مدیریت هوشین کانری

نویسنده: علی رضا احمدی

مقدمه: مسئله مدیریت کیفیت از جمله مسائل مهمی است که در مطالعات مدیریت همیشه موردنظر بوده است. درچند دهه اخیر توجه بسیاری از محققان به روشهای مدیریت کیفیت جلب شده است و تلاشهای بسیاری صورت گرفته تا روشهای مختلفی برای تحقق این امر خلق شود. از جمله روشهایی که در دهه ۷۰ با تلاش محققان ژاپنی ارائه شد، روش برنامه ریزی هوشین کانری  است.

تاریخچه برنامه ریزی هوشین کانری
پس از جنگ جهانی دوم و شکست ژاپن در جنگ، ژاپنی ها با وظیفه سنگین بازسازی کشورشان روبه‌رو بودند. از آنجایی که ژاپن نمی توانست در زمینه نظامی به تقویت خویش بپردازد، برای رویارویی با غرب رو به مسائل اقتصادی آورد. از طرف دیگر در زمان جنگ، بسیاری از مدیران مسئولیتهای خویش را ترک کرده بودند، در نتیجه تیم مدیران پس از جنگ، جوان و بدون مهارت بودند. بنابراین راهبرد آموزش مدیران و مهندسان ژاپنی در حوزه تکنیک های مدیریت به عنوان راه حل این مشکل انتخاب شد. ازجمله این تکنیک‌ها‌، تکنیک کنترل کیفیت آماری بود. ژاپنی‌ها دریافتند که تکنیک های آماری کنترل کیفیت از دلایل موفقیت ارتش امریکا در جنگ بود. بنابراین ژاپنی‌ها بدنبال متخصصان این شاخه از مدیریت بودند و سرانجام از ادوارد دمینگ برای آموزش در این زمینه دعوت کردند. ژاپنی‌ها با استفاده از آموزش های دمینگ تلاش کردند تا بوسیله اجرای فنون کنترل کیفیت آماری، کیفیت محصولات خویش را بهبود بخشند.

تعریف هوشین کانری
هوشين كانري عبارتست از پروسه گام به گام برنامه ريزي ، اجرا و بازبيني تغييرات مورد نظر مديريت. هوشين كانري روشي است سيستماتيك براي مديريت تغيير درفرايندهاي اصلي سازمان. واژه هوشين از تركيب دو كلمه ژاپني HO به معني جهت و SHIN به معناي سوزن براق تشكيل شده است و مفهوم هوشين معادل سياست POLICY مي باشد . فلسفه هوشين ، هدايت كليه واحد هاي شركت بسوي ايجاد دورنما Vision، ماموريت Mission ، استراتژي  Strategy، هدف گذاري Target Setting، برنامه ريزي  Planning، اجرا Implementation، كنترل Control، ارزيابي Evaluation  و بهبود Improvement مي باشد .به عبارت ديگر ،فلسفه هوشين هم عقيده و يكسو شدن ديدگاه ها ست . حاصل دستيابي به اين هدف ، ايجاد نظم و سازگاري در كل سيستم مي باشد كه بر سازگاري و توافق بين اهداف و اجرا تاكيد مي كند .ضمنا” همسويي و هماهنگي ، كه هدف بديهي هر سازمان است ، توسط مديريت هوشين تحقق مي يابد .هـوشین کانری روشی گام به گام در طرح ریزی، اجرا و فرایند بازنگری به منظور تحــول است.
هـوشین کانری رویکردی نظام مند به : “مدیریت تغییر”در فرایندهای اصلی کسب و کار است.
همچنین می توان به آن مدیریت به وسیلــه خط مشـــی و طرح ریزی و انتشار خط مشی نیز گفت . اما شاید تعریف درست آن این باشه :  ممکن ساختن گریز از وضعیت رکود، پدیدآوردن پیشرفت چشمگیر در عملکرد ازطریق تحلیل مسائل جاری و انتشار پاسخهای شرایط محیطی،
اما تعاریف دیگر نیز شامل :
هوشین کانری عبارتست از پروسه گام به گام برنامه ریزی ، اجرا و بازبینی تغییرات مورد نظر مدیریت. هوشین کانری روشی است سیستماتیک برای مدیریت تغییر درفرایندهای اصلی سازمان.
واژه هوشین از ترکیب دو کلمه ژاپنی HO به معنی جهت و SHIN به معنای سوزن براق تشکیل شده است و مفهوم هوشین معادل سیاست POLICY می باشد .
هوشین شیوه عمل مطمئن و منطبق با اصل گام به گام مو سا شی است که ضرب ا لمثل فارسی “رهرو آن است که آهسته و پیوسته رود.” به خوبی گویای آن است.
بنظر من تعریف زیر شاید بهترین تعریف برای هوشین کتنری می باشد :
از واژه ژاپنی هوشین کانری اقتباس شده است: هوشین سوزن براقی است که جهت را نشان می دهد (قطب نما) و کانری مدیریت یا خط مشی معنی می دهد. برنامه ریزی هوشین مانند قطب نمای مدیریت است که همه را در سازمان به یک سمت هدایت می کند، به سمت یک مقصد مشترک و عبارت است از یک سیستم برنامه ریزی و مدیریت که روی خواستهای مشتری تمرکز می کند و سازمان را برای دستیابی به آنها یکپارچه و متحد میکند.
و اما هوشین کانری به چه درد می خوره و با اون چه کار میشه کرد ، برنامه ریزی هوشین جایگزین سایر استراتژیهای مدیریتی نمی شود، بلکه نوعی برنامه ریزی استراتژیک است که هماهنگیهای لازم را در راستای بهبود مستمر و دستیابی به اهداف انجام می دهد. هوشین منطقه ای را که نیاز به بهبود دارد انتخاب می کند و اطمینان حاصل می کند که افراد مناسب این کار درگیر مسأله میباشند تا از این طریق بهبود حاصل شود. غالبا” از فرایند برنامه ریزی استراتژیک تعدادی هدف بلند مدت  منتج می شود. فرایند برنامه ریزی هوشین می تواند به منظور تعیین برخی از اهداف بلند مدت که باید در برنامه یک ساله سازمان قرار گیرند، مورد استفاده قرارمی  گیرد. فرض بر این است که برنامه بلند مدت سازمان شامل تعداد زیادی هدف می باشد که در یک سال نمی توان به همه آنها دست یافت. لذا هوشین به سازمان کمک می کند تا روی تعداد محدودی از اهداف مهم تمرکز کند.

تعریف مدیریت هوشین
هوشین کانری، عبارت است از فرایند گام‌به‌گام برنامه‌ریزی، اجرا و بازبینی تغییرات موردنظر مدیریت. هوشین کانری، روشی سیستماتیک برای مدیریت تغییر در فرایندهای اصلی سازمان به شمار می‌رود.
واژه هوشین از ترکیب دو کلمه ژاپنی HO به معنی جهت و SHIN به معنای سوزن براق تشکیل شده و مفهوم هوشین معادل سیاست است.

فلسفه مدیریت هوشین
فلسفه هوشین، هدایت تمامی واحدهای شرکت به سوی ایجاد دورنما، ماموریت، استراتژی ، هدف‌گذاری، برنامه‌ریزی، اجرا، کنترل ، ارزیابی و بهبود است.
به بیان دیگر، فلسفه هوشین هم‌عقیده و یکسو شدن دیدگاه‌هاست. حاصل دستیابی به این هدف، ایجاد نظم و سازگاری در کل سیستم است و بر سازگاری و توافق بین اهداف و اجرا تاکید می‌کند. همچنین هم‌سویی و هماهنگی که هدف بدیهی هر سازمان است، توسط مدیریت هوشین تحقق می‌یابد.

سیستم هوشین دارای دو وجه کاملاً حساب شده و هماهنگ است:
1)هدف‌گذاری
۲) برنامه‌ریزی

هدفگذاری
به مسائلی نظیر بهبود کیفیت، کاهش هزینه، افزایش تولید، افزایش بهره‌وری، تحویل به‌موقع، بهبود محیط و انرژی، ارتقای روحیه کارکنان و سطح علمی آنان از طریق آموزش می‌پردازد.

برنامه ریزی
به تحقق اهداف هدفگذاری از طریق مکانیزم چرخه PDCA می‌پردازد.
هوشین شیوه عمل مطمئن و منطبق با اصل گام ‌به‌گام موساشی است که ضرب‌المثل فارسی «رهرو آن است که آهسته و پیوسته رود.» بخوبی گویای آن است.

با کمک مدیرت هوشین می توان:
اهداف بلندمدت مدیریت می‌تواند به مجموعه‌ای از فعالیت‌ها و خط‌مشی‌های قابل درک، واضح، سازگار و قابل دستیابی تبدیل شود که می‌توانند در تمام سطوح و وظایف سازمان به کار گرفته شوند.زمانی‌که این فعالیت‌هاوخط‌مشی‌ها به کار گرفته شوند  ،  منجر به  دسترسی  به   اهداف بلند مدت  و با لطبع  پیشرفت  قابل  ملاحظه  و پیوسته خواهند شد.در ابتدای فرایند توسعه خط‌مشی ، مدیریت ارشد دورنمای شرکت و نیز اهداف و خط‌مشی یک‌ساله را تنظیم می‌کند. در هر یک از سطوح پایین‌تر، مدیران و کارکنان با توجه به اهداف و خط‌مشی شرکت در تعیین استراتژی و برنامه‌های کاری خود مشارکت می‌کنند. آنها همچنین شاخص‌هایی را تعریف می‌کنند که بیانگر میزان دسترسی به اهداف ذکر شده باشد.هوشین شیوه عمل مطمئن و منطبق با اصل گام ‌به‌گام موساشی است که ضرب‌المثل فارسی «رهرو آن است که آهسته و پیوسته رود.» بخوبی گویای آن است.
سپس آنها اهداف را به سطح پایین‌تر سازمان انتقال می‌دهند. بنابراین هر یک از سطوح پایینی مدیریت ارشد با سطح بالاتر در تماس است تا اطمینان حاصل شود که استراتژی پیشنهادی با نیازمندی‌ها همخوانی دارد. بازنگری‌های مرتبی انجام می‌شود تا میزان پیشرفت و نیز مشکلات موجود معلوم شده و اقدامات اصلاحی انجام شود.هوشین کانری، تضمین‌کننده این نکته است که هر شخصی در سازمان از دورنما و اهداف بلندمدت سازمان و نیز نحوه تبدیل آنها به نیازمندی‌های مشخص و نیز فعالیت‌ها آگاه است.
هوشین کانری، روشی است:    برای بهبود عملکرد  سیستم‌های اداری َ
سیستم اداری، مجموعه‌ای از فرایندهای مرتبط  با  یکدیگر است که به منظور دستیابی به اهداف اصلی سیستم به کار می‌روند. برای هر سیستم اداری، شاخص‌های ارزیابی عملکرد و نیز سطح مطلوب دستیابی به اهداف تعریف می‌شود. هوشین کانری  یک ساختار برنامه‌ریزی ارائه می‌کند تا بتوان تعدادی از فرایندهای اصلی و منتخب را به سطح عملکرد مطلوب رساند.

هوشین کانری در دو سطح عمل می‌کند:
1)سطح برنامه‌ریزی استراتژیک
2) مدیریت در سطح فعالیت‌های روزانه، جایی  که  بیشتر جنبه‌های روتین/ جاری عملیات اداری، مشاهده می‌شوند.

گامهای برنامه ریزی هوشین
1-هدف را انتخاب کنید
2-وضعیت جاری سازمان را مشخص کنید
3-مشخص که سازمان باید بر چه موضوعاتی تمرکز کند

به سازمان نظم بدهیم
1- اهداف یالانه  معیار ها را برای رسیدن به اهداف را معلوم کنید
2-ابزار مورد نیاز را فراهم کنید
3-مشخص کنید سازمان بیشتر برای چه موضوعاتی تمرکز کند

طرح را اجرا کنید
1-بر پیشرفت نظارت کنید

نظارت کرده و بهبود دهید
1-مشکلات را شناسایی کرده و ه چه سریعتر بهبود دهید
2-آموزش را در سطح سازمان بهبود دهید
3-بر نتایج طرح و فرایند برنامه ریزی نظارت داشته باشید و آن را بهبود دهید
4-میزان پیشرفت را شناسایی کرده و جشن بگیرید

هدف استفاده از هوشین کانری
فراهم اوردن امکان رهایی از وضعیت سهمیه بهبود های اساسی در عملکرد از طریق تحلیل مشکلات موجود و نیز تجه به شرایط محیطی است .هوشین کانری اهداف مدیریت عالی شرکت را در سطوح پایین تر سازمان جاری می کند .در هر سطح ، خط مشی سطح بالاتر به خط مشی ، اهداف و فعالیت ها ی سطح پایین تر ترجمه می شود

مراحل سالانه عبارتند از
1-شناسایی مسائل بهرانی و الزام اور سازمان
2-تعریف اهداف کسب و کار راهبردی
3- گسترش  هدفها بوسیله تعریف اولویت ها ی ارتقاء ، محک ها ، مقاصد و مالکان

چهار فاز مدیریت هوشین کانری
سازمان تعداد کمی از موضوعات مهمی را که باید بر آنها تمرکز کند را تعیین می کند .تنظیم هوشین کنری از برنامه ریزی و چشم انداز بلند مدت سازمان و تمرکز بر سال جاری آغاز می شود .پیاده سازی در کل سازمان اتفاق می افتد و در طول سال بر هدف هوشین نظارت می شود

جاری سازی هوشین
سازمان مدیریت ، هوشین کانری را مطابق سلسله مراتب سازمانی افقی  و عمودی جاری می کند . ه.شین از یک سطح مدیریت به سطح دیگر حرکت کرده ، راهبرد های یک سزح ، نتیجه مطلوب در سطح پایین تر است و این فرایند تا جایی که برای رسیدن به هدف هوشین نیاز است تکرار می شود

 نظارت بر هوشین
مرحله نظارت گام بررسی در حلقه PDCA  است . این بخش موجب دینامیک شدن مدیریت هوشین می شود .
در این مرحله هدف ها با نتایج واقعی مقایسه شده ، در صورت مغایرت ف روش اجرای کار تجزیه

عارضه یابی
سازمان ، فاز های تنظیم ، جاری سازی و نظارت را ارزیابی می کند . در نگاه اول این مرله شبیه مرحله نظارت است  اما نظارت تنها در ارتباط با جاری سازی و اجرای هوشین است.

مزایای استفده از برنامه هوشین در سزمان
1-کمک می کند تا انسجام درون سازمان ایجاد شده و توافق مشترکی در تمامی سطوح سازمان بر روی آن بوجود اید
2-توجه همگان را به چشم انداز آینده سازمان معطوف می سازد
3-تلاش کارکنان را یکپارچه می کند و اقدامهای سازمان را برای رسیدن به هدف ها هماهنگ می کند
4-بهبود جهش را برای سالها ی متمادی تضمین می کند
5- همکاری بین واحد های سازمانی را ارتقاه می بخشد

اهداف مدیریت هوشین
1)تضمین این نکته است که دیدگاه‌ها و دورنمای شرکت به محض اتمام مرحله برنامه‌ریزی به فراموشی سپرده نشوند.
2)زنده نگه داشتن مدارک برنامه‌ریزی است و نه بایگانی شدن آنها.
3)کاهش  میزان  فعالیت‌های اضطراری در هر روز،  پیشگیری از جلسات استراتژیک  برنامه‌ریزی نشده و نیز پیشگیری از تقدم یافتن تراکم  فعالیت‌ها   در هر سه ماه  بر برنامه‌های  استراتژیک  واقعی می‌باشد.
در روش هوشین کانری ، فعالیت‌های  کوتاه‌ مدت   توسط  برنامه‌ها تعریف و مدیریت می‌شوند.  به  منظور اطمینان از این‌که فعالیت‌های روزانه در راستای اهداف و دورنمای شرکت می‌باشد، فرایند نظارت پیوسته‌ای وجود دارد.

گام‌های برنامه‌ریزی هوشین
۱) هدف را انتخاب کنید.
۲) به سازمان نظم دهید (سازمان‌دهی کنید).
۳) طرح را اجرا کنید.
۴) نظارت کرده، بهبود دهید.

مواردی که در استفاده از روش هوشین کانری باید مدنظر قرار گیرند، به شرح زیر است:
▪ اندازه‌گیری سیستم کاری (عملکرد سازمان- مترجم) به عنوان یک مجموعه
▪ تعیین اهداف اصلی سازمان
▪ درک شرایط محیطی که سازمان در آن عمل می‌کند
▪ تعیین فرایندهایی که تشکیل‌دهنده سیستم، فعالیت‌های آنها، اهداف و معیارهای اندازه‌گیری می‌باشند
▪ تامین منابع برای انجام فعالیت‌ها و دستیابی به اهداف سازمان

مزایای استفاده از برنامه ریزی هوشین در سازمان:
1- کمک  می کند تا انسجام درون سازمان ایجاد شده و توافق مشترکی در تمامی سطوح سازمان بر روی آن بوجود آید
۲- توجه همگان را به چشم انداز آینده سازمان معطوف می سازد
۳- تلاشهای  کارکنان را یکپارچه می کند و اقدامهای  سازمان را برای رسیدن به هدفها هماهنگ می کند.
۴- بهبود جهشی را برای سالهای متمادی تضمین می کند.
۵- همکاری بین واحدهای سازمانی را ارتقا می بخشد.
۶- سیستم برنامه ریزی منعطف ، منظم و پاسخگو را بوجود  می آورد.
۷- به رهبران سازمان در امر شناسایی حوزه‌های اصلی مشکل و اولویت بندی آنها یاری می رساند.
۸- امکان بازخور سریعتر و دقیقتــر را ایجاد می کند.

نتیجه گیری
همان گونه که ملاحظه می شود با روش‌های متفاوتی می توان برنامه ریزی هوشین کانری را در سازمانها پیاده کرد اما آنچه که در تمامی مدلها به طور مشترک مورد تاکید قرار گرفته، حالت مدور و چرخه گونه این فرایند است. به بیان دیگر زمانی مدل برنامه ریزی هوشین کانری به طور جامع و شایسته در سازمان اجرا می شود که به طور مداوم مورد بازبینی و اصلاح قرار بگیرد. برنامه ریزی هوشین کانری یک چرخه بی پایان است و برخلاف بسیاری از روشهای برنامه ریزی پس از تحقق هدف، متوقف نمی شود، چرا که هدف اصلی این برنامه ریزی بهبود مستمر و کنترل کیفیت فرایندهای سازمانی است. شرایط محیطی و منابع مختلف سازمانی تعیین کننده نوع روش پیاده سازی برنامه ریزی هوشین کانری در سازمان هستند ولی اگر به این مدل به عنوان چرخه نگریسته نشود،عملا کاربردی برای سازمان نخواهد داشت.