مديريت جلسات و سخنرانی

نویسنده:مير عظيم قوام
انتشارات جمال الحق: خلاصه كتاب:
ارائه دهنده : محمدجواد مؤذنيان

فهرست مطالب
بخش اول: مديريت جلسات    4
فصل اول/ مديريت قبل از جلسات    4
فصل دوم/ مديريت در اثناء جلسات    5
فصل سوم/ مديريت بعد از جلسات    5

بخش دوم: مديريت سخنراني    5
فصل اول/كليات    5
فصل دوم/ تجزيه و تحليل شنونده    5
فصل سوم/ جمع آوري مطالب براي سخنراني    5
فصل چهارم/ سازماندهي متن سخنراني    5
فصل پنجم/ شروع و خاتمه سخنراني    5
فصل ششم/ كاربرد زبان    5
فصل هفتم/ ايراد نطق    5
فصل هشتم/ كاربرد وسايل كمك آموزشي    5
فصل نهم/ تقويت اعتبار سخنراني    5

بخش سوم:  500 پيام كوتاه به مديران    5
هدايت سازمان    5
مديريت زمان    5
فعاليت يا محصول سازمان    5
مشتريان، مخاطبين و مراجعين    5
رفتار با مافوق    5
رفتار با كاركنان و مديران تابعه    5
امور شخصي و اخلاقي    5
خانواده    5

بخش اول: مديريت جلسات
فصل اول/ مديريت قبل از جلسات
1- ضرورت تشكيل جلسه
2- تبيين دستور جلسه
3- پيش نويس و طرح اوليه براي مباحث
4- تعيين تعداد و سطح اعضاي جلسه
5- مدت زمان جلسه
6- مكان و زمان برگزاري جلسه
7- تعيين رئيس و دبير جلسه
8- دعوتنامه
9- پذيرايي

فصل دوم/ مديريت در اثناء جلسات
1- زمان شروع جلسه
2- تلاوت قرآن مجيد
3- شروع بحث با سخنان كوتاه رئيس
4- كليات هر دستور جلسه
5- بحث تفصيلي هر دستور جلسه
6- موضع گيري رئيس جلسه
7- مشاركت همه اعضا
8- كنترل سخنان اعضا
9- خودكنترلي رئيس
10- جمع بندي و تصميم گيري
11- شفافيت تصميمات اتخاذشده و مسؤوليت ها
12- ثبت و ضبط مباحث جلسه
13- زمان ختم جلسه

فصل سوم/ مديريت بعد از جلسات
1- ارسال صورتجلسه و مصوبات
2- پيگيري قاطع ولي محترمانه مصوبات
3- بكارگيري سياست تشويق و تنبيه
4- پيگيري در ابتداي جلسه بعد

بخش دوم: مديريت سخنراني
فصل اول/كليات
1.اگر از ايستادن در مقابل جمع و ايراد سخنراني ترس داريد، آگاه باشيد كه در اين ترس تنها نيستيد و اين ترس براي افراد بسيار زيادي وجود دارد.
2.خود را در حال ايراد سخنراني مؤثر و قوي تصور كنيد.
3.در حال سخنراني بهترين حالت جسمي و روحي را داشته باشيد.
4.قبل از شروع صحبت، چند نفس عميق بكشيد.
5.در مورد مقدمه سخت كار كنيد.
6.با شنوندگان ارتباط چشمي برقرار كنيد.
7.از وسايل كمك آموزشي استفاده كنيد.
8.در آنچه مي گوييد صادق باشيد.
9.موضوع سخنراني بايد براي مخاطبان، جذاب و مفيد باشد.

فصل دوم/ تجزيه و تحليل شنونده
    در تجزيه و تحليل شنوندگان و صحبت كردني كه مناسب حال آنها باشد ، موارد ذيل بايد مورد توجه قرار گيرند:
1)    سن مخاطبان.
2)    جنسيت مخاطبان.
3)    مذهب مخاطبان.
4)    تعلق گروهي مخاطبان.
5)    قوم و نژاد و آداب و رسوم مخاطبان.
6)    سطح معلومات مخاطبان.
7)    نگرش مخاطبان نسبت به سخنران.
8)    توقع مخاطبان بر اساس موقعيت.

    نكته:
با عنايت به موارد فوق¬الذكر -با هر روشي كه امكان دارد- بايستي قبل از سخنراني اطلاعات لازم را در مورد مخاطبان خود به دست آوريد.

فصل سوم/ جمع آوري مطالب براي سخنراني
    به اندازه كافي مطالعه كرده و يادداشت برداري كنيد.
    از نظر و تجربه افراد صاحب نظر در رابطه با موضوع سخنراني استفاده كنيد.
    از كتابخانه ها و منابع موثق اينترنت كمك بگيريد.
    براي انجام يك سخنراني خوب بايستي موارد زير را نيز براي استفاده در سخنراني جمع آوري كنيد.
1)    مثال ها و مصاديق.
2)    آمار و ارقام (صحيح و دقيق).
3)    نظر دانشمندان و متخصصان.

    نكته:
هر قدر موضوع سخنراني مربوط به مسايلي باشد كه در مورد آن تجربه و معلومات قبلي داريد، به همان ميزان تسلط شما بيشتر شده و سخنراني بهتري ايراد خواهيد كرد.

فصل چهارم/ سازماندهي متن سخنراني
    سازماندهي كردن متن سخنراني مهم است زيرا شنوندگان توقع دارند مطالب به هم مربوط باشند. آنها در برابر سخنراناني كه از موضوعي به موضوع ديگر مي پرند، صبر كمي دارند.
    اين را در ذهن داشته باشيد كه شنوندگان (بر خلاف خوانندگان) اگر در فهم مطالب گوينده دچار مشكل شوند، نمي توانند به صفحه قبل برگردند.
    نكته هاي اصلي را به دقت انتخاب كنيد و به نحو راهبردي منظم و مرتب كنيد.
    ميزان وقت اختصاص داده شده به نكته هاي اصلي را متعادل كنيد.
    در خصوص ترتيب بيان مطالب به دقت تصميم گيري كنيد.
    عناوين قسمت هاي مختلف سخنراني (مقدمه – متن – نتيجه گيري) را به تفكيك و به گونه اي بايد روي كاغذ آورد كه هنگام سخنراني به راحتي قابل استفاده باشد.
    يادداشت ها بايد خوانا باشد.
    در اثناء سخنراني لازم است براي اداي برخي مطالب حالت هايي براي خود داشته باشيد. (مانند بلند شدن، آهسته گفتن، تأكيد كردن و …) براي فراموش نكردن اين مطلب در حين سخنراني، مي توان از قبل با علايم و يا نوشتن كلمه هاي فوق در كنار مطالب مورد نظر، مشكل را حل كرد.

فصل پنجم/ شروع و خاتمه سخنراني
1)    شروع ها هميشه مهم هستند. شروعي ضعيف ممكن است شنوندگان را گيج يا دلزده كند و سخنران هرگز نتواند آنها را تحت پوشش بگيرد.
2)    مقدمه را طولاني نكنيد.
3)    مقدمه خود را بارها تمرين كنيد تا بدون مراجعه به يادداشت بتوانيد…
4)    اكثر افراد، شنوندگان ضعيفي هستند. بهتر است در مقدمه اجمالاً مشخص كنيد كه در طول سخنراني چه خواهيد گفت.
5)    در شروع سخنراني توجه و علاقه شنوندگان را جلب كنيد.
•    موضوع را به مخاطب ارتباط دهيد.
•    اهميت موضوع سخنراني را به مخاطبان تفهيم نماييد.
•    احساسات عاطفي و كنجكاوي مخاطبان را تحريك نماييد.
•    با پرسيدن يك يا چند سؤال، ذهن مخاطبان را درگير موضوع كنيد.
6)    موضوع سخنراني خود را به وضوح بيان كنيد. در غير اين صورت مخاطبان شما گيج مي شوند و همين كه آنها گيج شوند، شما براي جذب آنان به سخنراني شانس كمتري خواهيد داشت.
7)    از آنجا كه اظهارنظر نهايي شما و نتيجه گيري از بحث به احتمال زياد مدت زيادتري در ذهن مخاطبان مي ماند، لذا بايد نتيجه گيري را با همان دقتي كه مقدمه را تهيه كرديد، با مهارت و استادي
انجام دهيد.

    و نهايتاً سخنراني خود را مي توانيد به يكي از شكل هاي زير خاتمه دهيد:
1)    بيان خلاصه مطالب ارائه شده و نكته هاي اصلي آن.
2)    تمام كردن سخنراني با يك نقل قول.
3)    استفاده از يك عبارت برجسته و مهيج كه خود ساخته ايد.
4)    اشاره مجدد به مقدمه بحثتان.

    البته تلفيقي از روش هاي فوق نيز مي تواند خاتمه خوبي باشد.

فصل ششم/ كاربرد زبان
زبان نقش مهمي در سخنراني دارد. آشنايي يك سخنران با انواع واژه ها و معاني آنها و اينكه در هر مورد از چه واژه هايي استفاده شود، اهميت فراواني دارد.
1)    انتخاب واژه ها و كلمات بايد با فرهنگ و سطح سواد و … مخاطبان متناسب باشد.
2)    تا وقتي معني واژه اي را نمي دانيد، آن را در سخنراني به كار نبريد.
3)    از به كار بردن چند كلمه مترادف و هم معني به دنبال هم خودداري كنيد.
4)    براي وصل كردن بخش هاي مختلف سخنراني از تكيه كلام و عبارات تكراري استفاده نكنيد.
5)    براي تأثيرگذاري بيشتر سخنراني از تشبيه و استعاره و نيز كلماتي استفاده كنيد كه براي شنونده تصوير ذهني ايجاد كند.
    به طور كل رعايت ادب و نزاكت در طول سخنراني را فراموش نكنيد.

فصل هفتم/ ايراد نطق
در اين فصل از كتاب توضيحات كوتاهي در هر يك از موارد زير ارائه شده است.
♫    شيوه هاي ايراد نطق
♫    كيفيت صداي گوينده
♫    ميزان صدا
♫    شدت صدا
♫    سرعت سخنراني
♫    مكث ها
♫    تنوع صدا
♫    تلفظ
♫    گويش
♫    ارتباطات غير زباني

فصل هشتم/ كاربرد وسايل كمك آموزشي
    مزاياي وسايل كمك آموزشي
    روشني و صراحت وسايل كمك آموزشي
    ايجاد علاقه
    ماندگاري بيشتر در ذهن
    انواع وسايل كمك آموزشي
    تجهيزات
    الگوها
    تصاوير
    نمودارها
    جداول
    اسلايدها و نوارهاي ويدئويي
    پاورپوينت
    نكاتي در مورد استفاده از وسايل كمك آموزشي

فصل نهم/ تقويت اعتبار سخنراني
    كسب اعتبار
موارد زيادي بر اعتبار سخنران تأثير مي گذارد از جمله:
    صلاحيت، مهارت و دانش سخنران
    شخصيت سخنران
    جذابيت فيزيكي و جسماني سخنران
    اعتبار اجتماعي و شهرت سخنران
    انواع اعتبار
    راه هاي تقويت اعتبار
    استفاده از مدارك و شواهد

بخش سوم:  500 پيام كوتاه به مديران
هدايت سازمان
1-مديريت، هدايت و به كارگيري نيروها و امكانات است، نه وارد امور اجرايي و جزئي شدن.
2-تفكر، تعقل، نوآوري و خلاقيت داشته باشيد.
3-ماهي يك بار با مديران تابعه خود تشكيل جلسه بدهيد، عملكردشان را بررسي و مصوبات قبلي را پيگيري كنيد و سياست ها و جهت گيري هاي آينده را با هم ترسيم كنيد.
مديريت زمان
1-كمبود وقت بيشتر به خودتان برمي گردد، تقصير ديگران و چيزهاي ديگر نيندازيد.
2-به عقيده متخصصان، در مقابل هر دقيقه وقتي كه صرف برنامه ريزي مي كنيد، معادل ده دقيقه وقت در حين انجام كار صرفه جويي مي كنيد.
3-پايبندي به جدول زمان بندي كارها بسيار خوب است، اما خيلي هم خشك و سرسخت نباشيد، انعطاف¬پذير باشيد و به برخي مصلحت ها و اولويت هاي پيش آمده ترتيب اثر بدهيد.
فعاليت يا محصول سازمان
1-هرگز به وضع موجود قانع نباشيد، دنبال پيشرفت، ترقي و محصولات و فعاليت بيشتر و
بهتري باشيد.
2-منافع بيشتر را در افزايش كيفيت محصول يا فعاليت سازمانتان بجوييد.
3-خدمات پس از فروش خود را بهبود ببخشيد.
مشتريان، مخاطبين و مراجعين
1-براي تمايلات و سلايق مخاطبين و مشتريان سازمان خود ارزش قائل شويد.
2-رضايت مشتريان و مخاطبين خود را اندازه گيري كنيد.
3-باور كنيد كه پرخاش و تهاجم به ديگران، شما را به خواسته هايتان نمي رساند.
رفتار با مافوق
1-اگر كاري به شما واگذار مي شود كه خارج از توان شماست، با شهامت نپذيريد.
2-در برابر مافوق خود احساس ذلت و حقارت نكنيد.
3-به خاطر رضايت مافوق خود، موجبات نارضايتي مردم يا خشم خداوند را فراهم نكنيد.
رفتار با كاركنان و مديران تابعه
1-با كاركنان و مديران تابعه خود مهربان و خوش اخلاق باشيد.
2-به كاركنان خود نگاه ابزاري نداشته باشيد، آنها انسان هستند.
3-براي گره گشايي از مشكلات كاركنانتان، به آنها مساعده، وام و يا پول قرض بدهيد.
امور شخصي و اخلاقي
1-رياست طلب نباشيد، چرا كه آخرش هلاكت است.
2-حدس و گمان را كنار بگذاريد، آگاهانه تصميم گيري كنيد.
3-هر روز لحظاتي را با خود خلوت كرده و در محيطي آرام و بدون مزاحمت تفكر كنيد.
خانواده
1-بين كار و زندگي شخصي توازن برقرار كنيد.
2-براي خانواده خود وقت بگذاريد. دادن پول زياد و در اختيار گذاشتن اتومبيل، نيازهاي آنان را تأمين نمي كند.
3-گاهي در امور خانه به همسرتان كمك كنيد. به ويژه كارهايي كه معمولاً جزء وظايف
خانم ها مي باشد.