واژه مدیریت از جمله واژه هایی بوده که در ادوار مختلف معانی گوناگونی پیدا کرده و تعابیر متفاوتی از آن شده است. گاهی معادل رفتار موجه و مدبرانه، گاهی بعنون سودآوری و زمانی در قالب سازماندهی معنا گردیده. ولی همواره محتوای نیل به اهداف سازمانی، ملی، منطقه ای یا ورای آن در دل خود داشته است در واقع مدیریت مفهومی است بسیار پیچیده، پر معنی و ترکیبی از قابلیتهای ذاتی، اکتسابی و نیز علمی و شهودی. رسول اکرم (ص) می فرمایند: من از فقر امتم بیم ندارم بلکه از سوء تدبیر هراس دارم.مطالب فوق خلاصه ای از بسته های مدیریتی کاربردی که در آمریکای شمالی منتشر شده و شامل نامه، صورت جلسات، اعلامیه ها، کاربرگها، جداول و تجزیه و تحلیل ها که در صنعت و تجارت کاربرد دارد.
شروع و انتخاب کسب و کار
ایده کسب و کار با خود ارزیابی آغاز می شود به سوالات مندرج با صداقت و واقع بینی پاسخ دهید این کار در شناسایی فرصتهای کسب و کاری که با سلایق- توانایی ها و خصوصیات شما تناسب دارد کمک شایانی خواهد نمود.
1- حداقل پنج فعالیت که به آنها علاقه و مهارت دارید بنویسید.
2- حداقل پنج فعالیت که به آنها علاقه نداريد و شایسته آن نستید بنویسید.
3- سه تا پنج محصول یا خدمت که در بهبود زندگی شخصی و کاری شما نقش شگرفی دارند بنویسید.
4- عنوان شغل خود را بنویسید.
5- پنج چیز را نام ببرید که در کار خود از آن بیشترین لذت را می برید.
6- پنج چیز را نام ببرید که در کار خود دوست ندارید.
7- دیگران کدام ویژگی شما را دوست دارند.
8- برخی افراد از کدام خصلت شما گله دارند.
در این میان اهداف شخصی نه تنها مسیر موفقیت را پیش روی شما ترسیم می کند بلکه باعث می شود بهترین گزینه ها را به خوبی شناسایی نمائید.
فعالیت های اولیه و زمینه ساز یک کسب و کار جدید
ایده کسب و کار خود را با آنالیز swot تحلیل کنید و نقاط ضعف و قوت خود را بعنوان یک کارآفرین شناسایی و ارزیابی کنید. همچنین مبالغ مالی خود را مورد ارزیابی و پشتیبانی مالی بالقوه خود را شناسایی کنید.
در مورد ریسکهای هزینه ای تعامل کند و هزینه های شروع بکار را ارزیابی کند.
مشتریان و رقبای خود را بشناسد و در مورد بازار ارزیابی کامل و جامعی داشته باشد.
و اموری نظیر مشاور حقوقی، حسابدار مورد اطمینان، نوع سازمان (مثلا مالکیت کامل، مشارکت ایجاد شخصیت حقوقی و غیره)، ثبت شرکت، طرح تجاری، حساب بانکی و کارگزار بیمه جهت کسب خود انتخاب نماید.
سپس بروشور و کاتالوگ و کارت ویزیت شرکت خود را طراحی و وب سایتی اینترنتی راه اندازی و آدرسهای پست الکترونیکی و ملزومات اداری و دفتری را تهیه نمائید همچنین با سازمانها و نهادهای مرتبط با کار ارتباط برقارر کنید و به یک انجمن یا سازمان مرتبط و معتبر حرفه ای بپیوندید همواره در کنار کسب سود رضایت مشتریان و مسئولیت اجتماعی خود را نیز مدنظر داشته باشید.
کاربرگ انتخاب کسب و کار
کاربرگ حاضر به شما کمک می کند تا کسب و کاری مناسب وضعیت و شرایط خود انتخاب نمائید توجه دقیق به کلیه جنبه های مطرح شده و تکمیل مراحل یک به یک مهم و ضروری
می باشد.
1- ایده های تجاری خود را به ترتیب علاقه از بالا به پایین جدول فهرست نمائید.
2- با توجه به هر ایده نمره ای اختصاص دهید (شیوه نمره دهی این گونه است):
0= هیچ
1- کمتر از حد متوسط
2- متوسط
3- بالاتر از متوسط
3- در نهایت اعداد هر سطر جدول را با هم جمع کنید این حاصل جمع برای حصول به نتایج صحیحتر و غربال کردن درست فهرست کسب و کار شما بسیار مهم است.
– هر ایده ای را که مجموع امتیازی کمتر از 10 دارد حذف کنید.
– هر ایده ای را که نتوانسته در هر یک از قسمت ها امتیاز 2 بدست آورد حذف کنید.
– هر ایده ای را که در قسمت منحصر به فرد بودن امتیاز 3 کسب نکرده است حذف کنید.
دانش شما از کسب و کار چقدر است؟ آیا باید برای یادگیری آن وقت و پول صرف کنید. شیوه نمره دهی به این گونه است:
(0) هیچ گونه اطلاعاتی ندارم
(1) اطلاعات مختصر دارم
(2) اطلاعات صرفا محدود دارم
(3) اطلاعات کافی و مرتبط دارم
تجربه شما از کسب و کار چقدر است؟ موردی است که به رغم دانش کافی در خصوص موضوع، باید در آن تجربه عملی نیز داشته باشید.
(0) هیچ تجربه ای ندارم
(1) تجربه غیر مستقیم و کم دارم
(3) تجربه محدود و اندک دارم
(4) کاملا با این کسب و کار آشنا هستم
مهارت فنی از کار چقدر است؟ مهارتهای مشترک مورد نیاز ایده را نظیر روابط عمومی- توانایی با کامپیوتر و غیره را کنار بگذارید و به مهارتهای ویژه بیندیشید که در این کسب و کار نیاز دارید.
(0) هیچ مهارتی ندارم
(1) مهارت محدود و بسیار اندک دارم
(2) مهارتم در حد متوسط است
(3) مهارتم در سطح عالی است
سهولت ورود به کسب و کار به دو عامل هزینه ورود و موانع رقابتی فکر کنید برای مثال یک کار خدماتی لوازم فکر کنید.
0) زمینه مورد نظر بسیار پر تراکم و ورود به آن مشکل است.
1) تا میزان محدود و مختصری می توان وارد آن شد.
2) تقریبا در این وزه رقبای کوچک و بزرگ حضور دارند.
3) برای ورود با هر ابعاد و توان مالی محدودیتی وجود ندارد.
منحصر به فرد بودن الزاما به این معنی نیست که واقعا هیچ کس دیگری این محصول یا خدمت را ارائه نمی دهد شاید به این معنا باشد که هیچ شخص دیگری این محصول یا خدمت را به نحوی که شما در نظر دارید عرضه نمی نماید.
0) محصول یا خدمت شما بصورتی گسترده در دسترس همگان است.
1) شرکتهای اندکی هستند که محصول یا خدمت مورد نظر را عرضه می کنند.
2) فقط یک یا دو شرکت دیگر در این حوزه حضور دارند.
3) هیچ شخصی یا شرکتی این محصول را عرضه نمی کند.
روشهای ارتباطی
بدون شک ارتباطات یک هنر است هدف نهایی تمام روشهای ارتباطی برقراری یک ارتباط مستحکم و یک به یک است همان گونه که امروزه شنیده می شود مردم در حال غرق شدن در امواج اطلاعات هستند اما کماکان تشنه دانش و فرد – که سطح بالاتری از اطلاعات است- هستند با داشتن ارتباطات آسان و موثر و منطقی کلیه موفقیت را در زندگی شخصی و شغلی خود بدست می آورید.
بخش عمده ای از روشهای ارتباطی افراد با محیط و یکدیگر به شرح ذیل است:
1- مکتوبات شامل یادداشتها- نامه- آگهیها- مجلات
2- ملاقاتها- جلسات- گردهمایی ها- کنفرانسها- سخنرانیها
3- موارد شخصی شامل نوع لباس پوشیدن- آهنگ کلام- بو- حرکات صورت
4- تلفن شامل پست صوتی- موبایل- منشی تلفن- پیام کوتاه بازاریابی تلفنی
5- کامپیوتر و اینترنت شامل: CD – پست الکترونیک- وب سایت و غیره…
6- تسهیلات و امکانات شامل نورپردازی دفتر- بهره گیری از رنگها- طراحی و چیدمان و دکوراسیون
7- سایر موارد نظیر: وربین مدار بسته- نظام پیشنهادات- سود سالیانه- مصاحبه- نظرسنجی
برگزاری جلسات طوفان فکری
طوفان فکری را به عبارتی ساده، فهرست نمودن تمامی نظرات یک گروه از افراد در پاسخ به یک سوال مشخص تعریف می نمایند این عبارت را اولین بار آلکس اوزبورن در سال 1939 که یک مدیر اجرایی تبلیغات بود بکار برد بر اساس تعریف اوزبورن طوفان فکری به معنی بکارگیری مغز و فکر افراد جهت یورش همه جانبه به مسائل و ایجاد خلاقیت برای حل آن بود یعنی هر فرد حاضر در جلسه طوفان فکری به شکلی بی پروا و متهورانه به هدف واحدی حمله می کرد خلاقیت افراد در چنین جلساتی بسیار شکوفا می گردد زیرا گروه حق ارزیابی و بحث در مورد ایده های افراد را تا زمانی که تمامی نظرات ایشان مطرح نشده باشد ندارند.
یک جلسه طوفان فکری با یک سوال سوال شفاف و صریح آغاز می شود و با فهرستی از عقاید و نظرات ام و پرداخت شده پایان می پذیرد.
برای ایجاد یک جلسه طوفان فکری موفق موارد زیر را رعایت نمائید:
1- اطمینان حاصل کنید تمام افراد حاضر موضوع سوال جلسه را متوجه شده اند.
2- چند دقیقه زمان بدهید تا پس از شروع برخی از آرا و عقاید را یادداشت کنید.
3- جلسه را با قدم زدن در اطراف اتاق آغاز کنید به این صورت به همه حضار توجهی برابر دارید.
4- هر چه نظرات ایده های بیشتری داشته باشید موفقتر هستید.
5- به هیچ وجه در مورد هیچ یک از عقاید و ایده ها قضاوت نکنید.
6- ایده ها را همان گونه که هست ثبت و ضبط کنید.
برنامه ریزی و برگزاری کارآمد و موثر جلسه سالانه سهامداران
جلسات و مجامع سالانه سهامداران، نقشی حیاتی در جلب اعتماد سرمایه گذاران فعلی و بالقوه در آینده ایفا می نمایند از این رو باید در بگرزاری یک نشست منضبط و بی عیب و نقص دقت نظر و توجه خاصی اعمال شود فرآیند برنامه ریزی چنین جلساتی بسیار فراتر از تنها تهیه دستور جلسه و انتخاب سخنرانان خواهد بود چک لیست حاضر راهکار جامع برای طرح ریزی برگزاری موثر و موفق یک نشست سالانه سهامداران را ارائه می کند.
کلیه اهداف را که جلسه باید به آنها دست یابد فهرست کنید.
موضوعات ارائه مطالب خود را مشخص کنید.
یک سند جلسه سالیانه تهیه کنید.
تخصیص وظایف را بطور دقیق با جزئیات انجام دهید.
سخنرانان را از پیش انتخاب کنید و توجیه کنید.
فهرستی از سوالات تهیه کنید.
طرحهای اقتصادی تهیه کنید.
تمرین و تکرار کنید.
فهرست پیگیری داشته باشید.
اطلاعات را بدست آورید و ثبت کنید.
یک کتابچه کنترل تهیه کنید.
کتابچه دستور کار ایجاد کنید.
با احترام به مدعوین ارتباطات مثبت برای بازاریابی فراهم آورید.
مجمع سالانه را تبدیل به یک رویداد فهم رسانه ای کنید.
اهداف کلان یک کسب در نگاه
درآمد بیشتر
سود بیشتر
کیفیت بالاتر محصول
رضایت مندی مشتریان
افزایش بهره وری
افزایش سهم بازار
محیط کار دلپذیر و کارمندان خشنود
احترام به قوانین و مقررات
حضور جدی در عرصه جهان
استراتژیهای محتمل برای مدیریت کسب و کار
جذب و بکارگیری نیروها: استخدام از خارج یا داخل سازمان و معیارهای استخدام
ارزیابی عملکرد: بهره گیری از داده ها و ورودی منفرد یا متعدد
آموزش توسعه: خرید و توسعه مهارتهای داخل سازمان و آموزش عمومی ویژه شغل
ارتباطات کارکنان و حقوق قانونی کارکنان: ارتباطات از بالا به پایین و تعامل
استراتژیهای انتخاب بازار: تمرکز به یک بخش خاص و یا پوشش کل بازار
استراتژیهای مکان یابی: بر اساس محصول و کاربران و رقبا تجاری
استراتژیهای ترکیبی بازاریابی محصول- قیمت گذاری- ترویج و ارائه محصول- مکان
استراتژیهای فرآیند تولید: تمرکز بر فرآیند و محصول و تکرار عملیات گذشته
استراتژیهای ظرفیت: گسترش ابعاد شرکت و استفاده بهینه از ظرفیت موجود
استراتژیهای طراحی کار: گسترش افق شغل و تدوین ویژگی های شغل و توجه محیط کار
استراتژیهای مدیریت تولید و عملیات: تکنیکهای برنامه ریزی جامع- خرید و تدارکات- تعمیرات و نگهداری و مدیریت پروژه
استراتژیهای تحقیق و توسعه: تحقیق علمی بنیادی توسعه محصول و توسعه فرآیند
ارزیابی فعالیت های اصلی (اولیه) در زنجیره ارزش پورتر
حمل، انبارش و لجستیک داخل شرکت
آیا در شرکت یک سیستم کنترل مواد و اقلام وجود دارد و آیا عملکرد این سیستم رضایت بخش است.
مواد خام در شرکت چگونه جابه جا و انبار می شوند.
حمل و انبارش مواد خام در شرکت تا چه میزان کارآمد است.
آیا محصول نهایی به صورت بهنگام در زمان مقرر تحویل مشتریان می شود.
آیا محصول تولیدی بصورت سالم در تعداد صحیح مقرر تحویل مشتریان می شود.
آیا نحوه انبارش محصولات نهایی رضایت بخش است.
عملیات
تجهیزات و ابزار تولیدی ما در مقایسه با رقبا تا چه حد پیشرفته و کارآمد است.
چیدمان کارخانه چگونه است.
آیا به منظور حفظ و کنترل کیفیت و کاهش هزینه از سیستمهای کنترل تولید مناسب بهره گیری می شود.
آیا سطح مناسبی از اتوماسیون در فرآیندهای تولیدی بکار رفته.
بازاریابی
آیا به منظور بخش بندی بازار و دریافت نیازهای مشتریان عملیات تحقیق بازار انجام می پذیرد.
آیا روشهای تبلیغات و ترویج فروش ما نوآورانه هستند.
آیا نیروهای فروش ما تا حد قابل توجه توانمند و شایسته هستند.
آیا شرکت در منظر دید مشتریان تصویری مترادف با کیفیت و برتری دارند.
سازمان ما شهرت اجتماعی مطلوب دارد.
مشتریان تا چه حد به نام تجاری ما وفا دارند.
خدمت به مشتریان
چگونه نظرات مشتریان را برای بهبهود محصولات خود جمع آوری می کنید.
آیا شکایات مشتریان مورد بررسی قرار می گیرد.
آیا کارمندان ما در مورد آموزش و خدمات به مشتری تعلیم دیده اند.
نکاتی در خصوص تدوین طرح کسب و کار
1- توصیف کسب و کار
2- محصولات و خدمات
3- بازار
4- استراتژی بازاریابی و فروش
5- توسعه
6- مدیریت
7- عملیات
8- موارد مالی
9- پالایش برنامه کسب و کار
1- توصیف کسب و کار:
این بخش شرح مختصر از شرکتی که تاسیس کرده اید یا در حال تاسیس می باشد، می پردازد شرکت شما در چه جایگاهی قرار دارد و چگونه به این موقعیت دست یافته و کسب و کار خود را در افق آینده چگونه می بینید.
توصیف محل کسب و کار باید در برگیرنده بخشهای زیر باشد:
1- دورنمای کلی صنعت 2- معرفی شرکت 3- تاریخچه و وضعیت جاری سازمان
4- اهداف کلان و خرد 5- عوامل کلیدی موفقیت 6- مالکیت شرکت
7- استراتژی خروج از کسب و کار
2- محصولات و خدمات:
توصیف کاملی از محصولات یا خدماتی که شرکت شما ارائه می دهد به نمایش بگذارید از آن جا که خواننده متن ممکن است آشنایی چندانی با محصول یا خدمت شما نداشته باشد از توضیح و شرح دقیق آن در نوشته خود اطمینان حاصل کنید برای نفوذ و تاثیرپذیری بیشتر در مورد نظرات خود اندکی هیجان چاشنی کار نمائید در مورد توانایی های خود صادق باشید هنگامی که سرمایه گذاران و وام دهندگان با محصول شما آشنایی کافی پیدا کردند باید اشتیاق ایشان برای مطالعه طرح و جزئیات مرتبط با بازاریابی و مسائل مالی کاملا برانگیخته شده باشد سعی کنید مزایای محصول و خدمت خود را از دیدگاه یک مشتری بیان کنید.
3- بازار:
در اغلب موارد موفقیت بسیاری از شرکتها به چگونگی و نحوه تدوین بخش بازار بستگی تنگاتنگ دارد که به معرفی بخشهای فرعی این موضوع اشاره می کنیم:
1- تحقیق بازار 3- تحلیل بازار
2- تحلیل صنعت 4- تحلیل رقبا
4- استراتژی بازاریابی و فروش:
بخش بازاریابی و فروش طرح تجاری شما قادر است دورنما و چشم انداز کسب و کار شما را به عرض برساند و یا آن را بکلی تخریب کند بهترین ایده ها و محصولات نیز در صورتی که نتوانید برای آنها مشتری پیدا کنید پوچ و بیهوده خواهند بود دقیق ترین پیش بینی های مالی نیز در صورتی که کسی محصول یا خدمات ما را خریداری نکند کاغذ پاره ای بی مصرف هستند، در واقع باید سرمایه گذاران را متقاعد کنید که برای محصول عرضه شده توسط شما، بازاریابی تشنه و مشتاق وجود دارد و در قسمت استراتژی بازاریابی شما بیان می کنید که حال چگونه در ساختار بازاری که توصیف نمودید قرار می گیرید و در راستای آن حرکت می کنید. تحقیق از مشتریان می تواند به روشهای ذیل انجام شود:
گفتگو با مشتریان به منظور شناسایی واکنش به ایده محصول شما- تشکیل گروههای کانونی- انجام تحقیق پیمایشی از طریق پرسشهای میدانی یا پستی- اجراء نمایشی ساختگی از مفهوم محصول- داده های صادقانه و صحیح.
5- توسعه:
شما باید مشخص کنید که کسب و کار خود را چگونه توسعه دهید متاسفانه این بخش در بسیاری از طرحهای تجاری به نحو ناامید کننده ای ضعیف و کم محتوا است این بخش در واقع یک نقشه راه ترسیم می کند که نشان می دهد چگونه از موقعیتی که هم اکنون دارید به جایگاه مطلوب آینده خواهید رسید.
6- مدیریت:
سرمایه داران در دنیای کسب و کار اغلب بر این باورند که به سه ویژگی برای شروع موفقیت آمیز یک کسب و کار نیاز دارند. مدیریت و مدیریت و مدیریت بسیاری از آنها ادعا می کنند که به آسانی در یک شرکت دارای تیم مدیریتی قوی ولی با ایده ای متوسط سرمایه گذاری خواهد کرد. اما حاضر نیستند پول خود را به دست شرکتی که دارای بهترین ایده های تجاری است ولی تیم مدیریتی ضعیفی در اختیار دارد، بسپارند.
هدف از تنظیم این بخش، متقاعد نمودن سرمایه گذاران و وام دهندگان به این موضوع است که شما یک تیم قدرتمند و زبده مدیریتی در اختیار دارید که می توانند ایده های درخشان تجاری شما را به واقعیت و ثروت تبدیل کنند این بخش جای تعارفات و شکسته نفسی نیست صادق باشید در عین حال دستاوردها و توانایی های خود را عرضه کنید و به نحوی پر رنگ ابراز نمائید و سعی کنید نقاط ضعف و کاستیهایتان کمتر جلوه کند.
برای مثال اگر جوان هستید و کم تجربه، خصوصیاتی از قبیل: انرژی زیاد، توانایی کار سخت و اشتیاق خود را به یادگیری به رخ خواننده بکشانید و سعی کنید کم تجربگی شما کمرنگ تر شده و چندان در نظر وی اهمیت پیدا نکند و باید متقاعد شده باشند که شرکت در اختیار دستانی توانمند و شایسته قرار دارد و به نحو احسن مدیریت می شود بخشهای فرعی قابل بحث در این قسمت شامل ساختار شرکت که نحوه سازماندهی شرکت را مورد بحث قرار می دهد- تیم مدیریت شرکت که بیوگرافی و سوابق مدیران شرکت و شرح وظایف آنان را شرح می دهد نمودار سازمانی (چارت) مالکین شرکت و سهامداران- حمایت حرفه ای و مشاوره ای که نیازمند وکلا، نمایندگان، حسابداران، عاملان بیمه و بانکداران می باشد.
7- عملیات:
بخش مربوط به عملیات در واقع بیان می کند که شرما شرکت و کسب و کار خود را چطور اداره می کنید و چگونه ارزش مدنظر مشتریان را به ایشان ارائه می دهید و می توان این گونه تعریف کرد کلیه فرآیندهایی که محصول یا خدمات شرکت را به بازار و مشتریان ارائه می کنند و
می توانند شامل ساخت، حمل، لجستیک و تامین، سفر، چاپ و نشر، مشاوره، خدمات پس از فروش و نظایر آنها باشند عموما حدود 80% بودجه صرف عملیات می گردد و 80% کارکنان در بخش عملیاتی مشغول بکارند و 80% وقت شما صرف بررسی مشکلات و موقعیتهای مختلف عملیات شرکت می گردد. اطمینان حاصل کنید که طرح عملیات شما به شکلی دقیق با طرح بازاریابی شرکت در ارتباط است.
8- موارد مالی:
بخشهای مربوط به مسائل مالی در واقع اصل کلام طرح تجاری شماست. شما تجارت
برجسته ای را به گونه ای دیگر معرفی کردید، نشان دادید که در بازار به آن نیاز واقعی وجود دارد؛ نحوه عملی کردن ایده خود را عرضه کردید، شایستگی خود را برای هدایت این کسب و کار به اثبات رساندید و اکنون زمان آن فرا رسیده که نشان دهید از تمام اینها چه میزان پول و درآمد عاید افراد خواهد شد.
شما باید بکوشید تا بخش مالی قدرتمند و چشمگیری را به نمایش گذارید اگر نتوانید نشان دهید که ایده شما منجر به کسب درآمد و پول فراوان می گردد، سرمایه گذاران به سرعت علاقه و اشتیاق خود را به کار شما از دست خواهند داد جهت تنظیم این بخش موکدا توصیه می گردد با ایجاد جدول زمان بندی فعالیتهای عملیاتی و توسعه طرحهای عملیات خود آغاز کنید. و از روی جدول فعالیتها قادر خواهید بود تا جریان وجوه نقد، صورت درآمد و تزارنامه مقدماتی خود را برای مدت سه تا پنج سال پیش بینی کنید و تخمین بزنید با این کار در واقع شما طعمه را به قلاب زده اید و قلاب خود را جهت صید موفق به آب بیاندازید.
9- پالایش برنامه کسب و کار
فصول پیشین صورتی کلی و عمومی از طرح تجاری بود. این طرح باید برای انظباق با نوع کسب و کار و مخاطبان خاص دستخوش بازنگری و اصلاح گردد.
موارد این بازنگری عبارتند از:
الف) افزایش سرمایه
ب) اصلاح برچسب نوع کسب و کار
ج) تکنولوژی پیشرفته و سطح بالا
