نویسندگان: دکتر امير البدوي ، مريم رمضاني ، رضا محمدي
چکيده:
شيوه‌هاي نمايش و تحليل فرايندها که روشهاي مدل‌سازي فرايندهاي کسب و کار (BPM=Business Process Modeling) خوانده مي‌شوند، از مهمترين عوامل موثر در موفقيت يک پروژه مهندسي مجدد فرايندهاي کسب و کار هستند. مدل‌سازي فرايندها فعاليتي است که توسط تحليل‌گران فرايندها و به منظور استخراج فرايندهاي موجود و نمايش فرايندهاي جديد در تمام متدولوژي‌ها و استراتژي‌هاي مهندسي مجدد مورد استفاده قرار مي‌گيرد. در چنين فعاليتي تحليل‌گران از ابزارهاي مدل‌سازي براي مدل کردن وضعيت فعلي و وضعيت آينده سازمان استفاده مي‌کنند. در اين مقاله به معرفي، و مقايسه روشهاي معمول مدل‌سازي فرايندهاي کسب و کار شامل IDEF0، IDEF1، IDEF1X، RAD، REAL، مدل‌سازي پويا، مدل‌سازي شئ‌گرا، AI و MAIS، و همچنين نحوه نمايش، مراحل مدل‌سازي، مزايا و معايب هر يک پرداخته مي‌شود.
مقدمه
اصطلاح مهندسي مجدد (BPR) فرايندهاي کسب و کار از سالهاي دهه 1990 و مخصوصاً از زماني که همر، چامپي و داونپورت کتابهايي را در زمينه روشن‌سازي موارد و مسائل مرتبط به مهندسي مجدد منتشر کردند، رايج شد. تغيير و تحولات و فشارهاي رقابتي در اين دهه جهت‌گيريهاي جديدي را پيش روي سازمانها قرار داد و مهندسي مجدد فرايندهاي کسب و کار را به عنوان يک موضوع مهم و قابل توجه در محافل علمي و صنعتي مطرح کرد.
مهندسي مجدد فرايندهاي کسب و کار عبارت است از يک تفکر پايه‌اي مجدد و اصلاح اساسي در طراحي مجدد فرايندهاي کسب و کار براي دستيابي به بهبودهاي جهشي در آنها از جنبه‌هايي نظير هزينه، زمان، کيفيت، سرعت و خدمات.
BPR به دنبال ايجاد بهبودهاي اساسي در سازمان از طريق طراحي مجدد فرايندها و سيستم‌هاي استراتژيک و همچنين منابع و ساختارهاي سازماني پشتيبان آنهاست. BPR پس از پيدايش به عنوان يک تواناساز براي ايجاد تحول در سازمانها مطرح شد و بسياري از سازمانها به منظور ايجاد بهبودهاي جدي در کارکردهاي خود از BPR استقبال کردند و شرکتهاي متعددي تجارب موفق خود را در به‌کارگيري آن براي دستيابي به تغييرات بنيادي جهشي گزارش کردند. با اين‌حال بازنگري در BPR با توجه به اينکه 70درصد پروژه‌‌هاي BPR با شکست مواجه مي‌شدند ضروري به نظر مي‌رسيد. متدولوژي و روش مدل‌سازي فرآيندهاي کسب و کار از مهمترين عوامل موثر در موفقيت يک پروژه BPR هستند.
پيش از ظهور BPR مدل‌سازي فرايندها در اصل شامل مدل‌سازي گرافيکي روشهاي پردازش داده‌ها توسط کاربران توسط تکنيک‌هايي نظير نمودار جريان داده و با هدف پشتيباني از توسعه سيستم‌هاي اطلاعاتي در حوزه‌هاي کارکردي بود. براي مدل‌سازي فرايندهاي کسب و کار، بايد ابتدا به اين مسأله توجه کرد که چه نشانه‌گذاريهايي مناسب‌تر هستند و چه روشهايي را بايد انتخاب کرد. اما نوعا مناسب‌ترين نشانه‌گذاري بستگي به عواملي چون هدف مدل‌سازي و افرادي که مدل‌سازي براي آنها انجام مي‌شود دارد.
با نگاه کلي به متدولوژي‌هاي BPR همانطور که در جدول 1 مشاهده مي‌شود يک وظيفه مشترک در تمام متدولوژي‌ها مشاهده مي‌شود: مدل کردن فرايندهاي کسب و کار فعلي و نمايش چگونگي عملکرد فرايندهاي جديد. به‌صراحت مي‌توان گفت که مدل‌سازي فرايندهاي کسب و کار در طول عمر پروژه BPR نقشي اساسي را بازي مي‌کند . دو نقش اساسي BPM در BPR عبارتند از:
1) استخراج فرايندهاي کنوني با نمايش ساختار يافته فعاليتها و اجزاي آنها
2) نمايش فرايندهاي جديد براي اندازه‌گيري ميزان کارايي آنها
در کنار وظايف بالا يک متد BPM مي‌تواند قابليت تحليل را نيز دارا باشد. براي اين منظور با توجه به پيشرفتهاي فناوري اطلاعات از شبيه‌سازي کامپيوتري استفاده مي‌شود .
محققان مختلف متدهاي BPM را از ديدگاههاي مختلف بررسي کرده‌اند. در اين مقاله به معرفي و مقايسه متدهاي مختلف BPM مي‌پردازيم. در ادامه مقاله ابتدا به مفهوم فرايند کسب و کار و اجزاي آن و سپس به معرفي روشهاي معمول مدل‌سازي فرايندهاي کسب و کار شامل IDEF0 ، IDEF1، IDEF1X، RAD، REAL، مدل‌سازي پويا، مدل‌سازي شيء گرا، AI و MAIS.، مقايسه نحوه نمايش و مراحل مدل‌سازي هريک مي پردازيم.
مدل‌سازي فرايندهاي کسب و کار
يک فرايند کسب و کار از پنج جزء اصلي تشکيل شده است :
1) يک فرايند کسب وکار مشتريان خود را دارد.
2) يک فرايند کسب وکار از تعدادي فعاليت تشکيل شده است.
3) اين فعاليتها با هدف خلق ارزش براي مشتري انجام مي‌شود.
4) فعاليتها توسط مجريان فعاليت انجام مي‌شوند که ممکن است انسان يا ماشين باشند.
5) در يک فرايند کسب و کار معمولاٌ چندين واحد سازماني درگير هستند که مسئول کل فرايند هستند.
روشهاي مدل‌سازي، فرايندها را به 4 دسته تقسيم کرده است :
1) روشهاي فعاليت‌گرا: در اين شيوه يک فرايند کسب و کار به صورت ترتيب مشخصي از فعاليتها تعريف مي‌شود. اين روشها کارکرد خوبي براي پالايش مدلهاي کسب و کار دارند. با اين حال اين نگرش مکانيزه ممکن است در نمايش پيچيدگي واقعي کار ضعف داشته باشد و در نتيجه براي پياده‌سازي فرايندهاي جديد کسب و کار دچار مشکل شود.
2) روش هاي شيء گرا: اين شيوه‌ها با مفاهيم شيءگرايي نظير کپسول‌سازي، توارث و ويژه‌گري مرتبط هستند. اصول شيء گرايي براي مدل‌کردن فرايندهاي کسب و کار قابل استفاده است اما در عمل کاربراني مانند صاحبان فرايند يا اعضاي گروه معمولاً کارشان را بر اساس فعاليت توصيف مي‌کنند نه شيء.
3) روشهاي نقش‌گرا: در اين روشها يک فرايند کسب و کار به صورت ترکيبي از نقشهاست که به صورت مجموعه‌اي از افراد و مسئوليتهاي آنها و تعاملات ميان آنها تعريف مي‌شود. يک فرايند کسب وکار در دنياي واقعي متشکل از نقشهاي مختلفي است که کارهاي محول شده را به صورت ترتيبي، موازي و يا انتخابي انجام مي‌دهند. هر نقش به صورت واحد مدل‌سازي فعال و مستقل در نظر گرفته مي‌شود و يک فرايند کسب و کار به صورت تعامل ميان نقشها نمايش داده مي‌شود. بنابراين در اين روشها يک نقش ممکن است در مجموعه‌اي از فعاليتها درگير باشد و فعاليتهاي خاصي را انجام دهد. مجموعه‌اي از فعاليتها را مي‌توان به يک نقش خاص نسبت داد. ضعف اين روشها اين است که براي نشان دادن ترتيب يک منطق پيچيده مناسب نيستند.
4) روشهاي گفتار-عمل گرا: بر اساس تئوري زبان‌شناختي بنا شده‌اند. در اين روشها فرايند ارتباطات به صورت يک حلقه 4 مرحله‌اي ديده مي‌شود: پيشنهاد، توافق، اجرا و رضايت. با وجود آنکه هر کسب و کار مي‌تواند به صورت ارتباط مشتري و ايفا کننده ديده شود، اين دسته از روشهاي مدل‌سازي چندان کمکي به‌تحليل فرايندهاي کنوني يا خلق فرايندهاي جديد نمي‌کنند.
روشهاي مدل‌سازي
در ادامه به معرفي و بيان شرح مختصري از هر يک پرداخته مي‌شود.
-1 IDEF0
روش IDEF0 از يک زبان گرافيگي کاملا جا افتاده که با عنوان روش تحليل و طراحي ساخت‌يافته شناخته مي‌شود، مشتق شده است. اين روش که با عنوان روش مدل‌سازي کارکردها نيز شناخته مي‌شود، براي مدل کردن تصميمات، کنشها و فعاليتهاي يک سازمان يا يک سيستم در يک قالب گرافيکي ساخت‌يافته به‌کار مي‌رود. علاوه بر آن روش IDEF0 مي‌تواند به‌عنوان يک ابزار تحليلي براي شناسايي کار انجام شده و تشخيص آنچه که براي انجام آنها مورد نياز است، استفاده شود. بنابراين ساخت مدلهاي IDEF0 معمولا به‌عنوان يکي از فعاليتهاي اوليه در توسعه يک سيستم انجام مي‌گيرد.
جزء اصلي مدل IDEF0 فعاليتها هستند. هر فعاليت با چهار جزء مشخص مي‌شود: ورودي، کنترل، خروجي و مکانيسم که به‌اختصار ICOM خوانده مي‌شوند.
در روند مدل‌سازي از رويکرد بالا به پايين براي تحليل فرايندها در سطوح متفاوت استفاده مي‌شود. همچنين اين مدل بر روابط کارکردي تمرکز مي‌کند تا نشان دهد که “چه” چيزهايي در يک فرايند بر اساس نمودار مدل‌سازي ICOM اجرا مي‌شود.
روش IDEF0 داراي محدوديتها و معايبي از جنبه‌هاي گوناگون است. ساختار سلسله مراتبي مدلهاي فعاليت، شرط‌ها و يا توالي پردازشها را به روشني مشخص نمي‌کند. درجريان تحليل يک مدل IDEF0 ممکن است فعاليتهاي تکراري، غير ضروري و فعاليتهاي گلوگاه برخورد کنيم.
_ مهمترين محدوديتهاي IDEF0 شامل موار زير است:
_ نمايش ايستاي سيستم است که تنها روابط وظيفه‌مندي را نشان مي‌دهد اما لزوما جنبه‌هاي پوياي درون آن را نشان نمي‌دهد.
_ اين روش نمي‌تواند براي مدل‌سازي‌هاي کمي و ارزيابي مدل با استفاده از روشهاي رياضي به کار رود.
_ تشخيص دادن چگونگي جريان اطلاعات ميان نمودارها کار مشکلي است.
_ وضعيت آني و توالي فعاليتها را به صـــورت واضح نشان نمــي‌دهد. همچنين منبع اطلاعاتي داده‌هاي ورودي، خروجي و داده‌هاي کنترلي مشخص نيست.
روش مدل‌سازي IDEF9000 بر پايه روش IDEF0 توسعه داده شده است و از نشانه‌گذاريها و مفاهيم گسترش‌يافته‌تري نسبت به IDEF0 به منظور نمايش و ايجاد ارتباط با استانداردهاي کيفي ISO 9001 استفاده مي‌کند.
با استفاده از نشانه‌گذاريها و مفاهيمي که در IDEF9000 استفاده مي‌شود مي‌توان فعاليتها و جريانهايي را که توسط استاندارد ISO 9001 کنترل مي‌شود را در همه سطوح جزئيات مدل يک فرايند مشخص کرد. به اين ترتيب سازمانها مي‌توانند در طراحي مجدد فرايندهاي خود بخشهايي از فرايند کسب و کار را که در آن بايد کنترلها و محدوديتهاي ISO 9001 اعمال شود را تشخيص دهند.
-2 IDEF1
IDEF1 که يک روش مدل‌سازي اطلاعاتي است، بر پايه سه روش 1- موجوديت- اتصال- کليد- مشخصه، 2- موجوديت- ارتباط و3 – ارتباطي Codd شکل گرفته است. هدف اصلي در روش IDEF1 جمع‌آوري اطلاعات موجود در مورد کليه اشياي درون سازمان و مديريت آنهاست. بنابراين ديدگاه IDEF1 از يک سيستم اطلاعاتي نه تنها اجزاي خودکار برنامه‌هاي کامپيوتري، بلکه انسانها، قفسه‌ها، تلفن‌ها و .. نيز هست.
IDEF1 روشي براي ايجاد يک مدل اطلاعاتي است که ساختار اطلاعاتي مورد نياز براي پشتيباني از کارکردهاي يک سيستم يا يک سازمان را ايجاد مي‌کند.اين روش براي مشخص کردن موارد زير به کار مي‌رود:
– جمع‌آوري، ذخيره و مديريت اطلاعات توسط سازمان
– وجود قوانيني براي نظارت بر مديريت اطلاعات
– وجود ارتباطات منطقي در اطلاعات
– مشکلاتي که بر اثر نبود صحيح اطلاعات ايجاد مي‌شوند.
-3 IDEF1X
IEEE IDF1X يک استاندارد معنايي مدل‌سازي است که چهار عنصر در مدل‌سازي قوانين آن درگير هستند: موجوديت، پيغام, مشخصه و رابطه. نمودار IDEF1X سه سطح متفاوت از جزئيات را تشريح مي‌کند:
(1) سطح موجوديت-رابطه که موجوديتها و رابطه بين آنها را تعريف مي‌کند.
(2) سطح مبتني بر کليد که با استفاده از کليد موجوديتها در خصوص قوانين کسب و کار تصميم‌گيري مي‌کند.
(3) سطح توصيف کامل جزئيات و مشخصه‌ها که در اين سطح، هم ويژگيهاي اصلي و هم ويژگيهاي غيرکليدي براي تصميم‌گيري کسب و کار استفاده مي‌شوند.
-4 IDEF3
در IDEF3 شبکه‌اي از روابط بين فعاليتها در زمينه يک سناريو خاص شکل مي‌گيرد. جزء اصلي IDEF3 واحدهاي رفتاري هستند که با يک مستطيل نشان داده مي‌شوند. خصوصيات و جزئيات واحدهاي رفتاري در قالب نام، شماره مرجع، اشيا، واقعيتها، محدوديتها و شرح آنها نشان داده مي‌شود. واحدهاي رفتاري را مي‌توان به واحدهاي کوچکتر تجزيه کرد تا بتوان سطوح جزئي‌تر آنها را نمايش داد. واحدهاي رفتاري توسط نقاط اتصال مثل انشعاب، اتصال، AND، OR، XOR و رابط‌ها مرتبط هستند. نقش IDEF3 به‌عنوان يک روش مدل‌سازي فرايندهاي کسب وکار به‌طور خلاصه عبارت است از:
1) تمرکز بر چگونگي کارکرد اشياء در سازمان
2) تسهيل مدل‌سازي هم از نظر ديدگاههاي چندگانه و هم از نظر سطوح تجرد چندگانه
3) امکان مدل‌سازي بالا به پايين و پايين به بالا
4) پشتيباني از تحليلهاي فرايند-محور و شيء-محور
5) امکان نمايش روابط هم از نظر زماني و هم از نظر منطقي
-5 RAD
در اين روش براي مدل‌سازي فرايندهاي کسب و کار از پنج مفهوم کليدي استفاده مي‌شود:
1) فعاليتها ميان نقشها تقسيم مي‌شوند.
2) آنچه که سازمان در يک فرايند به دنبال به دست آوردن آن است، اهداف فرايند است.
3) براي دستيابي به اين اهداف فعاليتهايي طراحي مي‌شوند.
4) براي انجام فعاليت بايد افرادي که در يک گروه هستند با يکديگر تعامل داشته باشند.
5) عملکرد سازمان و همکاري ميان افراد بر طبق قوانين کسب و کار سازمان انجام مي‌گيرد.
در اين روش براي مدل‌سازي از نمودارهايي به نام نمودار نقش-فعاليت استفاده مي‌شود. يک نمودار نقش- فعاليت (RAD) از مفاهيم اساسي مثل نقش، حالت، اهداف فرايند، فعاليت و تعامل تشکيل شده است. قوانين کسب و کار به صورت الگوهايي از ترتيب، فعاليتهاي همزمان و انتخاب کنش نشان داده مي‌شوند. اين الگوها از ترکيب مفاهيم کليدي فوق استفاده مي‌کنند.
-6 REAL
روش REAL توسط دنا (1995) ارائه شده است و اجزاي آن منابع، وقايع، عاملها و مکان است. اين مدل به دنبال پاسخگويي به سؤالات زير در مورد يک رويداد کسب و کار است:
-1 چه چيزي و چه موقع اتفاق افتاد ؟
-2 چه نقشهايي بازي شد و چه چيزي و يا چه کسي نقش را اجرا کرد؟
-3 چه منابعي درگير بودند و چقدر استفاده شدند؟
-4 واقعه کجا اتفاق افتاد؟
با وجود آنکه قدمهاي مشخصي براي توسعه مدل REAL ارائه شده است، اما نمادگذاري مشخصي براي نمايش اجزاي مدل وجود ندارد.
-7 مدل‌سازي پويا
مدل‌سازي پويا رويکردي ساخت‌يافته براي تحليل و تشخيص مشکلات سازماني با استفاده از مدلهاي پوياست. براي تحليل فرايندهاي کسب و کار از يک مدل پويا از موقعيت کنوني استفاده مي‌شود و سپس خروجيهاي آزمايشي همراه با ساير راه حلها بدون نياز به پياده‌سازي در محيط پيچيده واقعي قابل ارزيابي هستند. در روش مدل‌سازي پويا گامهاي زير اجرا مي شود:
1. قاعده سازي براي مشکل
2.تصويرسازي و درک مشکل
3. مشخص کردن مدل
4. چک کردن مدل
5. يافتن راه‌حل
6. پياده سازي راه حل
-8 مدل‌سازي شيءگرا
رويکرد مدل‌سازي شيءگرا توسعه يافته مدل شيء گراي تحليل سيستم است که براي تحليل فرايندهاي موجود و کمک به طراحي مجدد آنها پيشنهاد شده است. در اين رويکرد يک سيستم از 4 کلاس مبنا براي اشيا تشکيل شده است : خروجي، شکل فيزيکي، واقعه و ورودي. علاوه بر تحليلهاي موجود در تحليل شيء گراي سيستم از منظر اطلاعاتي و وظيفه‌اي ، روش مدل‌سازي شيء گرا ابعاد رفتاري و سازماني را نيز در بر مي‌گيرد. در اين روش خصوصيات رفتاري پوياي سيستم در درون کلاسهاي رويداد ساخته مي‌شوند.
-9 مدل AI
مدل AI توسط «يو» و «ميلوپولوس» در سال 1996 پيشنهاد شد و براي به‌دست آوردن انگيزه‌ها، اهداف و روابط موجود در فعاليتها و موجوديتها بکار مي‌رود. در اين چارچوب فرايندها بازيگران اجتماعي هستند که براي دستيابي به هدف، انجام وظيفه و مصرف کردن منابع به ديگر فرايندها وابسته هستند. اين چارچوب شامل دو مدل است:
1) مدل وابستگي استراتژيک که شبکه ارتباطي بين بازيگران را با چهار نوع وابستگي نشان مي‌دهد: هدف، وظيفه، منابع و وابستگيهاي ضعيف
2) مدل پايه استراتژيک که روابط بين فرايندها را با دو نوع اتصال نشان مي‌دهد: اتصالات وسيله-هدف و اتصالات تجزيه وظايف
-10 مدل MAIS
در مدل MAIS هر فرايند از 4 جزء تشکيل مي‌شود: عامل, وظيفه, سازمان و ساختار اطلاعاتي . عامل به‌صورت يک شيء با قابليت فعاليت و يادگيري تعريف مي‌شود که پيامهاي ورودي را دريافت مي‌کند و پيامهاي خروجي را ايجاد و به عاملهاي ديگر مي‌فرستد. در ساختار اطلاعاتي ، عاملها براي اجراي وظايف، مطابق قوانين سازماني با يکديگر ارتباط و همکاري دارند. براي پياده سازي روش مدل‌سازي MAIS چارچوب شبيه‌سازي «سوارم» به کار رفته است.
نتيجه‌گيري
در اين مقاله روشهاي معمول مدل‌سازي فرايندهاي کسب و کار معرفي شد. در مورد هر روش به صورت مختصر به ويژگي‌ها، نحوه نمايش و نمادگذاري و مراحل مدل‌سازي مربوط اشاره شد. بي‌ترديد هر يک از اين روشها در موارد خاص، با توجه به نوع کاربرد و بسته به شرايط پروژه مي‌توانند بهترين انتخاب باشند. اما نوعا مهمترين عواملي که انتخاب روش مدل‌سازي اثر مي‌گذارند هدف مدل‌سازي و نوع افرادي است که مدل‌سازي براي آنها انجام مي‌شود.
*تدبیر
منابع:
2. Hammer, M. and J. Champy, Reengineering the Corporation: A Manifesto for Business Revolution. 1993, New York: Harper Business.
3. Cho, Y.H., J.K. Kim, and S.H. Kim, ROLE-BASED APPROACH TO BUSINESS PROCESS SIMULATION MODELING AND ANALYSIS. Computers ind. Engng, 1998. 35: p. 343-346.
4. Phalp, K.T., The CAP framework for business process modelling. Information and Software Technology, 1998. 40: p. 731–744.
5. Kim, K.-H. and Y.-G. Kim, Process reverse engineering for BPR: A form-based approach. Information & Management, 1998. 33: p. 187-200.
6. Wastell, D.G., P. White, and P. Kawalek, A methodology for business process redesign: experiences and issues, I.P. Group, Editor. 1996: Department of Computer Science, University of Manchester, Manchester.
7. Kettinger, W.J., S. Guha, and J. Teng, The process reengineering life cycle methodology: a case study, in Business Process Change: Reengineering Concepts, Methods and Technologies. 1995, Idea Group Publishing: London. p. 211-44.
8. Mayer, R.J., et al., A framework and a suite of methods for business process reengineering, in Business Process Change: Reengineering Concepts, Methods and Technologies. 1995, Idea Group Publishing: London. p. 245-90.
9. Davenport, T.H., Process Innovation: Reengineering Work Through Information Technobgy. 1993, Boston, MA: Harvard Business School Press.
10. Kettinger, W.J., J. Teng, and S. Guha, Business process change: a study of methodologies, techniques and tools. MIS Quarterly, 1997: p. 55-80.
11. Kueng, P., P. Kawalek, and P. Bichler. How to compose an -oriented business process model? in Method Engineering. 1996. Atlanta, GA.
12. Gingele, J., S.J. Childe, and M.E. Miles, A modelling technique for re-engineering business processes controlled by ISO 9001. Computers in Industry, 2002. 49: p. 235–251.
13. Mayer, R.J., IDEF1 Information Modeling. 2002, Knowledge Based Systems, Inc.: Texas.
14. Huckvale, T. and M. Ould, Process modeling – who, what and how: role activity diagramming, in Business Process Change: Reengineering Concepts, Methods and Technologies. 1995, Idea Group Publishing: London. p. 330-49.
15. Denna, E.L., L.T. Perry, and J. Jasperson, Reengineering and REAL business process modeling, in Business Process Change: Reengineering Concepts, Methods and Technologies. 1995, Idea Group Publishing: London. p. 350-75.
16. Meel, J.W.v., P.W.G. Bots, and H.G. Sol, Lessons learned from business engineering within Amsterdam Municipal Police Force: the applicability of dynamic modeling, in Business Process Change: Reengineering Concepts, Methods and Technologies, Idea Group Publishing. 1995: London. p. 402-23.
17. Wang, S., OO modeling of business processes. Information System Management, 1994: p. 36-43.
18. Yu, E. and J. Mylopoulos, AI modeling for business process reengineering. IEEE Expert, 1996: p. 16-23.
