بهینه سازی سیستم شرکت آبفای تهران به منظور بهره گیری بهینه از وقت مدیران محوری
مورد مطالعه؛ پروژه بهینه سازی مدیریت زمان در شرکت آب و فاضلاب استان تهران
اهداف کلان پروژه عبارت است از:
ارائه طریق جهت بهینه سازی سیستم شرکت آبفای تهران به منظور بهره گیری بهینه از وقت مدیران محوری شرکت
اهداف خرد پروژه عبارتند از:
1- ارائه مدل مناسب برای بهینه سازی مدیریت زمان میان مدیران محوری شرکت
2- شناخت عوامل عوامل سیستمی موثر در اتلاف وقت مدیران محوری شرکت
3- شناخت عوامل فردی موثر در اتلاف وقت مدیران محوری شرکت
4- تجزیه و تحلیل یافته ها و ارائه راه حل های کلان و خرد برای رفع موانع استفاده بهینه از زمان
5- تدوین برنامه اجرائی پیاده سازی نتایج پروژه در شرکت شامل سه مرحله :
الف: انجماد زدائی و فرهنگ سازی برای وضعیت جدید مدیریت زمان
ب : ایجاد تغییر و اجرای نتایج پروژه
ج : انجماد مجدد و تثبیت وضعیت جدید مدیریت زمان
شناسایی و اولویت بندی عوامل اتلاف وقت مدیران
در نهایت از تلفیق نتایج تجزیه و تحلیل پرسشنامه و مصاحبه ها و نظرات شورای خبرگان، فهرست کامل عوامل به دست آمد.
این عوامل را بر دو مبنا می توان تقسیم بندی کرد:
1- کلان یا خرد بودن عوامل
2- چهار گروه اصلی شامل :
– عوامل مربوط به فرهنگ سازمانی
– عوامل مربوط به ساختار سازمان
– عوامل مربوط به منابع انسانی
– عوامل مربوط به مدیرت
عوامل کلان و خرد اتلاف وقت مدیران
منظور از عوامل کلان ، مواردی هستند که تغییر یا کنترل آنها بدست شخص مدیر نیست و به کل سیستم مربوط می شود ( مثال : شفاف سازی سیستم و فرآیند های کاری) . لیکن عوامل خرد ، از آن دسته اند که تغییر یا کنترل آنها تقریبا به طور کامل در دست شخص مدیر است. ( مثال : انجام کارها در دقیقه 90)
جدول شماره 1- الویت بندی عوامل کلان اتلاف وقت
1- ضعف فرهنگ سازمانی متناسب با استفاده بهینه از زمان
2- نبود آموزش فنون مدیریت زمان برای مدیران
3- ضعف در میزان شایسته سالاری مدیران
4- وجود نیروی انسانی مازاد در شرکت
5- مشکلات طراحی ساختار سازمانی
6- شفاف نبودن سیستم و فرآیند کاری
7- پیچیدگی های اداری بدلیل اشکالهای آیین نامه و دستور العمل
8- ضعف سیستم ارزیابی عملکرد سازمانی و مدیران
9- ضعف فرهنگ کار گروهی
10- کافی نبودن میزان انگیزش کارکنان
11- کمبود نیروی انسانی شایسته و توانمند جهت بر عهده گرفتن اختیارات
12- صرف وقت برای برنامه های جنبی از قبیل ( شرکت در مراسم اختتامیه ، افتتاحیه ، ختم ،…)
13- تاکید بر بایگانی تمام مکاتبات و نسخه هایی که بایستی از هر برنامه تهیه شود
14- کافی نبودن تمرکز در سیاستگزاری و عدم تمرکز در اجرا
جدول شماره 2- الویت بندی عوامل خرد اتلاف وقت
1- اثر بخش نبودن ارتباطات انسانی میان مدیران و کارکنان
2- نبود آموزش مسئولین دفاتر در رابطه با وظایف محوله
3- ضعف در انضباط و سازماندهی شخصی مدیران
4- لزوم بهینه سازی کمیت و کیفیت جلسات
5- عدم استفاده از کامپیوتر به جاي کاغذ
6- انجام کارها دردقیقه 90
7- عدم هماهنگی بین برنامه های کاری مدیران و مدیریت ارشد
8- نداشتن برنامه زمان بندی اجرایی مکتوب برای انجام کارها
9- کم توجهی به زندگی شخصی مدیران از سوی مدیرت ارشد
در مجموع باید گفت که فرآیند طراحی ابزار جمع آوری اطلاعات ، تجزیه و تحلیل آنها و به دست آوردن خروجی نهایی، در مجموع 22 عامل مهم را بدست داد که بر دو مبنا گروه بندی شدند.
به نظر می رسد که در بخشهای مختلف شرکت به طور همزمان بایستی اقدامات اطلاحی و رفع مشکل های شناسایی شده صورت پذیرد . بنابراین توصیه می گردد جدول گروه بندی چهار گانه عوامل اتلاف وقت مدیران محوری شرکت آبفای استان تهران
( 1- فرهنگ سازمانی 2- سیستم ساختار سازمانی 3- منابع انسانی 4- مدیریت ) مبنای کارها قرار گیرد.
مشکلات شناسایی شده در فاز قبل در برگیرنده تمامی عوامل کلان و خرد اتلاف وقت مدیران می باشد . در این بخش به روشنی راهکارهای کاهش عوامل اتلاف بیان شده است، همانگونه که ذکر شد 11 راه حل کلان و 8 راه حل خرد در رابطه با برطرف ساختن موانع بهینه سازی زمان بشرح زير شناسایی شده اند.
(ک-1) : تقویت فرهنگ سازمانی شرکت در رابطه با استفاده بهینه از زمان
– آموزش روش های بهینه استفاده از زمان
– تشکیل کمیته « ترویج فرهنگ بهینه سازی استفاده از زمان» متشکل از:
– یکی از معاونین یا قائم مقام مدیر عامل
– کارشناس ارشد فنی
– کارشناس ارشد برنامه ریزی و آموزش
جلب مشارکت مدیران در فرهنگ سازی در این رابطه ، شامل:
شرکت در سمینارهای سراسری« وقت طلاست » که در سطح استان برگزار شود
– اخذ پیشنهادات و اعطای جایزه به بهترین ها
تبلیغ مستمر برای فرهنگ سازی
– چاپ پوستر زمان
– چاپ هرگونه تبلیغ با هزینه و تاثیر بهینه
(ک-2) : آموزش فنون مدیریت زمان برای مدیران
– فنون زمانبندی کارها و اولویت بندی آنها
– الگوی مصرف بهینه وقت
– استفاده از جداول و فرمهای در سطح فرد و سازمان
– تکینکهای اداره جلسات
– فنون کار تا مسئولین دفاتر
– بهره گیری از فناوری اطلاعات(IT)
– برنامه ریزی کلیه آموزشهای لازم در قالب برنامه جامع آموزش شرکت
(ک-3): انتخاب و انتصاب مدیران بر اساس شیسته سالاری
- تشویق و ترغیب مدیران ارشد در رابطه با رعایت شایسته سالاری در انتخاب و انتصاب و ترفیع مدیران مصوب سازمان مدیریت و برنامه ریزی کشور
• طراحی و ابلاغ سیستم علمی مدیریابی، انتخاب، گزینش و انتصاب مدیران بر مبنای علمی و حرفه ای
( ک- 4) : بهسازی حجم نیروی انسانی شرکت با استفاده از مکانیزم های تشویقی و رعایت قانون
تشکیل کمیته افزایش بهره وری نیروی انسانی متشکل از:
– مدیر عامل شرکت
– معاونت برنامه ریزی یا اداری – مال
– کارشناس ارشد فنی
– متخصص و مشاور مدیریت منابع انسانی( استاد دانشگاه)
– کنترل و اصلاح روش جذب و ورود نیروی انسانی جدید
– بررسی وضع موجود نیروی انسانی دراین کمیته
– تعیین دقیق میزان نیروی انسانی مازاد در بخشهای مختلف ستادی و عملیاتی
– بهینه سازی ساختار شرکت بویژه ستاد( که در عامل ک – 5 به تفصیل بحث خواهد شد)
– برنامه ریزی دقیق جهت جابجایی نیروهای مازاد و ایجاد فرصتهای جدید و مناسب در خارج از سازمان برای آنها
(ک – 5) : اصلاح ساختار سازمان با توجه به استراتژی ها و واقعیت های سازمان
– ارزیابی علمی و عملی طرح جدید اصلاح ساختار توسط مشاور متخصص و بیطرف( طرح جدید که از خرداد 83 اجراشده است)
– بهره گیری از منابع علمی در اصلاح ساختار
کسب مشاوره از متخصصین امر ساختار و تشکیلات جهت طراحی ساختار شرکت،کوچک سازی ستاد بزرگ و بوروکراتیک شرکت
(ک-6 ) :اصلاح فرایند و آیین نامه های اداری و کاهش بوروکراسی
تشکیل کمیته «تحول اداری» و در واقع تقویت کمیته مذکور که از قبل وجود دارد، متشکل از:
– معاونت برنامه ریزی
– معاونت اداری مالی
– کارشناس ارشد سیستم ها و روشها
– مشاور متخصص ( استاد دانشگاه )
– تعیین اهداف کل شرکت و هر واحد
– طراحی فرایند اساسی شرکت با استفاده از مشارکت افراد مرتبط
– تدوین آیین نامه های اداری برای تسهیل پیچیدگیهای اداری و کاهش بوروکراسی
– افزایش اختیارات مدیران و مسئولین بخشها در انجام امور
– استفاده از IT و انواع مختلف خدمات جهت افزایش کمیت خدمات به مشترکین
* منبع: http://www.tpww.co.ir/?i=Um0ANwJlBjEBNwEz
