هدف از نگارش اين مقاله مروري دوباره بر مبحث مديريت زمان و آموزههايي است كه ميتوانند ما را در مديريت بهتر زمان ياري نمايند. از اين كه زماني را صرف نگارش اين مجموعه كردم، خوشحالم زيرا وقت اندكي از فرصت خود را صرف كاري كردهام كه ممكن است سبب صرفه جويي در وقت برخي از افراد شود كه براي عمر خويش ارزش زيادي قائلند.
افراد بسيار ارزنده و گرانقدري را در ميان دوستان و همكاران خود ميشناسم كه متاسفانه در اغلب موارد ناخواسته به گذشت زمان ارزشمندي كه در اختيار آنان است و ميتوانند آن را صرف كارهاي مفيد كنند، توجهي ندارند. اگر چه اغلب اين افراد اشخاصي دانشمند، اديب و اهل علم و فرهنگ هستند، اما متاسفانه به ديگران اجازه ميدهند به آساني فرصت آنان را هدر دهند.
آنها گاهي اوقات همكاران، دوستان يا ميهماناني را به حضور خود ميپذيرند كه هيچ كاري جز به هم بافتن سخنان بي سر و ته كار ديگري بلد نيستند و با شرح رويدادها و وقايع بي ارزش و بي اهميت، تنها وقت خود و ديگران را تلف ميكنند. اين دوستان به علت برخي از ملاحظات شخصي كه مهمترين آنها اجتناب از رنجيده خاطر ساختن ديگران است، از پايان دادن به گفتگوي خود با اين گونه افراد اجتناب ميكنند. طبيعي است كه تداوم چنين روندي در دراز مدت ميتواند سرمايه زماني بسيار زيادي را از آنان تلف نمايد.
آفتي كه اين روزها به شكل يك سرطان حاد و پيشرفته و با عنوان ”جلسه“ در شركتها، سازمانها و ادارات خودنمايي ميكند، مصداق بارز اتلاف وقت در سطوح سازماني است. به جرأت ميتوان گفت تاكنون هيچكاري با اين جلسات يا به عبارت صحيحتر نشستها انجام نشده است و تنها چاي، ميوه، شيريني و البته وقت گرانبهاي كارشناسان سازمانها به هدر رفته است. هيچ عقل سليمي مخالف ايجاد هماهنگي براي انجام بهتر امور در يك سازمان نيست، اما تشكيل جلسههاي پي در پي به هر بهانه و عذري تنها يك آفت يا يك بيماري است.
متسفانه كم نيستند اشخاصي كه از اين نشستها استقبال ميكنند چون تنها كاري كه ميتوانند در سازمانهاي خود انجام دهند، نشستن در اين گردهماييهاي بي ثمر (و شايد هم پر ثمر از نظر ميوه و شيريني است). اين گونه افراد كه خود از مهمترين عوامل اتلاف زمان كارشناسان و خبرگان در عرصههاي دانشي هستند، در واقع با شركت در اين جلسات و به دست گرفتن نمادين قلم و كاغذ و گاهي نيز مطرح ساختن پرسشهاي بي ربط و بي مورد، ميخواهند اين گونه وانمود كنند كه در حال كار انجام كار بسيار حساس و مهمي هستند و اگر آنان در اين جلسه حاضر نبودند، آينده سازمان به خطر مي افتاد!
افسوس كه در كشور ما سامانهاي وجود ندارد كه به وسيله آن بتوان مدت زماني را كه تا كنون بر اثر برگزاري جلسات بيهوده از وقت كارمندان و مراجعان ادارات تلف شده است، سنجيد. اگر چنين چيزي وجود داشت، پي به عمق فاجعه ميبرديم. غير ممكن است كه فردي كاري در ادارهاي يا سازماني داشته باشد و تا كنون با چهره كريه طاعون ”جلسه“ رو به رو نشده باشد. بياييد اين بيماري را كه به كشور و منابع ملي ما هر روز ميليونها ريال آسيب وارد ميكند، درمان كنيم. بياييد جمله كليشهاي و مصيبت بار “لطفاً بدون هماهنگي وارد نشويد!“ را از روي درهاي اتاقهاي مديران شايسته و فهيم پاك كنيم.
يكي از مهمترين دغدغهها و نگرانيهاي انسانهاي معاصر مديريت وقت و فرصتي است كه در اختيار آنها قرار دارد. از آنجايي كه عادت كرده ايم به تمامي چيزهايي كه پيرامون ما قرار دارند به عنوان پديدههايي طبيعي نگاه كنيم و كاركرد آنها را در تعامل با وضعيت معيشتي يا كاري خودمان در نظر بگيريم، ناخواسته در عنصر زمان غوطه ور شدهايم؛ بدون آن كه به عنوان يك ناظر به آن نگاه كنيم و متوجه گذشتن شبانه روزي آن باشيم. از اين رو، ساعتها در طول شبانه روز را صرف ميكنيم بدون آنكه توجهي به گذشت اين زمان داشته باشيم و باز ناخواسته يكي از گران قيمت ترين سرمايههاي خود يعني عمر گرانبها را به بهايي ناچيز از دست مي دهيم.
معمولاً بحث مديريت زمان با مباحثي مانند: خود ـ ارزيابی، تسلط بر مکاتبات اداری، برنامه ريزی، مديريت جلسات، مديريت پروژه ها، مهار کردن تماس های تلفنی، و نکات ديگری آغاز ميشود. اما به نظر من مقدم بر همه اينها انگيزه و خواست شخصي براي كنترل زمان است.
منظور از خود ارزيابي در وهله نخست تحليل نحوه کنونی صرف زمان است. اگر قدري به كارهاي روزمره خود توجه كنيم، در مي يابيم بسياري از كارهايي كه به انجام دادن آنها عادت كردهايم چندان ضرورتي ندارند و اگر نگوييم كه بايد از انجتم آنها خودداري كرد، حداقل ميتوانيم بگوييم بهتر است انجام آنها را به وقت ديگري موكول كنيم. شناخت عوامل اتلاف زمان براي ما مهم است. با نگاهي مجدد به ضرورتهاي كاري متوجه مي شويم بعضي از كارها نه تنها شايستگي اطلاق واژه ”كار“ را ندارد، بلكه عوامل و عناصر ضد كار محسوب ميشوند و در حقيقت تلف كننده فرصتهاي ما هستند. بنابراين بايد با تغيير عادات و روشهای پيشين اين عوامل را به تدريج از ميان برد.
مهمترين كار در اين مقطع تحليل نحوه کنونی صرف زمان است. براي آن كه تحليل درست و واقع بينانهاي از چگونگي صرف زمان خود داشته باشيم، بايد پرسشنامهاي را تنظيم كنيم. اين پرسشنامه كه گاهي به صورت يك چك ليست نيز ميتواند طراحي شود، نگاهي تعيين كننده در اختيار ما خواهد گذاشت. تکميل پرسشنامه ی خود ـ ارزيابی مي تواند به همراه ايجاد جدول زمان بندی کارها همراه باشد تا بدين طريق حتا در ارزيابي خودمان نيز تا حدي صرفه جويي زماني كرده باشيم.
پس از تکميل پرسش نامه و جدول زمان بندی کارها خواهيم دانست که: اولاً چه درصدی از کارهاي ما از پيش برنامه ريزی شده است؟ ثانياً آيا روز کاري ما ساختاردرستی دارد يا خير؟ و در نهايت آيا کارهای برنامه ريزی شده بيش از حد انتظار به طول ميانجامند؟ ممكن است در حين پاسخگويي به اين پرسشها؛
پرسشهاي ديگري نيز در ذهن ما مطرح شود كه از جمله آنها ميتوان به اين موارد اشاره نمود:
n چرا زمانی طولانی صرف کارهای بی حاصل شد؟
n چند مورد وقفه در کارهاي ما ايجاد شده است؟
n آيا بهره وری واقعي داشتهايم؟
n چه زمانی از روز بيشترين بهره وری را داشتهايم؟
n چگونه می توانيم کنترل بيشتری بر وقت خود داشته باشيم؟
n برای چند درصد از وقت خود می توانستيم برنامه ريزی درستی به عمل آوريم؟
n ميزان کارآيی ما را بر اساس امتياز های 1 تا 10 چگونه برآورد می شود؟
اگر تنها يكي از اين پرسشها را براي ترتيب دهندگان جلسات مكرر در ادارات مطرح كنيم، كافي است كه به اشتباه جبران ناپذير خود پي ببرند.
در مرحله بعد بايد عوامل اتلاف زمان را بشناسيم. در يك دسته بندي عمومي ميتوان اين عوامل را بدين ترتيب طبقهبندي كرد:
n گم کردن چيز های مورد نياز
n جلسات
n تماس های تلفنی
n وقفه ها
n تعلل ها
n کاغذ بازی های بی حاصل
n مشکلات کاری
n واگذاری کار به صورت معکوس
n خود بزرگ بيني
n آشفتگی و عدم تمرکز
حال كه با برخي از عوامل اتلاف وقت آشنا شديم، بايد تلاش كنيم برخي از عادتها را تغيير دهيم. برای ايجاد تغيير بايد فرآيند چهار مرحله ای زير را در مورد هر يک از عوامل اتلاف زمان به کار ببريم تا بتوانيم به تدريج آنها را از ميان برداريم:
n ياد داشت کردن عامل اتلاف زمان
n تهيه فهرست مشکلات حاصل از عادت های اتلاف وقت
n تجسم ذهنی عادت صرفه جويی در زمان
n پرورش عادت صرفه جويی در زمان
براي كساني كه در شركتها يا سازمانها به كار اشتغال دارند، اين كار قدري گستردهتر است و ابعاد ديگري را نيز در بر ميگيرد، از جمله: تسلط بر مکاتبات اداری، مبارزه برای کاهش مکاتبات، رسيدگی مؤثر به نامههای کاری، بايگانی مؤثر و صحيح مكاتبات.
اگر بخواهيم به شيوهاي اصولي مكاتبات را كاهش دهيم، بايد اين اصول را حتماً به ياد داشته باشيم:
n حذف برخی اسامی از فهرست نامه های صادره به خارج ازشرکت
n حذف برخی اسامی از فهرست توزيع نامه ها در داخل شرکت
n درخواست از همکاران که فقط موارد خاص را گزارش کنند
n درخواست از همکاران مبنی بر مختصر و فشرده کردن گزارش کار
n تغيير مسير نامه ها در صورت لزوم
n صحبت کردن را جانشين نوشتن کردن
n کاستن از حجم کاغذهای ارسالی
n بازگرداندن کاغذ های کاری غير ضروری به فرستنده آن ها
باشد كه با به كارگيري اين توصيه ها يا حداقل پيادهسازي برخي از آنها بتوانيم آفت ”جلسه“ را از مزرعه مديريت زمان ريشه كن كنيم. با پديد آمدن انضباط فردي در هر انسان عاقل و تنظيم دقيق اوقات و امور كاري ديگر نيازي به برگزاري جلسات مكرر نخواهد بود. اميدوارم در آينده بتوانم باز هم در مورد بيماري يا طاعون ”جلسه” بيشتر بنويسم.
