مشارکت عمومي در خط مشي گذاري…

گروه‌هاي بزرگ شهروندي

کارگاه‌ها

هيأت‌هاي ژوري شهروندي

نظرسنجي‌هاي مشورتي

کنفرانس‌هاي اجماع

گروه‌هاي هم‌انديشي

گروه‌هاي کار

تمرينات چشم‌اندازسازي

برنامه‌ريزي براي واقعيت

روش‌هاي الکترونيکي :

صندوق‌ پستي الکترونيکي

توزيع ليست آدرس‌هاي الکترونيکي

جلسات اينترنتي

گفتگوي زنده آن لاين

نظرسنجي‌هاي آن لاين

برنامه‌ريزي سناريوها و بازي‌هاي فعال

۱- مشاوره

از مردم دعوت مي‌شود تا درباره خط مشي‌ها و پيشنهادات، نظرات و توضيحات خود را روي کاغذي بنويسند. اين روش وقتي مناسب است که بخواهيم ديدگاه‌ها و پيشنهادات پيچيده و بالقوه افراد، احزاب و گروه‌هاي فشار را به طور مشروح و با جزئيات جمع‌آوري کنيم.

۲- پرسشنامه

ممکن است پرسشنامه بين گروهي تصادفي از مردم يا گروهي ويژه و انتخاب شده از شهروندان پخش شود. در آنها تعدادي سؤال پرسيده مي‌شود و پاسخ‌ها براي تحليل جمع‌آوري مي‌شوند. سؤال‌ها مي‌توانند شامل پرسش‌هاي بسته (انتخاب گزينه از بين پاسخ‌هاي از قبل تعيين شده) و پرسش‌هاي باز (پاسخ آزادانه شهروندان) باشد. از پرسشنامه‌ها براي درک افکار عمومي استفاده مي‌شود. اين روش وقتي مناسب است مه دولت بخواهد بداند چه تعدادي از مردم بر مشورت عمومي با دولت درباره موضوع خاصي فکر مي‌کنند و موضوع برايشان مهم است.

۳- همايش‌هاي عمومي

براي درک بيشتر يک موضوع بخصوص يک همايش عمومي با دعوت از همه به ويژه از طريق تبليغات تشکيل مي‌گردد. در اين جلسه اداره‌کنندگان، اطلاعات لازم را ارائه مي‌کنند و سپس به سؤالات مردم پاسخ مي‌گويند. اين روش وسيله‌اي است که رويکرد شفاف و باز دولت درباره سياستگذاري و جمع‌آوري ايده‌هاي مردم را نشان مي‌دهد.

۴- گروه‌هاي تمرکز

افراد در گروه‌هاي ۸-۱۰ نفري دور هم جمع مي‌شوند و توسط يک راهنماي آموزش ديده حمايت مي‌شوند تا درباره موضوع خاصي بحث کنند. جلسه ۱-۲ ساعت طول مي‌کشد. اين روش اغلب وقتي استفاده مي‌شود که مي‌خواهيم ديدگاه‌هاي گروه ويژه‌اي از شهروندان را بطور عميق مورد بررسي قرار دهيم. با اين که اطلاعاتي به دست مي‌آيد ولي هدف اصلي جستجوي عقايد در عمق بيشتر است.

۵- گروه بازنگري

براي اين جلسات مثل گروه‌هاي تمرکز از مردم دعوت مي‌شود براي بازنگري و بحث دوباره در يک يا چند جلسه شرکت کنند. هدف مطالعه بيشتر روي موضوعات، بحث کردن با افراد خارج از گروه و انعکاس و اصلاح ديدگاه‌ها مي‌باشد. زمان جلسات تا ۲ ساعت است و در اين جا نسبت به گروه‌هاي تمرکز اجازه بحث عميق‌تري داده مي‌شود و هر جلسه براساس جلسات قبلي ادامه مي‌يابد. با اين روش مشارکت‌کنندگان قادر مي‌شوند که تفکرشان را توسعه دهند و به مباحثه ادامه دهند.

۶- پانل‌ها و گروه‌هاي بزرگ شهروندي

براي اين گروه‌ها به طور تصادفي از ميان مردم نمونه‌گيري مي‌شود و گروه‌هايي بين ۵۰۰ تا ۵۰۰۰ نفر تشکيل مي‌شود. افراد ديدگاه‌هاي خود را درباره موضوعات مختلف به طور منظم ارائه مي‌کنند. از مجموعه‌اي از روش‌ها مثل نظرسنجي، مصاحبه و گروه‌هاي تمرکز استفاده مي‌شود. در طول زمان اعضاي پانل تعويض مي‌شوند. اين روش هزينه‌بر است و مي‌تواند بطور منعطف استفاده شود. مشکل اين روش ترک گروه است، زيرا هر فرد نماينده قشر خاصي از جامعه است.

۷- هيأت‌هاي ژوري شهروندي

شامل گروه‌هاي ۱۲-۱۶ نفره از شهروندان به عنوان تعداد مناسب مي‌باشد. گروه‌ها به عنوان بخشي ويژه از مردم براي بحث و گفتگو درمورد سياست خاصي دور هم جمع مي‌شوند. مباحثات و گفتگوها تا ۴ روز ادامه دارد و طي آن اعضاي گروه از نظرات کارشناسان و شواهد موجود بهره‌مند مي‌شوند. و در نهايت نتيجه‌گيري آنها به صورت يک گزارش تدوين مي‌شود. اين روش براي ايجاد راه‌حل‌هاي خلاقانه و نوآور مناسب است و به سياستگذاران اجازه مي‌دهد تا فهم عميقي از ادراک مردم درباره موضوع خاصي کسب کنند.

۸- کارگاه‌ها

اين کارگاه‌ها گفتگوي سياستگذاران يا گروهي از شهروندان و ذينفعان را درباره موضوع خاصي ميسر مي‌کند. شکل برگزاري کارگاه‌ها مي‌تواند متفاوت باشد. مثلا ممکن است موضوع را دولت تعيين کند. مشارکت‌کنندگان روي جنبه‌هاي مختلفي از موضوع با ترکيبي از گروه‌هاي کوچک و بزرگ بحث مي‌کنند. اين کارگاه‌ها معمولا ۲ روز طول مي‌کشد و به سياستگذاران اجازه مي‌دهد تا يک موضوع و مشکلات و اولويت‌هاي خط مشي مرتبط را به طور عميق ارزيابي کنند.

۹- نظرسنجي‌هاي مشورتي

از اين روش براي سنجش افکار شهروندان هم قبل و هم بعد از اين که به آنها فرصت داده شد تا روي موضوع خاصي بحث کنند، استفاده مي‌شود. شامل کنفرانسي ۱-۲ روزه است و از ۲۵۰ تا ۶۰۰ نفر تشکيل مي‌شود. مشارکت‌کنندگان به گروه‌هاي ک.چک‌تر تقسيم مي‌شوند، روي موضوعات بحث مي‌کنند، شواهد را بررسي مي‌کنند و از کارشناسان سؤال مي‌کنند. در واقع آنها به نمايندگي از نگرش‌ها و افکار گروه‌هاي وسيع‌تر جامعه در جلسات شرکت مي‌کنند. اين روش براي ايجاد کردن ديدگاه‌هاي مطلع در بين بخش وسيعي از مردم مناسب است.

۱۰- کنفرانس‌هاي اجماع

گروهي با ۱۵-۲۰ نفر عضو با انتخاب تصادفي دور هم جمع مي‌شوند و ادراک خود از يک موضوع ويژه را از طريق اطلاعات خواسته شده و در گفتگو با کارشناسان توسعه مي‌دهند. در جلسه اول اطلاعات ارائه مي‌شود و اعضاي گروه درباره موضوع و سؤالاتي که مي‌خواهند بپرسند، آگاه مي‌شوند و در جلسه دوم اعضاء شروع مي‌کنند به بررسي موضوع و شناسايي شاهدان براي آزمودن. اعضاي گروه از شاهدان درباره موضوعي که در روزهاي قبل مطرح شده بود سؤال مي‌کنند و بر اساس پاسخ‌ها گزارشي تهيه مي‌کنند که ديدگاه‌ها نسبت به آن موضوع مشخص مي‌کند. اين گزارش در جلسه عمومي کنفرانس ارائه مي‌شود. اين روش براي باز کردن موضوع سياستگذاري و ژرف‌نگري براي مردم مناسب است.

۱۱- جلسات هم‌انديشي روي موضوعات

طي جلساتي منظم روي موضوع خاصي تمرکز مي‌شود. ممکن است جلسات قوانين عضويت داشته باشند. معمولا توسط شوراهاي محلي بکارگرفته مي‌شوند. اين روش، فرصت‌هايي براي گفتگوي مستمر مردم ايجاد مي‌کند و به سياستگذاري محلي کمک مي‌کند.

۱۲- گروه‌هاي کاري

اين گروه‌ها شامل تعدادي گروه‌هاي کوچک‌تر هستند که در پي ايجاد يک خط مشي خاص مي‌باشند. مثل: کارشناسان، شهروندان، نمايندگان گروه‌هاي جامعه مدني و مقامات دولتي. در اين جلسات درباره سياست خاصي با مشارکت افراد و گروه‌هاي درگير سياست، هم‌انديشي صورت مي‌گيرد. در واقع در اين روش از تخصص گروهي از مردم در ايجاد سياست استفاده مي‌شود.

۱۳- تمرين‌هاي چشم‌اندازسازي

جستجو براي آينده صورت مي‌گيرد. مثلا در يک کنفرانس گروه بزرگي از ذينفعان (حدود ۶۰ نفر) دور هم جمع مي‌شوند. اين افراد انتخاب مي‌شوند زيرا آنها اختيار تصميم‌گيري دارند. آنها يا به دنبال فهم بيشتر موضوع هستند يا از آن تأثير مي‌پذيرند. افراد در جلساتي ساختار يافته که تا ۲.۵ روز طول مي‌کشدشرکت مي‌کنند و در آن چشم‌اندازي مشترک براي آينده ايجاد مي‌کنند و سپس در جهت چشم‌انداز اقدام به عمل مي‌کنند. اين روش براي ايجاد هم‌رأيي در بين ذينفعان مختلف مناسب است.

۱۴- برنامه‌ريزي براي واقعيت

اغلب در جوامع محلي صورت مي‌گيرد و هدف آن برنامه‌زيري روي موضوعات است. يک مدل درختي چند بعدي درباره موضوعات عمومي ايجاد مي‌شود و از مردم دعوت مي‌شود که براي شناسايي مشکل و ارائه راه‌حل مشارکت کنند. اين تکنيک‌ها روي موضوعات به صورت تصويري تمرکز دارند و با همين روش قصد دارند مردم را به مشارکت بيشتر تشويق کنند.

۲.۳.۲ روش‌هاي الکترونيکي :

۱- صندوق‌هاي پست الکترونيکي :

آدرس‌هاي پست الکترونيکي به شهروندان فرصت ارائه بازخور به دولت را مي‌دهد.

۲- ليست توزيعي پست الکترونيکي :

شهروندان در اين ليست‌ها ثبت نام مي‌کنند و از اين طريق در مشاوره‌ها بين احزاب ذينفع و بازخور به دولت مشارکت مي‌کنند.

۳- گروه‌هاي هم‌انديشي اينترنتي :

شرکت در اين گروه‌ها مي‌تواند بين افراد خاصي محدود شود (مثلا گروهي از ذينفعان کليدي) يا براي همه آزاد باشد. از اين طريق شهروندان مي‌توانند به پيشنهادات دولت به طور آن لاين يا غير آن لاين پاسخ دهند، توضيحات سايرين را بخوانند و با ديگران وارد بحث و تبادل نظر شوند. اين هم‌انديشي به دو صورت انجام مي‌گيرد: هم‌انديشي روي موضوعات، هم‌انديشي روي سياست‌ها. در قسمت مشاوره و نظرخواهي الکترونيک اين مسأله بيشتر توضيح داده خواهد شد.

۴- گفتگوهاي زنده آن لاين :

مشارکت‌کنندگان ديدگاه‌هاي خود را در دوره‌هاي زماني معين (معمولا ۲ ساعت) با وزراء و ساير مقامات مطرح مي‌کنند. اين گفتگوها ممکن است در طي يک دوره مباحثه و هم‌انديشي اينترنتي سازماندهي شوند.

۵- نظرسنجي‌هاي آن لاين :

اين نطرسنجي‌ها از طريق پست الکترونيکي يا ساير وب سايت‌هاي ويژه صورت مي‌گيرد.

۶- برنامه‌ريزي سناريوها و بازي‌هاي فعال :

براي مشارکت مردم در ايجاد پيشنهادات و گزينه‌هاي خط مشي استفاده مي‌شود.

۳. برنامه‌ريزي مشارکت عمومي :

تجارب نشان مي‌دهد که سياستگذاران مي‌توانند با يک برنامه‌ريزي درست، در اجراي برنامه‌هاي مشارکت عمومي موفق باشند. سه مرحله مختلف دربرنامه‌ريزي مشارکت عمومي عبارتند از:
۱- مرحله پيش از مشارکت
۲- مرحله شناسايي روش‌ها و منابع
۳- مرحله پس از مشارکت

۳.۱ مرحله پيش از مشارکت :

۳.۱.۱ چه اهدافي مورد نظر است ؟
مشارکت عمومي مي‌تواند با ايجاد يک خط مشي در مراحل مختلف حمايت شود. قبل از شروع هر گونه فعاليت جلب مشارکت مردم دلايل سياستگذاران بايد مشخص باشد. بخصوص بايد بدانند آن فعاليت چه تناسبي با چرخه سياستگذاري دارد و چه مزايايي دارد.

مديريت انتظارات :

مشخص بودن ميزان سهم افراد در فرايند مهم است. منافع افراد از مشارکت و ميزان تأثير داده‌هاي آنها روي تصميم‌گيري بايد روشن باشد. مشارکت‌کنندگان نياز دارند تا دقيقا و به طور واقع‌گرايانه بدانند از آنها چه انتظاري مي‌رود و آن چه که آنها با مشارکت خود مي‌توانند تغيير دهند چيست.

تعيين اهداف :

يک گفتگوي مقدماتي با ذينفعان مي‌تواند به دولت براي تعيين اهداف و ايجاد حمايت از فرايند کمک کند. اهداف مي‌توانند در زمينه‌اي سياست در آن ايجاد مي‌شود، شکل گيرند. اهداف واضح به سياستگذاران کمک مي‌کند تا مخاطبان مورد نظر را شناسايي کند، روش‌هاي مناسب مشارکت عمومي را انتخاب کنند و در ارزيابي نيز مفيد هستند.

۳.۱.۲ چه موقع دولت مردم را مشارکت مي‌دهد ؟

چرخه سياستگذاري :

يکي از معروف‌ترين مدل‌هاي سياستگذاري است که شامل پنج مرحله دستورگزاري و مشکل‌يابي، تحليل و تنظيم خط مشي، سياستگذاري و تصميم‌گيري، اجراي خط مشي و نظارت و ارزيابي خط مشي مي‌باشد.
سياستگذاران بايد فعاليت‌هايي را انجام دهند تا مطمئن شوند که در تنظيم سياست‌ها، ديدگاه‌ها و تجربيات افرادي که افرادي که از اين سياست‌ها اثر مي‌پذيرند را به حساب مي‌آورد. در ادامه روش‌هاي مناسب هر مرحله سياستگذاري با توجه به اهداف توافق شده ذکر مي‌شود.

۱- مرحله دستورگزاري :

هدف اين مرحله شناسايي مسائل و مشخص کردن نياز به سياست يا تغيير در سياست مي‌باشد. روش‌هاي مناسب براي آن روش‌هايي هستند که براي شهروندان فرصت‌هايي را ايجاد مي‌کنند تا ديدگاه‌هاي خود را توضيح دهند تا دولت پاسخگو باشد. روش‌هاي مناسب آن گروه‌هاي تمرکز، تمرين‌هاي چشم‌اندازسازي، گروه‌هاي هم‌انديش اينترنتي و نظرسنجي‌ها مي‌باشد.

۲- مرحله تحليل و تنظيم خط مشي‌ها :

هدف اين مرحله تعريف چالش‌ها و فرصت‌هاي مربوط به موضوعي خاص به طور روشن است و سعي مي‌شود خط مشي‌هايي مقدماتي و اوليه در اين مرحله شکل گيرد. تکنيک‌هاي مناسب، آنهايي هستند که سبب مي‌شوند افراد مرتبط و ذينفعان و تصميم‌گيرندگان دور هم جمع شوند و چالش‌ها و فرصت‌هاي موضوعي خاص را شناسايي کنند و راه‌حل‌هاي موردنظر را ايجاد کنند. روش‌هاي مناسب شامل گروه‌هاي تمرکز، کارگاه‌ها، هيأت‌هاي ژوري شهروندي و تمرين‌‌هاي چشم‌اندازسازي مي‌باشد.

۳- مرحله تصميم‌گيري :

هدف اطمينان يافتن از يک سياست خوب و کاربردي از بين ساير سياست‌ها و تصميم‌گيري درباره اجراي آن مي‌باشد. تکنيک‌هاي مناسب بايد امکان يادگيري و بحث روي مجموعه‌اي از گزينه‌هاي خط مشي فراهم کنند. روش‌هاي مناسب آن عبارتند از هيأت‌هاي ژوري شهروندي، نظرسنجي‌هاي مشورتي و جلسات هم‌انديشي اينترنتي است. اوراق مباحثات رسمي دولت، فرصت‌هايي را براي مردم ايجاد مي‌کند تا در اين فرايند مشارکت کنند.

۴- مرحله اجرا :

هدف اين مرحله ايجاد يک برنامه اجرا، مشروعيت بخشيدن، ايجاد مقررات و راهنما براي اجراي خط مشي است.در اين مرحله، مشارکت عمومي کمتر تکراري است. روش گروه‌هاي تمرکز مي‌تواند براي بهبود سياست انتخاب شده استفاده شود.

۵- مرحله نظارت و ارزيابي :

هدف اين مرحله ارزيابي و بازنگري سياست اجرا شده است. مشاوره و نظرسنجي از استفاده‌کننده‌ها، سنجش افکار و مطالعات هم‌انديشي اينترنتي ابزارهايي هستند که مي‌توانند براي نظارت و ارزيابي اجراي يک سياست بکارگرفته شوند. به علاوه استفاده از گروه‌هاي تمرکز براي کسب بصيرتي عميق‌تر مي‌تواند فرايند را کامل کند.

۳.۱.۳ چه کساني مشارکت مي‌کنند ؟
سياستگذاران بايد از گروه‌هاي متفاوت جامعه که تحت تأثير موضوع خاصي قرار مي‌گيرند ادراک و فهمي شفاف داشته باشند. بخصوص قبل از تصميم‌گيري آنها بايد بدانند که چه گروه‌هايي را مشارکت دهند و از چه روش‌هايي بهره ببرند. دولت بايد درباره همه مخاطبان و فراتر از استفاده‌کنندگان مستقيم خط مشي تأمل داشته باشد؛ زيرا هر خط مشي ممکن است بر ديگران نيز اثرگذار باشد.

طبقه‌بندي مردم :

براي طبقه‌بندي مردم چندين راه ارائه شده است:

مردم به عنوان مصرف‌کنندگان و شهروندان

مردم معمولا براساس اين که آيا مطابق ظرفيت‌شان به عنوان مصرف‌کنندگان يا شهروندان مشارکت داده مي‌شوند، ديدگاه‌هاي مختلفي را درباره سياست و موضوعات گوناگون بيان مي‌کنند. مشارکت دادن مردم تحت عنوان شهروند، ديد وسيع‌تري را درباره موضوعي خاص ايجاد مي‌کند؛ نسبت به حالتي که تنها به مصرف‌کنندگان نتايج يک سياست خاص توجه مي‌کنيم.
گروه‌هاي خاصي از مردم
مثل مردم معلول، سياهپوستان، اقليت‌هاي قومي و مذهبي، جوانان، پيران و ….

گروه‌هاي جامعه مدني

اين واژه کليه ذينفعان رسمي و غير رسمي را دربر مي‌گيرد که شامل سازمان‌هاي نمايندگي مختلف نيز مي‌شود.

کارکنان

از کارکنان عملياتي و خطوط اول تا مديران ارشد.

سياست ارتباطات و مشاوره :

اجرا و اداره هر روش مشارکت عمومي بر خود خط مشي نيز منعکس مي‌شود. در مشارکت عمومي ما نياز داريم تا به طور يکپارچه درباره استراتژي‌هاي ارتباطي بخش‌هاي مختلف در رابطه با خط مشي‌ها بينديشيم. بخصوص براي آگاه کردن مردم از فرايندهاي مشارکتي براي ايجاد يک سياست بايد از ابزارهاي ارتباطي مناسب بهره ببريم. بايد نتايج مشارکت و اين که چگونه مشارکت مردم روي تصميم‌گيري اثر مي‌گذارد به شهروندان و گروه‌هاي جامعه مدني طي يک استراتژي ارتباطي گزارش شود.

شناسايي مشارکت مردم :

در هر مرحله بايد به خاطر داشته باشيم که سازمان‌ها و افراد از اوقات گرانبهاي خود مي‌گذرند و مهارت‌ها و منابع باارزش خود را ارائه مي‌کنند تا مشارکت کنند؛ و اين بايد همواره توسط سياستگذاران و دولت درک شود و از آن قدرداني شود. سياستگذاران دقيقا بايد بدانند که چگونه مشارکت‌کنندگان در عمل از مشارکت خود نفع مي‌برند؟ و چه پارامترهايي وجود دارد؟ بنابراين دولت بايد به طور مؤثر با مردم ارتباط برقرار کند.

۳.۲ مرحله شناسايي روش‌ها و منابع :

۳.۲.۱ دولت چگونه مردم را مشارکت مي‌دهد؟
هدف دولت از مشارکت عمومي کمک مي‌کند تا روش مناسب را با توجه به عواملي مثل نيازهاي مخاطبين منابع و محدوديت‌هاي زماني يک سياست خاص برگزيند.

ترکيبي از روش‌ها :

بهترين کار اين است که با در نظر گرفتن موضوع، به ترکيبي از روش‌ها ضمن توجه به مخاطبان مختلف و اهداف بپردازيم. استفاده از ابزارهاي مشاوره و نظرخواهي الکترونيکي (مثل جلسات مباحثه اينترنتي و يا هيأت‌هاي ژوري الکترونيکي) در کنار ساير روش‌ها (مانند کارگاه‌ها و مشاوره مکتوب) مي‌تواند اثربخش باشد. در بخش‌هاي بعدي مشاوره الکترونيکي مورد بحث قرار خواهد گرفت.

طراحي روش‌ها براي برآورده کرده اهداف :

ملاحظات زير به سياستگذاران کمک مي‌کند تا رويکردها و روش‌هاي طراحي مشارکت عمومي را طوري انتخاب کنند که براي رسيدن به اهداف مناسب باشند.

مقصود

آيا شما تنها براي اين که مردم احساس کنند که آنها هم در ايجاد يک سياست نقش دارند، با آنها مشورت مي‌کنيد؟ يا ايجاد گزينه‌هايي خلاقانه و نوآور در توسعه خط مشي مورد نظرتان است؟

دوره

هدف شما انجام مشورت در يک دوره زماني است (مثل هم‌انديشي روي موضوع در چند روز) يا مي‌خواهيد سريع باشد (مثل يک کارگاه نيم روزه)؟

استفاده از اطلاعات

آيا شما قصد داريد براي مشارکت کنندگان اطلاعات فراهم کنيد؟ يا مي‌خواهيد پاسخ‌هاي فوري آنها را درباره موضوع خاصي بدانيد؟

زمان

آيا شما زمان کافي براي اين که مشارکت‌کنندگان بتوانند داده‌هاي کافي ارائه کنند، فراهم کرده‌ايد؟

کنکاش گروهي

آيا شما مي‌خواهيد مشارکت‌کنندگان با هم روي موضوع بحث کنند؟

انواع پاسخ‌ها

پاسخ‌هاي مورد نظر شما کيفي هستند يا کمي؟ اگر به دنبال پاسخ‌هاي کمي هستيد بهتر است پژوهش‌هايي انجام شود و سياستگذاران براي تحليل آنها از توصيه‌هاي تحليل‌گران تحقيقات اجتماعي استفاده کنند.
پاسخ به سؤالات بالا کمک مي‌کند تا روش مناسب را انتخاب کنيد. مثلا در شرايطي که موضوع خط مشي نياز به مشارکت پيچيده دارد و فهم مخاطبان از موضوع کم است، واضح است که مشارکت‌کنندگان به زمان احتياج دارند، فرصت‌هايي براي مباحثه و ارائه اطلاعات نيز لازم است.

۳.۲.۲ چه منابعي مورد نياز است؟ چه منابعي در دسترس است ؟

ملاحظاتي درباره منابع :

دولت نياز دارد تا منابع مورد نياز را لحاظ کند. مثلا فعاليت‌هاي زير نياز به هزينه‌هاي مرتبط دارد:
برنامه‌ريزي و اجرا (مثل بکار گرفتن مشارکت‌‌کنندگان، پرداخت هزينه‌ها، مشوق‌ها و پرداخت هزينه‌هاي اجاره)
زماني که بر فعاليت‌هاي مديريتي/ برنامه‌ريزي صرف مي‌شود.

تحليل نتايج

توزيع و انتشار تابع

ارزيابي‌ها

بعلاوه دولت بايد درباره واگذاري بعضي فعاليت‌هاي ذکر شده و پيمانکاران تأمل کند. تخصيص منابع بايد متناسب با مقياس پروژه باشد.

پول و زمان: استفاده از روش‌هاي مختلف :

در انتخاب روش‌ها هزينه بايد مورد توجه قرار گيرد. به هر حال انجام اثربخش مشارکت عمومي امکان‌پذير است و بايد با توجه به محدوديت‌هاي بودجه‌اي در ارتباط با اهداف، روش‌هاي مناسب انتخاب شوند. بعضي از روش‌ها به زمان و هزينه بيشتري نياز دارند. مثلا توصيه مي‌شود دولت به برنامه‌ريزي براي هيأت‌هاي ژوري شهروندي تا سه ماه فرصت دهد که شامل ترتيب دادن مقدمات حضور شاهدان و متخصصان مي‌باشد و بکارگيري و اجراي آن ۴ روز طول مي‌کشد. در حالي که شروع به کار گروه‌هاي تمرکز، پس از توافق بر روي موضوع در يک يا دو هفته امکان‌پذير است.

استفاده از پيمانکاران خارجي :

موضوع ديگري که دولت بايد مشخص کند اين است که آيا خود، اجراي فعاليت‌هاي مشارکت عمومي را بر عهده مي‌گيرد يا بعضي از آنها را به سازمان‌هاي خارجي مثل آژانس‌هاي تحقيقاتي، مراکز مشاوره و مؤسسات آکادميک مي‌سپارد.

۳.۳ مرحله پس از مشارکت :

۳.۳.۱ پاسخ‌ها چگونه تحليل مي‌شوند ؟
مسلما نحوه تحليل پاسخ‌ها به روش بکار گرفته شده بستگي دارد. گام‌هاي زير مي‌تواند سياستگذاران مفيد باشد:

گام اول: مطمئن شويد که اطلاعات ثبت شده همه پاسخ‌ها، به طور دقيق و کامل جمع‌آوري و نگهداري شده‌اند (چه از طريق مشاوره‌هاي رسمي مکتوب و چه از طريق گفتگوهاي مختلف)

گام دوم: پاسخ‌ها به انواع مشخص تقسيم کنيد. مثلا ديدگاه‌هاي گروه‌هاي کسب و کار را در يک طبقه، نمايندگان کارکنان در يک طبقه ديگر و ديدگاه‌هاي ساير افراد در طبقات بعدي. اين کار به شناخت تنوع ديدگاه‌ها حول يک موضوع خاص کمک مي‌کند.

گام سوم: يک چارچوب ماتريسي شکل براي تحليل ايجاد کنيد تا بتوانيد موضوعات را شناسايي کنيد و مضامين، پيشنهادات و طرح‌هاي کليدي را ايجاد کنيد. سپس ديدگاه‌هاي اوليه هر جنبه را خلاصه کنيد.

گام چهارم: ديدگاه‌هاي اوليه را امتحان کنيد و به کاربر آنها در خط مشي توجه کنيد. آيا ديدگاه‌هاي جديدي وجود دارند که ارزش توجه بيشتر و تأملي عميق‌تر را داشته باشند؟ راه‌حل‌هاي عملي / واقع‌گرايانه را از بقيه راه‌حل‌ها که امکان اجرا ندارند، جدا کنيد.

گام پنجم: سه جنبه تحليل مشاوره‌اي يعني اجزاي مختلف ديدگاه‌ها، ارزيابي کاربرد آنها در سياستگذاري و استخراج اوليه پاسخ‌هاي دولت را با يکديگر در يک صفحه پيامدها رسم کنيد.

گام ششم: با ذينفعان مرتبط به دولت براي ايجاد يک تقسيم‌بندي روشن و نتيجه‌گيري از تحليل مشارکت عمومي بر اساس صفحه پيامدهايي که استخراج کرده‌ايد، تعمق کنيد.

جنبه ديگري که در تحليل بايد به آن توجه کنيد اين است که سياستگذاران در زمان انتخاب روش‌ها بايد انواع نتايجي را که انتظار مي‌رود در پايان فرايند به دست آيد، پيش بيني کنند. در مرحله بعد بايد مشخص کنند اين نتايج قرار است چگونه تحليل شوند و چگونه از آنها در تصميم‌گيري استفاده خواهد شد. در غير اين صورت اين خطر وجود دارد که تصميم‌گيرندگان، نسبت به مکانيسمي که براي مشارکت مردم استفاده مي‌شود و با اين هزينه که آنها چگونه واقعا از نتايج نهايي براي حمايت از ايجاد يک خط مشي خاص استفاده مي‌کنند، سهل‌انگارانه و با حواس‌پرتي برخورد کنند. استفاده از يک جدول زماني که تاريخ انجام هر وظيفه کليدي را در رابطه با فرايند مشارکت مشخص مي‌کند، مي‌تواند روشي مناسب و کاربردي باشد.

وقتي از تعدادي از روش‌ها مثل روش‌هاي الکترونيکي و ساير روش‌ها در ترکيب با هم استفاده شده است، بايد پاسخ‌هاي مختلف يکپارچه و منسجم شوند، تا بتوان آنها را تحليل کرد.

۳.۳.۲ بازخور به مردم چگونه بايد باشد ؟

مردم از وقت خود مي‌گذرند تا مشارکت کنند؛ بنابراين براي آنها مهم است که بدانند چگونه به ديدگاه‌هايشان توجه مي‌شود. بدون بازخور، مردم مي‌پندارند دولت به آنها توجهي نمي‌کند. بازخور بايد شامل دو عنصر باشد:

پيامدهاي مشارکت

نتايج و تصميمات

بازخور دادن به مشارکت‌کنندگان و ديگران با علاقه به يک خط مشي (مثل ديگر بخش‌هاي دولتي، سازمان‌ها و اغلب مردم) مي‌تواند مشروعيت کلي سياست نهايي را افزايش دهد. در واقع بازخور دادن سبب مي‌شود مردم درک کنند که آن خط مشي موضوع فرايند مشارکت عمومي بوده است؛ همچنين به بازخور بايد به عنوان جزئي مهم از استراتژي داخلي و خارجي ارتباطات براي خط مشي توجه شود.

۳.۳.۳ ارزيابي چگونه بايد باشد ؟
در مرحله ارزيابي مشارکت عمومي بايد روش‌هاي ارزيابي پيش‌بيني شده باشد. از جمله زمان مناسب، اثربخشي هزينه، تناسب با مقياس پروژه و پولي که بر منابع سرمايه‌گذاري شده براي انجام روش بايد لحاظ شده باشد.

چرا ارزيابي ؟
ارزيابي اقدامات در جهت مشارکت عمومي به دولت کمک مي‌کند تا:
بداند چه چيزهايي کاربرد دارند و چه چيزهايي کاربرد ندارند.
پيامدهاي غيرمنتظره را نشان مي‌دهد.
باعث يادگيري در جهت بهبود اقدامات مشارکت عمومي در آينده مي‌شود.
دولت مي‌فهمد که آيا مشارکت عمومي واقعا منجر به بهبود تصميم‌گيري شده است يا نه.
دولت متوجه مي‌شود که آيا مشارکت عمومي بر اساس زمان و منابع، اثربخشي هزينه داشته است يا نه.
ارزشيابي نبايد کامل محسوب شود؛ بعلاوه بايد کمي سعي شود بيش از حد هزينه‌بر و زمان‌بر نباشد. در نظر گرفتن برخي سؤالات کليدي درباره اين که آيا مشارکت عمومي با توجه به فرايندها و پيامدها به اهداف خود رسيده است يا نه کافي است. اگر عمل ارزيابي خوب صورت گرفته باشد اين وظيفه ساده است. در ارزيابي، دولت بايد از خود مشرکت‌کنندگان مثل مردم، ذينفعان کليدي و سياستگذاران استفاده کند. در ارزيابي بايد به سؤالات زير توجه شود.

فرايند ارزيابي :

آيا برنامه‌ها و تمرين‌هاي انفرادي مشارکت به اهداف خود رسيده‌اند؟

آيا مشارکت‌کنندگان اهداف را درک کرده بودند؟

چه موقع مشارکت‌کنندگان احساس کردند که به اهداف خود رسيده‌اند؟

نظر مشارکت‌کنندگان درباره اثربخشي مشارکت چه بود (براساس اطلاعات فراهم شده، دوره‌هاي آموزشي، روش‌هاي مورد استفاده و … )؟

آيا برنامه‌ها و تمرين‌هاي انفرادي مشارکت، فرصتي برابر براي مشارکت همه فراهم مي‌کرد؟

آيا مخاطبان به اهداف خود رسيده‌اند؟

آيا جدول زماني واضح بود و رعايت شد؟ اگر نه، چرا؟

آيا روش‌هاي انتخاب شده، براي اهداف دولت مناسب بود؟

آيا بازخور مناسب به مردم ارائه شد؟

از چه منابعي (برنامه‌ريزي شده و برنامه‌ريزي نشده) استفاده شد؟

ارزيابي پيامدها :

اگر يکي از اهداف برنامه مشارکت عمومي بر فرايند سياستگذاري مؤثر باشد، مردمي که در آن مشارکت داشته‌اند دوست دارند بدانند که آيا آن هدف برآورده مي‌شود يا نه؛ و اين امر بايد سنجيده شود، ولي با توجه به تعداد زياد عوامل و تأثيراتي که يک وزير موقع تصميم‌گيري درباره يک خط مشي بايد آنها را لحاظ کند، اين کار ساده نخواهد بود. با وجود اين براي سازمان‌ها مهم است که به بهترين نحوي که مي‌توانند، اثرات مشارکت عمومي را روي اعمال و خط مشي‌ها بسنجند. به هر حال ارزيابي تأثير کلي مشارکت عمومي بر خط مشي‌هاي سازماني امکان‌پذير است. يکي از راه‌هاي درک اين موضوع توجه به دو حوزه اصلي زير است:
۱) آنها که مشارکت مي‌کنند: مثلا کدام يک از مشارکت‌کنندگان احساس مي‌کنند از فرايند چيزي بدست آورده‌اند؟ آنها در پيامدهاي مشارکت چه مي‌بينند؟ آيا آنها احساس مي‌کنند که مشارکت‌شان روي سياستگذاري مؤثر بوده است؟
۲) سياستگذاري: مثلا کدام پيشنهادات و طرح‌ها براساس مشارکت تغيير کرده‌اند؟ آيا فعاليت‌هاي مشارکت به بازبيني جنبه‌هاي مختلف يک سياست منجر مي‌شود؟ آيا وزير و يا ذينفعان کليدي به وسيله ديدگاه‌هاي ارائه شده تحت تأثير قرار مي‌گيرند؟ اگر اين طور است چگونه و پاسخ‌هايشان چيست؟

روش‌ها :

همانند ساير اقدامات مشارکت عمومي، روش‌ها نيز بايد با اهداف تناسب داشته باشند. سؤالاتي که پرسيده مي‌شوند، نوع روش‌هاي جمع‌آوري اطلاعات را تعيين مي‌کنند. روش‌هايي که اغلب استفاده مي‌شوند شامل پرسشنامه‌ها، مصاحبه‌هاي آزاد / برنامه‌دار، گروه‌هاي تمرکز، مشاهده و نظرسنجي است. سياستگذاران بايد از روش‌هايي استفاده کنند که با اندازه پروژه و منابع مستقر شده در تناسب باشد.

ارزيابي مستقل :

دولت بايد مشخص کند که آيا با کارشناسان مستقل ارزيابي، براي طراحي و اجراي سيستم ارزيابي قرارداد امضاء کند يا نه. ارزيابي خارجي مشروعيت يافته‌ها را افزايش مي‌دهد. به علاوه در بعضي شرايط اجراي ارزيابي مستقل بهتر است (مانند محلي که انتقادات خارجي درباره پروژه خاصي وجود دارد). مي‌توان از کتاب‌ها و راهنماهاي ارزيابي در کنار مشورت با ارزيابان باتجربه نيز بهره برد.

توزيع :

يافته‌هاي ارزيابي مي‌تواند به ساير سياستگذاران کمک کند تا از تجارب بياموزد و آنها را در گزارش‌هاي مکتوب خود مستندسازي کنند. دولت همچنين بايد انتشار آنها را از طريق رسانه‌ها، ارائه‌هاي حضوري، کارگاه‌ها، سمينارها يا در وب سايت‌ها مورد نظر داشته باشند. در اين جا نيز بايد فعاليت‌ها با اندازه اقدامي که ارزيابي شده، متناسب باشند.

۴ مشاوره و نظرخواهي الكترونيكي :

۴.۱تعريف مشاوره و نظرخواهي :

فن‌آوري‌هاي جديد، راه‌ها و کانال‌هاي جديدي را براي درگيري و مشارکت عمومي در فرايند خط مشي‌گذاري گشوده‌اند. فن‌آوري‌هاي اطلاعاتي و ارتباطي (ICT) خط مشي‌گذاران را از طريق تسهيل فرايند مشورت و تبادل نظر در سياستگذاري پشتيباني مي‌کنند؛ در واقع مي‌توان شور و تبادل نظر الکترونيکي را مشورت و تبادل نظر مبتني بر اينترنت و شبکه معرفي کرد. به عبارت ديگر در نظرخواهي الکترونيکي از ICT به منظور پشتيباني و حمايت ارتباط متقابل و دوجانبه‌اي استفاده مي‌شود که از طريق آن شهروندان ديدگاه‌ها و عقايد خويش را با دولتمردان در ميان مي‌گذارند.
فن‌آوري‌هاي ارتباطي که مي‌تواند مورد استفاده مشاوره و نظرخواهي الکترونيکي قرار بگيرد شامل اينترنت، e-mail، تلفن و موبايل، ويدئو کنفرانس و ابزاري نظير اينها است. مشاوره و نظرخواهي الکترونيکي به ويژه زماني که همراه ساير ابزار مشارکت عمومي بکار برده مي‌شود، ابزاري ارزشمند است.

۴.۲ فوائد مشاوره و نظرخواهي الکترونيکي :

نظرخواهي و تبادل نظر الکترونيکي مزاياي بالقوه چندي دارد، از جمله:
دسترسي به عقايد و نظرات جمعيتي گسترده‌تر.
استفاده از طيف گسترده‌تري از ابزارها و مهارت‌هاي ارتباطي به منظور دسترسي به نظرات جمعيت هدف
ايجاد نوعي مشاوره و نظرخواهي غيررسمي از طريق در دسترس قرار دادن اطلاعات براي مشارکت‌کنندگان؛ براي مثال از طريق ارتباط با منابع ان لاين مرتبط.
فراهم آوردن امکان مباحثات و تبادل نظرهاي آن لاين، از طريق ايجاد فرصت‌‌‌هايي براي جمعيت و گروه هدف. سياستگذاران نيز مي‌توانند با موارد مبهم موجود در بحث‌ها و نظرات آشنا شوند.
فراهم آوردن امکان تحليل مشارکت‌هاي آن لاين.
فراهم کردن بازخور آن لاين مناسب و مرتبط براي شهروندان در پاسخ به نظرات و عقايد و نکات مورد توجه آنها.

۴.۳ چالش‌هاي نظرخواهي و تبادل نظر الکترونيکي :

تعدادي از چالش‌هاي بالقوه عبارتند از:
ضرورت ديگري و مداخله تعداد زيادي از افراد در طراحي مشاوره و نظرخواهي الکترونيکي ـ نظير متخصصان و تسهيل‌گران
نياز به اشکال جديد و بهبود شيوه و روش مشاوره و نظرخواهي به علت تغيير و تحولات فن‌آوري
متناسب با اين که جمعيت هدف چه افراد يا گروهي باشند، ضرورت مديريت مناسب براي انبوهي از پاسخ‌ها وجود دارد
فراگير نبودن اين روش در ميان توده مردم ممکن است موجب عدم بکارگيري آن و استفاده از روش‌هاي سنتي مشاوره و نظرخواهي شود.
فن‌آوري به عنوان ابزاري براي تسريع فرايندها، شناخته شده است. لذا ممکن است از اين شيوه مشاوره و نظرخواهي، انتظار ارائه بازخور و پاسخ‌هاي سريع باشد.
ارزيابي جنبه‌ها و ابعاد فني مشاوره و نظرخواهي به منظور ايجاد و طراحي بهترين و امن‌ترين شيوه ضرورت دارد.

۴.۴ نکات قابل توجه در ارتباط با مشاوره و نظرخواهي الکترونيکي :

در راستاي چالش‌هايي که در قسمت قبل مطرح شد، در ادامه به موارد اساسي و کليدي اشاره خواهيم کرد که براي طراحي و مديريت مؤثر فرايند مشاوره و نظرخواهي الکترونيکي ضروري است.
مشخص نمودن و شفاف‌سازي اهداف و پارامترهاي مربوط به دورن‌دادهاي شهروندان؛

استفاده از مشاوره و نظرخواهي الکترونيکي در مراحل مختلف چرخه خط مشي‌گذاري:

نيازمندي به درو‌ن‌داد متخصصان؛
قوانين واضح و مشخص براي مشارکت؛
قابليت کاربرد و دسترسي؛
استفاده از ترکيبي از ابزارهاي مشاوره و نظرخواهي آن لاين و off line
بهبود و ارتقاء مستمر شيوه عمل مشاوره و نظرخواهي الکترونيکي
دادن بازخور
تحليل پاسخ‌هاي آن لاين
ارزيابي فعاليت‌ها و ابزارهاي اين نوع مشاوره و نظرخواهي
طراحي و ايجاد فضا و شرايطي براي مشارکت و مداخله الکترونيکي
در ادامه به توضيح مختصر هر کدام از اين موارد خاص خواهيم پرداخت.

۴.۵ شفاف‌سازي اهداف و پارامترهاي مربوط به درون‌داد شهروندان :

استفاده از فن‌آوري‌هاي جديد ممکن است موجب بالا رفتن و افزايش توقعات و انتظارات شهروندان گردد. لذا شفاف‌سازي و مشخص کردن اهداف مشاوره نظرخواهي الکترونيکي شامل تأثير و ارتباطي که مي‌تواند با تصميم‌گيري و خط مشي‌گذاري داشته باشد، از اهميت خاصي برخوردار است.
نوعا اين انتظارات از فن‌آوري و بخصوص ICT وجود دارد تا فعاليت‌ها و انجام کارها را سرعت ببخشد و تسهيل نمايد. کاربرد اين فن‌آوري در فرايند مشارکت شهروندان ممکن است اين انتظارات را در آنها ايجاد کند که دولتمردان مي‌توانند خيلي سريع و سهل‌تر تصميم بگيرند و سياستگذاري نمايند. بنابراين ضروري است اين آگاهي به شهروندان داده شود تا درک مناسبي از چارچوب زماني و ميزان تأثيرشان را بر فرايند مشاوره و نظرخواهي داشته باشند. متناسب با اهداف مداخله، مشاوره و نظرخواهي الکترونيک مي‌بايست شهروندان را به تعاملات غيررسمي و صرف زمان کافي براي هم توجه کافي و هم پاسخ به موارد مطرح شده برانگيزند.

۴.۶ کاربرد مشاوره و نظرخواهي الکترونيکي در مراحل مختلف خط مشي‌گذاري :

فنون مشاوره و نظرخواهي الکترونيکي مي‌تواند فرايند خط مشي‌گذاري و تصميم‌گيرندگان را در مراحل مختلف اين چرخه پشتيباني کند.
در حالت کلي، مشاوره مبتني بر اينترنت شامل يکي از دو حالت زير است که منطبق با مراحل عمومي تصميم‌گيري عمومي است.

۱. دستورگذاري، تجزيه و تحليل و ارزشيابي: هم‌انديشي مبتني بر موضوع :

که عموما حول يک موضوع مربوط به سياست و يا سؤالات مرتبط با اين موضوعات، شکل مي‌گيرند. به منظور اطلاع‌رساني و مطلع نمودن بهتر جمعيت هدف، بيانيه‌هاي موقعيت، ارتباط با وب سايت‌هاي مرتبط با موضوع و ساير اطلاعات زمينه‌اي ممکن است در وب سايت طراحي شده براي انجام اين هم‌انديشي‌ها، به کار گرفته شود. همچنين ممکن است از گروه‌هاي ذينفع و افراد کليدي هم به منظور ايجاد اين گونه جلسات آن لاين دعوت به عمل مي‌آيد.

۲.تدوين سياست: هم‌انديشي مبتني بر خط‌مشي و سياستگذاري :

هم‌انديشي‌هاي مبتني بر خط مشي مي‌تواند حول موضوعات و يا سؤالات يک سند مشاوره و نظرخواهي، زماني که بازخور مطلوب و مناسب از مردن گرفته مي‌شود شکل بگيرد. مشارکت‌کنندگان کمي و کيفي به صورت آن لاين به مسائل پاسخ مي‌دهند و نظر خويش را مطرح مي‌سازند. همچنين مشارکت‌کنندگان ممکن است براي بحث درمورد ايده‌ها و پيشنهادات مطرح شده تشويق شوند. اما شکل کار به گونه‌اي است که موافقت يا عدم موفقيت ميزان و چرايي آن با پيشنهاد اوليه مطرح شده در نظر گرفته شده و مورد بحث قرار مي‌گيرد.

۴.۷ درون‌دادهاي مربوط به متخصصان :

اقدامات و فعاليت‌هاي مربوط به مشاوره و نظرخواهي الکترونيکي نيازمند اشخاص با تخصص فني در زمينه اين فن‌آوري باشد. براي مثال طراحان وب قادرند بر جنبه‌هاي خاصي از اين نوع مشاوره تأثير بگذارند (نظير چيدمان صفحه وب سايت براي هم‌انديشي‌هاي الکترونيکي که ممکن است بر انگيزش افراد مؤثر باشد).
توصيه مي‌شود که از اين افراد در گروه‌هايي که توسط خط مشي‌گذاران تشکيل شده است شرکت داده شوند تا از تخصص آنها به منظور کمک و تسهيل فرايند مداخله و مشارکت شهروندان استفاده شود. همچنين وجود يک تخصص تسهيل‌گر و يا ميانجي به منظور پشتيباني و راهبري هم‌انديشي‌هاي الکترونيکي گروه برنامه‌ريزي ضروري است.

۴.۸ قوانين مداخله :

ضروري است که در فرايندهاي مشاوره و نظرخواهي آن لاين، قوانين روشن و واضحي از طرف دولت وجود داشته باشد؛ که هم شامل اظهارنظرهاي خصوصي و هم شرايط استفاده از اين عقايد و ايده‌ها مي‌شود. اين شرايط همچنين در انواع ديگر مشاوره و نظرخواهي مطرح است.

اظهارنظرهاي خصوصي و شخصي :

اطمينان از درک و آگاهي کاربران در مورد نحوه استفاده از اطلاعاتي که از آنها وارد نموده‌اند و چگونگي دسترسي به اين اطلاعات، حائز اهميت است. پاسخ‌هاي مربوط به مشاوره و نظرخواهي که از طرف مردم مطرح مي‌شود به صورت بالقوه اطلاعات حساسي هستند و مي‌بايست تضميني براي حفاظت از اين داده‌ها وجود داشته باشد.

شرايط استفاده :

وجود يک بيانيه واضح و روشن و قواعدي شفاف در مورد اين که چه چيزي مي‌تواند و چه چيزي نمي‌تواند به عنوان پاسخ در مورد يک مشاوره و نظرخواهي الکترونيکي محسوب شود، ضروري است. هر بيانيه‌اي در مورد «شرايط استفاده» مي‌بايست براي ميانجي‌ها و مشارکت‌کنددگان به صورت واضح قابل درک باشد. و تصوير روشني از چگونگي مشارکت به دست دهد.

۴.۹ نام‌نويسي مشارکت‌کنندگان براي مشاوره و نظرخواهي :

در هنگام طراحي فرايند نام‌نويسي براي يک فعاليت مشاوره و نظرخواهي يک داد و ستد و مبادله دو طرفه وجود دارد. البته بايد متوجه بود که اين فرايند به قدر کافي ساده است که مردم و افراد را از مشارکت باز نمي‌دارد. بعلاوه، آگاهي از اين موضوع نيز حائز اهميت است که فعاليت مشاوره الکترونيکي نوعا داراي هدف دست‌يابي به جمعيتي گسترده‌تر مي‌باشد و بيشتر در پي توجه به طيف گسترده‌تري از آراء و تجارب است تا نمونه‌اي از پاسخ‌ها.
نام‌نويسي از مشاوره الکترونيکي فرايندي است که طي آن از کاربر خواسته مي‌شود تا به طور واضح اهداف خويش را از اين مشارکت بشناسد؛ که اين مسأله براي ارائه بازخور و ساير فعاليت‌هاي مربوط به بهبود و ارتقاء فرايند مهم است.
همچنين روشن نمودن هدف مي‌تواند در تحليل و ارزيابي فرايند مؤثر باشد. همچنين نام‌نويسي مي‌تواند کاربران را قادر سازد تا هرگاه که تمايل دارند از سايت استفاده نمايند و ايجاد يک بايگاني از فعاليت‌هايي که در اين فرايند انجام داده‌اند را امکان‌پذير مي‌سازد. مي‌بايست متوجه بود که زمان متناسبي به امر نام‌نويس اختصاص داده شود تا زمان اختصاص داده شده به خود فرايند مشاوره و نظرخواهي را تحت تأثير قرار ندهد.
اما نام‌نويسي حداقل شامل مواردي مانند نام کاربر، نشاني و نشاني پست الکترونيکي و هر نوع اطلاعات مفيد براي تجزيه و تحليل پاسخ‌ها و مشارکت‌کنندگان باشد. به طور خلاصه مشاوره و نظرخواهي الکترونيکي از طريق اينترنت نيازمند تصميم‌گيري در مورد موارد ذيل است:

آيا مشاوره و نظرخواهي ضرورتا براي جمعيت خاصي طراحي شده است؟

آيا پاسخ‌ها براي همگان قابل مشاهده باشد؟

آيا فرايند نام‌نويسي و ورود مورد نياز است؟

پيچيدگي سؤالات موجود در فرايند نام‌نويسي چگونه بايد باشد؟

چه سطحي از ميانجي‌ها و تسهيل‌کننده‌ها مورد نياز است؟

۴.۱۰ قابليت استفاده و کاربرد :

عدم دسترسي يکسان و فن‌آوري اطلاعات و ارتباطات توسط شهروندان و نيز عدم وجود مهارت‌هاي فني بالا در همه افراد، طراحي آسان و قابليت استفاده سهل از اين سيستم را ضروري مي‌سازد. ضروري است که اين فرايند به گونه‌اي طراحي شود که هر کسي به اينترنت دسترسي دارد ولو با سيستم‌هاي ابتدايي و کم‌سرعت نيز بتواند در اين فرايند تبادل نظر مشارکت کند. به منظور دستيابي به بيشترين نظردهندگان، استفاده از محيط‌هاي گرافيکي، ويدئويي، انيميشن و … به منظور جذب هر چه بيشتر افراد به اين فرايند ضروري است.

۴.۱۱ استفاده از ابزارهاي مشاوره آن لاين و off line :

درگير ساختن عموم افراد از طريق فن‌آوري اطلاعات و ارتباطات مي‌تواند مشاوره و نظرخواهي را براي مشارکت‌کنندگان جذاب‌تر و قابل دسترس‌تر سازد. حتي براي تعدادي از افراد، ممکن است سريع‌تر و آسان‌تر باشد که از اين طريق در فرايند مشارکت کنند.
اگر چه فن‌آوري مرتبط به صورت فزاينده‌اي قابل دسترس مي‌شوند و جايگزين عدم وجود مهارت‌ها در افراد مي‌شوند؛ اما اين حقيقت همچنان وجود دارد که عده‌اي از افراد و گروه‌ها نظير افراد مسن يا اقشار کم درآمد، احتمال کمتري دارد که از اينترنت در مقايسه با ساير گروه‌ها استفاده نمايند. فقدان مهارت‌ها، فقدان اعتماد و عدم اعتماد به امنيت شبکه از جمله موانع استفاده از اينترنت مي‌باشند.
در واقع همه افراد نمي‌توانند و يا تمايل ندارند تا از اينترنت يا ساير ابزارهاي فن‌آوري اطلاعات و ارتباطات براي مشارکت در فرايندهاي دموکراتيک استفاده نمايند. لذا ضروري است تا ابزارهاي مشاوره و نظرخواهي با ساير ابزارها و رويکردها آميخته و ترکيب شوند تا بتوان طيف وسيع‌تري از افراد را در فرايند خط مشي‌گذاري دخالت داد. به طور مثال مي‌توان از ابزارها و مکانيسم‌هاي آن لاين و off line به صورت هم زمان براي اين کار استفاده نمود.

۴.۱۲ بهبود و ارتقاء فعاليت‌هاي مشاوره و نظرخواهي الکترونيک :

مشاوره و نظرخواهي الکترونيک نيز به روش‌ها و فن‌آوري‌هاي جديد براي ارتقاء و بهبود اين فرايند نيازمند است. استفاده از سبک و شيوه‌هاي جديد متعامل آن لاين ضروري است. نظردهندگان آن لاين نيز نيازمند بهبود فرايند پشتيباني و اطلاع‌رساني و حتي دسترسي به سنجش‌هاي چندگانه مردن از اين طريق مي‌باشند.

۴.۱۳ بازخور :

ارائه بازخور مناسب آن لاين به داده‌هاي کاربران مي‌تواند موجب افزايش سطح محاسبه‌پذيري، پاسخ‌گويي و صراحت و شفافيت خط مشي‌ها ‌شود. هر چند همان طور که قبلا مطرح شد، مشارکت‌کنندگان در فرايند مشاوره و نظرخواهي الکترونيکي ممکن است تمايل بيشتري به شنيدن جواب خود به صورت سريع و آني داشته باشند تا ساير روش‌هاي مداخله و مشارکت.
در صورتي که ارائه پاسخي سريع به نظردهندگان امکان‌پذير نباشد مي‌بايست اين آگاهي و اطمينان به آنها داده شود که بازخور مناسب پس از اتمام زمان نظرخواهي در اختيار آنها قرار خواهد گرفت. همچنين چگونگي دسترسي به اين بازخور نيز مي‌بايست به اطلاع آنان برسد.

۴.۱۴ تحليل پاسخ‌هاي آن لاين :

روش‌هايي که براي تحليل پاسخ‌ها در فرايند مشاوره و نظرخواهي الکترونيکي استفاده مي‌شود شبيه همان‌هايي است که در ساير شيوه‌هاي نظرخواهي صورت مي‌گيرد. جايي که مشاوره و نظرخواهي الکترونيکي شامل جلسات هم‌انديشي آن لاين مي‌باشد، رشته‌اي از مباحثات و مکالمات ميان افراد، براي تجزيه و تحليل در دسترس قرار مي‌گيرد.
يک فايده روشن و واضح براي اين ابزار و اين شيوه عدم ضرورت وجود مباحثات و جلسات رودررو يا مواردي است که به صورت دست‌نوشته مطرح مي‌شود. اين مباحثات و مکالمات رشته‌اي قابل رويت هستند و نيز همان چيزي که کاربران و مشارکت‌کنندگان مي‌نوبسند در دسترس قرار مي‌گيرد. نياز به وجود ميانجي‌ها نيز کاهش مي‌يابد و اين موارد انواع گوناگون تحليل‌هاي کمي و کيفي را ساده‌تر مي‌سازد که مي‌تواند واجد اهداف ذيل باشد:
تلخيص موارد مطرح شده از طرف پاسخ‌دهندگان، از طريق شناخت نکات قابل توجه و پراهميت براي کاربران و يا پيشنهادات و عقايد آنها در مورد فعاليت‌هايي که به منظور رفع مشکلات مي‌بايست صورت گيرد؛
تجزيه و تحليل کيفيت هم‌انديشي‌ها بر حسب اين که کاربران چگونه عقايد، نظرات و ادعاهاي و حقوق خويش را مطرح مي‌سازند.

فهرست منابع و مآخذ :

1.Cabinet Office (2002) In the Service of Democracy, A consultation policy for electronic democracy. (www.edemocracy.gov.uk).

2.Cabinet Office (2001) Better Policy-Making, Centre for Management and Policy Studies, (www.policyhub.gov.uk)

3.Cabinet Office (2003) Code of Practice on Written Consultation,

(www.cabinetoffice.gov.uk/servicefirst/2000/consult/code/consultationcode.htm).

4.Cabinet Office (2003) Good Policy-Making: A Guide to Regulatory Impact Assessment, (www.cabinet-office.gov.uk/regulation).

5.Cabinet Office (1998) How to consult your users? ,www.cabinetoffice.gov.uk/servicefirst/1998/guidance/users/index.htm.

6.Coleman, S. and Grøtze, J. (2001) Bowling Together: Online public engagement in policy deliberation, Hansard Society and BT.

7.Local Government Information Unit (1998) Community involvement. Use of focus groups in local government.

8.Local Government Information Unit (2000) Citizens Panels. A new approach to community consultation.

9.OECD (2004) Citizens as partners: OECD Handbook on Information, Consultation and Public Participation in Policy-Making (www.oecd.org).

10.OECD (2002) Citizens as Partners. Information, Consultation and Public Participation in Policy-Making, Governance (www.oecd.org).

11.OECD(2004).

12.Scottish Executive (2004) Good Practice Guidance: Consultation with Equalities Groups.

13.Scottish Executive Central Research Unit (2003) Using People’s Juries in Social Inclusion Partnerships: Guidance for SIPs.

14.Scottish Executive Central Research Unit (2000) Assessment of innovative approaches to testing community opinion.

15.Whyte, A. and Macintosh, A (2003) ‘Analysis and Evaluation of E-consultations’, Eservice Bulletin, Indiana University Press.

Policy making is: ‘the process by which governments translate their political vision into programmes and actions to deliver ‘outcomes’ – desired changes in the real world’. (Modernising Government White Paper, 1999)
This concern with achieving real changes in people’s lives is reflected in the Government’s overall strategy for improving public services published in March 2002 (Reforming our public services: principles into practice – pdf, 4082kb) [No 10 website]
Promoting good practice in policy making is fundamental to the delivery of quality outcomes for citizens and to the realisation of public sector reform.
Policy makers should have available to them the widest and latest information on research and best practice and all decisions should be demonstrably rooted in this knowledge.

The features of good policy-making are considered in detail in Better Policy-Making (pdf, 1120kb) [CMPS website] and Professional Policy-Making for the 21st Century (pdf)
In addition, the National School of Government offers a wide range of courses on various aspects of policy making
Better Policy Making on Policy Hub
The International Comparisons in Policy Making Toolkit provides help and guidance in the use of international comparisons in policy making.
Better Regulation Executive have published a guidance checklist for policy makers on impact assessment and appraisal.
This area also includes a section proving links to guidance, reports and projects on risk management

The following pages provide links to a variety of sources and initiatives (websites, networks, databases, reports etc) that support better policy making. The nine features of policy making, identified in Professional policy making for the twenty first century (pdf, 321kb), published by the Cabinet Office Strategic Policy Team in 1999, have been used as a framework for linking to these. Use the links below to navigate to the page of your choice:
Forward Looking – Defining policy outcomes and taking a long term view
Outward Looking – Taking account of the national, European and international situation; learning from the experience of other countries; recognising regional variations.
Innovative, Flexible – Questioning established ways of dealing with things, encouraging new and creative ideas, identifying and managing risk.
Joined Up – Looking beyond institutional boundaries; setting cross-cutting objectives; defining and communicating joint working arrangements across departments; ensuring that implementation is part of the policy process.
Inclusive – Consulting those responsible for implementation and those affected by the policy; carrying out an impact assessment
Evidence based – Basing policy decisions and advice upon the best available evidence from a wide range of sources; ensuring that evidence is available in an accessible and meaningful form.
Evaluated – Systematic evaluation of the effectiveness of policy is built into the policy making process.
Reviews – Existing/established policy is constantly reviewed to ensure it is really dealing with problems it was designed to solve.
Lessons learned – Learning from experience of what works and what does not