يكي از وظايف مهم مدير برنامه ريزي و آينده نگري است. اهميت برنامه ريزي، علي الخصوص زماني كه منابع موجود براي مديريت ،محدود و انتظارات و توقعات از او بي شمار است، محسوس تر مي گردد. اغلب مديران مايل اند از نحوه برنامه ريزي خود در سازمان مطلع گردند و چگونگي انجام اين وظيفه را ارزيابي كنند. در نتيجه مديران،در برنامه ريزي بايد احاطه كاملي بر سازمان و فعاليتهاي آن داشته باشندو با خونسردي و آرامش به رتق و فتق امور بپردازند. اگر سازمان را چون غولي بپندارند كه خود در مقابل آن ذره ناچيزي هستيد،مسلما نمي توانيد تصميم گيري و برنامه ريزي موثري داشته باشيد.خود را مسلط بر سازمان و مسائل آن بدانيد و بكوشيد كه واقعا هم چنين باشد. در زمان بروز مشكلات و بحران ها بر اعصاب خود مسلط باشيد و آرامش خود را حفظ كنيد. نكته مهم ديگر در برنامه ريزي استفاده سازنده و موثر از وقت است. در برنامه ريزي امور، انگيزه و علاقه نقش مهمي دارد.در برنامه ريزي كه انجام مي دهيم كارهاي خسته كننده را در اوايل روز و هفته انجام دهيم . پس از خاتمه برنامه ريزي چند ساعتي را به استراحت و كار مورد علاقه مان سپري كنيم و به كاركنان اجازه دهيم اين ساعات را به ميل خود در داخل يا خارج سازمان بگذرانند.
تعريف برنامه ريزي
براي دست يافتن به هدف مورد نظر ، بايد قبل از تلاش فيزيكي يا اقدام به انجام كار، تلاش ذهني يا برنامه ريزي كافي صورت بگيرد.« برنامه ريزي شالودۀ مديريت را تشكيل مي دهد ».
بنياد هر سازماني بر برنامه ريزي استوار است.
يكي از وظايف مهم مدير برنامه ريزي و آينده نگري است. اهميت برنامه ريزي، علي الخصوص زماني كه منابع موجود براي مديريت ،محدود و انتظارات و توقعات از او بي شمار است، محسوس تر مي گردد. اغلب مديران مايل اند از نحوه برنامه ريزي خود در سازمان مطلع گردند و چگونگي انجام اين وظيفه را ارزيابي كنند. در نتيجه مديران،در برنامه ريزي بايد احاطه كاملي بر سازمان و فعاليتهاي آن داشته باشندو با خونسردي و آرامش به رتق و فتق امور بپردازند. اگر سازمان را چون غولي بپندارند كه خود در مقابل آن ذره ناچيزي هستيد،مسلما نمي توانيد تصميم گيري و برنامه ريزي موثري داشته باشيد.خود را مسلط بر سازمان و مسائل آن بدانيد و بكوشيد كه واقعا هم چنين باشد.
در زمان بروز مشكلات و بحران ها بر اعصاب خود مسلط باشيد و آرامش خود را حفظ كنيد. نكته مهم ديگر در برنامه ريزي استفاده سازنده و موثر از وقت است. در برنامه ريزي امور، انگيزه و علاقه نقش مهمي دارد.در برنامه ريزي كه انجام مي دهيم كارهاي خسته كننده را در اوايل روز و هفته انجام دهيم . پس از خاتمه برنامه ريزي چند ساعتي را به استراحت و كار مورد علاقه مان سپري كنيم و به كاركنان اجازه دهيم اين ساعات را به ميل خود در داخل يا خارج سازمان بگذرانند.
چگونه مي توان انگيزه و شور و شوق خود را در كارها حفظ كرد؟
احساس يك مدير سطح عالي در سازمان همانند احساس ناخداي يك كشتي است و حوادث كاري به مثابه امواج اقيانوس اند. كه هر لحظه سازمان را به ورطه تلاطم مي كشانند.مدير بايد تلاش كند تا كشتي سازمان را در اين امواج متلاطم با آرامش و ثبات به پيش براند و بدون وحشت و هراس به سرمنزل مقصود برساند.كنترل مسائل سازمان ، فائق آمدن بر خستگي ها وملالت هاي كاري ، حفظ آرامش و خونسردي استفاده موثر از وقت و ايجاد انگيزه وعلاقه ، همه شرايطي هستند كه براي برنامه- ريزي كارآيند لازم و ضروري است و به كمك اين برنامه ريزي تحقق اهداف سازماني عملي خواهد شد.در صورتي كه در انجام وظايف سازماني احساس خستگي و بي انگيزگي مي كنيد ، در صورتي كه اشتياق به انجام كارها در شما افول كرده و احساس بي اعتنايي جايگزين آن شده است ، شايد توصيه هاي زير براي شما كارساز باشد
1) زندگي نامه افراد بزرگ و مشاهير عالم را مطالعه كنيد.انيشتين ويلون مي نواخت و اين سرگرمي ايام فراغتش بود.شما هم در روز لحظاتي را براي آرامش ، تنوع و استراحت در نظر بگيريد.در اين لحظات به كار و عملي بپردازيد كه بدان واقعا علاقه داريد.
2) براي خود عرصه هاي تلاش آفرين جديدي بيافرينيد.بياد داشته باشيد هر انساني براي زنده ماندن به هدف هاي جديد و آرمان هاي نو نياز دارد. مسئوليت هاي جديد را بپذيريد ، خود را در تحقق اهداف بالاتر درگيرسازيدو نگذاريد در بن بست فعاليت هاي شغلي متوقف شويد.آدمي به سعي و تلاش زنده است. زبوني و زوال وي زماني است كه همه اهداف و آرزوهاي خود را بر آورده بداند و ديگر انگيزه و نيازي براي حركتو پويايي نداشته باشد.
3) سعي كنيد در محاورات و گفتگوهاي خود از به كار بردن لفظ ” من علاقه ندارم” بپرهيزيد.علت بي علاقگي خود را به امور كشف كنيد و در رفع آنها بكوشيد.سعي كنيد براي خود در انجام كارها انگيزه و علاقه ايجاد كنيد. به نتايج كارها فكر كنيد و براي آنها نتايج انگيزه آفرين بسازيد.براي اين كار نسخه يكساني وجود ندارد هر فردي بايد روش خاص خود را به كار گيرد. براي مثال ، زماني كه سرگرم تهيه گزارش خسته كننده اي هستيد، به نتايج پاداشي آن مانند رضايت مدير بالاتر،كسب حرمت بيشتر در سازمان وامثال آن فكر كنيد.
4) همه مسائل را به همراه هم در نظر نياوريد و براي غلبه به همه آنها يك باره به خود فشار نياوريد.مسائل را تك به تك با تاني و آرامش براي خود مطرح كنيدوبراي آن راه حل بيابيد. يكي از شاگردان دوره دكتري را به ياد مي آورم كه با ياس و نااميدي فراوان به من مراجعه كرده بود و از اين كه بايد منابع متعدد و فراواني را براي شركت در امتحان جامع دوره دكتري مطالعه كند احساس عجز و ناتواني مي كرد. به همراه او به اتاقش رفتم .تمام سطح ميزش از كتب مختلف پوشيده شده بود و او در ميان انبوه كتاب ها سرگردان و حيران مانده بود . كاري كه برايش انجام دادم اين بود كه تمام كتاب ها را از روي ميزش برداشتم بجز يك كتاب به او گفتم فعلا همين كتاب را مطالعه كن و بعد با خونسردي و آرامش به سراغ دومي برو. او به همين نحو عمل كرد و موفق شد در زمان كوتاهي براي امتحان آماده شود.اگر مسائل انباشته و درهم شوند و شما را از هر سو احاطه كنند،امكان راه حل يابي از شما سلب خواهد شد . مسائل را به ترتيب اهميت درجه بندي كنيد و آنها را يك به يك حل كنيد. همان افسانه قديمي را به ياد آوريد كه در آن پيري به پسرش اندرز مي داد : ” دسته تركه هاي به هم بسته را يكباره نمي توان شكست ، اما اگر آنها را از هم باز كنيد و تك تك بشكنيد در شكستن آنها موفق خواهيد شد. ”
5) اگر ابهت كاري شما را از نزديك شدن بدان و اقدام به آن باز مي دارد. آن را به اجزا كوچكتر و وظايف فرعي تر تجزيه كنيد و به انجام آن اجزا بپردازيد . پس از مدتي متوجه خواهيد شد كه آن كار خطير صورت گرفته است . شايد اين روش براي كساني كه طولاني بودن زمان انجام كارها آنها را بي حوصله مي كند راه حل مناسبي باشد. زماني يكي از ناشران كتب درسي ترجمه كتاب قطوري را به من پيشنهاد كرد. به محض ديدن كتاب گفتم: ” حوصله ترجمه چنين كتابي با اين حجم را ندارم.” او وقتي در تغيير دادن نظر من موفق نشد، موفقيت مرا براي ترجمه يك فصل از آن كتاب را جلب كرد و با تكرار اين كار كتاب در عرض يك سال ترجمه شد .
آينده را چگونه پيش بيني مي كنيد؟
تصور شما در مورد آينده چيست؟ دنيا در پنجاه سال آينده شاهد چه تحولات و تغييراتي خواهد بود؟ و هزاران ؟؟؟؟؟؟؟
شايد همه مديران آرزو دارند كه بتوانند آينده را در جام جهان نمايي ببينند و وقايع آتي را پيش گويي كنند . اما متاسفانه در حال حاضر چنين امكاني وجود ندارد، گرچه مديران براي برنامه ريزي هاي خود نياز به پيش بيني دارند وبايد از بصيرت كافي برخوردار باشند تا بتوانند در كار برنامه ريزي توفيق يابند.با اين وجود با تصميم گيري و برنامه ريزي صحيح مي توان آينده را تا حدودي پيش بيني كرد و با ديدي خوش به آينده نگريست.
همان گونه كه اشاره شد خوش بين بودن نسبت به آينده موجب مي گردد مدير با اميد فراوان به برنامه ريزي بپردازد، قبل از اين كه به حوادث احتمالي منفي فكر كند،به وقايع مثبت بينديشدو با اين تلقي مسيرهاي سخت كاري را هموار كند و پيش رود. خوش بيني نسبت به آينده سبب مي شود تا روحيه فرد در مقابله با مشكلات قوي تر گردد و ياس و نااميدي كمتر مانع راه پيشرفت وي شود.البته خوش بيني هاي افراطي ، كه به تخيل گرايي ساده لوحانه تعبير مي شود ، در مديريت كارساز نيست و هيچ گاه توصيه نمي شود. اين گونه خوش بيني ها باعث مي شود در برنامه ها واقعيت ها در نظر گرفته نشود و در نتيجه، به شكست و سرخوردگي منجر گردد. خوش بين بودن مورد نظر ما خوش بيني واقع گرايانه است. خوشبيني كه موارد مثبت احتمالي را در نظر دارد و با اتكا به آنها راه پيشرفت و رشد را هموار مي سازد . به عنوان مدير سعي كنيد به امكانات موجود و بالقوه سازمان بينديشيد ، مثبت فكر كنيد و با خوشبيني واقع گرايانه به جنگ مشكلات برويد.
در برنامه ريزي ها بيشتر به روش علمي معتقديد يا اشراق و اقبال؟
گروهي از مديران در برنامه ريزي هايشان به روش هاي علمي اعتقاد دارند ؛ وتجزيه و تحليل هاي علمي را راه مناسبي براي برنامه ريزي مي دانند ؛ گروهي به خلاقيت ذهني ، قضاوت هاي شخصي ، و اشراق واقبال معتقدند و از زاويه ديگري به برنامه ريزي مي نگرند. شايد بتوان گروه سومي يافت كه به تركيب و تلفيق اين دو شيوه در برنامه ريزي توجه دارند و هر دو روش را مي پذيرند.البته بايد به ياد داشت كه شيوه مناسب براي برنامه ريزي تا حدود زيادي بستگي به شرايط موقعيت دارد و نمي توان يك روش خاص را به طور مطلق بهترين دانست.
شكيبا باشيد و از تاخير در امور نهراسيد
ناشكيبايي و بي صبري در مديريت ضايعه ساز است. سعي كنيد در نظم و نسق دادن به امور شكيبايي پيشه سازيد. از به تاخير افتادن كارها نهراسيد، چه بسا كه تاخير در انجام امري موجب شناخت بهتر و اقدام درست تري گردد. به تجربه ثابت شده است كه احتمال تصميم گيري هاي غلط مديران عجول و ناشكيبا بيشتر است .مدير بايد بكوشد شكيبايي وصبرو حوصله را به خود تلقين كند . در مسائل مختلفي كه با آن روبرو مي شويد يك زمان اضافي در نظر بگيريد . شكيبايي نشانه بلوغ فكري است و به اعتقاد روانشناسان خواست هاي عجولانه مثل ” اين كار همين الان بايد انجام شود” يا ” فلان چيز همين الان بايد حاضر شود ” نشانه اي از رفتارهاي دوران كودكي است.
در برنامه ريزي ها افق ديد خود را وسيع تر كنيد . تاخير هاي احتمالي را بپذيريد و از آنها به عنوان فرصت هاي تفكر در مورد نقاط ضعف برنامه سود ببريد. مشهور است كه تفاوت بين مديريت ژاپني و امريكايي در همين نكته است كه مديران امريكايي افق ديد كوتاه تري دارند ، در ارزيابي ها عجول ترند . بر عكس ، مديران ژاپني به هدفهاي بلند مدت توجه دارند ، در ارزيابي ها بدون هيچ گونه شتاب زدگي و از سر تامل اقدام مي كنند ودر انجام امور باز حوصله را ترجيح مي دهند .
شكيبايي و حوصله نه تنها براي مدير بلكه براي كاركنان نيز يكي از رموز موفقيت و پيشرفت در كارهاست.اگر كاركنان در اجراي برنامه هاي بلند و خسته كننده ، در برنامه هاي آموزشي و انجام ساير امور روزمره صبر و حوصله كافي نداشته باشند، بزودي دچار حساسيت مي شوند و از انجام كار باز مي مانند ، بدين ترتيب بايد كاركنان را نيز به شكيبايي و حوصله دعوت كنيم .
در اينجا به توصيه هايي براي افزايش قدر ت شكيبايي توجه كنيد :
1) زماني كه در انتظار تكميل ، اجرا يا دريافت امكانات براي انجام يك پروژه هستيد ، كار ديگري را نيز براي خود برنامه ريزي كنيد . نگذاريد فاصله زماني انتظار شما را خسته و كسل كند.
2) در تمام برنامه هاي خود اعم از روزانه يا ماهانه و سالانه زمان تاخيرها را اضافه كنيد. تاخير مجاز در برنامه ها را جزء جدايي ناپذير آنها بدانيد.
3) فهرستي از پروژه هاي اجرا شده را مرور كنيد. ملاحظه خواهيد كرد برنامه هايي كه سريعتر اجرا شده اند لزوما برنامه هاي بهتري نبوده اند . سرعت يكي از خصوصيات برنامه مطلوب است ، اما سرعتي كه كيفيت برنامه را خدشه دار كند قابل قبول نيست.
4) تاخيرهاي احتمالي در برنامه ها را به دو گروه تقسيم كنيد. يكي تاخيرهايي كه مي توانيد جلوي آنها را بگيريد و ديگري تاخيرهايي كه كنترل آنها از دست شما خارج است . در كنترل تاخيرهاي اول تلاش كنيد و تاخيرهاي گروه دوم را بي چون وچرا بپذيريد.به ياد داشته باشيد ناشكيبايي و عصبي شدن شما هيچ گونه اثر مثبتي بر تاخيرهاي گروه دوم نخواهد داشت ، جز آنكه شما را تضعيف كند.
5) با آدم هاي شكيبا ،پر حوصله و خونسرد معاشرت كنيد . سعي كنيد شكيبايي را از آنها بياموزيد.ببينيد چطور با حوصله و آرامش واعتماد به نفس كار مي كنند. روش آنها را الگوي خود قرار دهيد.
در برنامه ريزي از آينده و حوادث نهراسيد
همان گونه كه اشاره شد برنامه ريزي نوعي پيش بيني است و از آنجايي كه پيش بيني ها صد در صد به واقعيت نمي پيوندند ،همواره امكان درصدي از خطا وجود دارد و مدير در برنامه ريزي با مخاطره مواجه است .در صورتي كه هراس از مخاطرات احتمالي كه جزء لاينجزاي پيش بيني است ، مدير را از اقدامات خطير باز مي دارد ، مسلما اين مسئله عارضه اي منفي براي مديريت به شمار خواهد آمد و در نهايت موجب تضعيف سازمان خواهد شد.
مدير بايد آينده و پيچيدگي هاي آن را به عنوان يك واقعيت بپذيرد و بداند كه بايد در چنين فضايي به برنامه ريزي بپردازد و برنامه ريزي مسلما توام با مخاطراتي خواهد بود. مدير بايد خوش بيني واقع گرايانه خود را همواره حفظ كند وبه امكانات و منابع موجود بيانديشد و پيش رود. تفكر درباره كمبودها و محدوديت ها موجب ياس و نا اميدي است . با خوش بيني واميد مي توان بر ترس از آينده غلبه كرد.
نكته ديگر كه در برنامه ريزي قابل ذكر است قبول اشتباهات و خطاها از سوي مدير است . با شرحي كه در فوق مذكور افتاد برنامه ريزي همراه با مخاطراتي است و ممكن است مدير در برخي اوقات تصميماتي اتخاذ كند و برنامه هايي را به مرحله اجرا گذارد كه اشتباهات و خطاهايي در آنها راه يافته باشد . در اين گونه موارد مدير بايد بلافاصله پس از اطلاع از مشكل ، برنامه را متوقف سازد و با پذيرفتن مسئوليت اشتباهات، در رفع آنها اقدام كند.ناديده گرفتن خطاهاي برنامه ريزي و چشم پوشي از آنها موجب بروز مشكلات فراواني در سازمان خواهد شد. برخي از مديران قبول اشتباهات را نشانه ضعف خود مي دانند و حتي المقدوراز آن پرهيز مي كنند . به اين علت در برخي از سازمان ها برنامه هايي را مشاهده مي كنيم كه با وجود مشكلات عديده در آنها هنوز ادامه دارند و با حمايت مدير مربوط اجراي آنها تداوم يافته است . در حالي كه بايد به مديران گوشزد شود كه قبول اشتباهات دليل قوت اراده و اعتماد به نفس بالاي آنهاست و مديري كه اشتباه خود را بپذيرد به نفع خودو سازمان عمل كرده و شايان تقدير است.
برگرفته از سايت روانشناسي مديريت
