فرهنگ سازمانی، مسائل مختلفی برای افراد گوناگون به همراه آورده است. مهمترین مسئله همان موضوعی است که ما تحت عنوان «استرس» می‌شناسیم. درواقع، واژه استرس به اندازه واژه‌هایی همچون سی‌دی، غذاهای آماده و تلفن همراه رایج شده است. البته برای آنانی که در کنترل مسائل روزمره خود دچار مشکل جدی هستند، واژه استرس مفهومی فراتر از معنای معمول دارد. از نظر آنها استرس یعنی «درد». استرس يا فشار عصبی در روان‌شناسی به معنی فشار و نیرو است و هر محركی كه در انسان ایجاد تنش كند، استرس زا یا عامل تنیدگی نامیده می‌شود.تنش ایجاد شده در بدن و واكنش بدن را تنیدگی می‌گوییم به عبارتی هر عاملی موجب تنش روح و جسم و از دست دادن تعادل فرد شود، تنیدگی‌زاست.هنگام وارد شدن استرس بدن واكنش‌هایی از خود نشان میدهد تا تعادل از دست رفته را باز گرداند كه این عمل استرس است. تنیدگی واكنشی است كه در فرد در اثر حضور عامل دیگری به وجود می‌آید و قوای فرد را برای روبه‌رو شدن با آن بسیج می‌كند و ارگانیزم یا موجود زنده حالت آماده باش پیدا می‌كند.كم حوصلگی، سردرد، تغییر ضربان قلب، خستگی جسمی، خشم و پرخاشگری، بی‌خوابی، فشار در سینه، اختلال گوارشی، سوزش معده، عرق كردن، خشكی دهان، بی‌اشتهایی، داغ شدن یا سرد شدن بدن، غمگینی، لرزش بدن، میل به سیگار، از دست دادن تمركز، احساس سرگیجه، تغییر تنفس، تكرر ادرار، كم شدن حافظه، دردهای بدنی پراكنده، آه كشیدن، تمایل به تنهایی، آشفتگی، التهاب، سرخ شدن پوست صورت از عوامل فیزیكی استرس است.مردم اغلب چنان به استرس عادت كرده‌اند كه از وجود آن درخودبی‌خبرند.بسیاری از ما به‌رغم این كه عصبی و هیجان زده نمی‌شویم، از تأثیرات وعوارض ضعیف‌كننده و مخّرب استرس در امان نیستیم؛ حتی درصورتی كه احساس یأس و اضطراب نكنیم، استرس می‌تواند شیوه و طرز رفتار ما را با دیگران تغییر داده، یا به بدن ما آسیب جدی وارد سازد.عوامل بسیاری سبب بروز استرس می‌شوند. مثلاً بیماری، دیر رسیدن به محل كار، ترافیك و… اما مهمترین عامل طرز برخورد، نوع نگاه و نگرش ما به حوادث و اتفاقاتی است كه پیرامون ما می‌افتد.ما می‌توانیم احساسات خود را تغییر دهیم. این كار از طریق تغییر در رفتار یا تفكر میسر می‌شود.به‌عنوان مثال انجام دادن مقداری از یك كار می‌تواند ما را از نگرانی درباره آن برهاند. ایجاد یك برداشت و فهم جدید از یك وضعیت خاص، از هراس و استرس ناشی از آن می‌كاهد.
استرس چیست؟
استرس فشار و فرسایش بدن به هنگامی است که با محیط پیوسته در حال تغییر سازگار شویم. چنین تغییراتی آثار جسمانی و هیجانی بر ما می‌گذارد و می‌تواند احساسات مثبت یا منفی ایجاد کند. در صورت مثبت بودن ، اثرات استرس ما را ناگزیر به عمل می‌کند، هوشیاری تازه و چشم انداز مهیج جدیدی برای ما به ارمغان می‌آورد.آثار منفی استرس احساس بی اعتمادی ، طرد ، خشم و افسردگی می‌آفریند که این احساسات به نوبه خود به مشکلاتی مانند سردرد ، ناراحتی معده ، جوش و خارش پوست ، بی‌خوابی ، زخم معده ، فشار خون بالا ، بیماری قلبی و سکته مغزی می‌انجامد. مرگ یک عزیز ، تولد یک کودک ، ارتقای شغلی یا ایجاد یک رابطه جدید استرس به دنبال می‌آورد. چون این تغییرات ما را مجبور به سازگاری مجدد با زندگی خود می‌کند. سازگاری با شرایط متغیر ، بسته به نوع واکنش ما می‌تواند کمک کننده یا آسیب رساننده باشد.
علائم رفتاری و جسمانی استرس
فشار باعث انگیزش، تحریک و نیرومندی می‌شود اما هنگامی‌که فشار فراتر از توانایی فرد باشد، او را دچار استرس می‌کند. وقتی علائم رفتاری مندرج در جدول زیر نمایان می‌شوند، فرد در مرز فشار و استرس قرار گرفته است.
شناسایی ریشه‌های استرس در کار
وقتی فردی متوجه می‌شود که به خوبی از عهده فشارهای روزمره برنمی‌آید، گام بعدی در فرآیند شناخت ریشه‌ها و منابع استرس در کار برداشته شده است. وقتی این کار انجام شد، آن‌گاه می‌توان یک طرح اقدام تدوین کرد تا فرد آثار مخرب این فشار را کاهش داده یا حتی از میان ببرد. جدول دوم مؤید فشارهای روزمره است که افراد را هنگام کار آزار میدهد. البته باید مشکلات مهمی دیگری را نیز به موارد ذکر شده افزود مانند نحوه کنار آمدن با اخراج یا نحوه تطابق با فرهنگ سازمانی.
استرس فردی: کنترل فشارهای روزمره
مدیریت زمان. از میان تمامی فشارهایی که مدیران تحمل می‌کنند، استرس‌آورترین آنها عدم مدیریت زمان است. اتلاف‌کنندگان زمان در طبقه‌بندی‌های گوناگونی قرار می‌گیرند و درنتیجه حل این مشکل را نیازمند راه‌های مختلفی می‌کنند.
چگونه می‌توان استرس را از زندگی خود حذف کرد؟
استرس مثبت بر تازگی و ابتهاج زندگی می‌افزاید. همه ما با تحمل میزان معینی از استرس زندگی می‌کنیم. سر رسیدن مهلت ، رقابتها ، برخوردها و حتی ناکامی‌ها و نگرانی‌ها به زندگی‌ها عمق و غنا می‌بخشد. هدف ما حذف استرس نیست، بلکه فراگیری چگونگی استفاده از آن به منظور کمک به خود است.
استرس کمتر از حد
استرس کمتر از حد ، عامل خمودگی است و در ما احساس خستگی و رخوت بر جای می‌گذارد. از سوی دیگر ، استرس مفرط تنش ایجاد می‌کند. آنچه ما بدان نیازمندیم، یافتن سطح بهینه و مطلوبی از استرس است که ما را برمی‌انگیزد، ولی ما را در خود غرق نمی‌کند.
چگونه می‌توان فهمید سطح بهینه استرس برای افراد چیست؟
سطح واحدی از استرس که برای همه انسانها بهینه باشد، وجود ندارد. هر یک از ما مخلوقاتی منحصر به فرد با نیازهای ویژه هستیم. بنابراین ، آنچه برای یک شخص ناراحت کننده است، چه بسا برای دیگری شادی آفرین باشد. حتی وقتی ما روی ناراحت کننده بودن رویدادهای خاص توافق داریم، احتمالا در واکنشهای فیزیولوژی و روان شناختی به آن حادثه با هم تفاوت داریم.
شخصی که شیفته مذاکره و حل اختلاف و تحرک شغلی است، اگر شغلی یکنواخت و بدون تحرک داشته باشد، در فشار و استرس قرار می‌گیرد. در حالی که شخصی که به شرایط ثابت علاقه‌مند است، وقتی در شغلی قرار گیرد که وظایفش از تنوع بالایی برخوردار باشد، به احتمال زیاد خود را در تنگنای استرس احساس می‌کند. قبل از قرار گرفتن در معرض تغییرات آزار دهنده ، این موضوع که استرسهای شخصی ما چه هستند و میزان تحمل ما در برابر آنها چقدر است، به شیوه زندگی و سن ما بستگی دارد.
اکثر بیماریها با استرس مداوم مرتبط می‌باشند. اگر شما علائم استرس را تجربه می‌کنید و اگر استرس در سطحی فراتر از سطح بهینه استرس شما قرار دارد، باید از استرس زندگی خود بکاهید و یا توانایی مقابله و اداره استرس خود را بهبود بخشید.
راه‌های كاهش استرس
براي كاهش استرس را ه هاي زير پيشنهاد مي شود:
۱- یاد بگیرید كه برنامه‌ریزی كنید.
آشفتگی، بی‌نظمی و عدم سازمان دهی در كارها و برنامه‌ها می‌تواند تولید استرس كند.
۲- شناسایی محدودیت‌ها و ضعف‌ها
ما هرگز نمی‌توانیم كامل و بی‌نقص باشیم. پس برای خود اهدافی تعیین كنید كه دست یافتنی و قابل دستیابی باشند.
۳- در زندگی بازی، تفریح و سرگرمی داشته باشید. شما هر از گاهی نیاز دارید كه از فشار زندگی فرار كنید و به تفریح و سرگرمی روی آورید. صرف‌نظر از سطح توانایی و مهارتتان در بازی، سرگرمی‌ها و بازی‌هایی پیدا كنید كه برایتان جذاب و لذت‌بخش باشند.
۴- شخصی مثبت، سازنده ومفید باشید.
۵- یاد بگیرید كه گذشت داشته باشید وعقاید دیگران را تحمل كنید.
۶- از رقابتها و چشم و هم چشمی‌های بیجا و غیرضروری پرهیز كنید.
۷- به‌طور مرتب ورزش كنید.
۸- یاد بگیرید كه روش شما برای استراحت و آرامش، منظم و عاری از داروهای آرام بخش و مسكن باشد.
۹- مشكلات و مسائل خود را درون خود نگه ندارید وبا مشاور وافراد قابل اطمینان مشورت كنید.
تفكر خود را عوض كنید و به مسائل با آرامش نگاه كنید.
بايد هاي لازم جهت پیشگیری و کاهش استرس
برای پیشگیری و کاهش استرس، روش‌های مدیریتی را درک کرده و از آنها استفاده نمایید. به‌عنوان مثال مدیریت زمان و اعتماد به نفس، دو مهارت مهم در کاهش استرس هستند، زیرا بسیاری از مشکلات ناشی از فشارهای زمانی یا روابطی هستند که از طریق اعتماد به نفس بیشتر و رفتارهای کنترل شده، قابل حل و فصل هستند. به کمک ارتباطات، تصمیم‌گیری و حل مسئله، می‌توان منابع استرس را شناخت و آنها را رفع کرد.
آرام باشید. دو صد کرده چون نیم گفتار نیست. کلید موفقیت شما این است که یک محیط کاری آرام برای خود فراهم نمایید. این امر به معنای آن است که حتی برای تعطیلات خود برنامه‌ریزی کنید و به مراکزی بروید که فکر می‌کنید برای شما مناسب هستند. وقتی از نظر زمانی خود را از منابع استرس دور نگاه دارید، بهتر می‌توانید به کنترل شرایط و رفع استرس اقدام کنید. بدین ترتیب می‌توانید رویکردی جدید بیابید.
▪ اگر مسئول پیشگیری یا کاهش استرس در سازمانتان هستید، باید:
از وجود استرس در دیگران مطلع باشید. به عنوان یک رهبر، نباید از این موضوع هراس داشته باشید که به دیگران بگویید از استرس رنج می‌برند و برای رفع این مشکل نیازمند کمک شما هستند. همین که به افراد بگویید که از وجود استرس در آنها مطلع هستید، انرژی لازم برای دریافت کمک و حل این مشکل در آنها به وجود خواهد آمد. درنتیجه شما می‌توانید استرس این افراد را کاملاً رفع نمایید.
یک تیم یا محیط کاری مثبت ایجاد نمایید. به‌عنوان یک رهبر می‌توانید به کمک سیستم‌های خوب ارتباطی، رویکردهای مؤثر تیمی، ایجاد یک محیط عاری از سرزنش و دخالت دادن افراد در مسئولیت‌ها، به کاهش استرس آنان کمک کنید. دیگر عواملی که می‌توانند کمک‌کننده باشند عبارتند از: طرح‌های مشورتی که از استرس پیشگیری می‌نمایند و سیستم‌های ارزشیابی و شناخت افرادی که با آنان کار می‌کنید. البته برای برخی مدیران ارشد سازمان‌های بزرگ، این امر چندان امکان‌پذیر نیست زیرا این روش‌ها باید پس از گذر از زنجیره‌ای از فرمان‌ها که در تمام سازمان وجود دارند، تأیید و اجراشوند.
چگونه می‌توان استرس را بهتر اداره کرد؟
شناسایی استرس مداوم و آگاه شدن از اثرات آن بر زندگی ما ، برای کاهش اثرات زیان آور آن کافی نیست. همانطوری که منابع زیادی برای استرس وجود دارد، امکانات بسیاری هم برای اداره آن وجود دارد. ولی آنچه بدان نیازمندیم، تلاش برای تغییر است، تغییر منبع استرس و یا تغییر واکنش نسبت به آن منبع. برای این منظور چه کار می‌توانید انجام دهید؟
از منابع استرس ، واکنشهای هیجانی و بدنی خود آگاه شوید.
*
به ناراحتی و تشویش خود توجه کنید. آنها را نادیده نگیرید. مشکلات خود را به اجمال بررسی نکنید.
*
تعیین کنید چه رویدادهایی شما را ناراحت می‌سازد. به خودتان درباره معنای این رویدادها چه می‌گویید؟
*
چگونگی پاسخ بدنتان را نسبت به استرس مشخص کنید. آیا مضطرب می‌شوید؟ یا دلخور؟ اگر چنین است، به چه شیوه‌ای دچار این احساسات می‌شوید؟
مشخص کنید چه تغییری می‌توانید ایجاد کنید؟
*
آیا منابع استرس را از طریق اجتناب یا حذف کامل آنها ، می‌توانید تغییر دهید؟
*
آیا شدت آنها را می‌توانید تغییر دهید (یعنی طی دوره درمانی به تدریج آنها را کنترل و اداره کنید، در مدت یک روز یا یک هفته)؟
*
آیا می‌توانید رویارویی خود را با استرس کوتاه سازید؟ (استراحتی به خود بدهید، یا محوطه ساختمان را ترک کنید.)
*
آیا می‌توانید وقت و انرژی لازم را برای ایجاد تغییر اختصاص دهید؟ (تعیین هدف ، فنون مدیریت زمان و راهبردهای به تعویق انداختن ارضا در اینگونه موارد می‌تواند مفید باشد.)
شدت واکنشهای عاطفی و هیجانی خود را به استرس کاهش دهید.
*
واکنش شما نسبت به واسطه درک شما از خطر (جسمی و یا عاطفی) به یک باره اتفاق می‌افتد. آیا به منابع استرس به شیوه اغراق آمیز می‌نگرید و یا موقعیت را دشوار تلقی می‌کنید و از آن فاجعه می‌سازید؟
*
آیا انتظار دارید همه به شما خوش آمد بگویند و همه از شما راضی باشند؟
*
آیا واکنش مفرط نشان می‌دهید و همه چیزها را بحرانی و اضطراری تلقی می‌کنید؟ آیا احساس می‌کنید که باید همواره بر هر موقعیتی تسلط داشته باشید؟
*
دیدگاه خود را نسبت به استرس تعدیل و اصلاح کنید. سعی کنید استرس را به عنوان چیزی در نظر بگیرید که می‌توانید برآن فائق آیید، نه چیزی که بر شما چیره می‌شود.
*
سعی کنید هیجانات شدید و مفرط خود را تعدیل کنید. موقعیت را در یک چشم انداز وسیع‌تر قرار دهید. جنبه‌های منفی را شرح و بسط ندهید و به خود نگویید «چه می‌شود اگر !!».
بیاموزید واکنشهای بدنی خود را به استرس ، تعدیل کنید.
*
نفس کشیدن آهسته و عمیق ، ریتم فعالیت قلب و تنفس شما را به وضع طبیعی برمی‌گرداند.
*
فنون آرام بخشی ، تنش عضلانی را کاهش میدهد. بازخورد زیستی می‌تواند بر اموری چون تنش عضلانی ، ریتم قلبی و فشار خون کنترل ارادی ایجاد کند.
*
دارو به تجویز پزشک می‌تواند در کوتاه مدت به تعدیل واکنشهای بدنی شما کمک کند، ولی داروها به تنهایی پاسخگو نیستند. تعدیل این واکنشها را به منزله راه حلی بلند مدت یاد بگیرید.
ذخایر بدنی خود را افزایش دهید.
*
به منظور ایجاد تناسب و سلامت قلبی _ عروقی سه تا چهار بار در هفته ورزش کنید. ( تمرینات موزون ، معتدل و یکنواخت بهترین انتخاب است. مانند قدم زدن ، شنا کردن ، دوچرخه سواری یا آهسته دویدن.)
*
غذاهای مقوی به اندازه کافی و متعادل مصرف کنید.
*
وزن مطلوب خود را حفظ کنید.
*
فراغت و تفریح را با کار درآمیزید. به خود استراحت بدهید و هرگاه ممکن بود، وقفه‌ای در کار ایجاد کنید.
*
به قدر کافی بخوابید. تا آنجا که ممکن است برنامه خواب را رعایت کنید.
ذخایر هیجانی _ عاطفی خود را حفظ کنید.
*
دوستی و روابط حمایتی دوسویه‌ای برقرار کنید.
*
اهداف واقع بینانه و معنی‌دار را دنبال کنید، نه اهدافی که دیگران برای شما در نظر گرفته‌اند و برای شما فایده‌ای دربر ندارد.
*
انتظار ناکامی ، شکست و یاس را در زندگی داشته باشید.
*
همیشه با خود مهربان و رئوف باشید و دوست خود باشید.
بايد هاي لازم براي به حداقل رساندن استرس
▪ برای به حداقل رساندن استرس، باید:
خودتان را بفهمید. بفهمید که چه عواملی باعث استرس شما می‌شود، چه زمانی دچار استرس می‌شوید و چگونه می‌توانید از این شرایط پرهیز کنید. بهتر است به گذشته‌ای فکر کنید که دچار استرس شده بودید، به خاطر آورید که چه احساسی داشتید، چگونه واکنش نشان دادید، چگونه رفتار کردید، چه نتیجه‌ای به دست آوردید و چگونه می‌توانید هم‌اینک به بهترین شکل ممکن به رفع آن بپردازید. مسئولیت‌پذیر باشید. در بسیاری مواقع، افراد مشکلات را انکار می‌کنند. در این حالت، اوضاع بدتر می‌شود و درنتیجه معمولاً مجبور می‌شوند گناه آن را به گردن دیگران بیندازند. حتی اگر کس دیگری مقصر باشد، این شما هستید که آسیب دیده‌اید و باید مشکل را حل کنید. اغلب مردم از پذیرفتن این واقعیت که در شرایط استرس قرار دارند، می‌ترسند یا اطلاعی از این موضوع ندارند، هرچه فرآیند پذیرش و اطلاع به تأخیر بیفتد، دوران بهبود و حل و فصل مشکلات، طولانی‌تر خواهد شد. ببینید چه عواملی باعث استرس شده‌اند. آیا استرس ناشی از شغل، وظیفه، روابط کاری، تغییرات و عوامل کاری دیگر است یا این‌که اصلاً ارتباطی به کار شما ندارد؟ علایم استرس و نحوه شروع آن را به‌خوبی بشناسید. گام کلیدی بعدی شناختن منبع استرس است. این امر معمولاً کاری دشوار است زیرا استرس نتیجه مجموعه‌ای از عوامل است که بر یکدیگر تأثیرگذار نیز هستند. راه حل این موضوع آن است که بدانید دقیقاً در چه شرایطی هستید. معمولاً استرس فقط با یک راه حل از میان نمی‌رود و نیازمند مجموعه‌ای از اقدامات در زمینه‌های گوناگون است.
موقعیت‌های استرس‌زا (چه در محل کار و چه در منزل) را شناسایی کرده و برای حل آنها برنامه‌ریزی نمایید. این امر نیازمند دریافت کمک از منابع یا افرادی است که مهارت‌های خاصی در این زمینه دارند.
برای مقابله با استرس، استراتژی‌های خاصی تدوین کنید. ببینید چه کارهایی در گذشته برای شما کارآمد بوده‌اند و چگونه به موفقیت رسیده‌اید. همچنین به راه حل‌های برطرف کردن استرس بیندیشید یا اگر نمی‌توانید آن را برطرف کنید حداقل این واقعیت را بپذیرید.
مديريت استرس در شرايط بحراني
براي هر گروه از افراد بحران ديده در فجايع بلاياي طبيعي بايد برنامه اي منظم و اصولي به منظور كاهش و كنترل استرس انجام داد. كه اين برنامه ها بسته به شرايط منطقه بحران زده متفاوتند.بحران واقعه اي فاجعه آميز و ناگهاني است كه وضعيت عادي را تحت تاثير قرار داده و باعث از دست رفتن ميزان زيادي از منايع مي شود در بحران ها 2 گروه درمعرض استرس و آسيب هاي روحي فراوان قرار مي گيرند:
1- يكي افراد بحران ديده و
2- ديگري امداد رسانان هستند .
تقريبا تمام افراد بحران زده دچار استرس، اضطراب و هراس مي شوند. بسياري احساس بي ثباتي، تعريق شديد و گيجي مي كنند و از تحريك پذيري، بي قراري، خستگي، اختلالات خواب، كابوس هاي شبانه، رنج مي برند . امداد رسان و افرادي كه ناظران فاجعه هستند اغلب دچار هراس و اضطراب مي شوند .ناظران بحران اغلب دچار احساس گناه، افسردگي و خشم مي شوند كه برخورد مناسب براي كاهش استرس و مديريت استرس در بحران ها، حائز اهميت است.
● پشت‌گوش‌اندازها
افرادی که در این طبقه قرار می‌گیرند، به جای عمل کردن ترجیح می‌دهند بیشتر فکر کنند. پشت‌گوش انداختن ریشه در بی‌حوصلگی، عدم اعتماد و بی‌میلی به کار دارد. این افراد می‌توانند با پیروی از نکات زیر، زمان خود را به شکل بهتری مدیریت نمایند:
▪ تقسیم وظایف مهم به چند وظیفه کوچک
▪ تهیه فهرستی از تمامی کارهایی که باید در مدت زمانی کوتاه (مثلاً تا هفته آینده) یا در بلندمدت انجام دهید.
▪ وقتی زمان کاری خود را برنامه‌ریزی می‌کنید، تلاش کنید میان کارهای عادی و کارهایی که جذابیت بیشتری دارند، توازن برقرار سازید.
▪ بپذیرید که خطر اجتناب‌ناپذیر است و هرگز هیچ تصمیمی بر مبنای اطلاعات کامل اتخاذ نمی‌شود.
کسانی که میل چندانی به واگذاری مسئولیت‌ها ندارند
افرادی که در این گروه قرار می‌گیرند، زمان قابل توجهی را برای انجام دادن کارهایی تلف می‌کنند که دیگران به شکلی اثربخش‌تر و با صرف زمان کمتری انجام می‌دهند. آنها باید موارد زیر را در نظر بگیرند:
▪ واگذاری به معنای سلب مسئولیت نیست.
▪ همیشه زمانی را به تشریح دقیق آنچه مورد نیاز است اختصاص دهید.
کسانی که مسئولیت‌های خود را به شکلی ضعیف واگذار می‌کنند، افرادی هستند که در برقراری ارتباط نیز ضعیفند. به همین دلیل است که آنها از دیدن تلاش‌های دیگران دچار سرخوردگی می‌شوند.
▪ وقتی مسئولیتی واگذار شد، فرد باید به دقت آن را انجام دهد.
▪ از انجام کارهای غیرضرور که در جهت تحقق اهدافتان نیست یا دیگران می‌توانند انجام دهند اجتناب نمایید. یاد بگیرید که به شکلی مؤدبانه «نه» بگویید.
● افراد نامنظم
افرادی که در این طبقه قرار می‌گیرند معمولاً کسانی هستند که حجم زیادی کاغذ و کارهای انجام نشده، روی میزشان دیده می‌شود. افراد نامنظم غالباً در جلسات دیر حاضر شده یا اصلاً در آنها شرکت نمی‌کنند. این افراد فکر می‌کنند که مشکلات آنها بیشتر ناشی از حجم زیاد کار است نه بر اثر عدم سازماندهی منظم امور.
آنها باید:
▪ قبل از عمل کردن، به خوبی برنامه‌ریزی نمایند
▪ در آغاز هر روز، فهرستی از آنچه باید انجام دهند تهیه و هر روز بعدازظهر آن را مرور کنند.
▪ کاری را انتخاب کرده و آنها را به اتمام برسانند.
▪ قبل از تلفن زدن خوب فکر کنند و فهرستی از تمامی اطلاعاتی که قصد دارند از طریق آن تلفن به دست آورند، تهیه نمایند.
▪ مدت انجام دادن هر کاری را برای خود مشخص کنند.
▪ وقتی جلسه‌ای می‌گذارند، زمان دقیق شروع و خاتمه آن را مشخص کنند.
● قارچ‌ها
افراد موجود در این طبقه، معمولاً اطلاعی در مورد اهداف و مقاصد کاری خود، ندارند. آنها فاقد مهارت‌های ارتباطی هستند و به‌جای عمل کردن، مرتباً درباره کارشان سؤال می‌کنند. دو کار مهمی که این افراد باید انجام دهند، عبارتند از:
▪ در زمانی که نحوه انجام دادن کاری را نمی‌دانند بگویند «نمی‌دانم».
▪ وقتی انجام دادن کاری یا هدف از انجام دادن آن را درک نمی‌کنند، بگویند «نمی‌فهمم».
● مدیریت مداخله
یک منشأ دیگر به‌وجود آمدن استرس، مزاحمت‌هایی است که مرتباً از طریق تلفن، پست الکترونیک، همکاران و غیره ایجاد می‌شود.
● فن‌آوری نوین
درخصوص پست صوتی، پست الکترونیک ، تلفن همراه و غیره، مهم است که شما این فن‌آوری‌ها را اداره کنید نه این‌که اجازه دهید آنها شما را اداره نمایند. استفاده از این فن‌آوری‌ها قواعد خاصی دارد که اگر از آنها تبعیت نکنیم فشار غیرضرور به ما وارد خواهد شد.
تماس‌های تلفنی: تماس‌های تلفنی را دسته‌بندی نمایید، آنچه می‌خواهید بگویید و آنچه را می‌خواهید دریافت کنید برنامه‌ریزی نمایید، هنگام تلفن‌های طولانی طوری رفتار کنید که محدودیت زمانی شما مشخص شود.
▪ پست صوتی: زمانی از پست صوتی استفاده کنید که انجام دادن یک کار پیچیده، نیازمند توجه و دقت کامل شما است. البته نباید سعی کنید هر ده دقیقه یک بار به سراغ پست صوتی خود بروید. ابتدا به سراغ پیام‌هایی بروید که مهمترند، به سایر پیام‌ها بعداً بپردازید.
▪ پست الکترونیک: پیام‌های الکترونیک خود را پرینت بگیرید و سپس به مهمترین آنها بپردازید. به ترتیب اهمیت به آنها پاسخ دهید. معمولاً افراد براساس زمان دریافت پیام‌ها به آنها پاسخ می‌دهند نه براساس اهمیت آنها.
▪ تلفن همراه: همیشه این تلفن را همراه خود نداشته باشید، زیرا می‌تواند در مهمترین جلسات یا فعالیت‌های شما خلل ایجاد کند. از تلفن همراه در مسافرت یا زمانی که قصد دارید به جایی بروید و افراد باید با شما در تماس باشند، استفاده کنید.
● مزاحمت همکاران
اگرچه برخی از مراجعات همکاران به دلایل کاری صورت می‌گیرد، اما بسیاری از آنها باعث اتلاف وقت می‌شوند. روش‌های مختلفی برای کنترل این نوع مزاحمت‌ها وجود دارد:
▪ ساعاتی را مشخص کنید که هیچ کس حق مراجعه و ایجاد مزاحمت برای شما را نداشته باشد. برای این کار، در اتاق خود را ببندید و اطلاعیه‌ای پشت در نصب کنید.
▪ ساعات ملاقات خود را مشخص کنید و آن را به اطلاع مراجعان برسانید.
▪ جدول ملاقات‌ها و جلسات خود را جایی قرار دهید که همیشه در مقابل چشمتان باشد. این امر شما را قادر می‌سازد که به موقع محل کارتان را برای شرکت در جلسه ترک کنید.
▪ اگر مشاهده کردید که افراد حرف اصلی خود را بیان نمی‌کنند، به شکلی دوستانه و مؤدبانه از آنها بخواهید که نکات اصلی را بیان کنند.
▪ اگر کسی، بدون وقت قبلی و به‌طور ناگهانی مزاحم وقت شما شد، از او بپرسید که برای بیان مسائل خود به چه مدت زمانی احتیاج دارد، اگر زمان کافی وجود نداشت، آن جلسه را به زمان دیگری موکول کنید.
● مزاحمت‌ها
مزاحمت‌ها به دلایل مختلف واغلب در زمانی رخ می‌دهند که مراجعه کننده:
۱) می‌خواهد به مبادله اطلاعات بپردازد.
۲) به تأیید دیگران نیاز دارد.
۳) فاقد اعتماد به نفس برای انجام دادن کاری است.
۴) به دلیل وجود مشکلات، خواهان گفت‌وگو با کسی است.
بسیار مهم است که میان این موضوعات تمایز قائل شوید. اگر برای مراجعه کننده انجام دادن بهینه کارش مهم است، زمان بیشتری را با او بگذرانید.
● تغییر ماهیت کار
یکی از مهمترین منابع استرس مدیران و دیگران، این واقعیت است که امنیت شغلی فقط به دوران گذشته مربوط می‌شود و درحال حاضر موارد کمی وجود دارد که شخص، همه عمرش را در یک شغل بگذراند. براساس روان‌شناسی نوین، سازمان‌ها انتظار دارند که کارکنانشان انعطاف‌پذیرتر، مسئولیت‌پذیرتر، سخت‌کوش‌تر و متعهدتر باشند. در عین حال، کارفرمایان، دیگر توجهی به امنیت شغلی کارکنان ندارند. بنابراین چندان دشوار نیست که تصور کنیم برای کارگران دهه‌های آینده، شغل، فقط کاری موقتی برای امرار معاش خواهد بود.
برای افرادی که هم‌اینک در ساختارهای سسله مراتبی سازمانی کار می‌کنند، تطابق با تغییر در انتظارات شغلی، نیازمند تغییرات فردی مهمی است. فرد باید شرایط نوین مدیریتی را درک کند و برای مشاغل جدید آموزش ببیند. این امر نیازمند ابتکار بیشتر، برنامه‌ریزی فردی و کنترل است. اگرچه ترغیب افراد به پذیرفتن ساختاری خارج از شرایط سازمانی فعلی کاری دشوار است، اما تحقیقات انجام شده حاکی از آن است که این امر می‌تواند، رضایت بیشتری را چه در شغل و چه در زندگی افراد، به همراه داشته باشد.
نتیجه‌گیری
در خاتمه، باید آنچه را جان روسکین نویسنده و منتقد بزرگ انگلیسی در سال ۱۸۵۱ نوشته است، به خوبی درک کنیم:
«برای این‌که افراد در کارشان شاد باشند، تحقق سه اصل مورد نیاز است: افراد باید برای آن کار مناسب باشند؛ نباید بیش از حد کار انجام دهند؛ و باید نسبت به انجام دادن آن کار، احساس موفقیت داشته باشند.»
اجازه دهید استرس رخ دهد
Stress can be a major factor in our ability to cope with college or working life. It is often thought of in a negative way as something to be avoided, something harmful, but stress cannot always be avoided and its effects are harmful only when it is handled badly. The proper handling of stress improves performance.
The effective goal of stress management is the effective use of energy by:
*
Learning to recognise the symptoms of stress
*
Learning skills to control these symptoms
*
Practising and using these skills
Recognising stress
Physical symptoms: Trembling, dizziness, numbness and tingling, sweating, muscle tension, headache, churning stomach, weak legs, racing heart, tiredness.
Psychological symptoms: Worry, fear, irritability, restlessness, poor concentration, disturbed sleep.
Practical strategies include:
*
Active living. Regular exercise generates endorphins (hormones which reduce stress), release tension and enhances sense of control.
*
Taking time out. Make time for your hobbies and interests and give yourself room to unwind.
*
Time Management. Set goals and priorities for your work. Stick to your plan as much as possible to prevent over loading at the last minute. Don’t forget to incorporate time for min-breaks of 10-15 minutes.
*
Watching your alcohol and caffeine intake. These substances can ‘jostle’ your nervous system and leave you feeling edgy.
*
Eating regularly. Missing meals means that your blood sugar will hit a low. This can leave you feeling tired and irritable and could trigger a stress reaction. Eat small meals, rich in complex carbohydrates, for a steady stream of energy.
*
Get in good night’s sleep! Take time to relax and unwind before sleeping and avoid eating or drinking late at night. Try to stick to a regular sleep routine, if possible. Being well rested will mean you are much better able to tackle the stresses and strains of the day
*
Learning relaxation and breathing techniques. Simple exercises can help you to control feelings of panic.
*
Controlling negative thoughts. Strategies include distraction, like reciting a poem or times tables in your head, or challenging your negative thinking. Are you ignoring the positives and focusing on the worst case scenario? Try to rebalance your interpretation of what might happen.
