مهندسی مجدد منابع انسانی از طريق فناوری اطلاعات

چکيده:
يکي از ويژگيهاي محيط امروزي افزايش سطوح رقابت است .موسساتي که خواهان افزايش سهم بازار خود و کسب سود و منافع هستند بايد خود را با تغييرات محيط موجود وفق دهند . از اين رو تغييرات بسياري در روشهاي کسب و کار در حال شکل گيري است . يکي از آنها فرايند مهندسي مجدد کسب و کار است که به عنوان بازانديشي اساسي و طراحي دوباره و بنيادي فرايندهاي کسب و کار به منظور بهبود چشمگير معيارهاي عملکرد امروزي تعريف شده است . يکي از زمينه سازان بالقوه فرايند مهندسي مجدد کسب و کار فناوري اطلاعات است . اگر چه فناوري اطلاعات امکان دستيابي به پيشرفتهايي را در زمينه فرايند مهندسي مجدد فراهم مي سازد اما به تنهايي کافي نيست . اين مقاله با نگرشي جامع به فرايند مهندسي مجدد منابع انساني و مفهوم فناوري اطلاعات، کاربرد فناوري اطلاعات در مهندسي مجدد دپارتمان منابع انساني و مزايا و معايب آن را شرح خواهد داد.

مقدمه
در حال حاضر ما در عصري به سر مي بريم که تغييرات آن به مراتب بنيادي‌تر از تغيير و تحولات انقلاب صنعتي است و از همين رو سازمانها براي حفظ بقا و حضور خود در عرصه رقابت ناگزير به دگرگوني و استفاده از تازه‌ترين دستاوردهاي فناوري براي دستيابي به بالاترين سطح بهبود تواناييهاي خود و کارکنان خود هستند.
مهندسي مجدد سازمانها را مي توان از جهات مختلف محصول تکامل طبيعي و عملي استراتژي هاي کاربردي برخي از رويکردهاي مديريتي اخير دانست که تاثير عمده اي بر نحوه نگرش مديريت و دگرگوني سازمانها داشته است .
اين رويکردهاي جديد شامل «مديريت کيفيت جامع (TQM)» ، «تمرکز بر روي مشتريان» و جديدترين آنها «مهندسي مجدد فرايندها (BPR)» هستند. مهندسي مجدد سازمانها يک رويکرد کل نگر است که طي فرايندي، استراتژي رقابت سازمان را با پردازشهاي دروني و کارکنان آن مرتبط مي کند. اين ارتباط از طريق به کارگيري جديدترين ابزارهاي ارتباطي برقرار مي شود.
در هر سازماني اين باور وجود دارد که تحقق اهداف عالي سازمان در گرو برخورداري از منابع انساني کارآمد و بهره‌ور است. تمام سازمانها براي سازگاري با تغييرات محيطي لازم است به طور مداوم نسبت به توسعه و بهسازي نيروي انساني ، تجهيزات، فناوري، قوانين و مقررات و فرهنگ سازمان اقدام کنند.

مفهوم مهندسي مجدد
«همر» و «چمپي» مهندسي مجدد فرايند کسب و کار را اينگونه تعريف مي کنند : «بازانديشي بنيادين ، طراحي نو و ريشه اي فرايندها براي دستيابي به پيشرفتي شگفت انگيز در عملکرد براساس معيارهايي نظير هزينه ، کيفيت ، خدمات و سرعت.»

واژگان کليدي در اين تعريف عبارتند از :
1 – بنيادين : شيوه اصلي کار شرکت چيست؟
2- ريشه اي: تمامي روندهاي کاري و ساختار هاي موجود بايد فراموش شوند و شيوه‌هاي جديد کار کردن کشف شوند. تغييرات سطحي مفيد نيستند و تغيير بايد در ريشه عملي شود.
3- شگفت انگيز: بايد به تغييرات چشمگير و خارق‌العاده دست يافت نه بهبودهاي جزئي و اندک .
4- فرآيندها: طراحي مجدد بايد بر فرايندها متمرکز باشد نه بر وظايف ، شغلهاي افراد يا ساختارها . ‍‍‍[‍‍3]
در نتيجه يک سازمان بايد با پشت سر نهادن روندهاي کاري قديمي کار را از نو شروع کند. مهندسي مجدد در کانون خود بر فرايندها متمرکز است . «داونپرت» و «شورت» فرايند را مجموعه اي از وظايف تعريف مي‌کنند که به طور منطقي با يکديگر در ارتباط هستند و براي دستيابي به يک نتيجه کاري تعريف شده اجرا مي شوند. فرايندها ، سلسله فعاليتهايي هستند که مشترکا نتيجه ارزشمندي را براي مشتري به بار مي آورند. [4‍‍‍‍‍‍]
با توجه به اين تعاريف ، مهندسي مجدد تحولات تدريجي را نمي پذيرد و با در نظر گرفتن دگرگونيهاي پر شتاب فناوري، بازار و اقتصاد، دگرگونيهاي بنيادين و شديد را مد نظر قرار مي دهد . اين دانش تمام روشهاي سازماندهي، مديريت تحول و ابزارهاي مهندسي صنايع را مورد استفاده قرار مي دهد تا بر ويرانه سازماندهي بوروکراتيک (ديوان سالاري ) ، سازمانهاي نوين فرايندگرا و انعطاف‌پذير را بسازد. [7‍‍‍‍‍‍[
مهندسي مجدد در منابع انساني
درصورتي که در سازمان شما فعاليتهاي روزانه به طور کارا و مؤثر انجام نمي شود، ‌دپارتمان منابع انساني اولين جايي است که بايد مهندسي مجدد در آن شروع شود. اين روشي است که مديران شــــرکتهايي چون AT&T و هيولت – پاکارد به کـــــار گرفته اند.
در حالي که بسياري از متخصصان منابع انساني به طور مؤثر در حال بهره برداري از فناوري اطلاعات به منظور مهندسي مجدد فرايندهاي منابع انساني هستند ، بسياري ديگر هنوز تصوير مبهمي از مهندسي مجدد دارند. اينکه مهندسي مجدد چيست ؟ چه کــاري مي تواند انجام دهد؟ و چه مشکلاتي ممکن است در حين اجرا رخ دهد؟ . [1]
مهندسي مجدد معمولا براي توسعه ، توليد ،‌ لجستيک ،‌توزيع يا در بعضي مواقع جهت حمايت کردن از مشتريان و فروشندگان هدف گذاري مي‌شود اما به ندرت براي اجراي آن در قسمتهاي مالي و منابع انساني تلاش مي‌شود. به هر حال، منابع انساني مجموعه اي از سيستم ها و فرايندهايي است که قادر است بزرگترين سرمايه شما را بالفعل کند. [2‍‍‍‍‍‍]
نياز به کاهش هزينه ، ارائه خدمات با کيفيت‌تر و تغيير فرهنگي سه عامل اصلي جهت آغاز فعاليتهاي مهندسي مجدد منابع انساني هستند.
محيطهاي کسب و کار رقابتي در حال افزايش ،‌ بسياري از کارشناسان منابع انساني را به سختي تحت فشار قرار مي دهند تا هزينه هاي اجرايي منابع انساني را کاهش دهند،‌ خدمات با کيفيت تري تحويل دهند و فرهنگ سازماني رقابتي تر و مؤثرتري ايجاد کنند.
به منظور افزايش سرعت و صحت تصميمات مرتبط با افراد و فراهم آوردن خدمات منابع انساني به موقع و با کيفيت ، فرايندها و سيستم هاي اطلاعاتي منابع انساني بسياري از شرکتها احتياج به يک بازنگري اساسي دارد. در حقيقت فرايند مهندسي مجدد وظايف منابع انساني را همراستا ، اتوماتيک و يکپارچه مي‌کند ، در نتيجه يک مزيت رقابتي قدرتمند براي سازمان فراهم مي‌آورد. [1]

گامهاي مهندسي مجدد
معمولا فرايند مهندسي مجدد از طراحي تا اجرا شامل چهار فاز است:
مرحله 1- نياز سنجي: اغلب ، فعاليتهاي مهندسي مجدد زماني شروع مي‌شود که شرکتها از وضعيت موجود ناراضي هستند يا از طرف فرايندها و سيستم هاي موجود جهت پاسخ به فرصتهاي تجاري جديد يا به دست آوردن اهداف خاص تحت فشار هستند ، در حقيقت مهندسي مجدد به عنوان ابزاري براي به دست آوردن اهداف کسب و کار جديد يا نشان دادن مشکلات کسب و کار استفاده مي شود.

در اين مرحله شرکتها بايد قبل از صرف زمان و منابع جهت شروع فعاليت به دو پرسش اساسي پاسخ دهند:
1- چرا مهندسي مجدد لازم است؟
2 -چگونه مهندسي مجدد براي به دست آوردن اهداف کسب و کار با استراتژي کلي سازمان منطبق مي‌شود؟
مرحله 2- حمايت و پشتيباني از سوي مقامات بالاي سازمان: بدون حمايت فعال و مستمر مديريت ارشد ، يک فعاليت بنياني مثل مهندسي مجدد دير يا زود شکست خواهد خورد .در مهندسي مجدد منابع انساني مجريان رده بالاي منابع انساني نياز به حمايت قوي از طرف مديران ارشد سازمان دارند.
بعد از کسب حمايت از طرف مديريت ارشد سازمان معمولا در اين مرحله تصميمات لازم با توجه به ماموريت فعاليت مهندسي مجدد ، حوزه کاري اين فعاليت و منابع مورد نياز جهت کار اتخاذ مي‌گردد.
مرحله 3- تشکيل تيم راهبري: تيم راهبري متشکل از مديران ارشد منابع انساني، مديران MIS ، مديران مياني و مشاوران خارجي معمولا در اين مرحله تشکيل مي‌شود.

وظايف تيم راهبري
1)درک ارتباطات کليدي مشتريان / کاربران در فرايندها؛
2)ترسيم کردن فرايندهاي جاري و محدوديتهاي سيستم؛
3)هدف گذاري هزينه اي/ خدماتي جديد براي فرآيندها؛
4)شناسايي فرايندهايي که بايد مهندسي مجدد شوند و ايجاد يک طرح اجرايي فاز بندي شده.
در اين مرحله تيم راهبري مي‌تواند مسير کلي مهندسي مجدد را تعيين کرده و مشاوران و فروشندگان درخواستهاي سخت افزاري و نرم افزاري را انتخاب کند.
مرحله 4- تشکيل تيم هاي اجرايي: تيم هاي اجرايي براي خلق راه حل جهت هريک از فرايند هاي هدف گيري شده تشکيل مي‌شوند. در اين مرحله افراد تيم ، فرايند موجود را شناسايي کرده و راه حلهاي چندگانه براي فرايند ايجاد مي‌کنند، براي هر راه حل تحليل سود- هزينه انجام مي‌دهند و در نهايت ساختار ،‌نيروي انساني و نيازهاي سيستمي فرايند انتخاب شده را تعيين مي‌کنند.
طرحهاي عملي براي تست آزمايشي ، نصب تجهيزات ، تغيير ،‌آموزش و استخدام نيز در اين مرحله فرمول بندي و اجرا مي‌شود.
در نهايت فعاليتها و فرايند هاي اصلي بايد پياده سازي و اجرا شوند تا پيشرفت و اثر تجاري فعاليتهاي مهندسي مجدد نمايان شود. [[1
به عنوان مثال تيم اجرايي مهندسي مجدد منابع انساني را مي توان به صورت 6 تيم سازماندهي کرد که عبارتند از :
1- تيم ارتـــباطي کارکنان که مديريت برنامه هاي ارتباطات را بر عهده دارند و مراقب هستند تا خطوط ارتباطي هميشه باز و آزاد باشد؛
2- تيم آموزش و کارآموزي که توجه اصلي خود را حول برنامه‌هاي آموزش رهبري و آموزشهاي تکنيکي متمرکز مي‌کند؛
3- تيم هاي متفاوت برنامه‌ريزي که مسئول برنامه ريـــزي سمينارها ،‌ارائه خدمات مشاوره اي به همه کارکنان براي رسيدن به هوشياري ،‌درک و پذيرش همه گونه تنوع و تفاوت هستند؛
4- تيم برنامه ريزي و تعيين استراتژي پژوهشهاي نيروي انساني که تضمين کننده همسويي و پشتيباني کامل سيستم‌هاي پژوهشي از استراتژي هاي شرکت به شمار مي آيد؛
5- تيم برنامه ريزي نيروي کار که مسئوليت ايجاد رابطه اي موثر و مفيد با اتحاديه هاي کارگري و همچنين آماده کردن کارکنان براي دگرگونيهاي آينده نظير تيم هاي خودگردان و فناوريهاي جديد را به عهده دارد؛
6- تيم ارائه خدمات به کارکنان که مسئوليت اداره امور حقوق و مزاياي کارکنان ، طرحهاي تشويق و بهره و‌ري ، مطالعات و بررسيهاي مرتبط با کارکنان و تامين خدمات تخصصي و مشاوره اي مرتبط با موضوعهاي نيروي انساني را بر عهده دارد.

شش عامل کليدي در موفقيت فعاليتهاي مهندسي مجدد منابع انساني
1- همراهي و حمايت مديريت ارشد سازمان: پشتيباني مدير اجرايي ارشد سازمان نقش اساسي در موفقيت مهندسي مجدد دارد. بر اين اساس لازم است جلسات پي در پي و منظمي با حضور مديريت ارشد در طول اين فعاليت برگزار شود.
2 – چشم انداز و مدل واضح و روشن براي تغييرات در منابع انساني: ارتباط روشن بين مدل کسب و کار و طراحي مجدد منابع انساني و وضوح استراتژي هاي تجاري، ‌ارزشها و موقعيت رقابتي سازمان نقش بسزايي در پيشرفت فرايند مهندسي مجدد منابع انساني دارد؛
3- ارتباطات شفاف ، صادق و پياپي: براي اينکه افراد مرتبط با فعاليت مهندسي مجدد با ماهيت کار آشنا شده و آن را به خوبي درک کنند لازم است تا در موقعيتهاي مختلف و به صورت حضوري و رو در رو در مورد آن بشنوند و اطلاعات کسب کنند؛
4- توانمند سازي کارمندان و مديران: بايد به مديران و کارمندان اختيارات لازم داده شود تا مسئوليت نتايج کارهايشان و هدفهاي مورد نظر را قبول کنند؛
5- تغيير در سيستم هاي حمايتي (پاداشها ، ارزيابي ، طراحي مجدد شغل و …):
6- اختيار و قدرت دادن به تيم هاي مهندسي مجدد و پاسخگو نگاه داشتن آنها جهت هدفهاي روشن و قابل اندازه گيري. [1]‍‍‍‍‍‍
مفهوم فناوري اطلاعات: با توجه به حضور در عصر اطلاعات ، آنچه توجه همه شرکتها و سازمانها را به خود جلب کرده است سرمايه‌گذاري در فناوري اطلاعات و بهره‌وري حاصل از آن است.
براساس تعريف،‌ فناوري اطلاعات (IT) عبارت است از مجموعه ابزارها، تجهيزات ، دانش ، روش و مهارت استفاده از آنها در توليد ،‌انتقال و جابه جايي ، پردازش و مصرف اطلاعات . [6[
دامنه علوم مرتبط با اين فناوري بسيار گسترده و وسيع بوده و مباحثي نظير علوم رايانه و مهندسي نرم افزار ، مخابرات ، ‌سيستم هاي اطلاعاتي مديريت ، سيستم هاي پشتيباني تصميم (DSS) ،‌هوش مصنوعي(AI)، مديريت اطلاعات ،‌مهندسي دانش ،‌فناوري چند رسانه اي ،‌ روباتيک و پايگاههاي اطلاعاتي اينترنتي را شامل مي‌شود.
اين فناوري نوظهور بسياري از عرصه‌ها را تحت تاثير خود قرارداده است که از جمله آنها مي‌توان به توليد و صنعت و فعاليتهاي خدماتي- پشتيباني اشاره کرد.

نقش فناوري اطلاعات در فرآيند مهندسي مجدد
فناوري اطلاعات در مهندسي مجدد نقش عمده اي ايفا مي‌کند ، فناوري به تنهايي و به صورت انتزاعي نمي تواند موجب تغيير و تحول باشد. اما با وجود اين ،‌فناوري مي‌تواند تاثير بسيار قوي و گسترده اي از خود به جا بگذارد ،‌ خصوصا وقتي که به نحو صحيح و مطلوبي با يک برنامه مهندسي مجدد ريشه‌اي که قصد تبديل سازمان سنتي مبتني بر فعاليت به سازمان مبتني بر تيم متمرکز ،‌حول نيازهاي مشتريان و تغيير نظام فعاليتي به نظام راهبري فرايند را دارد ،‌عجين شده باشد.
فناوري اطلاعات به ايجاد تغييرات در سازمانها که آن هم عمدتا تغييراتي در ماهيت کار ،‌ادغام وظايف سازماني و تبديل نيروهاي رقابتي است کمک مي‌کند. فناوري اطلاعات مي تواند در ايجاد تغييرات به مهندسي مجدد ياري برساند و از اين رو مي‌توان آن را در حکم تسهيل کننده مهندسي مجدد تلقي کرد. لذا طراحي مجدد فرايندها اغلب به وسيله کمک گرفتن از فناوري اطلاعات صورت مي‌گيرد. در اغلب حالات، فناوري اطلاعات مهمترين عامل توانايي بخش مهندسي مجدد است.
آنچه که امروز دانستن آن درباره نقش فناوري اطلاعات اهميت دارد اين است که فناوري اطلاعات تنها چگونگي انجام کارها را دگرگون نمي‌کند بلکه تعريف اقتصاد ، تجارت و رقابت را هم تغيير داده است. [7[
همواره پروژه مهندسي مجدد به نيازهاي اطلاعاتي جديد نيازمند است و شايد لازم باشد که به منظور رفع اين نيازمنديها فناوري جديد به کار گرفته شود.
امروزه اجراي فرايند مهندسي مجدد منابع انساني با استفاده از فناوري اطلاعات در بخشهاي مختلفي همچون حقوق و دستمزد ، گزينش و استخدام ، آموزش ، ارزيابي عملکرد ، پاداش دهي و پياده سازي فرهنگ سازماني نقش عمده اي را در راستاي دستيابي اهداف ايفا مي‌کند.
از آنجا که واژه فناوري اطلاعات بسيار گسترده است و جنبه هاي بسياري را شامل مي شود، مي توان به کاربرد آن در فعاليتهاي منابع انساني از جنبه هاي مختلف اشاره کرد:
1- تجهيزات و سيستم‌ها، 2 – نرم افزارهاي کاربردي، 3 – اينترنت، 4 – اينترانت، 5 – واقعيت مجازي، 6 – آموزش از راه دور.

نتيجه گيري
با وجود تحولات گيج کننده فناوري نوين ، تا زماني که دپارتمان منابع انساني هنوز به حفظ روشهاي سنتي خود ادامه مي‌دهد ، به سختي مي توان انتظار تغيير و تحولي بنيادين در آن را داشت. اگر دپارتمان منابع انساني هنوز به ساختار فعاليتي و سلسله مراتب سنتي خود چسبيده باشد، مطالب ارائه شده در اين مقاله ، پيرامون فناوري اطلاعات ،‌قادر به ايجاد هيچگونه تغيير و تحولي در اين قبيل دپارتمانها نخواهد بود. اصول پيشنهادي «آدام اسميت» و «فردريک تيلور» در زمينه سازماندهي بر مبناي فعاليت و سلسله مراتب، در زمان خود اصول کاملا صحيحي به نظر مي رسيدند، زيرا منطبق با سطح فناوري عصر خود طراحي شده بودند و از عمر آنها چندين دهه و حتي در مواردي يک قرن مي گذرد. تا زماني که دپارتمان منابع انساني روشهاي سنتي خود را کنار نگذارد و به مهندسي مجدد بنيادين خود نپردازد ، فناوري جديد تنها در حد روياها و صرفا روي کاغذ وجود خواهد داشت. همچنان که فناوري به سوي آينده گام بر مي‌دارد و رقبا به تطبيق سازمان خود با فناوري جديد مي‌پردازند ،‌ سازمانهايي که نمي خواهند دست به تغييرات بنيادين بزنند راهي جز ترک عرصه رقابت نخواهند داشت و در اين وادي نقش دپارتمان منابع انساني از اهميت دو چندان برخوردار است.

منابع