نظـم در امور؛ نقطه شروع بهبود درسازمان

نویسنده: مهـدی ياراحمـدی خراسـانی

اميرالمؤمنين علی (ع)در وصيت به فرزندگراميشان می فرمايند:« شما وتمام فرزندان وخاندانم وكسانى را كه اين وصيتنامه‏ام به آنان مى‏رسد به تقوى وترس از خداوند و نظم امور سفارش مى‏كنم»

اشاره :
اميرالمؤمنين علی (ع)در وصيت به فرزندگراميشان می فرمايند:« شما وتمام فرزندان وخاندانم وكسانى را كه اين وصيتنامه‏ام به آنان مى‏رسد به تقوى وترس از خداوند ونظم امور سفارش مى‏كنم» نظم در امورچه اهميتی دارد که حضرت علی(ع) آن را درکنار تقوای الهی سفارش می کنند؟ دراين مجال با عنايت به اين مطلب ،«الگوی 5S »که به بيان نظم در امور و اثراتش بر بهبود وبهره وری می پردازد، نقل می گردد.

موفقيت برمبنای تلاش نظم:
بی شک موفقيت درکار اتفاقی يابرمبنای يک حادثه نيست. با پذيرش اين امر خالی ازلطف نيست بگوئيم؛ موفقيت ازطريق تلاش های منظم يک مدير صادق و قابل انعطاف به همراه مشارکت وهمکاری کارکنانش تحقق می پذيرد. 5S ايده ای است که تا همين اواخر به عنوان حرکتی جزئی و کم اهميت در سازمانها بشمار می رفت وآن را صرفا” جالب ، اما نه ضروری، در نظر می گرفتند. ولی امروزه مديريت ضمن تغيير ديدگاه خود نسبت به 5S آن را محور تفکر قرار داده است. 5S روشی کليدی در مديريت و در واقع برنامه ای برای مشارکت همه جانبه تمامی کارکنان است.که عبارتست از: سازماندهی(SEIRI)،نظم وترتيب(SEITON)،پاکيزه سازی(SEISO)، استانداردسازی(SEIKETSU)وانظباط(SHITSUKE).
.فعاليت های 5Sمبتنی بر ايجاد يک رويکرد اساسی برای فرهنگ مثبت و منضبط کاری در سازمان می باشد و مزايای محسوسی از قبيل؛ افزايش مشارکت افراد، استفاده بهتر از فضا، جريان بهتر و روان تر فرآيندها، افزايش تعداد پيشنهادها، کاهش حوادث ،خرابی ها و دوباره کاری ها را به همراه دارد.5S  يک رويکرد قدم به قدم برای نظم و تميز کردن و ساماندهی محيط کار است و نقطه شروع بهبود بهره وری و کيفيت بشمار می رود . برای بکارگيری موفق 5S بايد موارد ذيل را بطور مناسب مورد نظر قرار داد:

٭ کار گروهی و مداوم برای بهبود
٭اعتماد متقابل بين مديريت و کار کنان
٭ وجود رهبری و مديريتی توانا و لايق برای ايجاد تغيير
٭ همکاری و مشارکت کارکنان و امنيت شغلی
٭ برقراری سيستم ارتباطی موثر در سازمان
٭ برقراری سيستمهای پاداش و سهيم کردن افراد در منافع حاصل از بهبود
٭ آموزش مداوم سطوح مختلف افراد سازمان

 با گسترش فعاليت های 5S نتايجی از قبيل: محيط کاری تميزتر و سامان يافته تر، انجام ساده تر فرآيندهای روزانه، امکان ارائه ايده های جديد و بيشتر در امر بهبودبرای سازمان متصور است.هر مدير خلاق به منظور توانمند سازی کارکنان و بالفعل ساختن استعداد های آنها در محيط کارو در جهت ارائه خدمات و افزايش کارائی، لازم است موارد ذکر شده را جزء اولويت های سازمان قرار دهد چرا که موفقيت کاری تا حدود زيادی به ميزان اهميت و توجه به اين نکات بستگی دارد.موفقيت در کار هيچگاه يک اتفاق يا يک حادثه خوشحال کننده نيست، بلکه ازطريق تلاشهای منظم وسيستماتيک محقق می شود،بنابراين 5S  تجسمی از توانائيهای افراد در مشارکت همه جانبه است وازآن به عنوان شاخصی از ميزان کارائی مديريت سازمان ها ياد مي کنند.اکنون پس از بررسی ضرورت اجرای5S در امر مديريت و محيط کار لازم است که اين اصول بصورت دقيق به شرح زير مشخص گردند:

سازماندهی: به معنای تشخيص ضروری از غير ضروری، اتخاذ تصميمات قاطع ، اعمال مديريت اولويت ها  ، شناسائی و حذف علل و عوامل غير ضروری در همان مراحل اوليه و پيش از تبديل شدن آنها به مشکلات واقعی است.
نظم وترتيب: يعنی قراردادن اشياء درمکان های مناسب يا به ترتيب مطلوب، به نحوی که بتوان ازآنها به بهترين وجه استفاده کرد. نظم وترتيب راهی است برای يافتن وبکاربردن اشياء مورد نيازبدون انجام جستجو های بيهوده نکته اصلی دراينجا استفاده ازمديريت کارکردی وحذف جستجو است. هنگامی که هرچيز باتوجه به کارکرد آن در جای مناسب ومشخص قرارداشته باشد، محل کار همواره مرتب خواهدبود.
پاکيزه سازی:يا نظافت عبارت است از دور ريختن زوائد و پاکيزه کردن اشياء از آلودگی ها و مواد خارجی .بدين ترتيب، بازبينی و پاکيزه سازی محيط کار برای حذف آلودگی هاو زوائد، موضوعات مورد تاکيد در پاکيزه سازي اند.کيفيت بالاتر، دقت بيشتر و تکنولوژی های پردازشی بهتر، سبب گشته که کوچکترين جزئيات نيز ، تاثيری حياتی و سرنوشت ساز در کارها داشته باشند به همين دليل بايد در پاکيزه سازی کامل و فراگير محل کار بسيار سخت گير و مصمم بود.
استانداردسازی:  متوجه مديريت ديداری و استاندارد  کردن مقررات است. با استفاده از نوآوری و مديريت ديداری ، شرايط و اوضاع در محيط کار به نحوی مطلوب کنترل می شوند. مديريت ديداری اخيرا” به عنوان  وسيله ای موثر دراجرای کايزن (پيشرفت دائمی) مورد توجه واستفاده گسترده قرارگرفته است.
انظباط:ايجاد(يا برخورداری) توانائی لازم برای انجام اموربه شيوه مطلوب وموردنظراست.هرچند که اين وظيفه کاری دشوارباشد. نکته اصلی دراينجا شکل دهی وايجاد عادات صحيح به جای عادات نادرست است. اين کار را بايد ازطريق آموزش شيوه ها وکارهای لازم و درست به افراد انجام داد که ازطريق وضع مقررات وپيروی ازآنها صورت ميگيرد.
بدين ترتيب هرمديری با اجرای اين اصول به شيوه درست می تواند رفتار سازمانی کارکنان را تنظيم نموده و برای بهبود کيفيت کاری سازمان وايجاد نظم سيستماتيک وپايدار قدم بردارد. اجرای دقيق اين اصول بسياری از مشکلات را از پيش پا برمی داردو همچون يک آئينه منعکس کننده عادات والگوهای رفتاری بوده وعدم رعايت آن نشانه ای ازتنبلی و رخوت فکری است.

 مهدی ياراحمدی خراسانی

منابع 

1- اوجاقی، ميرداود ،سازماندهی فعاليتهای بهبود وبهره وری.
2- اوسادا،تا کاشی ،پنج اصل برای دستيابی به کيفيت عالی درمحيط کار
3- بران ، داييلواستيون ،سيزده اشتباه مهلک مديران وطريقه اجتناب ازآنها

The 5S Process

The 5S Process, or simply “5S”, is a structured program to systematically achieve total organization, cleanliness, and standardization in the workplace. A well-organized workplace results in a safer, more efficient, and more productive operation.  It boosts the morale of the workers, promoting a sense of pride in their work and ownership of their responsibilities.
“5S” was invented in Japan, and stands for five (5) Japanese words that start with the letter ‘S’: Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, and Shitsuke.  Table 1 shows what these individual words mean. An equivalent set of five ‘S’ words in English have likewise been adopted by many, to preserve the “5S” acronym in English usage. These are: Sort, Set (in place), Shine, Standardize, and Sustain.  Some purists do not agree with these English words –
they argue that these words have lost the essence of the original 5 Japanese words.

Table : 5S Definitions

Seiri
The first step of the “5S” process, seiri, refers to the act of throwing away all unwanted, unnecessary, and unrelated materials in the workplace.  People involved in Seiri must not feel sorry about having to throw away things. The idea is to ensure that everything left in the workplace is related to work. Even the number of necessary items in the workplace must be kept to its absolute minimum. Because of seiri, simplification of tasks, effective use of space, and careful purchase of items follow.

Seiton
Seiton, or orderliness, is all about efficiency.  This step consists of putting everything in an assigned place so that it can be accessed or retrieved quickly, as well as returned in that same place quickly.  If everyone has quick access to an item or materials, work flow becomes efficient, and the worker becomes productive.  The correct place, position, or holder for every tool, item, or material must be chosen carefully in relation to how the work will be performed and who will use them.  Every single item must be allocated its own place for safekeeping, and each location must be labeled for easy identification of what it’s for.

Seiso
Seiso, the third step in “5S”, says that ‘everyone is a janitor.’  Seiso consists of cleaning up the workplace and giving it a ‘shine’.  Cleaning must be done by everyone in the organization, from operators to managers. It would be a good idea to have every area of the workplace assigned to a person or group of persons for cleaning. No area should be left uncleaned. Everyone should see the ‘workplace’ through the eyes of a visitor – always thinking if it is clean enough to make a good impression.

Seiketsu
The fourth step of “5S”, or seiketsu, more or less translates to ‘standardized clean-up’. It consists of defining the standards by which personnel must measure and maintain ‘cleanliness’.  Seiketsu encompasses both personal and environmental cleanliness. Personnel must therefore practice ‘seiketsu’ starting with their personal tidiness. Visual management is an important ingredient of seiketsu.  Color-coding and standardized coloration of surroundings are used
for easier visual identification of anomalies in the surroundings. Personnel are trained to detect abnormalities using their five senses and to correct such abnormalities immediately.

Shitsuke
The last step of “5S”, Shitsuke, means ‘Discipline.’ It denotes commitment to maintain orderliness and to practice the first 4 S as a way of life.  The emphasis of shitsuke is elimination of bad habits and constant practice of good ones.  Once true shitsuke is achieved, personnel voluntarily observe cleanliness and orderliness at all times, without having to be reminded by management.

{endslide}