نام کتاب : بهبود بهروری و نقش سرپرست ، سرپرستی و مدیریت نیروی کار
نویسنده : تان کوانگ هو
ترجمه و ویرایش : معاونت اقتصادی و برنامه ریزی بنیاد مستضعفان و جانبازان انقلاب اسلامی – مدیریت بهره وری
حروفچینی : مدیریت بهره وری
چاپ اول : زمستان 1374
چاپ دوم : تابستان 1378
تیراژ : 2000 نسخه
چاپ : پردیس 57
ناشر : فکر نو – شابک 4-5-91824-964
دادن دستور و دستور العمل ها
سرپرست باید حداقل برای انجام کارها از درخواست استنا کند و کمتر فرمان بدهد .
کارکنان انتظارکه سرپرستان به آنها بیشتر توجه کنند هنگامی که کارکنان
تصور مثبتی داشته باشند تمایل بیشتر به انجام کارها خواهند داشت سرپرست از کلمات مانند خودش می کنم متشکرم به هنگام دادن دستور العمل باید استفاده کند و تاثیر بیشتری بر روی کارکنان می گذارد . کارگران توقع دارند که حق اظهار نظر و مشارکت در تصمیم گیری داشته باشند این کار احساس آزادی عملی و فرصت ارائه نظر را داشت مشخص راه کارگر میدهد پس کارگر انگیزه بیشتری برای انجام دستور عملها دارد . دادن دستور حتی در صورت نیاز باعث رنجش می شود . و باید تنها در موارد ضروری فرمان داد ( مثل آتش سوزی ) در این زمان کارکنان درک خواهند کرد که سرپرست سعی در مجبئر ساخته انها دارد . به این کار او دلیلی وجود دارد .
معمولا سرپرستان سه عامل موفقیت در دادن دستورها را فراموش می کنند عبارتند :
1- گفتن آنچه باید انجام شود
2- توضیح چگونگی انجام باید انجام شود
3- گفتن دلیل اینکه باید کار مزبور را انجام داد ، گفتن چرایی و دلیل انجام کار باعث می شود کارکنان دلیل برای انجام خواسته شده داشته باشند . دستور العمل زمانی موثر خواهد بود که در مواجهه با یک موفقیت خاص باشد .
درباره آنچه از کارگر خواسته شده دقیق باشد و نوع نتایج را به این توضیح دهد و همچنین سرپرست بهترین و مناسب مشخص را برای انجام کار انتخاب نماید . نکته مورد تاکید دیگر آن است که سرپرست برای اطمینان از درک صحیح دستور عململ توسط کارکنان باید آن را به اندازه ی کافی تکرار نماید و به کارکنان اجازه طرح پرسش داده شود .
سرپیچی عمدی :
همگامی که کاگر از دستورات سرپیچی می کند سرپرست باید خواندن و آرامش خود را حفظ کند سرپرست ابتدا باید از خود بپرسد که شخص مناسب را انتخاب و آیا دستور های او صحیح بوده و آیا کارگر منظور او را به درستی فهمیده یا مشابه کارگردچار سوء تواهم شده باشند .
اگر دستور درست باشد باید بفهمد که کارگر به چه چیزی اعتراض میکند . شاید کارگر تحت فشار باشد و تنواند منظور خود را به درستی بیان کند .
و باید سرپرست منظور خود را به روشنی برای وی توضیح دهد و نیازی به این اعمال اقدامات انضباتی نباشد اما در صورتی که کارگر بازهم دپی از مقامی مرحل بالا از پیروی دستورات امتناع بورزد شاید لازم باشد در مورد اقدامات انظباتی تذکر داده شود اگر چه از تنبیه باید به عنوان آخرین راه حل استفاده کرد اما در صورت تصمیم به استفاده از آن باید تنبیه را حداالمقدور در هر چه زود تر تا وقت که اتفاق و دلیل آن از یاد نرفته تا اعمال کرد .
انجام دستور العمل ها به شکل نا منظم ونامطلوب :
در چنین وضعیتی تا سرپرست باید اطمینان یابد که دستور ها برای کارگر روشن هستند و هیچ سوء تفاهمی درباره نتیجه در مورد انتظار از تکمیل کار وجود ندارد . راه حل دیگر توضیح و ارائه نحوی وظایف و اشاره به موارد نیازمند با توجه خاص برای تحقیق کیفیت لازم است بدین ترتیب کارگر چگونگی صحیح انجام وظایف ها آماده و رغبت بیشتری برای همکاری خواهد داشت .
مقاومت پنهان:
هنگامی سرپرست پی به مقاومت پنهان میبرد ، باید سعی کنید تا خودم به جای کارگر مبوطه قرار دهد. بدین ترتیب دلیل مقاومت او را درک نماید . باید ایجاد ارتباط فعالانه و گوش دادن به سخنران گزارگر ، سرپرست میتواند منبع و دلیل اصلی او را کشف نمده دلاید مسدور دستور العمل های برای کارگر توضیح دهد یا دستور العمل ها را چنان تعدیل کند که مقومت از سوی کارگر رفع سازد .
دادن فرصت به کارکنان ، به منظور استفاده از قضاوتهای خود :
گاهی بیان کار مورد نظربرای انجام دادن توسط سرپرست دادن فرمت به کارکنان به منظور استفاده از قضاوتهای خود درباره ی چگونگی انجام آن یک ایده خوب و سودمند است در این روش به کار رگر گفته نمیشود که چه کاری باید انجام دهد تنها به او گفته می شود که نتیجه ی موارد اتنظار چه باید باشد و حضور کارگر در مورد روشها استفاده تصمیم می گیرد و این کار باعث برانگیختن قوه ابتکار وحس هم کاری بین کارگرو و کارفرما می شود .
دستورالعملهای پیچیده از لحاظ حجم با دستورالعملهای عدی تفاوت داشته یا پیامدهای مختلفی رادر پی دارند این گونه دستورالعملها باید به صورت کتبی صادر گردند.ودر صورتی که دستور های باشند سرپرست باید در مناسب آنها را برای کارکنان توضیح دهد تا کارکنان دستورهارا درک کنند دلیل دیگر دلیل دیگری که از دستورهای کتبی استفاده میکنند تغیر در دستور کتبی قبلی است که دستورهای جدید به صورت کتبی صادر میشود.
راهنمایی در باره صدور دستورالعملها=
1. صدور دستورالعملهای تبدیل به جنگ قدرت نکنید
2. صدور دستورالعملها به شکل شوخی وتفریح پرهیز کنید
3. در انتخاب کلمات وطرزبیان خود دقت کنید
4. درک دستورالهملهای خوداز سوی کارکنان را همیشه بدیهی ندانید
5. باید از دریافت سریع بازخورها مطمئن باشید
6. دستور العملهای متعدد زیاد صادر نکنید
7. جزئیات کافی را ارائه کنید
8. دستورالعملهای متناقص را کشف کنید
9. تنها کارگران با انگیزه را انتخاب نکنید
10. به هیچ یک از افراد بیش از اندازه کار محول نکنید
11. به هنگام عصبانیت ف دستور اعمل صادر نکنید
12. مانند یک ما فوق یا بالا دست عمل نکنید
فصل دوم – ارزیابی عملکرد کارکنان
دلایل ارزیابی کارکنان
1- تشخیص نقاط قوت و ضعیت کارکنان تا بتوانند نقاط قوت را تقویت و نقاط ضعف را رفع کنیم .
2- آگاه ساختنکارکنان به کیفیت و چگونگی کار خود
3- ارائه یک روش عادلانه و بدون تبعین برای تعیین شرایط ارتقا و انتقال
4- ایجاد آگاهی درباره انتظارات سرپرست از کنانان و برقراری یک رابطه قوی بر اساس اعتماد متقابل بین سرپرست و کارکنان
عواملی که در ارزیابی کارکنان باید مورد توجه قرار گیرد : سرپرستان در این رابطه باید اساس به سرپرست پاسخ دهند :
-ز هنگام آخرین ارزیابی تا کنون کارگر چه کارهایی انجام داده است ؟ قبلا عملکرد او چگونه بوده و چقدر برای بهبود ان تلاش کرد است ؟ آیا تلاش او کافی بوده است ؟؟
– آیا نقاط قوت خود استفاده کرده و آیا در جریان انجام وظایف خود نقاط ضعف خویش را مرتفع ساخته است ؟ آیا توانسته بهتر از این عمل کند ؟
– توان بالقوه کارگر چیست ؟ در صورت داشتن فرصت تا چه اندازه می تواند عملکرد خود را ارتقا بخشد .
عوامل عینی و عوامل ذهنی
عوامل ارزیابی را به گروه می توان طبقه بندی کرد
عینی
ذهنی
عوامل عینی عبارتند از: حقایق ونتایج قابل اندازهگیری که عموما آنهااختلاف نظری وجود ندارد
مثال =کمیت ها وکفیتها وواقعیت ها
عوامل ذهنی= برپایه عقاید سرپرست شکل گرفته گاهی مورد اختلاف نظر قرار میگیرند.
مانند فکرهای جدید ،طرز تلقیها،
حفظ سازگاری عینیت:سازگاری اشاره به رعایت عدالت دردرجه بندی های کارکنان براساس اختلاف در عملکرد واقع آنها کار روشن دیگر،استفاده از منحنی محال است یعنی در گروه مجموعه ای از عملکردها باید وجود داشته باشد .اشتباهات رایج دردرجه بندی =تبعین یا تعقیب رایج در اشتباهات سرپرست ومدیران در ارزیابی عملکرد یکی دیگر از اشتباهات رایج دردرجه بندی عملکرد اثر جانبی است این اصطلاح به گرایش ما برای مبتنی کردن قضاوتمان درباره کسی بر اساس یک برداشت کلی مطلوب یا نامطلوب اشاره می کند برای پرهیز از اثر جانبی سرپرستان باید همراره تمام کارکنان را در هر نوبت براساس یک عامل درجه بندی کرده ، پس انها بر اساس یک ، یک عوامل دیگر درجه یندی نمایند .
ارائه نتایج :
سازمان چه از یک سیستم رسمی ارزیابی عملکرد استفاده کند یا یا نکند ، در هر صورت سرپرستان در هر حال باید کارکنان خود را ارزیابی کنند
ارائه درجه بندی های ضعیف :
گاهی گفتن اینکه عملکرد یک کارگر ضعیف و زیر میانگین بود . دشوار یت در این مورد سرپرست استفاده از سخنان و تدابیر ناخوشایند همراه با موارد خوشایند است .ارائه درجه بندی خوب به سرپرستانی که در ابزار تقدیر از کارکنان کوتاهی می کنند باید خطر بی انگیزه شدن آنها را بپذیرند زیرا کارگر احساس می کند که عملکرد خوب تقدیر نمی شود و منکر است طرز تلقی های خود را تغییر دهد و عملکرد خوب او در آینده کاهش پیدا کند .
مصاحبه ارزیابی :
گفتگو درباره درجه بندی عملکرد غالبا مصاحبه ارزیابی نامیده شود
عامل وفقیت سرپرست در یک مصاحبه ارزیابی آن است که به کارگر فرصت لازم برای محبت بدهد.سرپرست باید یادبگیرید تا بادقت به صحبتها گوش کردهای کشف دلایل ضعف عملکرد تلاش نماید
مراحل هفت گانه زیر به موفقیت مصاحبه ارزیابی کمک میکند.
1. آمادگی قبلی سرپرست وکارگرش از شرکت مرحله هر دو باید از حقایق واطلاعات لازم برخوردارباشد بنابراین پیش از جمله مصاحبه باید به کارگر مهلت کافی داده تا خود را آماده سازد .
2.مقایسه نتایج وموفقیت ها با اهداف خاص =سرپرست باید درباره اهداف خود وچگونگی بین کارکنان به این اهداف صراحت داشته به طور روشن ودقیق صحبت کنند
3. دادن اعتماد به نفس به کارکنان در صورت نیاز=یکی از اشتباهات بسیاری از سرپرستان این است که کارهای خوب کارکنان را فراموش کرده تنها بر نواقص تاکیدمی نمایند
4. مرور ویادآوری موارد تحقیق نیافته =گفتگوها باید بر موارد نیاز مند به بهبود ونحوه ی انجام بهبود تمرکز یابد.
5. پرهیز از ایفای نقش یک قاضی=سرپرست باید همواره به خاطر داشته باشد کدام یک قاضی نیست که در باره اشتباهات ونقاط ضعف صحبت کنند.درعوض وی باید به منظور برس حقایق توجه خودرا به همکاران با کارگر معطوف دارد.
6. توتفق درباره اهداف جلسه بعد=سرپرست باید اهداف آینده رابا آنچه تحقق نیافته مرتبط سازد وبرای جلسه بعد به توافق دوجانبه ای درباره اهداف معین با زمینه های نیازمند به بهبود درست پیدا کنید .
7- توافق درباره نقش سرپرست = سرپرست باید به نقش خود نیز دقیقا توجه کند زیرا بهبود عملکردی یک فعالیت وابسته به همکاریهای دو جانبه است کارگری که بداند سرپرست او برای بهبود عملکرد کارکنان احساس مسولیت می نماید طرز تلقی مثبت تر و زغبت بیشتری به کار می یابد .
پیگیری :
برای اطمینان از موفقیت ارزیابی ، باید مصاحبه ارزیابی را پیگیری کند :
1- عمل به وعده ها : سرپرست باید به کارگر اطمینان دهد که وی تمام تلاش خود را برای تحقیق قول هایش مبذول می دارد .
2- ارائه راهنمایی برای ارتقای کارکنان : سرپرست باید همه ی کمک ها و دستور العمل های لازم به منظور بهبود عملکرد کارکنان را در اختیار آنان قرار دهد .
3- ادامه به ابزارعلاقه به کار های کارکنان =
سرپرست باید به شرکت به کارکنان درحمل کارآنان و ارائه اطلاعات دربارهکارهایشان به آنها ، علاقه هندی خود را نشان دهد . همچنین از بهبود عملکرد تقدیر و اشتباهات را مورد اشاره قرار دهد .
هنگامی که عملکرد کارکنان علی رغم تلاش آنها به سطح استاندارد نمرسد . گاهی اوقات کارگر به سختی تلاش می کند اما عملکرد او همچنیان پایین تر از سطح مورد انتظار باقی می ماند مقصر دانستن کارگر به خاطر عدم تلاش کافی آسان است اما شاید دلایل دیگری از جمله :
1- شاید به او کاری ارجاع شده که با توانایهایش تناسب ندارد .
2- شاید کارگر برای انجام درست وظایف آموزش ندیده باشد .
3- شاید کارگر به عنوان طعمه مورد فشار یک گروه کاری قرار گرفته باشد .
4- شاید کارگر از شرایط لازم برای تحقیق الزامات کار محصول شده بر خورددار نباشد .
5- شاید اشتباه از شخص سرپرست باشد =
یعنی شاید سرپرست دستور العمل های نادرست یا مبهمی به کارگر داده یا از اطلاعات و تجربیات لازم برای کار سرپرست بر خورددار نباشد .
فصل سوم
آموزش و توسعه کارکنان
آموزش و توسعه :
آموزش و توسعه کارکنانرا برای کسب دانش ، مهارتی و طرز تلقی های مورد نیاز به منظور انجام وظایف فعلی و کسب آمادگی برای های آینده کمک می کند .
عموما آموزش به وظیفه ی کنونی یا جاری و توسعه در آینده ها آیا کاری که در آینده به دلیل ارتقاء با تغییرات متعلی به کارکنان محول می شود .
آموزش متضمن هزینه است :
آموزش ارزان را می توان با فراگیری کار توسط یک کارگر جدید از یک کارگر با تجربه انجام داد در این صورت طبیعتا هزینه پایین است و نیز ممکن است نتایج مه در سطح پایین باشد .
منولیت آموزش :
آموزش کارکنان یکی از وظایف مهم سرپرست است آموزش باید همیشگی باشد زیرا آموزش بهترین روش برای تامین نیروی انسانی بهره ور است که هرگز بی فایده نخواهد شد . حتی هنگامی که سازمان از یک آموزش بر خوردار باشد مسئولیت آموزش کارکنان بر عهده سرپرست خواهد بود بخش آموزش موثر نخواهد بود اگر سرپرست به اهمیت اعتقاد نداشته باشد یا آموزش را مسئولیت خود نداند .
کارکنان ستادی در بخش آموزش معمولا در روشهای آموزشی تخصص دارند و در امور فنی تخصص ندارند .
مزایای آموزش :
مزایای آموزش عبارتند از :
1-وقتی که کارکنان بتوانند کارهای یکدیگر را انجام دهند سرپرست به آسانی می تواند انها را در صورت لزوم در داخل بخش جابه جا کند .
2- سرپرست زمان بیشتری برای برنامه ریزی و زمان بندی کار ها خواهد داشت .
3- آموزش سبب تامین یک نیروی انسانی ذخیره در بخشی برای موارد اضطراری می شود .
4- آموزش سبس می شود تا کارکنان اعتماد به نفس بیشتری پیدا کرده تمایل بیشتری به همکاری با سرپرست داشته باشند .
نیاز به آموزش :
نیاز به آموزش را به هنگام افزایش مشکلات و مسائل میتوان تشخیص داد سرپرست باید نسبت به مشکلات از قبیل افزایش ضایعات و دوباره کاریها کاهش سطح تولید به پایین تر از سطح مقرر افزایش هزینه های عملیاتی را افزیش تعداد سوانح یا حتی افزایش اضافه کاریها آگاهی کامل داشته باشد .
کارکنان نیز باید دلیل نیاز به آموزش را بدانند . بنابراین سرپرست باید به کارکنان توضیح دهد که آموزش چه کمکی می تواند به پیشرفت آنان کن . چگونه امنیت شغلی آنان را افزایش میدهد و حتی در آمد های آنان را بالا می برد دیگر مزایای آموزش عبارت است از :
– احترام ناشی از کسب مهارتهای جدید و اینکه آموختن کارهای جدید یا روش های بهتر
– شغل آنها را جالبتر می سازد
ارائه شناخت اولیه به کارکنان جدید :
به هنگام استخدام یک کارگر جدید برای اطمینان از اینکه او دریافت آموزش ها را از مسیر صحیح شرووع مینماید به ارائه شناخت اولیه از طریق آموزش نیاز وجود دارد کارگر جدید باید مورد استقبال مطلوبی قرار گرفته زیر و بمهای مار ها را یاد بگیرد . در ارائه شناخت اولیه به کارکنان جدید نسبت به محل کار و ظوابط آن باید موارد زیر مورد توجه قرار داده:
1- به افرادی که به آنها تماس خواهد داشت معرفی گردد
2- ترتیب آشنایی او با تمامی قسمت های بخش یا شرکت داده شود .
3- جای تمامی قسمت ها به او نشان داده شود آشنایی با تاریخچه ی سازمان و سنوات و محصولات آن ، آشنایی با ویژگی های خاص سازمان مقررات و قوانین آن موارد زیر قواین و مقرارتی است که در جهت گیری برنامه آموزشی باید به آنها پرداخته شود:
– مسائل مربوط به حقوق و دستمزد
– ساعات کار و زمان صرف نهار
– سایر زمان های استراحت
– اضافه کاری و حقوق آن
– تغییرات نوبتها ی کاری
– کارتهای ساعت ، مکان آنها ، نحوه پانچ کردن کارتها
– خدمات بهداشتی
– مقررات مربوط به تاخیر
– نحوهگزارش کردن سوانح
– مقررات ایمنی
– مزایای شرکت
یک روش ساده چهار مرحله ای برای آموزش :
در صورتی که سرپرست خود برای ارائه آموزش به کارکنان صداقت و صمیمیت داشته باشد امر آموزش ، ساده خواهد بود
مراحل چهار گانه زیر برای اطمینان از یک موفقیت در آموزش مهارتها اهمیت دارد :
1- آگاهی دادن به کارگر برای کسب آمادگی به منظور دریافت آموزش : یک کارآموز با انگیزه ، در حقیقت دانشجوی خوبی است که به آسانی می توان مطالب را به او آموخت سرپرست باید در ابتدا دلایل اهمیت کار کارگر و نیاز به انجام صحیح آن را توضیح دهد. کارگر باید از کارخود احساس افتخار کند در عین حال سرپرست باید با آگاهی از سوابق کارکنان آمادگی خود را برای کمک به آنها افزایش دهد بدین ترتیب سرپرست علاقه واقعی خود را به کارکنان نشان داده معیاری از چگونگی دانش مهارتها و طرز تلقی های خود کسب می کند
2- نحوه ی انجام کار را نشان دهید و بگویید :
تنها گفتن نحوه انجام کارها یا انجام عملی آنها بدون ارائه توضیحات مناسب ، کافی و سودمند نخواهد بود . سرپرست باید نحوه انجام کارها را مرحله به مرحله نشان داده هر یک از مراحل را به اندازه کافی توضیح دهد .
3- سعی کنید تا کارکنان ، انجام کار ها را تحت نظر راهنمایی سرپریت بیازمایند :
اکنون کارکنان آماده هستند تا انجام کارها را تحت راهنمایی سرپرست بیازمایند
در این مرحله سرپرست باید در کارکنان شهامت ایجاد کرده اشتباهاتآنان را توضیح نماید
4-به کارگر اجازه دهید تا خودکار را انجام دهد :
پس از آنکه کارگر نشان داد که قادر به انجام کار است ، به او اجازه دهید تا به تدریج خود انجام کار ها را شروع کند اما سرپرست باید به طور منظم کار اورا کنترل کرده پیشرفت و کیفیت کار کارگر را ارزیابی نماید .
نکته مهم دیگر که باید به خاطر داشت آن است که آموزش را باید با دادن آسان ترین بخش کار شروع کرد و سپس به سایر بخشهای دشوار تر پرداخت . لزوما آموزش قسمتهای مختلف کار نباید از ترتیب مراحل انجام ان پیروی کند .
وسایل کمک آموزشی دیواری – شنیداری = یک تسویه به هزار کلمه می ازرد
بنابراین هر وسیله کمکی که بتواند به کار آموز در مشاهد ودرک بهتر آموزش های گفتاری کمک نماید سودمند خواهد بود . مشاهدات را بهتر از آنچه شنیده ایم می توانیم به خاطر آوریم و بنابراین وسایل کمک آموزشی دیداری به موثرتر شدن آموزش کمک می کند .
وسایل کمک آموزشی شنیداری – دیداری شامل مجموعهای از تجهیزات ، از قبیل پروژکتور های اورهد ، نوار های ویدئو نمودارها ، یاداشت های تابلویی ، تجهیزات شبیه سازی شده و جاکتها ، مدلها و نمونه هایی واقیعت محصولات ، مواد اولیه و ماشین آلات میشود . اما این وسایل نباید هرگز تاثیر نامطلوبی بر حضور آموزش دهند داشته باشد
موارد زیر پیشنهاد هایی علمی برای سرپرستان به منظور استفاده موثر از وسایل کمک آموزشی هستند
الف – مواد عمومی :
صرف نظر از توع و روشهای دیداری –شنیداری مورد استفاده برخی مقررات عمومی درباره استفاده آرآنها وجود دارد :
1- اجازه ندهید که استفاده از وسایل دیداری –شنیداری حضورشما را متاثر سازد تا هنگامی که برای استفاده از وسایل آمادگی ندارد هرگز از آنها استفاده نکنید و بلافاصله پس از پایان کار آنها را کنار بگذارید .
2- بیش از اندازه ، از وسایل دیداری استفاده نکنید . یک تصویر ممکن است به 1000 کلمه بیرزد ، اما 100 تصویر هرگر ترزش معادل 100000 کلمه ندارد .
3- درباره وسایل دیداری مورد استفاده ، آگاهی کامل داشته باشید با کاربد علمی آنها ، باید اطمینان پیدا کنید که انذاره انها برای استفاده در کلاس مناسب است و درست کار می کنند.
4-قبلا تمامی وسایل مورد استفاده را بیازمایید .
5- بین وسایل کمک آموزشی دیداری و کار آموزان قرار نگیرد باید به هنگام استفاده از این وسایل در جای مناسب بایستید یا از ابزاری برای اشاره به انها استفاده نمایید
6- به هنگام صحبت ، نمونه های آموزشی را بین کار آموزان توزیع نکنید آنها را به کل گروه نشان دهید . یا پس از تکمیل صحبتهای خود آنها را بین کار آموزان توزیع نمایید
ب – پروژکتور های اورهد یا ترانسپارتسیها
1- سعی کنید تا همواره از پروژکتور ها اورهد به همراه یک چراغ یدک استفاده کنید .
2- ترانسپارنسیها را می توان به آسانی تهیه نموده و با اندکی تفکر خلاقان می توانید نمونه های خوبی بسازید .
3- از ترانسپارنسما می توان با قرار دادن انها بر روی یکدیگر استفاده نمود.
4- خوانا و قابل مشاهده بودن ترانسپارنسیه را با قرار گرفتن در اخر کلاس بررسی نمایید
5- از مواد خود به عنوان ابزار اشاره برای تاکید بر جزئیات استفاده کنید
6- از یک قطعه کاغذ برای پوشاندن قسمتی ار ترانسپارنسی و توضیح درباره قسمتهای دیگر آن استفاده کنید .
فصل چهارم
ایمنی و سلامت کارکنان
دلایل سوانح : معمولا افراد مهمترین عامل ایجاد سوانح هستند گاهی بی دقت هستند گاهی دستورالعمل های نادرست به انان داده میشود و گاهی سرپرست در ارائه های توضیح دریاره خطرات ناشی از کار آنها کوتاهی کرده است . البته گاهی نیز تجهزیرات فاقد ایمنی بوده یت مقررات ایمنی به درستی رعایت نشده اند اما همواره یک شخص می تواننسته با اقدامات حفاظتی یا کنترلی مانع بروز سانحه شود.
انواع خطرات :
خطرات بالقوه به 5 گروه تقسیم می شود :
خطر حقیقی : وضعیت که میتواند سبب مرگ شده یا منجر به آسیبهای فیزیکی جدی گردد ، قبل از انکه خطر حذف شده باشد
خطر جدی : شرایطی که به احتمال زیاد می تواند سبب مرگ یا آسیبهای فیزیکی جدی شود
خطر عمومی : خطراتی که کارگر از آنها اطلاع دارد اما برای رفع و حذف آنها تلاش نمی کند .
خطر غیر جدی : خطراتی که جدی نیستند
خطر کم اهمیت : خطراتی که رابطه فوری یا مستقسمی با ایمنی و سلامت کارکنان ندارد .
مکانهای معمول برای بروز سوانح ضعیف :
رایجترین مکانها برای بروز سوانح صنهتی عبارتند از :
1- کانهایی که در آنجا جابجایی و بلند کردن مواد اولیه انجام می شود
2- در نزدیکی ماشین آلات صنعتی
3- در راه پله ها به روی نرده بانها در راهرو ها و بر روی داربستها
4- در مورد استفده از ابزار های دستی
5- در مورد استفاده از جریان الکتریسیته
پیشگیری از سانحه
به سه عامل بستگی دارد :
1- مهندسی
2- آموزش
3- تقویت
آموزش ایمنی : یعنی دادن آگاهی ها و اطلاعت لازم به کارکنان در باره مکان ، دلیل و چگونگی بروز سوانح و ایجاد روشها وعادتهای متناسب با ایمنی و پرهیز از خطرات
مسئولیت پیگیری از سوانح :
سرپرستان باید بدانند که آنان در پیشگیری از سوانح و به ویژه آموزش تقویت رعایت ایمنی نقش مهمی دارند . در صورتی که سرپرستان که در خصوص پذیرفتن مسئولیت ایمنی متقاعد نشده باشد موثر نخواهد بود . سرپرستان باید همواره رعایت ایمنی را بر هر امر دیگری مقدم بدانند رعایت ایمنی باید برکیفیت و کمیت کار و تولید اولویت داشته باشد . تقویت رفتارری کارکنان در جهت رعایت نقررات ایمنی باید همیشگی باشد و نباید فقط گاهی درباره ی آن صحبت شود . افراد مسبب سوانح هستند و سرپرست باید نیاز به رعایت ایمنی به هنگام کار را به تدریج به کارکنان خود تلقین و تزریق نماید . یک سرپرست نمی تواند در زمان واحد در همه جا حضور داشته باشد . بنابراین باید بدانند که خود مسئول ایمنی خوش و همکار انشان هستند . کارکنان باید از تمام مققرات ایمنی پیروی کنند .
سه عامل مهم در ارائه موفقیت آمیز آگاهی ها مربوط به ایمنی و ایجاد عادتهای کاری ایمنی عبارت است از :
1- اعتقاد به ایمنی خود سرپرست باید به لزوم رعایت ایمنی اعتقاد و باور داشته باشد .
2- آگاهی کامل نسبت به آنچه عرضه می کند : سرپرست باید به مقررات و قوانین ایمنی آگاهی داشته باشد .
3-بیان مزایا و منافع ایمنی
پیشگیری از حوادث در محیط کار :
سوانح ناشی از بلند کردن و جابجایی مواد اولیه : سرپرستان باید روش صحیح بلند کردن بار های سننگین را آموزش داده اطمینان یابند که همه از این روش پیروی می کند . سوانح ناشی از کار یا ماشین آلات : سرپرست باید اطمینان داشته باشد که تمامی متصدیان ماشین آلات با کنترل های توقف اضطراری به منظور توقف سریع ماشین به هنگام بروز سانحه آشنایی دارند . همچنین کارکنان به هنگام کار با ماشین آلات باید از پوشش مناسب استفاده کنند .
سوانح ناشی از کاربرد ابزارهای دستی :
سرپرستان باید اطمینان داشته باشند که تمام ابزار های دستی خود و اموزش صحیح کار با این ابزار باید داشته شود .
سقوط
سقوط معمولا به یکی از دلایل زیر است :
1- کثیف بودن یا ناامن بودن کف محیط کار .
2- استفاده از نردبامهای ، راه پله ها و داربستهای فاقد ایمنی .
3- استفاده از کفشهای نا مناسب .
4- مهارتهای غیر ایمنی .
شوکهای الکتریکی ( برق گرفتگی ) :
کارکنان مگر در صورت احراز اگاهیها و مهارتهای لازم نباید هرگز شخصا برای تعمیر خواب کوشش کنند ، بلکه برای این کار باید از متخصصان مربوطه کمک بگیرند .
فیوزها و قطع کننده های مدارات ، برای رعایت ایمنی و جلوگیری از اضافه کار جریان مدار نصب می شوند .
کارکان در معرض خطر :
سرپرست نخست باید دلایل مستعد بودن یک گارگر برای مجوز سانحه را بررسی کشف کند آموزش می تواند به رفع این مشکل کمک کند .
لباس های ایمنی :
برای اطمینان از پوشیدن لباسهای ایمنی سرپرست می تواند نقش مهمی داشته باشد .
تحقیق درباره ی یک سانحه : تحقیقات در درباره ی بروز سانحه به منظور شناسایی علل بروز ان است تا بتوان از تکرار سوانح مشابه پیشگیری کرد .
آتش سوزی : سرپرست باید بداند که مناطق مستعد برای بروز خطر آتشسوزی مکانهایی هستند که کمتر در معرض دید هستند . بنابراین مرتب کردن محیط کار یکی از موثر ترین اقدامات برای پیشگیری در خط آتش سوزی است .
انباشته شدن مواد تا حدی که سبب نارسایی سیستم آبرسانی می شود یکی از عوامل بروز خطرات شناخته شد است تجهیزات مبازه با آتش سوزی نیز در صورتی که برای مدت طولانی کنترل نشده یا دسترسی یا انها شوار باشد در مواقع بروز خطر سودمند نخواهد بود .
انواع اتش سوزی ها :
1-گروه A: مواد قابل اشتعال معمولا مانند : چوب که با استفاده از عوامل اطفایی مانند آب یا خاموشش کنند اسد سودا می توانان را خاموش کند .
2- گروه B: مایعات یا روغن های قابل اشتعالمانند بنزین که انها را با پوشاندن مواد مانند فوم مواد شیمیایی خشک یا گاز دی اکسیدکربن باید خاموش کرد .
3- گروه C:آتش سوزی ناشی از برق که نیاز به خاموش کنندهای غیر هادی حاوی مواد شیمیایی خشک یا گاز دیاکسید کربن دارد .
4- گروهD :فلزات قابل اشتعال که نیاز به خاموش کننده هایی مانند پودر های ویژه اطفاء حرق دارند تا روی سطح پخش شده حرارت را منتقل کنند .
هنگامی که اتش سوزی رخ می دهد : به هنگام بروز آتش سوزی باید سه کار انجام داد .
1-تماس با بخش اطفای حریق و اگاه ساختن تمامی کارکنان
2- تخلیه ی تمام کارکنان از محیط
3- خاموش کردن آتش و مبارزه با سرایط ان به سایر قسمتها .
فصل 5
سرپرستی کارکنان اداری و دفتری ستاد
کار های اداری و دفتریدامنه ی گسترده ای از شغل ها را شامل می شوند که فعالیت های تخصصی یک سازمان را پشتیبانی می کنند .
کارکنان دفتری و کارگران تولیدی :
گرچه تمامی افراد یکسان و شبیه یکدیگرند اما تمایز ها اندکی میان این دوگروه وجود دارد و تفاوت هایی در روشها سرپرستی انها باید رعایت نمود . روحیه و رفاه کارکنان دفتری عمدتا بهتر از کارگرانکارخانه ها است .
رفتار با کارکنان دفتری :
کارکنان دفتر ی به جنبه ههای اجتماعی و انسانی سازمان اهمیت زیادی می دهند و توجه سرپرست به بعد انسانی شغل آنها تاثیرخوبی برعملکرد شان خواهد داشت . یکی از جنبههای نسفی اجتماعی شدن در شغل دفتر ی ناشی از خطر شایعات زیاد است ، شیوع شایعه مشکلات اجتماعی خاص خود را به همراه دارد و حتی سبب برخورد هاو استکاکهایی در محیط کار دفتری می شود .
کاهش یکنواختی کار :
یکی از راه هایکاهش خسته کننده بودن کار متنوع ساختن آن در صورت امکان است و یک روش دیگر چرخش شغلی بین کارکنان دفتری است . بطوریکه هر یک از آنان علاوه به کار مقرر خود یک وظیفه ی فوق العاده را نیز انجام دهد . برای کاهش خسته کننده بودن کار سرپرست باید کارکنا ن خود را وادار به مشارکت در تصمیم گیری کند .
توسعه شغل و کارکنان دفتری :
هرگز نباید تصور کرد که کارکنان تنها در پی انجام حداقل وظایف خود هستند و علاقای به پیشرفت ندادند خود آموزی را تشویق کرده ، از کارکنان بخواهین تا در جستجوی فرصتها یاشند .
دو دلیل مهم کارکنان دفتری برای استعفا از شرکت عبارتند از :
1- نداشتن یک شغل مناسب
2-فقدان فرصتهای پیشرفت کار
کارایی در بایگانی :
یک دلیل مهم برای بروز بایگانی شدن انبوه اوراق ها این است که بایگانی تبدیل به یک عادت میشود . افراد عادت میکنند تا هیچ چیز را دور نریزند و هرگاهی درباره یشک و تردید ی به وجود آید .احساس می کنند که بایگانی کردن آن مطمئن تر ازدور ریختن ان است . موادر زیر راهنمایی هایی برای بایگانی کادرن هسنتد :
1-بایگانی یک سند بستگی به استفاده از ان در دراز مدت
2- از تهیه ی کپی بپزهیزید
3- سعی کنید پروندها حجیم نشوند .
تضمین یک جریان یکنواخت کاری : پیشنهاد هایی برای تضمین یک جریان یکنواخت کاری عبارتند از :
1-با چرخش شغلی می توان به کارکنان به منظور انعطاف پزیری آموزش داد . به طوری که اغلب کار ها را بتوان توسط بیش از یک نفر انجام داد .
2- کارکنا را تشویق به ضبط و تدوین روشهای کاری خود کنید .
3- فهرستی از کارکنان موقت تهیه کنید تا بتوان از آنها به طور روزانه استفاده کرد .
4- با سرپرستان بخش همکاری کنید . و درباره یک سیستم درون –بخشی به منظور استفاده از کارکنان یکدیگر در وضعیت های اضطراری بتوافق برسید .
5- جدولهایزمانبندی کار را برای آینده هرچه زود که تهیه نمایید .
کنترل استفاده از تلفن :
یک سیستم پیشنهادی برای کنترل استفاده ار تلفن توسط کارکنان :
1- هریک ار کارکنان نمیتواند در روز بیش ار 2 مکالمه خصوصی داشته باشد
2- طول مدت هر مکالمه نباید بیش از 5 دقیقه باشد .
3- درصورتی که تماس داخلی باشد هزینه ای از بابت آن دریافت نمیشود
4- برای تلفن کارکنان از خارج از سازمان نیز باید یک محدوده ی زمانی تعیین کرد .
5- برای تماس های غیر داخلی می بایست بر اساس تعرفه ها هزینه دریافت نمود
6- کارکنان متخلف را باید با اقدامات انظباطی تنبیه کرد .
