تلخيص:فاطمه حسين پور:”امروزه بيشتر افراد حداقل در يك كار جمعي فعاليت دارند اما متاسفانه يكي از بزرگترين موانع بر سر راه موفقيت گروه ها اين است كه افراد جهت كار گروهي آموزش هاي لازم را نديده اند تا بتوانند به نحوي از بخش در يك گروه شركت كنند.متأسفانه عده ي كمي آگاهي دارند كه چگونه گروهي ايجاد كنند تا همه ي از او بتوانند از دانش تجربه انگيزه ي خود استفاده كنند به همين دليل همواره از پذيرش كار گروهي سرباز مي زنند وتمايل دارند ك كارها را به صورت انفرادي انجام دهند. اين راه حل درستي براي حل مشكلات دنياي كنوني نيست كتاب اوج گيري تيمي در حقيقت يك برنامه ي سازماني است كه به ما مي گويد چگونه يك تيم بهتر سازيم تا يك گروهي پيشرفته داشته باشيم.
حال گروه پيشرفته چه گروهي است؟ افراد گروه ويژگي هاي زير را دارند:
1- اطلاعات خود را با ديگران در ميان مي گذارند و با اين كار حس اعتماد و مسئوليت ؟ يكديگر را ارتقاء مي بخشند
2- محدوده ي كاري خود را به طور دقيق مشخص مي كند تا هر كس بتواند در آنجا آزادانه فعاليت نمايد.
3- مهارت هاي مديريت بر خويشتن را مي آموزند تا بتوانند تصميمات بهتري بگيرند و به نتايج بهتري دست يابند.
تمام كارهاي گروهي سازمان ؟ بر اينكه با موفقيت اجرا شوند بهره وري، سلامت روحي كاركنان و ارزش هاي سازمان را ارتقا مي دهند كه اين امر نهايتاً موجب ارتقاء سطح عملكرد كاركنان خواهد شد.
اين كتاب با سه گام فعال هدايت مي كند تا درباره ي مديريت به نتايج مطلوب دست يابيد:
1- آغاز فراگيري مهارت هاي تشكيل يك گروه پيشرفته
2- تسريع در انجام تغييرات
3- تسلط كامل به مهارت ها
فصل اول:
درك نهايي گروه پيشرفته
امروزه كار گروهي جز ملزومات تمامي امور سازماني است. متأسفانه در معياري از سازمانها تصور مي شود هر سازمان همواره فرمانرو و ديگر اعضا فرمانبردار هستند. به عبارت ديگر قوانين سنتي و قديمي ؟؟ هنوز بسياري از مراكز كاري وجود دارد. بنظر آن ها اختيارات كنترل و تصميم گيري و سازمان تنها به دست رييس است و كاركنان همگي مي بايستي مطيع او باشند و به اين امر ؟ كار گروهي هماهنگي ندارد.
چرا امروزه به گروهي متفاوت از گذشته احتياج داريم؟
امروزه كه دنياي تجارت دايماً در حال تغيير و تحول است تصميم گيري بر مبناي نظريات عده اي كم نتايج مطلوبي نخواهد داد. به علاوه متمركز كردن قدرت تصميم گيري موجب تحميل مسووليت بيش از حد بر دوش تصميم گيرندگان و سرخوردگي افراد گروه مي شود. همچنين ارتباطات در يك تيم سنتي به آرامي پيش مي رود زيرا سرعت تصميم گيري پايين است و افراد تا زمان مشخصي اجازه ندارند وارد عمل شوند و تا زماني كه تصميم گرفته نشود هيچ عملي انجام نمي گيرد با اين گونه رويكرد سازمان ها نمي توانند رقابت موفقيت آميزي داشته باشند. در محيط كاري احساس مي كنند بيهوده تقسيم كار و ؟ اختيار در يك گروه موجب رونق تجارت مي شود.
*يك گروه با چه خصوصياتي مي تواند به نتايج مطلوب برسد؟
در دنياي تجاري امروز كه به طور متمركز دستخوش تغييرات است بايد براي رسيدن به موفقيت به دنبال روش كاري جديد باشيم تا گروه را به يك مرحله ي بالاتر هدايت كنيم. به عبارت ديگر گروهي بسازيم كه افراد بتوانند با دانش تجربه، انگيزه ي دروني خود آشكار كنند و بتوانند تصميم گيري كنند و مسووليت پذير شوند. در واقع حس مسووليت لازمه ي حركت به سوي موفقيت بيشتر است.
*مشخصه هاي يك گروه پيشرفته:
1- اعضاي آن با مهارت فوق العاده با يكديگر در تعامل اند تا بتوانند از نظريات و انگيزه ي يكديگر در جهت ايجاد حس اعتماد و مسووليت استفاده كنند
2- تبادل اطلاعات و ارائه ي دانسته ها در گروه پيشبرد و موفقيت آن ها را ضمانت مي كند.
3-تقسيم كار گروهي و شرح وظايف افراد باعث مي شود تا هر كس بتواند در حوزه ي كاري خود آزادانه فعاليت كند.
4- در اين سيستم افراد مهارت هاي مديريت را مي آموزند تا بتوانند تصميمات بهتري اتخاذ كنند و به نتايج مطلوب تري دست يابند.
5-تيمي هستند كه اعضاي آن از زمان و استعداد اعضاي ديگر و حتي رهبر گروه استفاده ي بهينه مي نمايند.
• نقش رهبران در گروه هاي پيشرفته
معمولاً تقسيمات كاري روزانه و تعيين مسووليت ها براي رسيدن به موفقيت در يك تيم به عهده ي رهبر گروه است كه اين وظيفه يكي از مسلم ترين وظايف يك رهبر به شمار مي رود.
براساس تئوري هاي مديريتي اثبات شده هر قرن اخيره بيشتر كاركنان تمايل ندارند مسووليت هاي سنگين را بپذيرند و اگر شخصي ناظر بر كارهاي آنان نباشند دقت تلف مي كنند. بنابراين از رهبران انتظار مي رود بر كار اعضاي گروه نزديك و به طور متستمر نظارت كنند و مسووليت كاري را به عهده ي آنان نگذارند اما زماني كه صحبت از واگذاري مسووليت به اعضاي گروه را مي كنيم، به نظر مي آيد ؟ اوليه ي رهبران خللي وارد مي شود. ولي واقعيت اين گونه نيست بسياري از مديران، رهبران و سرپرستان زماني كه در چنين شرايط جديدي قرار مي گيرند اولين سؤالي كه از خود مي پرسند اين است كه در اين محيط جديد نقش من چيست؟ اگر اعضاي گروه به جاي من تصميم گيري كنند پس وظيفه ي من به عنوان رهبر چيست؟
اما در اصل واگذاري يك سري مسووليت ها به كاركنان نه تنها بر نقش مدير داخلي وارد نمي سازد بلكه نقش آنان را برجسته و تقويت مي كند زيرا با اين تعويض اختيار، رهبران مي توانند فعاليت هاي جديدي را آغاز كنند. به خصوص آن دسته از كارهايي كه بيش از آن جهت ترويج در تصميم گيري كنار گذاشته شده بودند.
قابل درك است كه رهبر موفق، مؤثرترين عامل پيشرفت سازمان است.
*مزاياي داشتن يك گروه پيشرفته:
به طور نمونه يك فروشگاه زنجيره اي ؟؟؟ مالي چشمگيري در حدود 140 تا 220 درصد به صورت سالانه داشت زماني كه آن ها مفاهيم گروه پيشرفته را داخل شركت پياده سازي كردند اين نرخ به 70% كاهش يافت كه موجب ذخيره ي مالي قابل توجه اي از هزينه هاي استخدام، آموزش نيروي انساني جديد، تلفات ناشي از عدم آشنايي با كار و… گشت كه از لحاظ كاركنان اين نتايج مطلوب ارزش تلاش هاي متمركز را داشت.
*تجسم گروه كاري به عنوان يك گروه پيشرفته
تا به اين حال آموختيم يك گروه پيشرفته چيست و چرا وجود آنان در دنياي تجاري امروز حايز اهميت است امروزه دنياي كار بسيار پيچيده و پويا است به نحوي كه انجام كارها به صورت ابتداي و به روش سنتي به آساني انجام پذير نيست.
سازمانها احتياج به يك گروه كاري پيشرفته با اختيارات گسترده دارند تا افراد با انرژي و اخلاقيت بتوانند فرصت هايي را براي گروه ايجاد كنند تا سازمان به ارزش هاي بالاتري دست يابد.
يك گروه پيشرفته، افراد را تشويق مي كند كه احساس مفيد بودن و مسووليت پذيري داشته باشند و در كار ديگر شوند تا از دانش، تجربه و انگيزه ي خود جهت رسيدن به نتايج مطلوب و سودرساني به گروه و سازمان استفاده نمايند.
حال در ادامه مي خواهيم از طريق 3 گام اساسي يك گروه پيشرفته ايجاد كنيم.
3 گام اساسي در ايجاد يك گروه گاري پيشرفته:
گام اول) آغاز فراگيري مهارت هاي ايجاد در يك گروه پيشرفته
گام دوم) تسريع بخشيدن به ايجاد تغييرات
گام سوم) تسلط كامل به مهارت هاي ياد شده
فصل دوم:
گام اول آغاز فراگيري مهارت هاي ايجاد يك گروه پيشرفته:
در اين بخش مي آموزيد چگونه از اطلاعات موجود در سازمان استفاده كنيد تا مسووليت ها مشخص شود.
• وجود اطلاعات لازمه ي تصميم گيري است.
در هر فرايند تغيير، بايد يك قطعه ي شروع وجود داشته باشد و يك سري اطلاعات داشته باشيم. براي درك اين موضوع فرض كنيد معماري هستيد كه از شما خواسته شده خانه اي براي يك خانواده طراحي كنيد. شما بيش از آن كه بخواهيد به شكل خانه و اينكه چگونه ساخته شود فكر كنيد، احتياج به داشتن يك سري مطالب داريد. هم چنين فرض كنيد كه هيچ دسترسي به اعضاي خانواده نداريد تا از نيازهاي آنان مطلع شودي مي بايست خانه را براساس فرضيات خود طراحي كنيد. بنابراين خانه اي براي يك خانواده معمولي كه به طور متوسط ها نزند طراحي كرده و در منطقه اي با آب و هواي معتدل مي سازيد. حال فرض كنيد طي ديداري با آن خانواده متوجه مي شويد آن ها يك خانواده ي نه نفره هستيد و تمايل دارند خانه ي آن ها در ناحيه ي سردسير باشند. بدون شك دچار يأس و ناراحتي مي شود.
زيرا تمام انرژي و وقت خود را بيهوده صرف نموده ايد، زيرا خانه اي كه ساخته شده مناسب آن ها نيست. در يك گروه كاري هم همينگونه است اگر بخواهيم يك گروه كاري پيشرفته داشته باشيم گروه بايد اطلاع رساني خوبي داشته باشد هرچه اطلاعات آزادانه تر در اختيار افراد قرار گيرد. نيروي ذهني سريع تر به حل مشكلات مي پردازد و در سند تجاري بسيار سريع خواهد بود.
*اطلاع رساني در يك گروه پيشرفته:
شروع كار گروهي در يك تيم پيشرفته با تسهيم اطلاعات انجام مي شود. چرا كه اطلاع رساني دقيق موفقيت كاركنان را در انجام كارهاي روزمره تضمين مي كند. بدون شك تبادل اطلاعات و در جريان قرار گرفتن افراد گروه از مشكلات موجب تسريع حل آن مي گردد اطلاعات براي نيرو و انرژي كه به آن دسترسي دارند كه در سازمان به عنوان افراد قدرتمند ساخته مي شوند اما همان طور كه ذكر شده هر چه افراد بيشتر در فرآيند تصميم گيري سازمان دخيل باشد قدرت سازماني افزايش خواهد يافت اطلاع رساني در عمل كار به معناي فرآيند برقراري ارتباط ميان افرادي است كه اهداف ؟ را دنبال مي كند به عبارت ديگر، افرادي كه با يكديگر جهت رسيدن به نتايج مشترك، همكاري مي كند، به اطلاعات يكديگر در زمينه هاي مختلف كاري احتياج دارند.
در گذشته ارتباطات نتنها ميان رهبر اعضاي گروه برقرار بود در حالي كه در محيط كاري يك گروه پيشرفته، ارتباطات وسيع تر است و شامل اعضاي گروه رهبر گروه و مشتريان است.
• اطلاع رساني راهي به سوي بهبود و فرايند توليد:
در يك كارخانه گروهي از كارگران خط توليد كه با دستگاه خاصي كار مي كردند هنگام تعويض قالب به علت سنگيني دتسگاه و پيچيدگي آن حدود دو ساعت و نيم دستگاه را خاموش كردند و در نتيجه هيچ توليدي انجام نگرفت بنابراين مدير كارخانه با بررسي اين عمليات در كشورهاي ديگر دريافت كه آن ها ؟ كار را در مدت 10 دقيقه انجام مي دهند. در ابتدا كارگران باور نمي كردند. و به نظرشان اين امر غيرممكن بود.
اما پس از اطمينان يافتن در جهت اين مسأله ؟ كردند راهي جهت كاهش زمان تعويض قالب بيابند. آن به طور مداوم روي اين مقاله كار كردند و با گذشت يك سال از آغاز پروژه زمان تعويض قالب را به 5 دقيقه رساندند.
آن ها با تلاش بسيار به اين زمان رسيدند و با اين كار توليد را چند برابر كردند. كارخانه تنها از طريق قرار دادن اطلاعات جديد در اختيار كارگران توانست به اين منافع برسد.
*اعتماد
در زماني كه اطلاعات خود را در اختيار ديگري مي گذاريم در حقيقت به وي اعتماد كرده ايم مي دانيم كه او مسووليت اين اطلاعات را بر عهده خواهد داشت. گروه هاي پيشرفته گروه هاي قدرتمندي هستند كه اطلاعات در فضايي از اعتماد و احترام ما آزادانه در اختيار آنان قرار مي گيرد. اعضاي گروه مي دانند كه اعتماد موجود در آنان حمايت خواهد نمود بنابراين اطلاعات حساس و مهم را آزادانه در اختيار يكديگر قرار مي دهند گروه به موفقيت كامل دست يابد.
فصل سوم:
*روشن سازي حد و مرزها جهت ايجاد فعاليت متمركز:
هنگامي كه فعاليت خود را جهت تشكيل يك گروه پيشرفته آغاز مي كنيم آزادي عمل آميخته با مسووليت ها و اختيارات كمي مجسم به نظر مي آيد زيرا نمي دانيم چه كارهايي را مي توانيم انجام دهيم و انجام چه كارهايي در حيطه ي وظايف ها نيست. در اين جا مرزها با ارزش مي شوند چرا كه در تعريف اختيارات ما را ياري مي نمايند و اين امكان را مي دهد كه تصميمات بهتري بگيريم و فعاليت هاي خود را مستقيماً انجام دهيم.
*مرز چيست؟
مرز را مي توان يك حد يا يك خط جداكننده دانست. اين مرز است كه اختيارات را مشخص مي كند به عنوان مثال ديواري كه اموال ما را از دارايي همسايه جدا مي كند يك مرز است و مي دانيم كه درختان و گياهان خود را بايد در محيط خانه ي خود بكاريم. ما مي توانيم براي دارايي خود به راحتي تصميم گيري كنيم. چرا كه حد و مرز دارايي هاي ما كاملاً تعريف شده است اگر حد و مرزها به خوبي روشن نشده باشد، افراد براي ديگران هم تصميم گيري مي كنند. در تاريخ نمونه هاي بسياري از اين موارد وجود دارد كه اگثر جنگ ها به دليل وجود حدومرز نامشخص آغاز شده است.
انجام اقدامات مستقل احتياج به مرز شخصي دارد تا افراد بتوانند با اختيار تام است به فعاليت بزنند. هدف از مشخص كردن اين حدو مرزها در يك گروه كاري پيشرفته محدود كردن افراد نيست بلكه ايجاد مسووليت و آزادي عمل در انجام فعاليت هاست. سيستم قديمي، حدومرزها را كوچك مي كرد در حالي كه سيستم گروه پيشرفته آن ها را گسترش مي دهد و از افراد مي خواهد تا مسووليت وسيع تريرا بر عهده بگيرند. آن ها نه تنها مسئوول كارهاي خود هستند بلكه در عملكرد سازماني هم سهيم مي باشند. اما در سيستم قديمي افراد تنها فعاليتي را انجام مي دهند و نتيجه ي حاصله به آن ها مرتبط نمي شد.
• حدومرزها قدرت خلاقيت را تقويت مي كند:
جهت بررسي چگونگي تغيير رفتار در برابر محدوديت ها، محققان گروهي از كودكان را براي بازي كردن به يك محوطه ي باز و وسيع بردند سعي كودكان بر اين بود كه دايماً در كنار يكديگر باشند و از همديگر دور نشوند و با وجود باز بودن محوطه هيچ كدام از آن ها از ديگري فاصله نمي گرفت و سپس محققان كودكان را به يك محوطه بسته بردند كه سرتاسر آن حفاظ بندي شده بود اما با اين بار كودكان تمايل شديدي به بازديد از نقاط انتهاي محوطه داشتند و دايماً از يكديگر فاصله مي گرفتند تا نقاط جديدي را بيابند. اگر ما اين فعال را به رفتارهاي سازماني ارجاع دهيم خواهيم ديد هر گاه حد و مرز كاري براي افراد ناشناخته باشد آن ها تمايل دارند محدوده ي امن و فضايي كاري خود كه با شناخت و قوانين آن آشنا هستيد فعاليت كنند. اما اگر حد و مرزي براي آنان تعيين كنيم سعي مي كنند در داخل اين محدوده به كشف مسايل جديدتري بپردازند نمونه ي بارز اين مسأله در سازمان زماني است كه مشكلي در بخشي ايجاد مي شود و تا زماني كه اين مشكل در سازمان وجود دارد افراد به طور دايم شكايت دارند كه ما از امكانات وسيعي برخوردار نيستيم تا بتوانيم اين مشكل را حل كنيم اما به محض آنكه مديريت تسهيلات لازم براي آنان مهيا مي كند و در كنار آن محدوديت هاي مالي و زماني قرار مي دهد به راحتي در محدوده ي تعيين شده فعاليت مي كنند تا مشكل را برطرف كنند در حالي كه قبل از آن هم اين تسهيلات در سازمان وجود داشت ولي به دليل عدم ايجاد حدو مرزها، افراد قادر نبودند آزادانه فعاليت كنند..
• حد و مرزها يك هشدار
هدف اوليه از تشكيل يك تيم پيشرفته ايجاد فضايي آزاد جهت فعاليت افراد است. بنابراين در گام نخست، حد و مرزها، بايد به نحوه ي متعادل تعيين شود. كه ميزان محدوديت مشخص باشد تا افراد در تنگنا قرار نگيرند دوست آزادي عمل ميان نباشد كه مانع از كار صحيح افراد شود و بهتر است حدو مرزها كمي محدود باشند زيرا وسيع تر كردن اين حدود در آينده كار آساني است ما اگر از همان ابتدا اين حد مرزها را وسيع تعريف كنيم و سپس متوجه شويم كه افراد قادر به پذيرش مسووليت در اين محدوده ي وسيع نيستند، كوچك كردن اين حدود كار بسيار دشواري خواهد بود.
• ماهي كوي
يكي از محبوب ترين ماهي هايي كه در ژاپن وجود دارد ماهي به نام كوي است، جالب ترين موضوع در رابطه با كوي اين است كه اگر آن را در يك تنگ كوچك بگذاري به اندازه 2 تا 3 اينچ رسند خواهد كرد ولي رسند آن در يك ظرف بزرگ تا ؟ خواهد رسيد و نهايتاً اگر در يك درياچه ي بزرگ زندگي كند به 3 فوت مي رسد در حقيقت اندازه ي اين ماهي با محيطي كه در آن زندگي مي كند ارتباط مستقيم دارد. اين پديده ي طبيعي در سازمان هايي با گروه هايي پيشرفته مصداق دارد. رشد افراد در سازمان بستگي به محيط كاري او دارد. اگر به آن ها اجازه داده شود تا آزادانه عمل كنند و با ديگر افراد ارتباط مناسب داشته باشند رشد خواهند كرد.
به خاطر داشته باشيد حد و مرزها به افرادي مي گويند چه كاري را مي توانند انجام دهند نه اينكه چه كاري را نمي توانند انجام بدهند.
ويليام گراهام
فصل چهارم:
*براي ارتقاء مشاركت در امور مانند يك تيم عمل كنيد:
از دهه ي 1980 به بعد كه بخش هاي اوليه در زمينه ي كيفيت آغاز گشت مشاركت كاركنان در امور سازماني بسيار فراگير شد. تمام افراد در سطوح مختلف سازماني به خصوص آن دسته از كساني كه در خطوط توليد مشغول به فعاليت بودند همه به اتفاق در يك چگونگي عملكرد خويش بودند تا موجب پيشرفت سازمان شوند. يكي از روش هاي درگير كردن هر چه بيشتر افراد در امور سازماني استفاده از كار گروهي است.
بارها ديده ايم همكاري و تعاون در گروه ها منجر به جهتي آشكار در زمينه ي حل مسايل و ايجاد نوآوري گشته. بنابراين گروه ايجاد شوند تا وسيله اي جهت رسيدن به نتايج مطلوب باشند.
• چهار اصلي يك گروه پيشرفته موفق:
1- هدف بر مأموريت مشترك گروه
2- توافق در زمينه ي فرايندهاي كاري
3- اصول و طوعه عملي مشترك
4- درك و احترام به نفس هاي متفاوت يكديگر
1- هدف و مأموريت مشترك گروه
بيشتر گروه به اين دليل با شكست مواجه مي شوند كه اعضاي گروه شان تعريف روشن و دقيقي از مأموريت خود ندارد. مأموريت يك گروه هدفي براي بقاي آن است. اعضاي يك تيم بايد به روشني بدانند چه كاري را در جهت برآورده شدن رضايت اعضاي گروه انجام دهند. هر چه هدف و مأموريت واضح تر بيان شود اعضاي گروه در مواقع ضروري بهتر مي توانند تصميم خود را عملي كنند.
2- توافق در زمينه فرايندهاي كاري:
فرايند كاري به گروه شكل مي دهد تا اعضا بدانند كه براي انجام فعاليت چگونه بايد عمل كرد و در موارد مهم چگونه تصميم گيري كنند. در واقع يك گروه مي تواند چندين فرآيند كاري داشته باشد تا اعضا با كمك گرفتن از آن ها به تكميل فعاليت ها بپردازند و جهت بهبود اثر بخشي در زمينه ي فرآيندهاي كاري، به توافق برسند.
3- اصول و قواعد عملكردي مشترك:
اصول عملكردي مشخص مي كند چگونه اعضاي يك گروه با يكديگر همكاري در رفتار نمايند افراد؟ در زمينه ي نحوه ي انجام كارها با يكديگر به مجادله ي مي پردازند چرا كه نمي دانند چگونه بايد همكاري داشته باشند اصول عملكردي يك گروه در حقيقت خطوط راهنمايي هستند كه بر اعضاي گروه كمك مي كنند تا در كنار يكديگر با توانايي هاي گروهي به هم فكري و مشاركت يكديگر بپردازند.
4- درك نقش هاي متفاوت اعضاي گروه افراد در يك گروه داراي 2 نقش رسمي و غيررسمي هستند. نقش هاي رسمي معمولاً توسط مسووليت هاي كاري به افراد سپرده مي شود به عنوان مثال، لوله كش،؟ حسابدار، برنامه ريز، رهبر و… نقش هاي غيررسمي توسط استعدادها و مهارت هاي طبيعي هر يك از اعضا وارد فرايند كار گروهي مي شوند. به عنوان مثال بعضي از اعضاي گروه توانايي مبانجي گري در تعارضات را دارند. برخي به خوبي مي توانند جلسات كاري را مديريت كنند. و برخي ديگر توانايي نظريات را دارند. اين توانايي ها بايد به خوبي شناخته شوند و مورد استفاده قرار گيرد.
فصل پنجم
گام دوم: سرعت بخشيدن به تغييرات
• اطلاع رساني جهت بالا بردن حس اعتماد
وقتي مي خواهيم سازمان را از شكل سنتي به يك گروه پيشرفته تبديل كنيم و در واقع سازمان را تغيير دهيم در ابتدا يك حس سرخوردگي و نااميدي به وجود مي آمد كه اين به دليل اين است كه همه فكر مي كنند اين تغييرات با شكست مواجه مي شود.
اگر در واقع دور از تغييرات نه وجود آمدن حس سرخوردگي و نااميدي امري اجتناب ناپذير است احساس سرخوردگي و ناكامي در گروه امري طبيعي است اما مي تواند منبع انرژي باشد. معمولاً افراد از نااميدي و سرخوردگي خود در طول دوره ي تغييرات محبت بسياري مي كنند. و به محض كه افراد تيم تصميم مي گيرند تا تغييراتي در جهت حركت به سوي گروه پيشرفته داشته باشند همه سعي مي كنند هر چه سريع تر تغييرات در سازمان پياده شود و دوره ي بحران خاتمه يابد.
فصل ششم:
مرزها را گسترش دهيد تا آزادي عمل افراد بيشتر شود. هنگامي كه گروه در حركت خود به حس دلسردي و ناكامي مي رسد رهبران را اعضاي آن به آساني مي توانند تصور مثبت خود را نسبت به گروه پيشرفته از دست بدهند. آن بيشتر توجهشان معطوف مشكلات حاصل از مسئوليت پذيري خواهد شد و به مزاياي آن توجهي نخواهند داشت. در چنين شرايطي مجدداً وظايف اعضاي يك گروه پيشرفته و منافع حاصل از آمار را خاطر نشان سازيد و اهداف سازمان را بازنگري نماييد. اهداف سازماني مي توانند بسيار وسيع باشند در آن صورت آن ها را به گونه اي نشان دهيد كه به افراد گروه مربوط باشد.
از طريق دسترسي به اطلاعات بيشتر، اعضاي گروه مي توانند به نيازهاي خود جهت رسيدن به نتايج مطلوب پي ببرند، مشكلات را حل كنند، نوآوري داشته باشند و در جهت پروژه ي كاري سازما حركت كنند با مشاركت در كار گروهي و پذيرش مسئوليت افراد نسبت به فعاليت و وظايف كاري خود احساس مالكيت مي كنند.
اهميت اهداف گروهي:
اهداف يك گروه از آن جهت حايز اهميت است كه باعث همياري تمامي اعضاي و رهبر گروه مي شود، همچنين موجب مي گردد افراد گروه همگي به يك واحد تبديل شوند بسياري از افراد در زمينه ي هدفهاي فردي تجربه ي بيشتري دارند تا در اهداف گروهي، چرا كه در نظر آن ها يك كار با مسئوليت فردي امكان پذير است در حالي كه اگر بر عملكرد گروه متمركز داشته باشيم و مشخص كنيم كه اهداف مرتبط با توسعه ي عملكرد گروه متمركز چگونه مشخص شده است.
خواهيم ديد در كار گروهي، مي توان از نظر نظرات تمامي افراد استفاده كرد و از آنان درخواست همكاري با ديگر اعضا مي گردد را داشت، هرگاه اعضاي گروه از اطلاعات اساسي و مهم سازمان آگاه شوند، زمان آن رسيد كه اهداف را به وضوح تعريف كنيم. در تعيين هدف هاي گروهي، بايستي توجه شود كه اين اهداف با محتوا و كاربردي باشند در اعضا ايجاد انگيزه نمايند به عبارت ديگر اهداف بايستي«power» باشند كه اين از حروف ابتدايي كلمات
(منفصل، جز به جز شده)
1)pipointed
(شخصي و خصوصي شده)
2) owned
( به خوبي تعريف شده)
3) well defined
( انرژي دهنده)
4) Energizing
(شامل منبع)
5) Resoxrced
گسترش مرزها جهت در برگرفتن موارد مهم سازماني:
1- ديگري براي تبديل دلگرمي افراد به خلاقيت و فعاليت در طول دوره تغييرات گام 2، توسعه ي فضاي تصميم گروه است كه مي تواند تمامي موارد مهم سازمان را شامل شود، زماني كه افراد احساس كنند نظرا است آن ها ارزشمند است و براي تصميمات مهم مسئوليتي بر عهده ي آنان نهاده شده، رضايت كامل خواهند داشت و اين امر ضعف آنان را به پيشرفت تبديل مي كند، در گام اول، هدف از حد و مرزها اين بود كه افراد بر فعاليت هاي خود متمركز شوند و تصميم بگيرند، البته اين تصميمات بسيار پچيده نبود اما كمك و همراهي رهبر اين امكان را به آنان مي داد تا به نيروي متمركز بر فعاليت هاي شخصي خويش پي ببرند. اينك زمان آن فرا رسيده كه افراد در زمينه مسائل مهم تري تصميم گيري كنند و بتوانند اثر قوي تري بر نتايج سازماني بگذارند.
فصل هفتم :
تصميم گروهي براي ايجاد حس قدرت:
تصميم گروهي به اين معناست كه همه ي افراد با يكديگر تصميم بگيرند نه اين كه اعضا تنها پيشنهاد بدهند و نهايتاً رهبر گروه تصميم بگيرد و اجرا كند.
ثبت استعدادهاي طبيعي اعضاي گروه:
يكي از مشخصه هاي اصلي يك تيم پيشرفته اين است كه تمام اعضاي گروه به علت داشتن اختيار در تصميم گيري، احساس غرور و مالكيت مي كنند البته به علت پذيرش مسئوليت هاي سنگين احساس فشار مي كنند، فشاري كه در گذشته توسط رهبران گروه احساس مي شده اعضاي گروه در اين شرايط به هدايت رهبران احتياج دارند تا بدانند كه چه كاري را در چه زماني و چگونه انجام دهند و با راهنمايي مديران، بتوانند شروع به تصميم گيري براي سرعت بخشيدن در تغييرات نماييد. افراد با تشويق يكديگر در جهت استفاده از توانايي هاي يكديگر گروه را به جلو حركت مي دهند.
برداشتن موانع از طريق فرايندهاي گروهي اثر بخش:
در اين مرجع نگاهي به نحوه اداره كردن امور توسط گروه اندازيم اگر در يك گروه شما بنا به هر دليلي مشكل پيش آمد، سعي كنيد فرآيندي مشخص جهت حل مشكل بيابيد.
با حركت به سمت گروه پيشرفته، افراد استقلال بيشتري در كار كردن مي يابند وميان آن ها تعارضاتي پيش مي آيد، براي حل اين مشكل، اعضا مي توانند از ميان خود گروهي را براي حل تعارضات انتخاب كنند، البته شايان ذكر است كه اختلاف سليقه در يك گروه امري مفيد است زيرا باعث مي شود عقايد و نظريات مختلف و متضاد روبه روي يكديگر قرار گيرند تا از بين آن ها، مورد انتخاب شود همچنين اين گونه اختلافات يك منبع انرژي براي گروه مي باشند، به خاطر داشته باشيد هدف، حذف نمودن تعارضات نيست بلكه هدف، يافتن سيري است كه از طريق آن انرژي افراد براي تصميم گيري بهتر صرف شود.
فرصت هاي پيشرفت و خلاقيت:
يكي از ويژگي هاي بارز كار گروهي، توانايي افراد در حل مشكلات پچيده ي كاري است، بسيار ديده شده كه گروه هاي پيشرفته مشكل ترين مسايل توليدي و خدماتي را در سازمان ها حل كرده اند به خاطر داشته باشيد زماني كه افراد به هر دليلي دچار دلسردي و نااميدي شده اند مي شوند، تمركز مجدد بر روي نقاط قوت آنان نتايج حيرت انگيزي را به بار مي آورد. اعضاي يك گروه هر كدام توانايي هاي بسياري در زمينه هاي مختلف جهت حل مشكلات را دارا مي باشند و ناهمگوني افراد باعث ايجاد خلاقيت و پيشرفت كار گروهي مي گردد. حركت به سوي گروه پيشرفته در حقيقت فرصتي است براي افراد تا بتوانند توانايي هاي خود را بشناسند افراد گروه بايستي از رهبر يا مدير گروه درباره ي مسايل انساني اطلاعات دريافت نمايند. انتخاب كنند و با بحث و تبادل نظر بهترين راه حل را برگزينند به نحوه ي كه تأثير مثبتي بر نتايج داشته باشند.
فصل هشتم:
گام سوم« تسلط يافتن بر مهارت ها»
چگونه با استفاده ي بهينه از اطلاعات ، بر فرآيند تغييرات تداوم بخشيم:
در اين مرحله از فرآيند تغيير، اعضاي گروهي بايد از اطلاعاتي كه طي 2 گام قبل به دست آورده اند، استفاده كنند همچنين مي دانند كه تسهيم اطلاعات ميان مديران و اعضاي گروه منجر به اتخاذ تصميمات مديريتي بهتري خواهد شد. حال با توجه به مهارت هاي به دست آمده در 3 گام قبل، افراد آگاهي بيشتري نسبت به نيازهاي خود جهت ارتقاء به دست آورده اند.
تسهيم اطلاعات و اعتماد به يكديگر:
هر چه افراد به اطلاعات بيشتري جهت انجام فعاليت هاي خود نياز داشته باشند، مسأله ي اعتماد به يكديگر بيشتر نمايان مي شود معمولاً اگر افراد اطلاعات حساسي را درخواست كنند، مديريت يك سري محدوديت ها بر اين داده ها اعمال مي كند، در حالي كه يك گروه پيشرفته براي بقاي خود احتياج به حس اعتماد بالا ميان اعضاي خود دارد.
رهبران بايد به افراد گروه خود اعتماد كنند و بدانند آن ها از حاميان سازمان هستند و منافع آن را به مخاطره نخواهند انداخت، به خاطر داشته باشيد كه حس اعتماد ميان اعضا يكپارچگي ايجاد مي كند. البته نبايد فراموش كرد كه هر گونه اطلاعات در زمان مناسب خود در اختيار افراد گيرد تا منجر به نتايج مطلوب گردد.
تسلط يافتن بر تسهيم اطلاعات در يك گروه پيشرفته:
حال كه وارد گام سوم تغييرات به سمت يك گروه پيشرفته شده ايم، زمان آن رسيده كه درك جديدي از نقش و نحوه ي استفاده از اطلاعات به دست بياوريم.
ما بايد اين عادت قديمي را كه اطلاعات اساسي و حساسي تنها در اختيار مديران قرار گيرد و كاركنان به آن دسترسي نداشته باشند را كنار بگذاريم امروزه سطح دسترسي عموم به اطلاعات بسيار بالا است و افراد بيشتر از هر زمان ديگري از رويدادها مطلع هستند. سازمان هايي كه دسترسي به اطلاعات را محدود مي نمايند در حقيقت تصميم گيري ناآگاهانه و عدم اعتماد را به گروه منتقل مي كنند. بنابراين تنها از طريق آزاد گذاشتن افراد در جهت دسترسي به اطلاعات است كه سازمان مي تواند انتظار داشته باشد تا گروه پيشرفته با استفاده از دانش تجربه و انگيزه ب نتايج پيش بيني شده برسد.
تسهيم اطلاعات در يك گروه پيشرفته، مانند خيابان 2 طرفه مي ماند. اعضاي گروه اطلاعات بسياري در زمينه هاي مختلف به دست مي آورند كه ممكن است مديران از آن ها بي اطلاع باشند و بالعكس در يك گروه پيشرفته اعضا از اطلاعات استفاده ي بهينه مي كنند و نيازهاي خود را براي مديران بازگو كرده و اثبات مي نمايند، دسترسي به اطلاعات جديد و حساس به نفع تمام اعضاي گروه و كل سيستم كاري خواهد بود.
فصل نهم:
چگونه درست و به جا تصميم گيري كنيم:
تصميماتي كه هر كدام از ما در زندگي شخصي خود، اتخاذ مي نماييم، همگي متاثر از ارزش ها و باورهايي است كه از زمان تولد تا حال به دست آورده ايم به علاوه ارزش عملياتي كه در دوران كار كسب كرده ايم، ما را ياري مي كنند تا باورهاي خوب بيابد، درست يا غلط را بشانسيم اين ارزش ها موضوع اصلي هر فرايند تصميم گيري است همان طور كه ارزش هاي شخصي و سازماني بنيان اخلاقي تصميم گيري را مي سازند ديگر با كارها جهت ها و مسيرها مشخص مي كنند زماني كه اعضاي گروه ديدگاه و ارزش هاي عملياتي اساسي سازمان را درك كنند تصميم گيري برايشان آسان تر و مفيدتر خواهد شد.
گسترش مرزها جهت ارتقاء سطح مشاركت گروه، ما از افراد مي خواهيم كه به سازمان شريك زمين فوتبال بنگرند و سپس از آنها سؤال مي كنيم به نظر شما چه كسي در محيط كاري بيشترين محوطه ي بازي حدو مرز را به خود اختصاص داده است؟
در سازمان هاي سني كه به صورت سلسله مراتب اداره مي شود پاسخ مشخص است: مدير ارشد سازمان بيشترين اختيارات و حدو مرزها را دارا است و هر چه از نوك هرم پايين مي آييم حوزه ي اختيارات كوچكتر مي شود تا به پايين ترين سطح يعني كارگران مي رسيم
در محيط كاري يك گروه پيشرفته، حوزه اختيارات افراد به تدريج وسعت مي يابد به اين معنا اگر افراد مسئوليت كاري خود را انجام دهند و مهارت هاي خويش را به كار گيرند تدريجاً فضاي كاري آنان گسترش مي يابد البته حوزه اختيارات آنها به ميزان يك مدير ارشد وسعت خواهد يافت اما مطمئناً نسبت به روزهاي آغازي كار بسيار وسيع تر خواهد شد اين حدو مرزها خطوط راهنمايي براي اختيارات تمام اعضاي سازمان ايجاد مي كند تا مسئوليت و ارزش هر يك از آنان مشخص شود
حل مشكلات مشتري در برابر فروش محصولات:
در يكي از شركتهاي توليد كننده دستگاه هاي الكترونيكي بر خدمات رساني به مشتريان تأكيد بسيار شده بود مدير ارشد شركت اعتقاد داشت نقش سازمان در شكوفايي صنعت تكنولوژي اين است كه آنها بتوانند مشكلات مشتريان را مرتفع سازند در يكي از روزهاي مدير سازمان يك سؤال تجربي را براي كاركنانش مطرح كرد: اگر يك مشتري مشكل داشته باشد كه توسط يكي از رقباي ما به نحوه بهتري مرتفع شود آيا آن شركت را به او معرفي خواهد كرد؟ از نظر وي پاسخ مثبت با ارزش هاي شركت هم خواني داشت او بر اين باور بود كه حل كردن مشكل مشتريان حتي به اين طريق درسترين كاري است كه بايد انجام شود همچنين با اين عمل مشتريان احساس مي كنند شركت يك منبع قابل اعتماد براي آنان است او با سؤالات به كاركنانش آموخت كه رفع مشكلات مشتري نسبت به فروش محصولات سازمان الويت دارد.
به عهده گرفتن تمامي مسئوليت ها:
به نقش هر يك از اعضاي گروه در حركت به سمت گروهي پيشرفته بيندشيد به نظر شما چه نقش ها و تصميمات جديدي را مي توان به مسئوليت قبلي آنان اضافه نمود و تا عملكرد بهتري حاصل شود.
گروه شما بايد فعاليت خود را به عنوان يك شركت تجاري با مديريت آغاز كنند از كارگران عادي تا مدير ارشد سازمان، همگي بايستي در مسئوليت پذيري يكسان عمل كنند هر فردي در سازمان نقش متفاوت از ديگران دارد اما بايد مسئوليت خود را با ديگران تسهيم كند تا سازماني به موفقيت برسد بازتاب مثبت و منفي عملكرد سازمان بايد در تمامي جهات در گردش باشد كارگران مي توانند ديدگاههاي جديد خود را به مديران ارايه كنند و مديران نيز از آنان درباره نحوه عملكرد سازمان سؤالاتي مطرح كرد و پاسخ آن ها را دريافت نمايند به عنوان مثال كارگران خطوط توليد از بقيه كارگران به قسمت توليد و خدمات رساني نزديكتر هستند بنابراين در يك شركت تجاري زماني كه مديران در دسترس نمي باشند بايستي آنها به كنترل وقايع بپردازند و اطلاعات به دست آمده را با اعضاي گروه و مديريت در ميان بگذارند از طرفي ديگر مدير ارشد دانش لازم در زمينه تجاري را دارد بنابراين وي نيز بايستي اطلاعات، دانش و تجربه خود را با اعضاي گروه در ميان بگذارد و آنان را ياري كند تا آشنايي كامل تري با دنياي تجارت پيدا كنند تمام افراد در يك سازمان موظفند براساس اطلاعات تصميم گيري و عمل نمايند و ديگران را از برنامه ريزهاي فرد مطلع سازند از آن سو شركاي تجاري جهت به منفعت رسيدن سازمان با يكديگر همكاري مي كنند و ضروري است كه از طرف اعضاي سازمان تشويق شوند بنابراين اگر همه افراد در سازمان مشاركت داشته باشند مطمئناً سازمان به موفقيت خواهد رسيد.
فصل دهم:
يك گروه پيشرفته باشيد تا به نتايج مطلوب خود برسيد. در اين مرحله، اعضاي گروه شما اطلاعاتي را در دست دارند كه پيش از آن منحصراً در دست رهبر گروه بوده است.
اكنون افراد ديدگاهها و ارزش هاي سازمان را مي دانند. با استفاده از اين اطلاعات، در جهت اهداف سازمان گام بر مي دارند از طريق ادغام اطلاعات با حدو مرزها و مهارت هاي جمعي گروه شما مي تواند به دانش، تجربه و انگيزه جهت دست يافتن به نتايج تأثيرگذار برسد، درحال حاضر شما و ديگر اعضاي گروه مي توانيد هوشيارانه تصميم بگيريد.
شما مي توانيد اعضاي گروه را جهت رسيدن به گروهي پيشرفته تشويق كنيد در گروه پيشرفته، افراد مي توانند از تمام صلاحيت ها و قابليت هاي خود استفاده كنند تا به اهداف مشخص شده دست يابند.
چگونه مي توان عملكرد يك گروه پيشرفته را حفظ كرد.
به محض دست يابي گروه به عملكردي مناسب، آن چه كه ضرورت مي يابد حفظ اين عملكرد در همان سطح و يا ارتقا آن است، زيرا عدم ثبات در اين مرحله موجب برگشت افراد به عادات و رفتارهاي سابق مي گردد. هر فعاليتي را كه افراد دايماً انجام مي دهند، برايشان خسته كننده مي شود و كارآيي آنان را كاهش مي دهد، بنابراين جهت حفظ كارآيي افراد مي بايست همواره مذاكرات و مباحث كاري در گروه جريان داشته باشد.
اندازه گيري عملكرد گروهي:
شما مي توانيد با روش هاي متنوع باعث پيشرفت گروه بشويد اندازه گيري عملكرد گروه به صورت دوره اي است علاوه بر يكي از اين روش ها اندازه گيري عملكرد كه به صورت روزانه انجام مي گيرد، حداقل بايد يك فرآيند ارزيابي به صورت فصلي در گروه راه اندازي شود. اين كار به چندين روش انجام پذير است كه بهترين آن استفاده از ابزارهاي ارزيابي گروهي است كه چگونگي عملكرد كلي گروه را مشخص مي نمايند. هر يك از اعضاي گروه بايستي يك پرسشنامه تهيه كنند و به آن امتياز دهند سپس افراد براي تبادل نظر در خصوص پرسشنامه ها، جلساتي تشكيل دهند تا بتوانند مشكلات اساسي و اصلي گروه را بيابند.
شناخت يكديگر:
يكي ديگر از راه هاي مفيد براي حفظ انرژي و اتحاد ميان اعضاي گروه شناخت افراد در موقعيت هاي مهم مي باشد. شناختن يكديگر در حقيقت راهي است جهت قدرداني از اعضاي گروه براي مشاركت ارزشمند آن ها در فعاليت گروهي.
شناخت نيازهاي رواني افراد، براي سلامتي بلند مدت گروه امري ضروري است غالباً عملكرد نامطلوب افراد در يك گروه، ناشي از كمبود آگاهي آنان در زمينه ي نيازهاي خود در محيط كاري است. كارهاي مثبت افراد بايستي شناخته و قدرداني شود و تمامي اعضا سازمان بتوانند نيازهاي خود را بشناسند تا رفتارهاي اجتماعي آنان نسبت به گذشته بهبود يابد.
به دنبال فرصت هاي جديد باشيد
اگر مي خواهيد همواره در ميان رقباي خود در صدر جدول باشيد، به استانداردهاي كاري اهميت دهيد و از اطلاعات خارج از سازمان استفاده كنيد. اعضاي گروه ها در يك سازمان بايد با مديران ارشد همكاري كنند و براي آشنايي به نحوه ي عملكرد رقبا با نيازهاي مشتريان به جمع آوري اطلاعات بپردازند و با استفاده از اين داده ها به خلق ايده هاي جديدي، فراتر از عملكرد كنوني سازمان بپردازند.
*پنج دليل براي بوجود آمدن حس سرخوردگي و نااميدي:
1- اعتقادات اوليه واقعيت ها هماهنگي ندارد: تقريباً افراد سازمان، از مدير ارشد تا اعضاي گروه تمايل دارند از شرايط به وجود آمده(تغييرات) تخميني بزنند كه اكثر اوقات از واقعيت بسيار دور است.
2- افراد غالبا به شكست فرايند مي انديشند: كاركنان معمولاً اين گونه مي انديشند كه انجام تغييرات از ابتدا با شكست مواجه خواهد شد و اولين مشكل به وجود آمده در گروه موجب مي شود آن ها بر عقيده ي خود استوارتر گردند.
3- راهنمايي در زمينه ي تغييرات و درك افراد در اين باره كافي نيست.
4- افراد از شكست شخصي خود در هراس هستند.
5- آموزش افراد براي مواجه شدن با مسايل توسعه دهنده ي گروه كافي نيست: بدون آماده سازي مناسب، بيشتر گروه ها نمي توانند مراحل عادي توسعه ي گروه را طي كنند. اين مشكلات عادي اما غيرمنتظره موجب خواهد شد كه افراد نسبت به نظريات ارايه شده دلسرد و مايوس شوند.
*تسهيم اطلاعات، عامل حركت افراد از دلسردي و يأس به تغييرات:
حال كه اعضاي گروه به مرحله ي دوم تغييرات گام نهاده اند، بهتر است رهبران و مديران اطلاعات مهم و حساس را در اختيار آن ها قرار دهند زيرا اين تسهيم اطلاعات موجب مي شود احساس نااميدي و دلسردي كه همراه با تغييرات در وجود آن ها نقش بسته كمرنگ شود و ميان مديريت و بر وي كار اعتماد بيشتري ايجاد شود.
نكته: همه ي افراد در گروه، به سوي هدف مشخصي در حركت هستند. البته به خاطر داشته باشيد كه همواره نبايد اطلاعات و اخبار خوب در اختيار افراد قرار گيرد بلكه وقايع ناگوار و اشتباهاتي كه در سازمان رخ مي دهد نيز مي بايست با افراد در ميان گذاشته وشد تا آنان بتوانند از اين اشتباهات درس گرفته و با هم انديشي جمعي مشكلات را حل كنند.
اطلاعات در يك سازمان و سخت افزاري كه آن را پردازش مي كند با ارزش است(گريس هاپر)
