اصلاح سيستم ها و روش ها

بررسي مطالعات محققين و تجارب مديران موفق در كشورهاي پيشرفته و يا در حال توسعه مبين آنست كه اصلاح و تجديدنظر مستمر در سيستم ها و روشهاي انجام كار با توجه به پيشرفت علوم و فن‎آوري امري اجتناب‏ناپذير است چرا كه در غيراينصورت سيستم پاسخگوي نيازهاي جامعه نبوده و محكوم به زوال خواهد بود. سيستم‎ها و روشهاي انجام كار از جمله عوامل نرم‎افزاري بهره‎وري هستند كه در اثر بهبود و اصلاح مستمر قابليت انطباق با تغييرات محيط را در سازمانها امكانپذير نموده و آن را در مقابله با مشكلات اجرايي ياري مي‎نمايند.
در مجموع تأثير مستقيم اصلاح و بهبود سيستم‎ها و روشها در بهبود عملكرد و فعاليت‎هاي دستگاهها به‎گونه‎اي است كه در صورت غفلت و كم توجهي امكان استفاده از توانمنديهاي موجود به حداقل ممكن تقليل يافته و عملاً منجر به عقب‎افتادگي نظام اداري كشور مي‎گردد، كما اينكه مقايسه فاصله ايجاد شده ما بين نظام اداري موجود سيستم هاي اداري پيشرفته و يا حتي در حال توسعه متأسفانه مبين نگاه سطحي ما به اين مهم است حال آنكه نيروي انساني و منابع و امكانات بالقوه كشور كاملاً پاسخگوي اين امر خواهد بود تنها چنانچه خواست و اراده راستين مديريت عالي دستگاهها و توان بالفعل اجراي ان با هماهنگي لازم به مرحله بروز و ظهور برسد.

سيستم ها و روشها در قانون استخدام كشوري سال 1345
ـ بند ب ماده 104 قانون استخدام كشوري در زمينه امور تشكيلاتي و روشها و تشريفات زائد اداري
ـ قسمت 4 بند ب ماده 104 قانون استخدام كشوري درخصوص بررسي و تهيه پيشنهاد درباره حذف تشريفات زائد به منظور تسهيل و بهبود جريان كارها
سيستم ها و روشها در قانون برنامه سوم توسعه اقتصادي، اجتماعي و فرهنگي جمهوري اسلامي ايران
ماده 1 فصل اول درخصوص اصلاح ساختار اداري مديريت كه مقرر مي‎دارد:
به‏منظور تصحيح، بهسازي و اصلاح نظام اداري در ابعاد نظام اداري تشكيلات، سازماندهي و ساختار اداره امور كشور، كاهش تصدي هاي دولت ، سيستم ها و روشها، مديريت منابع انساني، مقررات و (آئين‎نامه‎ها و دستورالعمل‏ها) و افزايش بهره‎وري دستگاههاي اجرايي، شوراي عالي اداري با تركيب، صلاحيتها، وظايف و اختيارات پيش‎بيني‎شده تشكيل مي‎گردد.

بند 6 قسمت ب ماده 1 (فصل اول):
ـ اصلاح و مهندسي مجدد سيستمها و روشها و رويه‎هاي مورد عمل در دستگاههاي اجرايي كشور با گرايش ساده‎سازي مراحل انجام كار، خودكارسازي و كاهش ميزان ارتباط كارمندان با مراجعه‎كنندگان ، افزايش رضايت مراجعان ، كاهش هزينه‎هاي اداري و اقتصادي نمودن فعاليتها
بند 5ـ4ـ اصلاح روش‎ها و فن‎آوري اطلاعات (برنامه تحول نظام اداري ـ برنامه سوم توسعه و برنامه تحول نظام اداري):
آموزش فنون اداري و مستندسازي روش‎هاي انجام كار و اصلاح و اطلاع‎رساني نحوه انجام آنها در دستور كار دستگاه‎هاي اجرايي قرار گرفته است. در طول سه سال گذشته در تعداد زيادي دستگاه‎هاي اجرايي نسبت به مهندسي مجدد روش‎هاي انجام كار و بهينه‎سازي آنها و استقرار نظام مناسب اطلاع‎رساني نحوة ارائه خدمات دولتي اقدامات اوليه شروع شده و اين اقدامات در عرصه‎هايي مانند صنعت بازرگاني و حمل و نقل نتايج خوبي داشته. در اين رابطه طرح نظام اطلاع‎رساني نحوة ارائه خدمات دستگاه‎هاي دولتي تصويب و به دستگاه‎ها ابلاغ شده است. ضمناً طرح ساده‎سازي، تسريع، تسهيل و تصحيح ارتباطات و همچنين استانداردنمودن فرآيندها و روش‎هاي عمومي انجام كار در دستگاه‎هاي اجرايي به تصويب شوراي عالي اداري رسيده است.

بند 10 قسمت ب ماده 1
ـ تصويب ضوابط ناظر بر بهره‎برداري مطلوب از فضاهاي اداري و جابجائي و تأمين ساختمانهاي اداري
ماده 89ـ قانون تنظيمي بخشي از مقررات مالي دولت
بند ب ـ حق استفاده از ساختمانهاي مازاد بر نياز دستگاههاي وابسته به وزارتخانه‎ها، مؤسسات و سازمانهاي دولتي درمركز به پيشنهاد سازمان مديريت و برنامه‎ريزي كشور و تصويب هيأت وزيران در استانها به پيشنهاد استاندار با رئيس سازمان مديريت و برنامه‏ريزي استان و تصويب شوراي برنامه‎ريزي بلاعوض به دستگاههاي دولتي نيازمند واگذار گردد.
بند 2ـ1ـ3ـ راهبرد اصلي، اصلاح ساختارها ـ رويكرد اصلي بهبود مستمر و مهندسي مجدد فرآيندها:
روش عمومي و به تعبيري رويكرد اصلي، مهندسي مجدد اين فرآيندها و طي مراحل به صورت تدريجي است كه شامل موارد زير خواهد بود:
ـ مقررات‎زدايي و تسهيل فعاليت‎هاي معطوف به تأمين اشتغال
ـ روش‎مندكردن علمي فعاليت‎ها و تجهيز آنها به فن‎آوري اطلاعات و ارتباطات
ـ اصلاح يا وضع قوانين و مقررات جديد براي تأمين اصول سه گانه حاكم بر فعاليت‎هاي اقتصادي
4ـ2ـ سيستم‏ها و روش‎ها در برنامه تحول اداري: ششمين طرح در برنامه تحول اداري به اصلاح فرآيندها،‌ روشها‎ي انجام كار و فن‏آوري اداري اختصاص يافته است كه سياستهاي اجرايي آن بشرح ذيل مي‏باشد:
ـ نظام‎هاي مكانيزه در دستگاههاي اجرايي با هدف تسريع، تسهيل، دقت و ارتقاي سطح كيفيت طراحي و توسعه يابد و به تدريج، رويه‎ها و شيوه‎هاي انجام كار خود كار گردد.
ـ نظم و انضباط اداري در رفتار وعملكرد مقامات، مديران و كاركنان دستگاههاي دولتي تقويت گردد و دستگاههاي اجرايي كشور با توجه به اين معيار و ساير معيارهاي پيش‎گفته، مورد ارزيابي قرار گيرند.
ـ استفاده و بكارگيري فنون و روش‎هاي نوين در دستگاههاي دولتي با اولويت پيگيري شود و براي ترغيب دستگاههاي دولتي نسبت به اينگونه اقدمات، سازوكارهاي تشويقي و انگيزشي لازم پيش‏بيني شود.
ـ براي تحول در نظام اداري كشور از ديدگاهها و تجربيات متخصصان داخل و خارج استفاده گردد و تجربه‎هاي موفق كشورها اخذ، منتشر و موارد مطلوب و مناسب،‌ مورد بهره‎برداري قرار گيرد.

ـ چالشهاي موجود:
ـ روشها و رويه‎هاي موجود عموماً قديمي بوده و مدت زيادي از طراحي آنها مي‎گذرد . در اين مدت تلاش براي ايجاد هماهنگي بين روشهاي انجام كار متناسب با تحولات اجتماعي، نيازهاي مردم و ضرورت تسريع در انجام امور كمتر صورت گرفته است.
ـ به رغم تلاش سازمان مديريت و برنامه‎ريزي كشور در راستاي مأموريتهاي شوراي عالي اداري، بهبود روشهاي عمومي و مشترك منجر به نتايج مورد نظر نگرديده است و به تبع آن تلاش براي بهبود روشهاي اختصاصي نيز بعضاً با مقاومت دستگاهها روبرو شده است.
ـ كاركنان دستگاههاي اجرايي با روشها و رويه‎هاي موجود و نيز به صورت كامل آشنايي نداشته و آموزشهاي لازم را براي اجراي صحيح و آنها قرار نگرفته‏اند. ضمن اينكه اين روشها مضبوط و مدون هم نيست.
ـ توسعه فن‏آوري اداري و استفاده از فن‏آوري اداري از منطق مشخصي تبعيت نمي‎كند و در توسعه و ترويج آنها ديدگاه هزينه ـ منفعت حاكم نيست.
ـ مفهوم اصلاحات و تحول در نظام اداري كمتر به بخش فن‏آوري (روشها ـ رويه‏ها) تسري پيدا كرده و علم تحول و اصلاح در اين بخش ديگر قسمتهاي نظام اداري را به شدت متأثر نموده است.
ـ با توجه به تأكيد مستمر در مورد كاستن از حجم تصدي دولت، لغو و كاهش انحصارات دولتي و واگذاري امور به بخش غيردولتي، ضرورت بازنگري در فن‏آوري انجام كارها شديداً احساس مي‎گردد كه با توجه به مقاومت طبيعي كاركنان و مديران در اين موارد، روشها و رويه‎هاي مورد عمل نيز به شدت مورد دفاع قرار مي‏گيرد و هر‎گونه تغيير در اين موارد با مقاومت شديد مواجه مي‎شود.
ـ كمبود كارشناسان و متخصصين كارآمد در مباحث اصلاح و بهبود روشها، عدم پرداختن مراكز آموزش كاركنان دولت و نيز مراكز آموزش عالي به آموزشهاي خاص روشها و سيستمها و اندك بودن سهم دروس مربوطه به بخش (همچون تجزيه و تحليل سيستمها، مهندسي سيستم، پژوهش عملياتي و …) در آموزشهاي علوم اداري و مديريت، موجب ركود و توقف اقدامات اصلاحي در اين بخش گرديده است.
ـ روشها و رويه‎هاي مورد عمل دستگاههاي اجرايي به هيچ وجه پاسخگوي نيازهاي واقعي مردم نبوده و در اين روشها و رويه‎ها توجه به سازمان بعنوان اصل مطرح است و هرگونه تغيير در اين موارد قبل از آنكه حل مشكلات مردم را توجه نمايد به حفظ منافع و مصالح سازمانها انديشيده است.
ـ حجم وسيع قوانين و مقررات و تغييرات سريع در آنها موجب كم توجهي به طراحي و برقراي نظامهاي اجرايي مربوط به آنها گرديده و بسياري از قوانين و مقررات عليرغم اينكه در متن خود مشكلات مردم را توجه قرار داده‎اند بدليل فقدان روشهاي اجرايي مناسب براي آنها به اهداف خود نرسيده‎اند.
ـ تراكم بيش از حد امور جاري و گرفتاري كاركنان و مديران در جوابگويي به مراجعات مردم، آنها را از پرداختن به اصلاح روشها بازداشته و كم كم ناكارآمدي اين روشها براي مجريان و مردم امري عادي و قابل قبول شده است.
ـ در برخي موارد همانند استفاده از رايانه و فن‏آوري نوين نيز كه امكان تحول و تغيير در روشهاي انجام كار را مي‎توانست فراهم نمايد فقدان سياستگذاري و نظارت لازم از طرف مراجع ذيربط منجر به توسعه بي‎رويه و پرهزينه اينگونه موارد گرديده و كارآمدي لازم نيز كمتر حاصل شده است.
ـ روشهاي اجرايي و آئين‎نامه‎ها متناسب با قوانين و مقررات موضوعه نبوده ومجموعه اين سازوكارها در جهت حل مشكلات مردم نمي‎باشد.

نقاط قوت:
ـ قانون‎گرايي و توجه به قانونمندي
ـ درك اهميت و اصرار مديريت عالي بر اصلاح سيستم‎ها و روش‎ها
ـ وجود سازوكارهاي لازم براي اصلاح سيستم‎ها و روش‎ها نظير هيأت دولت و شوراي عالي اداري
ـ توجه به مهندسي سيستم‎ها و روش‎ها
ـ برقراري روش‎هاي مدون و منطقي در دستگاه‎هاي اجرايي كشور
ـ رفع نارسايي‎ها و ابهامات موجود در قوانين و مقررات دستگاه‎هاي اجرايي
ـ ضابطه‎مندكردن عمليات اداري
ـ امكان اطلاع‎رساني صحيح و به موقع به خدمت‎گيرندگان

نقاط ضعف:
ـ مدون‎نبودن و عدم ضابطه‎مندي عمليات اداري
ـ فقدان برنامه‎ريزي مدون در زمينه بهبود سيستم‎ها و روش‎هاي انجام كار
ـ كمبود نيروي انساني متخصص در زمينه سيستم‎ها و روش‎ها
ـ عدم آموزش لازم كاركنان شاغل در واحد سيستم‎ها و روش‎ها
ـ عدم توجه به آشنايي مديران بر اهميت و جايگاه بهبود سيستم‎ها و روش‎ها
ـ فقدان توجه به مستندسازي روش‎هاي مورد عمل
ـ فقدان شبكه راهبردي سازوكارهاي حماتي ـ‌ پشتيباني‎هاي تخصصي
ـ عدم همكاري لازم از سوي برخي مديران و كاركنان در امر اصلاح سيستم‎ها و روش‎ها
ـ كم‎توجهي به نقش بهبود روش‎ها و رويه‎هاي جاري مورد عمل در جلب رضايت مراجعين و مخاطبين

فرصت‎ها:
ـ تحول‎طلبي در نهادهاي تصميم‎گيري و اجرايي
ـ پيشرفت روزافزون در قابليت‎هاي تكنولوژي اداري

تهديدها:
ـ حاكميت ساختارهاي غيرهدفمند و غيرمتناسب با تغييرات و مقتضيات (فقدان عقلانيت علمي)
ـ فقدان ساختارها و نظام‎هاي اساسي هماهنگ‎كننده فراقوه‎اي

رويكردهاي اصلاح سيستم ها و روشها
اصلاح سيستم ها و روشهاي انجام كار به لحاظ ماهيت و نوع عملياتي كه طلب مي‎كند و نيز گستردگي و فراگيري آن لزوماً رويكردي برنامه‎اي با گرايش راهبردي ـ كاربردي در امر سياستگذاري و برنامه‎ريزي و رويكردي مشاركتي در عمليات و اجرا مي‎باشد.
از اينرو لزوماً‌ مي‎بايستي سياستها و خط‎مشي‎ها و ضوابط و اصول كلي آن توسط يك مركزيت كشوري انجام و هدايت و رهبري گردد و در اجرا نياز به مشاركت فعال، فراگير و همه جانبه بخش‎هاي مختلف دولت و تمامي اعضاء و كاركنان بين بخشي و بخشهاي داخلي دستگاههاي دولتي دارد. لذا رويكردهاي زير پيشنهاد مي‎گردد:
ـ اصلاح فرايند با رويكرد مديريت كيفيت جامع شامل:
ـ توجه به اصل بهبود مستمر
ـ مشتري‎مداري و توجه به رضايت مخاطبان
ـ مشاركت همه جانبه كاركنان
ـ يادگيري سازماني (بعنوان بستر استقرار مديريت كيفيت جامع مبتني بر اصول سازمانهاي يادگيرنده:
1ـ دورنماي مشترك
2ـ عامل بودن افراد (ويژگيهاي فردي)
3ـ يادگيري تيمي
4ـ اصلاح مدل‎هاي ذهني
5ـ ديد سيستمي

اهداف:
ـ افزايش اثربخشي و كارآيي و بهسازي و مديريت بهره‎وري در دستگاههاي دولتي
ـ افزايش رضايتمندي در كاركنان مردم
ـ توقف گسترش بي‎رويه و غيرضرور تشكيلات دولت
ـ ارتقاء سطح پاسخگوي دولت
ـ كاهش هزينه‎هاي عمومي (هزينه هاي مردم و دستگاههاي دولتي
ـ كاهش مراكز تصميم‎گير و كنترل در طي فرآيندهاي عملياتي)
ـ افزايش كيفيت

*راهبرد اصلي
ـ بهبود مستمر فرايندها
ـ مهندسي مجدد ساختارها و استانداردهاي اداري معطوف به اهداف توسعه
ـ فراگير كردن فن‏آوري اطلاعات و مديريت مناسب و هماهنگ با تحولات جهاني

*راهبردهاي اختصاصي:
ـ كاهش مراكز تصميم‎گيري و مراحل انجام كار و اعمال كنترل در طي فرآيند
ـ توزيع صحيح اختيار و مسئوليت و تفويض اختيار به واحدهاي خارج از مركز
ـ طراحي مجدد ساختار سازماني و ايجاد اصلاحات ريشه‎اي از طريق فرآيند كارها
ـ ترويج فرهتگ بهبود فرآيندها در واحدهاي اجرايي و بهبود مستمر
ـ ايجاد مبنا و معيار براي اندازه‎گيري درجه اثربخشي فرايندها
ـ آموزش شيوه‎ها و مهارتهاي مستندسازي به كاركنان و انجام فعاليتهاي استاندارد شده
ـ بهبود تركيب نيروي انساني سازمانها از طريق اصلاح فرآيندها
ـ افزايش توان تخصصي كاركنان در حوزه فعاليت هاي سازماني
ـ اصلاح و تعديل سيستم هاي زائد در جهت تسهيل فرايندهاي عملياتي
ـ ايجاد زمينه‎ها و بسترهاي لازم براي تحول در قوانين و مقررات، دستورالعمل‎ها و آئين نامه‎هاي مورد عمل.