هرم حمایتی مدیران تازه کار پروژه

چهارچوبي براي آموزش و فراگيري مديريت پروژه

مقدمه :
چنانچه به تازگي پا به عرصه مديريت پروژه[1] نهاده‌ايد و بر آنيد كه سطح اطلاعات علمي و عملي خود را در اين باب افزايش دهيد ، احتمالا اين پرسش را از خود پرسيده‌ايد من كه در ابتداي اين راه پر پيچ‌وخم قرار دارم ، بايد از كجا شروع كنم ؟ بي‌ترديد آغاز هر اقدامي با سردرگمي‌هايي همراه است كه عدم بهره‌مندي از يك راهنماي مطمئن و متبحر ، زمان موفقيت شما را به تاخير خواهد انداخت ؛ لذا برآنم كه در اين نوشتار به معرفي هرمي تحت عنوان هرم حمايتي مديران تازه كار[2] در مديريت پروژه‌ها بپردازم ، بلكه راهگشاي مناسبي براي آناني باشد كه‌ از تجربه‌ كمتري برخوردارند . در ابتدا ، ذكر اين نكته ضروريست كه همانند مقالات پيشين ، معادل انگليسي واژه‌هاي كليدي مديريت پروژه را براي مرور هر چه بيشتر و كمك به يادگيري خوانندگان ، در انتها ذكر نموده‌ام .

براستي هرم حمايتي مديران تازه‌كار پروژه چيست ؟ اين هرم – همانگونه كه در شكل مشاهده مي‌كنيد –  به چهار سطح تقسيم‌بندي شده است كه هر يك از اين سطوح معرف مرحله‌اي در فراگيري دانش مديريت پروژه مي‌باشند ؛ سطوح چهارگانه عبارتند از :

1-      فراگيري مفاهيم و اصلاحات كليدي[3] مديريت پروژه .

2-      كسب نگرش[4] و دانش عمومي مديريت پروژه .

3-      فراگيري اقدامات اساسي[5] در مديريت پروژه .

4-      راهبري دانسته‌ها .

اينك به تشريح جداگانه هركدام مي‌پردازم .

سطح نخست : فراگيري مفاهيم و اصلاحات كليدي مديريت پروژه
تا هنگاميكه آشنايي كامل با واژگان اساسي مديريت پروژه حاصل نكرده‌ باشيد و با تعريف دقيق پروژه و عناصر و اجزاي تشكيل‌دهنده آن آشنا نشده باشيد ، نخواهيد توانست گام آتي را در آموختن مباني مديريت پروژه استوار برداريد ؛ در اين سطح شما بايد در ذهن خود به سوالاتي پاسخ گوييد كه غالبا داراي قالب « … چيست / چيستند ؟ »[6] و يا « … كدامست / كدامند ؟ » مي‌باشند ؛ اين نوع پرسشها همانهايي هستند كه با پاسخ‌دهي كامل به آنها ، آگاهي جامعي از تعريف پروژه و زيرمجموعه‌هاي آن حاصل خواهيد نمود . نمونه‌هاي مهم پرسشهاي اين سطح را سوالات ذيل بدانيد :

1. پروژه چيست و داراي چه ويژگيها و مشخصاتي مي‌باشد ؟
2. اهميت پروژه‌ها در چيست ؟
3. انواع گوناگون پروژه‌ها كدامند ؟
4. مثلث پروژه را چه اضلاعي شكل مي‌دهند ؟
5. مديريت پروژه چيست و چه عواملي مديريت پروژه را از ساير حوزه‌هاي مديريتي متمايز مي‌نمايد ؟
6. دلايل توجه روزافزون به مديريت پروژه كدامند ؟
7. اركان يك سيستم مديريت پروژه چيستند ؟
8. رئوس مسووليتهاي يك مدير پروژه كدامند ؟
9. ساختارهاي سازماني متداول در پروژه‌ها كدامند ؟
10. فرايندهاي مديريت پروژه كدامند ؟
11. استانداردهاي مديريت پروژه كدامند ؟
12. حوزه‌هاي دانش مديريت پروژه كدامند ؟
13. مديريت ريسك[7] چيست ؟
14. روشهاي كاربردي در مديريت ريسك پروژه‌‌ها كدامند ؟
15. انواع روشهاي انتخاب پروژه كدامند ؟
16. ابزارهاي متداول برنامه‌ريزي و كنترل پروژه كدامند ؟
17. ساختار شكست كار[8] چيست ؟
18. نمودار گانت[9] چيست و چه مزايا و معايبي دارد ؟
19. روش مسير بحراني[10] چيست ؟
20. تكنيك ارزيابي و بازنگري پروژه[11] ، چگونه روشي است ؟
21.  مسير بحراني چيست ؟
22. برنامه‌ريزي شبكه‌اي برداري چيست و چه مزايايي دارد ؟
23. شناوري چيست و انواع گوناگون آن كدامند ؟
24. تكنيك ارزيابي و بازنگري گرافيكي[12] ، چگونه روشي است ؟
25. منابع پروژه[13] به چند دسته كلي تقسيم‌بندي مي‌شوند ؟
26. تخصيص منابع[14] به چه معناست ؟
27. تسطيح منابع[15] به چه معناست ؟
28.  اهميت مديريت هزينه پروژه در چيست ؟
29. روشهاي گوناگون تخمين هزينه كدامند و هر كدام چه مزايا و معايبي دارند ؟
30. شبيه‌سازي مونت‌كارلو چه كاربردي دارد ؟
31. منحني‌‌هاي يادگيري[16] چيستند و استفاده از منحني يادگيري در برآورد هزينه چه اهميتي دارد ؟
32. ارزش حاصله[17] چيست و در كدام مرحله از پروژه بكار مي‌رود ؟
33. مديريت كيفيت پروژه ، شامل چه جنبه‌هايي مي‌گردد ؟
34. هزينه كيفيت در پروژه به چه معناست ؟
35. بكارگيري مهندسي ارزش[18] چه تاثيري در پيشرفت پروژه دارد ؟
36. سيستم اطلاعات مديريت[19] پروژه چيست و سيستمهاي اطلاعاتي پروژه چه اهدافي را دنبال مي‌نمايند ؟
37. نرم افزارهاي كاربردي برنامه‌ريزي و كنترل پروژه كدامند ؟

پرسشهاي بسيار ديگري را نيز مي‌توان در اين سطح مورد بررسي قرار داد ؛ با روشن شدن پاسخ اين سوالات در ذهن شما ، گام بلندي را در ابتداي كار آموختن مديريت پروژه بر خواهيد داشت تا بتوانيد در سطح دوم نگرش مناسبي نسبت به كليات دانش مديريت پروژه پيدا نماييد .

سطح دوم : كسب نگرش و دانش عمومي مديريت پروژه
پس از يادگيري تعاريف اساسي ، اينك نوبت آن است كه ذهنيت روشني از كليات فعاليتهاي يك مدير پروژه حاصل نماييد . در اين سطح شما بايد در ذهن خود به سوالاتي پاسخ گوييد كه غالبا داراي قالب « چرا … ؟ »[20] مي‌باشند ؛ نمونه‌هاي مهم پرسشهاي اين سطح را نيز ، سوالات ذيل بدانيد :

1. چرا پروژه‌ها – حتي پروژه‌هاي نسبتا مشابه – منحصربفرد هستند ؟
2. چرا تغيير در هر يك از اضلاع مثلث پروژه ( كيفيت ، هزينه و زمان ) بر دو ضلع ديگر تاثير مي‌نهد ؟
3. چرا اجراي موفق پروژه به برنامه‌ريزي دقيق ، وابستگي تام دارد ؟
4. چرا شخصيت ذاتي مديريت پروژه ، در كارايي وي تاثيرگذار است ؟
5. چرا انتخاب شكل سازماني مناسب ، در موفقيت پروژه نقشي اساسي ايفا مي‌نمايد ؟
6. چرا اغلب سازمانها ، به ساختارهاي مختلط سازماني گرايش نشان مي‌دهند ؟
7. چرا فعاليتهاي پروژه را بايد در قالب فازها[21] ، گروه‌بندي نمود ؟
8. چرا سازماندهي فازهاي پروژه ،‌ در قالب چرخه حيات[22] پروژه ضروري است ؟
9. چرا مديران پروژه ، بايد به مراحل اصلي اجراي پروژه ( آغازين[23] ، طرح و برنامه[24] ، اجرا[25] ، كنترل[26] و اختتاميه[27] ) در تمامي فازها پايبند باشند ؟
10. چرا پيشرفت كار پروژه ، اغلب در انتهاي چرخه حيات آن ، دچار افت مي‌گردد ؟
11. چرا انتخاب مناسبترين تكنيك در مديريت و برنامه‌ريزي زمان پروژه ، در موفقيت پروژه نقشي اساسي ايفا مي‌نمايد ؟
12. چرا نوسانات شديد استفاده از منابع ، در طول پروژه نامطلوب است ؟
13. چرا در اغلب پروژه‌ها ، هزينه‌هاي تخمين‌زده شده[28] با هزينه‌هاي واقعي[29] ، اختلاف چشمگيري دارند ؟
14. چرا مستندسازي[30] و ثبت اطلاعات در پايان پروژه ، امري ضروري به شمار مي‌رود ؟
15. چرا بكارگيري نرم‌افزارهاي كنترل پروژه ، در روند اجراي پروژه ، نقشي اساسي ايفا مي‌نمايد ؟

در اين سطح نيز ، پرسشهاي بسيار ديگري نيز وجود دارند كه شما مي‌توانيد با درگير كردن ذهن خود و مطالعات گسترده در منابع غني مديريت پروژه ، در صدد پاسخگويي بدانها برآييد ؛ به خاطر داشته باشيد كه هر چه دايره دانش شما شعاع بزرگتري داشته باشد ، استوانه موفقيت شما هم حجم ممكن بيشتري را از آن خود خواهد ساخت تا بتوانيد در سطح سوم ، با پشتوانه‌اي كافي ، به فراگيري اقدامات اساسي در مديريت پروژه بپردازيد .

سطح سوم : فراگيري اقدامات اساسي در مديريت پروژه
در اين سطح خواهيد آموخت كه به واقع چه بايد كرد ! بدين معنا كه كه يك مدير پروژه ، در عمل ، با چه آلترناتيوهايي روبرو خواهد بود ؛ سومين سطح از هرم حمايتي ، به پرسشهايي كه غالبا داراي قالب « چگونه مي‌توانم … ؟‌ »[31] مي‌باشند ، مي‌پردازد . در حاليكه دو سطح نخستين ، چهارچوبي از اطلاعات و آگاهيهاي مقدماتي مديريت پروژه را به تصوير مي‌كشد ، سطح كنوني به شما مي‌گويد كه چگونه آستينهاتان را بالا بزنيد و آغاز به كار كنيد ! نمونه‌هاي مهم پرسشهاي اين سطح را ، سوالات ذيل بدانيد :

1. چگونه مي‌توانم به تصميم‌گيرندگان مافوق خود اثبات نمايم كه اجراي پروژه ضروريست و امكان‌پذيري[32] دارد ؟
2. چگونه مي‌توانم موافقتنامه آغاز پروژه را اخذ نمايم ؟
3. چگونه مي‌توانم با بيشترين دقت ممكن ، محدوده كلي پروژه‌ام[33] را تجزيه‌وتحليل ، سپس معرفي نمايم ؟
4. چگونه مي‌توانم فعاليتهاي پروژه[34] را تعريف كرده و ترتيب‌بخشي[35] نمايم ؟
5. چگونه مي‌توانم زمان لازم را براي پايان همه فعاليتهاي پروژه‌ام تخمين بزنم ؟
6. چگونه مي‌توانم هزينه لازم را براي پايان همه فعاليتهاي پروژه‌ام تخمين بزنم ؟
7. چگونه مي‌توانم منابع موردنياز را شناسايي كرده و به فعاليتهاي موجود ، اختصاص دهم ؟
8. چگونه مي‌توانم ساختار شكست كار پروژه‌ام را تنظيم نمايم ؟
9. چگونه مي‌توانم دياگرام شبكه‌اي[36] پروژه‌ام را تنظيم نمايم ؟
10. چگونه مي‌توانم برنامه زماني پروژه‌ام را تنظيم نمايم ؟
11. چگونه مي‌توانم برنامه‌اي براي بودجه و نحوه مصرف آن تنظيم نمايم ؟
12. چگونه مي‌توانم برنامه‌اي براي مديريت ريسك پروژه‌ام تنظيم نمايم ؟
13. چگونه مي‌توانم برنامه‌اي براي مديريت كيفيت پروژه‌ام تنظيم نمايم ؟
14. چگونه مي‌توانم اطمينان حاصل نمايم كه فعاليتهاي پروژه‌ام به خوبي در حال اجرا بوده و تحت كنترل مي‌باشند ؟
15. چگونه مي‌توانم فعاليتهاي پروژه‌ام را بسته و پروژه را به هنگام و در محدوده بودجه پيش‌بيني‌شده خاتمه دهم ؟

پاسخ پرسشهاي فوق و سوالات مشابه را چنانچه در آستين داشته باشيد ، آنگاه مي‌توانيد اطمينان حاصل كنيد كه آنچه بيش از هر چيز ديگري بدان نيازمنديد تجربه براي بكاربستن دانسته‌هاست ؛ به هنگام درگير شدن با پروژه است كه شما پاسخ پرسشهاي تازه‌اي را خواهيد يافت و آنچه را كه پيش از اين پاسخ داده بوديد بهتر درك خواهيد كرد ؛ پس اينك ، زمان راهبري دانسته‌هاست !

سطح چهارم : راهبري دانسته‌ها
ديگر نوبت آن رسيده كه به شما تبريك بگويم ؛ چرا كه در راس هرم قرار گرفته‌ايد و راه درازي را پيموده‌ايد ؛ اينك شما بايد آموخته هاي خود را بكار بنديد تا نقاط ضعف و قوت خود را بيش از پيش بازشناسيد ؛ به خاطر داشته باشيد كه پس از مديريت هر پروژه‌اي ، به پرسش ذيل به دقت پاسخ دهيد :
حال كه من كوشيده‌ام تا مهارتها و ابزارهاي مديريتي را اعمال نمايم ، آيا به نتايجي كه مي‌بايد ، دسته يافته‌ام ؟

مديران تازه‌كار پروژه ، هيچ‌گاه نمي‌توانند يك شبه به اثربخشي كامل دست يابند . شما به زمان نياز داريد تا مهارتها و آموخته‌هاي خود را در عمل آزمايش كنيد و اين كه محدوديتهاي خود را بررسي نموده و ببينيد كه در چه مواردي به كمك افزونتري نيازمنديد ؛ بويژه شما به دوستي نياز داريد كه تجربه و تخصص كافي براي راهنمايي بخشيدن به شما در طول چرخه حيات پروژه داشته باشد . پس ، از آموختن و باز هم آموختن غافل نباشيد …

* منبع: http://ieir.ir/Cat/18.aspx

[1] Project Management

[2] The New Project Management’s Support Pyramid

[3] Basic Terms & Concepts

[4] Vision

[5] Key Actions

[6] What … ?

[7] Risk Management

[8] Work Breakdown Structure (WBS)

[9] Gant Chart

[10] Critical Pass Method (CPM)

[11] Project Evaluation & Review Technique (PERT)

[12] Graphical Evaluation & Review Technique (GERT)

[13] Resources

[14] Resource Assignment

[15] Resource Leveling

[16] Learning Curve

[17] Earning Value

[18] Value Engineering

[19] Mangement Information System

[20] Why … ?

[21] Phases

[22] Life Circle

[23] Initiating

[24] Planning & Scheduling

[25] Executing

[26] Controlling

[27] Close Out

[28] Estimated Cost

[29] Actual Cost

[30] Documentation

[31] How … ?

[32] Feasibility

[33] Project’s full Scope

[34] Project Activities

[35] Sequence

[36] Network Diagram