مديريت اطلاعات بازرگانی

چكيده
مديريت اطلاعات مي‌تواند جريان اطلاعات و ارتقاي کارآمدي روابط بين مؤسسات، مشتريان و شرکاي تجاري آنها را سرعت بخشد و بستر لازم براي پيوستن شركت را به تجارت الكترونيك مهيا سازد. امروزه پديده تجارت الكترونيكي و تحولات ناشي از آن، روشها و چگونگي انجام تجارت را دستخوش تغييرات اساسي كرده است.سازمانهايي که بتوانند بسترهاي لازم را براي پيوستن به تجارت الکترونيک در خود بوجود آورند، با يک فرصت جديد روبه رو هستند که لازمة استفاده به موقع از اين فرصت و نيز ايجاد مصونيت از گزند تهديدات احتمالي، آماده‌سازي و تجهيز سازمان به پذيرش تغييرات در درون و ايجاد ساختارهاي مناسب، متناسب با شرايط محيطي است كه اين امر نيز از راه مديريت اطلاعات و بهره‌گيري مؤثر از تكنولوژي اطلاعات ميسر مي‌شود.در اين پژوهش وضعيت موجود مديريت اطلاعات حوزة بازرگاني سازمان (الف) از جنبه‌هاي ميزان مهارتهاي شخصي مديران صف و ستاد براي استفاده از منابع اطلاعاتي، كيفيت اطلاعات دريافتي توسط مديران، وضعيت شبكه اينترانت و يا اتوماسيون اداري، وضعيت سيستم دستي، كيفيت نرم افزارهاي مورد استفاده در حوزه بازرگاني، ايمني شبكه و امكانات سخت افزاري، مطالعه شده، ضمن شناسايي نقاط ضعف و قوت، وضعيت موجود صف (شركتهاي تابعه) و ستاد باهم مقايسه شده، بر مبناي آن الگوي پيشنهادي مديريت اطلاعات حوزه بازرگاني و پيشنهادهاي كاربردي مديريتي ارائه شده است. همچنين نيازهاي اطلاعاتي مديران مربوط و روشهاي تأمين آنها نيز شناسايي و براساس ميزان اهميت، اولويت‌بندي شده است.

مقدمه
تحولات چند دهة اخير دنياي پر تحرك و اثرات آن در سازمانها و بنگاه‌ها كه توسعه سازمانها و گسترش وظايف و مسئوليت مديريت را به همراه داشته است، استفاده از اطلاعات را در امر تصميم‌گيري آشكار كرده است. در حقيقت سازمانها با درك نقش اطلاعات به عنوان اساس تصميم‌گيري به مديريت اطلاعات و ايجاد سيستم‌هاي اطلاعاتي براي تأمين نيازهاي اطلاعاتي مديران، روي‌ آورده‌اند. از آنجايي كه دستيابي به اطلاعات بروز و بهنگام تجاري، از ابزار ضروري مديران سازمان (الف) – كه يك سازمان خدماتي است – براي تصميم‌هاي تجاري است. داشتن اطلاعات در زمينه نيازها و نظرات مصرف‌كنندگان درمورد كالاها و خدمات فعلي سازمان، مي‌تواند منجر به عرضه محصولات با كيفيت شود.پژوهشها در زمينه بازار و مصرف‌كنندگان، همراه با داده‌هايي كه فروشندگان دارند، مي‌تواند اين اطلاعات را تأمين كند. اين امر لزوم بررسي وضعيت موجود و طراحي الگوي مناسب مديريت اطلاعات حوزه بازرگاني سازمان را ايجاب مي‌كند. بديهي است الگوي مناسب مديريت اطلاعات حوزه بازرگاني، الگويي خواهد بود كه در طراحي آن نيازهاي اطلاعاتي مديران سازمان، راههاي تأمين و شكل و فرمت گزارشهاي مورد نياز و … در نظر گرفته شود.

اطلاعات
اطلاعات، داده‌هاي مربوط و هدفدار هستند که از پردازش، سازماندهي و ترکيب داده‌ها ايجاد مي‌شوند، تا آگاهي بيشتري را به فرد منتقل کنند.

مديريت اطلاعات
منابع سازمان، از جمله اطلاعات را، بايد كسب كرد، نظم بخشيد و مورد استفاده قرار داد. در اين فرايند لازم است كه زمان بيكاري منابع را به حداقل رساند و پيش از اينكه تاريخ مصرف آنها به سر رسد آنها را با منابع جديد و مفيد جايگزين كرد. در مورد اطلاعات نيز ابتدا مديريت اطمينان حاصل مي‌كند كه داده‌هاي خام و مورد نياز جمع‌آوري شده، به اطلاعات قابل استفاده تبديل مي‌شوند. افراد مناسبي در زمان و شكل مناسب و با تــوالي مناسب به طور همــاهنگ از آن اطلاعات استفــاده مي‌كنند و اطلاعاتي كه زمان استفاده از آنها گذشته از فرايند خــارج مي‌شوند و با اطلاعات نو و بهنگام جايگزين مي‌شوند. مجموعه اين فعاليت يعني استمرار تحصيل اطلاعات، استفـــاده مؤثر از آن و بهره گيري از آن در زمان مناسب مديريت اطلاعات ناميده مي‌شود. در عصري که زمان، کليد اصلي در تجارت است، شرکتها بايد بتوانند منابع اطلاعات خود را به گونه اي درست مديريت كرده، اطلاعات مورد نظر را به سرعت از آن منابع استخراج کنند. براي پاسخگويي به پيچيدگي رو به رشد كار، در محيط اقتصادي، سياسي و اجتماعي امروز، رايانه‌ها ابزارهايي هستند كه اگر به درستي مورد بهر‌برداري قرار گيرند، مي‌توانند با تنوع ويژه خود، به نيازهاي متنوع مديران پاسخ دهند. به همين دليل است كه مديران به رايانه‌ها و مديريت اطلاعات علاقه‌مند شده‌اند، زيرا به كمك آنها اطلاعات گوناگوني را كسب مي‌كنند.

سيستم‌هاي اطلاعاتي مديريت
وقتي مدير مي‌خواهد تصميم بگيرد، داده‌هاي زيادي كه اكثر آنها نيز مفيد نيستند در اختيارش قرار مي‌گيرد. اين داده‌ها بايد مفيد و معني‌دار شده، به اطلاعات تبديل شوند. تنها از راه يك سيستم اطلاعاتي مناسب است كه مي‌توان از داده‌ها استفاده مناسب كرد . سيستم‌هاي اطلاعات مديريت، در جهت مديريت اطلاعات يك سازمان و همزمان با روند رشد فناوري اطلاعات تكامل يافته، به كمك مديران آمدند. يك سيستم اطلاعاتي: مجموعه اي از افراد، داده ها/ اطلاعات، روشها، نرم افزار، سخت افزار و ارتباطات است كه براي فراهم آوردن اطلاعات مفيد در كنار يكديگر، با هدف تسريع و تسهيل عمليات، ايجاد هماهنگي و كنترل، كمك به تحليل مسائل و پشتيباني تصميم گيري و كاستن عدم اطمينان در تصميم سازيها، در سازمان فعاليت مي كنند. سيستم‌هاي اطلاعاتي در يک سازمان سه نقش اساسي ايفا مي كنند.

1.پشتيباني از استراتژيها براي مزيت رقابتي
2.پشتيباني از تصميم سازي کسب و کار
3. پشتيباني از عمليات و فرايندهاي کسب و کار.

رابطة شيوة مديريت با مديريت اطلاعات
بطور معمول، سه شيوة مديريت در اغلب سازمانها براي اداره آنها وجود دارد: مديريت متمركز، مديريت غير متمركز و مديريت مشاركتي. بر حسب اينكه هر سازمان كداميك از اين شيوه‌ها را براي اداره امور برگزيند، مديريت اطلاعات آن متفاوت خواهد بود و سيستم اطلاعات متفاوتي براي سازمان طراحي خواهد شد.

مديريت اطلاعات و تصميم‌گيري
به باور زاهدي: تصميم‌گيري را مي‌توان فرايند انتخاب يك گزينه، از ميان چند بديل تعريف كرد. (زاهدي، 1378) براي درك فرايند تصميم‌گيري، لازم است كه ماهيت تصميم‌ها را شناخت. انواع متفاوتي از تصميم وجود دارد: تصميم‌هاي برنامه‌ريزي ‌شده و برنامه‌ريزي‌ نشده، تصميم‌هاي استراتژيك، تصميمات با اطمينان بيشتر و كمتر و … .

مديريت اطلاعات بازرگاني
مديران بازرگاني در جهت رسيدن به هدفهاي شركت، وظايف و نقشهاي متعددي را ايفا مي كنند. فيليپ كاتلر وظايف مديران بازاريابي را، تجزيه و تحليل، برنامه ريزي، اجرا و كنترل مي‌داند كه آنها براي انجام اين وظايف و نقشها نياز به اطلاعات درست، دقيق، با معنا، كافي، مربوط و به موقع دربارة مشتريان، رقبا، بازرگانان و ساير نيروهاي موجود در بازار دارند، تا بتوانند به موقع تصميم‌گيري كرده، راهبردهاي بازاريابي خود را تعيين كنند. مديريت بازرگاني سازمانها براي مديريت فعاليتهايي، مانند: خريد، انبارداري، كنترل موجودي، قيمت‌گذاري كالا و خدمات توليد شده، تبليغ و ترفيع، تحقيقات بازار، بازاريابي، فروش و توزيع، بسته‌بندي، حمل و نقل كالا و تدوين استراتژيهاي بازاريابي، روابط مشتريان و … نيازمند اطلاعات مربوط به هريك از موارد يادشده هستند .واکر و هارپر بويد براي تأمين اطلاعات بازرگاني اين منابع اطلاعاتي را پيشنهاد مي‌كنند: (هاربر، واكر، 1383)

1. سوابق داخلي
2. بانکهاي اطلاعاتي بازاريابي
3.سيستم هاي اطلاعاتي رقابتي
4.سيستم هاي ويژة برقراري تماس با مشتري.

كاتلر براي مديريت اطلاعات بازرگاني، مدلي مفهومي از سيستم اطلاعات بازاريابي را ارائه مي‌كند(كاتلر، 1376). وي سيستم اطلاعاتي بازاريابي را اين‌گونه تعريف مي کند: سيستم اطلاعات بازاريابي شامل: افراد، تجهيزات و روشهاي جمع آوري، طبقه‌بندي، تجزيه و تحليل، ارزيابي و توزيع به موقع اطلاعات درست به تصميم‌گيرندگان بازاريابي است.

روش تحقيق
اين پژوهش از نظر هدف، از نوع کاربردي و از منظر گردآوري داده، روشي توصيفي از نوع پيمايشي محسوب مي‌شود. در اين تحقيق از هر دو نوع داده ثانويه و اوليه استفاده شده است

پرسشهاي اساسي پژوهش
1. وضعيت سيستم مديريت اطلاعات از ديدگاه مديران صف و ستاد چگونه است؟
2. نقاط ضعف و قوت مديريت اطلاعات از ديدگاه مديران صف و ستاد سازمان چيست؟
3. تأثير سيستم مديريت اطلاعات در تصميم گيري مديران سازمان، به تفكيك صف وستاد، به چه ميزان است؟

فرضيه‌هاي پژوهش
1. بين ديدگاه مديران صف و ستاد در حوزه بازرگاني، در مورد اطلاعات بازرگاني، تفاوت معناداري وجود دارد.
2.بين ديدگاه مديران صف و ستاد درزمينه مديريت اطلاعات در حوزه بازرگاني، تفاوت معناداري وجود دارد.

محيط پژوهش
پژوهش حاضر در سازمان (الف) صورت گرفته است كه سازماني پشتيباني و خدماتي تابعه، يكي از از وزارتخانه‌ها است و در سال 1334 با هدف خدمت‌رساني تأسيس شد و بدليل ماهيت وجودي خود درچهار بخش: صنعت، دامداري و كشاورزي،‌ خدمات فروشگاهي و بازرگاني فعاليت خود را آغاز كرد. اين سازمان در يك چرخش استراتژيك و با هدف مديريت بر منابع درآمدي و حذف هزينه‌هاي اضافي تحولي اساسي ايجاد كرد. با ايجاد گروههاي شبه شركتي و تفكيك امور و تخصصها از يكديگر، در بخشهاي: صنعت، دامداري كشاورزي، خدمات و بازرگاني عملاً واحدهاي زيان‌ده را شناسايي و از گردونه سازمان حذف كرد، به گونه اي كه هم اينك با تشكيل پنج شركت تخصصي فعاليتهاي درآمدي سازمان، مديريت مي‌شود.شركتهاي يادشده داراي ماهيت مستقل (خودگردان) بوده، تمامي امور تجاري و توليدي خود را بدون دريافت منابع مالي از سازمان انجام مي‌دهند.

گسترگي جغرافيايي و پراكندگي واحدهاي زيرپوشش شركتهاي سازمان درسطح كشور، برخورداري از يك سيستم يكپارچه اطلاعات بازرگاني در سطح سازمان و شركتهاي تابعه را مي طلبد. با توجه به اينكه مديران در بخش ستاد و صف پيوسته در معرض تهديدهاي تجاري قرار دارند، نگراني از كمبود اطلاعات درست و زيادي اطلاعات غلط بازرگاني تصميم گيري تجاري آنها را با كندي و تا اندازه اي با ركود روبه‌رو كرده است. باوجود ايجاد دگرگوني در بخش سخت‌افزار و نرم‌افزار وخدمات اينترنت و اينترانت و بسترهاي اطلاعاتي، نگراني مديران بازرگاني سازمان و شركتهاي تابعه همچنان وجود دارد.

جامعه آماري، نمونه و روش نمونه‌گيري
جامعه مورد بررسي، شامل مديران صف (مديران شركتهاي زيرمجموعه يا تابعه، مانند: مديران عامل، مديران بازرگاني، مالي، بازرسي، نيروي انساني، طرح و برنامه شركتهاي يادشده) و ستاد (مديراني كه در ستاد سازمان فعاليت مي‌كنند، اعم از مديران عالي مانند مديرعامل، جانشين، معاونان مالي، نيروي انساني، بازرسي، بازرگاني، طرح و برنامه يا مديران مياني از جمله بازرگاني، مالي، حسابرسي، حقوقي، طرح و برنامه، بازرسي، نيروي انساني و حفاظت اطلاعات) مي‌باشد كه تعداد آنها 70 نفر بوده است.

نمونه آماري
در اين پژوهش نمونه گيري صورت نگرفته و از تمامي افراد جامعه آماري (70 نفر) نظرسنجي بعمل آمده است.

گردآوري داده‌ها
ابزار جمع آوري اطلاعات در اين پژوهش، پرسشنامه است.

روش تجزيه و تحليل داده‌ها
در پژوهش حاضر پس از تکميل پرسشنامه‌ها به منظور تجزيه و تحليل داده‌ها، از روشهاي آماري توصيفي و استنباطي استفاده شد و روشهاي استنباطي (شامل آزمون T-Student در سطح اطمينان 95 درصد) براي آزمون فرضيه‌هاي پژوهش مورد استفاده قرار گرفته است.

يافته‌هاي پژوهش
نتايج حاصل از پرسشهاي پژوهش

پاسخ پرسش
وضعيت موجود مديريت اطلاعات بازرگاني سازمان به تفكيك صف و ستاد
با عنايت به بررسيهاي انجام گرفته مي‌توان درمورد وضعيت سيستم مديريت اطلاعات بازرگاني سازمان الف از ديدگاه مديران به اين صورت نتيجه‌‌ گرفت:

الف- مديران صف از روشهاي غيرمكانيزه نسبت به روشهاي مكانيزه بيشتر استفاده مي‌كنند. اين موضوع در مورد مديران ستاد به صورت عكس مي‌باشد. به عبارت ديگر مديران ستاد از روشهاي مكانيزه بيشتر براي تأمين نيازهاي اطلاعاتي خود استفاده مي‌كنند.

ب- وضعيت سيستم مديريت اطلاعات بازرگاني سازمان الف از ديدگاه مديران به تفكيك صف و ستاد در جدول (1) نشان داده شده است.

پاسخ پرسش
نقاط ضعف و قوت مديريت اطلاعات بازرگاني سازمان
با توجه به جدول (1) نقاط ضعف و قوت سيستم مديريت اطلاعات از ديدگاه مديران ستاد و صف به اين صورت است:

1.مديران صف به لحاظ مهارتهاي شخصي از جنبه‌هاي مختلف از جمله ميزان آشنايي با زبان انگليسي، مهارتهاي راهبري رايانه (ICDL)، استفاده از اينترنت و جستجو در وب، مباحث تجارت الكترونيك، سيستم هاي اطلاع يابي و اطلاع رساني خودكار، شبكه هاي رايانه اي محلي(اينترانت) و ميزان آشنايي با سيستم اطلاعات مديريت (MIS) ضعيف و مديران ستاد از نظر موارد يادشده قوي مي‌باشند.
2.اطلاعات دريافتي مديران صف، از لحاظ به روز بودن، به موقع بودن، كافي بودن و مربوط بودن اطلاعات، ضعيف و مديران ستاد از اين نظر قوي مي‌باشد.
3.وضعيت شبكه اينترانت سازمان از نظر مديران صف، از همه جنبه‌ها ضعيف و از نظر مديران ستاد شبكه اينترانت ستاد از همه جنبه‌ها قوي و به ويژه از جنبه سهولت انتقال اطلاعات بسيار قوي مي‌باشد.
4.از نظر مديران ستاد و صف سيستم دستي بطور كلي ضعيف است. از لحاظ دسترسي به بايگاني پرونده هاي جاري و راكد مرتبط با شغل، طبقه بندي و تفكيك اطلاعات، سهولت انتقال اطلاعات، صرفه جويي در وقت و سهولت تكثير نسخ كاغذي و پرونده‌هاي اطلاعات بازرگاني، سيستم دستي ضعيف است.

هر دو دسته مديران وضعيت نرم‌افزار بازرگاني مورد استفاده را ضعيف مي‌دانند. از نظر مديران ستاد و صف، نرم‌افزار بازرگاني سازمان يا شرکت مربوط به لحاظ سفارش كالا و خريد و فروش الكترونيكي، امضاي الكترونيكي، اتصال به شبكه بانكي كشور و پرداخت الكترونيكي ضعيف است.
وضعيت امنيت شبكه از نظر مديران ستاد قوي و از نظر مديران صف ضعيف است.

پاسخ پرسش
ميزان تأثير مديريت اطلاعات بازرگاني در تصميم گيري مديران سازمان
مديران سازمان الف اعم از ستاد و صف، بر اين باور هستند که مديريت اطلاعات اثر زيادي بر تصميم‌گيريهاي بازرگاني آنها دارد.

نتايج حاصل از فرضيه‌هاي پژوهش
فرضيه اول: با توجه به نتايج آزمون T-Student در سطح اطمينان 95 درصد، فرضيه اول پژوهش تأييد مي‌شده ونشان مي‌دهد كه وضعيت اطلاعات دريافتي مديران ستاد از جنبه‌هاي مختلف بهتر از اطلاعات دريافتي مديران صف است.
فرضيه دوم: نتايج محاسبه آمارها نشان مي‌دهد كه بين ديدگاه مديران صف و ستاد در زمينه مديريت اطلاعات در حوزه بازرگاني، اختلاف معني‌دار وجود دارد. با توجه به بالا بودن ميانگين ستاد، مي‌توان چنين استدلال كرد كه وضعيت مديريت اطلاعات بازرگاني در ستاد نسبت به صف مطلوبتر بوده، از نقاط قوت بيشتري برخوردار است.

نتايج حاصل از مطالعه ساير يافته‌هاي پژوهش
الف- استفاده از روشهاي مكانيزه، مانند: سيستم مكانيزه بازرگاني، اينترانت و اينترنت در ستاد، از اولويت بالاتري نسبت به صف برخوردار است و به عكس استفاده از روشهاي غيرمكانيزه، مانند: سيستم دستي، تلفن و فكس و همايشها، صندوق پستي و… در شركتهاي تابعه (صف) نسبت به ستاد از اولويت بالاتري برخوردار است. اين امر نشان مي‌دهد كه توسعه سيستم‌هاي مكانيزه در سطح سازمان بطور يكسان صورت نگرفته است و باعث شده در سطح كل سازمان وضعيت ناهمگوني به جهت استفاده از روشهاي مختلف براي تأمين نيازهاي اطلاعاتي به وجود بيايد. اولويت روشهاي تأمين نيازهاي اطلاعاتي در سطح سازمان كه بيشتر متأثر از وضعيت شركتهاي تابعه است به صورت زير است:
1.سيستم دستي؛
2.همايشها، كنگره ها، نمايشگاهها و نشستهاوجلسات عمومي و خصوصي،
3. تلفن و فاكس،
4.اينترنت،
5. سيستم مكانيزه (شامل پايگاههاي اطلاعاتي و نرم‌افزار بازرگاني)،
6.اينترانت،
7.صندوق پستي،
8.روزنامه،
9.نشريات ادواري اقتصادي تخصصي،
10. سيستم نظر سنجي.

ب- نتايج حاصل از تجزيه و تحليل داده‌ها نشان مي دهد که مديران سازمان به اطلاعات منابع تأمين کالا و مواد اوليه، مشخصات کالا و اطلاعات خريد بيشترين نياز را دارند.

پ- مديران ستاد به لحاظ آشنايي به زبان انگليسي، تفاوت قابل ملاحظه‌اي با مديران صف ندارند اما به لحاظ آشنايي با مهارتهاي راهبري رايانه (ICDL)، استفاده مديران از اينترنت و جستجو در وب، تجارت الكترونيك، سيستم‌هاي اطلاع‌يابي و اطلاع رساني خودكار، شبكه‌هاي رايانه اي محلي(اينترانت) و سيستم اطلاعات مديريت MIS تفاوت محسوسي وجود دارد و مديران ستاد از سطح مهارت بالاتري برخوردارند.

ت- نتايج نشان مي‌دهد كه وضعيت اطلاعات دريافتي مديران ستاد از جنبه‌هاي مختلف، بهتر از اطلاعات دريافتي مديران صف است.

ث- نتايج حاصل از مقايسه ميانگين نمرات داده شده به پرسشهاي مربوط به وضعيت شبکه اينترانت، نشان مي‌دهد كه وضعيت شبکه اينترانت ستاد، از جنبه‌هاي مختلف بهتر از وضعيت شبکه اينترانت صف است.

ذ- نگرش مديران ستاد و صف در مورد وضعيت سيستم دستي، تفاوت قابل ملاحظه‌اي ندارد و از نظر هر دو دسته از مديران، سيستم دستي ضعيف است.

چ- از نظر مديران ستاد و صف، نرم‌افزار بازرگاني سازمان يا شرکت مربوط به لحاظ سفارش كالا و خريد و فروش الكترونيكي امضاي الكترونيكي اتصال به شبكه بانكي كشور و پرداخت الكترونيكي ضعيف است.

ح- وضعيت امنيت شبکه مديريت اطلاعات بازرگاني ستاد از جنبه‌هاي مختلف بهتر از وضعيت امنيت شبکه مديريت اطلاعات بازرگاني صف است.

جمع‌بندي و پيشنهادها
بر اساس تجزيه و تحليل‌هاي انجام شده و يافته‌هاي به دست آمده در اين پژوهش، در جهت بهبود مديريت اطلاعات حوزه بازرگاني سازمان اتکا، پيشنهادهايي به شرح زير ارائه مي شود:
از آنجا كه مديران بازرگاني براي رسيدن به هدفهاي شركت، وظايف و نقشهاي متعددي را ايفا مي‌كنند. براي انجام اين وظايف و نقشها نياز به اطلاعات درست، دقيق، با معنا، كافي، مربوط و به موقع دربارة مشتريان، رقبا، بازرگانان و ساير نيروهاي موجود در بازار را دارند تا بتوانند به موقع تصميم‌گيري كرده، راهبردهاي بازاريابي خود را تعيين كنند؛ همة اينها به طور بالقوه در موفقيت يک سازمان تأثير دارند.
هرچه فرصتها و تهديدها زودتر شناسايي شوند، مديريت زودتر ميتواند تصميم بگيرد که چه بکند، از اين‌رو استفادة مؤثر و سودمند از اطلاعات براي تصميم سازي موفق بازاريابي توسط مديران بازرگاني ضروري است.
با عنايت به مطالب يادشده، نتايج به دست آمده از تجزيه و تحليل داده‌هاي پژوهش در زمينه وضعيت موجود مديريت اطلاعات بازرگاني سازمان، الگوي زير به عنوان الگو (مدل) مفهومي مديريت اطلاعات حوزه بازرگاني سازمان (الف) پيشنهاد مي‌شود: (شكل1)
براساس الگوي پيشنهادي، اطلاعات مورد نياز مديران بازرگاني سازمان (الف)، را مي‌توان از سه منبع: منابع داخلي شرکت، اطلاع‌رساني و سيستم نظرسنجي و تحقيقات بازار تهيه‌ كرد.

همچنين پيشنهاد مي شود:
واحدي باعنوان: مرکز تخصصي اطلاع رساني بازرگاني در سازمان ايجاد شود و مسئوليت تهيه، پردازش و توزيع اطلاعات تخصصي بازرگاني را با همکاري ديگر بخشها به عهده بگيرد.
اين مرکز مي تواند گزارشهاي آماري مختلفي را در دوره هاي مشخص: (ماهيانه، سه ماهه، شش ماهه و ساليانه) تهيه كرده، در اختيار استفاده کنندگان قرار دهد. شرح وظايف مركز اطلاع‌رساني تخصصي بازرگاني سازمان الف به شرح زير پيشنهاد مي‌شود:

*شناسايي و دريافت نيازهاي اطلاعاتي مديران مربوطه،
*جمع‌آوري و تجزيه‌وتحليل اطلاعات بازرگاني،
*تهيه گزارشهاي دوره‌اي و موردي براي استفاده مديران ذيربط،
* نظر سنجي از مشتريان و تجزيه‌و تحليل نظرات و ارائه نتايج آن براي ايجاد بهبود در محصولات و فرايندهاي سازمان،
* انجام تحقيقات بازار براساس روشها و تكنيك‌هاي علمي،
*توزيع و ارائه به موقع اطلاعات مورد نياز مديران مربوطه،

با برگزاري دوره هاي آموزشي زبان انگليسي، آشنايي با مهارتهاي راهبري رايانه، استفاده از اينترنت و جستجو در وب، سيستم‌هاي مکانيزه و به ويژه مباحث تجارت الکترونيک براي ارتقاء مهارتهاي شخصي مديران،
برگزاري دوره هاي آموزشي مختلف بصورت چندرسانه اي و از راه شبکه اينترانت سازمان براي سطوح مختلف مديران و کارکنان،
کارکنان به استفاده از تمهيداتي مانند پست الکترونيک به جاي نامه نگاريهاي رايج مديران و کارکنان و امکانات موجود در شبکه اينترانت سازمان تشويق و ترغيب شوند و فرهنگ سازي لازم در اين مورد بيش از پيش صورت گيرد.

براي انتقال حجم زيادي از اطلاعات در زمان کمتر و با کيفيت بالاتر، بين شعب مختلف و مراکز شهرستانهايي که امکان استفاده از ارتباطات زميني وجود ندارد، از امکانات ارتباطي ماهواره اي VSAT استفاده شود. اين امر مي تواند از راه برون سپاري صورت گيرد.
براي جلوگيري از تبادل اطلاعات اضافي و تکراري و بمنظور بازيابي سريع اطلاعات در سيستم دستي و نيز در سيستم مکانيزه، سازمان از يک نظام کدينگ يکپارچه بهره بگيرد.
نرم افزار موجود مديريت اطلاعات و امکان جايگزيني آن با يک نرم افزار مناسب بررسي شود.
سازمان در مرحله کنوني از نرم افزار مناسب تحت شبکه در حوزه زنجيره تأمين و بازاريابي خود استفاده كند.
سازمان از رمز شخصي به جاي امضاي الکترونيکي براي تبادل انواع اسناد، مانند: درخواستهاي کالا، درخواستهاي خريد و … بين واحدها استفاده كند.
بانکهاي اطلاعاتي يکپارچه در سازمان طراحي و پياده سازي شود تا هم امکان دسترسي به اطلاعات منحصر به فرد مهيا شود و هم از نگهداري و توليد اطلاعات تکراري و متناقض جلوگيري شود

* اين مقاله در ماهنامه تدبير به چاپ رسيده است.

BIM is an ISO9002-2000 quality assured, BACS approved company with more than 40 years experience of payroll processing. Our philosophy is simple: to deliver payroll solutions that fulfil your requirements precisely.
Your payroll is in safe hands with BIM

Our investment in Unipay, considered to be the most powerful payroll software in existence, gives us total flexibility to provide every client with the equivalent of a tailor-made system.