نویسنده: اصغر مبارکی
پیمانکار طی پیمانی که به همراه شرایط و مدارک الحاقی می باشد متعهد می شود کارهایی مشخص و در بازه ی زمانی معین و با هزینه و کیفیتی تعیین شده انجام دهد و مبالغ پولی را براساس شرایط قرارداد از کارفرما دریافت نماید. هر عاملی که سبب بروز اختلال در تعهدات مندرج در قرارداد شود احتمالا توسط پیمانکار و کارفرما در معرض ادعا قرار می گیرد. در واقع ادعا ، ابزاری برای اثبات حقی برای جبران هزینه ها یا زمان تحمیل شده خارج از قرارداد و اثبات مالكیت زمان و هزینه است.
منشا ایجاد ادعا افراد زیر می باشند:
کارفرما ، شخص ثالث ، پیمانکار
در ابتدا خواست هایی از سوی هر یك از طرفین برای طرف دیگر مطرح می گردد(ادعا).در صورتی كه این خواست ها مورد توافق طرف مقابل قرار نگیرد جرقه اختلاف زده می شود.
ادعا یا در طول پروژه و یا در انتهای پروژه مطرح می گردد.و پیامدهای نامطلوبی را برای پیمانكار و كارفرما بدنبال دارد كه از جمله آنها می توان به وقفه در انجام كارها، كم شدن انگیزه گروههای درگیر در پروژه، خدشه دار شدن روابط كارفرما و پیمانكار و صرف هزینه، زمان و انرژی زیاد طرفین برای حل ادعا ، نادیده گرفتن برخی مستندات، اختلافات عمیق تر و دخالت افراد ، امکان نادیده گرفتن ، فراموش شدن و از حیث اهمیت خارج شدن برخی از ادعاها اشاره كرد.
برخی از دلایلی که منجر به ادعا می شود شامل موارد زیر و نه محدود به آن می شود:
وقتی کارفرما:
1- قرارداد و محدوده کاری را باز در نظر می گیرد
2- در پرداخت ها و تعهدات مالی خود تاخیر دارد
3- در تصمیم گیری تعلل دارد
4- اطلاعات مورد نیاز در دسترس ندارد
5- پاسخ خارج از موعد به مكاتبات و پرسش های كتبی پیمانكار.
6- اعمال تغییرات در محدوده کار
پیمانکار علیه کارفرما ادعا می کند.
وقتی پیمانکار:
1- افزایش زمان و هزینه پروژه
2- تغییر در سطح كیفی مفاد قرارداد
3- تغییر در محدوده کار
کارفرما علیه پیمانکار ادعا می کند.
علت اصلی ادعاهای پیش آمده، شناخت و طراحی نادرست، قراردادهای نامناسب، کنترل و نظارت ضعیف بر پروژه و ارتباطات ضعیف می باشد. این عوامل در نهایت افزایش زمان وهزینه را به دنبال خواهند داشت و افزایش هزینه نیز ادعای مالی را سبب می گردد.
راهكارها و پیش نهادها
مدیریت هم علم است و هم هنر، لذا برخورد با اختلافات مدیریت خاصی می خواهد . مدیریت اختلافات و دعاوی نقش پیش گیرانه و حلال با حوزه عملكردی بسیار گسترده خواهد داشت. از مناظر مختلف می توان به تحلیل مدیریت دردعاوی واختلافات پرداخت.پیش بینی ها و پیشگیری ها در صورتی كه ازچشم تیز بین مدیریت دور بمانند ممكن است كل ساختار پروژه را با آفت اختلاف بیمار نمایند.
بر اساس توسعه استاندارد جهانی مدیریت پروژه Extension of PMBOK مدیریت ادعاها مشتمل برچهار فرآیند به شرح زیر می باشد:
1- شناسایی كلیم
2- كمی كردن كلیم
3- ممانعت از كلیم
4- راه حل یاتوافق كلیم
برخی از اقداماتی که در طول فرایند مدیریت ادعا پیشنهاد می گردد به شرح ذیل است:
1- بررسی کامل طرح مورد نظر قبل از مناقصه
2- تخصیص زمان مناسب جهت اجرای پروژه، در نظر گرفتن زمان کوتاه و غیر منطقی برای اجرای پروژه مشکلات زیادی را برای ذی نفعان پروژه به همراه خواهد داشت
3- پس از عقد قرارداد و توافق نامه های پیمان و تشكیل تیم مدیریت پروژه تعهدات، مسئولیتها و اختیارات هریك از اركان پروژه به صورت موضوعی مشخص و تفكیك شود تا به این صورت محدوده تعریف شده هر یك از اركان پروژه شفاف و به صورت ساده در دسترس قرار گیرد.
4- شناسایی و پیگیری نیاز ذینفعان
5- استفاده از درس های آموختنی
6- مستند سازی قوی
7- اصلاح سیستم توزیع ریسك بین طرفهای پیمان
8- تبدیل فرهنگ از متهم كردن طرفین به فرهنگ مشاركت
9- استفاده مستمر ومفید از مشاوران حقوقی
10- مذاكرات و جلسات مفید و مستمر طرفین قرارداد قبل وحین اجرا
در واقع با مدیریتی درست مطابق با استاندارد مدیریت پروژه می توان ادعاهای در طول پروژه را به حداقل رساند
مدیریت ادعا (Claim Management) ، یکی از موضوعات مهم در مدیریت پروژه و مناسبات بین کارفرما و پیمانکار به ویژه در پروژه های عمرانی (اعم از صنعتی و غیر صنعتی) می باشد. به صورت کلی مدیریت «مطالبات پیمانکار» (علاوه بر مقادیر پیش بینی شده در قرار داد) و «تعهدات و احیانا قصور کارفرما»، را اصطلاحا «مدیریت ادعا» نام گذاری می شود.
بر اساس قوانین و مقررات جمهوری اسلامی ایران و همچنین در سطح بین المللی، مدیریت ادعا دارای جایگاه ویژه، نیز در ارتباط تنگاتنگ با اصول فنی و مهندسی، مبانی حقوقی پیمان و مباحث ظریف کنترل پروژه می باشد.
لذا، این سایت با هدف به اشتراک گذاشتن یافته ها، داده ها و تجربیات شخصیت های حقیقی و حقوقی گروه Claimica برنامه ریزی گردیده است، و در این راستا از نقطه نظرات کلیه دوستان در راستای تبادل این اطلاعات و تجربیات بهره خواهد برد.
تهیه لایحه تاخیرات و مدیریت ادعا(Claim) دو نمونه از با ارزش‌ترین خدمات تیم‌های کنترل پروژه می‌باشد که شاید بتوان آنها را به عنوان معدود مواردی دانست که توجیه اقتصادی استفاده از خدمات مشاوره مدیریت را بصورت مستقیم نمایان می‌سازند. عموما به دليل آن كه اركان پروژه نسبت به شرايط تعهدات و قوانين حاكم برقرارداد به صورت كامل آگاه نبوده يا مطابق آنها اقدام نمي كنند مشكلاتي در حين اجرا و عموما در پايان پروژه ها اتفاق مي افتد كه توافق در راه حل قطعي آنها پيچيده و گاها غير ممكن شده و عموما پيمانكار پروژه بخشي از بهاي كاركرد خود را دريافت نمي كند يا آن كه كارفرما بهاي بيشتري از كاركرد حاصل شده در مقدار يا كيفيت را پرداخت مي كند و بعضا نيز كار پروژه به صورت كامل به انجام نمي رسد. از این رو پیمانکار اقدام به تهیه مدارک مستندی مینماید که در آن دلایل تاخیرات مجاز خود و مایلستون‌هایی را که بنا به تاخیرات عملکردی کارفرما باعث تاخیردر اجرای کار شده است( ازجمله تاخیر در تحویل زمین، ارایه نقشه، دستور کار و …) مطرح نموده و درخواست در نظر گرفتن آنها از سوی کارفرما و بالتبع آن جبران خسارات مربوطه می‌شود. اين ادعا معمولاً به صورت درخواست کتبي به انضمام مدارک قراردادي،كه درخصوص جبران مالي، زماني يا تحقق ساير شرايط که از نظر قراردادي موجب اختلاف درخواست کننده و طرف قرارداد يا کارفرما است،بروز و ظهور مي‌يابد.
گروه مشاوران هانا با در اختیار داشتن تیم مجرب در خصوص تهیه لایحه تاخیرات و مدیریت ادعا که تجربه ارایه خدمات مشابه به سازمان‌ها و شرکت های بزرگ نفتی، پتروشیمی، ساختمانی و غیره را دارند آماده ارایه خدمات مربوطه به پیمانکاران و کارفرماها(جهت بررسی لایحه‌ای تاخیرات ادعاهای پیمانکاران) می‌باشد.
لازم به ذکر است که متد و الگوریتم مورد استفاده این مشاور بسیار علمی و مبتنی بر بررسی دقیق برنامه‌های زمان‌بندی و با استفاده از نرم افزار و اصول کنترل پروژه بوده و تاخیرات پروژه و دلایل و مسببین آن را به دقت روز محاسبه مینماید.
منبع : kpmteam.com
Claims Management
Aon Claims ManagementAon has been providing claims management services for a number of Clients in relation to “self-insured” programmes for more than 20 years.
A decision was made in 2001 to organise our motor and liability case management into a specialist division – Aon Claims Management (ACM) has proven of great worth to the many Aon clients with whom we partner.
Our Approach
Our skilled personnel and in-depth understanding of the management of liability cases is combined with our deep understanding of the Clients business. These qualities are supplemented with top class information technology and risk management tools from our worldwide organization to produce a service that we in ACM are uniquely placed to provide.
Our main focus is to contain the programme costs through accurate reserving, proactive incident and claims management, structured litigation management and the vigorous pursuit of subrogation, whilst delivering a proactive claims service to our clients.
We differ from traditional Liability Adjustors in that we specialize in handling ‘self-insured’ programmes for Clients, rather than doing a majority of work for Insurers. We believe this gives us a uniquely client focused approach, whilst we still appreciate the Insurer’s requirements.
Our Services
We provide service and advise on:
Incident Analysis & Investigation
Incident management to avoid legal claims
Absence management and Rehabilitation
InjuriesBoard.ie case management
Claims Investigation and Negotiation
Liability and Quantum Assessment
Reserving
Litigation Management
Payment and Accounting
Service Provider Management
Case Reviews
We pride ourselves on providing a top class liability claims management service.
Case Management Philosophy:
ACM work with the Client to actively manage any incident or claim that arises. We emphasise accident prevention and feed back risk management information to the Client from our bespoke IT system, with a view to reducing the number of incidents occurring. Once an incident has occurred we provide significant support to the Client with a view to managing the incident and preventing it becoming a legal claim.
Programme Steps:
We spend time with the Client at the commencement of the programme to ensure that there is a full understanding of the programme and we agree a procedural document so that all parties are clear of what their obligations are in the programme.
ACM’s experienced personnel manage all cases that arise in the programme. We aim to develop good working relationships with the Client so that maximum input is obtained in terms of the investigation and management of the incidents and claims.
Conclusions:
ACM is a dedicated division of Aon, specialising in liability incident and claims management. We have highly competent and experienced employees, working to provide a top class service, and specialising in the management of incidents and claims within self-insured programmes.
We fundamentally believe that the best results will only be obtained in a self-insured programme where the Client has ownership of the programme. Our approach aims to deliver a situation where the Client has all the support required from ACM to achieve this. The Client can concentrate on their core activities while maintaining a significant level of control on the programme.
http://www.aon.com/ireland/risk-services/claims-management.jsp
