مديران امروزي در محيطي پرابهام، پويا و متحول كار ميكنند. يكي از بارزترين خصوصيات عصر حاضر، تغييرات و تحولات شگرف و مداوم در طرز تفكر، ايدئولوژي، ارزشهاي اجتماعي، روشهاي انجام كار و بسياري از پديده‌هاي ديگر زندگي است. علوم مختلف در چند دهه اخير بيش از هر دوران ديگر در طول تاريخ بشر، پيشرفت كرده است. فناوري بهطورمداوم و باشتابي بيمانند در حال تحول و پيشرفت است و ارتباطات جديد، امكان هرگونه تماس را از هر نقطه جهان به نقطه ديگر در كوتاهترين مدت و با كمترين هزينه ميسر ساخته است. در دنياي كنوني، بر اثر پيشرفت فناوري، طبيعت و محتواي كار به گونهاي تغيير كرده است كه نه تنها كالا و خدمتي كه قبلا توسط نيروي انساني توليد ميشد امروزه توسط دستگاه، توليد ميشود، بلكه عمل تصميمگيري كه تاكنون توسط انسان انجام مي‌شده است، درحال حاضرتا حد زيادي توسط دستگاه انجام ميشود. استفاده از انواع رايانه‌هاي پيشرفته و نيروي كار رايانهاي در سازمانها و محيطهاي كار، نمونههايي از اينگونه تغييرات به شمار ميآيند. آثاري كه دستگاههاي پردازش الكترونيكي و نيروي كار رايانهاي در عملكرد سازمانها و زندگي بشر امروز و آينده خواهند گذاشت، به تنهايي آنچنان زياد و عظيم است كه برخي از نويسندگان بزرگ در تاريخ تمدن انسان را بعد از انقلاب كشاورزي و انقلاب صنعتي،” انقلاب الكترونيكي” خواندهاند.
كثرت تغييراتي كه سازمانها و افراد با آنها روبه رو هستند، از چنان فشار و نيرويي برخوردار است كه همچون سيلي خروشان، هر نوع مقاومتي را در هم كوبيده و همه را با خود به جلو ميبرد. به بيان ديگر، وسعت و تنوع نيروي تغييري كه بر پيكر سازمانهاي امروزي وارد ميآيد آنقدر زياد است كه براي آنها چارهاي جز انطباق با اين تغييرات باقي نميگذارد.
تعدادي از نويسندگان مديريت، نيروها و فشارهاي تغييررا تحت چهارعنوان زير طبقه بندي و خلاصه كردهاند:
1. تغيير فناوري: در حال حاضر، آهنگ تغيير فناوري سريعتر ازهرزمان ديگري است.
2. علم و دانش: به سبب وسعت دامنه علم، رشتههاي جديدي ازعلوم موجود منشعب شده و در صحنه علم ظاهر شدهاند.
3. كهنگي محصول و خدمت: محصولات، برنامهها و روشهاي ارائه خدمات، تحت تاثير تغييرات فناوري و پيشرفت علم و دانش، كهنه و منسوخ ميشوند.
4. تغيير اجتماعي: انتظارات و ارزشهاي فكري كاركنان نسبت به نسلهاي گذشته تغيير كرده است.
عوامل بالا گوشهاي از تغييرات بيشماري است كه مديران امروز با آنها مواجهاند. لازم به تاكيد است كه اين تغييرات با چنان سرعت فزايندهاي حادث ميشوند و آنچنان متعدد و متنوعند كه گاه نظامهاي اجتماعي و اداري قادر به همگامي و انطباق با آنها نيستند. به همين دليل، امروزه بزرگترين مسئلهاي كه هر سازمان با آن رو به روست، مسئله تحول و دگرگونيست. از اين روست كه مديريت تغيير يكي از مهمترين مباحث علم مديريت به شمار ميرود.
از طرف ديگر، قبول تحول و تحقق بخشيدن به آن از مهمترين لازمههاي بقا و رشد هر سازمان است، زيرا هر سازماني، نظامي فرعي از يك نظام اجتماعي و يك نظام بزرگتر جهاني است و هنگامي كه مجموع يك نظام در حال تحول و پيشرفت است، نظامهاي فرعي نيز ناگزير بايد خود را با تحولاتي كه در نظام بزرگتر پديد آمده است، همگام و هماهنگ كنند، با توجه به مطلب فوق ميتوان گفت كه مديران امروزي با دو مسئله اساسي رو به رو هستند.
مسئله اول اين است كه چگونه سازمان خود را در جهتي توسعه دهند كه بهتر بتواند با تغييرات و تحولات محيط هماهنگ شود، مسئله دوم اينكه چگونه انرژي و منابع انساني سازمان را در جهتي هدايت كنند كه ضمن تحقق اهداف سازمان و انجام ماموريتهاي سيستم، نيازهاي كاركنان نيز تامين شود. در چند دهه اخير، مديران روز به روز بيشتر متوجه اين حقيقت شدهاند كه كوششهاي پراكنده و جزء به جزء براي حل مسائل پيچيده سازماني، كافي نيست. امروزه برنامهريزي همه جانبه و وسيعتري لازم است، به نحوي كه راهبردهاي هماهنگ شدهاي را براي پرورش فضاي سازماني، روش كار، روابط افراد، نظامهاي ارتباطي و اطلاعاتي در برداشته باشد و با شرايط و الزامات قابل پيشبيني و غيرقابل پيشبيني سالهاي آينده منطبق و سازگار باشد. به سبب اين نياز است كه بهبود سازمان يا به عبارت ديگر، مساعي سيستماتيك براي تغيير برنامهريزي شده، پاي به عرصه وجود نهاده و امروزه از اهميتي ويژه در علم مديريت برخوردار است.
معني و مفهوم بهبود سازمان
اصلاح بهبود سازمان به نوعي تجديد نظر اصولي در سازمان دلالت دارد، تجديد نظري كه بر نظامهاي ارزشي، اعتقادات و طرز تفكر موجود در داخل سازمان به گونهاي اثر گذارد كه سازمان بتواند خود را با شتاب فزاينده تغيير، بهتر منطبق و هماهنگ كند، اين اصطلاح چنان كه از معني ظاهري آن پيداست، به بهبود و پرورش تواناييهاي سازمان توجه دارد.
تا حدي كه سازمان بتواند به سطح مطلوبي از عملكرد و ايفاي نقش برسد و اين سطح را حفظ كند. بهبود سازمان، جريان مداوم مشكلگشايي است و انجام آن مستلزم همكاري اعضاي سازمان و كارشناسان علوم رفتاري است. از ديد بهبود سازمان، حتي سازمانهايي هم كه در حال حاضر در سطح رضايت بخش عمل ميكنند، جايي براي بهبود وپيشرفت بيشتر دارند. بهبود سازمان، فرايندي از تغيير برنامه ريزي شدهاست كه بيشتر در اطراف تغيير”فرهنگ سازماني” دور ميزند. تغيير برنامهريزي شده علاوه بر ساختار سازمان، فرايندهاي حساس اطلاعاتي، تصميم گيري، برنامهريزي و ارتباطات را نيز در بر ميگيرد. همچنين انتقال از يك فرهنگ سازماني مقاوم در برابر تغيير به فرهنگي كه برنامه ريزي براي مقابله و تطبيق با تغييرات را تشويق كند نيز از جمله مواردي است كه بهبود سازمان به آن توجه دارد.
اهداف برنامههاي بهبود سازمان
به طور كلي در فعاليتهاي بهبود سازمان اهداف زير دنبال ميشود:
1. پرورش نظامي مستعد براي رشد و خود سازي
2. افزايش سلامت و اثربخشي سازمان اعم ازكل سازمان يا قسمتي از سازمان و يا نظامهاي موقت مانند كميتهها و امثال آنها.
3. ايجاد فضايي كه در آن رقابت ناسالم بين گروهها و واحدهاي سازمان كاهش يافته و همكاري و اشتراك مساعي بين آنها افزايش يابد.
4. ايجاد فضايي كه در آن برخوردها و تضادها تحت كنترل درآيد و بخوبي اداره شود.
5. ايجاد فضايي كه در آن تصميم گيري بيشتر براساس اطلاعات صورت گيرد، نه بر اساس نقش سازماني يا سمت
6. ادغام و يكسانسازي اهداف فردي با اهداف سازماني
7. تغيير فرهنگ گروهي و سازماني به گونهاي كه مقاومت در برابر تغيير را به حداقل برساند و برنامهريزي و آينده نگري را تشويق كند.
8. پرورش دادن گروههاي كارامد
9. آموزش و پرورش افراد به ويژه مديران و افرادي كه داراي مشاغل حساس هستند.
10. ايجاد فضايي كه در آن كاركنان بتوانند عقايد و ايدههاي خود را آزادانه ابراز كنند و در حل مسائل گروهي و سازماني مشاركت داشته باشند.
11. ايجاد نظام تشويق پاداش كه هم به تامين اهداف و ماموريتهاي سازمان توجه داشته باشد و هم به پيشرفت و رشد شخصي كاركنان
12. كمك به مديران در پياده كردن روشي كه مديريت برمبناي هدف اعمال شود نه مديريت بر اساس عملكرد گذشته و هدفهاي نامرتبط با وظايف و مسئوليتها
13. ايجاد روحيه خود هدايتي و خود نظمي درافراد و گروهها
منبع: www.abfakashan.com
