نویسندگان: مصطفي جعفري – سيدکيانوش کلانتر
مقدمه: در دنيايي که شتاب فزاينده تحولات عنان اختياراز کف انسانها ربوده است در دوراني که پيچيدگي در تمامي عرصه هاي زندگي و سيستم هاي اجتماعي رخنه کرده است در عصري که فناوري ارتباطات و اطلاعات سبب ظهور الگوهاي نويني از کسب و کار و تعاملات اجتماعي گشته است سازمانها با چالشهاي جدي مواجهند. سازمانها به عنوان نهادهاي اجتماعي متأثر از تحولات دچار پيچيدگيهاي روزافزوني در سيستم هـــــا و تعاملات خويش گشته اند و به ناچار براي همراهي و يارهبري در عصر تحول& نيازمند برنامه ريزي و بازنگري خويش هستنـــد. در اين شرايط معماري به عنوان واژه اي آشنـــا در عرصه سازماني از نقش ويژه اي برخوردار شده است. همان طور که توانايي هر موجود زنده اي تاحد زيادي تحت تاثير معماري اندام و سيستم هاي زيستي وي است همانگونه که زيبايي و کارايي يک ساختمان از نوع معماري آن نشأت مي گيرد به همان دليل و دلايلي ديگر معماري سازماني نقش عمده اي در بازنگري و برنامه ريزي سازمانها بر دوش دارد. (O’ROURKE ET AL 2003) از آنجا که حجم وسيعي از تحولات عصر جديد ناشي از فناوري اطلاعات و ارتباطات شمرده مي شود& سازمانها نيازمند آنند که چيستي خو يش را حول مفاهيم و واژگان عصر جديد باز تعريف کنند. به عبارتي طرحي نو دراندازند و معماري جديدي برپايه فناوري اطلاعات و ارتباطات بنا نهند.
تاريخچه
به دنبال ظهور و گستـــرش کاربري سيستم هاي رايانه اي در دهه 1950 و 60 به تدريج با گسترش و پيچيده شدن سيستم هاي مبتني بــر رايانه سازمانها دريافتند که براي بهره گيري بهتر و دوختن قبايي مناسب از سيستم هاي اطلاعاتي به قواره اندامشان نيازمند برنامه ريزي و استفاده از روشهاي مدون و استاندارد توسعه سيستم ها هستند لذا بحث متدولوژي هاي توسعه سيستم هاي اطلاعاتي مطرح شدند. به مــرور زمان با گسترش و پيچيده تر شدن سيستم هاي اطلاعاتي در سازمانها نياز به رويکردي جامع نگر در طراحي سيستم ها احســــاس شد از اين رو متدولوژي هاي سازمان نگر پابه عرصه وجود نهادند متدولوژي هــايي که براي توسعه سيستم ها وراي نيازمنديهاي بخشي اهداف و نيازمنديهاي سطح بالاي سازمان يعني اهداف و استــراتژي هاي کلان سازماني را نيز در نظر مي گرفتند. (اخوان نياکي 1380)
تقريباً در اوايل دهه 1990 ميلادي با گسترش و رشد کاربري فنـــاوري اطلاعات به ويژه با فراگير شدن اينترنت سازمانهاي خصوصي و دولتي در کشورهــــاي پيشرفته به ويژه در آمريکا به ناگاه خود را با طيف وسيعي از کاربردهاي فناوري اطلاعات و پارادايم هاي جديدي از فعاليتهاي مبتني بر فناوري اطلاعات مواجه ديدند. ظهور و متداول شدن واژگاني جديد همچون دولت الکترونيک خدمات الکترونيک کسب و کار الکترونيک و… همگي فشارها و فرصتهاي تکنولوژيک اقتصادي و اجتماعي شديدي برگرده سازمانها و نهادها وارد مي آورد تا به سوي به کارگيري اين فناوريهاي نوين بشتابند. از طرفي به کارگيري اين فناوريها مستلزم سرمايه گذاري هنگفتي در اين زمينه بود که انجام آنها توجيهات اقتصادي و تکنولوژيک کافي و برنامه هاي راهبردي را مي طلبيد. ضمن اينکه مسائلي نيز از قبيل سيستم ها و تجهيزات موروثي عدم يکپارچگي ميان منابع موجود فناوري اطلاعات سازمانها تفاوت و ناسازگاري ميان بستـــرهاي تکنولوژيک سيستم هاي متعدد سازمانها و دهها مشکل ديگر گريبانگير سازمانهاي مذکور بود. اين امر به ويژه براي نهادهاي دولتي که جهت تامين مالي خويش به منابع دولتي متکي بودند از اهميت خاصي برخوردار بود.
علاوه بر آن در سال 1996 قانوني در کنگره آمريکا به تصويب رسيد که به قانون کلينگر – کوهن معروف شد و به موجب آن سازمانها و نهادهاي دولتي ملزم شدند معماري فناوري اطلاعات سازمان خود را تدوين کنند. (CLINGER – COHEN ACT 1996)
مجموع عوامل مذکور اقدام جهت تنظيم و تدوين شاکله سازماني در زمينه فناوري اطلاعات را براي سازمانها به ويژه ارگانهاي دولتي درکشور ايالت متحده ايجاب مي کرد.
معماري سازماني:
واژه معماري معنايي عام را در اذهان ما تداعي مي کند که ناشي از سابقه آن در تمدن بشري است. براي اين واژه در بستر سازمان و فناوري اطلاعات تعاريف کمابيش مشابهي ارائه شده است. شايد بتوان معماري را ساختاري بنيادين از سيستم ها اجزا و ارتباطات دروني و بيروني و اصول حاکم بر طراحي و نمو آنها دانست. (ANSI/IEEE STD 1471-2000)
ازطــرفي واژه ENTERPRISE به هر مجموعه اي از سازمان اطلاق مي شود که داراي اهداف مشترک و عمليات مشترک باشد. اين مجموعه مي تواند شامل کل سازمان و يا بخشي متمايز دريک سازمان و يا دامنه هاي وظيفه اي از يک سيستم و گاهي حتي مجموعه اي ميان سازماني باشد. (CIO COUNCIL 2000)
مجموعاً مي توان اصطلاح معماري سازماني (ENTERPRISE ARCHITECTURE) را چنين تعريف کرد: يک نقشه سازماني است که ساختار مأموريت و اطلاعات موردنياز سازمان و فناوريهاي لازم براي پشتيباني از آنها را تشريح کرده و فرايند گذار براي پياده سازي اين فناوريها را تعريف مي کند (CIO COUNCIL 1999) . در تعريف موردنظر ما در اين نوشتار& معماري سازماني عبارتست از ساختار کلي نظام برنـــــــامه ريزي فناوري اطلاعات که به کارگيري بهينه از فناوري اطلاعات را درجهت دستيابي به استراتژي هاي کسب و کار هدايت مي کند. (PERKS & BEVERIDGE 2003)
هرم معماري سازماني
براي سهولت جامع نگري در شناخت حوزه عمل فناوري اطلاعات و بازآفريني سازمان مبتني بر فناوري اطلاعات رويکرد معماري سازماني عمدتاً از مدل هرم معماري فناوري اطلاعات ارائه شده توسط موسسه ملي استانداردهاي فناوري آمريکا تبعيت مي کند. (شکل شماره 1)
شکل شماره يک نشانگر لايه هاي مختلف برنامه ريزي و استقرار فناوري اطلاعات در يک سازمان است که از آن به عنوان هرم معماري اطلاعات سازمان و يا به اختصار معماري سازماني نام برده مي شود.
همان طور که مشاهده مي شود براي معماري سازماني مبتني بر فناوري اطلاعات رويکردي لايه اي به کار گرفته شده است که از پايين به بالاي هرم هر لايه بستر و محمل لايه بالادستي خود است و ازطرفي برنامه ريزي براي پياده ســازي آن از بالا به پايين صورت مي گيرد. همچنين اين هرم نشانگر آن است که معماري سازمان برمبناي فناوري اطلاعات مستلزم مشارکت تمامي سطوح استراتژيک مياني و عملياتي سازمان در فرايند معماري است که اين خط سير در هرم مشهود است يعني از سطوح بالا به پايين ماهيت استراتژيک به عملياتي نزديک مي شود و اين بدان جهت است که اين فناوري تمام سطوح سازماني را متأثر ساخته و در تصميم گيريهاي تمامي اين سطوح حضور دارد.
درواقع امروزه اطلاعات به عنوان منبعي استراتژيک به موازات ساير منابع سازماني (منابع مالي نيروي انساني تجهيزات و تکنولوژي) شناخته مي شود. از اين رو فناوريهاي مربوط به تهيه و به کارگيري اطلاعات نيز اهميتي استراتژيک براي سازمانها يافته است.
حال براي شناخت بهتر رويکرد معماري سازماني بهتر است هرم معماري سازماني را با دقت بيشتــــري بنگريم. لذا از بالا به پايين لايه هــــاي مختلف آن را به اجمال بررسي مي کنيم.
1 – لايه کسب و کار: نوک هرم معماري فناوري اطلاعات جنبه هاي مربوط به کسب و کار و تجارت سازمان را تشريح مي کند. در اين سطح مباحثي چون استراتژي هاي کسب و کار و فناوري سازمان خط مشي ها دامنـــه و تصميم گيري درمورد پارادايم هاي تجاري فناوري اطلاعات مانند کسب و کار الکترونيک و… از فعاليتهايي است که در اين سطح انجام مي شود.
همچنين در اين لايه مواردي چون ساختار سازماني فرايندهاي کسب و کار سيستم هاي برنامه ريزي و کنترل و همچنين مکانيسم هاي اداري و مديريتي براي حصول به استراتژي ها و اهداف سازماني تشريح و ارتباط ميان آنها مدل سازي مي شود.
2 – لايه اطلاعات: با ظهور سيستم هاي رايــــانه اي و گسترش استفاده از آنها در سازمانها به مرور زمان مشخص شد که مکانيزاسيون فرايندها و عمليات الزاماً صحت و کارايي آنها را تضمين نمي کند. به عبارت ديگر اينکه فرايندهاي ناقص و غيربهينه باشد مکانيزاسيون آن تنها سبب تسريع در انجام «يک کار اشتباه» مي شود لذا براي کاربرد بهينه فناوري اطلاعات بايد اطلاعات موردنياز و در جريان فرايندهاي سازمـــان بهينه سازي و مدل سازي شود. سپس برمبناي خوشه بندي اطلاعات و ارتباطات گروههــاي اطلاعاتي با فرايندهاي کاري سيستم هاي موردنياز ســـــازمان مشخص مي شوند. در اين لايه مباحثي چون مهندسي مجدد فرايندها (BPR) براي اصلاح و بهينه سازي گردش کار و اطلاعات مطرح مي گردد.
اطلاعات اصلي موردنياز براي انجام وظايف سازماني در لايه معماري اطلاعات شناسايي مي شوند. در اين لايه مدلهاي منطقي اطلاعات دسته هاي داده مخازن داده و ارتباط آنها با وظايف سازمـــــان و سيستم هاي برنامه هاي کاربردي شنـــــاسايي و تعريف مي گردند. ابتدا نواحي موضوعي سازمان شناسايي و دسته بندي شده و از طريق آن مدل اطلاعاتي تهيه مي شود. در ادامه بانکهاي اطلاعاتي منطقي و ارتباط بين نواحي موضوعي و وظايف سازماني در غالب نمودارهاي مختلف مدل سازي مي شوند. مباحثي چون مکانيسم ها و رويه هاي مديريت دانش نيز در اين لايه مطرح مي شود.
3 – لايه برنامه هاي کاربردي: اين لايه دربرگيرنده سيستم هاي کاربردي است که براي دستيابي به کارکردهـــــاي تعريف شده در لايه هاي بالايي لازم مي آيند.
سيستم هايي چون برنامه ريزي منابع سازمان (ERP) مديريت ارتباطات با مشتري (CRM) سيستم هاي اطلاعاتي مديريت (MIS) سيستم هاي مديريت زنجيره عرضه (SCM) و… در اين لايه لحاظ شده اند.
شناسايي و توصيف برنامه هاي کاربردي و ماژولها و ارتباط آنها با فرايندهاي سازمان و ساير برنامه هاي کاربردي در لايه معماري برنامه هاي کاربردي انجام مي شود. ارتباط بين برنامه هاي کاربردي با وظايف سازمان و همچنين با نواحي وظيفه اي سازمان از موارد ديگري است که در ادامه طراحي اين لايه از معماري تدوين مي شوند.
4 – لايه فناوري يا زيرساختها: اين لايه در حقيقت پيکره ظاهري فناوري اطلاعات و آن چيزي است که در اذهان عموم از فناوري اطلاعات (IT) متصور است. اين سطح از فناوري اطلاعات دربـــرگيرنده فناوريهاي سخت افزاري و نرم افزاري ازجمله ريزپردازنده ها رايانه هاي شخصي شبکه هاي رايانه اي زيرساختهاي مخابراتي و الکترونيکي بسترهاي نرم افزاري و… مي شود. درحقيقت استقرار سيستم هاي اطلاعاتي سازمان بر محمل اين لايه انجام مي گردد. در لايه معماري زيرســـــاختها فناوريهاي سخت افزاري نرم افزاري و شبکه هاي مخابراتي موردنياز براي استقرار سيستم هاي کاربردي سازمان شناسايي و تبيين مي گردند. نيازمنديها و موجوديهاي تکنولوژيکي سازمان براساس چهار ناحيه تکنولوژيکي اصلي (بستر نرم افزاري مديريت داده ها و سيستم هاي عامل سخت افزارهاي پردازش اطلاعات فناوريهاي مخابراتي و ميان افزارها) طبقه بندي مي گردند.
به هرحال آنچه از فناوري اطلاعات در وهله اول به چشم مي آيد همين جنبه هاي تکنولوژيک آن است که شيفتگي بيش از حد به اين لايه سرابي است که چشم اغلب سازمانهاي ما را به خود معطوف کرده و آنها را از فهم فلسفه و مباني (لايه هاي بالاتر) کاربردهاي فناوري اطلاعات غافل داشته است. چه بسيارند سازمانهايي که به آخرين مدل فناوريهاي رايانه اي مجهزند اما کمترين درصد منافع مترتب بر آن را جذب مي کنند.
مزايا
به زعم «جان زکمن» نظريه پرداز عرصه معماري سازماني: «ضرورت تغيير به روز بودن کيفيت گرايي و شتاب تغييرات شرايطي را فراهم آورده که ما را مجبور به روي آوردن به سوي معماري سازماني مي کند. در قرن 21 معماري عامل تعيين کننده در موفقيت يا شکست بقا و يا فناي سازمانهاست. (ZACHMAN 1997)
اما به طور مشخص مزايا و منافع ناظر بر رويکرد معماري سازماني را مي توان در دو دسته کلي گروه بندي کرد. (1) منافع عام مترتب بر کسب و کار سازمان (2) منافع مترتب بر بخش فناوري اطلاعات و سيستم هاي اطلاعاتي و منابع فناوري اطلاعات پشتيبان کسب و کار.
الف ) مزاياي عام مترتب بر کسب و کار
تبعيت از استراتژي: طراحي سازمان مبتني بر مقاصد استراتژيک& هدايت گر تغييرات سازماني و توسعه سيستم هاي سازمان خواهدبود. به جاي تاکيد صرف بر انجام درست کارها& انجام کارهاي درست نيز مدنظر خواهدبود.
کاهش فعاليتهاي زايد و بخشي نگري: اگرچه کارهاي زايد و تکراري يکي از دغدغه هاي اصلي بخش فناوري اطلاعات است اما با رويکرد معماري سازماني مي توان اضافات و کارهاي زايد بخشهاي مختلف سازماني را نيز شناسايي و حذف کرد.
ماهيت فرايند معماري سازماني: همان طور که در تشريح هرم معماري سازماني عنوان شد ماهيت اين فرايند مشارکت تمامي سطوح سازماني را طلب مي کند که اين خود مزاياي بسياري را درپي خواهد داشت ازجمله: افزايش آگاهي کارکنان بخشهاي مختلف از کليت سازمان و فرايندهاي آن به ويژه بخش فناوري اطلاعات تسهيم و اشاعه دانش و مهمتر از همه اينکه فرايند معماري سازماني يک فرايند تغيير است که مطمئناً مزايا و البته ريسک هاي مترتب بر فرايند تغيير را نيز به همراه دارد.
ب) مزاياي مترتب بر بخش فناوري اطلاعات
کاهش اضــافات: کاهش تکرار و اضافات داده ها و فرايندها که اولي سبب افزايش دقت و دومي سبب سهولت نگهداري سيستم ها خواهدشد و مجموعاً کاهش هزينه را در سيستم هاي اطلاعاتي به بار خواهد آورد.
سيستم هاي اثربخش: به واسطه تلفيق استراتژي هاي کسب و کار و فناوري اطلاعات سيستم هاي توسعه يافته هدفمندتر و همراستاي محور کسب و کار سازمان خواهندبود؛
افزايش کيفيت سيستم ها: تحليل فرابخشي در معماري سازماني سبب مي شود توسعه سيستم ها برمبناي رويکردي جامع نگر و هدف محور و درنتيجه کيفي تر صورت گيرد؛
يکپارچگي سيستم ها: رويکرد جامع نگر معماري سازماني توجهي ويـــــژه به يکپارچــه سازي و حاکميت استانداردها و تعامل پذيري سيستم ها دارد که اين سبب کاهش و رفع معضل سنتي سيستم هـــاي جزيره اي و پراکنده در سازمان خواهدشد.
چشم انداز آتي
نظرسنجي هاي به عمل آمده از تعداد 200 مدير ارشد اطلاعاتي شرکتهاي پيشرو اروپايي و آمريکايي ده اولويت زير را به عنوان مهمترين دغدغه هاي سازمانها در حوزه فناوري اطلاعات طي سال 2002 و بعد از آن عنوان کرده است:
1 – کاهش / تثبيت هزينه ها؛
2 – همسوسازي هزينه ها و خريدهاي مربوط به فناوري اطلاعات با راستاي کسب و کار؛
3 – خدمت دهي عالي در بخش فناوري اطلاعات<؛
4 – پيمان سپاري (تامين از خارج شرکت)؛
5 – مديريت منابع؛
6 – امنيت؛
7 – تدوين و نگهداري معماري سازماني؛
8 – امور مربوط به يکپارچه سازي سيستم ها؛
9 – افزايش ارزش و اعتبار خدمات بخش فناوري اطلاعات؛
10 – تدوين فرايند برنامه ريزي رسمي براي سرمايه گذاري در بخش فناوري اطلاعات.
آنچه باتوجه به اين نظرات جالب به نظر مي رسد اين است که اولاً: معماري سازماني به عنوان يکي از 10 اولويت برتر مديران ارشد اطلاعاتي ذکر شده است. ديگر اينکه معماري سازماني يکي از معدود عناويني است که در اين فهرست به صراحت موردتاکيد واقع شده است درحالي که ديگر عناوين کلي و مبهم هستند و مهمتر از همه اينکه معماري سازماني تقريباً دربرگيرنده و مکانيسم پشتيبان براي تمامي موارد ذکر شده در فهرست مزبور است.
علاوه بر موارد مذکور ساير آمارها نيز حکايت از روند روبه رشد و فراگير رويکرد معماري سازماني در موسسات و نهادهاي خصوصي و دولتي دارد. طبق گزارش گروه «متا» مورخ اکتبر 2000: «تا پايــان سال 2005 تيم هاي معماري سازماني بازيگران کليدي در عرصه استــراتژي هاي کسب و کار براي برنامه ريزي تغيير و ادغامها خواهندبود». (TANNENBAUM 2001)
نتيجه گيري
رويکرد معماري سازماني نگره جديدي است که در آن کليه فعاليتها و فناوريهاي پشتيبان آن به صورت هرمي سلسله مراتبي و در لايه هاي کسب و کار اطلاعات سيستم هاي کاربردي و زيرساختها تدوين مي شود. اين رويکرد بسيار فراتر از متدولوژي هاي ايجاد سيستم هاي اطلاعاتي عمل کرده و دامنه آن کل منابع اطلاعاتي و فرايندهاي کسب و کار سازمان را دربرمي گيرد. اين رويکرد بيشتر در سازمانهاي بزرگ و داراي سيستم هاي موروثي کاربرديافته که در آن سعي بر ساماندهي کليه منابع اطلاعاتي سازمان همراستا با استراتژي ها و اهداف کلان تجاري بنگاه است. اهميت کاربريهاي فناوري اطلاعات در عصر جديد و قابليتها و مزاياي معماري سازماني چشم انداز گسترده تر و فراگيري بيشتر اين رويکرد را نويد مي دهد.
منابع و مأخذ
1 – اخوان نياکي انوشيروان مقايسه متدولوژيهاي ايجاد وتوسعه سيستم هاي اطلاعاتي انستيتوي ايزايران تهران 1380
3 – PERKS, CORL. & BEVERIDGE, TONY, “GUIDE TO ENTERPRISE IT ARCHITECTURE”, NEW YORK: SPRINGER INC, 2003.
4 – FEDERAL CHIEF INFORMATION OFFICER (CIO) COUNCIL, FEDERAL ENTERPRISE ARCHITECTURE, VERSIONAL, FEBRUARY 2001.
5 – JOHN ZACHMAN, ENTERPRISE ARCHITECTURE: THE ISSUE OF CENTURY – 1997, www.zifa.com
6 – TANNENBAUM, ADRIAN, “METADATA SOLUTIONS”, 2001, ADDISON WESLEY.
