خلاصه مدیریت پروژه

ترجمه: هومن درخشانیان – هدی درخشانیان

مدیریت پروژه شامل انبوهی از تضادهاست .شما باید برنامه جامع و کاملی را تهیه نمایید ودر همین حال انعطاف کافی برای روبارویی با مسایل غیر منتظره داشته باشید .برای رهبری تیم تان باید وقت بگذرانید و دلسوزی کنید واین شهامت را داشته باشید که در صورت لزوم سرپرستان تیم را نقد نمایید
شما در حال اجرای پروژه ای هستید اگر :
– صاحب خانه ای هستید که آشپزخانه اش را بازسازی می کند
– به عنوان مدیر تاسیسات در حال اعمال تغییرات در سیستم تلفن هستید
– مربی هستید و تیم تان را به اردو می برید
– در حال برنامه ریزی جشن ازدواجتان

 دستاوردهای مدیریت پروژه:
هر مدیر پروژه ای دستاوردها و پاداش خاص خود را از کارش بدست می آورد برخی از حل مسئله های بزرگ لذت می برند و برخی دستاورد بزرگشان خلق کردن وساختن است و برخی با افراد گوناگون رضایت عمیقی کسب می کنند.مدیریت پروژه کاری پیچیده,چالش برانگیز,خلاقانه وملال آوراست وفرآیندی با پتانسیل های نامحدود وگاهی پیش بینی نشده است.

 پروژه چیست ؟
پروژه مسئله ای است که برای حل آن برنامه ای تدوین شده است .پروژه کاری است که باید انجام شود و نقطه پایان مشخصی دارد .وقتی این پروژه به اتمام رسید ومرحله تولید آغازشد,مدیراین مرحله نیز می تواند ازبسیاری ازمهارت های مدیریت پروژه برای پیشبرد فرایندتولید استفاده کند.
معمولا“ چرخه عمر یک پروژه به شرح زیراست :1.برنامه ریزی ـ2.مهیاسازی ـ3.اجراـ4.تکمیل. هرفاز,اهداف,ابزار,فعالیت هاومهارت های خاص خودرامی طلبد .مدیر پروژه باید با تعیین اهداف و بستر سازی برای انجام فعالیتها وبا استفاده از ابزار و مهارتهای مورد نیاز کار را انجام دهد.

 هم پوشانی فعالیتها و مهارتها
حتی زمانی که هر فاز بر اساس کیفیت مورد نظر طراحی شده باشد , گاهی مشاهده می شود که اهداف و فعالیتهای اصلی که در چهار فاز یک پروژه طراحی شده اند تکراری بوده و هم پوشانی دارند . به عنوان مثال شما در فاز برنامه ریزی مشخص می کنید که پروژه به چه بودجه ای نیاز دارد و در چه زمانی به انجام می رسد. وقتی به فاز مهیا سازی پروژه می روید , شروع به تعیین جزئیات اجرای کارها می کنید . این جزئیات اطلاعات جدیدی به شما می دهد , بنابراین ممکن است ناچار شوید به فاز برنامه ریزی برگردید و در بودجه و جداول زمانی خود تغییراتی را اعمال کنید.

 چگونه پروژه را برنامه ریزی کنیم ؟
در فاز برنامه ریزی مراحل فرآیند مدیریت پروژه عبارتند از :
شناسایی مشکل
شناسایی ذینفعان
تعیین اهداف پروژه
سبک سنگین کردن راهکارها
مشخص کردن فعالیت ها
– شناسایی مشکل اصلی : قبل از هر چیز مسئله اصلی که قرار است پروژه آن حل کند شناسایی می کنیم این مسئله همیشه به وضوح قابل دیدن و شناسایی نیست . شناسایی مسئله اصلی یک مرحله مهم و اساسی محسوب می شود . معمولا” وقتی قرار باشد کاری را انجام دهید – مثلا” تولید محصولی جدید یا ارائه راه حلی برای مشکلات خاص – نمی توانید بدون اینکه اصل مسئله را شناسایی کنید به سمت حل مسئله خیز بردارید .بدون فهمیدن مسئله اصلی شما ریسک زیادی در زمینه اتلاف وقت و هزینه متقبل می شوید و ممکن است راه حلی را طراحی کنید که بیش از حد ساده انگارانه یا بیش از حد پیچیده باشد , همچنین ممکن است بیش از اندازه زمان بر بوده و نیازهای مصرف کننده را آن طور که باید تامین نکند .
– شناسایی ذی نفعان: تمام کسانی که منافع مشخصی در پروژه شما دارند (شامل تامین کنندگان , مشتریان , مدیران و افرادی که منافع مادی دارند ) ذی نفعان پروژه هستند . آنها افرادی هستند که درباره موفقیت یا شکست پروژه قضاوت می کنند . وقتی تمام ذی نفعان را شناسایی کردید باید با آنها تعامل داشته باشید .تا دقیقا” متوجه شوید تعریف آنها از موفقیت در پروژه چیست . دانستن نتایج مورد انتظار آنها از پروژه و اینکه آنها چه کمکی می توانند به ما بکنند , بسیار مفید خواهد بود . از آنجاییکه ذی نفعان علایق متفاوتی دارند طبیعتا” تعریف آنها از موفقیت نیز متفاوت است . وظیفه مهم و حساس شما در این مرحله , لحاظ کردن نقطه نظرات ذی نفعان و تعریف اهدافی منسجم برای پروژه است.
«دستیابی به موفقیت , با توجه به اهداف کمی و قابل اندازه گیری ارزیابی می شود . برای رسیدن به این اهداف و موفقیت در اجرای پروژه حمایت مدیر اجرایی برای ما لازم و ضروری است . اگر حامی اجرایی نداشته باشیم , عملا” در آینده کاری نمی توانیم انجام بدهیم »
بت چپ من
– تعیین اهداف پروژه :اهداف پروژه را تعریف کنید ,بنابراین هر چقدر که در آغاز , اهدافتان را دقیق تر تعریف کنید در پایان کار اختلاف نظر کمتری در مورد میزان موفقیت شما وجود خواهد داشت . همچنین آمادگی داشته باشید تا با اطلاعاتی که در طول پروژه کسب می کنید در اهداف پروژه بازنگری کنید در هنگام تعیین هدف باید ویژگیهای زیر را در نظر بگیرید :
هدف باید هدف باید واضح وروشن باشد ,اجرایی باشد , قابل اندازه گیری باشد ,واقع بینانه باشد , محدوده زمانی داشته باشد .
– سبک سنگین کردن راهکارها: زمان و کیفیت و هزینه سه متغیری هستند که تعیین کننده اهداف قابل حصول هستند . هر کدام از این متغیرها را تغییر دهیم , خروجی شما نیز تغییر خواهد کرد . اگر شما زمان انجام پروژه را کم کنید مجبور خواهید بود یا هزینه بیشتری بپردازید یا به کیفیت پایین تری اکتفا کنید .
البته معمولا” در طول پروژه تغییراتی در معادله ما رخ می دهد . اگر زمان شما برای طراحی سیستم نرم افزاری ناگهان نصف شود شما مجبور خواهید شد نیروی کارتان را دوبرابر کنید یا به سیستمی با قابلیت های کمتر از آنچه پیش بینی می کردید اکتفا کنید .
به یاد داشته باشید که کاهش کیفیت در پروژه لزوما” هم بد نیست . واقعیت این است که کیفیت باید در حدی باشد که نیاز شما را تامین کند . برای مثال ممکن است برای ذی نفعان پروژه , راه اندازی سریع بانک اطلاعاتی , از جزئیات کاربردی آن اهمیت بیشتری داشته باشد . دانستن توقع ذی نفعان در ابتدای کار , کمک بزرگی به شما می کند تا بتوانید تغییرات لازم در پروژه را اعمال کنید .
«در واقع موضوع ایجاد توازن است . تقریبا” همه مفهوم بودجه بندی را می دانند . برخی مواقع ذی نفعان ترجیح می دهند که از کیفیت بالا صرف نظر کنند و در عوض هزینه و زمان انجام کار را کاهش دهند . چون احساس می کنند باید برخی منافع را فدای دستاوردهای دیگر نمایند . در چنین شرایطی باید از افکار آرمانی پرهیز نمود »
سوزانا ارلیک , مدیر پروژه توسعه نرم افزاری
یکی از مهمترین کارهای مدیر پروژه این است که تصمیم بگیرد چگونه باید بین این سه توازن ایجاد کند . یکی از مسئولیتهای شما این است که تغییرات به وجو آمده در پروژه تاثیراتی که این تغییرات روی هزینه,زمان یا کیفیت پروژه می گذارندرابه طورشفاف به اطلاع ذی نفعان پروژه برسانید..
«آنچه مسلم است,هرقدرپروژه بزرگ ترمی شود,تعاملات هم پیچیده ترمی شود. وظیفه ی یک مدیرخوب این است که روال کارراطوری تعریف کندتاحدامکان پیچیدگی پروژه به حداقل برسد.»
مت هتل آنالیزور ارشد
– مشخص کردن فعالیتها: بسیاری ازپروژه ها به دلیل تمرکز بیش ازحد بریکی ازجنبه های کار,ویادست کم گرفتن زمان وهزینه لازم برای اتمام کارشکست می خورند.یکی از ابزارهای مفید برنامه ریزی برای مدیران , ابزار «شکست کار» نام دارد .

 استفاده از روش «شکست کار »
روش شکست کار ابزاری برای برآورد شرایط, تعییین وظایف کارکنان , پیگیری فرآیند انجام کار و مشخص کردن اهداف پروژه است مفهوم شکست کار , تقسیم یک فعالیت پیچیده به فعالیت های کوچکتر و ساده تر می باشد . شما باید هر فعالیت را به کوچکترین و قابل کنترل ترین واحد ممکن , خرد کنید .

 چگونگی آغاز پروژه
با نهایی شدن برنامه شما زمان اجرا فرا می رسد . در فاز اجرا برآورد زمانی شما تبدیل به جدول زمان بندی می شود ,توالی فعالیتها مشخص می شود و برآورد هزینه ها در قالب بودجه می آید .اکنون شما باید تیمتان را تشکیل دهید و منابع مورد نیاز خود را شناسایی کنید.
مهم ترین مراحل در فاز اجرا عبارتند از :
تشکیل تیم
تنظیم جدول برنامه ریزی
بودجه بندی

 تیم خود را تشکیل دهید
فاز اول اجرای پروژه با شناسایی مهارتهای مورد نیاز شروع می شود . مهارت ها بر اساس جدول شکست کار که تمام فعالیتها و مسئولیت های لازم در آن پیش بینی شده است شناسایی و انتخاب می شوند . بر اساس این چارچوب ممکن است تیم فعلی شما فاقد مهارت های مورد نیاز باشند و شما ناچار باشید نیروهای جدیدی بامهارت های مورد نیاز جذب نمائید . شما می توانیدافراد مورد نیاز خود را از نیرو های داخل سازمان که مهارت های مورد نظر شمارا دارند انتخاب کرده و(به صورت موقت یادائم ) به کار گیرید . برای بدست آوردن این نیروها گاهی باید وارد مبارزه شوید
« آرایش یک تیم خوب یعنی تشکیل مجموعه ای از افراد که علاوه بر داشتن مهارتهای لازم , علاقه مند به کار گروهی باشند . من دوست دارم این شانس را به افراد بدهم تا خود را در مشاغل تازه محک بزنند . من این استعداد را در افراد می بینم و به آنها کمک می کنم که پیشرفت کنند . دیگران این استعدادها را می بینند ولی دوست ندارند ریسک کنند اما من دوست دارم »
جنیفر سارگنت

 تنظیم جداول زمانی
خیلی عالی خواهد بود اگر ما بتوانیم بگوییم « با منابعی که داریم , پروژه چه موقع تمام خواهد شد» اما واقعیت این است که در بیشتر پروژه ها زمان آغاز و پایان کار مشخص می شود , ولی به منابع و امکانات موجود توجه نمی شود . به عنوان مثال : شما ممکن است در نظر داشته باشید پروژه ای را فورا” شروع کنید اما مواد اولیه یا نیروی کار دو هفته دیگر آماده می شود . زمان بندی کاری ضروری است . هر پروژه باید یک جدول زمان بندی داشته باشد و هر مدیر پروژه باید قادر به تنظیم برنامه زمانی باشد

«معمولا” پروژه ها بیشتر از آنچه شما فکر می کنید طول می کشند »
کن بل , تولید کننده

 چگونه جدول زمانی پروژه را تنظیم کنیم
با  یک ضرب الاجل زمانی شروع کنید . زمانی که غیر قابل تغییر باشد . مثلا” این زمان می تواند زمان نهایی تحویل محصول به مشتری باشد . از آخر به اول بیایید و فکر کنید در زمان تحویل ,چه چیزهایی باید آماده باشد . مثلا” اگر میخواهید به سهامداران گزارش سالیانه ارائه دهید و می دانید که انتشار این گزارش دو هفته طول می کشد پس باید کار آماده سازی گزارش آن دو هفته قبل از جلسه آماده چاپ نهایی شده باشد . وارونه کارکردن یا «زنجیره معکوس» می تواند روشی عالی برای تنظیم جداول زمانی باشد .

 زمان بندی پروژه:
•    بدانید کدام یک از ضرب الاجل غیر قابل تغییر بوده و کدام یک انعطاف بیشتری دارند .
•    هیچ کدام یک از کارها نباید بیشتر از 4 تا 6 هفته طول بکشد . اگر چنین اتفاقی افتاد باید آن کار را به زیر فعالیتهای کوچکتر بشکنیم .
•    جدول زمانی را آنقدر ریز نکنید که خودتان نیز نتوانید براجرای آن نظارت کنید .
•    جدول زمانی را بر حسب آنچه که از نظر منطقی امکان پذیر است , تنظیم کنید , کار تخصیص منابع را بعدا” انجام خواهید داد .
•    در جدول زمان بندی از واحد زمانی ثابت استفاده کنید , مثلا” روز یا هفته
•    در جدول زمانی سعی کنید به هر فعالیت بیش از آن چه نیاز است زمان اختصاص ندهید زیرا در این صورت تا رسیدن به زمان نهایی تحویل پروژه هیچ زمان اضافه ای باقی نمانده و انعطاف پذیری جدول در مقابل اتفاقات پیش بینی نشده کم می شود.

 ابزارهای کنترل پروژه :
دو ابزار بسیار متداول برای پایش پروژه وجود دارد یکی استفاده از فلوچارتهایی مانند نمودار PERT و دیگری استفاده از نمودار ستونی مانند گانت چارت . نمودار PERT شبیه CPM است با این تفاوت که هدف اولیه CPM مشخص کردن مسیر اصلی پروژه در ابتدای پروژه است که مدیرپروژه بتواند بادقت تمام برای آن ها برنامه ریزی کند.از طرف دیگر نمودار PERT بیانگر فرآیند اجرای هر کدام از فعالیت ها یا کل پروژه است و به عنوان ابزار کنترل استفاده می شود.
فلوچارتهایی مانند نمودار PERT موارد زیر را به ما نشان می دهند :
•    زمان آغاز هریک از فعالیتها
•    مدت زمان هر فعالیت ( واینکه هر فعالیتی چه زمانی به پایان می رسد )
•    زمان اختصاص داده شده به تمام فعالیتها در پروژه
•    ارتباطات موجود بین نتایج , فعالیتها و وقایع
نمودارهای ستونی مانند نمودار گانت موارد زیر را به ما نشان می دهند :
•    وضعیت پروژه
•    تخمین مدت زمان انجام پروژه
•    تخمین مدت زمان انجام هر فعالیت
•    توالی انجام فعالیتها
«نمودار گانت به شما کمک می کند که تصویری کلی از پروژه ترسیم نمایید . همچنین به افراد دیگر از جمله افرادی که از بیرون به پروژه نگاه می کنند , کمک می کند که با طرز کار شما آشنا شوند . من همیشه از نمودار گانت برای نشان دادن مراحل اجرای کار به مشتریانم کمک می گیرم , بنابراین وقتی ما درباره پروژه صحبت می کنیم همه می توانند منظورمان را به خوبی بفهمند . نمودار گانت ابزار بسیار مفیدی است , اما نباید اجازه داد تا پروژه را تحت تاثیر قرار دهد . هرگز فرصتهایی که در طول پروژه به وجود می آیند , اما در گانت چارت دیده نشده است , نباید صرفا” به این دلیل , نادیده گرفت و از دست داد »
بت چپ من
استفاه از هر دو نمودار برای شما مفید خواهد بود .هر دو روش به شما کمک می کند تا کارهایی را که باید انجام شود رسم کنید و اینکه هر فعالیت چقدر طول می کشد ,ترتیب انجام فعالیتها چگونه خواهد بود و چه کسی مسول آن است .
نمودارهای ستونی مثل (گانت چارت) برای اینکه به ذی نفعان یا مصرف کنندگان نشان دهند فرآیند اجرای پروژه چگونه است ایده آل می باشند و فلوچارت به مسئولین پروژه و کسانی که در حال اجرای پروژه هستند کمک می کند , ریز اطلاعات و فعالیتهای در حال انجام را تحت کنترل داشته باشند .این ابزار به ویژه در محیطهایی مجهز به شبکه کامپیوتری بسیار مفید خواهد بود , چرا که همه افراد می توانند تغییرات ایجاد شده در برنامه را دائما” دنبال کنند .

 برای برنامه ریزی پروژه از نرم افزار استفاده کنید
در پروژه های بزرگ مدیران پروژه برای برنامه ریزی از نرم افزارهای مخصوص کمک می گیرند برای این منظور باید اطلاعات کاملی در مورد قابلیت ها وتوانایی های نرم افزارهای موجود بدست آورید . برای به دست آوردن این اطلاعات به اینترنت هم می توانید مراجعه کنید .هم چنین می توانید از افراد با تجربه نیز در این زمینه سوال کنید.باید روش کار آن ها را با روش خودتان مقایسه کنید و ببینید آیا مطابقت دارد یا خیر.اگر از قبل با برنامه مورد نظر آشنایی ندارید,اطمینان حاصل کنید که می توانید پشتیبانی فنی و آموزش های لازم را دریافت نمائید .
به یاد داشته باشید نرو افزارها بدون خطا واشتباه نیستند .در صورتی که منطق اطلاعاتی که شما در جداول وارد می کنید درست نباشد,نرم افزار نمی تواند آن را اصلاح کند .پس قبل از این که اطلاعات جداول خود را نهایی کنید,حتما” آن را با کمک چند نفر از اعضای تیم  یا سهامداران دوباره مرور کنید .

 تنظیم بودجه
بودجه طرح یا برنامه ریزی مالی پروژه است .بودجه برنامه پروژه را به کمیت های قابل اندازه گیری تبدیل می کند که نشان می دهد منابع مورد نیاز پروژه چه هزینه ای در بردارد و این هزینه ظرف چه مدتی به ما برمی گردد.البته تعاریف تمام بودجه ها یکسان نیست .برخی از مدیران پروژه در بودجه خود قابلیت انعطاف و جا به جایی سر فصل هزینه ها را لحاظ می کنند,اما در برخی صنایع (مثل سازمان های عمومی )بودجه ها از انعطاف پذیری بسیار کمی برخوردار هستند .در این سازمان ها بودجه مانند یک قرارداد است و پولی که برای یک سرفصل خاص در نظر گرفته شده است قابل هزینه کردن برای موارد دیگر نیست .

 انتخاب نرم افزار مدیریت پروژه
هر نرم افزار برنامه ریزی پروژه باید :
•    قابلیت طراحی و اعمال تغییرات احتمالی  را در گانت چارت و فلوچارت (از جمله نمودارpert و cpm) داشته باشد .
•    قابلیت ارائه تصویر نهایی و کلی برنامه را قبل از چاپ داشته باشد .
•    قابلیت بالایی در رسم نمودارها,جداول و محاسبات بودجه داشته باشد .
•    توانایی مطابقت دادن جدول زمانی بودجه با ایام هفته و تعطیلات سالیانه را داشته باشد .
•    به شما این امکان را بدهد که برای وقایع و پیش آمدهای احتمالی چند سناریو طراحی کنید و نیز به راحتی بتوانید اطلاعات را به روز کنید
•    در صورتی که کار تخصیص یافته به افراد یا گروه های کاری بیش از اندازه زیاد شود,اخطارهای لازم را بیان کند .
«وقتی که من بودجه ای را تنظیم می کنم ,ابتدا مقدار پولی که باید در کل پروژه هزینه شود را مشخص می کنم .سپس آن را بر اساس فازهای مختلف پروژه ,تقسیم بندی می کنم .اگر در هر فاز بیش از مقدار پیش بینی شده هزینه کردم ,در طبقه دیگری از هزینه ها می کاهم .به این ترتیب هزینه نهایی بودجه همواره ثابت می مااند و این بسیار عالی است .»
جنیفر سارگنت
بودجه فقط فهرست هزینه های لازم برای اجرای پروژه نیست .بلکه به ما نشان می دهد که آیا منافع پروژه ارزش مخارج آن را دارد یا خیر .
بودجه هر قدر با دقت تنظیم شده باشد,هنوز یک حدس وپیش بینی است .؟آماده بروز هر گونه انحراف در طول عملیاتی شدن آن باشید .بنابراین با در نظر گرفتن محدودیت های زمانی ,استانداردهای کیفیت و منابع مالی که در اختیار دارید,تا جایی که امکان دارد زمینه انعطاف پذیری آن را مهیا کنید .
«پروژه ها بر اساس نیازهای بازار تعریف می شوند .طراحان پروژه باید اطلاعات دقیق مالی و تکنیکی لازم را جمع آوری کنند .همچنین باید به سوالات مهم مالی پاسخ دهند مانند اینکه:چه تعداد نیرو, برای چه مدت زمانی مورد نیاز است ؟ هزینه های عمده چیست؟ و عایدی حاصل از پروژه چیست؟(طرح توجیه اقتصادی پروژه ). در نهایت این تیم ,بهترین برنامه ممکن را تهیه می کنند . ولی آیا اکنون می توانیم مطمئن باشیم که موفق می شویم؟ ما سعی خودمان را کرده ایم ,ممکن است شکست بخوریم و ممکن است به شکلی رویایی موفق شویم .این را آینده مشخص می کند و ما هنوز آن را نمی دانیم . »
تیموتی اومرا
نکته:خصوصا” اگر برای یک شرکت مشاوره ای یا خدماتی مانند شرکت ساختمانی یا آژانس تبلیغاتی کار می کنید,همیشه این احتمال وجود دارد که برداشت شما و مشتریانتان در مورد انعطاف پذیری بودجه کاملا” متفاوت باشد .بنابراین اطمینان حاصل کنید که همه چیز را واضح و روشن تعریف کرده اید و سوء تفاهمی درباره ی سرفصل های مهم بودجه وجود ندارد .

 چگونگی مدیریت پروژه:
«مدیر پروژه باید انگیزه افراد خوش بین و هوشیاری افراد بدبین را داشته باشد .»
آن بریج , مدیر تولید
عملیاتی کردن برنامه ها ,شروع فاز اجرای یک پروژه است. برای بسیاری از مدیران پروژه ,این بخش یکی از لذت بخش ترین قسمت های کار است ,زیرا کار به معنای واقعی آغاز می شود و پیشرفت پروژه را می توان مشاهده کرد . اما همین قسمت می تواند خسته کننده ترین بخش کار هم باشد ,چون جزئیاتی در آن وجود دارد که اجرای آن بسیار سخت و طاقت فرسا است .با این حال تامل روی این جزئیات ضروری است تا بتوانید از اجرای بقیه مراحل پروژه لذت ببرید .

 در مسیر اصلی پروژه قرار بگیرید
وقتی در مسیر اجرای پروژه از نقطه آغاز به سمت نقطه پایان حرکت می کنید ,اطمینان حاصل کنید که در مسیر اصلی هستید ,حتی اگر در مقاطعی , مسیر اصلی , مستقیم ترین راه به نظر نرسد.
«منظور من از مسیر اصلی , کوتاه ترین راه بین نقطه آغاز  پروژه  و نقطه پایان آن است .متاسفانه بسیاری از افراد- مانند مدیران پروژه و تیم اجرایی –این مسیر را تنها راه موجود می بینند . در حالی که در طول مسیر میانبرها و بیراهه های زیادی وجود دارد .»
مارتین نمزو

برای تفویض اختیار آماده باشید
«پانزده درصد بودجه ساختمان کلاس ها صرف سیستم صوتی تصویری می شد . اما من توانایی انجام این کار را نداشتم . در این کار باید تکنیک ها و نظم وانظباط خاصی حاکم باشد . در نتیجه من انجام این کار را به یکی دیگر از اعضای تیم محول کردم . می توانستم مشاور صوتی تصویری استخدام کنم . ولی تصمیم درست تر این بود که تفویض اختیار کنم , زیرا خودم نمی توانستم آن را انجام دهم .»
ویکتور اورتیل
مدیر پروژه موفق وقت کافی صرف برنامه ریزی فعالیتها وسازماندهی منابع می کند تا از موثرترین راه ممکن به اهداف پروژه برسد . بخشی از این کار تعیین اعضای تیم و هم چنین مشخص کردن مسئولیت هر یک از اعضاست .
همینطور که پروژه پیش می رود , ممکن است متوجه شوید بیش از آنچه انتظارش را داشتید باید در ارتباط با وظایف مشخص شده به اعضای تیم تفویض اختیار نمائید . در مواقعی که تشخیص می دهید تفویض اختیار ضروری است , انعطاف پذیر باشید .
به یاد داشته باشید به عنوان مدیر پروژه مسئول نهایی کل پروژه شما هستید , پس وظایفی راکه فقط خودتان می توانید انجام دهید تفویض نکنید .

 تصمیم بگیرید چه وظایفی را باید به دیگران محول کنید
اول مشخص کنید چه وظایفی را می خواهید تفویض کنید و چه مهارت ها و ظرفیت هایی برای انجام موفقیت آمیز این وظایف لازم است . سپس وظایف مشخص شده را به مناسب ترین عضو تیمتان بسپارید .

 بعد از تفویض , به اعضای تیمتان اعتماد کنید .
وقتی که تصمیم گرفتید که چگونه وظایف را به اعضای تیم خود محول کنید, اطلاعات و منابع لازم را در اختیار آن ها قرار دهید . سپس کنار بکشید و اجازه دهید اعضای تیم کارشان را انجام دهند .
بر اجرای پروژه نظارت کنید .
«هر پروژه در طول مسیر خود دارای چندین مایل استون است . این نقاط محل هایی هستند که بخشی از کار باید در آن کامل شود و اگر این اتفاق نیفتد نتایج وخیمی به بار می آید . مسئولیت دستیابی به اهداف مایل استون ممکن است به عهده شخص دیگری باشد . اما عدم موفقیت او می تواند نتایج بدی برای شما و تیمتان داشته باشد . به عنوان مدیر پروژه شما در مقابل شکست ها مسئول هستید . حتی اگر خودتان باعث آن نشده باشید . »
مارتین نمزو
به خاطر داشته باشید در عین حال که بر روند اجرای پروژه نظارت می کنید , همیشه سعی کنید تصویری بزرگ و کلی از کار در ذهنتان داشته باشید تا در جزئیات و مشکلات فرعی غرق نشوید .
روشی برای نظارت وکنترل مناسب پروژه خود انتخاب کنید
هیچ روش نظارتی وجود ندارد که در تمام پروژه ها کارایی داشته باشد . روشی که برای نظارت بر یک پروژه بزرگ به کار می رود می تواند , یک پروژه کوچک را در کاغذ بازی های خود غرق کند و متقابلا” روشی که برای نظارت بر یک پروژه کوچک به کار می رود , توانایی و قدرت نظارت بر یک پروژه بزرگ را ندارد .
بسته به اندازه و پیچیدگی پروژه شما سیستمی را انتخاب کنید که بر حسب تجربه به آن رسیده اید و با آن احساس راحتی می کنید . اما در پروژه های بزرگ ممکن است مجبور شوید از سیستم نمر افزاری نظارت و کنترل نیز استفاده نمایید . انواع بسیار متنوعی از اینگونه نرم افزارها در بازار وجود دارند , بنابراین باید قبل از اینکه تصمیم بگیرید از چه نرم افزاری استفاده نمایید , تحقیقاتی کاملی نسبت به قابلیت های هر کدام انجام دهید .

 به دریافت به موقع اطلاعات اهمیت دهید
برای اینکه بتوانید تصمیمات مطلوب بگیرید نیاز دارید اطلاعات لازم را به موقع و سریع بدست آورید . بهترین حالت این است که اطلاعات در فواصل زمانی منظم دریافت کنید . معمولا” بروز کردن اطلاعات به صورت هفتگی مناسب خواهد بود .

 اصلاحات لازم را اعمال کنید
به تغییراتی که در اطلاعات ورودی مشاهده می کنید حساس باشید و نسبت به علائمی که از مشکلات به گوش می رسد هوشیاری خود را حفظ کنید .آماده باشید که اقدامات خود را در صورت لزوم اصلاح کنید . ولی به خاطر داشته باشید که تمام این اقدامات , برای پایش  انجام می شود نه به عنوان اعمال کنترل , بنابراین لزومی ندارد خیلی سریع وارد عمل شوید . اجازه دهید اعضای تیم مشکلات کوچک را خودشان حل کنند .

 پایش بودجه پروژه
یکی از مهمترین مسولیت هایی که بر عهده مدیر پروژه گذاشته شده است نظارت و پایش بودجه است .شما برنامه ریزی پروژه را به دقت انجام داده اید اکنون باید مراقب باشید هزینه هایی که در عمل انجام می شود با هزینه های پیش بینی شده در برنامه مطابقت داشته باشد . البته پیش بینی دقیق هزینه های آینده بسیار مشکل است , اما باید بتوانید کل مخارج پروژه را در محدوده پیش بینی شده نگه دارید و یا اینکه توضیح دهید چرا ناچار ره صرف هزینه های اضافی شده اید .
وقتی می خواهیم بر هزینه واقعی پروژه نظارت کنیم و آن را منطبق بر برآوردهایمان نگه داریم باید احتمالات زیر را در نظر داشته باشیم . این عوامل می توانند بر افزایش نرخ مصرف بودجه موثر باشند :
•    تورم غیر مترقبه بویژه در پروژه های طولانی مدت
•    عدم موفقیت در تبدیل ارز با نرخ پیش بینی شده و یا نوسان شدید نرخ برابری ارز
•    نداشتن قیمت دقیق از تامین کنندگان
•    هزینه های اضافه برای تامین فضاها و مکان های پیش بینی  نشده
•    هزینه های پیش بینی نشده آموزش کارکنان
•    هزینه مشاوره برای حل مشکلات پیش بینی نشده
بسیاری از مسائل فوق قبل از شروع پروژه قابل پیش بینی نیستند , به همین دلیل باید در ارتباط  با اتفاقاتی که در عمل می افتد و هزینه های واقعی هوشیار باشید .انحراف های مهم از بودجه را جستجو کرده و دلایل این اختلافها را پیدا کنید .
اخبار مرتبط با بودجه همیشه بد نیستند . وقتی شما بر روند تحقق هزینه واقعی با هزینه پیش بینی شده نظارت می کنید , ممکن است نشانه های خوشحال کننده را نیز مشاهده کنید که باعث کمتر شدن هزینه واقعی نسبت به آن چه انتظار داشتید , بشوید .نمونه هایی  از این دلایل ممکن است به این شرح باشند :
•    هزینه های بزرگی که با مبلغ کمتر از برنامه محقق می شوند .
•    نرخ سود پرداختی کمتر از مبلغ مورد انتظار شود .
•    کارکنان کمتری برای اجرای برخی برنامه ها لازم باشد .
نکته :تفویض اختیار پروژه :
•    قابلیت های تیم خود را بشناسید .
•    به تواناییهای تیم خود در انجام کارها اعتماد کنید .
•    بر نتایج تمرکز کنید . خودتان را درگیر چگونگی اجرای وظایف محول شده به دیگران نکنید.
•    تفویض اختیار را , راهی برای توسعه مهارت های اعضای تیم خود بدانید .
•    کارها را به اعضای ضعیف تر تیم نیز محول کنید تا بتوانید از تمام ظرفیت های منابع انسانی خود بهره ببرید .
•    وظایف محوله را به طور شفاف برای افراد توضیح دهید و منابع مورد نیاز را نیز برای دستیابی به موفقیت مهیا کنید .
•   اختیارات محوله را پس نگیرید . مشکلات را خود محورانه حل نکنید و برای کارکنان خود تصمیم نگیرید . تاکیدتان بر تصمیمات مشارکتی باشد .
«تولید یک برنامه تلویزیونی هرگز بر اساس برنامه پیش نمی رود و شما باید یاد بگیرید که چگونه خود را با این شرایط وفق دهید . مدتها مدیدی بود که من می خواستم همه چیز را تحت کنترل داشته باشم و این کار بسیار طاقت فرسا بود . پس از مدتی پذیرفتم که بسیاری از چیزها از کنترل من خارج است و با این موضوع کنار آمدم .من نمی توانم هوا را کنترل کنم . نمی توانم از جوش زدن صورت هنر پیشه جلوگیری کنم . اکنون هر اتفاق غیر مترقبه ای که رخ می دهد به جای سرزنش کردن و انتقاد , به دنبال راه حل می گردم . و از خود می پرسم چطور می توانیم مشکلات را برطرف کنیم ؟ در نهایت من باید ویدئویی بسازم که نزدیک به یک میلیون دلار هزینه دارد . اما این کار می تواند به روشهای مختلف انجام شود و نتیجه آن نیز موفقیت آمیزباشد . عصبانی شدن دردی را دوا نمی کند . »
جنیفر سارگنت
از کیفیت اطمینان حاصل کنید
اطمینان از کیفیت نقش عمده ای در موفقیت یک پروژه ایفا می کند . بدترین چیز برای مدیر پروژه , نارضایتی کار فرما, مشتری , تامین کننده یا سایر ذی نفعان از نتایج پروژه است .
چند راهنمایی که به شما در راه رسیدن به کیفیت بالا و نتایج خوب کمک می کند :
• برای اینکه پروژه را در موعد مقرر , به نتیجه برسانید کنترل کیفیت را سرسری نگیرید . هزینه حل مشکل پس از اتفاق افتادن همیشه بیشتر از وقتی است که هنوز اتفاق نیفتاده است و می توان آن را کنترل کرد
• شاخص های کنترل کیفیت را در فاز برنامه ریزی مشخص کنید . مسائلی مانند سیاست های کیفیت سازمان, خواسته های سهامداران ] هدف پروژه و سایر متغیرهای خارجی را در نظر بگیرید .
• محصول آماده تحویل را با به کارگیری روش های مناسب بازرسی نمایید . برای مثال می توان از روش های بازرسی جزئیات , چکلیست و یا نمونه برداری آماری استفاده کرد .
• در آزمایش های طراحی شده برای کیفیت , خصوصیات محصول را با استانداردهایی که مشخص کرده اید , بسنجید . محصولات معیوب می تواند بسته به هزینه آن بازسازی یا معدوم شوند .

 گزارش روند پروژه به ذی نفعان
یکی دیگر از مهمترین کارهای حیاتی مدیر پروژه ,تعریف سیستم مناسب گزارش دهی به ذی نفعان است.
در فاز برنامه ریزی پروژه با ذینفعان توافق کنید که چطور و چگونه به آنها گزارش خواهید داد .
«عدم ارتباط شفاف و مستمر با مشتری می تواند دامی بزرگ برای شما باشد . در برخی موارد مجبور خواهید بود با مشتریان خود تماس بگیرید و یا برای آنها ایمیل بفرستید . به خاطر داشته باشید که در تمام موارد یادداشت بردارید . حتی وقتی که صحبت تلفنی عادی با مشتریان دارید . به این ترتیب می توانید روند ارتباط خود با مشتری (مانند اینکه بر سر چه مسائلی توافق کرده اید یا چه مسائلی به بعد موکول شده است و …) را دنبال کنید
بت چپ من

 سیستم ارتباطی مناسب با ذی نفعان را ایجاد کنید
ذی نفعان معمولا“ می خواهند از نظر اطلاعات ,دائما“ به روز باشند ,بدانید آنها چه می خواهند و اطلاعات لازم را به آنها بدهید. با ذی نفعان مشورت کنید که متوجه شوید آیا میزان اطلاعات ارسالی و شکل آن مناسب است یا خیر . در صورت ارسال اطلاعات مناسب و جلب رضایت خاطر ذی نفعان راحت تر می توانید مسیر اصلی پروژه را طی کنید .

 صادق باشید
اگر مشکلی را پنهان کردید مطمئن باشید بعد ازمدتی به یک بحران تبدیل می شود, در صورتی که با اعلام خطر به موقع آن به ذی نفعان می توانستید به موقع آن را حل کنید. اگر شما اطلاعات را در زمان مناسب و صادقانه به آن ها بدهید , آن ها نیز در پی تامین منابع وارائه کمک قبل از بحرانی شدن مشکل خواهند بود .
«وقتی پروژه آغاز می شود , همه چیز خیلی جدی می شود . اگر بخواهید برای همه اتفاقات از قبل برنامه ریزی کنید خودتان را محدود کرده اید . در طول اجرای پروژه شما باید در برابر همه وقایع وتغییرات هوشیار باشید ونسبت به آن ها واکنش مناسب نشان دهید . حتی در برخی موارد باید نسبت به جزئیات وسواسی باشید , همه تغییرات را در نظر داشته باشید چون ممکن است هر یک از آن ها برای شما یک فرصت استثنایی و در برخی موارد یک خطر جدی به شمار آیند . »
تیموتی اومرا

 مدیریت مسائل:
«بر روی مسئله تمرکز کنید , نه روی یافتن مقصر »
یکی از مهیج ترین قسمت های مدیریت پروژه مواجه شدن با مسائل غیر مترقبه است . بسیاری از پیشامدهای ناگهانی را می توان با روش های سریع و اثر بخش حل کرد , اما در برخی مواقع , مدیر پروژه با مسائلی جدی رو به رو می شود که می تواند تهدیدی برای موفقیت پروژه باشد .

 مدیریت تاخیر
یکی از شایع ترین مسائل در مدیریت پروژه عقب افتادن پروژه از برنامه زمان بندی است . گاهی تاخیر غیر قابل اجتناب است , اما می توان کارهایی انجام داد که آن را جبران یا حد اقل شرایط را بهتر کند . اولین قدم شناخت مسئله است . اگر به دقت بر روند اجرای پروژه نظارت داشته باشید , به سرعت متوجه خواهید شد که چگونه باید جداول زمان بندی را با مسئله پیش آمده منطبق کنید .

 مدیریت مسائل منابع انسانی
برخی از مدیران پروژه , مسائل احتمالی نیروی انسانی (مسائل اعضای تیم ) را در برنامه ریزی پروژه نادیده می گیرند و حتی زمانی که مسائل واقعا ” رخ می دهند , سعی می کنند آن را انکار کنند . متاسفانه مسائل نیروی انسانی معمولا ” یکی از مهم ترین چالش هایی است که مدیر پروژه باید آن را کنترل کند . پس به جای نادیده گرفتن , انکار و دوری از آن بهتر است به سرعت نسبت حل مسئله افراد اقدام نمائیم .
یادآوری : البته بدیهی است که اینگونه مسائل همیشه مشابه هم نیستند و راه حل های یکسانی ندارند . مدیر پروژه در برخورد با شرایط مختلف باید تصمیم بگیرد که چه واکنشی نشان دهد و چگونه مسئله افراد خود را حل کند .

 هماهنگی امور پایانی:
« بهترین پاداش برای من در پایان کار این است که هزینه های انجام شده کم تر از بودجه پیش بینی شده باشد . »
جنیفر سارگنت
مرحله نهایی در چرخه عمر پروژه فاز اتمام آن است .فازی که در آن اعضای تیم شما کارشان را تکمیل میکنند. اگر همه چیز مطابق برنامه پیش رفته باشد , یعنی همه ی فعالیت ها انجام شده باشد , مشکلات حل شده و سهامداران راضی باشند , باید به شما و تیمتان تبریک گفت . وقت جشن گرفتن است .
اما اگر به دلیل پاره ای از مشکلات و دست انداز ها , پروژه کمی بیشتر از زمان مورد انتظار به طول بینجامد , نتیجه کمتر از آن چه که انتظار می رفت باشد , یا هزینه نهایی دقیق برآورد نشده باشد , هنوز هم باید برای زحمات تیم ارزش قائل بود و دست آورد های آن ها را مهم دانست .
در هر حال , قبل از این که اعضای تیم مشغول پروژه دیگری شوند یا از مجموعه جدا شوند ,حتما ” زمانی را برای گردآوری و ثبت روند اجرای پروژه اختصاص دهید . به این ترتیب افراد می توانند تجربه ها و درس آموخته هایشان را با یک دیگر تسهیم کنند .
«به عنوان مدیر پروژه وقتی خاتمه پروژه را می بینیم خوشحال می شوم . وقتی ساختمان تمام می شود و مردم آن را می پسندند ,با وجود تمام مشکلات , ضعف های برنامه ریزی و اجرا و مشتریان پر توقع , شما کارتان را به خوبی انجام داده اید . »

 ارزیابی نهایی :
منظور از ارزیابی نهایی جمع کردن اعضای تیم برای آخرین بار است .برای بررسی دو مورد زیر است :1- اینکه چه کارهایی با کیفیت مطلوب انجام شده است و 2- چه کارهایی به خوبی انجام نشده است . تنظیم فهرست بهترین کارهای انجام شده برای استفاده از در پروژه های بعدی مفید خواهد بود . همچنین در این مورد بحث کنید که چگونه می توان از بروز مسائل مشابه در پروژه های بعدی پیش گیری کرد .

 با تشویق , روحیه یادگیری ترویج دهید .
از ارزیابی به عنوان فرصتی برای یادگیری استفاده کنید نه به عنوان وسیله ای باری بازخواست و مچ گیری . اگر اعضای تیم بترسند که بابت مشکلات قبلی تنبیه شوند , به جای طرح مشکلات , برای یافتن راه های بهتر , آنها را مخفی خواهند کرد .

 برای ارزیابی از افراد خارج سازمان استفاده کنید . 
بهتر است ارزیابی کار توسط شخصی خارج از سازمان انجام شود تا بتوانید ارزیابی واقعی از کار داشته باشید .معمولا” اعضای تیم به دلیل همکاری نزدیک و بلند مدتی که با یکدیگر دارند به خیلی از مسائل توجه نمی کنند . ارزیابی خارجی می تواند احساس را از واقعیت تفکیک کند .

 تهیه گزارش نهایی:
اطلاعات مندرج در مستندات یک گزارش کامل نه تنها برای اعضای حاضر در تیم ,مدیر پروژه و ذی نفعان مفید است بلکه می تواند برای تمام کسانی که ممکن است در پروژه های بعدی با این مسائل برخورد کنند قابل استفاده باشد .
ارزیابی نهایی خوب معمولا” شامل موارد زیراست :
• وضعیت فعلی پروژه : اهداف اصلی چه بوده اند ؟ به چه اهدافی دست یافته ایم ؟
• وضعیت آینده : برای این پروژه در آینده چه اتفاقی خواهد افتاد؟

 از کار خود لذت ببرید
به پشت سر خود نگاه کنید قدر تجربیاتی که در این سفر به دست آورده اید را بدانید و با شادی و آسودگی به نتایجی که بدست آورده اید فکر کنید
خلاصه کتاب:
انتشارات دانشکده کسب وکار هاروارد
کتاب همراه مدیران
ترجمه هومن درخشانیان ,هدی درخشانیان
راه حل های حرفه ای برای چالش های روزانه