سيستم اطلاعاتی كيفيت

تهیه کننده : شهلا قبادی – كارشناس مهندسی صنایع
ویرایش کننده : حسین طیّّبا

سیستم اطلاعاتی كیفیت از جمله موضوعاتی است كه تعداد مقالات نوشته شده با این عنوان بسیار  نادر می‌باشد و حتی در اینترنت و مجلات لاتین نیز كمتر منبعی با این عنوان دیده می‌شود. واقعیت این است كه علی‌رغم نام كیفیت در این عنوان،معنای كیفیت بسیار جامع‌تر از مواردی است كه در سیستم‌های كنترل  و تضمین كیفیت با آنها روبه‌رو می‌شویم.

سیستم اطلاعاتی كیفیت(QIS):
سیستم اطلاعاتی كیفیت، یك سیستم هوشمند متكی بر علوم آماری است كه مزیت شناسایی فرصت‌های پیشرفت در سازمان، شناسایی مشكلات ریشه‌ای، ایجاد عملیات اصلاحی مؤثر و جلوگیری از رخداد مشكلات بالقوه  را برای سازمان به ارمغان می‌آورد.
در حقیقت،QIS یك سیستم مدیریت اطلاعات مختلف با سطح عملكردی بالا در كلیه حوزه‌های تجارت می‌باشد كه با استفاده از منابع مختلف موجود در سازمان، نمایی منحصر بفرد از وضعیت پردازش‌ها، محصولات، كیفیت و محیط ارائه می دهد .
به عبارتی دیگر، درست مثل سیستم‌های اطلاعاتی مدیریت ، QIS یك سیستم كامپیوتری است كه قابلیت ذخیره‌سازی و پردازش مقادیر بالای اطلاعات و بهره‌برداری از آنها را بر عهده دارد. یك سیستم اطلاعات مدیریت، اطلاعات مربوط به فروش، پیش‌بینی فروش، سفارش‌های خرید، طرح‌های تولیدی، اطلاعات موجودی و غیره را شامل می‌شود. بر اساس اطلاعات MIS، گزارش‌های مفیدی در زمینه تأمین نیازمندی‌های اطلاعاتی مدیریت (تخمین‌های مالی و تصمیم‌گیری‌های مؤثر و به موقع)، توسط QIS تهیه می‌شود. منتها نكته ویژه‌ای كه در QIS  مطرح می‌شود، این است كه برخلاف سیستم اطلاعاتی مدیریت، یك سیستم اطلاعاتی كیفیت، بر مدار داده‌های مرتبط با كیفیت استوار است. مفهوم كیفیت در اینجا به معنای تمامیت آن نكاتی است كه برای یك مدیر ارشد، میانی و یا عملیاتی اهمیت دارد. تمام آنچه برای یك مدیر اهمیت دارد و تمام معیارهایی كه مدیر بر مبنای آنها، به اداره سیستم تحت حیطه خود و تصمیم‌گیری در موارد خاص می‌پردازد،عملاً توسطQIS  مشخص می‌شود (حتی اگر به ظاهر QIS ای موجود نباشد، درست مثل ایزو كه پیش از ظهور آن، تا حدودی از نظر مفهومی و اجرایی توسط بعضی سازمان‌ها رعایت می شد). فرض بگیرید مدیر سازمانی هستید و قسمتی از كنترل‌های آماری خود را به بخش خاصی مثل حسابداری واگذار كرده‌اید و آنها مسؤول گزارش دادن در بازه‌های زمانی خاص به شما می‌باشند. همین طور واحد دیگری مثل فروش، تولید و غیره مسؤول گزارش‌دهی به شما در موارد مورد نظر هستند. هر یك از این گزارش‌ها به عنوان یكی از اجزای سیستم QIS  شما محسوب می‌شوند. با این تعاریف می‌توان در یك كلام QIS  را چنین تعریف كرد :  QIS=MIS+TQM

وظایف كلیدی QIS چیست؟
1ـ جمع‌آوری و ذخیره‌سازی اطلاعات از انواع منابع عملیاتی سازمان؛
2ـ تعریف مشكلات كلیدی و عملیات اصلاح‌كننده عیوب (یادگیری از مشكلات گذشته و كمك به تولید راه‌حل‌های جلوگیری‌كننده از مشكلات بالقوه).
3ـ پشتیبانی از فعالیت‌های مدیریت كیفیت، مانند بهبود مستمر.
سیستم اطلاعاتی كیفیت از جمله موضوعاتی است كه تعداد مقالات نوشته شده با این عنوان بسیار  نادر می‌باشد و حتی در اینترنت و مجلات لاتین نیز كمتر منبعی با این عنوان دیده می‌شود. واقعیت این است كه علی‌رغم نام كیفیت در این عنوان،معنای كیفیت بسیار جامع‌تر از مواردی است كه در سیستم‌های كنترل  و تضمین كیفیت با آنها روبه‌رو می‌شویم.

سیستم اطلاعاتی كیفیت(QIS):
سیستم اطلاعاتی كیفیت، یك سیستم هوشمند متكی بر علوم آماری است كه مزیت شناسایی فرصت‌های پیشرفت در سازمان، شناسایی مشكلات ریشه‌ای، ایجاد عملیات اصلاحی مؤثر و جلوگیری از رخداد مشكلات بالقوه  را برای سازمان به ارمغان می‌آورد.
در حقیقت،QIS یك سیستم مدیریت اطلاعات مختلف با سطح عملكردی بالا در كلیه حوزه‌های تجارت می‌باشد كه با استفاده از منابع مختلف موجود در سازمان، نمایی منحصر بفرد از وضعیت پردازش‌ها، محصولات، كیفیت و محیط ارائه می دهد .
به عبارتی دیگر، درست مثل سیستم‌های اطلاعاتی مدیریت ، QIS یك سیستم كامپیوتری است كه قابلیت ذخیره‌سازی و پردازش مقادیر بالای اطلاعات و بهره‌برداری از آنها را بر عهده دارد. یك سیستم اطلاعات مدیریت، اطلاعات مربوط به فروش، پیش‌بینی فروش، سفارش‌های خرید، طرح‌های تولیدی، اطلاعات موجودی و غیره را شامل می‌شود. بر اساس اطلاعات MIS، گزارش‌های مفیدی در زمینه تأمین نیازمندی‌های اطلاعاتی مدیریت (تخمین‌های مالی و تصمیم‌گیری‌های مؤثر و به موقع)، توسط QIS تهیه می‌شود. منتها نكته ویژه‌ای كه در QIS  مطرح می‌شود، این است كه برخلاف سیستم اطلاعاتی مدیریت، یك سیستم اطلاعاتی كیفیت، بر مدار داده‌های مرتبط با كیفیت استوار است. مفهوم كیفیت در اینجا به معنای تمامیت آن نكاتی است كه برای یك مدیر ارشد، میانی و یا عملیاتی اهمیت دارد. تمام آنچه برای یك مدیر اهمیت دارد و تمام معیارهایی كه مدیر بر مبنای آنها، به اداره سیستم تحت حیطه خود و تصمیم‌گیری در موارد خاص می‌پردازد،عملاً توسطQIS  مشخص می‌شود (حتی اگر به ظاهر QIS ای موجود نباشد، درست مثل ایزو كه پیش از ظهور آن، تا حدودی از نظر مفهومی و اجرایی توسط بعضی سازمان‌ها رعایت می شد). فرض بگیرید مدیر سازمانی هستید و قسمتی از كنترل‌های آماری خود را به بخش خاصی مثل حسابداری واگذار كرده‌اید و آنها مسؤول گزارش دادن در بازه‌های زمانی خاص به شما می‌باشند. همین طور واحد دیگری مثل فروش، تولید و غیره مسؤول گزارش‌دهی به شما در موارد مورد نظر هستند. هر یك از این گزارش‌ها به عنوان یكی از اجزای سیستم QIS  شما محسوب می‌شوند. با این تعاریف می‌توان در یك كلام QIS  را چنین تعریف كرد :  QIS=MIS+TQM

وظایف كلیدی QIS چیست؟
1ـ جمع‌آوری و ذخیره‌سازی اطلاعات از انواع منابع عملیاتی سازمان؛
2ـ تعریف مشكلات كلیدی و عملیات اصلاح‌كننده عیوب (یادگیری از مشكلات گذشته و كمك به تولید راه‌حل‌های جلوگیری‌كننده از مشكلات بالقوه).
3ـ پشتیبانی از فعالیت‌های مدیریت كیفیت، مانند بهبود مستمر.

مزیت سیستم اطلاعاتی كیفیت :
QIS از آنجا كه سیستم QIS، در یاری رساندن به سازمان‌های كوچك، متبحر است، تأمین‌گر راه‌حل‌های تخصصی متناسب با بودجه و ساختارIT  سازمان می‌باشد.
بر مبنای تجارب گسترده انجام شده در تضمین كیفیت، سیستم‌های مختلفی طراحی شده‌اند كه ویژگی مشخص آنها «root-cause-driven»  می‌باشد.
كلیه داده‌هایی كه سیستم جمع‌آوری می‌كند و یا گزارش‌هایی كه ارائه می‌دهد، نه تنها اطلاعات مربوط به وضعیت سازمان را نمایش می‌دهد، بلكه نمایانگر روندی برای بهبود مستمر محصولات، خدمات و پردازش‌های عملكردی می‌باشد.

سیستم QIS  قادر خواهد بود كه موارد زیر را تأمین نماید:
1ـ تعریف كیفیت عملكرد جاری
2ـ تعریف فرصت‌های عمده بهبود
3ـ شناسایی مشكلات ریشه‌ای

قدرت منحصر به فرد QIS ، توانایی این سیستم در موارد زیر است:
1ـ بررسی اطلاعات گذشته
2ـ بهبود مستمر
3ـ پیشگویی عملكرد آینده
4ـ تهیه گزارش (آنچه از گذشته آموخته‌ایم)، به منظور جلوگیری از وقوع مشكلات محتمل
Qis  تسهیلات مختلفی را برای دریافت اطلاعات هم از طریق keyboard   و هم سایر گزینه‌ها مثل،scanner  های online، سیستم‌های كنترل فرایند و سیستم‌های تولید، ارائه می‌دهد.
توانایی‌های آماری QIS، داده‌ها را به فرم‌های گوناگونی كه واقعیت‌هایی را برای تصمیم‌گیری در كلیه سطوح فراهم می‌سازد، تبدیل می‌كند.
ابزارهای QIS شامل مجموعه‌ای از چارت‌های كنترل فرایند آماری (مبتنی بر spc)، به همراه آلارم‌های كنترل فرایندspc، آنالیز كوتاه‌مدت نتایج مطابقت‌ها و عدم تطابقات محصول، آنالیز میان‌مدت محصول و فرایند، آنالیز بلندمدت ثبات فرایند،كاهش تغییرات و بهبود فرایند است. البته همه گزارش‌های فوق جهت تضمین فهم سریع و كامل نتایج سیستم موجود، به صورت كاملاً گرافیكی و نیزon_line   می‌باشند.

QIS  های موجود :
در حال حاضر دو نوع كاربرد (Application) نرم‌افزاری تضمین كیفیت در بازار وجود دارد:
1ـ نرم‌افزارهای نوعیMRPII  ، مانند BPCS یا  PeopleSoft؛
2ـ نرم‌افزارهای آماری (SPC، كنترل فرایند آماری)، مانند MINITAB؛

متأسفانه این كاربردهای نرم‌افزاری، به عنوان یك سیستم اطلاعاتی كیفیت، عملكرد مشخصی ندارند.
نرم افزار MRPII كه نیازمندی‌هایMRP  را برآورده كرده و از نقطه نظر كیفیت، تنها مقادیر غیر مورد انتظار سیستم  را نمایان می‌سازد، بسیاری از جوانب سیستم عملیاتی و پردازش‌ها را مورد توجه قرار نمی‌دهد. یك اشكال بسیار مهم این نوع نرم‌افزارها این است كه بسیاری از جوانب كیفی  سیستم را در نظر نمی‌گیرد و تنها به بررسی و گزارش‌دهی در مورد وضعیت كنونی سیستم، بدون ارائه راه‌حل می‌پردازد.
در یك كلام این نوع نرم‌افزارها به اندازه كافی كه هم وضعیت را نمایش دهند و هم راه‌حل ارائه دهند، هوشمند نیستند.
به همان صورت نرم‌افزارspc  نیز تنها بر محاسبات آماری توجه دارد.
این نرم‌افزار در حقیقت یك سیستم اطلاعاتی نیست و درست مثل MRPII  قابلیت تعریف و طراحی فرصت‌های بهبود را (با توجه به مشكلات گذشته سیستم) ندارد
طراحی QIS : آنچه ما در طراحیQIS  مد نظر داریم، در حقیقت طراحی یك سیستم اطلاعاتی است كه وضعیت سیستم را از نظر كیفیت به طور یكپارچه و به صورت به‌روز، به مدیر و تحلیلگران سیستم نشان دهد.

طراحی QIS  را مثل تمام سیستم‌های اطلاعاتی، از چند منظر می‌توان انجام داد:
می‌توان مثل سایر سیستم‌های اطلاعاتی كه 5 زیر‌سیستم (سیستم اطلاعات حسابداری، سیستم اطلاعات مدیریت، سیستم پشتیبانی تصمیم‌گیری، سیستم اتوماسیون اداری، سیستم هوشمند ) را جزء ذاتی سیستم‌های اطلاعاتی می‌دانند،طراحی QIS  را نیز بر مبنای همین نگرش قرار داد. هر چند شكی نیست كه رعایت این دید در تمامی سیستم‌های اطلاعاتی ضروری است، اما آنچه در طراحی، مهم‌ترین گام را تشكیل می‌دهد، تعیین یك مدل كلی برای QIS  هاست. مراحل طراحی سیستم اطلاعاتی كیفیت عبارتند از:

فاز 1) امكان‌سنجی (كه حتی شامل DFD جزیی نیز می‌شود)
مرحله 0: امكان‌سنجی
آمادگی برای مرحله امكان‌سنجی: تعیین چهارچوب پروژه
تعریف مسأله: در آن مقایسه‌ای بین نیازمندی‌ها و وضعیت موجود به عمل می‌آید
انتخاب گزینه‌های امكان‌سنجی
ارائه گزارش امكان‌سنجی

فاز 2) تحلیل نیازها: این فاز نیازمندی‌هایی را كه سیستم جدید باید جوابگوی آنها باشد (مسیر بقیه پروژه) مشخص می‌كند
مرحله 1: بررسی محیط فعلی (همان فعالیت‌های امكان‌سنجی منتها با شرح جزییات بیشتر)
پی‌‌ریزی چهارچوب تحلیل
بررسی و تعریف نیازها (نیازمندی‌های سیستم جدید)
بررسی فرایندهای موجود
بررسی داده‌های موجود
ترسیم تصویر منطقی خدمات موجود

ارائه نتایج بررسی
مرحله 2: گزینه‌یابی سیستم كاری (BSO(BUSINESS SYSTEM OPTIONS)ـ در مرحله قبل، نیازمندی‌ها عنوان می‌شوند و در این مرحله، فهرستی از گزینه‌هایی كه قابل اجرا هستند و قابل برآورده‌سازی نیازهای كاربران ارائه می‌شود.
تعریف گزینه‌های سیستم كاری (برآورد هزینه، برنامه زمانبندی، محدودیت‌های فنی، سازمان فیزیكی، آموزش نیازمندی‌ها، منافع و تأثیرات بر روی سازمان)

انتخاب گزینه‌های سیستم كاری
تعریف نیازها

فاز 3 ) تعیین مشخصات نیازمندی‌ها(تعریف كامل نیازمندی‌ها)
مرحله 3: تعریف نیازمندی‌ها (نقطه عطف نیازمندی‌ها)
تعریف سیستم پردازش مورد نیاز
توسعه مدل داده مورد نیاز
استخراج كاركردهای سیستم
بهكرد مدل داده مورد نیاز
تهیه نمونه‌های مشخصات
توسعه مشخصات پردازش
تأیید اهداف سیستم
ارائه مشخصات نیازمندی‌ها

فاز 4) مشخصات سیستم منطقی
مرحله 4: گزینه‌های فنی سیستم (به همراه مرحله بعد به صورت موازی انجام می‌شود)
تعریف گزینه‌های فنی (محیطی كه سیستم در آن كار خواهد كرد. پیكره‌بندی سخت‌افزاری  و نرم‌افزاری، راهبردهای توسعه، روابط درون‌سازمانی، كاركرد سیستم)
انتخاب گزینه‌های فنی
تعریف فاز طراحی فیزیكی

مرحله 5: طراحی منطقی (كه به مدل طراحی پایگاه داده تبدیل خواهد شد)
تعریف محاوره‌های كاربر
تعریف پردازش‌های بهنگام‌سازی
ارائه طراحی منطقی سیستم جدید

فاز 5) طراحی فیزیكی
مرحله 6: طراحی فیزیكی
آمادگی برای طراحی فیزیكی
ارائه طراحی فیزیكی داده
ارائه نقشه كاركرد اجزای سیستم
بهینه كردن طراحی فیزیكی داده
تكمیل مشخصات كاركردی
منسجم كردن واسط پردازش داده
ارائه طراحی فیزیكی
ارائه مدلی برای QIS

بر مبنای مطالب فوق، دانستید كه عملاً سیستم QIS‌  یك سیستم نرم‌افزاری است كه به صورت یك بسته نرم‌افزاری (Package) توسط شركت‌ها خریده می‌شود. بنابراین هر سیستمی بر مبنای یك نگاه خاص طراحی و اجرا شده است.
اما آیا سیستمQIS  شركتA  نیازمندی‌های سازمان شما را برآورده خواهد ساخت؟ چطور می‌توان فهمید كه این سیستم مورد نظر شماست؟ اگر تصمیم  بر طراحی یك QIS خاص برای سازمان داشته باشید، بر چه اساسی باید فازهای طراحی سیستم را طی كنید؟ اینجاست كه وجود مدلی جامع برای كلیه QIS ها ضروری است.

بر مبنای تحقیقات انجام شده، كلیه نیازمندی‌های QIS را می‌توان در قالب 7 زیر‌سیستم  قرار داد كه عبارتند از:

1-SPC.NET(Statistical process control.net)
2-DCS(Document control system)
3-GMS(Gauge management system)
4-PCMS(production condition monitoring management system)
5-TMS(Training management system)
6-SMIS(Supplier management information system)
7-COQS(Cost of quality system