مختلف بنابر نيازهاي آن متفاوت است  .  گاه در بعضي از موسسات انبار مستقيما زير نظر مدير عامل قرار دارد و تحت نظر مدير عامل نيز انبارهاي مختلفي مانند انبار مواد  ،  قطعات  ،  محصولات  ،  ضايعات و … قرار دارد كه اين روش با توجه به كارهاي زياد مدير عامل باعث مشكلاتي هم شده است  .  در سازمانهاي دولتي و غير انتفاعي بخصوص شركت هاي توليدي معمولا واحد انبار تحت نظر واحد برنامه ريزي (مهندسي صنايع) انجام وظيفه مي نمايد  .

هدف انبار:
هدف از تشكيل و ايجاد انبارها چه در سازمانهاي دولتي و چه در بخش خصوصي تامين و نگهداري كالاهاي مورد نياز سازمان و موجودي كالا در انبار مي باشد  .
اهميت انبارها :
چون موجوديها جزء داراييهاي شركت محسوب مي شود و به عنوان ارزشهاي ذخيره شده ارائه ميگردند  .  بنابراين ميزان موجوديها تاثير مستقيم بر بازده سرمايه گذاري دارد  .  هنگاميكه سرمايه گذاري در موجوديها افزايش مي يابد بازده سرمايه گذاري به دليل افزايش هزينه هاي تامين مالي كاهش مي يابد  .  بنابراين نگهداري موجوديها به ميزاني بيش از ميزان مورد نياز تاثير منفي به بازدهي سرمايه گذاري دارد  .  مديريت موجوديها براي دستيابي به اهداف ذيل ضروري است :
    توليد با حد اكثر كارآيي  .
    تامين نيازهاي توليد و مشتريان از نقطه نظر كيفيت كالا , تحويل به موقع و غيره به بهترين نحو ممكن  .
    نگهداري ميزان موجوديها در سطوح منطقي و اقتصادي به منظور جلوگيري از ركود بخشي از سرمايه شركت در اينگونه داراييها  .
    به حداقل رساندن هزينه هاي نگهداري موجوديها  .
    به حداكثر رساندن سود طي دوره مالي  .
كنترل موجوديها
    انبار بايد از قبول مواد اوليه اي كه قبلا سفارش نشده يا منطبق با مشخصات سفارش خريد نيست خودداري كند .
    كنترلهاي كافي نسبت به مقادير كالاهايي كه در انبار نگهداري مي شود اعمال مي گردد  .
    مقادير اقلامي كه توسط قسمتهاي مختلف شركت مصرف مي شود , پيوسته كنترل شود  .
    كنترل مستقل اقلام وارده به انبار از لحاظ مقدار , وضعيت و مشخصات  .
    وجود درخواست كالا براي كليه اقلامي كه بايستي از انبار خارج شود  .
    شمارش , توزين يا اندازه گيري تمامي اقلام دريافت شده و كنترل دقيق آنها با سفارشات خريد ويا ساير مدارك كه هنگام دريافت كالا در دسترس مي باشد  .
    نگهداري اقلام گرانبها در محوطه و قفسه هايي كه بتوان آنها را به طور كامل محصور يا قفل كرد  .
    كنترل و شمارش ادواري موجوديها و مطابقت با مدارك مربوطه

استهلاك:
ارزيابي دارايي هاي شركت طبق موازين و اصول متداول و پذيرفته شده حسابداري بعمل خواهد آمد  .  در ترازنامه بايد استهلاك اموال واندوخته هاي لازم در نظر گرفته شود ولوآنكه پس از وضع استهلاك و اندوخته ها سوذ قابل تقسيم باقي نمانده يا كافي نباشد  .  پايين امدن ارزش دارايي ثابت خواه در نتيجه استعمال  ،  خواه بر اثر تغييرات فني و خواه به دليل ديگر در استهلاك منظور گردد  .  براي جبران كاهش احتمالي ارزش ساير اقلام دارايي و زيان و هزينه هاي احتمالي بايد ذخيره لازم منظور گردد  .  تعهداتي كه شركت آنرا تضمين كرده است بايد با قيد مبلغ در ذيل ترازنامه آورده شود  .
اندوخته قانوني و اختياري :
از سود خالص شركت پس از وضع زيان هاي وارده سال هاي قبل  ،  بايد معادل يك بيستم به عنوان اندوخته قانوني موضوع شود همين كه اندوخته قانوني به يك دهم سرمايه شركت رسيد موضوع كردن آن اختياري است ودر صورتيكه سرمايه شركت افزايش يابد كسر يك بيستم مذكور آنقدر ادامه خواهد يافت كه اندوخته قانوني به يك دهم سرمايه افزايش يافته بالغ گردد  .
سود قابل تقسيم عبارتست از سود خالص سال مالي شركت منهاي زيانهاي سال هاي مالي قبل و اندوخته قانوني و ساير اندوخته هاي اختياري به علاوه سود تقسيم نشده سالهاي قبل  ،  تقسيم سود و اندوخته بين صاحبان سهام فقط پس از تصويب مجمع عمومي جايز خواهد بود و در صورت وجوه منافع تقسيم ده درصد از سود ويژه سالانه بين صاحبان سهام الزامي است .
پرداخت سود به صاحبان سهام بايد ظرف هشت ماه پس از تصميم مجمع عمومي راجع به تقسيم سود انجام شود .

فصل دوم
شرح سیستم
شــــرح سيستــم فــروش
شناسايي و شرایط مجاز مشتریان:
ابتدا اینکه برای فروش باید مشتری را پیدا کرده و شناسایی شود در فرد چون کارخانه قدمت چندین ساله ای دارد و مشتریان از قدیم تعریف شده اند و روال به همان صورت سنتی گذشته  می باشد و در کنارش اقدام به شناسايی مشتریان جدید هم می شود در همان شهرهایی که مشتریان قدیم حضور دارند ،  مشتریان جدید هم شناسایی می شوند که چنانچه مشتری قدیمی بخواهد بر خلاف روال کاری انجام دهد با شارژ کردن مشتری جدید شناسایی شده در آن شهر جایگزینی مشتری صورت می گیرد ، نحوه شناسایی این مشتری در مر حله اول بصورت حضوری می باشد حال ممکن است این مشتری در خراسان شمالی باشد یا در سیستان و بلوچستان باشد و یا هر کجای دیگر که حضور داشته باشد و بعد با توافق مشتری اقدام به آوردن وثیقه می نماید که ممکن است ضمانت نامه بانکی ، وثیقه ملکی و یا هر موردی که به توافق طرفین برسد ،  از مر حله بعد دیگر تماس با مشتری بصورت تلفنی می باشد یعنی سفارشات بصورت تلفنی از مشتری دریافت می شود .

ثبت سفارش و صدور و گردش فاكتور:
روال معمول فروش محصولات شرکت باید بدین ترتیب باشد که مشتري براي كالاهاي خود فرم درخواست كالا را تكميل مي كند و اینكه آيا كالاهاي درخواست شده در انبار موجود مي باشد يا خير که نیاز به تایید انبار دارد و پس از آن چنانچه انباردار تاييد وجود موجودي را بدهد با توجه به تاييد انباردار برگه درخواست به قسمت بازرگاني ارجاع داده مي شود و در آنجا فاكتورفروش صادر مي شودو پس از آن مشتري با توجه به فاكتور صادرشده نسبت به تحويل كالا از انبار اقدام مي نمايد در ضمن که بابت خروج کالاازانبار حواله خروج کالا صادر می شود  ،  البته اين روال در شركتهایي که سیستم ثبت سفارش دارند اعمال مي شود . بطور کلی مشتریانی که برای خرید محصولات مراجعه می کنند باید سفارش آنها در فرمی ثبت شود ولی این کار در فرد صورت نمی گیرد و سفارشات تلفنی انجام می شود.
سه نوع فروش در شرکت فرد صورت می گیرد:
1 .  فروش به کارخانجات تولیدی و صنعتی که زیر نظر صنایع می باشند .
2 .  فروش به شرکتهای تولیدی چسب در سراسر ایران
3 .  فروش به مشتریان عمده
4 . فروش به مشتریان جزء

ثبت فروش به مشتريان و به صورت کلی بدین ترتیب است:
فروش یا بصورت نقدی وجه محصولات دریافت می شود و یا اینکه بصورت چک 10 الی 15 روزه که حداکثر زمان آن می باشد . مسئله اي كه در مورد فروش شركت فرد وجود دارد اين است كه قیمت های فروش بصورت مصوب است که از طرف اتحادیه پلاستیک ایران تعیین می شود و بحث بازار فروش دیگر به اداره فروش بستگی دارد که چگونه انجام شود و به شرایط بستگی دارد گاهی اوقات محصولات در انبار مانده است که باید واحد فروش با در نظر گرفتن شرایطی مناسب تر برای مشتریان اقدام به فروش محصولات کند و در برخی موارد فروش شرایط مناسبی دارد و در آنجا مشتریان هر کدام که شرایط نقدینگی بهتری را داشته باشد در اولویت فروش قرار می گیرد .
حال اگر وجه نقد واریز به حساب شرکت بابت خرید محصول شود ثبت آن به صورت زیر می باشد:
بدهکاران_مشتری مربوطه          **
وجه نقد                             **
فروش                                  **
عوارض دارایی                        **
عوارض شهرداری                    **
بدهکاران_مشتری مربوطه         **
بابت فروش نقدي به مشتري مربوطه
(حساب بدهکاران در اینجا فقط به لحاظ شناسایی گردش حساب مشتری مربوطه می باشد)
اما اگر این فروش بصورت دریافت چک از طرف شرکت فرد صورت گرفته باشد روال ثبت حسابداری آن بدین ترتیب می باشد که چک دریافتی را شرکت از همان ابتدا در حساب اسناد در جریان وصول ثبت می کند و در طرف مقابل آن حساب فروش بستانکار خواهد شد و ثبت آن به صورتيكه مشاهده مي نماييد می باشد:
1 . بدهکاران_مشتری مربوطه                  **
اسناد درجریان وصول                          **
فروش                                  **
انبار ظروف(با كد خروجي)         **
بدهکاران_مشتری مربوطه           **
ثبت بابت فروش محصولات وظروف حمل ونقل محصولات
پس از ارسال وصولی از طرف بانک به شرکت فرد ثبت زیر زده می شود:
2 .  وجه نقد                                           **
اسناد درجریان وصول                   **
ثبت بابت اعلام وصولي اسناد در يافتني

هزینه حمل فروش شرکت فرد:
روال هزینه حمل بدین گونه است که بر اساس مصوبه صنایع پلاستیک ایران فروش به شرکت ها و سایر اشخاص با دریافت هزینه حمل از خریدار صورت می گیرد و هزینه حمل توسط خود شرکت خریدار پرداخت می شود این هزینه حمل بدین گونه است که شرکت بایک شرکت حمل و نقل قرارداد بسته است که با توجه به نرخهای اعلام شده توسط شرکت فرد اقدام به حمل و نقل محصولات ارسالی شرکت فرد کند که این شرکت مذکور با قبول این مسئله وبا بیمه کردن بار اقدام به حمل و نقل محصولات ارسالی شرکت فرد می نماید و با توجه به شعبه ای که در خود شرکت فرد دایر کرده هرگاه محصولی به خارج از شهر و به شهرها دیگر بارنامه‌ آنرا صادر کرده و مبلغ آنرا نیز تعیین می کند و مسئول حمل و نقل قبل از حمل محصول به مکان مورد نظر با توجه به بارنامه‌ صادر شده و ضمیمه کردن این بارنامه‌ به فاکتور فروش وجه آنرا دریافت می کند و پس از آن اقدام به حمل محصول به مکان مورد نظر می نماید .
ثبت هزینه حمل بصورت زیر می باشد:
حساب هزینه کرایه حمل توزیع محصولات    **
وجه نقد                       **
ثبت بابت پرداخت هزینه حمل فروش

تخفیفات فروش:
توضيح تخفيف3% شركت فرد:
در مورد تخفیفات ، 3 درصد حق‌العمل فروش كه به عنوان مثال به اشخاص واسطه ای داده مي شود به عنوان تخفیف فروش در نظر گرفته مي شود ، البته درسالهای گذشته‌شركت خودقیمت اصلی ‌را در فروش عمل مي کرد و3درصد در سر فصل هزینه ها قرار داده مي شد ،  اما این هزینه براي اداره دارايي‌‌‌‌ کاملاً قابل قبول نبود‌‌و‌اعتراض نسبت به این هزینه داشت ،  به همين علت این 3 درصد در خود فروش قرار داده شد ‌و باتوجه به برنامه كامپيوتري موجود ، هر يك از مشتریان كه خرید دارند ،  به عنوان مثال زمانی كه فروش به اشخاص واسطه ای صورت مي گیرد و كدمربوط به آن در سیستم کامپیوتری موجود است در زمان صدور فاکتور این 3 درصد نیز خود به خود اعمال مي شود و از مبلغ فروش کسر مي شود و‌ازاین بابت ثبتی در دفاتر‌زده‌نمي‌شود ،  البته اگر محصولات به قیمت فروش به مشتری داده شودو‌بعداً مبلغ تخفیف بخواهد کسر شود‌ و در آن موقع ثبت بابت تخفیفات زده مي شود .

برگشت از فروش و نحوه برخورد با آن:
برگشتی مشتریان به دو صورت می باشد:
1 .  اینکه مشتریانی که با 3% تخفیف فروش به آنها انجام شده است که برگشت آنهم با 3% تخفیف اعمال می شود .
2 .  مشتریان معمولی و بدون 3% تخفیف می باشد .
در برگشت از فروش فرم داخلي وجود دارد كه ابتدا توسط انتظامات موجودي برگشتي كه قرار است وارد كارخانه شود شمارش مي شود و علت اين بر گشتي نيز ذكر مي شود اين رسید موقت صادر شده که توسط انتظامات تهیه می شوداز بابت لیست کردن محصولات ورودی به شرکت است ، و در سه نسخه می باشد که یک نسخه آنرا خود انتظامات بایگانی می کند و با دو برگ دیگر رسید موقت به قسمت انبار و کنترل کیفیت مراجعه می‌کند(چون انبار محصولات و انبار کنترل کیفی یک ‌قسمت ‌می‌باشد و به صورت تفکیک شده نمی باشد ) انبار پس از امضاء به قسمت کنترل کیفی ارسال می کند از قسمت کنترل کیفی نیز پس از تایید به قسمت بازرگانی ارسال می شود که قسمت بازرگانی نیز مطلع از برگشت محصول باشد و پس از تایید قسمت بازرگانی هر یک از دو قسمت کنترل کیفی و انبار دار یک نسخه را بایگانی می کنند  ، اما قسمت انبارداری بابت رسید موقت یک رسید قطعی صادر می کند و به بازرگانی ارسال کرد  ،  تا از طریق این رسید قسمت بازرگانی سند برگشت صادر کند و به حساب مشتری منظور کند تا حساب مشتری بستانکار شود  .
پس ازاینکه انبار دار رسید موقت باامضاءکنترل کیفی و بازرگانی را دریافت کرد از بابت این رسید موقت یک رسید قطعی صادر می شود که این رسید قطعی نیز دارای سه نسخه می باشد که یک نسخه راخود انباردار بایگانی می کند و دو برگ باقیمانده به راننده داده می شود تا سایر مراحل را انجام دهد  ،  راننده دو نسخه را به قسمت بازرگانی برده و در آنجا بابت این رسید یک فاکتور به نام مشتری صادر می شود قسمت بازرگانی(صدور فاکتور) یک نسخه رسید قطعی برگشت محصول رابرداشته وبه فاکتور صادر شده ضمیمه می کند و ازآنطرف رسید را به همراه فاکتور منفی صادر شده به قسمت امور مالی داده تا به حساب مشتری منظور کند و بدین ترتیب به همین مبلغ مشتری از شرکت طلبکار می باشد ،  حال اگر مشتري به شرکت  بدهی داشته باشد از بدهی او کسر می شود و یا اگر بدهی نداشته باشد به حساب مشتری منظور می شود تا مرحله بعد که مشتری سفارش محصول داده باشد به همین مبلغ از بدهی سفارش بعدی او کسر خواهدشد وبابت مابقی مبلغ محصولات سفارشی چک دریافت‌می‌کند .
نكته: مسئله دیگر سیاستی که شرکت فرد در دستور کار خود دارد که نشانه مشتری مداری این شرکت می باشد و این سیاست بدین ترتیب است که چنانچه محصولی از محصولات فرد توسط مشتری خریداری شده است و مدت زمان عدم فروش به مصرف کننده بگونه‌ای‌است که احتمال می رود این محصول تا موعد تاریخ انقضاء به فروش نرسد ،  در این شرایط شرکت فرد برگشت این محصولات را قبول کرده و از بابت برگشت آنهاهیچ‌درصدی را از مشتری کسر نمی کند .
بحث کنترل برگشتی محصولات:
برای برگشت محصولات  ،  مشتری که قصد برگشت محصولات را دارد ابتدا باید با قسمت بازرگانی شرکت فرد هماهنگی لازم را انجام داده باشد  ،  یعنی روال برگشت محصولات بدین گونه است که حتماً باید مشتری قبل از اقدام به برگشت محصولات با شرکت فرد تماس گرفته و هماهنگی لازم را انجام دهد و در غیر اینصورت اگر بدون اطلاع قبلی برگشت انجام شود قسمت بازرگانی این برگشت را نمی پذیرد ، زیرا امکان دارد که مثلا از چابهار مشتری مربوطه تماس حاصل نماید که قصد برگشت محصول را دارد و از طرف دیگر مشتری در کرمان تماس گرفته است و در خواست حدود 20000 عدد کالا را کرده است در اینجا چون مشتری چابهار از قبل اقدام به هماهنگی کرده است قسمت بازرگانی شرکت مشهد اقدامات لازم جهت انتقال خامه را از چابهار به کرمان را انجام می دهد که در صورت عدم هماهنگی این شرایط بوجود‌ نخواهد آمد .
اولويت بندی در فروشهای شرکت فرد:
همانطورکه گفته‌شد سه نوع فروش در شرکت فرد‌صورت ‌می‌گیرد:
1 .   فروش به کارخانجات تولیدی و صنعتی که زیر نظر صنایع می باشند .
2 .  فروش به شرکتهای تولیدی چسب در سراسر ایران
3 .  فروش به مشتریان عمده
4 . فروش به مشتریان جزء

توضیحات(الف):
1 .  اولويت اول ، بازار فروش مشهد مي باشد كه فرد مبنا را براي تامین نیاز مشهد قرار داده است
تنظیم مقدار پاسخ به درخواست مشتری توسط معاونت یا مدیر فروش صورت می گیرد مدیر فروش بررسی می کند که تحت شرایط کنونی کدام حالت بیشتر به نفع شرکت می باشد و بدین گونه نیست که یک سیاست اجرایی از پیش تعیین شده را‌از ابتدای سال در نظر بگیرد و تا پایان سال حتی با تغییر شرایط اقدام به تعدیل سیاست اجرایی خود نکند و يا حتی تغییرات در روال فروش باعث تغییرات در روال تولید هم در گاهی اوقات می شود .  بنابراین ممکن است سیاست اجرایی فروش روز به روز متفاوت باشد ، در شرکت یک دستورالعمل کلی وجود دارد که تعیین می کند نحوه فروش بدین صــورت است مثلا مدت زمان چک نباید بیش از10روز باشد و یا ‌اینکه فقط باید نقدی باشد و نباید از مشتری چک دریافت شود ،  یا برگشت ضایعات محصولات قابل قبول نمی باشد و یا اگر شرایط زیر را داشته باشد قابل قبول است ، که اين ها سیاستهای کلی می باشند ، حال سیاستهای‌ا‌جرایی در قالب این سیاستهای کلی اجرا می شود که با توجه به کشش بازار‌اعمال می شود .
2 .  اولويت دوم را مي توان به سایر شرکت ‌هاي خارج‌از ‌شهر(سایر استانها) و كارخانجات دیگر ایران داد كه فروش فرد‌به‌آنها‌صورت مي‌گيرد .
3 .  مشتریان دیگر كه به صورت نقدی خرید انجام  مي دهند .
توضيحات(ب):
در مورد فروش به نمایندگی ها و يا کارخانجات تفاوتی وجود ندارد يعني همانطور كه مشتریان(مثلا عرضه مستقيم در خراسان شمالی و يا جنوبی) با شرکت جهت ارائه سفارشات محصول تماس مي گیرنّد ،  نمایندگی ها و کارخانجات نیز سفارش خود را اعلام مي کنند .  البته این تفاوت وجود دارد كه اگر مشتریان سفارش خود را بخواهند تحویل بگیرند به قسمت مالی مراجعه مي کنند و در آنجا اعلام مي شود كه این مشتری مجاز به خرید مي باشد يا خیر( مثلا چک مشتری برگشت شده است و يا چك او هنوز وصول نشده است و سقف ضمانت نامه او کامل شده است ) ولی شرکتهای بحث ضمانت نامه را ندارند و فقط عنوان می شود که این نمایندگی یا کارخانه میزان بدهی‌اش به شرکت زیاد شده است و دو یا سه هفته واریز وجه به حساب شرکت نداشته است (برای نمایندگی ها تعریف شده است که هر هفته مبلغی را باید به حساب شرکت واریز کند و این مبلغ نیز برای نمایندگی تعریف شده می باشد ) و برای ارسال محصولات اقدام نشود و می توان گفت که تفاوت نمایندگی ها و کارخانجات در نحوه و روال ارسال وجه و تسویه حساب آنها با شرکت فرد خراسان می باشد ،  حال تفاوتی باز میان نمایندگی ها  و کارخانجات وجود دارد و آن بدین ترتیب است که نمایندگی فقط بابت بدهی خود واریز وجه را خواهد داشت و هیچ محصولی را برای شرکت ارسال نمی کند در حالی که کارخانجات بابت بدهی خود به شرکت علاوه بر واریز وجه  ،  ممکن است محصولات از طرف شرکت فرد خراسان درخواست شود که در ضمن بازار آن در مشهد هم باشد و بتواند این محصولات را در فرد مشهد بفروش رساند  ،  که از بدهی شرکت کسر می شود .

جلسه هماهنگي توليد:
ارتباط بخش فروش با قسمت تولید
بخش فروش درخواست میزان فروش خود را با توجه به نوع و مقدار آنرا به بخش تولید ارسال كرده و بخش تولید پس از تولید موارد درخواست شده آنرا براي فروش مي دهد .

نقطه شناسايي درآمد‎ در شركت فرد:
با توجه به اینکه هزینه حمل به عهده خود شرکت خریدار محصول فرد می باشد در اینگونه مواقع روال بر این است که چون مخاطرات محصول هنوز به عهده فروشنده (فرد) می باشد نمی تواند درآمد فروش شناسایی کند ،  اما در شرکت فرد این مسئله بدین گونه حل شده است که تمامی بار محصول ارسالی برای مشتریان و سایر شرکتهای فرد بیمه می شود و دراین صورت چنانچه در طی مسیر حادثه ای برای بار ارسالی بو‌جود بیاید اعم از اینکه مثلا ماشین چپ کرده باشد ، دچار نقص شده باشد که باعث خرابی محصول شود ،  محصول در طی مسیر سرقت شود و یا هر مشکلی که منجر به ضایعات محصول و از بین رفتن آن بشود در اینصورت چون بار ارسالی بیمه است شرکت خسارت وارده به محصولات خود را کاملا از باربری دریافت می کند و از آنطرف هم باربری اقدامات لازم را انجام می دهد و وجه خسارت پرداختی خود را از بیمه دریافت می کند .  بنابراین با توجه به این شرایط زمانی که سفارش مشتری با توجه به تمامی مراحل ذکر شده در صفحات قبل  وارد سیستم شد و فاکتور فروش برای مشتری صادر شد و روال گردش فرم‌ها نیز انجام شده سند حسابداری این فروش در حساب مشتری منعکس می شود و می توان گفت که نقطه شناسایی درآمد در زمان صدور فاکتور فروش می باشد حتی با وجود اینکه هنوز محصول به دست مشتری نرسیده است که بدلیل همان بیمه بودن بار توسط باربری می باشد .

پیش دریافت فروش محصولات فرد:
شرکت در حال حاضر پیش دریافت فروش ندارد ولی در گذشته این پیش دریافت وجود داشت ( يعني قبل از اینکه محصول به مشتری تحویل شود ،  مشتریان وجه محصول خریداري‌ شده را واریز کرده و بعدا محصول به آنها تحویل مي شد) اما در حال حاضر این روال وجود ندارد و علت آن این است كه: شرکت تولید کننده ظروف بسته بندی زیاد شده است  ( مخصوصاً در سطح استان خراسان )  و رقابت بین آنها وجود دارد و یا شركتهايي كه در خارج از استان خراسان قرار دارند ولی محصولات خود را به این استان ارسال و توزیع مي کنند .
همانطور كه‌ گفته شد این پیش دریافت به لحاظ رقابتی حذف شده و دیگر بدین صورت با مشتریان معامله نمي شود .

مطالبات سوخت شده:
مطالبات سوخت شده بابت فروش قابل توجه و مهم نمي باشد و علت آن وجود ضمانت نامه ها و وثيقه ها مي باشد كه شرکت دریافت کرده است واين موارد نا چیز سوخت مطالبات هم ممکن است بدلیل اختلاف حسابی باشد كه طرفین به نتیجه ای نمي رسند و شركت فرد نمي تواند وصول كند ،  كه آنرا بعنوان سوخت مطالبات طبقه بندی مي کند .

تهيه بودجه فروش در شركت فرد مشهد:
بودجه فروش كه سالانه تهیه مي شود بر مبنای تجربی بوده هیئت مدیره پیش بيني مي كند كه از هر نوع محصول چه میزان فروش انجام شود و مصوب مي شود و در  مورد انحراف از بودجه مي توان گفت كه برخی از محصولات به سطح بودجه رسیده است و برخی  دیگر انحراف آن از بودجه زیاد است و در مورد برخی  دیگر هم 100 درصد انحراف وجود دارد .

كنترل هاي داخلي در شركت فرد مشهد
1 .  کنترل داخلی خروج محصولات:
زمانی که انبار دار جنس را تحویل می دهد در پایان سال نباید با توجه به ثبت ورود محصولات به انبار کسری وجود داشته باشد که در صورت کسری ،  به میزان کسری به حساب بدهی انباردار منظور می شود و از وی دریافت می گردد و اضافه میزان انبار به حساب سایر درآمدهای شرکت منظور می شود ، که شمارش موجود پایان سال انبار به همین دلیل صورت مي گیرد .
2 . اختلاف در فاكتورها:
اگر زمانی فاکتوری به اختلافات برخورد کرد که این اختلاف حتی ممکن است 5 یا 6 ماه بعد از تاریخ صدور اتفاق بیافتد و بعنوان مثال برگ داخل سیستم کامپیوتری با نسخ صادر شده برابری نداشته باشد در این حالت تمامی نسخ جمع ‌آوری می شود و پس از تطبیق با يكديگر و با‌ برگه ‌سيستم كامپيوتري نيز تطبيق داده مي شود که در اينجا بايد برگه داخل سيستم با ديگر نسخ هم خواني داشته باشد .  علت اين اختلافات را مي توان بدين گونه اعلام كرد : زماني كه فاكتور صادر مي شود بايد به تاييد امور مالي برسد و زماني كه اين تاييد از طرف امور مالي انجام مي شود ديگر هيچ يك از قسمتهاي مختلف اجازه دخل و تصرف نخواهند داشت ،  قبل از اينكه بخواهد تاييد شود اصلاحات روي فاكتور را انجام مي دهند فاكتوري كه با اصلاحات به قسمت امور مالي آورده شده است دچار اشكال مي شود .
3 .  کنترل داخلی در رابطه با صدور فاکتور:
به لحاظ داخلی احتمال‌اینکه فاکتوری از طرف ‌اموربازرگانی  صادر شده است و چرخش فاکتور صورت گرفته باشد (با توجه به این مسئله که امور بازرگانی سندی به صورت برگه بایگانی نمی کند در قبال فروشی که انجام داده است )  پس از گذشت زمان مثلاً حدود  6 ماه بعد از بررسی تفاوتی بین فاکتور فروش صادر شده با اطلاعات موجود در سیستم کامپیوتر قسمت امور بازرگانی بوجود نمی آید ،  به عبارت دیگر امکان دسترسی امور بازرگانی
به  فاکتورهایی که در قبل صادر شده است وجود ندارد ،  زیرا بعد از اینکه ‌فاکتور به قسمت امور مالی رسید و توسط حسابداری تایید شد شماره فاکتور مربوطه که برگه آن به قسمت امور مالی رسیده است دیگر این شماره در کل سیستم شبکه‌ای شرکت بسته (قفل) می شود و امکان دسترسی به این فاکتور برای تغییرات در آن وجود ندارد ،  مگر اینکه چنانچه امور بازرگانی بخواهد در قبال فاکتوری که مثلاً امروز صادر شده است و بعد مشخص شده که این محصول در انبار موجود نمی باشد که تحویل مشتری داده شود در این صورت چون قبل از تحویل محصول از انبار یک نسخه از فاکتور فروش به امور مالی رفته است برای اصلاح این فاکتور ، در قسمت بازرگانی تماس با قسمت امور مالی می‌شود  و از حسابداری درخواست می شود که شماره فاکتور مربوطه باز شود تا این اصلاحات ( در مورد محصولی که برای فروش موجود نبوده است ) انجام شود که پس از انجام اصلاحات ، مجدداً فاکتور اصلاح شده چاپ می شود و مانند همان نسخه اولیه گردش آن صورت می گیرد و بدین ترتیب پرینت فاکتور اولیه باطل خواهد شد و در صورتیکه محصول دیگری را نخواهد در قبال مازاد  وجه پرداختی یا چک تحویلی به شرکت حساب این مشتری بستانکار خواهد شد و در فاکتور فروش بعدی این مشتری اعمال می شود و از مبلغ فاکتور بعدی کسر خواهد شد .
بطور كلي سيستم برنامه‌اي شركت فرد بگونه‌اي است كه هر يك از قسمتهاي خريد ، فروش ، انبار ، انتظامات و يا هر يك از بخش‌ها و قسمت‌ها  كد ورودي مخصوص به اشخاص وارد شونده به سيستم برنامه‌اي را دارد و هيچ كدام امكان دسترسي به قسمتي غير از محدوده كاري خود را جهت تغييرات و حتي برخي از بخش‌ها را هم جهت مشاهده صرف نخواهند داشت و اين بدين معني است كه هيچ  يك از بخش‌ها نمي تواند تمامي مراحل فروش را انجام دهد بدون اينكه بخش‌هاي ديگر مطلع نشوند وبدين ترتيب امكان سوء استفاده در امر فروش به حداقل مي رسد و به قولي هر بخش ناظر بخش ديگري مي باشد .
4 .  فاکتورهای باطل شده فروش :
چون بعداز ثبت فاکتور در سیستم کامپیوتری دیگر امکان تغییرات در شماره فاکتورها نمی باشد ( به لحاظ کنترل‌داخلی )  در ضمن امکان دسترسی به تغییرات اقلام آنها نیز نمی باشد مگر اینکه از طرف امور مالی مجوز آن داده شود در غیر اینصورت امکان دسترسی برای تغییرات در فاکتورها نمی باشد .  حال چنانچه قرار باشد که یک فاکتور باطل شود و ارقام آن از حساب مشتری حذف شود از طریق خود سیستم برنامه ،  پس از انجام مراحل اپراتوری برنامه اعلام می کند که فاکتور باطل شد و در اینصورت از شماره های فاکتور شده کسر نمی شود و فقط اطلاعات داخل این فاکتور پاک می شود و دیگر به حساب بدهی مشتری منظور نمی شود  .  در زمانی که حسابرسی و یا امور مالیاتی به شرکت مراجعه می کنند از شرکت شماره فاکتورهای باطله را درخواست می کند که طبق‌این فاکتورهای باطله نه فروشی برای شرکت انجام شده است و نه ظروفی به شرکت برگشت شده تا از حساب مشتری کسر شود و به عبارت دیگر یک فاکتور خالی از اقلام می باشد  .
نكته1: بابت گردش این فاکتور مجدداً از فاکتور باطل شده پرینت گرفته نمی شود ( به لحاظ صرفه جویی ) و ازهمان فاکتور قبلی استفاده می شود بااین شرط که بر روی آن خط کشیده شده و نوشته می شود که باطل شد و همین فاکتور خط زده شده گردش آن انجام می شود .
نکته2: حال اگر تمامی فاکتور یک مشتری برگشت بخورد با آن بصورت برگشتی عمل می شود و فاکتور او باطل نخواهد شد  .
5 .  برگشت چك مشتري و عدم فروش به وي :
مراحل برگشت و اقدام براي وصول ابتدا بدين گونه است كه: امور مالي برگشت چك را اعلام می كند و قسمت فروش با مشتري وارد مذاكره می شود كه یا پولش حواله مي شود و يا چك مجدد به حساب فرد گذاشته شده تا وصول شود ويا اينكه مشتري جوابگو نمي باشد كه قسمت فروش آنرا به دايره حقوقي ارجاع مي دهد كه مسير پيگيري برعهده او مي باشد .  وچك مشتري كه برگشت مي خورد قسمت مالي حساب مشتري را مسدود كرده تا فروش به او انجام نشود و به نوعي قسمت مالي خط نگهدار مي باشد كه تعيين مي كنداين مشتري حسابش پر شده است و از حد مجاز بيشتر نمي تواند خريد انجام دهد ،  و اگر قسمت مالي امضاء فاكتور فروش را انجام ندهد فروش به مشتري كلاً منتفي است .
مراحل فروش شركت فرد:

–  شــــــــــــروع
1- تهيه ليست محصولات موجود در انبار در سه نسخه در ابتداي هر روز
2- ثبت سفارش مشتري (تلفني يا حضوري)
3- بررسي  اقلام موجود در انبار
4- بررسي اعتبار مشتري (آيا ضمانت جوابگوي قبول سفارش مي باشد يا خير )
5- صدور فاكتور فروش در 4 نسخه
6- تاييد فاكتورهاي فروش توسط تنظيم كننده فاكتور
7- تاييد فاكتور هاي فروش توسط تحويل گيرنده محصول
8- آيا تمام محصول فاكتور شده مجوز تحويل دارد يا خير
9 – آيا تعدادي از اقلام فاكتور بدون مجوز است
10- باطل شدن فاكتور ها و بايگاني آنها
11- نابود كردن فاكتور هاي قبلي
12- اصلاح وصدور نسخ جديد فاكتور فروش
13- دريافت چك يا فيش نقدي يا حواله هاي بانكي
14- آيا فروش مربوط به شهرستان مي باشد ؟
15- تطبيق مدارك دريافتي با فاكتور فروش و تاييد توسط مدير بازرگاني
16- بررسي مدارك و تاييد توسط امر مالي و بايگاني يك نسخه
17- پرداخت چك به راننده بابت كرايه حمل
12- صدر سند حسابداري توسط واحد مالي
19- تحويل محصول به مشتري با نظارت انتظامات
20- تاييد فاكتور فروش توسط توسط انباردار ( مهر زدن فاكتور فروش و بايگاني يك نسخه آن
21- بررسي كل محصولات تحويل شده به مشتري در هنگام خروج از كارخانه و بايگاني نسخه سوم
22- تحويل نسخه چهارم به مشتري
23- پـــــــــايــــان
1 .  بدهکاران_مشتری مربوطه                   **
اسناد درجریان وصول                          **
فروش                                    **
انبار ظروف(با كد خروجي)           **
بدهکاران_مشتری مربوطه            **
عوارض شهرداري                     **
عوارض دارائي                        **
ثبت بابت فروش محصولات وظروف حمل ونقل محصولات

مراحل برگشت از فروش فرد:
-شـــــــــــــروع
1- تماس مشتري ( متولي مربوطه ) جهت اطلاع رساني از برگشت كالا
2- بررسي اينكه آيا محصول را از اين شركت خريداري نموده است يا خير
3- آيا تاريخ انقضاء محصول گذشته است يا خير
4- اجازه برگشت توسط امور مالي
5- آيا براي كالايي كه مي خواهد برگشت شود مشتري ديگري وجوددارد يا خير ؟
6- ارسال كالا توسط مشتري به شركت
7- بررسي و شمارش محصول برگشتي به شركت و تنظيم رسيد موقت در سه نسخه
8- تاييد و امضاء رسيد موقت ها و بايگاني يك نسخه از آنها
9- بررسي محصولات از لحاظ كيفيت و تاريخ انقضاء
10- تاييد امضاء رسيد هاي موقت
11- تاييد رسيد موقت توسط امور بازرگاني ( بايگاني يك نسخه توسط انبار و يك نسخه توسط كنترل كيفيت )
12- صدور رسيد قطعي محصولات برگشتي توسط انبار در دو نسخه
13- صدور سند برگشت از فروش توسط بازرگاني بر مبناي رسيد صادر شده در يك نسخه
14- صدر سند حسابداري و بايگاني رسيد برگشتي و فاكتور برگشت از فروش
15- ارسال كالا از مشتري (برگشت دهنده) به مشتري تحويل گيرنده (خريدار جديد)
16- استعلام از تحويل گيرنده (خريدار جديد)   جهت دريافت كالا
17- صدور فاكتر برگشت از فروش
18- صدور فاكتور فروش بابت مشتري جديد
19-  صدور سند حسابداري مربوط به برگشت از فروش و فروش به مشتري جديد
20- پـــــــــايــــان
پس از ارسال وصولی از طرف بانک به شرکت فرد ثبت زیر زده می شود:
2 .  وجه نقد                                        **
اسناد درجریان وصول              **
ثبت بابت اعلام وصولي اسناد در يافتني
1 .  بهاي تمام شده محصولات فروش رفته      **
انبارموجودي محصولات                  **
پس از ارسال وصولی از طرف بانک به شرکت فرد ثبت زیر زده می شود:
2 .  وجه نقد                                        **
اسناد درجریان وصول              **
ثبت بابت اعلام وصولي اسناد در يافتني

فصل سوم
كدينگ حسابها
مزاياي يك سيستم كد گذاري مناسب ؛
    قابليت طبقه بندي نظام گراي اقلام مشابه با يكديگر
    جلوگيري از بروز اشتباه در مورد اينكه يك قلم كالا با دو اسم و يا بيشتر شناسايي شود
    كدگذاري مناسب و منطقي پس از گذشت زمان باعث كاهش تنوع اقلام در انبارها خواهد شد
    كد گذاري نقطه شروعي جهت استاندارد نمودن سيستم است
    سيستمهاي كد گذاري پايه اي جهت سازماندهي يك سيستم خريد كالا و مناسب مي باشد
    سيستمهاي كد گذاري مبناي بسيار خوبي جهت طبقه بندي و ثبت اسناد و اطلاعات مي باشد
    بدون وجود سيستمهاي كد گذاري امكان مكانيزه كردن سيستم وجود نخواهد داشت
    سيستمهاي قيمت گذاري و هزينه يابي را ساده تر مي سازد  .
    وجود يك سيستم كدينگ مناسب باعث سهولت در امر برنامه ريزي توليد  مي گردد .
شركت پلاستیک فرد
فرم ثبت سفارش مشتريان    شماره سند:            bf06/01
تاريخ بازنگري:            8/11/84
محصولات پلاستیک فرد                       از تاريخ                                                  لغايت تاريخ:
رديف    نام محصول    واحد    پنج شنبه    جمعه    شنبه    يكشنبه    دوشنبه    سه شنبه    چهارشنبه    جمع كل
نام و امضاء درخواست كننده:                                                       تاريخ تنظيم:
توزيع نسخ:         – معاون بازرگاني           – بايگاني
پیوست 1
فاکتور فروم
شرح فرم فاكتور فروش:
چون از طريق كامپيوتري پرينت مي شود تمامي نسخ آن به صورت يك رنگ و سفيد   است این فاکتور چهار نسخه ای مي باشد كه اين نسخه ها به آن قسمتها ی مربوطه ارجاع داده مي شوند ، بخشها به ترتیب عبارتند از:
1 .  تنظیم كننده ( وارد كردن سفارشات به داخل كامپيوتر که بعنوان اپراتور مي باشد و بایگانی فاکتور فروش را نداردو برگه مربوط به او همان فاکتور فروش داخل سیستم کامپیوتر می باشد )  .
2 .  تحويل گيرنده ( مشتری و یا نماینده مشتری که راننده نیز می تواند این سمت را داشته باشد ) .
3 .  تحويل دهنده ( انبار دار که برگه دوم مربوط به او   می شود )  .
4 .  مدیر بازرگانی ( برگه مربوط به او همان فاکتور فروش داخل سیستم کامپیوتر می باشد )  .
5 .  قسمت حسابداري  ( برگه اول چهار برگه مذكور به بخش حسابداري ارجاع مي شود )  .
شماره حواله انبار : .  .  .  .  .  .  .  .     شركت فرد
تاريخ : .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .
حواله انبار
جمع كل (ريال)    قيمت واحد (ريال)    مورد مصرف قسمت
مقدار تحويل شده    واحد    مقدار    كد كالا    مشخصات كالا    رديف
جمع كل
امضا
سرپرست كارخانه :                   سرپرست انبار:                           تحويل گيرنده :                              تحويل دهنده :
شرح فرم حواله انبار :
اين فرم از روي مدارك و رويدادهاي مالي از قبيل صورتحساب  ،  فاكتور  ،  صورت وضعيت  ،  قبض انبار و  .  .  .  .  توسط حسابدار صادر مي شود  .  و پس از امضاء جهت تاييد به مدير مالي ارائه مي شود  . و پس از تصويب نهايي جهت ثبت در دفتر روزنامه در زونكن به ترتيب تاريخ  ،  شماره سند  ،  بايگاني مي شود  .
شركت فرد خراسان    فرم تعيين تكليف محصولات برگشتي
نام برگشت دهنده:    شماره:    تاريخ:
نام محصول    مقدار – تعداد    علت برگشت
مهر و امضاء نگهباني    امضاء انباردار
شماره سريال: .  .  .  .  .  .  .  .                           شركت فرد
تاريخ : .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .                                         مهلت زماني جهت خريد
برگ سفارش خريد                     شماره درخواست خريد
رديف    نام و مشخصات كالا    كد كالا    واحد    مقدار    نرخ برآوردي    مبلغ برآوردي    مبلغ قطعي
جمع كل :
خزانه داري : تنخواه گردان لطفاٌ نسبت به پرداخت مبلغ                        بابت خريد در درخواستهاي فوق اقدام گردد .
مدير تداركات :                                            خزانه داري تنخواه گردان :

شرح فرم سفارش خريد:
هرگاه بخشي از كارخانه نياز به موادي داشته باشند بايد طبق آن هر بخش نياز خود را در آن رسيد وارد كرد ه و به امضاء سرپرست بخش رسانده و هنگام قبولي سرپرست به انبار دار تحويل داده شود  .  كه اگر كالا در انبار
موجود باشد تحويل بخش گردد و در صورت نبود برگ درخواست خريد تكميل مي گردد و پس از اعلام وجود بايد به امضاء مسئول خريد و مصرف برسد و بعد از آن به امضاء مديريت  ،  كالا به بخش مربوط تحويل مي گردد  .
اين سند داراي 3 نسخه مي باشد كه نسخه اول تحويل انباردار  ،  نسخه دوم نزد حسابداري براي ثبت سند و نسخه سوم براي ثبت در كارت انبار به حسابدار انبار تحويل مي گردد  .
شماره  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .                                           شركت فرد
گزارش تنخواه گردان شماره  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .
رديف    تاريخ    شماره سريال درخواست پرداخت    شرح    مبلغ به ريال    كد حسابداري    توضيحات
با پرداخت مبلغ  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  . طبق مدارك پيوست به تنخواه گردان موافق بعمل مي آيد .
رسيدگي كننده :                                            مدير مالي :    مدير عامل :
شرح فرم گزارش تنخواه گردان :در اين فرم مجموعه پرداختي ها ي نقدي توسط اين تنخواه مي باشد كه داراي 2 نسخه كه يكي در دست خود تنخواه گردان و نسخه دوم در دست خود حسابدار براي ثبت سندي مي باشد كه البته قبل از هرگونه ثبتي رئيس حسابداري مقداري پرداختي و خرج كرد را بررسي كرد را مورد بررسي قرار داده و در صورت تأييد سند ثبت مي گردد  .
شرح فرم برگ مرخصي: این فرم به درخواست متقاضی تکمیل می شود که با تایید دایره کارگزینی و سرپرست واحد قابلیت اجرا پیدا می کند و در یک نسخه می باشد که در دایره کارگزینی بایگانی می شود و بعد به دایره حسابداری ارائه می گردد .
شركت فرد   سهامي خاص
متقاضي
اينجانب                                  واحد
تقاضاي                  روز                  تا
مرخصي   با استفاده از حقوق    را دارم خواهشمند است موافقت نمائيد
امضاء
كارگزيني
مانده مرخصي استحقاقي نام برد تا تاريخ               معادل
روز / ساعت مي باشد لذا نامبرده مي تواند / نمي تواند
به صورت استحقاقي استفاده نمايد مانده مرخص استحقاقي پس از مراجعه روز مي باشد  .                                      كارگزيني
سرپرست واحد    با مرخصي نامبرده بمدت           روز از              تا
موافقت مي شود / نمي شود
سرپرست كارگاه
مديريت
برگ درخواست مرخصي ساعتي
خواهشمند است با مدت        ساعت مرخصي اينجانب
قسمت                 از ساعت                  لغايت ساعت               با حقوق/ بدون حقوق
موافقت فرمائيد  .             امضا سرپرست                                        امضاء متقاضی

شرح فرم كنترل كيفيت:
قبل از دريافت كالاو صدور قبض ورود كالا  ،  انباردار مكلف است سرپرست كارگاه را در جريان قرار دهد .
كيفيت كالاي وارد شده به انبار بايد مورد تاييد سرپرست قرار گيرد  .  در غير اين صورت مسئوليت ناشي از عدم كيفيت اين مواد توجه سرپرستان خواهد بود  .
شماره :  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .                       شركت فرد
تاريخ:  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .
فرم كنترل كيفيت مواد خريداري شده
رديف    مشخصات فني كالا    مقدار    واحد    توضيحات
كيفيت اقلام فوق مطابق با استانداردهاي مربوطه مورد تاييد مي باشد  .
اعضاي كميته كنترل كيفيت :
نام و نام خانوادگي
امضا    نام و نام خانوادگي
امضا    نام و نام خانوادگي
امضا
شماره  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .                                             شركت فرد
تاريخ  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .                                           فرم ويژه مصرف كالا
قسمت  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .
اين قسمت توسط حسابداري تكميل مي شود
رديف    نام و مشخصات كالاي مصرف شده    مقدار    واحد    شماره
حواله انبار    مصرف شده در پروژه    قيمت واحد(ريال)    جمع كل (ريال)    ملاحظات
جمع
سرپرست كارخانه .  .  .  .  .  .  .  .   تصويب كننده : ( قسمت فني)       سرپرست قسمت :
فرم درخواست جنس از انبار :
واحد درخواست كننده كالا كليه اقلام درخواستي را با تكميل ستونهاي رديف ،  شرح ،  واحد كالا مقدار درخواستي و ملاحظات اعلام مي دارد . در قسمت (شرح) درخواست كننده مورد و محل مصرف اقلام درخواستي را  يادداشت مي نمايد .

استاد راهنما
جناب استاد مهدي یار احمدی خراسانی
سال 1391