مديريت اخلاق در سازمان

نویسنده: مرتضي سلطاني

چكيده:
پيچيده تر شدن روزافزون سازمانها و افزايش ميزان كارهاي غيراخلاقي، غيرقانوني و غيرمسئولانه در محيطهاي كاري توجه مديران و صاحبنظران را به بحث اخلاق كار و مديريت اخلاق معطوف ساخته است. مديريت اخلاق (ETHICS MANAGEMENT) عبارتست از شناسايي و اولويت بندي ارزشها براي هدايت رفتارها در سازمان.

سازمانها با ايجاد يك برنامه مديريت اخلاق مي توانند اخلاقيات را در محيط كار مديريت كنند. برنامه هاي اخلاق به سازمـــــانها كمك مي كنند تا بتوانند در شرايط آشفته عملكرد اخلاقي خود را حفظ كننــد. امروزه مديريت اخلاق يكي از زمينه هاي علمي مديريت به شمار مي رود كه داراي رويكردي برنامه اي و چندين ابزار عملي است. اين ابزارها عبارتند از: كدهاي اخلاق، كدهاي رفتار، خط مشي ها و رويه ها، روشهاي حل معضلات اخلاقي و آموزش.

مقدمه:
مديريت اخلاق در محيط كار منافع بسيار زيادي براي رهبران و مديران دارد؛ اعم از منافع عملكردي و منافع اخلاقي. اين مطلب بخصوص در عصر حاضر كه مديران با ارزشهاي بسيار متنوعي در محيط كار سروكار دارند صادق است. اما تاكنون كساني كه به مباحث اخلاق كار پرداخته اند فلاسفه، دانشگاهيان و منتقدان اجتماعي بوده اند و نه مديران. درنتيجه بسياري از مطالبي كه تا به امروز درباره اخلاق كار نوشته شده مطابق با نيازهاي عملي مديران و رهبران سازمانها نيست. هدف اين مقاله كمك به مديران براي وارد شدن به اين بحث است.

براي ورود به بحث مديريت اخلاق ابتدا بايد اخلاق را تعريف كنيم. اخلاق، به طور ساده و خلاصه، شامل شناخت صحيح از ناصحيح و آنگاه انجام صحيح و ترك ناصحيح است. تشخيص درست از غلط هميشه ساده نيست. بسياري از دانشمندان علم اخلاق ادعا مي كنند كه باتوجه به اصول اخلاقي در مقام عمل هميشه يك راهكار درست وجود دارد و برخي ديگر معتقدند كه راهكار درست بستگي به موقعيت و شرايط دارد و تشخيص اينكه كدام راهكار درست است درنهايت به عهده خود فرد است.

اخلاق كار (BUSINESS ETHICS) نيز از ديدگاه افراد مختلف معاني متفاوتي دارد. اما عموماً آن را شناخت درست از نادرست در محيط كار و آنگاه انجام درست و ترك نادرست مي دانند.

مطالبي كه درباره اخلاق كار نوشته مي شود عمدتاً به يكي از اشكال زير است:

الف) فلسفي: كه نياز به آشنايي و تحليل زيادي دارد؛

ب) منتخبات: كه نياز به زمان زياد، مرور فراوان مطالب و جمع بندي آنها دارد؛

ج ) موردپژوهي: كه نياز به موردهاي فراوان و زمان و تحليل زياد جهت جمع بندي مطالب دارد؛

د) تمركز بر مسئوليت اجتماعي: كه شامل مثالهاي فراواني از عملكردهاي اخلاقي خوب و بد شركتها مي شود.

اخلاق كار
اخلاق كار به عنوان يكي از زمينه هاي دانش مديريت به شمار مي رود؛ مخصوصاً از زمان تولد نهضت مسئوليت اجتماعي در دهه 1960. در اين دهه نهضتها و جنبشهاي آگاهي بخش اجتماعي توقعات مردم را از شركتها بالا برد. مردم به اين عقيده رسيده بودند كه شركتها بايد از امكانات وسيع مالي و نفوذ اجتماعي خود براي رفع مشكلات اجتماعي نظير فقر، خشونت، حفاظت از محيط زيست، تساوي حقوق، بهداشت و سلامت همگاني و بهبود وضع آموزش استفاده كنند. بسياري از مردم ادعا مي كردند كه چون شركتها با استفاده از منابع كشور به سود دست مي يابند لذا به كشور مديون بوده و براي بهبود وضع اجتماع بايد كوشش كنند. بسياري از محققان، مديران و مدارس بازرگاني اين تغيير و تحولات را درك كرده و لذا در برنامه ريزيهاي خود و نيز درعمل كلمه ذينفعان (STAKEHOLDERS) را كه شامل جامعه اي وسيع تر اعم از كارمندان، مشتريان و تامين كنندگان مي شود جايگزين كلمه سهامداران (STOCKHOLDERS) كرده اند.

اخلاق كــار همــانند ديگر رشته ها و زمينه هاي مديريت به دنبال يك نياز به وجود آمد. با پيچيده تر و پوياتر شدن تجارت، سازمانها فهميدند كه به راهنمائيهايي جهت انجام كارهاي صحيح (ازنظر اخلاقي) و پرهيز از كارهاي غلط و مضر براي ديگران نياز دارند و لذا اخلاق كار متولد شد.

امروزه 90 درصد مدارس بازرگاني آموزشهايي در زمينه اخلاق كار به دانشجويان خود ارائه مي دهند.

دو زمينه عمل گسترده اخلاق كار
1 – شرارتهاي مديريتي: در اين حوزه اعمال غيرقانوني، غيراخلاقي يا سوال برانگيز مديران، همچنين انگيزه هاي چنين رفتارهايي و راههاي ريشه كن كردن آنها موردبحث قرار مي گيرد.

2 – معضلات اخلاقي: شامل مشكلات و مسائل اخلاقي مي شود كه مديران هر روز با انواعي از آنها مواجه هستند مانند تعارض منافع، استفاده نـاصحيح از منابع و نقض قراردادها و موافقتنامه ها.

عقايد غلط درباره اخلاق كار
عقايد غلطي درباره اخلاق كار وجود دارد كه منشأ آنها عمدتاً دو چيز است. يكي عدم فهم صحيح مفهوم اخلاق و ديگري برداشتهاي سطحي و كوته بينانه از معضلات اخلاقي. برخي از اين عقايد غلط عبارتند از:

! اخلاق كار بيشتر يك موضوع ديني است تا مديريتي: هدف برنامه اخلاق سازمانها تغيير عقايد و ارزشهاي مردم نيست بلكه هدف، مديريت ارزشها و رفع تعارضات بين آنها در سازمان است.

! كاركنان ما با اخلاق هستند لذا ما نيازي به توجه به اخلاق كار نداريم: اغلب معضلات اخلاقي كه مديران در محيط كار با آنها روبرو مي شوند بسيار پيچيده هستند. تعارضات اخلاقي موقعي به وجود مي آيد كه الف) بين علائق مختلف تعارض ارزشي وجود داشته باشد. ب ) تعدادي راهكار واقعي وجود دارد كه همگي به يك اندازه قابل توجيه هستند. ج ) شرايط موجود پيامدهاي مهمي براي ذينفعان داشته باشد.

! اخلاق كــار يكــي از زمينــه هاي فلسفه، دين شناسي و علوم آكادميك است: عدم ورود مديران و رهبران به اين بحث باعث شده كه بسياري فكر كنند اخلاق كار يك مد يا يك موج است كــه بـه درد واقعيتهاي اداره سازمانها نمي خورد. آنها معتقدند كه اخلاق كار يك بحث پيچيده فلسفي يا ديني است. اما اخلاق كار يكي از زمينه هاي علمي مديريت با رويكردي برنامه اي (PROGRAMMATIC) است كه داراي چندين ابزار عملي است. برنامه هاي مديريت اخلاق در ديگر زمينه هاي علم مديريت نيز كاربردهاي عملي دارد.

! اخلاق كار يك چيز زائد و غيرضروري است و فقط بر واضحات و بديهيات تصريح مي كند: بسياري معتقدند كه كدهاي اخلاق و ليستهاي ارزشهاي اخلاقي اضافي و به درد نخور هستند چرا كه ارزشهايي را ارائه مي كنند كه هر انساني طبيعتاً متمايل به آنهاست. اما درواقع آنچه از كدهاي اخلاق براي سازمان ارزشمند است اولويت بندي ارزشها در آن و تمركز بر ارزشهاي خاصي در محيط كار است. براي مثال واضح است كه همه مردم بايد صادق و درستكار باشند، اما در سازماني كه تقلب و فريبكاري زياد است اين ارزش (صداقت و درستكاري) در اولويت قرار مي گيرد و بايد در كد اخلاق سازمان گنجانده شود.

! اخلاق كار عبارتست از نصيحت كردن آدمهاي بد توسط آدمهاي خوب: مديران موفق مي دانند كه افراد خوب هم ممكن است كارهاي بدي انجام دهند مخصوصاً در مواقع استرس و سردرگمي. (استرس و سردرگمي دليل كارهاي غيراخلاقي هستند اما توجيه كننده (EXCUSE) آنها نيستند).

! اخلاق كار يك پديده جديد است كه به خاطر توجه زياد مطبوعات پرطرفدار و مطبوعات مديريتي بحث آن داغ شده است: سابقه رواج بحث اخلاق كار به حداقل 2000 سال پيش برمي گردد؛ زماني كه »سيسرو« (فيلسوف رومي) در كتاب (ON DUTIES) خود درباره اين موضوع سخن گفت. البته اخيراً اخلاق كار بيشتر مورد توجه قرار گرفته است و دليل آن هم جنبش مسئوليت اجتماعي است كه در دهه 1960 آغاز شد.

! اخلاقيات را نمي توان مديريت كرد: اخلاقيات مديريت مي شوند اما اغلب به صورت غيرمستقيم. مثلاً رفتار بينانگذار سازمان يا رهبر فعلي سازمان بر رفتار كاركنان در محيط كار به شدت تاثير مي گذارد و حتي هدايت كننده رفتار آنهاست؛ اولويتهاي استراتژيك (حداكثر كردن سود، افزايش سهم بازار،‌كاهش هزينه ها و…) تاثير زيادي بر اخلاق كاركنان دارد؛ قوانين و مقــررات مستقيماً بر رفتارها درجهت اخلاقي تر شدن (به گونه اي كه ضرر و زيان ناشي از رفتارها بر اجتماع به حداقل برسد) موثر است.

! اخلاق كار همان مسئوليت اجتماعي است: مسئوليت اجتماعي جنبه هاي عملي مديريت اخلاقيات در محيط كار نظير تدوين كدهاي اخلاق و رفتار، روزآمد كردن خط مشي ها و رويه ها، راهكارهاي حل معضلات اخلاقي و غيره را پوشش نمي دهد.

! سازمان ما مشكل قانوني ندارد، بنابراين، ما اخلاقي هستيم: شخص مي تواند در چارچوب قانون عمل كند و درعين حال اعمالش غيراخلاقي باشد ضمن آنكه معمولاً شكستن قانون در ابتدا با بي توجهي به رفتارهاي غيراخلاقي آغاز مي شود.

! مديريت اخلاق در محيط كار فوايد عملي چنداني ندارد: مديريت اخلاق در محيط كار شامل شناسايي و اولويت بندي ارزشها براي هدايت رفتارهــا و تدويـن خط مشي ها و رويه هايي براي مطمئن شدن از انجام اين رفتارهاست. مديــريـت اخلاق در ديگـر زمينه هاي مديريتي همچون مديريت تنوع (MANAGING DIVERSITY) ،TQM و برنامه ريزي استراتژيك نيز بسيار اهميت دارد.

فوايد مديريت اخلاق در محيط كار

1 – توجه به اخلاق كار به بهبود اساسي اوضاع برخي جوامع انجاميده است.

2 – برنامه هاي اخلاق باعث مي شود كه در شرايط آشفته، سازمان عملكرد اخلاقي خود را حفظ كند.

3 – برنامه هاي اخلاق باعث شكل گيري كــارهـاي گروهي قوي و افزايش بهره وري مي شود.

برنامه هاي اخلاق رفتارهاي كاركنان را با ارزشهايي كه به نظر رهبران سازمان در اولويت قرار دارند هماهنگ مي كند. معمولاً سازمانها تناقض آشكاري بين ارزشهاي ترجيح داده شده و ارزشهايي مي بينند كه توسط رفتار كاركنان در محيط كار منعكس مي شود. توجه و بحث و گفتگوي مداوم درباره ارزشها باعث افزايش روحيه كارگروهي، صداقت و صراحت در محيط كــار مــي شود. كاركنان احساس مي كنند كه بين ارزشهاي آنان و ارزشهاي موردنظر سازمان همخواني و هماهنگي وجود دارد لذا با انگيزه و عملكرد قوي كار مي كنند.

4 – برنامه هاي اخلاق باعث رشد و بالندگي كاركنان مي شود.

5 – برنامه هاي اخلاق ما را از قانـوني بودن خط مشي هاي سازمان مطمئن مي كند.

6 – برنامه هاي اخلاق باعث جلوگيري از عمل مجرمانه اهمال مي شود.

برنامه هاي اخلاق درپــي كشف مـوارد غيـــراخــلاقـي و قانون شكني ها است تا اين قانون شكني ها گزارش داده شوند. هنگامي كه سازمان از وقوع يك قانون شكني آگاه است و آن را به مقامات مربوط گزارش نمي كند مرتكب جرم »اهمال« شده است كه در قانون براي آن جريمه هاي خاصي درنظر گرفته شده است. بنابراين، تلاش سازمانها درجهت داشتن عملكــرد اخــلاقي باعث كاهش جريمه ها مي شود.

7 – برنامه هاي اخلاق به مديريت ارزشهاي مطرح در مديريت كيفيت، برنامه ريزي استراتژيك و مديريت تنوع كمك مي كند.

8 – برنامه هاي اخلاق به ايجاد تصويري مثبت از سازمان در نزد مردم كمك مي كند.

برنامه هاي مديريت اخلاق

سازمانها با ايجاد يك برنامه مديريت اخلاق مي توانند اخلاقيات را در محيط كار مديريت كنند. يكــي از اهــداف اسـاسي برنامه هاي مديريت اخلاق ايجاد تعادل بين ارزشهاي رقيب (COMPETING VALUES) است. يك بـــرنـــامــه اخلاق از ارزشها، خط مشي ها و فعاليتهايي كه بر شايستگي رفتارهاي سازماني اثــر مــي گذارد تشكيل مي شود. برنامه هاي اخلاق مي توانند شامل آموزشها و ارزيابيهاي وسيعي باشند. آنها در معضلات اخلاقي نقش راهنما را دارند. بندرت ممكن است دو برنامه اخلاقي دقيقاً مثل هم باشند.

فوايد برنامه هاي مديريت اخلاق

! نقشهاي سازماني براي مديريت اخلاق ايجاد مي كند.

! برنامه اي براي ارزيابي جاري نيازمنديهاي اخلاقي تدوين مي كند.

! ارزشهاي عملياتي و رفتارهاي موردنياز را ايجاد مي كند.

! رفتارهاي سازماني را با ارزشهاي عملياتي هماهنگ مي سازد.

! آگاهي و حساسيت نسبت بــه مسائل اخلاقي به وجود مي آورد.

! دستـــورالعملهــاي اخلاقــي را وارد تصميم گيريها مي كند.

! مكانيسم هايي را ايجاد مي كند تا معضلات اخلاقي حل و فصل شوند.

! ارزيابي جاري را تسهيل و باتوجه به برنامه آن را روزآمد مي كند.

! كمك مي كند بتوانيم كاركنان را متقاعد كنيم كه توجه به اخلاقيات تنها يك عكس العمل بدون تفكر و تعمق نيست كه براي خلاصي از گرفتاري يا بهبود تصور عمومي انجام شود.

هشت دستورالعمل

1 – به ياد داشته باشيد كه مديريت اخلاق يك فرايند است.

برنامه هاي اخلاق خروجيهايي چون كدها، خط مشي ها، رويه ها، خبرنامه ها و… دارند اما درعين حال مهمترين جنبه اين برنامه ها فرايند تفكر و گفتگو است كه به تدوين اين خروجيها مي انجامد.

2 – هدف نهايي برنامه هاي اخلاق اين است كه رفتارهاي مشخص شده در كد رفتار در محيط كار انجام گيرد.

بنابراين، در كنار تدوين ليست ارزشهــاي اخلاقـي يــا كـــد اخلاق بايد خط مشي ها، رويه ها و آموزشهايي كه ترجمان اين ارزشها به رفتارهاي مناسب باشد نيز ايجاد شود.

3 – بهترين راه براي اداره كردن معضلات اخلاقي جلوگيري از وقوع آنها در گام نخست است.

4 – بهتر است تصميمات حوزه اخلاقيات را به صورت گروهي بگيريد تا احساس تعلق كاركنان نسبت به آن افزايش و ترديد درباره دخـــالت تعصبــات ناعادلانه در روند تصميم گيري كاهش يابد.

5 – مديريت اخلاق را با ديگر فعاليتهاي مديريتي ادغام كنيد.

6 – هنگام تدوين و اجراي برنامه مديريت اخلاق از تيم هاي ميان وظيفه اي (CROSS-FUNCTIONAL) استفاده كنيد.

7 – براي گذشت و عفو ارزش قائل شويد.

8 – تلاش براي عملكرد اخلاقي و درعين حال داشتن تعداد اندكي اشتباه بهتر است از تلاش نكردن در اين جهت.

نقشها و مسئوليتهاي كليدي در مديريت اخلاق

– مديرعامل سازمان بايد كاملاً حامي برنامه باشد: اگر مديرعامل كاملاً پشتيبان برنامه نباشد، كاركنان متوجه مي شوند و اين دورويي آشكار ممكن است چنان بدبيني اي ايجاد كند كه وضعيت سازمان بدتر از حالتي شود كه هيچ برنامه اخلاقي رسمي اي وجود نداشت. بنابراين، مديرعامل بايد براي تدوين و اجراي برنامه تلاش كند و مهمتر اينكه بايد دائماً دغدغه اين را داشته باشد كه با منشي اخلاقي سازمان را رهبري كند و اگر هم اشتباهي رخ داد آن را بپذيرد.

– ايجاد يك كميته اخلاق در سطح هيئت: وظيفه اين كميته نظارت بر پيشرفت و اجراي برنامه مديريت اخلاق است.

– ايجاد يك كميته مديريت اخلاق: وظيفه اين كميته اجرا و اداره برنامه مديريت اخلاق، آموزش خط مشي ها و رويه هاي اخلاقي و حل معضلات اخلاقي است. اين كميته بايد از افراد رده بالاي سازمان تشكيل شده باشد.

– انتصاب يك متصدي اخلاق: متصدي اخلاق معمولاً آموزشهاي لازم درباره موضوعهاي اخلاقي در محيط كار مخصوصاً حل معضلات اخلاقي را مي بيند.

– تعيين يك مأمور ويژه: وظيفه مأمور ويژه هماهنگ كردن پيشرفت خط مشي ها و رويه ها به منظور نهادينه كردن ارزشهاي اخلاقي در محيط كار است. اين شخص مسئول مستقيم حل معضلات اخلاقي به وسيلــه تفسيـــر خط مشي ها و رويه ها است.

به ياد داشته باشيد كه با وجود همه اين پستها، مسئوليت نهايي مديريت برنامه اخلاق بايد برعهده يك نفر باشد.

ابزارهاي اخلاقي: ابزارهاي اخلاقي عبارتند از كدهاي اخلاق، كدهاي رفتار، خط مشي ها و رويه ها، روشهاي حل معضلات اخلاقي و آموزش.

كد اخلاق، كد رفتار: كد اخلاق شامل مجموعه ارزشهايي است كه نسبت به ديگر ارزشها براي سازمان در اولويت تشخيص داده شده است و بايد توسط كاركنان و مديران پيروي شوند. ارزشهايي چون صداقت، درستي، عمل به وعده، وفاداري، احترام، استقلال، حفظ اسرار، متانت، ادب، مدارا، ايمان و اعتقاد، پاسخگويي، كمال جويي، دلسوزي، ملاحظه ديگران را كردن، كمك، تقسيم منافع، مهرباني، عدالت و انصاف، بي طرفي، ثبات رأي، پايبندي به قانون، خدمت به اجتماع و… . كد رفتار شامل رفتارهايي است كه مطلوب سازمان است و بايد در محيط كار انجام شوند. كد رفتار مي تواند شامل موارد زير باشد: نوع پوشش كاركنان در محيط كار، عدم استفاده از موادمخدر، پيروي از دستورات مافوق، عدم قبول رشوه، عدم استفاده ازاموال سازمان براي مصارف شخصي، گزارش دادن اعمال غيرقانوني، حفظ اسرار سازمان، عدم تبعيض نژادي يا جنسي، پيروي از قوانين و مقررات و… . كد رفتار با توجه به ارزشهاي مذكور در كد اخلاق تدوين مي شود.

نمونه هايي از كدهاي اخلاق و رفتار: يكي از معروفترين و موفق ترين شركتها در زمينه مديريت اخلاق شركت دارويي JOHNSON AND JOHNSON است. كد اخلاق اين شركت به صورت زير است:

– اصلي ترين مسئوليت ما اين است كه سلامت بيماران را در كانون توجه خود قرار دهيم؛

– ما مسئوليت داريم كه در طرحها، رفتارها، تحليلها و تفسير مطالعات باليني و نتايج آنها به ارزشهاي مرامنامه اي خود پايبند باشيم؛

– ما مسئوليت داريم كه اطلاعاتي صحيح، جامع و بي كم و كاست درباره توليدات دارويي شركت ارائه دهيم تا مشتريان بتوانند ارزيابي خطر – فايده آگاهانه اي از محصولات ما داشته باشند؛

– ما مسئوليت داريم كه نسبت به اصول رفتار باليني مناسب وفادار باشيم؛

– ما مسئوليت داريم كه تفاوتهاي فرهنگهاي مختلف ازنظر ارزشها را درك كرده و رفتارهايمان را – بدون گذشتن از اصول اخلاقي خود – با آنها منطبق كنيم؛

– ما مسئوليت داريم كه درباره مسائل پزشكي و اخلاقي، يكديگر را به چالش بكشيم؛

در ايران نيز برخي شركتها با پي بردن به اهميت مديريت اخلاق به تدوين كدهاي اخلاق و رفتار پرداخته اند. ازجمله اين شركتها گروه بهمن است كه منشور اخلاقي و رفتار فردي آن عبارتست از:

1 – احترام به قوانين و ضوابط سازماني و رعايت آنها؛

2 – صداقت در كردار، گفتار، رفتار؛

3 – حفظ اسرار و عدم ارائه اطلاعات محرمانه سازمان به ديگران؛

4 – مشاركت فعال در پيشبرد امور شركت، تعهد به فعاليتهاي گروهي و ياري رساني به ديگران؛

5 – وفاداري و احساس مسئوليت نسبت به سازمان، ترجيح دادن منافع شركت به منافع شخصي و دفاع از حريم شركت در جامعه؛

6 – داشتن وجدان كاري و به كاربردن تمام سعي و توان خود براي انجام وظايف محوله؛

7 – مقابله با شايعه سازي و پرهيز از تهمت، غيبت، خبرچيني و هر اقدامي كه صميميت و اعتماد ميان كاركنان را تضعيف كند؛

8 – رعايت نزاكت و ادب در برخوردهاي اجتماعي و منع حركتهايي كه موجب هتك حرمت ديگران شود؛

9 – رعايت نظم، انضباط و آراستگي؛

10- رعايت مقررات ايمني و بهداشتي به منظور حفظ سلامت خود و ديگران؛

11 – عدم تبعيض (نژادي، قومي، خويشاوندي، مذهبي، جنسي)؛

12 – پرهيز از اخذ هرگونه هديه غيرمتعارف، وجه نقد و يا تسهيلات از طرفهاي تجاري شركت؛

13 – برقراري توازن و اعتدال بين كار و زندگي خانوادگي؛

14 – عدم استفاده شخصي غيرمجاز از دارائيهاي شركت؛

15 – اعتماد و احترام متقابل ميان افراد؛

16 – ممنوعيت استفاده از دخانيات در محل كار و عدم مصرف موادمخدر و مشروبات الكلي؛

17 – رعايت دستورات و راهنمائيهاي مقامات ارشد؛

18 – حفظ حريم شخصي و آزادي ديگران؛

19 – ممنوع بودن دادوستدهاي شخصي در محل كار؛

20 – تلاش درجهت كسب رضايت مراجعان و مشتريان شغلي خود.

تدوين كدها

براي تدوين كدهاي اخلاق مراحل زير را طي كنيد:

1 – ارزشهايي را كه لازم است با قوانين و مقررات مرتبط هماهنگ شوند. بازنگري كنيد. اين باعث مي شود مطمئن شويد كه سازمان شما قانون شكني نمي كند.

2 – در هر زمينه اي ببينيد كدام ارزشها رفتارهاي اخلاقي مطلـوب آن زمينه را ايجاد مي كنند. براي مثال درمورد حسابداران بايد ديد كدام ارزشها باعث مي شود كه آنها بي طرفي، حفظ اسرار و درستي را در كار خود رعايت كنند.

3 – ارزشهايي را كه براي حل و فصل مسائل و معضلات جاري سازمان موردنياز هستند شناسايي كنيد.

براي اين منظور يك يا دو نفر از افراد كليدي را منصوب كنيد تا معضلات مهم موجود در سازمان را ازطريق مصاحبه با كاركنان كليدي شناسايي و گردآوري كنند. سپس رفتارهايي را كه باعث به وجود آمدن اين معضلات شده است شناسايي كنيد. در مرحله بعد ببينيد ماهيت كدام يك از اين معضلات، اخلاقي است. پس از آن رفتارهايي را شناسايي كنيد كه براي حل اين معضلات موردنياز هستند.

4 – ارزشهايي را كه براساس يافته هاي فرايند برنامه ريزي استراتژيك موردنيازند شناسايي كنيد.

5 – ارزشهاي اخلاقي را كه براي ذينفعان (كاركنان، مشتريان، تامين كنندگان، جامعه محلي) مهم هستند لحاظ كنيد.

6 – از پنج مرحله قبل 5 تا 10 ارزش اخلاقي را كه در سازمان از بالاترين اولويت برخوردارند گردآوري كنيد.

7 – كد اخلاق را تشكيل دهيد. براي هريك از ارزشها دونمونه رفتاري كه منعكس كننده آن ارزش باشند مثال بزنيد. متن كد اخلاق بايد اين مطلب را نشان دهد كه از همه كاركنان انتظار مي رود از ارزشهاي مذكور در كد پيروي كنند.

8 – از افراد كليدي سازمان بخواهيد كد را مورد بررسي و بازنگري قرار دهند. تا جايي كه ممكن است از افراد بيشتري در اين باره كمك بگيريد.

9 – كداخلاق را اعلام و درميان همه كاركنان انتشار دهيد.

10 – حداقل سالي يكبار كدها را روزآمد كنيد.

ممكن است براي سال آينده ارزشهايي كاملاً متفاوت از ارزشهاي امسال در كد جاي گيرند.

در تدوين كدهاي رفتار از دستورالعملهاي زير پيروي كنيد:

1 – رفتارهاي كليدي را كه بايد با ارزشهاي اخلاقي اعلام شده در كد اخلاق مطابقت داشته باشند شناسايي كنيد و كد رفتار را تشكيل دهيد؛

2 – از افراد كليدي سازمان درخواست كنيد كه كد را مورد بررسي و بازبيني خود قرار داده و نظرشان را پيرامون آن بگويند؛

3 – كد رفتار جديد را به همه كاركنان اعلام كرده و از مطلع شدن همه آنان اطمينان حاصل كنيد؛

4 – به همه كاركنان گوشزد كنيد كه بايد رفتارهاي آنان با رفتارهاي مشخص شده در كد رفتار مطابقت داشته باشد؛

5 – حداقل سالي يكبار كد رفتار را بازبيني كنيد. (همزمان با بازبيني كد اخلاق).

در پايان مبحث كدها يادآوري چند نكته ضروري به نظر مي رسد.

– اگر سازمان شما بزرگ و شامل بخشهاي متعدد است مي توان براي كل سازمان يك كد مشترك و كلي و سپس براي هريك از دپارتمانها يك كد جداگانه تدوين كرد؛

– دربرخي سازمانها كد اخلاق و كد رفتار از هم جدا نبوده و يكي است كه اين بستگي به فرهنگ سازمان، نوع فعاليت سازمان و سطح نهايي وضوح در كدها دارد؛

– بهتر است كه هر سازماني جداگانه به تدوين كد بپردازد نه اينكه از كدهاي سازمانهاي ديگر كپي برداري كند؛

– كد اخلاق و رفتار يك ابزار ارگانيك است كه با تغيير نيازهاي جامعه و سازمان بايد تغيير كند؛

– به ياد داشته باشيد كه كدها ممكن است در برخي معضلات اخلاقي نتوانند كمكي كنند.

خط مشي ها

مثالهاي زيادي وجود دارد كه نشان مي دهد ســازمــانهــا چگونه توانسته اند از طريق خط مشي ها و رويه هايي ارزشها را مديريت كنند. به عنوان مثال ارزش مسئوليت اجتماعي را فرض كنيد. براي ايجاد رفتارهايي منطبق با اين ارزش سازمانها اغلب خط مشي هايي چون استفاده مجدد از ضايعات، كمك به موسسات خيريه و درنظر گرفتن تمهيداتي براي مشاركت كاركنان در فعاليتهاي اجتماعي تدوين مي كنند. نقش شرح وظايف و ارزيابي عملكرد را درنظر بگيريد. مثلاً يك شركت كه از تكنولوژي پيشرفته اي استفاده مي كند ارزش بالايي براي دانش فني، خلاقيت و تفكر سيستمي قائل است. اين شركت شكلي از شرح وظايف و ارزيابي عملكرد را مورداستفاده قرار مي دهد كه رفتارهايي منطبق با اين ارزشها را تشويق كند؛ مثلاً اهداي درجه هاي پيشرفته، حق ثبت اختراع (حق ساخت و بهره برداري انحصاري) و مهارتهـاي طراحي و تحليل. براي تدوين خط مشي ها و رويه هاي كارآمد و مفيد به دستورالعملها و راهنماييهاي زير توجه كنيد.

! خط مشي ها و رويه ها بايد به گونه اي باشند كه باعث شوند رفتارهايي منطبق با كد رفتار در سازمــان انجــام گيرد. مثلاً خط مشي ها و رويه هاي كارگزيني، شرح وظايف، روشهاي ارزيابي عملكرد، انتظارات مديريت مبتني بر هدف، فرمهاي استاندارد، چك ليستها، فرمتهاي گزارش بودجه و ديگر ابزارهاي كنترلي مرتبط بايد به گونه اي تدوين شوند كه از مطابقت آنها با كد رفتار اطمينان حاصل شود؛

! براي حل معضلات اخلاقي خط مشي ها و رويه هايي را تدوين كنيد؛

! براي آموزش برنامه مديريت اخلاق به كاركنان خط مشي ها و رويه هايي را مدون سازيد؛

! خط مشي ها و رويه هاي پاداش و تنبيه براي رفتارهاي اخلاقي و غيراخلاقي تدوين كنيد؛

! يك خط مشي شكايت براي كاركنان تدوين كنيد تا با استفاده از آن بتوانند اختلافشان با مافوق و با يكديگر را حل كنند؛

! يك هات لاين (HOT LINE) اخلاقي ايجاد كنيد. اين كار را بهتر است توسط مشاوري از بيرون سازمان مثلاً يك مشاور حقوقي يا يك روحاني ديني انجام داد. همچنين مي توان يك جعبه هشدار محرمانه (TIPBOX) ايجاد كرد كه كاركنان بتوانند به صورت ناشناس رفتارهاي مشكوك غيراخلاقي را در آن گزارش دهند.

! سالي يك بارتمام خط مشي ها و رويه هاي پرسنلي را بازنگري كنيد. اگر سازمان كوچك است از تمام كاركنان براي اين منظور استفاده كنيد.

حل معضلات اخلاقي

اغلب موضوع اخلاق كار را حل معضلاتي مي دانند كه در آن يك راه حل به وضوح درست و بقيه نادرست هستند. به عنوان مثال در اغلب مطالعات موردي در زمينه اخلاق كار يكي از كاركنان با اين مسئله مواجه مي شود كه آيا دروغ بگويد يا نه؛ دزدي بكند يا نكند؛ در حق ديگران اجحاف كند يا نه و مواردي از اين قبيل. اما معضلات اخلاقي كه مديران با آن مواجه مي شوند معمولاً بسيار پيچيده تر از اينهاست و هيچ دستورالعمل واضحي نه در قانون و نه در دين درباره آن وجود ندارد.

مثالهايي از معضلات پيچيده اخلاقي:

– مشتريي مي خواهد محصولي را از شركت من بخرد. پس از اينكه قيمت محصول را به او گفتم او مي گويد كه نمي تواند اين قيمت را بپردازد. من مي دانم كه او مي تواند اين محصول را به قيمت ارزانتر از يكي از رقبايمان بخرد. آيا من بايد اين موضوع را به او بگويم؟

– شركت ما به سيستم پرداخت (PAY SYSTEM) شايسته مدارانه اش افتخار مي كند. يكي از كاركنان من در طول سال كارش را بسيار عالي انجام داده و بنابراين، شايسته تقدير و تجليل است. او هم اكنون بالاترين حقوقي را كه در رتبه شغلي او قابل دريافت است مي گيرد. ازطرفي چون پرسنل شركت در رتبه شغلي بالاتر از آن بسيار زياد است نمي توانيم او را ترفيع بدهيم. چه بايد بكنيم؟

– يكي از همكاران به من گفت كه قصد دارد تا به زودي شركت را ترك كند و دنبال كار پردرآمدتري بگردد. درهمين حال رئيس شركت به من گفت كه او قصد ندارد پست مهمي را كه خالي مانده است به من بدهد چون كه مي خواهد آن را به همان همكار من بدهد. آيا من بايد اين موضوع را به او بگويم؟

روشهاي حل معضلات اخلاقي

براي بررسي معضلات اخلاقي روشهاي مختلفي وجود دارد ازجمله: چك ليست اخلاقي، روش ده مرحله اي و ليست سوالات كليدي. توجه داشته باشيد كه قانون طلايي احتمالاً معمولترين روش براي حل معضلات اخلاقي است. اين قانون در اشكال مختلف در بسياري از اديان جهان وجود دارد.

ليست سوالات كليدي

LAURA 1.NASH ،12 سوال را براي كمك به مديران در بررسي معضلات اخلاقي مطــرح مي كند:

1 – آيا مسئله را به درستي تعريف كرده ايد؟

2 – اگر در جايگاه مقابل بوديد چگونه مسئله را تعريف مي كرديد؟

3 – در گام نخست چگونه اين وضعيت به وجود آمد؟

4 – شما به عنوان يك شخص و يك عضو شركت به چه كساني و چه چيزهايي وفا داريد؟

5 – قصد شما از گرفتن اين تصميم چيست؟

6 – چگونه اين قصد و نيت با نتايج احتمالي قابل مقايسه است؟

7 – از اين تصميم چه كساني احتمال دارد متضرر شوند؟

8 – آيا مي توانيد قبل از تصميم گيري، مسئله را با گروههايي كه متاثر از اين تصميم هستند به بحث بگذاريد؟

9 – آيا مطمئن هستيد كه موقعيت شما مدتي طولانــي به اندازه اي كه الان ارزشمند به نظر مي رسد ارزشمند باقي بماند؟

10 – آيا مي توانيد بدون دلهره تصميم خود را براي رئيس، مديرعامل، هيئت مديره، خانواده و بالاخره جامعه خود بگوييد؟

11 – پتانسيل سمبليك كار شما، درصورتي كه درست فهميده شود، چيست؟ اگر بد فهميده شود چطور؟

12 – تحت چه شرايطي استثناهايي را در موضع خود خواهيد پذيرفت؟

چك ليست اخلاقي

دو متخصص به نامهاي JON PEKEL, DOUG WALLACE چك ليست اخلاقي زير را بــراي بـررسي معضلات اخلاقي پيشنهاد كرده اند. درصـورت لزوم برپايه نتايج اين تست در تصميمــات و طرحهاي كاري (ACTION PLAN) خود تجديدنظر كنيد.

روش ده مرحله اي تصميم گيري

PEKEL , WALLACE همچنيــن روش ده مرحله اي زير را تهيه كرده اند.

1 – واقعيتهاي شناخته شده در اين معضل كدامند؟

2 – ذينفعان كليدي چه كساني هستند؟ ارزشهاي آنان و پيامدهاي دلخواهشان چيست؟

3 – محركهاي (DRIVERS) اساسي به وجود آورنده اين معضل كدامند؟

4 – در اين معضل اخلاقي كدام اصول اخلاقي يا ارزشهاي عملي (OPERATING VALUES) در اولويتند كه حفظ و حمايت شوند؟

5 – چه كساني بايد در اين تصميم گيري دخالت داده شوند و يا نظراتشان لحاظ گردد؟

6 – هر راهكار يا طرحي كه ويژگيهاي ذيل را داراست، ليست كنيد:

الف) از متضرر شدن ذينفعان جلوگيري مي كند يا آن را به حداقل مي رساند؛

ب) ارزشهاي داراي اولويت در اين معضل را حفظ و حمايت مي كند؛

ج) راه حل خوبي براي اين معضل است.

7 – براي راهكار ترجيح داده شده سناريوي بدترين حالت ممكن را طراحي و تاثير آن را بر ذينفعان بررسي كنيد. سپس درصورت لزوم اين راهكار را بازبيني و درمورد آن تجديدنظر كنيد.

8 – به طرح خود يك جزء اخلاقي اضافه كنيد كه بازدارنده محركهاي اساسي به وجود آورنده اين معضل باشد.

9 – تصميم و طرح انتخاب شده را باتوجه به چك ليست اخلاقي ارزيابي كنيد.

10 – تصميم گيري كنيد و طرح مناسب را بريزيد و سپس آن را به اجرا درآوريد.

آموزش

برنامه اخلاق ضرورتاً بي فايده خواهدبود مگر اينكه تمام كاركنان بدانند اين برنامه چيست، كاركردش چگونه است و نقش آنها در اين برنامه چيست.

اگر سيستم صادقانه و بدون پرده پوشي اداره نشود ماهيت سيستم ممكن است موردشك و سوءظن قرار گيرد. به علاوه قانون كاري به اين ندارد كه خط مشي هاي مكتوب سازمان چقدر منصفانه و به روز است؛ قانون رفتار كاركنان را به عنوان خط مشي بالفعل سازمان تفسير مي كند. بنابراين، تمام كاركنان بايد از خط مشي ها و رويه ها آگاه بوده و كاملاً طبق آنهــا رفتـار كنند. (چه خط مشي ها و رويه ها براي برنامه هاي اخلاق باشد و چه براي مديريت پرسنل). تطابق كامل فعاليتهاي كاركنان با خط مشي ها و رويه هاي اخلاقي مستلزم آموزش آنهاست.

در بحث آموزش كاركنان به توصيه هاي زير توجه كنيد:

– كاركنان جديد را طي مدتي كه با سازمان سازگار مي شوند با برنامه اخلاق سازمان آشنا كنيد؛

– در دوره هاي آموزشي كه براي مديران برگزار مي شود به بازبيني برنامه مديريت اخلاق بپردازيد؛

– شركت دادن كــاركنان در بازبيني كدها و خط مشي ها (خط مشـي هــاي اخلاق و خــط مشي هاي پرسنلي) خود يك آموزش قوي است؛

– يكي از بهترين شكلهاي آموزش اخلاقيات به كاركنان دادن تمرين حل معضلات پيچيده اخلاقي به آنهاست. مي توان يك مورد معضل اخلاقي واقعي يا شبيه واقعيت به آنان ارائه داد و از آنان خواست با استفاده از روشهاي بررسي و حل معضلات اخلاقي آن را بررسي كــرده و راه حل ارائه دهند.

– در ارزيابي عملكرد كاركنان عملكرد اخلاقي را نيز به عنوان يكي از ابعاد لحاظ كنيد.

در پايان توجه داشته باشيد كه با همه اين تفاصيل بهترين آموزش دهنده، رفتار رهبران سازمان است. 1

*منبع : تدبیر

1 – ROBERT.E. FREDERICK. A COMPANION TO BUSINESS ETHICS. 1999. BLACKWELL PUBLISHING.

2 – CARTER MCNAMARA. COMPLETE GUIDE TO ETHICS MANAGEMENT. 1999. http://www.mapnp.org/library/ethics.

3 – ANITA JOSE&MARY S.THIBODEAUX. INSTITUTIONALIZATION OF ETHICS: THE PERSPECTIVE OF MANAGERS. 1999. JOURNAL OF BUSINESS ETHICS 22: 133-143.

4 – http://ww.investor.jnj.com/ethics.