مفهوم و ویژگی های ساختار و سازمان ماتریسی

نویسنده: حمید وثیق زاده

مقدمه
ساختار سازمانی ماتریسی یکی از اشکال اولیه ساختارهای سازمانی ست که توسط سازمان‌ها برای پیشبرد امور، بکار گرفته شده است. در این نوع ساختار کارکنان براساس عملکردها و محصولات تولیدی گروه‌بندی می‌شوند. در این مقاله شما را با جزئیات این نوع ساختار و شاخصه‌های متمایز کننده‌ی آن آشنا می‌سازیم.هر سازمانی برای پیشبرد اثربخش امور خود نیاز به ساختار سازمانی بخصوصی دارد، هدف از این کار تنظیم و ساختارمند کردن فرهنگ سازمانی به نحوی است که عملکرد موثر امکان پذیر گردد. هر ساختار سازمانی دربرگیرنده‌ی عملکردها و فعالیت‌هایی است که به منظور دستیابی به اهداف از پیش تعیین شده سازمانی باید انجام گردند. نظارت، تخصیص وظایف و هماهنگی از جمله‌ی این فعالیت‌ها می‌باشند. ساختارهای سازمانی متفاوتی وجود دارد که سازمان‌ها می‌توانند با توجه به اهدافی که دارند یکی از آنها را انتخاب نمایند، این ساختارها هستند که نحوه‌ی عملیات سازمان‌ها را تعیین می‌کنند. ساختار سازمانی بدین معنی‌ست که هر سازمانی به یک الگوی سلسله مراتب نیاز دارد که در قالب آن وظایف و مسئولیت‌ها تعیین می‌گردد و واحدهای مختلف سازمانی می‌توانند با حفظ وحدت رویه، در جهت اهداف سازمانی گام بردارند و همین نیاز سازمان است که منجر به شکل‌گیری گونه‌های مختلف ساختارهای سازمانی گشته است. در ادامه ما بر روی ساختار سازمانی ماتریسی متمرکز می‌شویم.

کلمات کلیدی‌ :‌ ویژه – ساختار – ساختار ماتریسی – ساختار سازمانی – ارگانیک

تعریف
ساختار سازمانی ماتریسی ترکیبی از دو نوع ساختار سازمانی مبتنی بر محصول و ساختار سازمانی مبتنی بر فعالیت خالص به منظور ایجاد یک ترکیب منحصر بفرد از محیط کار تعریف می‌گردد. این نوع ساختار در مواقعی که عملیات سازمانی پروژه-محور می‌باشد بسیار کارآمد است. چرا که در این موارد متخصصینی ماهر با توانمندی‌هایی خاص برای انجام یک پروژه‌ی خاص استخدام می‌شوند. به عنوان نمونه ای از این سازمان ها شرکتی را در نظر بگیرید که سه نوع محصول مختلف تولید می‌کند، بر اساس نوع کالایی که قصد تولید آن را دارد و مهارت‌های مورد نیاز برای تولید آن محصول، افراد استخدام می‌شوند. این به آن معناست که تیم کاری تشکیل شده همگی در یک سطح و برای انجام یک هدف گرد هم آمده‌اند ولی مهارت‌های آنان متفاوت می‌باشد.شرایطی که نیاز به انعطاف پذیری و تغییر دارند، دائمی و مستمر نمی باشند.اما این به ندرت از اهمیت ساختارهای ماتریسی می کاهد. همچنانکه سازمان ها درگیر مسائل نوآوری، فعالیت های پیچیده و چالشی می شوند، لازم می شود که ساختارهای آنها به سوی ساختارهای ماتریسی گرایش پیدا کنند.

ساختار ماتریسی یا خزانه ای
نوعی طرح ساختاری است که براساس آن متخصصان از دوائر وظیفه ای مختلف دعوت می شوند تا در یک یا چندگروه، تحت رهبری مدیران پروژه ، فعالیت مشخصی را انجام می دهند.ساختار ماتریسی ، بعد انعطاف پذیری را به صرفه جویی هایی که در اثر تخصصی شدن در بوروکراسی حاصل می شود، می افزاید.این بعد انعطاف پذیری به وسیله استفاده از گروه های چندمنظوره Cross Functional Team ایجاد می شود.
مهمترین ویژگی ساختاری سازمان ماتریسی این است که مفهوم وحدت فرماندهی را که براساس آن هریک از کارکنان فقط یک رئیس Chief داشته و فقط به یک رئیس گزارش دهند، نقض می کند.کارکنان در ساختار ماتریسی دو رئیس دارند،یکی مدیر دائره یا بخش وظیفه ای ودیگری مدیر پروژه . ساختار ماتریسی یک سلسله مراتب دوگانه دارد. یک سلسله مراتب عمودی داخل هر دایره یا بخش وظیفه ای وجود دارد که به وسیله نوعی نفوذ جانبی محدود می شود.بنابراین ساختار ماتریسی از این جهت منحصر به فرداست که به کانال های جانبی و افقی نفوذ، مشروعیت می دهد. مدیران پروژه بر همه اعضاء که از دوائر وظیفه ای به گروه پیوسته اند، تسلط و کنترل دارند.

چه موقع ساختار ماتریسی را به کار ببرید؟
ساختار ماتریسی حدودا سی سال است که معمول شده است.امروزه شما ملاحظه می کنید که این نوع ساختار در موسسات تبیلغاتی ، صنایع فضایی ، آزمایشگاه های تحقیق و توسعه ، شرکت های ساختمان سازی ، موسسات دولتی ، دانشگاه ها ، شرکت های مشاوره مدیریت و شرکت های سازنده وسایل سرگرمی به کار گرفته می شود.اما این سازمان ها چه وجه مشترکی دارند که می تواند منجر به بکارگیری ساختار ماتریسی در آنها شود؟
1.فشارهای محیطی وارده از دویا تعداد بیشتری از بخش های مهم وحساس به آنها
2.وابستگی متقابل بین دو اثر
3.صرفه جویی های ناشی از مقیاس در بکارگیری منابع داخلی
طرح ماتریسی نوعا برای تمرکز دوگانه بر وظایف task (کارکردهاfunction ) و محصولات، طراحی شده است.برای مثال یک موسسه تبلیغاتی ممکن است دانش فنی technology خود راحفظ کندیعنی تمرکز وظیفه ای، درحالی که نسبت به نیازهای مشتریان نیز حساس باشد،یعنی تمرکز برمحصولات.طرح ماتریسی به موسسه تبلیغاتی اجازه می دهد تا یک گروه کاری team work برای یک مشتری ایجادکند که این گروه می تواند به وسیله یک مدیر اجرایی executive manager سرپرستی شود ومرکب از متخصصان وظیفه ای باشد که از بخش های مختلف گرد هم آمده اند. این دوگانگی در سرپرستی ممکن است به منظور پاسخ به تفاوت های جغرافیایی طراحی شود. برای تشریح بیشتر توجه کنید که یک شرکت بیمه insurance incorporation از طریق ارائه تعداد متنوعی از انواع بیمه ها از قبیل بیمه عمر ، بیمه درمانی ، بیمه آتش سوزی ، بیمه اتومبیل و پاسخ به تفاوت های ناحیه ای از طریق ایجاد ادارات منطقه ای به رقابت می پردازد.
دومین الزام یا ضرورت requirement ، وابستگی متقابل بین دوائر است.درمورد یک موسسه تبلیغاتی ،خدمات دوائر تکثیر،بهبود رسانه ها و تحقیقات بازاریابی برای تحقق نیازهای مشتری ضروری است.وظیفه ها نباید به وسیه هرکدام از متخصصان به تنهایی انجام شود.بدیهی است که میزان وابستگی متقابل در پاسخ به خواسته های محیطی متغیر بوده و ترکیب افراد در هر گروه ویژه، اهداف پروژه موردنظر در یک زمان مشخص را منعکس خواهد کرد.

دونوع ساختار ماتریسی
پروژه ها project یا محصولات در یک ماتریس می توانند به طور پیوسته دستخوش تغییر قرار گیرند.یا اینکه می توانند به طور نسبی تداوم یابند.اولین نوع ساختار ماتریسی ، موقتی بوده و دومین نوع آن ساختار دائمی است.
پروژه ها یا محصولات product در طرح ماتریسی دائمی ، به طور نسبی در طی زمان کماکان باقی می مانند.دانشکده های بزرگ بازرگانی، موقعی که انواع خدمات دانشگاهی از قبیل برنامه های دانشجویان دوره لیسانس، برنامه های تحصیلات تکمیلی، اداره تحقیقات و برنامه های اجرایی توسعه بر دوائر وظیفه های خود از قبیل حسابداری، مالی، مدیریت، بازاریابی و شبیه به اینها محول می کنند به این نوع ساختار روی می آورند. مدیران ساختارهای مبتنی برمحصول از اختیار دوائر برای تحقق اهدافشان بهره می گیرند. مدیر تحصیلات تکمیلی برنامه بازرگانی دروس خود را از گروه های مختلف تخصصی تأمین می کند. توجه کنید که محصولات تغییر نکرده است، بنا براین می گوئیم که این یک ساختار ماتریسی دائمی است.

چرا از این نوع ساختار ماتریسی استفاده می شود؟
زیرا این ساختار خطوط روشن مسئولیت ها را برای هرکدام از خطوط تولید معین میکند. برای مثال موفقیت یا شکست برنامه اجرایی توسعه در یک دانشکده بازرگانی به طور مستقیم با مدیر آن مرتبط می شود. بدون طرح ماتریسی، یافتن کسی که بتواند هماهنگی را ایجاد کند و برای اجرای اثربخش برنامه های توسعه مسئولیت آن را به عهده گیرد، دشوار است.

نقاط قوت و ضعف ساختار ماتریسی
نقطه قوت ساختار ماتریسی در این است که وقتی سازمان به فعالیت های متعدد و پیچیده اشتغال دارد، هماهنگی را تسهیل می کند. به موازات افزایش اندازه سازمان، ظرفیت پردازش اطلاعات می تواند رو به فزونی گذارد. تماس مداوم و مستقیم بین متخصصان مختلف در ماتریس می تواند منجر به ارتباطات و انعطاف پذیری Flexibility بیشتر شود. اطلاعات Information به سرعت در سراسر سازمان منتشر شده و افرادی که به آن نیازدارند، بسیار سریع تر به آن دسترسی پیدا می کنند. علاوه بر این ساختار ماتریسی انواع بیماری های بوروکراسی را کاهش می دهد. خطوط دوگانه اختیار تمایل به حفظ کردن و برتر دانستن اهداف Goal خود در اعضای واحدهای مختلف را کاهش می دهند.
ساختار ماتریسی مزیت های دیگری دارد.همانطور که متذکر شدیم این ساختاراستفاده موثر از متخصصان را تسهیل می کند.موقعی که افراد بامهارت های تخصصی سطح بالا، در یک دایره وظیفه ای یا گروه پروژه جای می گیرند، استعدادهای آنها بصورت انحصاری درآمده و بهره برداری بهینه از آنها به عمل نمی آید.طرح ماتریسی از طریق تجهیز سازمان به بهترین منابع و بکارگیری اثربخش ترین روش استفاده از منابع، صرفه جویی های ناشی از مقیاس را محقق می سازد.

دیگر مزیت های طرح ماتریسی عبارتنداز
1.افزایش توانایی سازمان برای واکنش سریع نسبت به تغییرات محیطی
2.ابزاری اثربخش برای توازن احتیاجات تکمیل پروژه و کنترل هزینه با نیاز سازمان به کارایی Efficiency اقتصادی و توسعه ظرفیت های فنی برای آینده
3.افزایش انگیزه از طریق ایجاد محیطی با هنجارهای آزادمنشانه که باب طبع افراد حرفه ای Professional و عملی است
معایب عمده آن عبارتند از اغتشاش و بی نظمی Chaos که ایجاد می کند و میل به ایجاد تنازع قدرت و تأکید برنحوه قرارگرفتن افراد در پست ها. وقتی وحدت فرماندهی نقض می شود ابهام بطور قابل توجهی افزایش می یابد و اغلب ابهام، منجر به تعارض Conflict می شود. برای مثال دقیقا مشخص نیست چه کسی باید به چه شخصی گزارش دهد و این احتمال وجود دارد که مدیران، بهترین متخصصان را از دوایر وظیفه ای جذب گروه های پروژه نکنند. اغتشاش، سردرگمی و ابهام بذر تنازع قدرت را می فشاند. بوروکراسی از طریق تعیین قوانین دقیق، عوامل بالقوه potential برای کسب قدرت را کاهش می دهد. وقتی این قوانین دقیقا مشخص نباشد زمینه را برای کشمکش بین مدیران وظیفه ای و پروژه را فراهم می کند. برای کسانی که امنیت را دوست داشته و دوری از ابهام را مطلوب می دارند، چنین محیطی می تواند موجب فشار عصبی stress باشد. گزارش دادن به بیش از یک رئیس، تعارض نقش را موجب شده و انتظارات مبهم، ابهام نقش را ایجاد می کند. رضایت از قابلیت پیش بینی که در بوروکراسی وجود دارد در طرح ساختاری ماتریسی، جای خود را به عدم امنیت و فشار عصبی می دهد.

ماتریسی یا پروژه ای
یکی از روش های نوین مدیریتی که امروزه به طور گسترده ای در سازمان های غیر دولتی به کار گرفته می شود، سازماندهی ماتریسی یا پروژه ای است. ورود این روش به حیطۀ سازماندهی به علت نیاز های جدیدی است که به تازگی، سازمان های امروزین را به طور دائم به چالش کشیده اند. به سبب پیچیدگی های فراوانی که نهاد های اجتماعی امروزه با آنها مواجه اند، بسیاری از مؤسسات به بیشتر از یک بنیان مرزبندی برای سازماندهی خود نیاز دارند. از دیگر سو، امکان ترکیب ساختار های سازمانی بر اساس خدمات و به طور همزمان بر پایۀ تخصص و یا محل های مختلف اجرا تنها در روش سازماندهی پروژه ای فراهم می شود. به این ترتیب که در یک سو تخصص های لازم برای انجام وظایف متنوع مورد نیاز سازمان زیر مدیریت و سرپرستی گروه های مختلف قرار می گیرد و از سوی دیگر بخش هائی برای به انجام رساندن پروژه و یا طرحی خاص که توسط فرد دیگری هدایت و اداره می شود، طراحی شده و راه اندازی می گردد. مهمترین حسن چنین ساختار هائی، توانمندی آنان برای ترکیب چند روش مرزبندی متفاوت است که هر یک فعالیت های مورد اجرای سازمان خود را از دیدگاه های متفاوتی نظاره گر می باشند. اهمیت دیگر این روش سازماندهی، افزودن بر ارتباطات مؤثر میان افراد و گروه های درون سازمانی است. دست آخر اینکه در سازمان های پروژه ای، منابع فیزیکی و مالی به طور وسیع تری در میان نیروی انسانی به اشتراک گذاشته شده و در عمل امکان ادارۀ مشارکتی سازمان غیر دولتی بالا تر خواهد رفت. ساختار چنین سازمان هائی به این صورت است که درست زیر مدیر کل، بخش های مرسوم مرزبندی وظایف قرار دارند و از طرف دیگر مدیران پروژه های مختلف تعریف می شوند و اختیار استفاده از منابع زیر دست سایر بخش های تعریف شده به آنان نیز داده می شود. بدیهی است که تعداد پروژه ها و ساختار سازمانی موقتی که به آنان تخصیص یافته است تابعی از زمان خواهند بود و این مهم خود موجبات شکل گیری سازمانی پویا و تغییر پذیر را فراهم می آورد. در عمل بسیاری از سازمان های غیر دولتی بزرگ و تقریباً تمامی آن دسته از آنان که به فعالیت های بین المللی مشغول اند، دارای ساختارهای ماتریسی یا پروژه ای می باشند. به عنوان بهترین نمونه می توان به بانک جهانی اشاره نمود که علاوه بر این واقعیت که مرزبندی های سازمانی در آن بر حسب منطقۀ جغرافیائی انجام شده است، پروژه های فراوانی از قبیل بررسی روی تبعیض جنسی و یا سوء استفاده از زنان و کودکان، نحوۀ سرمایه گذاری، طرح های توسعه، موضوعاتی مانند مبارزه با فساد اجتماعی و یا اداری، فقرزدائی و مسائلی از این دست، تعریف می شود که حوزۀ عملکرد شان بر روی تمامی و یا بخش قابل ملاحظه ای از مناطق جغرافیائی زیر پوشش خواهد بود. بدین ترتیب امکانات و اختیارات سازمانی در خدمت پروژه های متنوعی قرار خواهد گرفت و متخصصان و صاحبنظران در مناطق جغرافیائی تعریف شده، بر حسب درخواست مدیران پروژه های مذکور، به مشارکت در پیشبرد چنین طرح هائی در بانک جهانی قرار می گیرند.