نویسنده: مهدي ياراحمدي خراسانی
مقدمه:
سالیان قبل مدیران کسب و کارهای گوناگون می کوشیده اند با بهره گیری از تکنیکهایی مانند مدیریت کیفیت جامع پیامدهای ناشی ازتغییر در فرآیند کسب وکار خود را مهار کنند. روشهایی مانند مدیریت کیفیت جامع به مدیران امکان می دهد با روشهای علمی ریسک ناشی از تغییرات را به حداقل برسانند و نوعی مدیریت تدریجی روند کسب و کار را به اجرا بگذارند. اما پیشرفتهای اخیری که در اقتصاد دنیا به وقوع پیوسته الزامات تازه ای را با خود با خود به حوزه کسب و کار آورده است. در شرایط جدید اقتصادی لازم است شرکتها و سازمانهای مختلف از چابکی سرعت و انعطاف پذیری بیشتری برای پذیرش تغییراتی که اجتناب ناپذیر است برخوردار باشند. از این رو بسیاری از مدیران مایلند بدانند چگونه می توان در کوتاهترین زمان بیشترین تغییرات را در فرآیند کسب و کار اعمال کرد و همزمان ریسک ناشی از ایجاد تغییرات را به حداقل رساند. گاهی اوقات این تغییرات ضروری است زیرا بدون آن کسب و کار به شدت افت می کند و قابل رقابت با سایر بازیگران صحنه اقتصاد نخواهد بود.در عین حال اگر تغییرات مورد بحث با هوشمندی صورت نگیرد خطرات زیادی برای کسب و کار ایجاد خواهد کرد که ممکن است فلسفه همه این اقدامات را زیر سوال ببرد.
طرح کسب وکار :
طرح فعاليت اقتصادي Business Plan متنی است كه همانند يك نقشه راه كارآفرين را آماده ميكند تا تمام عوامل داخلي و خارجي درگير در آغاز يك كسب و كار يا فعاليت كارآفرينانه نوپا را درنظر بگيرد. براي ارائه ايده اوليه، مشورت و استفاده از نظرات ديگران معمولا يك صفحه اوليه(One Page BP) نوشته مي شود. در ادامه نگاهي كوتاه بر سر فصلهاي BP يك صفحه اي خواهيم داشت.
معیارهای داوری :
1) مشخصات كلي طرح (Cover Page)
– عنوان طرح
– نام طراح / مسئول اصلی تیم طراحان
– وضعیت کسب و کار
نو و بدیع ( مشابه داخلی یا خارجی )
بومی شده طرحهای خارجی
میزان سرمایه مورد نیاز برای انجام طرح
2) فهرست مطالب (Table Of Contents)
– قسمتهای 1 و2 به همراه رعایت نظم ظاهر طرح
3) تشریح مدیریتی (Executive Summary)
– این بخش چکیده ای است از تمام بخشهای طرح که بصورت خلا صه ارائه می شود.
4) تشریح کسب وکار(Business Description)
– توصیف محصول / خدمت شامل : ایده نو آوری ، پتانسیل ها و فرصت های ایجاد کسب و کار ، قابلیت تجاری شدن
– اندازه کسب و کار
– تجهیزات اداری و پرسنل مورد نیاز
5) تحلیل بازار (Market Analysis)
– تحلیل صنعت (آینده این کسب وکار ، رقبای این کسب و کار)
– مطالعه و تحقیق بازار( بخش بندی بازار ، پتانسیل بازار ، نوع مشتری)
– برنامه ریزی بازار (استراتژی قیمت گذاری ، استراتژیهای توزیع و تبلیغات ، آینده محصول
6) ارزیابی ریسک (Risk Evaluation)
– نقاط ضعف کسب و کار
– ارزیابی ریسک در ارتباط با تکنولوژی و شرایط جدید
7) ساختار / برنامه سازمانی (Organization Plan/Chart)
– شکل مالکیت (نوع شرکت ، نحوه و میزان سرمایه گذاری شرکاء)
– معرفی شرکاء تیم کاری و حوزه اختیارات
– پیشینه مدیریتی و مسئولیت اعضاء
8) برنامه اجرایی (Implementation Plan)
– فرایند تولید محصول / ارائه خدمات
– محل اجراء
– تجهیزات و ماشین آلات مورد نیاز
– تامین کنندگان مواد اولیه
9) برنامه ریزی مالی (Financial Plan)
– پیش بینی حساب سود و زیان
– پیش بینی تراز نامه
– پیش بینی جریان نقدینگی
– تحلیل نقطه سر به سر
– منابع تامین و کاربرد سرمایه
10) سایر اطلاعات و ضمائم (Appendix)
– داده های بازار
– لیست قیمتها
– مستندات
– بروشورها
– تصاویر یا نقشه های نمونه محصول / خدمت
تعریف طراحی فرآیندهای کسب و کار:
جیمز شرت و داون پورت در سال 1990 طی مقاله ای ایده طراحی فرآیندهای کسب و کار را با چنین تعریفی ارایه کردند : ” آنالیز و طراحی چرخه ها و فرآیندهای جدید سازمانی “.
طراحی فرآیندهای کسب و کار یعنی آنالیز دقیق و حساس جدی کسب و کار و طراحی فرآیندهای موجود به منظور دستیابی به بهبود قابل ملاحظه در راندمان کسب و کار. در مدیریت کیفیت جامع روند بهبود و اصلاح بیشتر متکی بر کنترل آماری وضعیت کسب و کار است در حالی که روند نوآوری و تحول در طراحی فرآیندهای کسب و کار بیشتر متکی بر نقش فناوری اطلاعات است .
پای فناوری اطلاعات از همینجا به بحث مدیریت تغییر در فرآیند کسب و کار باز می شود. در متدلوژی طراحی فرآیندهای کسب و کار صورت مساله عبارت است از ایجاد تغییرات سریع که ابزار این تغییرات فناوری اطلاعات است. گاهی اوقات خود این تغییرات برای ایجاد سازگاری با محیطی است که ابزارها و سیستمهای مبتنی بر فناوری اطلاعات پدید می آورند و گاهی نیز از فناوری اطلاعات برای پیاده سازی تغییر در فرآیند کسب و کار استفاده می شود.
ایجاد تحول به کمک فناوری اطلاعات :
کارشناسان مدیریت و نظریه پردازان طراحی فرآیندهای کسب و کار جنبه های مختلفی از به کار گیری فناوری اطلاعات را به منظور دنبال کردن ایده مهندسی مجدد فرآیندهای کسب و کار مطرح می کنند .
به اعتقاد بسیاری از نظریه پردازان فناوری اطلاعات محرک و جریان ساز اصلی تحول روند کسب و کار و مهندسی مجدد فرآیندهای کسب و کار شناخته می شود.
حوزه هایی که فناوری اطلاعات می تواند در مهندسی مجدد فرآیندهای کسب و کار موثر باشد عبارتند از :
* تغییرات گستره جغرافیایی کسب و کار
* خودکار ساری عملیات جاری سازمان
* تحلیل وضعیت کسب و کار
* روان کردن گردش اطلاعات درون سازنان
* توالی و نظم امور جاری
* انجام معاملات
* مدیریت دانش
* پیگیری و ثبت عملیات
به هر حال چه از فناوری اطلاعات برای تحقق مهندسی مجدد فرآیندهای کسب و کار استفاده کنیم و چه مهندسی مجدد فرآیندهای کسب و کار را به عنوان راهکاری برای ایجاد سازگاری محیط کسب و کار با تغییرات سریع فناوری اطلاعات در نظر بگیریم نتیجه عملی عبارت خواهد بود از الکترونیکی کردن هر چه بیشتر امور. در حال حاضر دو کاندیدای اصلی استفاده از راهکار مهندسی مجدد فرآیندهای کسب و کار در ارتباط با فناوری اطلاعات “نشر اطلاعات روی وب ” و ” تجارت الکترونیکی ” هستند. به طور کلی می توان گفت اغلب واژگان و مفاهیمی که با پسوندالکترونیکی آغاز می شود (مانند بانکداری الکترونیکی و ….) کاندیدای اصلی این بحث هستند.
مراحل طراحی فرآیندهای کسب و کار :
مراحل طراحی فرآیندهای کسب و کار را می توان در 5 گام خلا صه کرد:
گام اول : توسعه آرمان کسب و کار و اهداف فرآیند
مهندسی مجدد فرآیندهای کسب و کار با مطرح شدن یک آرمان مشخص در کسب و کار که اهداف خاصی از قبیل کاهش هزینه ها و سرعت بخشیدن به امور را در نظر دارد شروع می شود.
گام دوم : مشخص کردن فرآیندهایی که باید از نو طراحی شوند.
بیشتر شرکتها از رهیافت اثر گذاری شدید پیروی می کنند که روی تغییر آن دسته از فرآیندها که مهم تر از بقیه به نظر می رسد متمرکز می شوند.روش اصولی انجام این کار تهیه لیست فرآیندهای سازمان و اولویت بندی فرآیندهای مذکور است.
گام سوم: به دست آوردن درک کامل ازمختصات فرآیند کنونی و اندازه کیری دقیق آن
این گام برای پرهیز از تکرار اشتباهات قبلی و فراهم آوردن یک زیربنای مناسب برای اصلاحات آینده انجام می شود.
گام چهارم : تعیین اهرم های مبتنی بر فناوری اطلاعات برای انجام تغییرات
آگاهی داشتن از تواناییهای بالقوه فناوری اطلاعات در ساماندهی یک فرآیند نه تنها می تواند روی چگونگی طراحی فرآیند جدید تاثیر گذار باشد بلکه اصولا ممکن است بعضی از ابزارها و راهکارهای الکترونیکی جایگزین تمام یا بخشی از فرایندهای قدیمی شوند.
گام پنجم : طراحی و ساختن یک نمونه آزمایشی از فرآیند جدید
طراحی و جایگزین کردن واقعی فرآیندهای کسب و کار نباید جزیی از مراحل مهندسی مجدد فرآیندهای کسب و کار باشد. زیرا در حالی که این روش هنوز امتحان خود را پس نداده است موجب به خطر انداختن کسب و کار فعلی می شود. روش مهندسی مجدد فرآیندهای کسب و کار باید به ساخت یک نمونه آزمایشی خاتمه یابد.
نتیجه گیری :
پیشرفتهای سریعی که در فناوری ایجاد شده است الزامات تازه ای را به حوزه طراحی کسب و کار آورده است که نمی توان آنها را نادیده گرفت. در این شرایط سازمانها ناگزیر به استفاده از نظریه های جدیدی مانند طراحی مجدد فرآیندهای کسب و کار برای پذیرش سریع تغییرات اجتناب ناپذیر تکنو لوژی می باشند.در طراحی فرآیندهای کسب و کار صورت مساله عبارت است از ایجاد تغییرات سریع که ابزار این تغییرات فناوری اطلاعات است. گاهی اوقات خود این تغییرات برای ایجاد سازگاری با محیطی است که ابزارها و سیستمهای مبتنی بر فناوری اطلاعات پدید می آورندو کاهی هم از فناوری اطلاعات برای پیاده سازی تغییر در فرآیند کسب و کار استفاده می شود.
منابع و مراجع :
1- دکتراعرابی، سید محمد– ایزدی ،داوود – مدیریت ارتباطات
2- الینورتر- گوردون، توماس -آدامز، لیندا – بهترین باش
3- موسوی ،محمد، تشریح کسب وکار- انجمن علمی مدیریت بازرگانی
4- متین، امین کرمی- ماهنامه مدیریتی تدبیر
The process of creating your business plan will have much to do with the future success of your business. Your business plan is your business’s road map. Without it, who knows where you will end up? If your business plan is intended as an operational guide for you, then you’ll need to include only the information that is pertinent to running your business at each stage of its growth. If, however, your business plan is going to be used to get funds from a bank, private investor, or venture capitalist, you’ll need to create a polished document that answers all of your funder’s potential questions.
There are five key sections to a comprehensive business plan. They include the introduction, a section on the company, a section on marketing, a section on financials, and a section comprising appendices. Let’s go through each section, one by one.
Introduction
The introduction covers the basics. A cover, title page, summary, and table of contents are basic things that should be included in the introduction.
The cover should be simple. It should contain the name of the business, obviously, but can also include a contact name and information. The title page should include the business name, contact person, and full mailing address, as well as telephone numbers, fax numbers, email addresses, and web site addresses. Make sure you include a copyright mark somewhere on the page to ensure ownership!
Also included in the introduction is a one-page summary. The summary should include key points from every section of the plan. Some areas your summary should cover include your business structure, your mission statement, the purpose of the business plan, if the business is currently operating or if you are purchasing an operating business, the principle owners of the business, the geographic area of the business, a description of target customers, a description of products or services, business and marketing objectives, short- and long-term revenues, and a section on why the venture will be successful.
The final section in your introduction should include the table of contents, which will list the major sections and topics in your business plan, as well as their page numbers.
Company Section
Your company section should include a mission statement. This is the statement of purpose for your company. A good mission statement states who you are, what you do, why you do it, and what you stand for. It should reflect your values, and should be real, simple, and honest. How long should a mission statement be? Try to get it in one sentence.
Your company section should also include a business overview. If you are starting your own business, this section should include your business name, legal structure, and starting date. If you are purchasing an existing business, you’ll need to document the business’s history including how long it has been around, previous owners, why it is being sold, current customers, suppliers, and vendors, and what challenges the business faces.
Other things that should be covered in this area include a description of your product and services, including the benefits customers will receive and why they will choose your product and service over those of competitors; a description of key legal issues—licenses, zoning, insurance, etc.—related to setting up and operating your business; business operations details, such as where your business will be located and how it will be managed; risks and contingencies associated with your products and services; and your company’s goals and objectives.
Marketing Section
The marketing section is one of the most important parts of your business plan. It should include a company analysis, introducing key players and any partners involved in the business. If your business is already operating, the company analysis should include where the company is now, as well as where it will be if company objectives and goals are met.
In this section, a market analysis should give an overall overview of the marketplace your business operates in. The market analysis section should be divided into three areas—the market size, the market segmentation, and the marketing environment.
A customer analysis should also be included in the marketing section. You’ll want to answer questions about your customers such as how they decide to buy, what they look for when deciding what products and services to buy, and how they make choices between competitors. Similarly, a competitor analysis should also be part of this section. Who are the businesses that sell similar goods and services. What is your position in the marketplace in relationship to your competitors?
Also included in this section should be marketing objectives, your marketing strategy, marketing budget, and your action plan. Support documents such as research surveys, market studies, spreadsheets, and testimonials should also be included.
Financial Section
Creating financial statements and projections can be the most challenging part of your business plan, but having this section buttoned down is integral to your success. In this section, you need to cover the basics when it comes to financial planning and forecasting. Things like current and future funding requirements, use of funds, and funding sources should be detailed.
Your financial section should also contain a balance sheet that lists your assets and liabilities, which will help you figure out your net equity position. A break-even analysis, cash flow projections, income projections, and a list of equipment and inventory will round out this section nicely!
Appendices
All the documents that support your business plan should be included in the appendices section. This includes resumes, market studies, financial forecasts, and any other document that can be helpful in supporting your plan.
