دوازده گام طلائي در ارزيابي دوره اي پروژه
اگر مي‌خواهيد يك مدير پروژه توانمند و كارا باشيد ، لازم است تا به همان اندازه در ارزيابي روند اجرا و مراحل تكميل پروژه خود ، قدرتمند و مقتدر عمل نماييد . در اين نوشتار ، به معرفي دوازده گام كليدي[1] از ميان آنچه كه يك مدير پروژه مي‌تواند در پروسه بازنگري پروژه‌اش ، بدانها بپردازد خواهم پرداخت ؛ توجه داشته باشيد كه مطالعه اين گامها ، حتي براي دفعات بيشمار ، اثربخشي نخواهد داشت مگر تا زمانيكه كه شما تصميم بگيريد تا آستينهاتان را بالا بزنيد !
مقدمه
پس از آنكه برنامه پروژه[2] مورد تاييد قرار گرفت و در مسير اجراي آن گام نهاديد ، از گامهاي ذيل براي كنترل پيشبرد برنامه ياري جوييد ؛ بكوشيد براي هر پروژه‌اي كه تحت مديريت داريد ، حداقل هفته‌اي يك بار به مرور مواردي كه در ادامه خواهم گفت بپردازيد ؛ مگر آنكه نوع پروژه شما بگونه‌اي باشد كه نياز به ارزيابي و كنترل در بازه‌هاي زماني متفاوتي داشته باشد ؛ و اما گامهاي طلايي دوازده‌گانه :
گام نخست : محدوده پروژه[3] خود را مجددا براي خود تعريف نماييد .
ذهن و حافظه‌تان را نسبت به اهداف و محدوديتهاي پروژه بازيابي كنيد ؛ بويژه ، از اين نكته اطمينان حاصل نماييد كه تصوير روشني از ميزان ارتباطي كه بايد مابين نتايج موردانتظار شما از اجراي پروژه ، با هزينه‌ها ، كيفيت و ساير موارد اينچنيني در اين مرحله از پروسه وجود داشته باشد ، در ذهن داريد . هيچگاه از خاطر نبريد كه آرمانهاي اوليه شما چه بوده و اينك چه در دست داريد !
گام دوم : اقلام قابل تحويل[4] خود را بررسي نماييد .
وضعيت اقلام قابل تحويل پروژه را تجزيه و تحليل كنيد ؛ آيا نتايجي كه حاصل آمده‌اند مطابق با برنامه پروژه بوده است ؟ اگر چنين است :
- ليستي از معيارهاي كيفيتي كه براي كنترل كيفيت اقلام قابل تحويل در اين مرحله از پروژه ، بايستي در نظر گرفته شوند ، تهيه كنيد . شما به خوبي مي‌دانيد كه كارفرما از شما چه مي‌خواهد ، پس اجازه ندهيد چيزي غير از آن رخ دهد .
- طرحهاي پيشنهادي[5] پيمانكاران و يا حتي قراردادهاي به ثبت رسيده را مجددا بررسي نماييد تا مطمئن شويد كه مي‌دانيد در اين مرحله از پروژه ، از آنان چه مي‌خواهيد .
- به تمامي اقلام قابل تحويل پروژه سركشي كنيد ؛ گروههاي كاري ، بايد بدانند كه شما هميشه حاضر و ناظريد و همه چيز در كنترل شماست !
- تصميم بگيريد كه آيا اقلام قابل تحويلي كه مورد بررسي قرار داده‌ايد را تاييد مي‌كنيد و يا نياز به دوباره‌كاري (كه به شدت مضر نيز هست) دارند .
گام سوم : برنامه زماني[6] پروژه را بررسي نماييد .
آيا مقاطع كليدي[7] ، تاريخهاي مهم و مسير بحراني پروژه ، در همان جايي هستند كه بايد باشند ؟
گام چهارم : واريانسها (انحرافات از برنامه) را مورد تجزيه و تحليل قرار دهيد .
شما بايستي مقادير تخميني[8] را با مقادير واقعي[9] در مقام مقايسه قرار دهيد :
- آيا فعاليتها[10] از آنچه پيش از اين تخمين زده شده ، بيشتر به طول انجاميده‌اند ؟
- آيا تعداد ساعات كاري منابع بيش از ميزان پيش‌بيني شده بوده است ؟
- آيا هزينه‌هاي واقعي از هزينه‌هاي تخميني پيشي گرفته‌اند ؟
چنانچه واريانسهاي حاصله كوچكتر از آنند كه در برنامه پروژه ايجاد تغيير نمايند ، به آساني مرتفع مي‌شوند اما در غير اينصورت مي‌توانند محدوده پروژه را تغيير دهند و مشكلات اساسي ايجاد نمايند ، پس هر چه سريعتر اقدامات اصلاحي را در جهت كاهش آنها به كار بنديد ؛ نكته ريز ديگر اينكه : به دلايل ايجاد يك چنين واريانسهاي بزرگي فكر كنيد و به دنبال از بين بردنشان باشيد .
گام پنجم : تغييرات محدوده پروژه را مورد بررسي قرار دهيد .
- تغييرات در محدوده پروژه را شناسايي كنيد ؛ عواملي چون تغييرات برنامه زماني ، هزينه‌ها و …
- تغييرات ايجاد شده را در صورت ضرورت ، مديريت و راهبري كنيد .
گام ششم : مشكلاتي كه سر باز كرده‌اند را ليست كنيد ، پيگيري كرده و از سر راه برداريد .
- ليستي از مشكلاتي كه هنوز حل نشده‌اند تهيه نماييد و يا :
- نگاهي به ليستي كه در ارزيابي پيشين تهيه كرده بوديد بيندازيد و براي حل مشكلات مطروحه در آن تلاش كنيد .
به خاطر داشته باشيد كه ساده‌ترين خراشها مي‌توانند روزي عفوني‌ترين زخمها باشند !
گام هفتم : ريسكهاي بالقوه پروژه را مورد بازنگري قرار دهيد .
- چنانچه برنامه‌اي براي مديريت ريسك تهيه نموده‌ايد ، آن را به اجرا بگذاريد .
- ليستي از فعاليتهاي تاثيرگذار بر ريسك پروژه را تهيه كرده و آنها را در ذهن خود پررنگتر نماييد .
گام هشتم : گزارشي از وضعيت كنوني پروژه تهيه نماييد .
يك مدير پروژه قدرتمند به كاغذپاره‌ها وابسته نيست اما به خوبي مي‌داند كه ثبت گزارشات از چه اهميت شاياني برخوردار است ؛ لذا :
- با تيم پروژه خود صحبت كنيد و وضعيت پروژه را از منظر نگاه آنان ارزيابي كنيد ؛ توصيه مي‌كنم حتي از نظرات پايين‌ترين رده‌هاي كاري نيز غافل نمانيد !
- صورت وضعيتي از پروژه تهيه كرده و آن را منتشر نماييد . فراموش نكنيد پاره‌اي از موارد را بهتر است همه بدانند !
گام نهم : به فعاليتهايي كه مي‌توان خاتمه بخشيد ، بينديشيد .
گاه در طول اجراي پروژه ، ممكن است به فعاليتهايي برخورد كنيد كه انجام آنها بر پروژه كوچكترين تاثيري ندارند ؛ يا حتي نه ، به فعاليتهاي موثري برخورد كنيد كه زمان اجراي آنها ديگر خاتمه يافته ؛ پس :
- از خود بپرسيد كه كداميك از فعاليتها را مي‌توانيد ببنديد و يا كداميك از اقلام قابل تحويل را مي‌توانيد تاييد و واگذار نماييد .
- در صورت نياز ، فرمهاي پايان كار را تهيه و امضا كنيد .
گام دهم : آيا اينك زمان خاتمه پروژه است ؟
در طي مراحل دوره‌اي ارزيابي پروژه ، تنها يك بار پاسخ اين پرسش مثبت خواهد بود و آن يك بار هم در انتهاي پروژه است ؛ اگر چنين بود پس خسته نباشيد اما هنوز كارتان پايان نگرفته است ! زيرا :
گام يازدهم : ليستي تهيه كنيد از درسهاي جديدي كه در اين اجراي اين پروژه فرا گرفته‌ايد .
هر پروژه جديد يعني شرايط جديد و طبيعتا درسهاي جديد ؛ گرچه بسياري از اين نكات ، در ناخودآگاهتان ثبت خواهند شد اما از ثبت نمودن آنها در دنياي واقعي غافل نشويد ؛ اين درسها نه تنها براي شما و سازمان شما ، كه براي سايرين نيز روزي مفيد خواهند بود .
گام دوازدهم (پاياني) : چك‌ليستهاي ارزيابي را تكميل كنيد .
به شما توصيه مي‌كنم چك‌ليستهايي براي ارزيابي كليه اركان درگير در پروژه تهيه كنيد و با تكميل آنها ، آرشيوي كامل از عملكرد سازمان و يا واحد صنعتي خود برجاي بگذاريد . حال زمان آن است كه مي‌توانيد اندكي آرام بگيريد ؛ اما تنها تا شروع پروژه‌اي ديگر و دنيايي از تلاشي ديگر …
