گروه را بدينگونه تعريف كرده اند: دو يا چند نفر كه رابطه متقابل با يكديگر دارند، گرد هم مي آيند تا به هدفهاي خاصي برسند. گروه به صورت رسمي يا غير رسمي است.
منظور از گروه رسمي همان ساختار سازماني است كه در آن گروههاي كار و نوع كارهايي كه بايد انجام گردد و به آن شرح وظايف ميگويند مشخص شده است. در گروههاي رسمي رفتار فرد و گروه مشخص شده و مسيري را كه بايد براي دستيابي به هدفهاي سازمان پيمود تعيين گرديده است.
بر عكس آن گروههاي غير رسمي است كه به سازمانهاي غير رسمي نيز ناميده ميشوند و به صورت مجموعه هاي بدون ساختار بوده و سازماندهي نشده اند. اين گروهها در محيطهاي كاري تشكيل ميشوند و واكنش طبيعي در برابر نيازهايي است كه در سايه تماسهاي اجتماعي به وجود مي آيد.
ميتوان گروهها را به چهار دسته حاكم، تخصصي، ذي نفع و دوستي تفكيك كرد
گروههاي دوستي و ذينفع از جمله تشكيلات غير رسمي است.
نمودار سازماني گروه حاكم را تعيين ميكند. اين گروه بر زيردستان تحميل ميشوند و آنان بايد بصورت مستقيم گزارش كار خود را به مدير بدهند.
گروههاي تخصصي كه در سازمان به وجود مي آيند از افرادي تشكيل ميشوند كه كه در صدد انجام كاري بر مي آيند ولي مرز يا محدوده گروههاي تخصصي به سلسله مراتب اخترارات سازمان محدود نميگردد و افرادي را از بخشها و دواير مختلف سازمان در بر ميگيرد.
گروههاي غير رسمي وظيفه اي مهم بر عهده دارند تا نيازهاي اجتماعي اعضاء تامين شود و به سبب تعامل و روابط متقابل كه در سايه همكاري نزديك اعضا به وجود مي آيد اين گروها با هم به تفريح ميروند و به صورت گروهي ناهار صرف ميكنند و ساعتهاي بيكاري را با هم ميگذرانند
به هيچ دليل منحصر به فردي نميتوان تشكيل گروه را توجيه كرد و بيشتر افراد به چندين گروه تعلق دارند.
از عمده دلايلي كه باعث ميشود افراد به گروهها بپيوندند ميتوان به نياز به امنيت، كسب حيثيت و احترام از گروه، احساس ارزش شخصي (مناعت)، وابستگي جهت رفع نيازهاي اجتماعي و رابطه آرامش بخش با ساير اعضاء، قدرت (انچه به تنهايي دست نمي آيد از طريق گروه ميسر است) و تامين هدف اشاره نمود
در گروهها افراد نقشهاي مختلفي را ايفا ميكنند و با توجه به عوامل محيطي نقشهاي مختلفي را مي آموزند و هر كسي ميتواند با توجه شرايط يا تقاضاي خاصي به سرعت تغيير موضع داده و نقش جديدي را بر عهده گيرد.
از آنجايي كه مدير با كاركنان سرو كار دارد آگاهي از نقشهاي مختلف افراد در گروهها به او كمك ميكند تا تشخيص دهد در هر زمان در چه گروهي قرار ميگيرد و از وي انتظار چه نوع رفتاري ميرود. داشتن چنين ديدگاهي غالبا به او كمك ميكند تا بتواند به صورتي دقيقتر رفتار كاركنان را پيش بيني كند و در ارتباط با شيوه رفتار آنان ، در شرايط مختلف تصميمات لازم را بگيرد
براي مديران اين موضوع اهميت دارد كه به اعضاي گروه توجه كنند زيرا واقعيت اين است كه رفتار گروه مجموع رفتار افراد را تشكيل نميدهد. گروه داراي ابعاد يا ويژگيهاي ديگري است كه به بيش از مجموع رفتار اعضا ميرد و رفتار اعضا را تغيير ميدهد. تحقيقات هاثورن و تحقيقا اش مثالهاي بارز اين نوع رفتارها و تاثيرات آن هستند.
به عنوان مثال يك خانم نقشهاي مختلفي ايفا ميكند و به صورت همزمان به عنوان خانم خانه دار، مادر فرزندان، همسر، عضو يك موسسه خيريه و كارمند اداره است بنابر اين شناخت رفتار و نقشهاي گوناگوني كه امكان دارد يك نفر ايفا كند براي مديريت اهميت زيادي دارد
يك مدير ميتواند به شيوه هاي زير در هنچارهاي گروه اثر بگذارد و در آنها تغييراتي بدهد :
– به صورت روشنو آشكار نوع رفتار مطلوب را ابراز نمايد
– به صورت منظم رفتارهاي مورد نظر و برتر را تقويت نمايد
– براي رفتارهاي مطلوب و قابل قبول پاداشهايي در نظر بگيرد
آيا مدير بايد خواستار انسجام گروه گردد؟ پاسخ به شرط وجود نوعي هماهنگي كه بايد بين هدهاي گروه و سازمان وجود داشته باشد مثبت است
مدير بايد اهداف گروهها و سازمان را يكي كند تا انسجام در سطح بالا عملكرد سازمان را بهبود بخشد.
اگر مدير از پديده اي به نام نقصان پذيري گروه استفاده كند ميتواند بر كار گروه اثرات زيادي بگذارد. گاهي مديران از مجموعه كارهاي گروه استفاده ميكنند و بدان وسيله ميكوشند تا روحيه فردي را بالا ببرند. آمديران ميكوشند تا هر كاري كه انجام شده است را به حساب فردي مشخص بگذارند و بدين وسيله باعث تقويت روحيه و رفتار وي گردند. در جايي كه مدير بدينگونه عمل نميكند بايد زيان حاصل از تشكيل گروه با سودي كه از طريق جلب رضايت كارگر به دست مي آيد را مقايسه كند
اگر اعضاي گروه متوجه شوند كه سازمان در دادن مقام به آنها مساوات را رعايت ننموده است به دليل توجه بيشتر اعضا به مسئله نابرابري باعث ميگردند سازمان به هدفهاي خود نرسد.
هنگامي كه در سازمان از اين بابت رعايت عدل و انصاف نشود مدير با اعضاي گروه روبرو است كه تلاش ميكنند سازمان را از اين لحاظ سرزنش و حتي تنبيه نمايند و بر روي اعضاي كه مقامات بالاتر را كسب نموده اند فشار مي آورند و يا به گونه اي ديگر كم كاري ميكنند.
هيچ مديري نميتواند گروه را كنترل نمايد چون اساس براي خروج از كنترلهاي رسمي ايجاد شده است ولي همانگونه كه اشاره شد مدير ميتواند كاملا بر گروهها تاثير گذاشته و آنها را هدايت كند تا با اهداف سازماني هم سو شوند
اين مسئله به قدري اهميت دارد كه ميتوان گفت مديريت به جاي اينكه تمركزش بر كاركنان باشد باشد بايد بر رفتار گروههاي درون سازمان و رفتار آنها بپردازد و آنها را به سمت هم جهت شدن با اهداف سازماني سوق داده و به پيوند دادن اهداف سازماني با اهداف اين گروهها تمركز نمايد
